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Verbessern Sie Ihren Record to Report - Buchungssatzprozess

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Erschließen Sie Effizienz in Ihren Record-to-Report Journaleinträgen

ProcessMind hilft Ihnen, versteckte Bottlenecks und Nacharbeitsschleifen innerhalb Ihres Record to Report - Buchungssatzprozesses aufzudecken. Identifizieren Sie, wo manuelle Eingriffe Verzögerungen verursachen, und bestimmen Sie Compliance-Risiken genau. Unsere Plattform liefert die notwendigen Einblicke, um Abläufe zu optimieren und die Gesamteffizienz in Ihrem System zu steigern.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Der Record-to-Report Buchungsprozess ist essenziell für eine präzise Finanzberichterstattung, doch seine Komplexität verbirgt oft Ineffizienzen und Compliance-Risiken. ProcessMind schafft eine unübertroffene Transparenz in diesem kritischen Workflow, vom ersten Antrag oder der automatisierten Erstellung bis zur endgültigen Verbuchung in Ihrem Hauptbuch. Durch die direkte Anbindung an die Transaktionsprotokolle Ihrer Quellsysteme rekonstruiert ProcessMind jeden Schritt Ihres Journaleintragsprozesses, unabhängig davon, ob er aus Ihrem ERP-System, einer kundenspezifischen Anwendung oder manuell erstellt wurde. Dieser tiefe Einblick enthüllt den tatsächlichen, aktuellen Prozessablauf und deckt alle Variationen, Engpässe und manuellen Eingriffe auf, die Effizienz und Genauigkeit beeinträchtigen. Sie können jeden Schritt, jeden Akteur und jede Systeminteraktion visualisieren und erhalten ein vollständiges Verständnis der Bearbeitungszeiten in jeder Phase, erkennen, wo Einträge die meiste Zeit verbringen, und können genaue Verzögerungen identifizieren.

Obwohl Journaleinträge unerlässlich sind, sind sie oft mit Herausforderungen verbunden, die einen schnellen und präzisen Finanzabschluss behindern können. Dazu gehören übermäßig lange Bearbeitungszeiten aufgrund ineffizienter Genehmigungs-Workflows, häufige manuelle Anpassungen, die zu Fehlern und Nacharbeit führen, sowie mangelnde Standardisierung über Abteilungen oder Regionen hinweg. Darüber hinaus kann die Sicherstellung einer strikten Compliance mit internen Richtlinien und externen Vorschriften, wie der Funktionstrennung, ohne klare Transparenz jeder Aktion eine ständige Herausforderung darstellen. Die ausgefeilten Analysen von ProcessMind gehen über einfache Berichte hinaus; sie identifizieren die Ursachen dieser Probleme. Es zeigt Fälle von unberechtigtem Zugriff oder Aktivitäten auf, deckt Schritte auf, die regelmäßig zu Fehlern führen, und quantifiziert die Auswirkungen von Nacharbeit. Indem es Abweichungen von Ihrem idealen Prozessmodell aufzeigt, ermöglicht es Ihnen zu verstehen, warum bestimmte Einträge verzögert werden, warum andere mehrere Überprüfungen erfordern und wo die Anstrengungen Ihres Teams fehlgeleitet sind – und das alles, ohne Änderungen an Ihrem bestehenden System vornehmen zu müssen.

Die Analyse Ihres Record-to-Report Buchungsprozesses mit ProcessMind bietet Ihrer Organisation erhebliche Vorteile. Sie können bemerkenswerte Effizienzgewinne erzielen, indem Sie Genehmigungsprozesse optimieren, unnötige manuelle Schritte eliminieren und wiederkehrende, als aufwändig identifizierte Aufgaben automatisieren. Die Genauigkeit wird drastisch verbessert, da ProcessMind fehleranfällige Schritte identifiziert. So können Sie gezielte Schulungen oder Systemverbesserungen implementieren, um Nacharbeit zu reduzieren und korrekte Buchungen von Anfang an sicherzustellen. Die Compliance wird durch kontinuierliche Überwachung gestärkt, die Richtlinienabweichungen automatisch kennzeichnet und die Einhaltung kritischer Kontrollen wie der Funktionstrennung sicherstellt, wodurch Ihre Audit-Bereitschaft erhöht wird. Letztendlich hilft ProcessMind, Ihren Finanzabschluss zu beschleunigen, indem es diesen Schlüsselprozess optimiert, Betriebskosten senkt und die zuverlässigen, auditierbaren Daten bereitstellt, die Ihr Unternehmen für fundierte Entscheidungen benötigt.

Der Einstieg mit ProcessMind ist unkompliziert und auf eine reibungslose Integration in Ihre bestehende Infrastruktur ausgelegt. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie alle Systeme unterstützt und sich über ein einfaches Datenextraktions-Template direkt mit Ihrem ERP oder anderen Finanzsystemen verbindet. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Journaleintrags-Daten schnell zu erfassen, ohne komplexe Integrationen oder langwierige Implementierungszyklen. Sobald Ihre Daten geladen sind, erstellt ProcessMind automatisch ein interaktives Prozessmodell, das sofortige Einblicke in Ihre aktuellen Abläufe bietet. Beginnen Sie noch heute Ihre Reise zu einem effizienteren, genaueren und complianten Record-to-Report Buchungsprozess und schöpfen Sie dessen volles Potenzial aus.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Viele Buchungssätze bleiben über längere Zeiträume in Genehmigungswarteschlangen stecken, was die Geschwindigkeit des Finanzabschlusses direkt beeinträchtigt. Diese Verzögerungen verschieben Berichtsfristen, behindern eine zeitnahe Entscheidungsfindung und erhöhen den Druck auf Finanzteams in kritischen Monatsendperioden.

ProcessMind deckt genau auf, wo Buchungssätze stecken bleiben, und identifiziert spezifische Genehmiger oder Phasen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Zeit zwischen Einreichung und Genehmigungsaktivitäten visualisiert ProcessMind die Bottlenecks und quantifiziert deren Auswirkungen, und ermöglicht gezielte Verbesserungen Ihres Workflows.

Eine hohe Ablehnungsrate bei Buchungssätzen weist auf zugrunde liegende Probleme im Erstellungs- oder Prüfprozess hin, was zu erheblichem Mehraufwand führt. Jede Ablehnung bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand für Korrektur und erneute Einreichung, was den Record to Report-Zyklus verlängert und wertvolle Ressourcen bindet.

ProcessMind bildet alle Prozesspfade ab, die Ablehnungen und erneute Einreichungen beinhalten, und quantifiziert Umfang und Häufigkeit dieses Mehraufwands. Es identifiziert häufige Ursachen, wie bestimmte Benutzer oder Buchungssatztypen, und ermöglicht Ihnen, gezielte Schulungen oder Prozessänderungen zur Fehlerreduzierung zu implementieren.

Buchungssätze desselben Typs folgen oft unterschiedlichen, inoffiziellen Pfaden durch den Genehmigungs- und Buchungsprozess. Dieser Mangel an Standardisierung führt zu Ineffizienzen, erhöhtem Fehlerpotenzial und erschwert die Durchsetzung der Compliance mit internen Richtlinien oder regulatorischen Vorgaben.

ProcessMind entdeckt automatisch alle Prozessvarianten für Ihre Buchungssätze und vergleicht sie mit dem idealen Pfad. Es hebt Abweichungen wie übersprungene Genehmigungsschritte oder unautorisierte Aktivitäten hervor, bietet einen klaren Audit Trail und ermöglicht Ihnen die Durchsetzung standardisierter, Compliance-konformer Workflows.

Stakeholder fehlt oft die Echtzeit-Transparenz über den aktuellen Status und Fortschritt von Buchungssätzen. Diese Undurchsichtigkeit führt zu häufigen manuellen Anfragen, einer Unfähigkeit, potenzielle Verzögerungen proaktiv anzugehen, und einem allgemeinen Mangel an Kontrolle über einen kritischen Finanzvorgang.

ProcessMind bietet eine End-to-End-Visualisierung des Lebenszyklus jedes Buchungssatzes, die alle Aktivitäten und ihre Abfolge zeigt. Es ermöglicht Benutzern, Einträge in Echtzeit zu verfolgen, ihre aktuelle Phase zu verstehen und genau zu identifizieren, wo sie sich im Workflow befinden, wodurch Unsicherheit in klare operative Einsicht umgewandelt wird.

Selbst nachdem Buchungssätze vollständig genehmigt wurden, erfahren sie oft erhebliche Verzögerungen, bevor sie offiziell im Hauptbuch verbucht werden. Diese Verzögerung schafft eine Diskrepanz zwischen Genehmigungsstatus und tatsächlichen Finanzdatensätzen, was die Echtzeit-Transparenz und den pünktlichen Abschluss beeinträchtigt.

ProcessMind misst präzise die Zeit zwischen der endgültigen Genehmigung und dem Buchungs-Event für jeden Buchungssatz. Diese Analyse hebt systemische Verzögerungen hervor und hilft Ihnen, die Übergabe von der Genehmigung zur Buchung zu optimieren, wodurch Ihre Finanzdatensätze schneller aktualisiert werden.

Finanzteams verbringen beträchtliche Zeit damit, manuelle Korrekturen oder Stornierungen an Buchungssätzen nach deren Verbuchung vorzunehmen. Diese reaktive Arbeit ist kostspielig und fehleranfällig, lenkt Ressourcen von strategischen Aktivitäten ab und verzögert den Abschluss der Finanzberichte.

ProcessMind identifiziert die Häufigkeit und Art von Nachbuchungsanpassungen und -stornierungen. Durch die Korrelation dieser Events mit vorhergehenden Aktivitäten und Attributen wie dem erstellenden Benutzer oder dem Buchungssatztyp, deckt es die Ursachen von Fehlern auf und ermöglicht proaktive Maßnahmen zur Verbesserung der Genauigkeit.

Manche Einzelpersonen oder Teams sind konstant mit der Überprüfung und Genehmigung von Buchungssätzen überlastet, während andere ungenutzte Kapazitäten haben. Dieses Ungleichgewicht führt zu Überlastung bei einigen, inkonsistenten Bearbeitungsgeschwindigkeiten und Bottlenecks in kritischen Phasen des Finanzabschlusses.

ProcessMind analysiert die Aufgabenverteilung über alle Benutzer und Teams hinweg, die am Buchungssatzprozess beteiligt sind. Es quantifiziert die Arbeitslastverteilung und Zykluszeiten pro Person und ermöglicht es Managern, Aufgaben neu zu verteilen, die Ressourcenallokation zu optimieren und den Gesamtdurchsatz zu verbessern.

Buchungssätze werden nach der Verbuchung nicht zeitnah abgestimmt, was zu einem Rückstand führt, der den Finanzabschluss erschwert und das Risiko von Abweichungen erhöht. Verzögerte Abstimmung bedeutet, dass potenzielle Fehler länger unentdeckt bleiben und mehr Aufwand zu ihrer Behebung erfordern.

ProcessMind verfolgt die verstrichene Zeit zwischen der Verbuchung eines Eintrags und seiner endgültigen Abstimmung. Es identifiziert spezifische Buchungssatztypen, Konten oder Quellen, die konsequent Abstimmungsverzögerungen aufweisen, und hilft Finanzteams, Prioritäten zu setzen und die Ursachen anzugehen, um den Abschluss zu beschleunigen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Langsame Genehmigungen sind eine Hauptursache für verzögerte Finanzabschlüsse, was operative Bottlenecks schafft und Geschäftsentscheidungen verlangsamt. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Wartezeit von Einträgen auf die Überprüfung drastisch zu verkürzen, was zu schnellerer Finanzberichterstattung und größerer Agilität führt.

ProcessMind identifiziert die spezifischen Bottlenecks in Ihrem Genehmigungs-Workflow, unabhängig vom Quellsystem. Es identifiziert Benutzer oder Gruppen, die Verzögerungen verursachen, und hebt Abweichungen von Standard-Genehmigungspfaden hervor, was gezielte Verbesserungen wie Workflow-Automatisierung oder Ressourcenumverteilung ermöglicht, um einen schnelleren Genehmigungszyklus zu erreichen.

Eine hohe Ablehnungsrate bei Buchungssätzen deutet auf Prozessineffizienzen hin und bindet wertvolle Zeit und Ressourcen in der Nacharbeit. Dieses Ziel ist es, die Qualität beim ersten Versuch zu verbessern, indem die Anzahl der zur Korrektur zurückgesendeten Einträge minimiert wird, was die Datenqualität direkt erhöht und den Finanzabschluss reibungsloser gestaltet.

ProcessMind identifiziert die Ursachen von Ablehnungen, indem es häufige Fehler, Muster fehlender Dokumentation oder bestimmte Genehmiger mit höheren Ablehnungstendenzen analysiert. Es liefert datengestützte Einblicke, warum Buchungssätze abgelehnt werden, und ermöglicht Ihnen, gezielte Schulungen zu implementieren oder die Einreichungsrichtlinien zu verbessern.

Prozessabweichungen schaffen erhebliche Compliance- und Audit-Risiken, die potenziell zu finanziellen Strafen führen und das Vertrauen in Ihre Berichterstattung beeinträchtigen können. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, nicht konforme Aktivitäten zu identifizieren und zu mindern, um sicherzustellen, dass alle Einträge internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, wodurch die Finanzkontrollen gestärkt werden.

ProcessMind bietet eine Röntgenansicht Ihres tatsächlichen Buchungssatzprozesses und kennzeichnet automatisch Fälle, in denen Aktivitäten übersprungen, außer der Reihe durchgeführt werden oder die erforderliche Dokumentation fehlt. Diese Funktion ermöglicht die proaktive Identifizierung von Compliance-Lücken und die Durchsetzung von Prozessen.

Ein undurchsichtiger Buchungssatzprozess erschwert die Feststellung des Echtzeitstatus eines Eintrags, was zu Verzögerungen und ineffizienter Kommunikation führt. Dieses Ziel ist es, klare Echtzeit-Einblicke in jede Phase des Lebenszyklus eines Buchungssatzes zu ermöglichen, wodurch Verantwortlichkeit und proaktives Management verbessert werden.

ProcessMind liefert eine vollständige, visuelle Karte des tatsächlichen Buchungssatzprozesses für jeden Fall. Es ermöglicht Benutzern, den aktuellen Status, die verantwortliche Partei und die verstrichene Zeit für jeden Eintrag zu verfolgen, wodurch Unsicherheiten und die Notwendigkeit manueller Statusaktualisierungen entfallen, was eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Buchungssätze sollten nach der Genehmigung zügig verbucht werden, um die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten. Verzögerungen zwischen Genehmigung und Verbuchung können Finanzberichte verzerren und den Abschlussprozess verlängern. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, diese Wartezeit erheblich zu reduzieren, damit Finanzdaten zeitnah im Hauptbuch widergespiegelt werden.

ProcessMind misst präzise die Zeitverzögerung zwischen den Genehmigungs- und Buchungsaktivitäten für jeden Buchungssatz. Es deckt die Gründe für diese Verzögerungen auf, sei es durch Systemwarteschlangen, manuelle Übergaben oder Ressourcenverfügbarkeit, und ermöglicht Organisationen, die letzten Schritte des Prozesses zu optimieren.

Inkonsistente Bearbeitungspfade für ähnliche Buchungssätze führen zu unvorhersehbaren Zykluszeiten, Compliance-Risiken und operativen Ineffizienzen. Standardisierung bedeutet, sicherzustellen, dass Einträge einem vordefinierten, optimalen Workflow folgen, was Kontrolle, Auditierbarkeit und Vorhersehbarkeit verbessert.

ProcessMind bildet alle tatsächlichen Buchungssatzpfade visuell ab und vergleicht sie mit idealen Prozessmodellen. Es hebt hervor, wo Abweichungen auftreten, und quantifiziert deren Auswirkungen auf Zeit und Kosten. Diese Transparenz ermöglicht die Durchsetzung von Best Practices und stellt sicher, dass Einträge den Standardarbeitsanweisungen entsprechen.

Eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung unter Teammitgliedern kann zu Bottlenecks, Überlastung und verzögerter Bearbeitung von Buchungssätzen führen. Dieses Ziel ist es, die Bearbeitungslast auszugleichen und sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv genutzt werden, um einen konsistenten Durchsatz aufrechtzuerhalten und Stress in Spitzenzeiten zu reduzieren.

ProcessMind analysiert Benutzer- und Aktivitätsdaten, um individuelle und Team-Arbeitslastmuster zu visualisieren. Es identifiziert Benutzer, die konstant überlastet oder unterausgelastet sind, und zeigt Möglichkeiten zur Neuausrichtung von Aufgaben oder zur Bereitstellung gezielter Schulungen auf, was zu einem gerechteren und produktiveren Umfeld führt.

Häufige Stornierungen nach der Verbuchung weisen auf vorgelagerte Fehler oder Prozessmängel hin, die zu unnötiger Nacharbeit führen und die finanzielle Genauigkeit beeinträchtigen. Dieses Ziel ist es, eine 'First-Time-Right'-Bearbeitung zu erreichen, indem sichergestellt wird, dass Einträge vor der Verbuchung korrekt und vollständig sind, um nachträgliche Korrekturen zu eliminieren.

ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus eines Buchungssatzes und identifiziert Fälle von Stornierungen nach der Verbuchung. Durch die Korrelation dieser Events mit ihren vorhergehenden Aktivitäten und Attributen deckt ProcessMind spezifische Fehlerquellen oder häufige Dateneingabefehler auf, was gezielte Interventionen ermöglicht.

Der 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von Buchungssatzprozessen

1

Daten verbinden & entdecken
2

Aktuellen `Prozessstatus` abbilden
3

Prozessengpässe` identifizieren
4

Grundursachen analysieren
5

Verbesserungen konzipieren & planen
6

Fortschritt überwachen & iterieren
1

Daten verbinden & entdecken

Was ist zu tun

Extrahieren Sie Event Logs aus Ihrem ERP oder relevanten Datenquellen. Stellen Sie sicher, dass die Daten Case-IDs, Aktivitätsnamen und Timestamps enthalten, für eine präzise Prozessrekonstruktion.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Verlässliche Daten sind die Grundlage für präzise Prozesseinblicke. Ohne ein umfassendes und qualitativ hochwertiges Event Log basieren alle nachfolgenden Analyse- und Verbesserungsbemühungen auf Annahmen.

Erwartetes Ergebnis

Ein umfassendes und präzises Event Log für Ihren Buchungssatzprozess, bereit für detaillierte Prozesskartierung und Analyse.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie verborgene Einblicke in Ihren Journaleintragsprozess

ProcessMind enthüllt die tatsächliche Ausführung Ihres Record to Report Buchungssatzprozesses und hebt Ineffizienzen und Compliance-Risiken hervor, um intelligentere Entscheidungen zu ermöglichen.
  • Visualisieren Sie Ihren tatsächlichen Prozessablauf
  • Versteckte Bottlenecks und Verzögerungen identifizieren
  • Die Ursachen von Ineffizienzen aufdecken
  • Prozess-Compliance und Qualität verbessern
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz in der Buchungssatzbearbeitung erreichen

Process Mining für Record to Report - Buchungssatz deckt kritische Bottlenecks und Ineffizienzen auf, was zu erheblichen Verbesserungen führt. Organisationen nutzen diese Einblicke, um Workflows zu optimieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren, wodurch eine schnellere und genauere Finanzberichterstattung gewährleistet wird.

0 %
Beschleunigte Genehmigungen

Kürzere Freigabezyklen

Bottlenecks im Genehmigungs-Workflow für Buchungssätze identifizieren und eliminieren, was zu schnelleren Genehmigungen und reduzierten Verzögerungen im Finanzabschlussprozess führt.
0 %
Niedrigere Nacharbeits- & Ablehnungsrate

Abnahme abgelehnter oder nachbearbeiteter Einträge

Durch die genaue Identifizierung der Ursachen von Ablehnungen können Organisationen die Datenqualität und die Genauigkeit der Einreichungen verbessern, wodurch Nacharbeit und manueller Aufwand erheblich reduziert werden.
0 percentage points
Höhere Prozesskonformität

Verbesserung der Einhaltung definierter Regeln

Process Mining hilft bei der Durchsetzung von Standardarbeitsanweisungen und stellt sicher, dass Buchungssätze dem korrekten Pfad folgen, was die Audit-Bereitschaft und die Einhaltung regulatorischer Vorschriften stärkt.
0 days
Beschleunigte Buchungssatzerfassung

Reduzierung der Verzögerungszeit bis zum Hauptbuch

Reduzieren Sie die Zeit zwischen Buchungssatzgenehmigung und tatsächlicher Verbuchung im Hauptbuch, was eine schnellere Finanzabschlusserstellung und zeitnahere Finanzberichte ermöglicht.
0 %
Weniger Buchungssatzstornierungen

Abnahme der Fehlerkorrekturen nach Verbuchung

Das Verständnis der Ursachen von Anpassungen nach der Buchung ermöglicht proaktive Korrekturen, verbessert die Genauigkeit und reduziert den Bedarf an kostspieligen und zeitaufwendigen Stornierungen.
0 %
Kürzerer End-to-End-Zyklus

Gesamtreduzierung der Prozessdauer

Die Identifizierung und Beseitigung von Bottlenecks im gesamten Buchungssatzprozess verkürzt die Zeit von der Initiierung bis zur endgültigen Verbuchung erheblich und verbessert die Gesamteffizienz.

Die Ergebnisse variieren je nach Komplexität Ihrer Buchungssatzprozesse und der Qualität Ihrer Systemdaten. Diese Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für einen einzelnen Journaleintrag. Er dient als primärer Case-Identifikator zur Verfolgung des gesamten Lebenszyklus eines Journaleintrags von der Erstellung bis zur Verbuchung oder Stornierung.

Bedeutung

Diese ID ist essenziell für die Verfolgung des gesamten Lebenszyklus jedes Journaleintrags und ermöglicht die Analyse von Prozessabläufen, Dauern und Variationen.

Der Name des spezifischen Geschäfts-Events oder der Aufgabe, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Buchungssatzprozess stattfand.

Bedeutung

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, was für die Visualisierung des Prozessflusses, die Identifizierung von Bottlenecks und die Analyse von Abweichungen entscheidend ist.

Der genaue Timestamp, der angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Event für den Buchungssatz stattfand.

Bedeutung

Dieser Zeitstempel ist essenziell, um Events zu ordnen, Durchlauf- und Dauerzeiten zu berechnen und Verzögerungen im Prozess zu erkennen.

Der Name oder die ID des Benutzers, der eine spezifische Aktivität ausgeführt hat, wie das Erstellen, Genehmigen oder Verbuchen des Buchungssatzes.

Bedeutung

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Teamleistung und die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten.

Die Klassifizierung des Buchungssatzes, wie Standard, wiederkehrend, Abgrenzung oder stornierend.

Bedeutung

Ermöglicht eine Segmentierungsanalyse, um Prozesse für verschiedene Transaktionstypen, wie Abgrenzungen im Vergleich zu Standardbuchungen, zu vergleichen und gezielte Verbesserungsbereiche zu finden.

Der eindeutige Identifikator für die juristische Person oder das Unternehmen, für das der Journaleintrag vorgenommen wird.

Bedeutung

Ermöglicht Leistungs-Benchmarking und Prozessvergleich über verschiedene juristische Einheiten, Tochtergesellschaften oder Regionen hinweg.

Der monetäre Gesamtwert des Journaleintrags, der typischerweise die Summe der Sollbuchungen darstellt.

Bedeutung

Dies ist entscheidend für die Wesentlichkeitsanalyse und hilft, Prozessverbesserungen bei hochwertigen Transaktionen zu priorisieren und finanzielle Auswirkungen zu bewerten.

Der Währungscode für den im Buchungssatz angegebenen Betrag, wie USD oder EUR.

Bedeutung

Bietet wesentlichen Kontext für den Buchungssatzbetrag, was eine genaue Finanzanalyse und Vergleiche über verschiedene Währungen hinweg ermöglicht.

Der aktuelle oder finale Status des Buchungssatzes in seinem Lebenszyklus, wie 'Geparkt', 'Genehmigt' oder 'Gebucht'.

Bedeutung

Hilft beim Verständnis der aktuellen Arbeitslast und des Rückstands, indem der Status jedes Buchungssatzes verfolgt wird, wie 'Genehmigung ausstehend' oder 'Gebucht'.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Initiierung eines neuen Journaleintrags. Sie stellt den Moment dar, in dem ein Benutzer den ersten Datensatz im System erstellt, der als Ausgangspunkt für den gesamten Prozess dient.

Bedeutung

Dies ist die primäre Startaktivität für den Prozess. Die Analyse der Zeit von diesem Punkt bis zur Buchung hilft, die gesamte End-to-End-Bearbeitungszeit zu messen.

Der Ersteller reicht den vollständigen Buchungssatz formell in den Genehmigungs-Workflow ein. Diese Aktivität überführt den Buchungssatz von einem vorbereitenden Zustand in einen zur Überprüfung anstehenden Zustand.

Bedeutung

Dies markiert das Ende der Vorbereitungsphase und den Beginn des Genehmigungszyklus. Die Zeit zwischen Einreichung und Genehmigung ist ein kritischer KPI zur Messung der Workflow-Effizienz.

Ein Prüfer oder Genehmiger lehnt den Buchungssatz ab, wodurch seine Weiterverarbeitung verhindert wird. Der Buchungssatz wird typischerweise zur Korrektur an den Ersteller zurückgeschickt, was eine Nacharbeitsschleife einleitet.

Bedeutung

Diese Aktivität ist entscheidend für die Identifizierung von Nacharbeit, was sich direkt auf die Prozesseffizienz und Kosten auswirkt. Hohe Ablehnungsquoten können auf Probleme bei Schulungen, Richtlinien oder der Datenqualität hinweisen.

Der Buchungssatz erhält die endgültige Genehmigung von einem autorisierten Manager. Diese Aktivität ist die letzte Kontrollinstanz, bevor das Dokument im Hauptbuch verbucht werden kann.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus abschließt. Die Zeit von der Genehmigung bis zur Verbuchung ist ein weiterer Schlüsselbereich zur Messung der Prozesseffizienz und zur Identifizierung von Engpässen.

Der Buchungssatz wird offiziell im Hauptbuch erfasst. Dies ist der Zeitpunkt, an dem das Dokument zu einem dauerhaften Finanzdatensatz wird und die Finanzberichte des Unternehmens beeinflusst.

Bedeutung

Dies ist das primäre Erfolgsergebnis und der Endpunkt für den Prozess. Es ist grundlegend für die Messung der gesamten Bearbeitungszeit und der Effektivität des gesamten Lebenszyklus des Journaleintrags.

Ein zuvor verbuchter Buchungssatz wird durch die Erstellung eines neuen Dokuments mit umgekehrten Buchungen storniert. Diese Maßnahme dient der Korrektur von Fehlern in verbuchten Dokumenten und ist eine explizite, auditierbare Transaktion.

Bedeutung

Stornierungen sind ein Schlüsselindikator für Fehler in gebuchten Einträgen. Diese Aktivität dient als alternativer, unerwünschter Endpunkt und ist entscheidend für die Messung der 'First-Time-Right'-Raten.

Für maßgeschneiderte Datenempfehlungen, Wählen Sie Ihren spezifischen Prozess.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihrer Buchungssätze, von der Erstellung bis zur Verbuchung. Es hebt Bottlenecks wie langsame Genehmigungen oder häufige Ablehnungen hervor, identifiziert nicht-standardisierte Pfade und deckt die Ursachen von Verzögerungen auf. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wo Effizienzsteigerungen erzielt und die Compliance verbessert werden können.

Sie benötigen in erster Linie Event Logs, die jeden Schritt eines Journaleintrags detailliert beschreiben, einschließlich einer Journaleintrags-ID als Case-Identifikator, des Aktivitätsnamens und des Timestamp der Aktivität. Die Ressource oder der Benutzer, der die Aktivität ausführt, ist ebenfalls entscheidend. Zusätzliche Attribute, wie Art des Eintrags oder Betrag, können die Analyse weiter bereichern.

Sie können quantifizierbare Verbesserungen wie verkürzte Genehmigungszeiten für Journaleinträge, niedrigere Ablehnungsquoten und weniger Anpassungen nach der Buchung erwarten. Eine erhöhte Compliance-Einhaltung und eine bessere Arbeitslastverteilung sind ebenfalls häufige Ergebnisse. Letztendlich führt Process Mining zu einem effizienteren, transparenteren und vorhersehbareren Record-to-Report-Zyklus.

Die initiale Einrichtung, einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration, kann oft innerhalb weniger Wochen abgeschlossen werden, abhängig von Datenverfügbarkeit und Komplexität. Sobald die Daten vorbereitet sind, können erste Einblicke wie Prozesslandkarten und die Identifizierung von Bottlenecks oft innerhalb weniger Tage generiert werden. Tiefergehende Analysen und Ursachenforschungen folgen dieser initialen Phase.

Obwohl ein anfängliches Data Engineering technische Fähigkeiten für die Datenextraktion erfordern kann, sind moderne Process Mining-Tools zunehmend benutzerfreundlich. Viele Plattformen bieten Konnektoren für gängige Systeme, was die Datenbeschaffung vereinfacht. Geschäftsanwender können Prozesse dann oft mit minimalem technischem Training erkunden und analysieren.

Ja, Process Mining zeigt präzise auf, wo und warum Ablehnungen oder Nacharbeit in Ihrem Journaleintragsprozess auftreten. Durch die Analyse der vorangehenden Aktivitäten hilft es Ihnen, Probleme vorgelagert zu identifizieren und zu korrigieren. Dies ermöglicht gezielte Interventionen, um Fehler und die damit verbundenen Kosten zu minimieren.

Die Datenextraktion kann mithilfe der Standardberichtstools Ihres Systems, SQL-Abfragen oder spezialisierter Konnektoren durchgeführt werden. Ziel ist es, historische Event-Daten in einem strukturierten Format, oft CSV oder eine Datenbanktabelle, zu sammeln, die die Case ID, Aktivität und den Timestamp enthalten. Die Sicherstellung der Datenqualität und -vollständigkeit in dieser Phase ist entscheidend für eine präzise Analyse.

Nein, Process Mining ergänzt bestehende Berichtstools, indem es eine umfassende, End-to-End-Sicht auf den Prozessfluss bietet, anstatt nur Metriken für einzelne Schritte. Während traditionelle Berichte zeigen, was passiert ist, zeigt Process Mining, warum es passiert ist und wie verschiedene Schritte interagieren. Es fügt eine Ebene diagnostischer und präskriptiver Analysen hinzu.

Absolut. Process Mining visualisiert explizit jeden Schritt und jede Abweichung im Buchungssatzprozess, wodurch sich leicht feststellen lässt, wo etablierte Richtlinien oder regulatorische Anforderungen nicht eingehalten wurden. Dies beinhaltet die Erkennung unautorisierter Änderungen oder inkorrekter Genehmigungssequenzen. Es liefert klare Nachweise für Audit Trails und Compliance-Prüfungen.

Datensicherheit hat höchste Priorität während des gesamten Process Mining-Lebenszyklus. Tools arbeiten typischerweise mit Lesezugriff auf Ihr Quellsystem, wobei sichergestellt wird, dass keine Änderungen an Ihren Live-Daten vorgenommen werden. Daten können während der Extraktion und Speicherung anonymisiert oder pseudonymisiert werden, wodurch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Wahrung der Vertraulichkeit gewährleistet wird.

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