Ihren Prozess analysieren: Ein praktischer Leitfaden zu Process Mining-Erkenntnissen

Die Lücke zwischen Daten und Insights schließen

„Nutzen Sie einfach Process Mining, und Sie erhalten Insights!“ Das hört man oft. Doch die Wahrheit ist: Insights entstehen nicht aus dem Nichts. Moderne Process Mining Tools wie ProcessMind entdecken zwar automatisch Ihre Prozesse und berechnen Metriken, aber diese Zahlen in umsetzbare Verbesserungen zu verwandeln, erfordert Anstrengung und Know-how.

Ja, KI-gestützte Empfehlungen können Ihnen kostenlos Insights liefern, die zuvor stundenlange manuelle Arbeit erforderten. ProcessMinds KI-Empfehlungen decken potenzielle Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten automatisch auf. Doch selbst mit KI-Unterstützung müssen Sie die Analyse noch in die richtige Richtung lenken.

Manche Menschen analysieren Daten ganz intuitiv. Andere wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Egal, zu welcher Gruppe Sie gehören, dieser Guide hilft Ihnen, bessere Insights aus Ihren Process Mining Daten zu gewinnen. Wir konzentrieren uns speziell auf die Analysephase: Sie haben Dashboards – was tun Sie nun damit?

Dieser Blog ist Teil unserer Serie zur Prozessoptimierung. Sehen Sie sich auch unsere Guides zum Implementieren von Verbesserungen und zur kontinuierlichen Überwachung an, um den vollständigen Optimierungszyklus zu verstehen.

Schritt 2: Daten explorieren

Nachdem Sie Ihre Dashboards verstanden haben, ist es Zeit für die Exploration. In dieser Phase suchen Sie nicht nach etwas Bestimmtem. Sie machen sich mit den Daten vertraut und entdecken, was interessant ist.

Beginnen Sie mit Prozessanimationen

Prozessanimationen sind der schnellste Weg, um zu verstehen, wie Ihr Prozess wirklich abläuft:

• Beobachten Sie, wie Fälle den Prozess durchlaufen
• Erkennen Sie, wo es zu Staus kommt (Engpässe)
• Entdecken Sie Schleifen, in denen Fälle hin und her laufen (Nacharbeit)
• Sehen Sie, welche Pfade Hauptstraßen und welche Nebenwege sind

Lassen Sie die Animation ein paar Minuten laufen. Es werden Muster sichtbar, die Sie in statischen Diagrammen möglicherweise übersehen würden.

Mit Filtern experimentieren

Nutzen Sie Filter, um die Daten auf unterschiedliche Weisen zu segmentieren:

• Zeiträume: Wie verhält sich dieser Monat im Vergleich zum letzten Quartal?
• Fallattribute: Verhalten sich verschiedene Kundentypen unterschiedlich?
• Ergebnisse: Was unterscheidet erfolgreiche von problematischen Fällen?

Jede Filteränderung zeigt Ihnen etwas Neues über Ihren Prozess.

Dimensionen erkunden

Nutzen Sie Selektoren, um nach verschiedenen Dimensionen zu analysieren:

• Abteilungen oder Teams
• Regionen oder Standorte
• Produkttypen oder Servicekategorien
• Kundensegmente

Es könnte sich herausstellen, dass das, was wie ein einziger Prozess aussieht, tatsächlich mehrere verschiedene Prozesse sind, die unter einem Namen laufen.

Prozessvarianten untersuchen

Jeder Fall nimmt einen Weg durch Ihren Prozess. Prozessvarianten zeigen Ihnen alle einzigartigen Pfade und wie oft sie vorkommen:

• Was ist der „Happy Path“, dem die meisten Fälle folgen?
• Was sind die häufigsten Abweichungen?
• Wie vergleichen sich die Performance-Metriken der Varianten?

Oft macht eine kleine Anzahl von Varianten den Großteil Ihrer Fälle aus, während Dutzende seltener Varianten Ausnahmen und Randfälle darstellen.

Erzählen Sie sich Geschichten

Während Ihrer Untersuchung versuchen Sie zu erklären, was Sie sehen. Entwickeln Sie Erklärungsansätze dafür, warum bestimmte Muster existieren:

• “Bestellungen aus dieser Region dauern länger, weil sie eine zusätzliche Genehmigung erfordern"
• "Fälle mit diesem Merkmal bleiben oft in dieser Warteschlange hängen"
• "Wenn dies geschieht, beobachten wir diese Konsequenz”

Diese Erklärungsansätze helfen Ihnen, Muster zu erkennen und Hypothesen für eine tiefere Analyse zu bilden.

Schritt 4: Tiefenanalyse

Jetzt beginnt die Detailarbeit. Für jede prioritäre Frage untersuchen Sie systematisch mit Ihren Process Mining Tools.

Fragen den Dashboards zuordnen

Für unterschiedliche Fragen benötigen Sie unterschiedliche Analysetools:

Systematisch in die Tiefe gehen

Für jede Frage:

1. Mit dem Gesamtbild beginnen – Betrachten Sie das Gesamtbild auf dem relevanten Dashboard.
2. Filter anwenden – Isolieren Sie die Fälle, die Sie interessieren.
3. Segmente vergleichen – Was unterscheidet gute von schlechten Performern?
4. Ausreißer untersuchen – Nutzen Sie den Case Explorer für extreme Beispiele.
5. Muster validieren – Überprüfen Sie, ob Ihre Beobachtungen konsistent sind.

Ihre Ergebnisse dokumentieren

Wenn Sie Erkenntnisse gewinnen:

• Erstellen Sie Screenshots von wichtigen Visualisierungen
• Notieren Sie die verwendeten Filter und Einstellungen
• Schreiben Sie Ihre Interpretation nieder
• Erfassen Sie den potenziellen geschäftlichen Nutzen

Sie können Diagramme direkt aus ProcessMind für Präsentationen exportieren.

Kritische Datenprobleme beheben

In diesem Stadium, wenn die Datenqualität Ihre Analyse blockiert (nicht nur mangelhaft ist), beheben Sie das Problem. Gehen Sie aber selektiv vor: Beheben Sie nur das, was Antworten auf Ihre Prioritätsfragen verhindert.

Häufige Analysetechniken

Hier sind spezifische Analysetechniken, die Sie anwenden können, um gängige Prozessfragen zu beantworten. Jede Technik nutzt unterschiedliche ProcessMind-Funktionen, um wertvolle Insights zu gewinnen.

Durchlaufzeitanalyse

Ziel: Verstehen Sie, wie lange Fälle dauern und wo die Zeit verbracht wird.

Werkzeuge: Prozessgraph mit Zeitmetriken, Zeitverteilungsdiagramme

Vorgehensweise:

1. Wechseln Sie die Metrik des Prozessgraphen auf Durchschnittliche Durchlaufzeit oder Durchschnittliche Bearbeitungszeit
2. Achten Sie auf die Zahlen an jeder Verbindung, um zu sehen, wo Fälle die meiste Zeit verbringen
3. Identifizieren Sie die längsten Übergänge (dickste/dunkelste Pfeile bei Zeitanzeige)
4. Unterscheiden Sie zwischen Bearbeitungszeit (aktive Arbeit) und Wartezeit (Leerlaufzeit zwischen den Schritten)

Worauf Sie achten sollten:

• Verbindungen mit unerwartet hohen Zeitwerten
• Aktivitäten, in denen Fälle „ruhen“, bevor sie fortgesetzt werden
• Unterschiede zwischen Median und Durchschnitt (deutet auf Ausreißer hin)
• Zeitmuster nach Falltyp, Region oder anderen Dimensionen

Wichtige Erkenntnis: Lange Durchlaufzeiten entstehen oft durch Wartezeiten, nicht durch Bearbeitungszeiten. Ein 5-tägiger Prozess hat möglicherweise nur 2 Stunden tatsächliche Arbeit.

Engpassanalyse

Ziel: Finden Sie heraus, wo Cases in Ihrem Prozess stecken bleiben oder sich verzögern.

Tools: Process Animation, Process Graph, Balkendiagramme „Zeit pro Aktivität“

So gehen Sie vor:

1. Process Animation: Beobachten Sie die Animation und suchen Sie nach Aktivitäten, bei denen sich Punkte ansammeln. Diese „Verkehrsstaus“ deuten auf Engpässe hin, an denen Cases warten.

2. Process Graph: Wechseln Sie zu Zeitmetriken und finden Sie Verbindungen mit den längsten Dauern. Eine lange Dauer bei einer eingehenden Verbindung bedeutet oft, dass Cases vor dieser Aktivität in einer Warteschlange stehen.

3. Balkendiagramme: Betrachten Sie das Diagramm „Zeit pro Aktivität“, um zu sehen, welche Aktivitäten insgesamt die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

Worauf Sie achten sollten:

• Ansammlungen von Cases bei bestimmten Aktivitäten
• Aktivitäten mit hoher durchschnittlicher Dauer, aber geringer Bearbeitungszeit (was auf Wartezeit hindeutet)
• Schritte, die zu Engpässen führen (sie können schnell abgeschlossen werden, aber Cases warten danach)
• Zeitliche Variation: Manche Cases sind schnell, andere extrem langsam

Wichtiger Insight: Engpässe treten oft vor der langsamen Aktivität auf, nicht direkt bei ihr. Cases können einen Schritt schnell abschließen, warten dann aber in einer Warteschlange auf den nächsten Schritt.

Nacharbeitsanalyse

Ziel: Herausfinden, wo Fälle unnötigerweise Schritte wiederholen.

Tools: Prozessgraph, Prozessanimation, Variantenanalyse

Vorgehen:

1. Achten Sie auf Rückwärtspfeile im Prozessgraph (Verbindungen von späteren zu früheren Aktivitäten).
2. Beobachten Sie die Prozessanimation mit aktiviertem “Show Tail”, um Fälle zu erkennen, die sich entgegen dem normalen Fluss bewegen.
3. Filtern Sie nach Fällen, die wiederholte Aktivitäten enthalten, über das Filterpanel.
4. Überprüfen Sie die Variantenanalyse auf Pfade, die dieselbe Aktivität mehrmals enthalten.

Worauf Sie achten sollten:

• Aktivitäten, die Fälle mehr als einmal durchlaufen
• Schleifen zwischen spezifischen Aktivitäten (z.B. “Prüfung” → “Korrektur” → “Prüfung”)
• Der Anteil der Fälle, die nachbearbeitet werden
• Wie viel zusätzliche Zeit Nacharbeit dem Prozess hinzufügt

Wichtige Erkenntnis: Ein gewisses Maß an Nacharbeit ist normal (Qualitätsprüfungen, Korrekturen), übermäßige Nacharbeit deutet jedoch oft auf unklare Anforderungen, Qualitätsprobleme oder Kommunikationsschwierigkeiten hin.

Konformitätsanalyse

Ziel: Vergleichen Sie den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand.

Werkzeuge: Process Graph, Variantenanalyse, Filter

So gehen Sie vor:

1. Definieren Sie den „erwarteten“ Pfad Ihres Prozesses (den Idealpfad).
2. Nutzen Sie den Process Graph, um zu sehen, welcher Prozentsatz der Fälle diesem Pfad folgt.
3. Filtern Sie nach abweichenden Fällen und untersuchen Sie die Ursachen.
4. Verwenden Sie die Variantenanalyse, um alle unterschiedlichen Pfade zu erkennen, die die Fälle nehmen.

Worauf Sie achten sollten:

• Aktivitäten, die immer stattfinden sollten, aber manchmal übersprungen werden.
• Aktivitäten, die unerwünscht auftreten (Workarounds, manuelle Korrekturen).
• Unerwartete Pfade zwischen Aktivitäten.
• Fälle, die vorzeitig enden (das End-Event nicht erreichen).

Wichtigste Erkenntnis: Abweichungen sind nicht immer negativ. Manchmal deuten Workarounds auf eine bessere Arbeitsweise hin, die zum neuen Standard werden sollte.

Ressourcenanalyse

Ziel: Verstehen, wer was tut und wie die Arbeitslast verteilt ist.

Tools: Selektoren, Filter, Ressourcendiagramme

Vorgehen:

1. Nutzen Sie Selektoren, um den Prozess nach Ressourcen, Teams oder Abteilungen aufzuschlüsseln.
2. Vergleichen Sie Zykluszeiten und Durchsätze verschiedener Ressourcen.
3. Suchen Sie nach Ungleichgewichten in der Arbeitslastverteilung.
4. Identifizieren Sie Aktivitäten, an denen spezifische Ressourcen oder Teams beteiligt sind.

Worauf Sie achten sollten:

• Ungleichmäßige Arbeitsverteilung über Ressourcen hinweg
• Ressourcen, die konstant langsamer oder schneller sind als andere
• Übergabemuster zwischen Teams oder Abteilungen
• Aktivitäten, die spezifisches Fachwissen erfordern (potenzielle Single Points of Failure)

Wichtige Erkenntnis: Leistungsunterschiede zwischen Ressourcen können auf Schulungsbedarf, Tool-Probleme oder Prozessdesignfehler hindeuten und weniger auf individuelle Fähigkeiten.

Volumen- und Trendanalyse

Ziel: Muster im Fallvolumen über die Zeit verstehen.

Tools: Zeitfilter, Trenddiagramme, Periodenvergleich

Vorgehen:

1. Nutzen Sie Periodenfilter, um verschiedene Zeitbereiche zu vergleichen.
2. Betrachten Sie Volumentrends (steigt, sinkt oder stagniert die Fallanzahl?).
3. Vergleichen Sie denselben Zeitraum über verschiedene Jahre oder Quartale hinweg.
4. Korrelieren Sie Volumenänderungen mit Änderungen der Prozessleistung.

Worauf Sie achten sollten:

• Saisonale Muster (Hochphasen, ruhige Phasen)
• Trends, die mit Geschäftsereignissen oder -änderungen korrelieren
• Wie sich Volumenänderungen auf Zykluszeit und Qualität auswirken
• Frühindikatoren, die zukünftiges Volumen vorhersagen

Wichtige Erkenntnis: Performance-Probleme können durch Volumenspitzen verursacht werden, nicht durch Prozessprobleme. Das Verständnis von Volumenmustern hilft Ihnen bei der Kapazitätsplanung.

Pfadanalyse

Ziel: Verstehen Sie die verschiedenen Wege, die Fälle innerhalb Ihres Prozesses nehmen.

Werkzeuge: Process Graph, Variantenanalyse, Pfadfilter

So gehen Sie vor:

1. Betrachten Sie den Process Graph, um wichtige Entscheidungspunkte (Verzweigungen) zu identifizieren.
2. Überprüfen Sie die Prozentangaben bei jeder ausgehenden Verbindung, um die Pfadführung zu verstehen.
3. Nutzen Sie die Variantenanalyse, um alle einzigartigen Pfade und deren Häufigkeiten zu sehen.
4. Filtern Sie nach spezifischen Pfaden, um deren Performance zu vergleichen.

Worauf Sie achten sollten:

• Dominante Pfade im Vergleich zu Randfällen.
• Leistungsunterschiede zwischen Pfaden.
• Pfade, die unerwartet lang oder komplex sind.
• Möglichkeiten, Fälle effizienter zu lenken.

Wichtigste Erkenntnis: Oft folgen 80 % der Fälle nur wenigen Pfaden, während Dutzende von Varianten die restlichen 20 % ausmachen. Konzentrieren Sie Ihre Verbesserungsbemühungen zunächst auf die Pfade mit hohem Volumen.

Schritt 6: Die nächsten Schritte

Ihre Analyse ist abgeschlossen und Sie haben die Ergebnisse präsentiert. Was nun?

Aktionspunkte nachverfolgen

Nach Ihrer Präsentation wird es wahrscheinlich Folgendes geben:

• Anfragen für zusätzliche Analysen
• Entscheidungen, welche Verbesserungen verfolgt werden sollen
• Aufgaben, wer die Änderungen vorantreiben wird

Verfolgen Sie diese und stellen Sie sicher, dass sie im Tagesgeschäft nicht verloren gehen.

Verbindung zur Implementierung herstellen

Analyse-Insights müssen zu tatsächlichen Prozessänderungen führen. Lesen Sie unseren Guide zum Implementieren von Prozessoptimierung für die praktischen Schritte, wie Sie Insights in Verbesserungen umsetzen.

Monitoring einrichten

Sobald Änderungen implementiert sind, müssen Sie überprüfen, ob sie funktionieren. Unser Leitfaden zum kontinuierlichen Prozessmonitoring erklärt, wie Sie Verbesserungen über die Zeit verfolgen können.

Für die Zukunft dokumentieren

Erstellen Sie eine Dokumentation, damit Ihre Arbeit als Grundlage dienen kann:

• Welche Fragen untersucht wurden
• Welche Daten verwendet wurden (und deren Einschränkungen)
• Welche Erkenntnisse gewonnen wurden
• Welche Entscheidungen getroffen wurden

Dieses institutionelle Wissen ist wertvoll für zukünftige Analysen.

Fortschritte feiern

Echte Insights aus Prozessdaten zu gewinnen, ist ein Erfolg. Ob Sie Vermutungen bestätigt, Überraschungen entdeckt oder Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert haben – Sie haben Ihrem Unternehmen einen Mehrwert geschaffen.

Starten Sie den Zyklus nun erneut. Prozessoptimierung ist ein kontinuierlicher Prozess, und es gibt immer mehr aus Ihren Daten zu lernen.

Starten Sie mit ProcessMind

Bereit, Ihre eigenen Prozesse zu analysieren? ProcessMind macht Process Mining zugänglich durch:

• Intuitive Dashboards, die Insights schnell aufzeigen
• KI-Empfehlungen, die potenzielle Probleme automatisch hervorheben
• Interaktiver Case Explorer für detaillierte Untersuchungen
• Einfachen Datenimport aus Excel, CSV oder Datenbanken

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion und entdecken Sie, was wirklich in Ihren Prozessen passiert.

Verwandte Ressourcen:

• What is Process Mining? – Grundlagen-Guide
• A Strategic Guide for Data-Driven Process Improvement – DMAIC-Framework
• Process Mining Challenges and Best Practices – Häufige Fallstricke vermeiden