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Optimieren Sie Ihr Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Positionsmanagements in SAP SF EC
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Optimieren Sie Ihr Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Optimieren Sie das Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors EC

Ineffizienzen im Positionsmanagement können zu Genehmigungsverzögerungen, Compliance-Risiken und ungenauen Personaldaten führen. Unsere Plattform hilft Ihnen, versteckte Engpässe und Verbesserungspotenziale in Ihren Prozessen aufzudecken. Durch die Analyse Ihrer Workflows können Sie genau feststellen, wo Änderungen erforderlich sind, um die Effizienz zu steigern und genaue Organisationsstrukturen aufrechtzuerhalten. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Abläufe effektiv optimieren können.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum das Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors Employee Central optimieren?

Ein effektives Management von Organisationspositionen ist ein Eckpfeiler eines gut funktionierenden Prozesses vom Eintritt bis zum Austritt. In der komplexen Landschaft von SAP SuccessFactors Employee Central beeinflusst ein effizientes Positionsmanagement direkt die Personalplanung, die Budgeteinhaltung und die organisatorische Agilität. Ineffiziente Prozesse führen zu kritischen Problemen wie längeren Verzögerungen bei der Besetzung offener Stellen, der Schaffung von „Ghost-Positionen“, die Budget verbrauchen, ohne zugewiesen zu sein, Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung einer genauen Organisationsstruktur und Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung interner Richtlinien oder externer Vorschriften. Diese Ineffizienzen erhöhen nicht nur die Betriebskosten und behindern strategische Personalinitiativen, sondern wirken sich auch negativ auf die Mitarbeitererfahrung aus, indem sie organisatorische Änderungen und Beförderungen verlangsamen. Die Optimierung Ihres Positionsmanagements vom Eintritt bis zum Austritt stellt sicher, dass sich Ihre Organisation schnell an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen, Ressourcen präzise zuweisen und die Datenintegrität aufrechterhalten kann – alles entscheidend für effektive HR-Operationen und den Geschäftserfolg.

Wie Process Mining das Positionsmanagement beleuchtet

Process Mining bietet eine leistungsstarke Perspektive, um das Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt zu analysieren und zu verbessern, indem es Roh-Event Logs aus SAP SuccessFactors Employee Central in transparente, datengestützte Prozesslandkarten umwandelt. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Evidenz zu verlassen, visualisiert Process Mining präzise jeden Schritt, den eine Position durchläuft, von ihrer initialen Anfrage bis zu ihrer eventuellen Schließung, wobei die Positions-ID als eindeutiger Case-Identifikator verwendet wird. Dieser Ansatz ermöglicht Ihnen:

  • Den realen Prozess entdecken: Die tatsächliche End-to-End-Reise des Positionsmanagements automatisch zu rekonstruieren und alle Varianten, gängigen Pfade und unerwarteten Abweichungen vom beabsichtigten Prozessfluss innerhalb von SAP SuccessFactors EC aufzudecken.
  • Engpässe und Verzögerungen identifizieren: Präzise zu erkennen, wo Positionsanfragen stecken bleiben, sei es in der Genehmigungsphase des Managers, der HR-Überprüfung, der Budgetzuweisung oder während der Dateneingabe in das HR-System. Dies hilft, die Ursachen langer Durchlaufzeiten zu verstehen.
  • Compliance überprüfen: Automatisch zu prüfen, ob jede Positionsänderung vordefinierten Geschäftsregeln, Genehmigungsmatrizen und regulatorischen Anforderungen entspricht, und dabei nicht-konforme Aktivitäten oder Datenänderungen innerhalb von SAP SuccessFactors Employee Central zu kennzeichnen.
  • Performance analysieren: Schlüsselkennzahlen wie die durchschnittliche Genehmigungszykluszeit, die in jeder Aktivität verbrachte Zeit und die Übergabezeiten zwischen verschiedenen Abteilungen oder Benutzern zu quantifizieren, um ein objektives Performance-Benchmarking und eine gezielte Verbesserungsplanung zu ermöglichen.

Schlüsselbereiche zur Verbesserung, identifiziert durch Process Mining

Der Einsatz von Process Mining für Ihr Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors Employee Central eröffnet mehrere kritische Bereiche zur Optimierung:

  • Verkürzung der Positionszykluszeit: Drastische Reduzierung der Zeit von der Initiierung einer Positionsanfrage bis zur Erstellung oder Aktivierung durch Identifizierung und Eliminierung von Verzögerungen bei Genehmigungen und Übergaben.
  • Verbesserung der Compliance und Audit-Bereitschaft: Sicherstellung, dass alle Positionsänderungen den erforderlichen Verfahren und Richtlinien entsprechen, wodurch Ihre Audit-Trails gestärkt und Compliance-Risiken reduziert werden, insbesondere für Rollen in regulierten Branchen.
  • Optimierung der Ressourcenallokation und Budgetierung: Eliminierung redundanter oder „Ghost-Positionen“ und Straffung des Prozesses der Positionserstellung und -deaktivierung, um sicherzustellen, dass Ihr Personalplan Ihre Personalbedürfnisse und Ihr Budget genau widerspiegelt.
  • Optimierung von Genehmigungs-Workflows: Aufdeckung von Ineffizienzen in mehrstufigen Genehmigungsprozessen, was zu Neugestaltungen führt, die die Entscheidungsfindung beschleunigen, ohne die Aufsicht zu beeinträchtigen.
  • Minimierung von Nacharbeit und manuellen Eingriffen: Identifizierung von Schritten, die häufig zu Nacharbeit, Fehlern oder manuellen Korrekturen führen, wodurch der Weg für Automatisierungsmöglichkeiten und standardisierte Verfahren innerhalb von SAP SuccessFactors EC geebnet wird.

Erwartete Ergebnisse und Vorteile

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihr Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt kann Ihre Organisation erhebliche, messbare Vorteile erwarten:

  • Beschleunigte Besetzungszeit: Reduzierung der gesamten Zykluszeit für die Erstellung und Genehmigung neuer Positionen, wodurch eine schnellere Talentakquise und -bereitstellung ermöglicht wird.
  • Erhebliche Kosteneinsparungen: Eliminierung unnötiger Kosten, die mit verzögerten Genehmigungen, „Ghost-Positionen“ und ineffizienter Ressourcenzuweisung verbunden sind.
  • Verbesserte Datenqualität und -integrität: Sicherstellung, dass die Daten in SAP SuccessFactors Employee Central Ihre aktuelle Organisationsstruktur genau widerspiegeln, was bessere Berichte und eine strategische Personalplanung ermöglicht.
  • Reduziertes Compliance-Risiko: Proaktive Identifizierung und Behebung nicht-konformer Prozessabläufe, wodurch Ihre Organisation vor potenziellen Strafen und Reputationsschäden geschützt wird.
  • Verbesserte Betriebseffizienz: Optimierung des Lebenszyklusmanagements von Positionen, wodurch HR- und Managementressourcen für höherwertige Aktivitäten freigesetzt werden, anstatt sich auf manuelle Nachverfolgungen und Fehlerkorrekturen zu konzentrieren.
  • Besseres Mitarbeiter- und Manager-Erlebnis: Bieten Sie Managern, die Positionen anfordern, und Mitarbeitern, die von organisatorischen Änderungen betroffen sind, eine reibungslosere, vorhersehbarere Erfahrung.

Starten Sie mit der Prozessoptimierung

Das Verständnis der Feinheiten Ihres Positionsmanagements vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors Employee Central ist der erste Schritt zur Transformation. Process Mining liefert Ihnen die klaren, datengestützten Erkenntnisse, die für fundierte Entscheidungen und gezielte Verbesserungen erforderlich sind. Nutzen Sie dieses leistungsstarke Analysetool, um nicht nur bestehende Herausforderungen zu lösen, sondern Ihr Positionsmanagement kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass es ein strategisches Asset für das Wachstum und die Stabilität Ihrer Organisation bleibt.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Genehmigung von Positionsanfragen, sei es durch Manager, HR oder Budgetverantwortliche, wirken sich direkt auf die Time-to-Hire aus und können zu kritischen Personalengpässen führen. Diese verlängerte Zykluszeit behindert die Personalplanung und führt oft zu verpassten Talentchancen.
ProcessMind visualisiert die genaue Dauer jedes Genehmigungsschritts für jede Positions-ID, hebt Engpässe hervor und zeigt auf, wo Anfragen innerhalb von SAP SuccessFactors Employee Central ins Stocken geraten. Dies ermöglicht gezielte Verbesserungen bei Workflow und Rollenverantwortlichkeiten.

Das Versäumnis, Positionen regelmäßig zu überprüfen oder neu zu klassifizieren, kann zu Problemen mit interner Gerechtigkeit, rechtlicher Compliance und falsch ausgerichteten Vergütungsstrukturen führen. Ungeprüfte Positionen können zu Audit-Feststellungen und erhöhten operationellen Risiken führen.
ProcessMind verfolgt die Aktivität 'Position Reviewed for Compliance' für jede Positions-ID und identifiziert Fälle, in denen Überprüfungen versäumt oder verzögert werden. Es hilft, die Einhaltung etablierter Richtlinien in SAP SuccessFactors Employee Central sicherzustellen und potenzielle Compliance-Verletzungen zu verhindern.

Der Prozess der Erstellung neuer Positionen umfasst oft redundante Schritte, unnötige Genehmigungen oder häufige Überarbeitungen, die wertvolle HR-Ressourcen verbrauchen und die Besetzung kritischer Rollen verzögern. Diese Ineffizienz erhöht die administrativen Kosten.
ProcessMind bildet den tatsächlichen Fluss der Aktivität 'Position im HR-System erstellt' und verwandter Aktivitäten ab, deckt Abweichungen vom optimalen Pfad auf und zeigt, wo für jede Positions-ID in SAP SuccessFactors Employee Central Überarbeitungen oder unnötige Schritte auftreten.

Die Pflege genauer Positionsdaten, einschließlich Titel, Abteilung und Kostenstelle, ist entscheidend für eine präzise Berichterstattung, Budgetierung und Organisationsplanung. Inkonsistenzen führen zu fehlerhaften Berichten und schlechten strategischen Entscheidungen.
ProcessMind analysiert 'Position Attributes Modified'-Events und identifiziert Positionen mit häufigen Änderungen oder Diskrepanzen in Schlüsselattributen über die Zeit. Dies hilft, die Datenintegrität für das Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors Employee Central sicherzustellen.

Eine hohe Häufigkeit von 'Position Reclassified'-Events deutet auf potenzielle Probleme bei der initialen Stellenklassifizierung, inkonsistente Titelkonventionen oder sich schnell ändernde organisatorische Anforderungen hin. Dies kann Instabilität und administrativen Mehraufwand verursachen.
ProcessMind quantifiziert die Anzahl der 'Position Reclassified'-Events für jede Positions-ID und hilft so, Ursachen wie unzureichende initiale Definitionen oder systemische Probleme innerhalb des Prozesses vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors Employee Central zu identifizieren.

Positionen, die lange nach ihrer tatsächlichen Notwendigkeit weiterhin als 'Aktiviert' oder 'Eingefroren/Ausgesetzt' geführt werden, können zu Budgetungenauigkeiten, unnötigem Overhead und Verwirrung hinsichtlich der Organisationsstruktur führen. Dies beeinträchtigt die Ressourcenallokation.
ProcessMind verfolgt die Zeitspanne vom Status 'Position Aktiviert' oder 'Eingefroren/Ausgesetzt' bis zu 'Position Deaktiviert' oder 'Position Geschlossen'. Es deckt Verzögerungen im Positionslebenszyklusmanagement innerhalb von SAP SuccessFactors Employee Central auf und verbessert so die Kostenkontrolle.

Wenn 'Positionsattribute geändert'-Ereignisse ohne klare Zuordnung oder Reihenfolge auftreten, führt dies zu Unklarheiten hinsichtlich der Verantwortlichkeit für spezifische Änderungen, erschwert die Nachverfolgung von Audit-Trails und macht die Rechenschaftspflicht anspruchsvoll.
ProcessMind nutzt das Attribut 'Aktionsbenutzer', um eine transparente Ansicht aller Änderungen an einer Positions-ID zu bieten. Dies klärt die Verantwortlichkeit für jeden Schritt und verbessert die Rechenschaftspflicht und Auditierbarkeit innerhalb von SAP SuccessFactors Employee Central.

Bestimmte Abteilungen oder Standorte können durchweg längere Genehmigungszeiten für Positionsanfragen aufweisen, was auf lokalisierte Ineffizienzen, Ressourcenengpässe oder einzigartige Compliance-Anforderungen hindeutet. Dies führt zu einer ungleichmäßigen operativen Leistung.
ProcessMind kann Genehmigungszykluszeiten nach den Attributen 'Department' und 'Location' für Positions-IDs filtern und analysieren, um spezifische Organisationseinheiten zu identifizieren, die zurückbleiben und eine Prozessoptimierung in SAP SuccessFactors Employee Central benötigen.

Eine unsachgemäße oder inkonsistente Anwendung von 'Position Status' oder 'Position Type' in der gesamten Organisation führt zu ungenauen Berichten über Personalplanung, Budgetierung und die gesamte Organisationsstruktur. Dies beeinträchtigt die Datenzuverlässigkeit.
ProcessMind visualisiert die Übergänge zwischen verschiedenen 'Position Status'-Werten, identifiziert Abweichungen von erwarteten Lebenszyklen und hebt den Missbrauch von Status-Flags für Positions-IDs innerhalb von SAP SuccessFactors Employee Central hervor.

Verzögerungen bei der Genehmigung des „Position Budget Approved“ beeinträchtigen direkt die Fähigkeit der Organisation, kritische Rollen zeitnah zu schaffen und zu besetzen, was strategisches Wachstum und Personalexpansionsinitiativen behindert. Dies kann zu verpassten Chancen führen.
ProcessMind verfolgt speziell die für die Aktivität „Position Budget Approved“ benötigte Zeit ab Initiierung und ermöglicht so die Identifizierung von Engpässen im finanziellen Genehmigungsteil des Prozesses vom Eintritt bis zum Austritt für SAP SuccessFactors Employee Central.

Wenn eine einzelne Position kurz nach der Erstellung oder während ihres Lebenszyklus zahlreiche 'Position Attributes Modified'-Events durchläuft, deutet dies entweder auf eine schlechte initiale Definition, häufige Reorganisationen oder mangelnde Klarheit der Anforderungen hin.
ProcessMind kann die Gesamtzahl der 'Position Attributes Modified'-Events für jede Positions-ID zählen, was auf instabile oder schlecht definierte Positionen innerhalb des Positionsmanagement-Prozesses vom Eintritt bis zum Austritt in SAP SuccessFactors Employee Central hinweist.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel besteht darin, die für die vollständige Genehmigung neuer Positionen oder Positionsänderungen im Hire-to-Retire-Positionsmanagement-Prozess in SAP SuccessFactors Employee Central benötigte Zeit erheblich zu verkürzen. Schnellere Genehmigungen bedeuten, dass Positionen schneller besetzt werden können, die Time-to-Hire reduziert und Organisationsstrukturen umgehend aktualisiert werden, was sich auf die Personalplanung und operative Effizienz auswirkt. ProcessMind identifiziert Bottlenecks und nicht konforme Pfade in Genehmigungs-Workflows und zeigt genau auf, welche Phasen und Rollen Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Zykluszeiten für jeden Genehmigungsschritt liefert es umsetzbare Erkenntnisse zur Prozessoptimierung, wodurch Genehmigungszeiten durch neu gestaltete Workflows oder automatisierte Benachrichtigungen potenziell um 30-50 % gesenkt werden können.

Die Erreichung einer 100%igen Compliance mit den Richtlinien zur Positionsüberprüfung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung genauer, aktueller und rechtlich einwandfreier Organisationsstrukturen im Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt. Dies stellt sicher, dass alle Positionen regelmäßig auf Notwendigkeit, Klassifizierung und Budgeteinhaltung geprüft werden, wodurch Risiken minimiert und Governance in SAP SuccessFactors Employee Central gewährleistet wird. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von definierten Überprüfungszeitplänen und -richtlinien, indem es „Position Reviewed for Compliance“-Aktivitäten verfolgt. Es hebt Positionen hervor, die Überprüfungsfristen versäumen, was eine proaktive Intervention ermöglicht und eine konsistente Einhaltung der Governance-Standards über das gesamte Positionslebenszyklus-Management hinweg sicherstellt.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Optimierung des End-to-End-Prozesses der Erstellung neuer Positionen, von der Initiierung bis zur Aktivierung in SAP SuccessFactors Employee Central. Ein effizienter Workflow reduziert den administrativen Aufwand, beschleunigt die Verfügbarkeit neuer Rollen und unterstützt direkt die zeitnahe Talentakquise im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. ProcessMind visualisiert den tatsächlichen Fluss der Positionserstellung, identifiziert unnötige Schritte, Nacharbeitsschleifen und manuelle Übergaben. Durch die Analyse von Aktivitätssequenzen und Variationen liefert es datengestützte Empfehlungen zur Standardisierung und Automatisierung von Teilen des Workflows, wodurch die Erstellungszeit potenziell um 20 % reduziert und die Datenqualität verbessert werden kann.

Die Verbesserung der Genauigkeit und Konsistenz von Positionsdaten ist entscheidend für zuverlässige Berichte, strategische Personalplanung und Compliance im Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt. Veraltete oder inkonsistente Daten in SAP SuccessFactors Employee Central führen zu Fehlern bei der Budgetierung, in Organigrammen und bei Talentakquisitionsbemühungen. ProcessMind hilft, indem es Prozessvarianten identifiziert, die zu häufigen Aktivitäten „Position Attributes Modified“ oder zu Dateninkonsistenzen nach der Erstellung führen. Es zeigt auf, wo Datenaktualisierungen verzögert oder übersprungen werden, und ermöglicht es Organisationen, eine strengere Datengovernance und automatisierte Prüfungen zu implementieren, wodurch die allgemeine Datenintegrität erhöht wird.

Die Reduzierung der Häufigkeit von "Position Neuklassifiziert"-Aktivitäten deutet auf eine stabilere und präziser gestaltete Organisationsstruktur hin. Übermäßige Neuklassifizierungen im Hire-to-Retire-Positionsmanagement können auf anfängliche Ungenauigkeiten im Jobdesign hindeuten, die zu administrativem Aufwand und Verwirrung bei Mitarbeitern und Management in SAP SuccessFactors Employee Central führen. ProcessMind identifiziert die spezifischen Auslöser und Abteilungen, die am anfälligsten für Neuklassifizierungen sind, und analysiert die vorhergehenden Aktivitäten und Attribute. Indem es gemeinsame Muster und Gründe für diese Änderungen aufdeckt, ermöglicht es Unternehmen, ihre anfänglichen Prozesse zur Positionsdefinition zu verfeinern und die Neuklassifizierungsereignisse potenziell um 15-20% zu senken.

Die Beschleunigung der Deaktivierung oder Schließung redundanter oder unbesetzter Positionen ist für die Kostenkontrolle und die Aufrechterhaltung einer schlanken, genauen Organisationsstruktur im Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt unerlässlich. Langsame Prozesse können Budgetzuweisungen binden und das System in SAP SuccessFactors Employee Central überladen. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus und identifiziert Verzögerungen bei den Aktivitäten „Position Deactivated“ oder „Position Closed“. Es deckt die Ursachen dieser Verzögerungen auf, wie z.B. fehlende Genehmigungen oder Übergabeprobleme zwischen Abteilungen, und ermöglicht es Prozessverantwortlichen, schnellere, Compliance-konformere Abschlussverfahren zu implementieren.

Die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten für Positionsaktualisierungen verhindert Verwirrung, reduziert Fehler und beschleunigt den Änderungsprozess im Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt. Rollenunklarheit kann zu verzögerten oder fehlerhaften Änderungen kritischer Positionsattribute in SAP SuccessFactors Employee Central führen. ProcessMind analysiert Event Logs, um Aktivitäten im Zusammenhang mit „Position Attributes Modified“ und dem „Action User“ zu identifizieren. Es deckt Fälle auf, in denen mehrere Benutzer dieselben Attribute ändern oder wo es Lücken in der Verantwortlichkeit gibt, und liefert Erkenntnisse zur Definition und Durchsetzung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten.

Die Beseitigung spezifischer abteilungsspezifischer Bottlenecks im Genehmigungs-Workflow für Positionen ist entscheidend für die Verbesserung der gesamten Prozesseffizienz im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. Verzögerungen in einer Abteilung können sich kaskadierend auf den gesamten Personalbesetzungs- und Organisationsaktualisierungsprozess in SAP SuccessFactors Employee Central auswirken. ProcessMind bildet den Genehmigungspfad ab und hebt Abteilungen oder Rollen hervor, die konsistent Verzögerungen bei den Aktivitäten "Positionsanfrage vom Manager genehmigt" oder "Positionsanfrage von HR genehmigt" verursachen. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Bottlenecks und ermöglicht gezielte Interventionen zur Neuverteilung von Verantwortlichkeiten oder zur Optimierung von Übergaben.

Die Standardisierung der Positionsstatus im gesamten Hire-to-Retire-Positionsmanagement-Prozess gewährleistet Konsistenz, Genauigkeit und klare Kommunikation über den Lebenszyklus einer Position. Inkonsistente Verwendung in SAP SuccessFactors Employee Central kann zu Fehlinterpretationen und operativen Ineffizienzen führen. ProcessMind analysiert die Abfolge von "Positionsstatus"-Änderungen und identifiziert Abweichungen von den idealen oder erwarteten Statusübergängen. Es deckt auf, wo Status übersprungen, falsch verwendet oder zu lange in einem Zwischenzustand verbleiben, und ermöglicht so Schulungen oder die Systemdurchsetzung zur Verbesserung der Konsistenz.

Die Beschleunigung der Budgetgenehmigungsphase für neue oder modifizierte Positionen ist entscheidend für die zeitnahe Ressourcenzuweisung und Personalplanung im Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt. Langwierige Budgetgenehmigungen in SAP SuccessFactors Employee Central können kritische Personalinitiativen verzögern und die Abteilungsbereitschaft beeinträchtigen. ProcessMind verfolgt speziell die Aktivität „Position Budget Approved“ und identifiziert die Dauer von der Anfrage bis zur Genehmigung. Es zeigt die genauen Phasen und Personen auf, die für Verzögerungen in der finanziellen Genehmigungskette verantwortlich sind, und liefert Daten zur Optimierung von Budgetprüfungsprozessen und zur Verbesserung der Finanzaufsicht.

Die Minimierung häufiger, nachträglicher Änderungen an Positionsattributen verbessert die Datenstabilität und reduziert administrativen Nacharbeitsaufwand im Positionsmanagement vom Eintritt bis zum Austritt. Jede Änderung an „Position Attributes Modified“ in SAP SuccessFactors Employee Central verbraucht Ressourcen und erhöht das Fehlerpotenzial. ProcessMind identifiziert Positionen, die nach der initialen Erstellung eine ungewöhnlich hohe Anzahl von Attributsänderungen durchlaufen. Es hilft, die Ursachen dieser Änderungen zu analysieren, wie unvollständige initiale Dateneingabe oder schlechte Änderungsmanagementprozesse, und ermöglicht so präventive Maßnahmen und Prozessverbesserungen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Hire-to-Retire-Positionsmanagement

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Prozessdaten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Beschaffen Sie die vorkonfigurierte Excel-Vorlage für das Positionsmanagement, die darauf ausgelegt ist, alle relevanten Event-Daten aus SAP SuccessFactors Employee Central zu erfassen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung einer strukturierten Vorlage stellt sicher, dass Sie die richtigen Daten im korrekten Format erfassen, was die Analyse optimiert und Ihre Erkenntnisse zuverlässiger macht.

Erwartetes Ergebnis

Eine strukturierte Datenvorlage, die bereit ist, mit Ihren Positionsmanagement-Prozessdaten befüllt zu werden.

IHRE ERKENNTNISSE

Verborgene Potenziale im Hire-to-Retire-Management aufdecken

ProcessMind beleuchtet Ihren gesamten Hire-to-Retire-Weg im Positionsmanagement. Erhalten Sie präzise Visualisierungen und datenbasierte Erkenntnisse, um Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale genau zu identifizieren.
  • End-to-End-Positionsmanagement visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe identifizieren
  • Compliance- und Datenlücken identifizieren
  • Genauigkeit der Personalstruktur optimieren
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Verbesserte Ergebnisse im Positionsmanagement

Diese Ergebnisse zeigen die messbaren Effizienzen und strategischen Vorteile, die Unternehmen durch optimierte Hire-to-Retire-Positionsmanagementprozesse erzielen. Durch die Analyse des vollständigen Lebenszyklus von Positionen, identifiziert durch die Positions-ID in SAP SuccessFactors Employee Central, können Unternehmen Ineffizienzen aufdecken und gezielte Verbesserungen vorantreiben.

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Schnellere Positionsgenehmigungen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Process Mining identifiziert und eliminiert Bottlenecks, wodurch der gesamte End-to-End-Genehmigungsprozess für Positionen erheblich beschleunigt wird. Dies führt zu schnelleren Personalentscheidungen und reduzierten Wartezeiten.
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Verbesserte Einhaltung der Compliance

Zunahme der Positionen, die den Überprüfungsstandards entsprechen

Stellen Sie sicher, dass alle Positionen die notwendigen Compliance-Überprüfungen innerhalb der erforderlichen Zeitrahmen durchlaufen, wodurch Audit-Risiken reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet wird. Dies verhindert kostspielige Non-Compliance-Probleme.
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Optimierte Positionseinrichtung

Reduzierung der Zykluszeit für die Positionserstellung

Durch die Optimierung von Workflows können Organisationen die Zeit, die für die Erstellung neuer Positionen vom Start bis zur Aktivierung im HR-System benötigt wird, drastisch verkürzen. Dies verbessert die operative Effizienz.
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Verbesserte Genauigkeit der Positionsdaten

Reduzierung der Attributänderungen nach der Erstellung

Die Minimierung von Nacharbeit und Fehlern bei der Positionsdateneingabe führt von Anfang an zu höherer Datenqualität. Dies gewährleistet zuverlässige HR-Daten für die Berichterstattung und strategische Entscheidungsfindung.
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Stabile Organisationsstruktur

Verringerung unnötiger Positionsumklassifizierungen

Reduzieren Sie die Häufigkeit von Positionsneuklassifizierungen, indem Sie die Ursachen für Instabilität identifizieren und sicherstellen, dass Positionen von Anfang an korrekt definiert werden. Dies fördert eine größere organisatorische Klarheit.

Individuelle Ergebnisse können je nach spezifischer Prozesskomplexität, Datenqualität und organisatorischem Kontext variieren. Die hervorgehobenen Verbesserungen repräsentieren typische Erfolge, die bei Process Mining Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Bezeichner für eine Organisationsposition, der als primärer Case-Bezeichner für den Positionsmanagement-Prozess dient.

Bedeutung

Dies ist der essentielle Case-Bezeichner, der alle verwandten Ereignisse miteinander verbindet und es ermöglicht, den vollständigen Lebenszyklus einer Position nachzuvollziehen und ihren Prozessfluss zu analysieren.

Der Name des Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Position aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung der Prozesslandkarte sowie die Analyse von Workflow, Engpässen und Abweichungen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine spezifische Aktivität aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut liefert die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, die für die Berechnung von Zykluszeiten, die Entdeckung von Bottlenecks und das Verständnis der Prozessleistung unerlässlich ist.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht die Berechnung der Aktivitätsbearbeitungszeit und hilft, zwischen der für eine Aufgabe aufgewendeten Arbeitszeit und der Wartezeit auf den nächsten Schritt zu unterscheiden.

Der Bezeichner des Benutzers, der die Activity durchgeführt hat.

Bedeutung

Es hilft, Prozessaktivitäten bestimmten Benutzern zuzuordnen, was eine Arbeitslastanalyse, Performance-Messung und die Identifizierung von Automatisierung ermöglicht.

Der Name der Abteilung, zu der die Position gehört.

Bedeutung

Dies ermöglicht den Leistungsvergleich und die Bottleneck-Analyse über verschiedene Geschäftsabteilungen hinweg, wodurch bereichsspezifische Probleme präzise identifiziert werden können.

Der Status der Position zum Zeitpunkt des Ereignisses.

Bedeutung

Das Verfolgen von Statusänderungen ist entscheidend, um den Positionslebenszyklus zu analysieren, die Prozesskonformität sicherzustellen und zu verstehen, wie lange Positionen in jedem Zustand verbleiben.

Der Bezeichner des Managers oder Genehmigers, der an einer Genehmigungsaktivität beteiligt ist.

Bedeutung

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse der Genehmigungsschritte, um Engpässe oder Hochleister auf Ebene des einzelnen Genehmigers zu identifizieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dieses Ereignis markiert den Beginn des Positionsmanagement-Prozesses, wenn ein Benutzer formell eine Anfrage zur Erstellung einer neuen Position einreicht. Dies wird explizit erfasst, wenn ein Positions-Erstellungs-Workflow in SAP SuccessFactors ausgelöst wird.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Ereignis für den Prozess. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität zu anderen, wie Positionsgenehmigung oder -erstellung, ist entscheidend für die Messung der gesamten Prozesseffizienz.

Diese Aktivität signalisiert, dass die Personalabteilung die Positionsanfrage genehmigt hat. Sie ist ein entscheidender Meilenstein, der als expliziter Abschluss-Schritt im Genehmigungs-Workflow protokolliert wird.

Bedeutung

Die endgültige HR-Genehmigung schließt oft die Hauptgenehmigungsphase vor der Budgetzuweisung oder Systemerstellung ab. Die Messung der Zeit bis zum Erreichen dieses Schritts ist entscheidend für den KPI 'Durchschnittliche Positionsgenehmigungszeit'.

Diese Aktivität markiert die offizielle Erstellung des Positionsdatensatzes in SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird explizit aus dem Audit-Trail oder der Historie des Positions-MDF-Objekts unter Verwendung des Erstellungs-Timestamps erfasst.

Bedeutung

Dies ist ein fundamentaler Meilenstein, der bestätigt, dass die Position offiziell existiert. Der KPI 'Positions-Erstellungs-Zykluszeit' misst die Dauer von der Anforderungsinitiierung bis zu diesem Ereignis und spiegelt die Gesamteffizienz wider.

Dieses Ereignis bedeutet, dass die neu erstellte Position aktiviert und für die Besetzung oder Rekrutierung verfügbar gemacht wird. Dies wird typischerweise aus einer Änderung des Statusfeldes der Position zu einem 'Aktiven' Wert abgeleitet.

Bedeutung

Die Aktivierung ist der letzte Schritt, bevor die Einstellung beginnen kann. Die Verfolgung der Zeit von der Erstellung bis zur Aktivierung hilft, Verzögerungen bei der Bereitstellung von Positionen für die Besetzung zu identifizieren.

Dieses Ereignis markiert die Ablehnung einer Positionsanfrage in jeder Phase des Genehmigungs-Workflows. Es ist ein explizites Ereignis, das von der Workflow-Engine protokolliert wird, wenn ein Genehmiger die Option 'ablehnen' oder 'zurücksenden' wählt.

Bedeutung

Ablehnungen sind kritische Prozessabweichungen, die auf Probleme mit den Anfragedaten, dem Budget oder der Begründung hinweisen können. Die Analyse von Ablehnungsgründen hilft, die Qualität zukünftiger Anfragen zu verbessern.

Dies ist das letzte Ereignis im Lebenszyklus einer Position, das anzeigt, dass sie dauerhaft geschlossen oder eliminiert wurde. Dies wird typischerweise aus einer Änderung des Positionsstatus zu einem Endwert wie 'Geschlossen' oder 'Eliminiert' abgeleitet.

Bedeutung

Diese Aktivität dient als definitiver Endpunkt für den Prozess, was eine genaue End-to-End-Zykluszeitanalyse ermöglicht. Sie bestätigt, dass die Position erfolgreich außer Dienst gestellt wurde.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre bestehenden Positionsmanagement-Daten aus SuccessFactors, um die tatsächlichen Prozessabläufe zu visualisieren. Es deckt Bottlenecks, Compliance-Lücken und Ineffizienzen auf, beispielsweise bei der Positionserstellung oder in Genehmigungszyklen. Dies ermöglicht eine datenbasierte Optimierung, um Genehmigungen zu beschleunigen und die Datenqualität zu verbessern.

Zur Analyse des Positionsmanagements benötigen wir typischerweise Event Logs, die sich auf die Positions-ID beziehen. Dazu gehören Datenpunkte wie Erstellungsdaten, Genehmigungsschritte, Statusänderungen, Attributmodifikationen und Deaktivierungsdaten, zusammen mit Timestamps und Benutzer-IDs für jedes Ereignis. Diese Informationen helfen, den vollständigen Weg jeder Position zu rekonstruieren.

Die Datenextraktion aus SuccessFactors erfolgt üblicherweise über Standard-Reporting-Tools, APIs oder direkte Datenbankabfragen, abhängig von Ihrer Systemkonfiguration und den Sicherheitsprotokollen. Wir arbeiten mit Ihrem IT- oder HRIS-Team zusammen, um eine sichere und effiziente Extraktion der notwendigen Event Log-Daten zu gewährleisten. Ziel ist es, einen umfassenden, mit Timestamp versehenen Datensatz aller positionsbezogenen Aktivitäten zu erhalten.

Sie können erhebliche Verbesserungen erwarten, wie die Reduzierung der Zykluszeiten für Positionsgenehmigungen, eine verbesserte Einhaltung der Überprüfungsrichtlinien und optimierte Workflows zur Positionserstellung. Process Mining liefert umsetzbare Erkenntnisse zur Minimierung der Neuklassifizierungsraten und zur Standardisierung der Verwendung von Positionsstatus. Diese Optimierungen führen zu höherer operativer Effizienz und Datenintegrität.

Der Zeitrahmen für erste Erkenntnisse kann variieren, aber typischerweise können Sie nach Datenextraktion und -aufbereitung innerhalb von 4-6 Wochen erste Prozessvisualisierungen und Bottleneck-Identifikationen erwarten. Eine umfassende Analyse und umsetzbare Empfehlungen folgen in der Regel in den darauffolgenden Wochen. Diese schnelle Feedbackschleife ermöglicht eine zügige Iteration und Verbesserung.

Nein, Process Mining ist eine nicht-invasive Analysetechnik. Es operiert auf historischen Daten, die aus Ihrem SAP SuccessFactors-System extrahiert werden, was bedeutet, dass während der Analysephase keine direkte Interaktion mit Ihrer Live-Produktionsumgebung stattfindet. Ihre täglichen HR-Operationen und die System-Performance bleiben unbeeinflusst.

Während ein gewisses Verständnis Ihrer SuccessFactors-Datenstruktur für die Datenextraktion vorteilhaft ist, sind die Process Mining Tools selbst oft benutzerfreundlich. Unser Team begleitet Sie durch die technische Einrichtung, Datenvorbereitung und Analyse, wodurch der Bedarf an umfassendem internem technischen Know-how über die Beteiligung Ihres HRIS-Teams für den Datenzugriff hinaus minimiert wird.

Ja, absolut. Process Mining kann die tatsächlichen Pfade und Abweichungen von Ihren beabsichtigten Positionsüberprüfungsrichtlinien visuell darstellen. Es hebt Fälle hervor, in denen Überprüfungen verpasst, verzögert oder falschen Verfahren gefolgt wurden, und liefert konkrete Beweise für Non-Compliance. Dies ermöglicht Ihnen, eine 100%ige Einhaltung der Positionsüberprüfungsrichtlinien durchzusetzen.

Process Mining verfolgt Schlüsselindikatoren wie die Zykluszeiten für die Positionserstellung und -genehmigung, die Anzahl der Neuklassifizierungen, die Häufigkeit von Attributänderungen und die Einhaltung abteilungsübergreifender Genehmigungs-Workflows. Es überwacht auch die Compliance-Raten anhand definierter Richtlinien und identifiziert Abweichungen in den Prozesspfaden. Diese Indikatoren bieten eine umfassende Sicht auf die Prozessgesundheit.

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