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Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Onboardings in SAP SuccessFactors
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Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors für reibungslosere Übergänge optimieren

Das Mitarbeiter-Onboarding kann komplexe Schritte umfassen, die oft zu Verzögerungen und Compliance-Problemen führen. Unsere Plattform hilft Ihnen, Bottlenecks und ineffiziente Activities innerhalb Ihres Prozesses zu identifizieren. Indem Sie diese Ineffizienzen verstehen, können Sie eine reibungslosere, schnellere und Compliance-konformere Einarbeitungs-Journey für Ihre Organisation gewährleisten.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors optimieren?

Das Mitarbeiter-Onboarding ist weit mehr als nur Bürokratie; es ist der entscheidende erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen erhält. Ein reibungsloser, effizienter und ansprechender Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors Onboarding legt den Grundstein für den langfristigen Erfolg eines neuen Mitarbeiters und beeinflusst dessen Produktivität, Engagement und Mitarbeiterbindung. Umgekehrt kann eine ineffiziente oder verzögerte Onboarding-Erfahrung zu Frustration, verminderter Produktivität und sogar zu einer frühzeitigen Abwanderung führen, was erhebliche direkte und indirekte Kosten verursacht.

Obwohl SAP SuccessFactors Onboarding leistungsstarke Tools für die Prozessverwaltung bereitstellt, umfasst die tatsächliche Ausführung oft zahlreiche abteilungsübergreifende Übergaben, externe Abhängigkeiten und potenzielle Bottlenecks, die die Durchlaufzeiten verlängern und Compliance-Risiken schaffen können. Ohne eine tiefgreifende Prozesstransparenz ist es eine Herausforderung, genau zu identifizieren, wo diese Ineffizienzen auftreten und welche Auswirkungen sie haben. Unternehmen müssen über subjektives Feedback und anekdotische Berichte hinausgehen, um wirklich zu bestimmen, wo ihre Onboarding-Journey verbessert werden kann. Hier wird Prozessoptimierung durch datengestützte Analyse unverzichtbar, um sicherzustellen, dass Ihre Investition in SAP SuccessFactors den maximalen Nutzen bringt.

Wie Process Mining Onboarding-Ineffizienzen aufdeckt

Process Mining bietet eine leistungsstarke, objektive Linse zur Analyse Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding. Anstatt sich darauf zu verlassen, wie Sie glauben, dass der Prozess funktioniert, extrahiert Process Mining Event Logs direkt aus Ihrem SAP SuccessFactors-System und enthüllt so die tatsächliche End-to-End-Journey jedes neuen Mitarbeiters. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, den gesamten Ablauf von der "Angebotsannahme" bis zum "30-Tage-Check-in" zu visualisieren, einschließlich aller Activities, Varianten und Abhängigkeiten.

Durch die Analyse dieser Event Logs kann Process Mining präzise identifizieren:

  • Tatsächliche Prozessabläufe: Entdecken Sie gängige Pfade, seltene Varianten und nicht autorisierte Abweichungen von Ihren standardisierten Onboarding-Workflows.
  • Bottlenecks und Verzögerungen: Identifizieren Sie spezifische Activities oder Übergaben, die konsequent zu Verzögerungen führen, wie z.B. verlängerte Wartezeiten für die "IT-Konto-Bereitstellung initiiert" nach der "HR-Profil erstellt" oder langsame Reaktionen bei der "Erledigung der Vorarbeitsunterlagen".
  • Nacharbeit und Umleitung: Erkennen Sie Fälle, in denen Schritte wiederholt oder Cases unnötig zurückgeleitet werden, was auf Ineffizienzen oder Fehler hindeutet.
  • Compliance-Lücken: Überprüfen Sie, ob alle obligatorischen Schritte, wie z.B. Hintergrundüberprüfungen oder spezifische Schulungszuweisungen, innerhalb der erforderlichen Fristen für jeden Case abgeschlossen werden.

Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht es Ihnen, über Annahmen hinauszugehen und konkrete Beweise dafür zu liefern, wo Ihr SAP SuccessFactors Onboarding-Prozess erheblich verbessert werden kann.

Schlüsselbereiche für die Verbesserung des Onboarding-Prozesses

Die Anwendung von Process Mining auf Ihr Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors hebt typischerweise mehrere Schlüsselbereiche für die Optimierung hervor:

  • Formalitäten und Genehmigungen optimieren: Automatisieren Sie manuelle Prüfphasen, reduzieren Sie Berührungspunkte für Vorarbeitsformulare und stellen Sie sicher, dass digitale Signaturen effizient erfasst werden.
  • IT- und Equipment-Bereitstellung beschleunigen: Identifizieren Sie Verzögerungen zwischen HR- und IT-Teams, um eine bessere Koordination und potenziell gleichzeitige Activity-Ausführung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter ihre Tools am ersten Tag erhalten.
  • Zuweisung und Abschluss von Schulungen optimieren: Stellen Sie sicher, dass obligatorische Schulungen umgehend zugewiesen und von neuen Mitarbeitern abgeschlossen werden, um Compliance-Risiken zu reduzieren und die Time-to-Productivity zu beschleunigen.
  • Abteilungsübergreifende Übergaben verbessern: Klären Sie Verantwortlichkeiten und verbessern Sie die Kommunikation zwischen HR, IT, Facility Management und einstellenden Managern, um Wartezeiten und übersehene Schritte zu eliminieren.
  • Prozessvarianten reduzieren: Identifizieren Sie, warum einige neue Mitarbeiter eine wesentlich längere Onboarding-Journey erleben als andere, und standardisieren Sie Best Practices über Abteilungen oder Rollen hinweg.

Messbare Ergebnisse eines optimierten Onboardings

Die Optimierung Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses mithilfe von Process Mining-Erkenntnissen liefert greifbare Vorteile, die sowohl die operative Effizienz als auch die Erfahrung des neuen Mitarbeiters verbessern:

  • Verkürzte Onboarding-Durchlaufzeit: Durch die Beseitigung von Bottlenecks und die Straffung von Activities werden neue Mitarbeiter schneller produktiv und tragen früher zum Geschäftserfolg bei.
  • Verbesserte Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung neuer Mitarbeitender: Eine reibungslose, vorhersehbare und unterstützende Onboarding-Erfahrung schafft einen positiven ersten Eindruck, erhöht das Engagement und reduziert die frühzeitige Fluktuation.
  • Erhöhte Compliance und geringeres Risiko: Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Hintergrundüberprüfungen, rechtlichen Dokumente und obligatorischen Schulungen pünktlich abgeschlossen werden, um regulatorische und interne Richtlinienrisiken zu mindern.
  • Optimierte Ressourcenallokation: Entlasten Sie HR- und Abteilungsmitarbeiter von der Verfolgung von Formalitäten oder der Koordination von Verzögerungen, sodass sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
  • Kosteneinsparungen: Reduzieren Sie die versteckten Kosten, die mit verlängerten Einarbeitungszeiten, administrativem Aufwand und frühzeitiger Mitarbeiterfluktuation verbunden sind.

Starten Sie Ihre Onboarding-Optimierungs-Journey

Ein datengestützter Ansatz zur Verbesserung Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding kann eine kritische HR-Funktion in einen strategischen Vorteil verwandeln. Durch den Einsatz von Process Mining gewinnen Sie die Klarheit, die für fundierte Entscheidungen und die Implementierung gezielter Verbesserungen erforderlich ist. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Komplexität Ihres Onboarding-Prozesses zu navigieren und bietet den Rahmen, um Ineffizienzen zu identifizieren und Möglichkeiten für eine reibungslosere, schnellere und Compliance-konformere Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu erschließen. Nutzen Sie die Kraft von Process Mining, um ein außergewöhnliches Onboarding-Erlebnis zu schaffen und Ihre neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an zu stärken.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Unnötig lange Onboarding-Zyklen verhindern, dass neue Mitarbeiter schnell ihre volle Produktivität erreichen, was sich negativ auf den Geschäftsbetrieb und die Time-to-Value auswirkt. Dies kann zu erhöhten Kosten und einem negativen ersten Eindruck bei neuen Mitarbeitern führen. ProcessMind analysiert Ihren Employee Onboarding Prozess in SAP SuccessFactors Onboarding und identifiziert spezifische Aktivitäten und Pfade, die signifikante Verzögerungen verursachen. Unsere Erkenntnisse helfen, den gesamten Prozess zu optimieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und neue Mitarbeiter schneller zu integrieren.

Verzögerungen bei der Bereitstellung wichtiger IT-Konten, Equipment und Zugriffe bedeuten, dass neue Mitarbeiter ihre Arbeit nicht sofort aufnehmen können, was zu Frustration und Produktivitätsverlusten führt. Dies beeinträchtigt die Effizienz der Abteilung und das Erlebnis der neuen Mitarbeiter. ProcessMind identifiziert genau, wo IT-Bereitstellungs-Activities in Ihrem SAP SuccessFactors Onboarding-Prozess ins Stocken geraten. Wir zeigen spezifische Übergaben oder Schritte auf, die Bottlenecks verursachen, und ermöglichen es Ihnen, die IT-Ressourcenallokation zu optimieren und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an alles Notwendige haben.

Neue Mitarbeiter benötigen oft zu lange, um die erforderlichen Vorarbeitsunterlagen auszufüllen, was Hintergrundüberprüfungen und andere wesentliche Schritte verzögert. Dies kann offizielle Starttermine verschieben und Compliance-Risiken schaffen, wenn Dokumente nicht fristgerecht eingehen. ProcessMind visualisiert den Fluss der Unterlagenerledigung innerhalb Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding und identifiziert, wo Kandidaten abspringen oder Verzögerungen erleben. Wir helfen Ihnen, die Grundursachen zu verstehen, um proaktive Interventionen zur Beschleunigung der Unterlageneinreichung zu ermöglichen.

Verschiedene Abteilungen oder einstellende Manager können nicht-standardisierte Onboarding-Pfade verfolgen, was zu einer inkonsistenten Erfahrung für neue Mitarbeiter führt. Dies kann Ungleichheiten, übersehene Schritte oder Verwirrung zur Folge haben und die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Mitarbeiterbindung negativ beeinflussen. ProcessMind bietet eine umfassende Ansicht aller Prozessvarianten in Ihrem Mitarbeiter-Onboarding innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding. Durch den Vergleich der tatsächlichen Pfade mit den gewünschten Standards decken wir Abweichungen auf und helfen Ihnen, Workflows für eine konsistente, qualitativ hochwertige Erfahrung zu standardisieren.

Das Versäumnis, obligatorische Schritte wie Hintergrundüberprüfungen, spezifische Schulungen oder Formalitäten bis zu ihren Fälligkeitsterminen abzuschließen, setzt die Organisation erheblichen Compliance- und Rechtsrisiken aus. Dies kann zu Strafen, Reputationsschäden und Betriebsunterbrechungen führen. ProcessMind verfolgt alle kritischen Compliance-bezogenen Activities innerhalb Ihres SAP SuccessFactors Onboarding-Prozesses und zeigt auf, wo und warum Fristen nicht eingehalten werden. Unsere Analyse ermöglicht es Ihnen, eine strengere Einhaltung durchzusetzen, Risiken zu mindern und die regulatorische Compliance sicherzustellen.

Schlüssel-Onboarding-Tasks, die einstellenden Managern zugewiesen werden, wie z.B. die Bestätigung der Arbeitsplatz-Einrichtung oder Teameinführungen, verzögern sich häufig. Dies führt zu einer inkonsistenten Erfahrung für neue Mitarbeiter und kann deren vollständige Integration ins Team verzögern. ProcessMind identifiziert spezifische Punkte, an denen die Beteiligung des einstellenden Managers im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding zu einem Bottleneck wird. Wir zeigen die Auswirkungen dieser Verzögerungen auf und schlagen Möglichkeiten für eine verbesserte Kommunikation und Task-Management vor, um den Prozess am Laufen zu halten.

Der Hintergrundprüfungsprozess führt oft zu erheblichen Verzögerungen, verlängert den gesamten Onboarding-Zyklus und kann dazu führen, dass Kandidaten sich zurückziehen. Dies wirkt sich auf Rekrutierungsfristen aus und kann kritische Positionen länger unbesetzt lassen.ProcessMind analysiert die Dauer und Variationen innerhalb Ihrer Hintergrundprüfungsaktivitäten in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch die Identifizierung von Ineffizienzen und häufigen Verzögerungen helfen wir, diesen kritischen Schritt zu optimieren, um schnellere Freigaben und einen reibungsloseren Übergang für neue Mitarbeiter zu gewährleisten.

Fehler bei der initialen Dateneingabe oder HR-Profil-Erstellung führen zu nachfolgender Nacharbeit, verschwenden wertvolle HR-Ressourcen und können die Gehaltsabrechnung oder die Anmeldung zu Leistungen beeinträchtigen. Dies verursacht unnötige Kosten und administrativen Aufwand. ProcessMind kann Muster von Nacharbeit oder Korrekturen innerhalb des HR Profile Creation-Schritts Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding aufdecken. Durch die Identifizierung häufiger Fehlerquellen ermöglichen wir gezielte Verbesserungen der Datenqualität und Prozessgenauigkeit.

Ohne eine klare Echtzeitansicht des Fortschritts jedes neuen Mitarbeiters im Onboarding-Prozess fällt es Stakeholdern schwer, zeitnahe Unterstützung zu leisten oder Verzögerungen zu antizipieren. Dies führt zu reaktiver Problemlösung statt proaktivem Management. ProcessMind bietet eine visuelle, End-to-End-Karte Ihres Employee Onboarding Prozesses in SAP SuccessFactors Onboarding, die eine beispiellose Transparenz für jeden Schritt bietet. Sie erhalten ein klares Verständnis des aktuellen Status, was proaktive Interventionen und eine verbesserte Stakeholder-Kommunikation ermöglicht.

Wenn neue Mitarbeiter nicht vollständig integriert sind oder ihnen notwendige Ressourcen und Schulungen fehlen, verlängert sich ihre Zeit bis zur vollen Produktivität. Dies wirkt sich direkt auf die Abteilungsleistung und den Return on Investment bei der Akquise neuer Talente aus. ProcessMind hilft, Bottlenecks nach dem Startdatum zu identifizieren – etwa Verzögerungen beim Abschluss obligatorischer Schulungen oder bei Teameinführungen – innerhalb Ihres Employee Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch die Optimierung dieser entscheidenden Integrationsschritte tragen wir dazu bei, die Produktivität neuer Mitarbeiter zu beschleunigen.

Manuelle Interventionen, das Nachjagen von Genehmigungen und die Bearbeitung von Ausnahmen aufgrund ineffizienter Prozesse belasten Onboarding-Koordinatoren übermäßig. Dies kann zu Burnout, Fehlern und einer Unfähigkeit führen, Onboarding-Operationen effektiv zu skalieren. ProcessMind deckt spezifische Prozessineffizienzen, wie häufige manuelle Übergaben oder unnötige Schritte, innerhalb Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding auf. Durch die Automatisierung repetitiver Tasks und die Straffung von Workflows reduzieren wir den administrativen Aufwand für Ihr HR-Team.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Dauer von der Annahme eines Stellenangebots bis zur vollständigen Produktivität und Mitarbeit eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen zu reduzieren. Dies verbessert den anfänglichen Return on Investment für Talente, steigert die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter und senkt die gesamten operativen HR-Kosten durch schnellere Integration in Teamaktivitäten innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding.ProcessMind hilft dabei, den End-to-End Onboarding Case zu visualisieren, Verzögerungen zwischen Aktivitäten wie "Pflichtschulung abgeschlossen" und "30-Tage-Check-in durchgeführt" zu identifizieren. Es kann Engpässe bei Schulungszuweisungen oder der Arbeitsmittel-Lieferung aufzeigen, was gezielte Prozessverbesserungen ermöglicht, um die Produktivitäts-Anlaufzeit um 15-20 % zu verkürzen.

Dieses Ziel soll garantieren, dass alle notwendigen IT-Konten, Hardware und Software für neue Mitarbeiter an ihrem offiziellen Eintrittsdatum bereitgestellt und einsatzbereit sind. Verzögerungen bei der IT-Einrichtung frustrieren neue Mitarbeiter, behindern die sofortige Produktivität und wirken sich negativ auf das Onboarding-Erlebnis des Unternehmens innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding aus.ProcessMind analysiert die "IT Account Provisioning Initiated"- und "Equipment Delivered"-Aktivitäten und ordnet deren Abschluss dem "Offiziellen Eintrittsdatum" zu. Es deckt Ursachen für Verzögerungen auf, wie z.B. späte IT-Anfragen oder ineffiziente Beschaffungsprozesse, wodurch Unternehmen Day-One-IT-Einrichtungsfehler um bis zu 90 % eliminieren können.

Dieses Ziel betrifft die signifikante Reduzierung der Zeit, die neue Mitarbeiter für die Erledigung aller Unterlagen vor der Einstellung und der anfänglichen HR-Formalitäten benötigen. Eine langsame Bearbeitung der Formalitäten kann die Gehaltsabrechnung, die Sozialleistungsanmeldung und die Compliance verzögern, was einen schlechten ersten Eindruck hinterlässt und eine administrative Belastung sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für das HR-Personal in SAP SuccessFactors Onboarding darstellt.ProcessMind überwacht die Dauer zwischen den Aktivitäten "Pre-employment Paperwork Sent" und "Pre-employment Paperwork Completed". Es identifiziert spezifische Formulare oder Phasen, in denen Verzögerungen auftreten, und zeigt Bereiche für die Automatisierung oder klarere Anweisungen auf, um den gesamten Bearbeitungszyklus um 25-40 % zu verkürzen.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Schaffung konsistenter und effizienter Onboarding-Prozesse über verschiedene Abteilungen oder Beschäftigungstypen hinweg. Inkonsistente Workflows führen zu unterschiedlichen Onboarding-Erfahrungen für neue Mitarbeiter, Compliance-Risiken und erhöhter operativer Komplexität, insbesondere innerhalb eines konfigurierbaren Systems wie SAP SuccessFactors Onboarding.ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten für den "Onboarding Case" und vergleicht sie mit idealen Pfaden. Es visualisiert Abweichungen und identifiziert den Einfluss verschiedener "Department"- oder "Employment Type"-Attribute auf den Prozessfluss, was die Konsolidierung von Varianten und eine Reduzierung der Prozesskomplexität um 15-30 % ermöglicht.

Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Onboarding-Aktivitäten streng den regulatorischen Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Verpflichtungen entsprechen. Nicht-Compliance kann zu erheblichen Bußgeldern, Reputationsschäden und rechtlichen Problemen führen, weshalb eine leistungsstarke Verfolgung innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding entscheidend ist.ProcessMind identifiziert jede Instanz, in der eine Aktivität, wie z.B. "Hintergrundprüfung abgeschlossen" oder "Pflichtschulung abgeschlossen", ihr "Compliance Due Date" nicht einhält. Es deckt Abweichungen von erforderlichen Sequenzen oder fehlende Schritte auf und ermöglicht proaktive Maßnahmen, um die Compliance-Raten auf nahezu 100 % zu steigern.

Dieses Ziel zielt darauf ab, Verzögerungen zu minimieren, die dadurch entstehen, dass Manager ihre zugewiesenen Onboarding-Aufgaben nicht zeitnah erledigen. Das Engagement des Managements ist entscheidend für eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeiter, und Verzögerungen können die IT-Bereitstellung, die Teamintegration und die allgemeine Bereitschaft eines neuen Mitarbeiters innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding beeinträchtigen.ProcessMind identifiziert Aktivitäten, die auf den Input des "Hiring Managers" warten, wie z.B. "Workspace Setup Completed" oder "Team Introduction Completed". Es quantifiziert die Dauer dieser Wartezeiten und hebt Manager oder Abteilungen mit wiederkehrenden Verzögerungen hervor, was gezielte Schulungen oder Workflow-Anpassungen ermöglicht, um diese Verzögerungen um 20-35 % zu reduzieren.

Dieses Ziel strebt eine signifikante Verkürzung der Gesamtdauer an, die für die Durchführung von Hintergrundprüfungen bei neuen Mitarbeitern erforderlich ist. Langwierige Hintergrundprüfungen können Starttermine verzögern, zum Abspringen von Kandidaten führen und die Time-to-Hire erhöhen, was die Effizienz der Talentakquise in SAP SuccessFactors Onboarding beeinträchtigt.ProcessMind analysiert den Zeitraum zwischen "Background Check Initiated" und "Background Check Completed" und identifiziert Engpässe oder verlängerte Wartezeiten innerhalb dieses Unterprozesses. Es kann Ineffizienzen bei der Vendor-Interaktion oder internen Übergaben aufdecken, was ein Prozess-Re-Engineering ermöglicht, um diesen Zyklus um 10-25 % zu reduzieren.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Reduzierung des Auftretens von inkorrekten oder unvollständigen HR-Profileinstellungen für neue Mitarbeiter. Fehler bei "HR Profile Created" führen zu nachgelagerten Nacharbeiten, Gehaltsproblemen, falschen Sozialleistungsanmeldungen und Datenintegritätsproblemen, was einen erheblichen administrativen Overhead innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding verursacht.ProcessMind kann Nacharbeits-Schleifen oder unerwartete Aktivitäten nach "HR Profile Created" erkennen, die auf Korrektur bedürftige Fehler hinweisen. Durch die Analyse von Variationen im Einrichtungsprozess hilft es, die Ursachen dieser Fehler zu identifizieren, was eine Prozessstandardisierung und Fehlerreduzierung um 30-50 % ermöglicht.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Transparenz und Echtzeit-Überwachung der Reise eines neuen Mitarbeiters durch den gesamten Onboarding-Prozess zu verbessern. Das Fehlen einer klaren Fortschrittsverfolgung verhindert rechtzeitige Interventionen, verschleiert Engpässe und erschwert die proaktive Unterstützung neuer Mitarbeiter und Manager in SAP SuccessFactors Onboarding.ProcessMind bietet eine Live-End-to-End-Ansicht jedes "Onboarding Case", die den aktuellen Status jedes neuen Mitarbeiters im Vergleich zum geplanten Prozessfluss zeigt. Es ermöglicht Stakeholdern, stagnierende Cases oder potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen, was ein proaktives Management erleichtert und die Gesamtgenauigkeit der Verfolgung um über 95 % verbessert.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass Onboarding-Personal, IT-Teams und andere Ressourcen effizient und effektiv eingesetzt werden. Ineffizienzen führen zu überlastetem Personal, langsameren Onboarding-Zeiten und erhöhten Betriebskosten, was den Gesamterfolg des SAP SuccessFactors Onboarding-Prozesses beeinträchtigt.ProcessMind analysiert Aktivitätsdauern, Wartezeiten und Ressourcenzuweisungen über alle "Onboarding Case"-Instanzen hinweg. Es identifiziert, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind, und deckt Möglichkeiten auf, Arbeitslasten auszugleichen, repetitive Aufgaben zu automatisieren oder Personal neu zuzuweisen, um die operative Belastung um 15-20 % zu reduzieren.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Mitarbeiter-Onboarding

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Greifen Sie auf die maßgeschneiderte Excel-Daten-Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding zu. Diese Vorlage definiert die Struktur, die für eine effektive Prozessanalyse erforderlich ist.

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Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Datenstruktur von Anfang an ist entscheidend für eine präzise Analyse, vermeidet Nacharbeiten und stellt sicher, dass alle relevanten Onboarding-Aktivitäten erfasst werden.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Daten-Vorlage, perfekt strukturiert für Ihre SAP SuccessFactors Onboarding Daten.

WAS SIE ERHALTEN

Onboarding-Wahrheiten entdecken, SAP-Prozesse transformieren

ProcessMind enthüllt den wahren Ablauf Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses in SAP SuccessFactors. Visualisieren Sie jeden Schritt, identifizieren Sie versteckte Verzögerungen und verstehen Sie, wie Sie ein erstklassiges Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter schaffen können.
  • Sehen Sie Ihren tatsächlichen SAP Onboarding-Prozessfluss
  • Engpässe und Compliance-Risiken identifizieren
  • Vergleichen Sie die Performance über Onboarding-Varianten hinweg
  • Ineffiziente Onboarding-Aktivitäten optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Wichtige Ergebnisse im Mitarbeiter-Onboarding

Diese Ergebnisse stellen die greifbaren Verbesserungen dar, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding erzielen, was zu einer effizienteren und positiveren Erfahrung für neue Mitarbeiter führt.

0 %
Schnellere Produktivität neuer Mitarbeiter

Durchschnittliche Reduzierung der Time-to-Productivity

Beschleunigen Sie die Zeit, die neue Mitarbeiter benötigen, um vollständig produktive Teammitglieder zu werden, damit sie früher Wert schaffen können. Dies wirkt sich direkt auf die Geschäftsergebnisse aus.
0 %
Verbesserte Day One Readiness

Steigerung der IT-Ressourcen-Readiness-Rate

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter alle notwendigen IT-Konten und Equipment vor ihrem offiziellen Starttermin bereitgestellt bekommen, um Verzögerungen zu vermeiden und ihre initiale Erfahrung zu verbessern. Dies steigert die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter.
0 days
Schnellere Erledigung der Formalitäten

Durchschnittliche Reduzierung der Bearbeitungszeit für Vorarbeitsunterlagen

Optimieren Sie die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten vor der Einstellung, wodurch der administrative Aufwand erheblich reduziert und die Onboarding-Zeitachse beschleunigt wird. Dies entlastet die HR-Ressourcen.
0 %
Höhere Compliance-Raten

Steigerung der Compliance-Dokumentationsrate

Verbessern Sie den rechtzeitigen Abschluss aller obligatorischen Compliance-Activities, wie Hintergrundüberprüfungen und essentieller Schulungen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Risiken zu mindern. Dies reduziert potenzielle Strafen.
0 %
Weniger HR-Profil-Fehler

Reduzierung der Nachbearbeitungsrate bei der HR-Profilerstellung

Identifizieren und eliminieren Sie die Grundursachen für Fehler bei der HR-Profil-Erstellung, wodurch der Bedarf an Nacharbeit drastisch reduziert und die Datenqualität verbessert wird. Dies spart HR-Mitarbeitern Zeit und reduziert Betriebskosten.
0 %
Standardisiertere Prozesse

Reduzierung der Onboarding-Prozessvarianten

Identifizieren und konsolidieren Sie redundante oder inkonsistente Onboarding-Prozessvarianten, um vorhersehbarere und effizientere Workflows über Abteilungen und Rollen hinweg zu schaffen. Dies verbessert die Prozess-Governance.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifier für den Onboarding-Prozess eines einzelnen neuen Mitarbeiters, der alle damit verbundenen Aktivitäten gruppiert.

Bedeutung

Dies ist das fundamentale Attribut, das den Umfang der Analyse definiert. Ohne es ist es unmöglich, die Journey eines neuen Mitarbeiters zu verfolgen und wichtige Leistungsindikatoren wie die gesamte Onboarding-Zeit zu messen.

Der Name der spezifischen Aufgabe oder des Meilensteins, der im Onboarding-Prozess aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte in der Prozesskarte. Die Analyse der Abfolge von Activities ist der primäre Weg, den Onboarding-Workflow zu verstehen und zu optimieren.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann eine Aktivität abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht wurde.

Bedeutung

Dieses Attribut ist essenziell für die Berechnung aller zeitbezogenen Metriken, einschließlich Zykluszeiten und Engpassdauern, die für die Performance-Analyse entscheidend sind.

Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität markiert, insbesondere für Aufgaben mit messbarer Dauer.

Bedeutung

Ermöglicht die präzise Berechnung von Activity-Verarbeitungszeiten, was hilft, zeitaufwendige Tasks zu identifizieren.

Die eindeutige Mitarbeiter-ID, die dem neuen Mitarbeiter zugewiesen wurde.

Bedeutung

Verbindet den temporären Onboarding-Prozess mit der permanenten Mitarbeiterakte und ermöglicht so eine längerfristige Wirkungsanalyse.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der der neue Mitarbeiter beitritt.

Bedeutung

Ermöglicht eine kritische Segmentierung und ein Benchmarking des Onboarding-Prozesses in verschiedenen Bereichen der Organisation.

Die offizielle Berufsbezeichnung des neuen Mitarbeiters, wie z.B. 'Software Engineer' oder 'Account Manager'.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten basierend auf der Stellenrolle, was hilft, Onboarding-Erfahrungen anzupassen und zu standardisieren.

Der Name des Managers, an den der neue Mitarbeiter berichten wird.

Bedeutung

Hilft, Bottlenecks im Zusammenhang mit managerabhängigen Tasks zu identifizieren und das Manager-Engagement im Onboarding-Prozess zu messen.

Der HR-Experte oder Koordinator, der für die Verwaltung des Onboarding-Case verantwortlich ist.

Bedeutung

Entscheidend für die Analyse der HR-Team-Workload, Kapazitätsplanung und die Identifizierung von Best Practices unter Koordinatoren.

Der offizielle erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Bedeutung

Dient als kritischer Stichtag und Benchmark zur Bewertung der Aktualität und des Erfolgs aller Pre-Boarding-Aktivitäten.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den Beginn des Onboarding-Prozesses für einen neuen Mitarbeiter. Sie wird typischerweise automatisch ausgelöst, wenn der Status eines Kandidaten im SAP SuccessFactors Recruiting-Modul auf 'Ready to Hire' geändert wird und seine Daten an das Onboarding-Modul übergeben werden.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Onboarding-Case. Es ermöglicht die Messung der gesamten Onboarding-Zykluszeit und dient als Baseline für alle nachfolgenden Prozessschritte.

Markiert den Abschluss des Hintergrundüberprüfungs-Prozesses und den Erhalt der Ergebnisse. Dieses Event wird erfasst, wenn der Status des Hintergrundüberprüfungs-Tasks im SuccessFactors Onboarding-Modul auf 'Completed' oder 'Cleared' aktualisiert wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Compliance-Meilenstein und eine Voraussetzung für die Finalisierung eines Angebots in vielen Organisationen. Verzögerungen hier können das Startdatum des neuen Mitarbeiters und die gesamte Onboarding-Zeit erheblich beeinflussen.

Stellt den Abschluss aller erforderlichen Formulare und Aufgaben vor der Einstellung durch den neuen Mitarbeiter über sein Onboarding-Portal dar. Dieses Event wird erfasst, wenn das System registriert, dass alle Aufgaben im Schritt 'Pre-Day 1' oder 'New Hire Paperwork' abgeschlossen wurden.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass der neue Mitarbeiter engagiert ist und wesentliche administrative Schritte abgeschlossen hat. Er entsperrt nachgelagerte Aktivitäten wie die HR-Profilerstellung und IT-Bereitstellung.

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterprofils des neuen Mitarbeiters im zentralen HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird erfasst, wenn der Prozess 'Manage Pending Hires' abgeschlossen ist und der Mitarbeiterdatensatz aktiv wird.

Bedeutung

Die Erstellung des HR-Profils ist ein kritischer Integrationspunkt, der Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und andere zentrale HR-Funktionen ermöglicht. Die Verfolgung hilft, die Effizienz der HR-Administration zu überwachen und Nacharbeiten zu identifizieren, falls diese mehrfach auftreten.

Stellt den Zeitpunkt dar, an dem ein Satz von Onboarding-Verantwortlichkeiten dem einstellenden Manager zugewiesen wird. Dies wird erfasst, wenn das System automatisch Aufgaben wie 'Arbeitsplatz vorbereiten' oder 'Team-Willkommensgespräch planen' für den Manager auslöst und zuweist.

Bedeutung

Das Engagement des Managers ist entscheidend für eine erfolgreiche Onboarding-Erfahrung. Diese Activity hilft zu analysieren, wie schnell Manager benachrichtigt werden, und ermöglicht die Messung ihrer nachfolgenden Task-Abschlusszeiten.

Ein kalkuliertes Event, das den offiziellen Starttermin des neuen Mitarbeiters darstellt. Es ist keine explizite Benutzeraktion, sondern wird vom Attribut 'Official Start Date', das dem Onboarding-Case zugeordnet ist, abgeleitet.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein für die Analyse von Aktivitäten vor dem ersten Arbeitstag und nach dem ersten Arbeitstag. Es dient als wichtiger Referenzpunkt für die Bewertung der Aktualität anderer Aktivitäten wie IT-Einrichtung und Orientierung.

Stellt den Abschluss eines geplanten Check-ins zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Manager oder der Personalabteilung dar, typischerweise um den 30. Tag herum. Es wird erfasst, wenn ein Manager oder HR-Mitarbeiter das entsprechende Checklisten-Element als abgeschlossen markiert.

Bedeutung

Diese Aktivität wird oft als Stellvertreter für das Ende der initialen, intensiven Onboarding-Phase verwendet. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für die Messung der Produktivitätszeit des neuen Mitarbeiters und der gesamten Prozessdauer.

Dies ist die finale Aktivität, die den erfolgreichen Abschluss des Onboarding-Case des neuen Mitarbeiters im System markiert. Sie wird erfasst, wenn ein HR-Administrator oder ein automatisierter Prozess den Onboarding-Prozessstatus in den finalen Zustand 'Abgeschlossen' überführt.

Bedeutung

Diese Aktivität schließt den Prozess offiziell ab und dient als primäres End-Event für die Analyse. Sie ermöglicht die Berechnung der End-to-End-Zykluszeit und der Abschlussquoten.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining bietet einen Röntgenblick auf Ihre tatsächliche Onboarding Journey innerhalb von SAP SuccessFactors. Es identifiziert versteckte Engpässe, Prozessabweichungen und Bereiche, in denen neue Mitarbeiter Verzögerungen erfahren. Diese Einblicke helfen Ihnen, die Produktivitätszeit neuer Mitarbeiter zu beschleunigen und Compliance sicherzustellen.

Für den Start benötigen Sie einen Event Log Datensatz aus SAP SuccessFactors Onboarding. Dieser Datensatz umfasst üblicherweise eine Fall-ID, wie die Onboarding Case ID, einen Aktivitätsnamen für jeden Schritt und einen Timestamp, der den Zeitpunkt jeder Aktivität festhält. Zusätzliche Attribute wie Abteilung oder die Art der Neueinstellung können die Analyse weiter bereichern.

Sie können erhebliche Verbesserungen erwarten, wie eine beschleunigte Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeiter und reduzierte Verzögerungen bei kritischen Schritten wie der IT-Ressourcenbereitstellung. Process Mining hilft, Workflows zu standardisieren, Fehler bei der HR-Profil-Einrichtung zu minimieren und die allgemeine Compliance-Einhaltung zu verbessern. Diese Optimierungen führen zu einem effizienteren und positiveren Onboarding-Erlebnis.

Die initiale Phase der Datenextraktion und Einrichtung des Prozessmodells kann einige Wochen in Anspruch nehmen, abhängig von der Datenverfügbarkeit und Komplexität. Sobald die Daten aufbereitet sind, können Sie oft innerhalb weniger Tage erste, umsetzbare Erkenntnisse gewinnen. Kontinuierliches Monitoring bietet dann fortlaufende Optimierungsmöglichkeiten.

Moderne Process Mining Tools sind darauf ausgelegt, sich mit Unternehmenssystemen wie SAP SuccessFactors zu integrieren, oft über Konnektoren oder standardisierte Daten-Exports. Obwohl die Datenextraktion ein kritischer Schritt ist, vereinfachen die Plattformen die Analyse, sobald die Daten im korrekten Format vorliegen. Dies macht die Implementierung für Organisationen handhabbar.

Sie benötigen typischerweise Expertise im Bereich Data Engineering, um die Event Log Daten aus SAP SuccessFactors zu extrahieren und vorzubereiten. Auf der Analyseseite ist ein Prozessanalyst oder Business User mit Verständnis des Onboarding-Prozesses entscheidend für die Interpretation der Erkenntnisse. Die Process Mining Plattform selbst übernimmt die komplexe Datenvisualisierung und -entdeckung.

Absolut, Process Mining eignet sich hervorragend, um die Grundursachen für verlängerte Time-to-Productivity zu identifizieren. Es zeigt präzise auf, wo Verzögerungen im Onboarding-Flow auftreten, wie z.B. verspätete IT-Bereitstellung, langsame Hintergrundüberprüfungen oder managerbedingte Bottlenecks. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Pfade können Sie spezifische Prozessschritte zur Verbesserung gezielt angehen.

Process Mining ermöglicht es Ihnen, ein konformes Soll-Prozessmodell zu definieren und alle tatsächlichen Onboarding-Cases damit zu vergleichen. Es visualisiert schnell Abweichungen, fehlende Schritte oder nicht autorisierte Abkürzungen, die zu regulatorischen oder richtlinienbezogenen Verstößen führen könnten. Dieser proaktive Ansatz verbessert die Compliance-Einhaltung und minimiert Risiken.

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