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Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Steigerung der Vertragseffizienz.
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Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Vertragsmanagement in SAP Ariba Contracts für Effizienz optimieren

Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Vertragsmanagementprozessen aufzudecken. Identifizieren Sie Bereiche, die Genehmigungsverzögerungen verursachen und die Compliance behindern. Gewinnen Sie Erkenntnisse, um Ihren Vertragslebenszyklus zu optimieren, Verhandlungsstrategien zu verbessern und Gesamtrisiken zu reduzieren. Dies ermöglicht eine schnellere Abwicklung und verbesserte operative Leistung.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum das Vertragsmanagement in SAP Ariba Contracts optimieren?

Ein effektives Vertragsmanagement ist entscheidend für jedes Unternehmen. Es bildet das Rückgrat der Geschäftsbeziehungen und der finanziellen Stabilität. Obwohl SAP Ariba Contracts leistungsstarke Tools bietet, stößt der tatsächliche Prozess oft auf Komplexitäten, die zu erheblichen Ineffizienzen führen können. Verzögerungen in Vertragszyklen, das Verpassen von Compliance-Verpflichtungen und undurchsichtige Verhandlungsphasen können sich direkt auf die Umsatzrealisierung auswirken, Betriebskosten erhöhen und Ihr Unternehmen unnötigen Risiken aussetzen. Das Verständnis und die Verbesserung Ihres Vertragsmanagementprozesses bedeutet nicht nur die Einführung eines Systems, sondern auch die Sicherstellung, dass jeder Vertrag effizient von der Initiierung bis zur Ausführung und darüber hinaus bearbeitet wird, um Ihre Interessen zu schützen und den Wert zu maximieren.

Ineffizienzen in diesem kritischen Bereich können sich darin äußern, dass Verträge in der Überprüfung hängen bleiben, lange Verhandlungsphasen oder inkonsistente Genehmigungs-Workflows auftreten. Werden diese Probleme nicht angegangen, kann dies zu erheblichen finanziellen Verlusten, angespannten Lieferanten- oder Kundenbeziehungen und einem reaktiven statt proaktiven Ansatz bei vertraglichen Verpflichtungen führen. Die Optimierung dieses Prozesses ermöglicht es Ihnen, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, indem Sie Vertragsabschlüsse beschleunigen, die Compliance stärken und sicherstellen, dass vertragliche Bedingungen konsistent eingehalten werden.

Wie Process Mining die Leistung von SAP Ariba Contracts verbessert

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um die wahre Leistung Ihres Vertragsmanagementprozesses innerhalb von SAP Ariba Contracts aufzudecken. Im Gegensatz zu traditionellen Methoden, die auf Annahmen oder manuellen Audits basieren, verwendet Process Mining Event Log-Daten direkt aus Ihrem SAP Ariba Contracts System. Durch die Analyse des digitalen Fußabdrucks jeder Vertrags-ID rekonstruiert es den gesamten Verlauf jedes Vertrags, von der 'Vertragsanfrage initiiert' über 'Vertrag ausgeführt/unterzeichnet' und alle nachfolgenden Phasen. Dies bietet eine umfassende, objektive Sichtweise darauf, wie die Arbeit tatsächlich abläuft und nicht nur, wie sie ablaufen soll.

Diese Perspektive bietet eine umfassende Sicht auf den Vertragsmanagementprozess, von der ersten Anfrage über die Verhandlung, Ausführung und Nachbearbeitungsphasen. Sie erleichtert die Analyse von Vertragszykluszeiten, identifiziert Engpässe in Prüfungs- und Genehmigungs-Workflows und überwacht die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen. Durch die Verfolgung des gesamten Lebenszyklus jedes Vertrags können Unternehmen Verhandlungsstrategien verbessern, Rechtsrisiken reduzieren und fristgerechte Verlängerungen oder Kündigungen gewährleisten, was letztendlich die operative Effizienz und Governance verbessert. Dies ermöglicht es Ihnen, genau zu bestimmen, wo Verzögerungen auftreten, wer in Engpässen involviert ist und wie Prozessvarianten die gesamte Zykluszeit beeinflussen, wodurch Sie die Zykluszeit des Vertragsmanagements effektiv reduzieren können.

Wichtige Verbesserungsbereiche für Ihr Vertragsmanagement

Die Anwendung von Process Mining auf das Vertragsmanagement in SAP Ariba Contracts offenbart typischerweise mehrere wichtige Bereiche, die sich zur Optimierung eignen:

  • Optimierung von Genehmigungs-Workflows: Identifizieren Sie spezifische Genehmigungsschritte oder Personen, die durchweg Verzögerungen verursachen, was zu verlängerten Vertragszykluszeiten führt. Anschließend können Sie Weiterleitungsregeln oder Eskalationspfade optimieren.
  • Beschleunigung von Verhandlungszyklen: Identifizieren Sie Phasen, in denen Verträge übermäßige Änderungen oder erneute Einreichungen durchlaufen, was auf potenzielle Probleme bei der ursprünglichen Entwurfserstellung, der Klarheit der Bedingungen oder der Verhandlungsstrategie hindeutet.
  • Verbesserung von Compliance und Risikomanagement: Visualisieren Sie Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen internen und rechtlichen Prüfungen durchgeführt und dokumentiert werden.
  • Optimierung der Vertragserstellung und -prüfung: Verstehen Sie die benötigte Zeit für die Aktivitäten 'Vertrag entworfen', 'Interne Prüfung durchgeführt' und 'Rechtliche Prüfung durchgeführt', um Möglichkeiten zur Verbesserung von Vorlagen, Schulungen oder Ressourcenzuweisung zu entdecken.
  • Verbesserung des Post-Execution Managements: Überwachen Sie die Effizienz der Aktivitäten 'Verpflichtungen überwacht', 'Compliance-Prüfung durchgeführt' und 'Vertrag verlängert', um ein proaktives Vertragslebenszyklus-Management zu gewährleisten.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Durch den Einsatz von Process Mining für Ihre SAP Ariba Contracts können Sie messbare und signifikante Verbesserungen in Ihren Vertragsmanagementprozessen erwarten. Dazu gehören:

  • Reduzierte Vertragszykluszeiten: Die Zeit von der Vertragsanfrage bis zur Ausführung wird erheblich verkürzt, was zu einer schnelleren Umsatzgenerierung oder Kosteneinsparungen führt.
  • Niedrigere Betriebskosten: Reduzieren Sie die personellen und finanziellen Ressourcen, die für die Vertragsverwaltung aufgewendet werden, durch erhöhte Effizienz und Automatisierungsmöglichkeiten.
  • Verbesserte Compliance und Risikoreduzierung: Stellen Sie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicher und mindern Sie rechtliche und finanzielle Risiken im Zusammenhang mit Nicht-Compliance.
  • Verbesserte Verhandlungsergebnisse: Gewinnen Sie Einblicke in Verhandlungsmuster, die Ihre Teams mit Daten versorgen, um günstigere Bedingungen zu erzielen.
  • Größere Transparenz und Kontrolle: Erhalten Sie ein klareres Verständnis Ihres gesamten Vertragsportfolios und der Prozessleistung, was ein proaktives Management und strategische Entscheidungen ermöglicht.

Starten Sie mit der Verbesserung Ihres Vertragsmanagements

Die Transformation Ihres Vertragsmanagementprozesses mit Process Mining in SAP Ariba Contracts ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Durch die Analyse Ihrer bestehenden Systemdaten können Sie schnell umsetzbare Erkenntnisse gewinnen, ohne umfangreichen manuellen Aufwand. Unser Leitfaden konzentriert sich darauf, diesen Prozess unkompliziert zu gestalten und Ihnen zu helfen, Ihr Vertragsmanagement zu verbessern und die Zykluszeit des Vertragsmanagements zu reduzieren. Nutzen Sie einen datengesteuerten Ansatz, um das volle Potenzial Ihrer Verträge auszuschöpfen und operative Exzellenz zu erzielen. Entdecken Sie, wie Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Vertragslebenszyklus beginnen können.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Vertragsgenehmigungs-Workflows in SAP Ariba Contracts leiden oft unter langen Laufzeiten, was zu verpassten Fristen und verzögerten Geschäftsabläufen führt. Dies beeinträchtigt die Umsatzrealisierung und Lieferantenbeziehungen und führt zu Frustration bei allen Beteiligten im Vertragsmanagementprozess. ProcessMind analysiert Event Logs, um genaue Engpässe zu identifizieren und aufzudecken, warum Genehmigungen so lange dauern. Es werden spezifische Schritte oder Personen ermittelt, die Verzögerungen verursachen. Unsere Erkenntnisse helfen, Workflows zu optimieren, Zykluszeiten zu verkürzen und die Effizienz in Ihrem Vertragsmanagement zu verbessern.

Abweichungen von den standardmäßigen Vertragsausführungsprozessen können zu erheblichen Compliance-Risiken und potenziellen rechtlichen Problemen führen. Ohne klare Transparenz fällt es Organisationen schwer, sicherzustellen, dass jeder Vertrag etablierten Protokollen innerhalb von SAP Ariba Contracts folgt, was finanzielle Strafen und Reputationsschäden riskieren kann. ProcessMind gleicht tatsächliche Vertragspfade mit vordefinierten, konformen Workflows ab und hebt alle Abweichungen, Überspringungen und unautorisierten Schritte hervor. Dies ermöglicht es Ihnen, Compliance durchzusetzen, Prozesslücken zu beheben und rechtliche Risiken innerhalb Ihrer Vertragsmanagement-Operationen zu reduzieren.

Das Versäumnis, kritische vertragliche Verpflichtungen, einschließlich Verlängerungs- oder Kündigungsdaten, zu verfolgen und darauf zu reagieren, kann zu automatischen Verlängerungen ungünstiger Bedingungen oder verpassten Chancen führen. Dieses Versäumnis im Vertragsmanagement beeinträchtigt die Rentabilität und setzt das Unternehmen unnötigen finanziellen oder operativen Risiken aus. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten zur Verpflichtungsüberwachung und deren Zeitpläne, indem es diese mit den Vertragsablaufdaten verknüpft. Unsere Analyse hilft Ihnen, Vertragslebenszyklen proaktiv zu verwalten, rechtzeitige Maßnahmen zu gewährleisten und kostspielige Versäumnisse in SAP Ariba Contracts zu verhindern.

Abweichungen in Verhandlungsstrategien und -schritten bei verschiedenen Verträgen führen zu unvorhersehbaren Ergebnissen, verlängerten Verhandlungsphasen und suboptimalen Vertragsbedingungen. Dieser Mangel an Standardisierung im Vertragsmanagement kann zu Umsatzeinbußen und erhöhten Betriebskosten innerhalb von SAP Ariba Contracts führen. ProcessMind visualisiert alle Verhandlungspfade und identifiziert dabei gängige Abweichungen, übermäßige Überarbeitungszyklen (Redlining) und unerwartete Schleifen. Durch das Verständnis dieser Variationen können Sie Best Practices standardisieren, Verhandlungsstrategien optimieren und den Vertragsabschluss beschleunigen.

Die rechtliche Prüfung ist eine kritische, aber oft zeitaufwendige Phase im Vertragsmanagement, die häufig zu einem Engpass wird und die gesamte Vertragsabwicklung verzögert. Diese anhaltenden Verzögerungen bei SAP Ariba Contracts beeinträchtigen die Geschäftsagilität und können aufgrund langer Wartezeiten die Beziehungen zu Vertragspartnern belasten. ProcessMind analysiert die Dauer und Häufigkeit von Aktivitäten der rechtlichen Prüfung und identifiziert spezifische Phasen oder Vertragsarten, die zu Verzögerungen führen. Unsere Erkenntnisse helfen, rechtliche Prüfungsprozesse zu optimieren, Wartezeiten zu reduzieren und die Vertragsabwicklung zu beschleunigen.

Häufige Revisionen, Neuentwürfe und mehrere interne Prüfungszyklen erhöhen den Aufwand und die Kosten im Zusammenhang mit der Vertragsfinalisierung erheblich. Diese Ineffizienz im Vertragsmanagement verlängert die Zykluszeiten und verbraucht wertvolle Ressourcen innerhalb von SAP Ariba Contracts, die anderswo besser eingesetzt werden könnten. ProcessMind identifiziert die Grundursachen für Nacharbeit, wie unklare erste Entwürfe, inkonsistente rechtliche Eingaben oder Kommunikationslücken, indem es Revisionsaktivitäten verfolgt. Dies ermöglicht es Ihnen, Verbesserungen zu implementieren, die iterative Arbeit reduzieren und die Vertragsbearbeitung beschleunigen.

Ohne ein klares, Echtzeit-Verständnis des jeweiligen Stands eines Vertrags in seinem Lebenszyklus tun sich Stakeholder schwer, Zeitpläne zu prognostizieren, Aufgaben zu priorisieren und potenzielle Verzögerungen proaktiv anzugehen. Dieser Mangel an Transparenz in SAP Ariba Contracts behindert ein effektives Vertragsmanagement und die strategische Planung. ProcessMind bietet eine End-to-End-Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Anfrage bis zur Ausführung und darüber hinaus, und zeigt dabei den aktuellen Status und Fortschritt an. Unsere Lösung ermöglicht Stakeholder mit umsetzbaren Erkenntnissen, um ihr Vertragsportfolio effektiv zu verwalten.

Überlastete Rechts- oder Fachprüfer oder eine ungleichmäßige Verteilung der Prüfungsaufgaben können zu Rückständen und verlängerten Vertragsbearbeitungszeiten führen. Eine suboptimale Ressourcennutzung im Vertragsmanagement wirkt sich direkt auf die operative Effizienz aus und erhöht die Kosten innerhalb von SAP Ariba Contracts. ProcessMind analysiert die Arbeitslastverteilung und identifiziert Engpässe im Zusammenhang mit spezifischen Personen oder Abteilungen, die an Vertragsprüfungen beteiligt sind. Dies ermöglicht datengestützte Entscheidungen für eine Neuausrichtung der Ressourcen, verbessert den Durchsatz und reduziert Bearbeitungsverzögerungen.

Das Nichteinhalten interner Service-Level-Agreements für Vertragsprüfungs- und Genehmigungsprozesse führt zu interner Unzufriedenheit und externen Verzögerungen bei kritischen Verträgen. Dies kann das Vertrauen der Stakeholder beschädigen und zu Strafen oder verpassten Chancen im Vertragsmanagement führen. ProcessMind überwacht die tatsächlichen Prüfzeiten anhand definierter SLAs für jede Aktivität innerhalb des Vertragsmanagementprozesses in SAP Ariba Contracts. Unsere Analyse hebt konsistente SLA-Verletzungen hervor, sodass Sie die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren und Korrekturmaßnahmen implementieren können.

Anhaltende Verzögerungen bei der Vertragsausführung haben oft komplexe, miteinander verbundene Ursachen, die ohne eine tiefgehende Prozessanalyse schwer zu identifizieren sind. Diese Unsicherheit beeinträchtigt die Geschäftsplanung und verhindert effektive Lösungen zur Verbesserung der Effizienz des Vertragsmanagements in SAP Ariba Contracts. ProcessMind geht über oberflächliche Symptome hinaus, um die tatsächliche Abfolge von Ereignissen und Abhängigkeiten aufzudecken, die Verzögerungen verursachen, und identifiziert spezifische Aktivitäten oder Übergaben. Unsere Erkenntnisse liefern die nötige Klarheit, um zugrunde liegende Prozessineffizienzen effektiv anzugehen.

Lücken im Vertragsmanagementprozess, wie nicht genehmigte Abweichungen oder unvollständige Audit-Trails, erhöhen die rechtlichen und Compliance-Risiken erheblich. Ohne einen leistungsstarken Mechanismus zur Erkennung und Vermeidung dieser Probleme drohen Unternehmen potenzielle Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden. ProcessMind rekonstruiert den vollständigen Audit-Trail jedes Vertrags und deckt alle Aktivitäten und deren Reihenfolge auf, wodurch vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleistet werden. Dies hilft, Compliance-Risiken proaktiv zu identifizieren und zu mindern, wodurch die Governance innerhalb von SAP Ariba Contracts gestärkt wird.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Langwierige Genehmigungszyklen im Vertragsmanagement führen oft zu verzögerten Projektstarts und entgangenen Umsatzchancen. Das Erreichen dieses Ziels bedeutet, dass Verträge schneller die Prüfungs- und Genehmigungsphasen durchlaufen, wodurch die allgemeine Geschäftsagilität verbessert und die Time-to-Value beschleunigt wird. ProcessMind deckt Engpässe in den Genehmigungs-Workflows von SAP Ariba Contracts auf und identifiziert spezifische Phasen oder Benutzer, die Verzögerungen verursachen. Es liefert datengestützte Erkenntnisse zur Optimierung der Weiterleitung, zur Automatisierung bestimmter Genehmigungen und zur Messung der Auswirkungen von Änderungen auf die Zykluszeit, was hilft, Reduktionen von 20-40 % zu erreichen.

Nicht-konforme Ausführungspfade setzen Organisationen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Dieses Ziel soll sicherstellen, dass jeder Vertrag innerhalb von SAP Ariba Contracts vordefinierten rechtlichen und internen Richtlinien folgt, wodurch das Unternehmen vor potenziellen Strafen und Reputationsschäden geschützt wird. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von standardkonformen Pfaden und hebt jede Instanz hervor, in der Prozesse im Vertragsmanagement kritische Schritte umgehen. Es ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Richtlinieneinhaltung und liefert umsetzbare Warnmeldungen, wodurch geholfen wird, 100 % Compliance mit definierten Regeln zu erreichen.

Das Versäumen vertraglicher Verpflichtungen oder Verlängerungstermine kann zu Strafen, entgangenen Einnahmen oder unerwünschten automatischen Verlängerungen führen. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Verpflichtungen, Meilensteine und kritischen Daten innerhalb von SAP Ariba Contracts proaktiv verwaltet werden, wodurch die Compliance erhöht und der Vertragswert maximiert wird. ProcessMind bietet volle Transparenz über den Zeitplan der Ereignisse für jeden Vertrag und ermöglicht die Verfolgung aller verpflichtungsbezogenen Aktivitäten. Es identifiziert Muster, die zu verpassten Fristen führen, und ermöglicht proaktive Erinnerungen und automatisierte Benachrichtigungen, um die Einhaltungsraten um 15-25 % zu verbessern.

Inkonsistente Verhandlungsprozesse können zu suboptimalen Bedingungen, erhöhten Rechtsrisiken und variabler Vertragsqualität führen. Die Standardisierung dieses Prozesses stellt sicher, dass alle Verhandlungen im Vertragsmanagement Best Practices folgen, was zu günstigeren Bedingungen und vorhersehbaren Ergebnissen führt. ProcessMind bildet tatsächliche Verhandlungspfade innerhalb von SAP Ariba Contracts ab und vergleicht sie mit idealen Modellen, um Abweichungen und Ineffizienzen zu identifizieren. Es hebt Abweichungen von Best Practices hervor, ermöglicht die Implementierung standardisierter Workflows und Vorlagen und reduziert Verhandlungszyklen um 10-20%.

Häufig in der Rechtsprüfung blockierte Verträge verursachen erhebliche Engpässe, die die gesamten Vertragszykluszeiten beeinträchtigen. Eine Beschleunigung des Durchsatzes bedeutet, dass Rechtsteams Verträge effizienter prüfen und genehmigen können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, was Geschäftsabläufe beschleunigt. ProcessMind identifiziert genaue Dauer und Warteschlangen innerhalb der Rechtsprüfungsphase in SAP Ariba Contracts, identifiziert spezifische Engpässe und Ressourcenbeschränkungen. Es hilft, die Arbeitslastverteilung zu optimieren und die Prüfungsschritte zu straffen, wodurch die Rechtsprüfungszeiten potenziell um 10-30% reduziert werden.

Hohe Raten an Nacharbeiten und Neuentwürfen verbrauchen wertvolle Zeit und Ressourcen, verzögern die Vertragsfinalisierung und erhöhen die Betriebskosten. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Fälle zu reduzieren, in denen Verträge wesentliche Überarbeitungen erfordern, um mehr „Beim ersten Mal richtig“-Entwürfe zu gewährleisten. ProcessMind visualisiert den gesamten Weg eines Vertrags in SAP Ariba Contracts, deckt Schleifen und wiederholte Aktivitäten im Zusammenhang mit Nacharbeiten auf. Es identifiziert die Grundursachen für Neuentwürfe, wie unklare Anforderungen oder inkonsistente Vorlagen, und ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Nacharbeiten um 15-25%.

Mangelnde Transparenz im Vertragslebenszyklus erschwert die Fortschrittsverfolgung, das Antizipieren von Verzögerungen oder das Verständnis der Gesamteffizienz. Das Erreichen dieses Ziels bedeutet, dass Stakeholder klare, Echtzeit-Einblicke in jede Phase des Vertragsmanagements haben, vom Antrag bis zur Ausführung. ProcessMind bietet eine durchgängige grafische Darstellung des Weges jedes Vertrags in SAP Ariba Contracts, wodurch komplexe Prozessabläufe leicht verständlich werden. Es ermöglicht die Echtzeitüberwachung des Vertragsstatus und identifiziert, wo Verträge ins Stocken geraten sind, wodurch die Stakeholder-Kommunikation und Entscheidungsfindung verbessert wird.

Eine ineffiziente Zuweisung von Prüfressourcen kann zu überlasteten Teams, Burnout und unnötigen Verzögerungen führen. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass Prüfungsaufgaben im Vertragsmanagement effektiv verteilt werden, um die Produktivität zu maximieren und Leerlaufzeiten zu minimieren. ProcessMind analysiert die Ressourcennutzung über alle Prüfungsaktivitäten in SAP Ariba Contracts hinweg, identifiziert Ungleichgewichte und Engpässe, die durch Ressourcenbeschränkungen verursacht werden. Es liefert Erkenntnisse zur Neuverteilung von Arbeitslasten und zur Optimierung von Teamstrukturen, wodurch die Ressourceneffizienz potenziell um 10-20% gesteigert wird.

Das Verfehlen interner Service Level Agreement (SLA)-Ziele für Prüfungen kann zu Unzufriedenheit bei internen Kunden führen und Projektzeitpläne beeinträchtigen. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Vertragsprüfungen innerhalb des Vertragsmanagements in vordefinierten Zeitrahmen abgeschlossen werden. ProcessMind überwacht kontinuierlich die Dauer jeder Prüfungsaktivität anhand definierter SLA-Schwellenwerte in SAP Ariba Contracts. Es kennzeichnet proaktiv drohende oder tatsächliche SLA-Verletzungen und identifiziert die spezifischen Prozessschritte oder verantwortlichen Parteien, wodurch geholfen wird, SLA-Einhaltungsraten von über 95 % zu erreichen.

Unidentifizierte Grundursachen für Vertragsverzögerungen verhindern effektive Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung. Dieses Ziel zielt darauf ab, die zugrunde liegenden Faktoren, die zu Verlangsamungen im Vertragsmanagementprozess beitragen, präzise zu identifizieren und gezielte Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen. ProcessMind nutzt fortschrittliche Analysefähigkeiten, um Prozessvariationen zu untersuchen und die genauen Ereignisse, Ressourcen oder Bedingungen zu identifizieren, die zu Verzögerungen in SAP Ariba Contracts beitragen. Es quantifiziert die Auswirkungen jeder Grundursache und ermöglicht datengestützte Entscheidungen zur Behebung von Problemen und zur Reduzierung von Verzögerungen um 20-30 %.

Ein hohes rechtliches und Compliance-Risiko kann aus der Nichteinhaltung regulatorischer Anforderungen oder interner Richtlinien resultieren. Das Erreichen dieses Ziels bedeutet, potenzielle Risiken im gesamten Vertragsmanagementprozess proaktiv zu identifizieren und zu mindern, wodurch die Governance gestärkt wird. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über die tatsächliche Prozessausführung in SAP Ariba Contracts und vergleicht diese mit etablierten Compliance-Modellen, um nicht-konforme Muster hervorzuheben. Es bietet kontinuierliche Überwachung und Audit-Trails, wodurch das Risiko erheblich reduziert und die allgemeine Corporate Governance verbessert wird.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Vertragsmanagement

1

Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Besorgen Sie sich die vordefinierte Excel-Vorlage, die speziell für Vertragsmanagementdaten zugeschnitten ist. Diese Vorlage bietet die korrekte Struktur für Ihre SAP Ariba Contracts-Informationen.

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Bedeutung

Die Verwendung der korrekten Datenstruktur von Anfang an gewährleistet eine genaue und effiziente Analyse. Sie optimiert die Datenvorbereitungsphase erheblich.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Excel-Vorlage, die bereit ist, mit Ihren Vertragsmanagementdaten aus SAP Ariba befüllt zu werden.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Einblicke ins Vertragsmanagement in SAP Ariba aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Ablauf Ihres Vertragsmanagements und liefert visuelle Einblicke in jeden Schritt. Identifizieren Sie Ineffizienzen und Chancen für eine schnellere, konforme Vertragsabwicklung.
  • Visualisieren Sie den Vertragslebenszyklus in SAP Ariba
  • Genehmigungsengpässe sofort erkennen
  • Verhandlung und Compliance optimieren
  • Vertragszykluszeit und Risiken reduzieren
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Vertragsmanagement erreichen

Diese Ergebnisse zeigen die greifbaren Vorteile, die Unternehmen durch die Optimierung ihrer Vertragsmanagementprozesse erzielen. Durch die Nutzung von Process Mining-Erkenntnissen, die aus SAP Ariba Contracts-Daten gewonnen werden, können Unternehmen Ineffizienzen genau identifizieren und gezielte Verbesserungen implementieren.

0 % faster
Schnellere Vertragsgenehmigungen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Process Mining identifiziert Engpässe im Genehmigungs-Workflow, was zu einer erheblichen Reduzierung der Zeit führt, die für die Genehmigung von Verträgen benötigt wird. Dies beschleunigt Geschäftsabläufe und die Umsatzrealisierung.
0 % increase
Verbesserte Compliance-Raten

Zunahme konformer Vertragspfade

Durch die Visualisierung tatsächlicher Prozessabläufe können Unternehmen sicherstellen, dass Verträge internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, wodurch rechtliche und finanzielle Risiken minimiert werden. Dies schafft Vertrauen und vermeidet Strafen.
0 % reduction
Reduzierte Vertragsnacharbeiten

Rückgang der Neuentwurf-Vorfälle

Process Mining identifiziert die Grundursachen für Vertragsnacharbeiten und Verhandlungsiterationen, was eine Standardisierung und klarere Ersterstellung ermöglicht. Dies spart den Rechts- und Geschäftsteams erhebliche Zeit und Ressourcen.
0 days less
Beschleunigte Rechtsprüfung

Reduzierung der Bearbeitungszeit für die rechtliche Prüfung

Die Identifizierung und Behebung von Engpässen in der Rechtsprüfungsphase ermöglicht es Verträgen, den Prozess schneller zu durchlaufen. Dies verbessert den Durchsatz und erlaubt es den Rechtsteams, sich auf Aufgaben mit hohem Wert zu konzentrieren.
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Höhere Einhaltung von Verpflichtungen

Verbesserte Erfüllung kritischer Verpflichtungen

Process Mining hilft sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen, wie Verlängerungen oder Compliance-Prüfungen, pünktlich erfüllt werden. Dieses proaktive Management verhindert das Verpassen von Zusagen und stärkt die Vertragsführung.

Die Ergebnisse variieren je nach spezifischem organisatorischem Kontext, Prozesskomplexität und Datenqualität. Diese Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die in verschiedenen Vertragsmanagement-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit wichtigen Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jeden Vertragsarbeitsbereich, der als primärer Fallidentifikator dient.

Bedeutung

Es ist der wesentliche Schlüssel zur Nachverfolgung des gesamten Vertragslebenszyklus, der Fallanalysen und die Visualisierung des Prozessflusses ermöglicht.

Der Name des spezifischen Geschäftsprozessschritts oder Ereignisses, das aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Prozessschritte, ermöglicht die Visualisierung des Prozessflusses und die Identifizierung von Engpässen und Nacharbeiten.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann eine Aktivität oder ein Ereignis aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut ist grundlegend für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Wartezeiten, und für die korrekte Reihenfolge von Prozessereignissen.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht die präzise Berechnung von Aktivitätsbearbeitungszeiten, was entscheidend ist, um Engpässe zu identifizieren und die Ressourceneffizienz zu messen.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Activity ausgeführt hat.

Bedeutung

Es bietet Transparenz über die Arbeitslastverteilung und Benutzerleistung und ermöglicht so ein Ressourcenmanagement sowie Effizienzanalysen.

Die Geschäftsbereichsabteilung, die den Vertrag initiiert oder besitzt.

Bedeutung

Es ermöglicht die Prozesssegmentierung nach Geschäftsbereichen und hilft dabei, abteilungsspezifische Engpässe und Leistungsabweichungen zu identifizieren.

Der gesamte monetäre Wert des Vertrags.

Bedeutung

Es quantifiziert die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht so eine wertorientierte Analyse, Priorisierung und die Verfolgung der Geschäftsleistung.

Die Klassifizierung des Vertrags, wie z.B. MSA, NDA oder SOW.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung der Analyse und zeigt auf, wie verschiedene Vertragstypen den Prozessablauf, die Komplexität und die Dauer beeinflussen.

Das zugewiesene Mitglied des Rechtsteams, das für die Prüfung des Vertrags verantwortlich ist.

Bedeutung

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse der Rechtsprüfungsphase und hilft, die Arbeitslast des Rechtsteams zu verwalten, Engpässe zu identifizieren und die Effizienz zu verbessern.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Initiierung des Vertragsmanagementprozesses. Ein Contract Workspace wird in SAP Ariba erstellt und dient als zentrale Ablage für alle Dokumente, Aufgaben und Mitteilungen, die sich auf einen bestimmten Vertrag beziehen.

Bedeutung

Dies ist das primäre Startereignis für den End-to-End-Prozess. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität bis zur Ausführung ist entscheidend für die Messung der gesamten Vertragslebenszyklusdauer.

Zeigt an, dass der Vertrag formell zur Überprüfung an die Rechtsabteilung übermittelt wurde. Dies ist oft eine eigenständige, obligatorische Aufgabe innerhalb des gesamten Genehmigungs-Workflows.

Bedeutung

Die rechtliche Prüfung ist häufig ein großer Engpass. Die Messung ihrer Dauer ist entscheidend für den KPI 'Durchschnittliche Bearbeitungszeit der rechtlichen Prüfung' und für die Optimierung der Ressourcenzuweisung im Rechtsbereich.

Markiert den erfolgreichen Abschluss aller erforderlichen internen Genehmigungsaufgaben für den Vertrag. Dies bedeutet, dass der Vertrag zur endgültigen Unterzeichnung bereit ist, vorbehaltlich der Zustimmung des Vertragspartners.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein vor der Ausführung. Die Zeit zwischen diesem Ereignis und der endgültigen Ausführung hebt Verzögerungen bei der Einholung externer Unterschriften oder der Finalisierung des Dokuments hervor.

Die formelle Ausführung des Vertrags, wenn alle erforderlichen Unterschriften eingeholt wurden. Dies überführt den Vertrag von einem in Bearbeitung befindlichen Dokument in eine rechtsverbindliche Vereinbarung.

Bedeutung

Dies ist der primäre Erfolgsendpunkt für den Pre-Signature-Prozess. Es ist grundlegend für die Berechnung der 'End-to-End-Vertragszykluszeit' und der 'Durchschnittlichen Vertragsgenehmigungszykluszeit'.

Stellt den Zeitpunkt dar, an dem ein ausgeführter Vertrag aktiv wird und seine Verpflichtungen wirksam werden. Dies wird oft durch eine Statusänderung nach der Ausführung ausgelöst, manchmal zu einem bestimmten Stichtag.

Bedeutung

Signalisiert den Beginn der Post-Ausführungsmanagementphase. Es ist der Auslöser für die Überwachung von Verpflichtungen und entscheidend für den KPI 'Einhaltungsrate der Verpflichtungen'.

Dies ist eine abschließende Aktivität, bei der der Vertrag im System formell geschlossen wird. Dies kann nach Ablauf, Kündigung oder erfolgreicher Erfüllung aller Verpflichtungen erfolgen.

Bedeutung

Markiert das endgültige Ende des Vertragslebenszyklus. Es ist ein kritisches Endereignis zur Messung der vollen Lebenszyklusdauer und zur Sicherstellung der Einhaltung ordnungsgemäßer Abschlussverfahren.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining hilft, indem es Ihre tatsächlichen Vertrags-Workflows automatisch aus Event Logs in SAP Ariba rekonstruiert. Es identifiziert Engpässe, deckt Abweichungen von Standardverfahren auf und hebt Bereiche hervor, die zu langwierigen Genehmigungszyklen oder mangelnder Compliance beitragen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ineffizienzen genau zu bestimmen und gezielte Verbesserungen zu implementieren.

Um Process Mining für das Vertragsmanagement durchzuführen, benötigen Sie hauptsächlich Event Log Daten. Dazu gehören typischerweise die Contract ID als Fallidentifikator, Aktivitätsnamen, Timestamps für jede Aktivität sowie der Benutzer oder die Rolle, der/die die Aktivität ausführt. Zusätzliche Attribute wie Vertragstyp, Wert oder Status können reichere Einblicke liefern.

Die Datenextraktion aus SAP Ariba Contracts erfolgt oft über dessen Berichtsfunktionen, APIs oder Data-Warehousing-Lösungen. Typischerweise würden Sie Transaktionsprotokolle, Audit-Trails oder spezifische Vertragsereignisdaten exportieren. Die Zusammenarbeit mit Ihrem SAP Ariba Administrator oder einem Integrationsspezialisten kann eine effiziente und genaue Datenabfrage gewährleisten.

Sie können erhebliche Verkürzungen der Genehmigungszykluszeiten für Verträge, eine verbesserte Einhaltung von Compliance-Standards und eine bessere Transparenz über Ihren Vertragslebenszyklus erwarten. Process Mining hilft, Vertragsnacharbeiten zu minimieren, rechtliche Prüfungen zu beschleunigen und die Ressourcenzuweisung für Überprüfungsprozesse zu optimieren. Letztendlich führt dies zu reduzierten Rechts- und Compliance-Risiken sowie zu effizienteren Vertragsabläufen.

Nein, Process Mining geht über das traditionelle Reporting hinaus, indem es den tatsächlichen End-to-End-Fluss Ihrer Verträge aufdeckt, einschließlich aller Abweichungen und Varianten. Während das Reporting zeigt, was passiert ist, enthüllt Process Mining, warum es passiert ist und wo Prozesse von den Erwartungen abweichen. Es bietet eine tiefere analytische Perspektive auf die Prozessausführung.

Die Ersteinrichtung, einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration, kann je nach Datenverfügbarkeit und Komplexität einige Wochen dauern. Sobald das Modell etabliert ist, können erste Erkenntnisse schnell, oft innerhalb weniger Tage, generiert werden. Die kontinuierliche Analyse liefert dann fortlaufend umsetzbare Empfehlungen zur Verbesserung.

Ja, Process Mining ist hervorragend geeignet, die Ursachen für Verzögerungen zu identifizieren. Durch die Visualisierung tatsächlicher Prozesspfade können spezifische Aktivitäten, Genehmigungsschritte oder Ressourcenübergaben aufgedeckt werden, bei denen Verträge häufig ins Stocken geraten. Dies ermöglicht datengestützte Interventionen zur Straffung Ihrer Vertragsprozesse.

Obwohl spezialisierte Process Mining-Software erforderlich ist, umfassen die primären technischen Fähigkeiten Data Engineering für Extraktion, Transformation und Laden (ETL). Analytische Fähigkeiten zur Interpretation von Prozesslandkarten und zur Identifizierung von Mustern sind ebenfalls von Vorteil. Viele Process Mining-Plattformen bieten benutzerfreundliche Oberflächen, um die Analyse zu vereinfachen.

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