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Verbessern Sie Ihren Record to Report - Journaleintrag

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Herausforderungen (11) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Workiva Journaleinträge für schnelleren Record to Report optimieren

Diese Plattform hilft Ihnen, gängige Ineffizienzen zu identifizieren, die Ihren Finanzabschlussprozess verzögern. Sie können Bottlenecks vom Beginn einer Aktivität bis zu ihrer Fertigstellung erkennen, was Genauigkeit gewährleistet und die Berichterstattung beschleunigt. Entdecken Sie, wie Sie Abläufe optimieren und die Gesamteffizienz Ihrer Workflows steigern können.

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Warum die Optimierung von Record to Report - Journalbuchungen entscheidend ist

Der Record-to-Report-Zyklus (R2R) bildet das Rückgrat der finanziellen Integrität und regulatorischen Compliance eines Unternehmens. Im Zentrum steht der Prozess der Journalbuchungen, der – besonders in einer leistungsstarken Plattform wie Workiva – höchste Präzision und Effizienz verlangt. Ineffiziente Abläufe führen hier schnell zu Engpässen, die Monats- und Jahresabschlüsse verzögern, das Fehlerrisiko erhöhen und die Genauigkeit der Finanzberichte gefährden. Diese Ineffizienzen schlagen sich direkt in höheren operativen Kosten, intensiveren Audits und einer eingeschränkten Entscheidungsfähigkeit nieder. Für Unternehmen, die Workiva nutzen, ist die Optimierung des gesamten Lebenszyklus jeder Buchung keine Option, sondern eine Notwendigkeit, um im Wettbewerb zu bestehen und Berichtsfristen sicher einzuhalten.

Wie Process Mining die Analyse von Workiva-Journalbuchungen transformiert

Process Mining bietet einen datengestützten Ansatz, um die Komplexität Ihres Record-to-Report-Prozesses in Workiva zu entschlüsseln. Statt auf Vermutungen zu vertrauen, nutzt Process Mining echte Event Logs – mit der Buchungs-ID als eindeutigem Case Identifier –, um den tatsächlichen Prozessfluss transparent abzubilden. So verfolgen Sie jede Journalbuchung von der Erstellung über die Dokumentation, Prüfung und Genehmigung bis hin zur Verbuchung und Abstimmung. Durch diese lückenlose Darstellung identifizieren Sie Prozessabweichungen, unnötige manuelle Eingriffe und die exakte Dauer jedes Teilschritts. Dies liefert objektive Erkenntnisse, um die R2R-Zykluszeiten zu verkürzen und gezielt Bottlenecks in Ihrem Workiva-Workflow aufzudecken, egal ob in der Prüfungsphase oder bei der Abstimmung.

Engpässe bei Journalbuchungen präzise identifizieren und beheben

Mit Process Mining finden Sie gezielt die Schwachstellen in Ihren Workiva-Buchungsprozessen. Die Analyse zeigt beispielsweise, wenn bestimmte Buchungsarten übermäßig lange Genehmigungszeiten benötigen oder einzelne Prüfer überlastet sind. Sie decken auf, wenn Buchungen häufig abgelehnt werden müssen, was auf unklare Richtlinien oder Schulungsbedarf hinweist. Zudem erkennt Process Mining Compliance-Risiken, wie etwa Buchungen, die ohne erforderliche Freigabe erfolgen. Typische Optimierungsmaßnahmen sind die Standardisierung von Abläufen, die Straffung von Genehmigungshierarchien und die Automatisierung von Verifizierungsschritten. Dieser zielgerichtete Ansatz stellt sicher, dass Sie Workiva für Ihre Journalbuchungen so effizient wie möglich nutzen.

Messbare Vorteile optimierter Buchungsprozesse

Der Einsatz von Process Mining für Record to Report in Workiva bringt greifbare Ergebnisse. Sie können mit einer signifikanten Verkürzung der Abschlusszeiten rechnen, wodurch Ihr Finanzteam wertvolle Zeit für strategische Analysen statt für manuelle Korrekturen gewinnt. Durch die Beseitigung von Engpässen steigern Sie die operative Effizienz und senken die Kosten pro Buchungssatz. Ein weiterer Kernvorteil ist die verbesserte Audit-Readiness: Process Mining liefert transparente, datenbasierte Belege für die Einhaltung interner Kontrollen. Letztlich stärken Sie durch datengestützte Einblicke die Finanzgenauigkeit, minimieren Risiken und schaffen eine agilere Finanzfunktion, die das Maximum aus Ihrer Investition in Workiva herausholt.

Starten Sie jetzt mit der Optimierung Ihrer Journalbuchungen

Den tatsächlichen Ablauf Ihrer Record-to-Report-Prozesse in Workiva zu verstehen, ist der erste Schritt zu exzellenten Finanzoperationen. Process Mining gibt Ihnen die nötige Klarheit, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Verbesserungen gezielt umzusetzen. Lassen Sie vage Schätzungen hinter sich und gehen Sie Ineffizienzen proaktiv an, um schnellere und präzisere Abschlüsse zu erzielen. Erfahren Sie, wie einfach Sie diese Erkenntnisse auf Ihre eigenen Workiva-Daten anwenden können – ganz ohne tiefes technisches Expertenwissen. Es ist an der Zeit, Herausforderungen in Chancen für mehr Effizienz zu verwandeln.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Journaleinträge bleiben oft in Genehmigungsschlangen stecken, was zu verpassten Fristen und einem verlängerten Finanzabschluss führt. Dies beeinträchtigt die zeitnahe Erstellung von Finanzberichten, behindert kritische Geschäftsentscheidungen und erhöht den Stress für Buchhaltungsteams. ProcessMind zeigt präzise auf, wo und warum Journaleinträge stecken bleiben, identifiziert spezifische Genehmiger oder Phasen, die Bottlenecks in Ihrem Record to Report - Journaleintragsprozess innerhalb von Workiva verursachen. Diese Einsicht ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Beschleunigung von Genehmigungen.

Häufige Ablehnungen oder Korrekturanforderungen bedeuten, dass Journaleinträge wiederholt den Überprüfungsprozess durchlaufen, was wertvolle Zeit und Ressourcen verbraucht. Diese Nacharbeit verlängert nicht nur den Record to Report-Zyklus, sondern führt auch zu Frustration und reduzierter Effizienz für Finanzteams. ProcessMind deckt die spezifischen Gründe für wiederkehrende Ablehnungen auf und identifiziert problematische Eintragstypen oder Benutzer, wodurch Sie die Ursachen angehen können. Durch die Optimierung des Journaleintragsprozesses in Workiva können Sie Nacharbeiten erheblich reduzieren und den Betrieb optimieren.

Manuelle Fehler bei der Journaleintrag-Erstellung oder -Buchung führen zu finanziellen Ungenauigkeiten, erfordern zeitaufwendige Korrekturen und können die Compliance beeinträchtigen. Diese Fehler können sich im System ausbreiten, was erhebliche Herausforderungen für Abstimmung und Berichterstattung schafft. ProcessMind identifiziert Muster häufiger Fehler und lokalisiert die Phasen oder Benutzer, die am anfälligsten dafür sind, innerhalb Ihres Workiva Journaleintragsprozesses. Diese datengestützte Einsicht hilft bei der Implementierung präventiver Maßnahmen und verbessert die finanzielle Genauigkeit für den Record to Report-Prozess.

Ohne klare Transparenz über den Echtzeitstatus jeder Journalbuchung ist es schwierig, Finanzabschlusstermine zu prognostizieren und Verzögerungen proaktiv anzugehen. Diese Unsicherheit erzeugt Stress und behindert eine effektive Ressourcenallokation innerhalb der Buchhaltung.ProcessMind bietet eine umfassende Echtzeitkarte Ihres Record to Report – Journal Entry Prozesses, die jede Buchung von der Erstellung bis zur Abstimmung in Workiva verfolgt. Diese Transparenz ermöglicht Teams, den Fortschritt zu überwachen und umgehend einzugreifen, wodurch Bottlenecks vermieden werden.

Abweichungen von standardisierten Journaleintrag-Verfahren führen zu Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und Ineffizienzen in der gesamten Organisation. Dieser fragmentierte Ansatz kann Audits erschweren und Bemühungen zur effektiven Skalierung des Betriebs behindern. ProcessMind visualisiert alle bestehenden Prozessvarianten für Journaleinträge, hebt hervor, wo und warum Abweichungen innerhalb von Workiva auftreten. Durch die Identifizierung dieser nicht-standardisierten Pfade können Sie Best Practices durchsetzen und die Governance für den Record to Report-Zyklus verbessern.

Verzögerungen bei der Abstimmung gebuchter Journaleinträge lassen Abweichungen ungelöst, erhöhen Prüfungsrisiken und verlängern den gesamten Finanzabschluss. Dies kann die wahre Finanzlage verschleiern und zu kritischen Berichterstattungsproblemen führen. ProcessMind analysiert akribisch die Abstimmungsaktivitäten innerhalb Ihres Workiva Journaleintragsprozesses, identifiziert spezifische Bottlenecks oder Faktoren, die zu Verzögerungen beitragen. Dies ermöglicht gezielte Interventionen, um den Record to Report-Zyklus zu beschleunigen.

Einige Teammitglieder oder Abteilungen sind mit Journaleintrag-Aufgaben überlastet, während andere Kapazitäten haben, was zu Überlastung und Verzögerungen führt. Dieses Ungleichgewicht beeinträchtigt die Gesamtproduktivität und kann die Mitarbeiterzufriedenheit im Finanzteam beeinflussen. ProcessMind quantifiziert die Arbeitslast pro Benutzer und Team in Ihrem Workiva Journaleintragsprozess, deckt Ungleichgewichte auf und identifiziert Ressourcenengpässe. Diese Daten ermöglichen eine gerechtere Verteilung der Aufgaben und steigern die Effizienz im Record to Report-Prozess.

Die Nichteinhaltung interner Kontrollen oder regulatorischer Anforderungen bei der Journaleintrag-Verarbeitung kann zu Prüfungsfeststellungen, Strafen und Reputationsschäden führen. Die Sicherstellung strenger Compliance ist entscheidend für die finanzielle Integrität. ProcessMind überwacht kontinuierlich Ihren Record to Report - Journaleintragsprozess in Workiva, erkennt Abweichungen von etablierten Compliance-Regeln und hebt Fälle von unautorisierten Änderungen oder verzögerten Genehmigungen hervor, die Risiken darstellen könnten.

Ineffiziente Abfolge von Aufgaben oder redundante Schritte im Journaleintragsprozess verschwenden wertvolle Zeit und Ressourcen, was den gesamten Record to Report-Zyklus verlängert. Dies hindert das Finanzteam daran, maximale operative Effizienz zu erreichen. ProcessMind kartiert den vollständigen „Ist“-Workflow für Journaleinträge in Workiva, deckt versteckte Ineffizienzen und unnötige Schritte auf. Diese Analyse liefert die Erkenntnisse, die zur Neugestaltung des Prozesses für optimale Leistung und schnellere Abschlüsse erforderlich sind.

Häufige Stornierungen gebuchter Journaleinträge weisen auf zugrunde liegende Probleme mit der Genauigkeit oder der initialen Verarbeitung hin, was zu erheblichen Nacharbeiten und potenziellen Integritätsbedenken führt. Jede Stornierung erfordert zusätzlichen Aufwand und genaue Prüfung. ProcessMind verfolgt jede Journaleintrag-Stornierung bis zu ihrem Ursprung in Workiva zurück, identifiziert gemeinsame Auslöser und Ursachen. Diese detaillierte Analyse hilft, zukünftige Fehler zu vermeiden und verbessert die Qualität und Zuverlässigkeit Ihres Record to Report-Prozesses.

Journaleinträge sind oft mit Verzögerungen konfrontiert, weil erforderliche Belegdokumente nicht zeitnah angehängt oder unvollständig sind. Dieses Problem verzögert die Überprüfungs- und Genehmigungsphasen und verlängert den Finanzabschlussprozess. ProcessMind verfolgt den Zeitpunkt der Aktivität „Belegdokumentation angehängt“ relativ zur Journaleintrag-Erstellung und -Einreichung in Workiva. Es identifiziert spezifische Fälle und Muster von Verzögerungen und ermöglicht gezielte Interventionen zur Optimierung des Record to Report-Prozesses.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Bearbeitungszeit von Journalbuchungen in den Prüf- und Genehmigungsphasen innerhalb von Workiva erheblich zu reduzieren. Durch die Verkürzung dieser Zyklen können Organisationen ihren Finanzabschlussprozess beschleunigen, Berichtsfristen verbessern und sicherstellen, dass Finanzdaten schneller für kritische Entscheidungen verfügbar sind.ProcessMind kann spezifische Bottlenecks im Genehmigungs-Workflow identifizieren, indem es aufzeigt, wo Verzögerungen auftreten und welche Genehmiger oder Schritte Engpässe verursachen. Es liefert datengestützte Einblicke zur Optimierung von Genehmigungsmatrizen, zur Automatisierung routinemäßiger Genehmigungen und zur Implementierung effizienterer Routing-Regeln, wodurch Genehmigungszeiten potenziell um 30-50 % reduziert und die gesamte Record to Report-Effizienz verbessert werden können.

Die Reduzierung von Nacharbeiten bedeutet die Minimierung von Fällen, in denen Journaleinträge aufgrund von Fehlern oder fehlenden Informationen abgelehnt, korrigiert und erneut eingereicht werden. Dies wirkt sich direkt auf die operative Effizienz aus und reduziert den vergeudeten Aufwand im Record to Report-Zyklus. Weniger Nacharbeit führt zu geringeren Betriebskosten, schnelleren Bearbeitungszeiten und verbesserter Datenqualität innerhalb von Workiva. ProcessMind kartiert akribisch alle Variationen des Journaleintragsprozesses, hebt Schleifen und Nacharbeitszyklen hervor. Es identifiziert die Ursachen von Ablehnungen, wie häufige Fehler, unvollständige Dokumentation oder unklare Anweisungen, und ermöglicht gezielte Verbesserungen der Einreichungsqualität und Genehmigungskriterien, was zu einer Reduzierung der Nacharbeiten um 20-40% führt.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Anzahl der Fehler zu reduzieren, die bei der manuellen Erstellung oder Dateneingabe von Journalbuchungen entstehen. Hohe Fehlerraten führen zu ungenauen Finanzberichten, erfordern kostspielige Korrekturen und können den Finanzabschlussprozess verzögern. Durch das Erreichen dieses Ziels verbessern Unternehmen die Datenintegrität und reduzieren Compliance-Risiken in Workiva.ProcessMind deckt auf, wo manuelle Dateneingabefehler am häufigsten auftreten, indem es abgelehnte oder korrigierte Buchungen analysiert. Es identifiziert spezifische Aktivitäten, Nutzer oder Buchungsarten, die anfällig für Fehler sind, und liefert Erkenntnisse zur Implementierung strengerer Validierungsregeln, zur Verbesserung der Anwenderschulung oder zur Automatisierung der Dateneingabe, wo dies möglich ist, mit dem Ziel einer 15-25%igen Reduzierung manueller Fehler.

Dieses Ziel zielt darauf ab, Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Einblicke in den Status jeder Journalbuchung zu liefern, von der Erstellung über die Buchung bis zur Abstimmung. Mangelnde Transparenz führt zu Unsicherheit, erfordert manuelle Nachverfolgungen und kann den gesamten Record to Report-Prozess verzögern. Eine verbesserte Transparenz ermöglicht es Finanzteams, Workflows proaktiv zu steuern.ProcessMind erstellt eine umfassende visuelle Karte des Journal Entry Verlaufs, die es Stakeholdern ermöglicht, den aktuellen Status jeder Buchung zu verfolgen und zu identifizieren, wo sie sich im Prozess befindet. Diese transparente Sicht hebt potenzielle Bottlenecks hervor, bevor sie den Finanzabschlussprozess beeinträchtigen, und ermöglicht Teams, sofort Maßnahmen zu ergreifen und die Prognose der Berichtsfristen zu verbessern.

Die Standardisierung von Journaleintrag-Workflows bedeutet sicherzustellen, dass alle Einträge einem konsistenten, optimierten Pfad folgen, unabhängig von ihrem Typ oder der Herkunftsabteilung. Nicht-standardisierte Prozesse führen zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und variierenden Bearbeitungszeiten. Die Erzielung von Standardisierung gewährleistet vorhersehbare Ergebnisse und eine einfachere Prüfung innerhalb von Workiva. ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten für Journaleinträge, deckt Abweichungen vom idealen oder beabsichtigten Pfad auf. Es quantifiziert die Auswirkungen der Nicht-Standardisierung auf Zykluszeiten und Ressourcennutzung und liefert die Daten, die zur Durchsetzung von Best Practices, zur Konsolidierung von Schritten und zur Optimierung des Workflows für größere Konsistenz und Effizienz im gesamten Record to Report-Zyklus erforderlich sind.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeit zu reduzieren, die für die Abstimmung von Journalbuchungen nach der Buchung benötigt wird. Eine langsame Abstimmung verlängert den Finanzabschlussprozess und kann Unstimmigkeiten verschleiern, was zu einer verzögerten Identifizierung von Problemen führt. Die Beschleunigung dieses Schritts ist entscheidend für eine zeitnahe und genaue Finanzberichterstattung.ProcessMind analysiert die Post-Buchungs-Aktivitäten für Journalbuchungen und identifiziert Verzögerungen und Abhängigkeiten im Abstimmungsprozess. Es deckt häufige Probleme auf, die die Abstimmung verlängern, wie Dateninkonsistenzen oder mangelnde klare Verantwortlichkeiten, und ermöglicht gezielte Verbesserungen der Datenqualität, die Automatisierung von Abgleichaufgaben und klarere Verfahrensrichtlinien, mit dem Ziel einer 20-35 % schnelleren Abstimmung.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die mit Journalbuchungen verbundenen Aufgaben gleichmäßiger unter den Teammitgliedern und über verschiedene Phasen des Prozesses zu verteilen. Eine ungleichmäßige Arbeitslast kann bei einigen zu Burnout, bei anderen zu Leerlaufzeiten und zu Bottlenecks führen, wenn bestimmte Personen oder Teams überlastet sind, was die Gesamteffizienz des Record to Report-Zyklus beeinträchtigt.ProcessMind bietet Einblicke in die Ressourcenauslastung, indem es verfolgt, wer welche Aktivitäten wie lange ausführt. Es zeigt Arbeitslastspitzen und -täler auf und identifiziert überlastete oder unterausgelastete Ressourcen. Diese Daten unterstützen eine optimale Ressourcenallokation, Cross-Training-Initiativen und ein intelligentes Warteschlangenmanagement, wodurch die Teamproduktivität verbessert und die Bearbeitungszeiten in Workiva reduziert werden.

Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Journalbuchungen strikt interne Richtlinien, Rechnungslegungsstandards und externe regulatorische Anforderungen einhalten. Compliance-Lücken können zu finanziellen Strafen, Reputationsschäden und Audit-Fehlern führen. Das Erreichen dieses Ziels stärkt die Integrität der Finanzberichterstattung in Workiva.ProcessMind kann Abweichungen von vordefinierten Compliance-Regeln oder Standardarbeitsanweisungen innerhalb des Journal Entry Prozesses automatisch erkennen. Es identifiziert spezifische Fälle von Nicht-Compliance, wie fehlende Genehmigungen oder die falsche Verwendung von GL-Konten, und bietet Audit Trails. Dies ermöglicht es Organisationen, strengere Kontrollen durchzusetzen, automatisierte Prüfungen zu implementieren und Compliance-Risiken proaktiv anzugehen, bevor sie zu kritischen Problemen werden.

Dieses Ziel betrifft die Umstrukturierung und Verbesserung der gesamten Abfolge von Aktivitäten im Journal Entry Prozess, um unnötige Schritte zu eliminieren, verwandte Aufgaben zu kombinieren und den logischen Fluss zu verbessern. Suboptimales Design führt zu längeren Zykluszeiten, erhöhten Kosten und frustrierten Mitarbeitern. Ein gut gestalteter Workflow ist entscheidend für Effizienz und Nutzererfahrung.ProcessMind visualisiert den tatsächlichen End-to-End-Verlauf von Journalbuchungen, hebt komplexe Pfade, unnötige Übergaben und Aktivitäten hervor, die wenig Wert hinzufügen. Es ermöglicht die Simulation vorgeschlagener Änderungen, die Vorhersage ihrer Auswirkungen auf Key Performance Indicators vor der Implementierung, und ermöglicht so die Gestaltung eines schlanken und effizienten Record to Report Prozesses in Workiva.

Dieses Ziel zielt auf eine Reduzierung der Anzahl von Journalbuchungen ab, die nach der Verbuchung storniert werden müssen. Hohe Stornierungsraten deuten oft auf zugrunde liegende Probleme hin, wie falsche Anfangsbuchungen, unsachgemäße Genehmigungen oder Änderungen in den Rechnungslegungsgrundsätzen, was zu zusätzlichem Aufwand und potenziellen Abweichungen in den Finanzunterlagen führt.ProcessMind identifiziert die spezifischen Arten von Journalbuchungen und die Phasen, in denen Stornierungen am häufigsten auftreten. Es deckt die Gründe für diese Stornierungen auf, wie Dateneingabefehler oder Fehlinterpretationen von Richtlinien, und ermöglicht gezielte Interventionen zur Verbesserung der Genauigkeit der Anfangsbuchungen, zur Verfeinerung der Genehmigungskriterien und zur Verbesserung der Anwenderschulung innerhalb von Workiva, mit dem Ziel einer 10-20%igen Reduzierung.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass jede Journalbuchung alle notwendigen Belege angehängt und in den entsprechenden Prozessphasen validiert hat. Verzögerungen aufgrund fehlender Dokumentation können Genehmigungen stoppen, Bearbeitungszeiten verlängern und erhebliche Compliance-Risiken bei Audits darstellen.ProcessMind kann das Vorhandensein und den Zeitpunkt der Beleganhang-Aktivitäten relativ zu anderen Schritten im Journal Entry Workflow verfolgen. Es zeigt auf, wo Dokumentation häufig fehlt oder verzögert wird, und identifiziert spezifische Nutzer oder Buchungsarten. Dies ermöglicht die Implementierung obligatorischer Anhangsregeln oder automatisierter Erinnerungen, wodurch Verzögerungen erheblich reduziert und die Audit-Bereitschaft für die Record to Report-Prozesse von Workiva verbessert werden.

Dieses übergeordnete Ziel ist es, die Gesamtdauer des Finanzabschlussprozesses zu reduzieren, wobei der Schwerpunkt auf dem Beitrag der Journal Entry Verarbeitung liegt. Der Finanzabschluss ist eine kritische, zeitkritische Periode, und Verzögerungen bei Journalbuchungen können kaskadierende Auswirkungen haben, die Berichtsfristen und strategische Entscheidungsfindung beeinträchtigen.ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht des Journal Entry Prozesses innerhalb des breiteren Record to Report-Zyklus und zeigt auf, wie einzelne Verzögerungen oder Ineffizienzen die gesamte Finanzabschlusszeitlinie beeinflussen. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Bottlenecks bei der Erstellung, Genehmigung, Buchung und Abstimmung von Journalbuchungen in Workiva, können Organisationen einen schnelleren, vorhersehbareren Finanzabschluss erreichen und potenziell Tage vom monatlichen Zyklus abziehen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Journaleinträge in Workiva

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Holen Sie sich die speziell für Journaleintragsprozesse entwickelte Excel-Vorlage. Diese Vorlage bietet die korrekte Struktur für Ihre Workiva-Daten.

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Bedeutung

Die Verwendung der korrekten Datenstruktur von Anfang an gewährleistet eine genaue Analyse und spart Zeit bei der Datenaufbereitung für ProcessMind.

Erwartetes Ergebnis

Eine ausfüllbereite Excel-Vorlage für Ihre Workiva Journaleintrag-Daten.

WAS SIE ERHALTEN

Workiva Journal Entry visualisieren für einen schnelleren Abschluss

ProcessMind enthüllt den wahren Weg Ihrer Workiva-Journaleinträge. Entdecken Sie, wo Bottlenecks auftreten und wie Sie Ihren Record to Report-Workflow für mehr Effizienz optimieren können.
  • End-to-End-Fluss von Journalbuchungen visualisieren
  • Genaue Verzögerungen im Workiva Workflow identifizieren
  • Compliance-Risiken und Fehler frühzeitig erkennen
  • Record to Report-Zykluszeit beschleunigen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Verbesserungen in Journaleintragsprozessen

Diese Ergebnisse zeigen die greifbaren Vorteile auf, die Unternehmen durch die Anwendung von Process Mining auf ihre Journal Entry Workflows erzielen. Durch die Identifizierung von Bottlenecks und Ineffizienzen in Workiva fördern unsere Lösungen signifikante operative Verbesserungen im gesamten Record to Report Prozess.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie den Journaleintrag-Genehmigungsprozess durch Identifizierung von Bottlenecks, was zu schnelleren Freigaben und weniger Wartezeiten führt.
0 %
Niedrigere Nacharbeitsraten

Rückgang abgelehnter oder korrigierter Einträge

Reduzieren Sie den Prozentsatz der Journaleinträge, die Korrekturen oder erneute Einreichungen erfordern, was die Genauigkeit verbessert und erhebliche Bearbeitungszeit spart.
0 %
Erhöhte Compliance

Zunahme der Prozesskonformität

Stellen Sie sicher, dass ein höherer Prozentsatz der Journaleinträge den Standardarbeitsanweisungen und regulatorischen Anforderungen entspricht, was die Prüfungsbereitschaft und Kontrolle stärkt.
~ 0 days
Kürzere Finanzabschlüsse

Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Beschleunigen Sie den gesamten Record to Report-Prozess durch Optimierung der Journaleintragserstellung bis zur Abstimmung, was zu einem schnelleren Finanzabschluss beiträgt.
0 %
Höhere Erstpass-Genauigkeit

Zunahme an Journaleinträgen, die ohne Nacharbeit genehmigt wurden

Verbessern Sie die Qualität der initialen Journaleintrag-Einreichungen, was zu einer höheren Genehmigungsrate beim ersten Versuch und weniger Verzögerungen führt.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für eine einzelne Journalbuchung, die als primärer Case-Identifier für die Prozessanalyse dient.

Bedeutung

Dies ist der essenzielle Schlüssel zur Verfolgung des vollständigen Lebenszyklus einer Journalbuchung, der die Analyse von Prozessfluss, Dauer und Variationen ermöglicht.

Der Name des spezifischen Prozessschritts oder Ereignisses, das für die Journalbuchung aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess, ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Journaleintrag-Workflows und die Identifizierung von Bottlenecks.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller Dauern, die korrekte Reihenfolge von Events und die Analyse der Prozessleistung über die Zeit.

Die User-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse der Arbeitslastverteilung, die Identifizierung von Top-Performern und das Verständnis nutzerspezifischen Verhaltens oder von Bottlenecks.

Die Klassifizierung des Journaleintrags, wie Standard, Abgrenzung oder Korrektur.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung des Prozesses, um zu identifizieren, ob bestimmte Eintragstypen mehr Verzögerungen, Nacharbeiten oder Abweichungen verursachen als andere.

Der Gesamtbuchwert der Journalbuchung, typischerweise die Summe der Soll- oder Habenbuchungen.

Bedeutung

Ermöglicht eine Analyse basierend auf dem finanziellen Einfluss und hilft zu bestimmen, ob hochvolumige Einträge anders verarbeitet werden oder anfälliger für Verzögerungen sind.

Der aktuelle Status des Journaleintrags in seinem Lebenszyklus.

Bedeutung

Bietet eine Echtzeit-Momentaufnahme, wo sich Journaleinträge im Prozess befinden, was entscheidend für die operative Überwachung und das Management von Rückständen ist.

Die Geschäftsabteilung oder Kostenstelle, die den Journaleintrag initiiert hat.

Bedeutung

Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Probleme oder Best Practices zu identifizieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Initiierung einer neuen Journalbuchung in Workiva. Sie wird erfasst, wenn ein Nutzer einen neuen Journal Entry Record erstellt und dabei eine eindeutige Journal Entry ID generiert, die als Case-Identifier für den Prozess dient.

Bedeutung

Als Ausgangspunkt des Prozesses ist dieses Ereignis unerlässlich für die Messung der End-to-End-Zykluszeit jedes Journaleintrags. Die Analyse dieser Aktivität hilft, die Arbeitslastinitiierung und Ressourcenplanung zu verstehen.

Stellt den Moment dar, in dem ein Benutzer den Journaleintrag-Entwurf mit seiner Dokumentation in den formellen Überprüfungs- und Genehmigungs-Workflow einreicht. Dies wird typischerweise als explizite Statusänderung innerhalb der Workiva-Plattform erfasst, wobei der Eintrag von einem 'Entwurf'- oder 'Neu'-Status in den 'In Überprüfung'-Status wechselt.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus startet. Die Messung der Zeit von diesem Punkt bis zur finalen Genehmigung hilft, Bottlenecks im Prüfungsprozess zu identifizieren und ist entscheidend für die Berechnung der Genehmigungszykluszeit.

Diese Aktivität stellt die finale Genehmigung der Journalbuchung durch einen autorisierten Nutzer dar, wodurch sie für die Buchung freigegeben wird. Dies ist ein kritischer Meilenstein, der typischerweise als explizite Statusänderung zu 'Approved' in Workiva erfasst wird.

Bedeutung

Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses. Es ist ein Schlüsselereignis zur Messung von Genehmigungszykluszeiten und Erstgenehmigungsraten, was die Prozesseffizienz direkt beeinflusst.

Diese Aktivität zeigt an, dass die genehmigte Journalbuchung offiziell im Hauptbuch verbucht wurde. Sie repräsentiert den erfolgreichen Abschluss des Hauptprozessflusses und wird typischerweise als finale Statusänderung oder als Buchungstransaktionsprotokoll erfasst.

Bedeutung

Als das primäre 'End'-Ereignis für die meisten Journaleinträge ist diese Aktivität entscheidend für die Berechnung der End-to-End-Zykluszeit und des Durchsatzes. Sie kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem der Eintrag die Finanzberichte beeinflusst.

Ein Prüfer oder Genehmiger lehnt den Journaleintrag aufgrund von Fehlern, fehlenden Informationen oder Richtlinienverstößen ab. Diese Aktion sendet den Eintrag zur Korrektur an den Ersteller zurück und wird durch eine Statusänderung auf 'Abgelehnt' oder 'Überarbeitung erforderlich' erfasst.

Bedeutung

Diese Aktivität ist der primäre Auslöser für Nacharbeitszyklen, die eine Hauptquelle für Prozessineffizienzen darstellen. Die Analyse von Ablehnungen hilft, Schulungsbedarf, häufige Fehler und unklare Prozessrichtlinien zu identifizieren.

Ein zuvor gebuchter Journaleintrag wird storniert, wodurch ein neuer Eintrag erstellt wird, der den ursprünglichen aufhebt. Dies ist eine spezifische Transaktionsart, die explizit im System erfasst wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein starker Indikator für Fehler in bereits verbuchten Einträgen. Eine hohe Stornierungsrate deutet auf potenzielle Probleme im ursprünglichen Prüfungs- und Genehmigungsprozess hin, was die finanzielle Genauigkeit beeinträchtigt und zusätzlichen Aufwand erfordert.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining bietet eine objektive, datengestützte Sicht auf Ihre tatsächlichen Journaleintrag-Workflows. Es deckt Bottlenecks, Nacharbeits-Schleifen und nicht-standardisierte Verfahren auf, die Effizienz und Compliance behindern, und ermöglicht gezielte Verbesserungen.

Sie benötigen einen Event Log Dataset von Workiva, der einen Case-Identifier, den Aktivitätsnamen und einen Timestamp für jeden Schritt einer Journalbuchung enthält. Die Journal Entry ID dient typischerweise als Case-Identifier. Die leistungsstarken Berichts- und API-Funktionen von Workiva erleichtern diese Extraktion normalerweise.

Erste hochrangige Prozessvisualisierungen und die sofortige Identifizierung von Bottlenecks können oft innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher Datenaufnahme erreicht werden. Tiefere Ursachenanalysen und spezifische Optimierungsempfehlungen folgen typischerweise innerhalb von ein bis drei Monaten.

Sie können signifikante Verbesserungen erwarten, wie beschleunigte Journal Entry Genehmigungen, reduzierte manuelle Fehlerraten und niedrigere Nacharbeitsquoten. Darüber hinaus hilft es, Prozesse zu standardisieren, die Compliance-Einhaltung zu stärken und letztendlich die Pünktlichkeit Ihres Finanzabschlusses zu verbessern.

Die Datenextraktion aus Workiva ist im Allgemeinen unkompliziert unter Verwendung der integrierten Berichtsfunktionen oder des API-Zugriffs. Während eine anfängliche Einrichtung erforderlich sein kann, ist Workiva so konzipiert, dass Benutzer detaillierte Transaktionshistorien abrufen können, die ideal für Process Mining sind.

Nein, Process Mining ist eine nicht-intrusive Analysetechnik. Es operiert auf historischen Daten, die aus Workiva extrahiert wurden, sodass es weder Ihre Live-Journaleintrag-Systeme noch laufende Finanzprozesse beeinträchtigt oder Änderungen daran erfordert.

Traditionelle Berichterstattung zeigt typischerweise aggregierte Metriken, wie durchschnittliche Bearbeitungszeiten oder Volumina, während Process Mining den tatsächlichen End-to-End-Fluss jeder Journalbuchung visualisiert. Dies offenbart alle Abweichungen, Nacharbeitsschleifen und verborgenen Ineffizienzen, die Standardberichte oft übersehen.

Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Record to Report - Journaleintrags

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