Ihre Prozesse analysierenn: Ein praktischer Leitfaden zu Process Mining-Erkenntnissen

Die Lücke zwischen Daten und Erkenntnissen

“Nutzen Sie einfach Process Mining und schon gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse!” Das hört man oft. Die Realität sieht jedoch so aus: Erkenntnisse entstehen nicht aus dem Nichts. Moderne Process-Mining-Tools wie ProcessMind bilden Ihre Prozesse zwar automatisch ab und berechnen Kennzahlen, aber diese Zahlen in konkrete geschäftliche Verbesserungen zu verwandeln, erfordert etwas Geschick.

KI-gestützte Empfehlungen liefern Ihnen bereits erste wertvolle Hinweise, für die früher stundenlange manuelle Arbeit nötig war. Die KI-Empfehlungen von ProcessMind decken potenzielle Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten automatisch auf. Doch auch mit KI-Unterstützung müssen Sie die Analyse in die richtige Richtung lenken.

Manchen liegt die Datenanalyse im Blut, andere wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Ganz gleich, welcher Typ Sie sind: Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, bessere Erkenntnisse aus Ihren Process-Mining-Daten zu gewinnen. Wir konzentrieren uns dabei speziell auf die Analysephase: Die Dashboards stehen bereit – was fangen Sie nun damit an?

Dieser Blog ist Teil unserer Serie zur Prozessoptimierung. Lesen Sie auch unsere Leitfäden zur Umsetzung von Verbesserungen und zur kontinuierlichen Überwachung für den vollständigen Optimierungszyklus.

Schritt 2: Daten explorieren

Nachdem Sie Ihre Dashboards verstanden haben, ist es Zeit für die Exploration. In dieser Phase suchen Sie nicht nach etwas Bestimmtem. Sie machen sich mit den Daten vertraut und entdecken, was interessant ist.

Start mit Prozessanimationen

Prozessanimationen sind der schnellste Weg, um den tatsächlichen Fluss Ihres Prozesses zu verstehen:

• Verfolgen Sie, wie sich Cases durch den Prozess bewegen
• Erkennen Sie Prozessengpässe (Staus, an denen sich Cases ansammeln)
• Identifizieren Sie Schleifen, in denen Cases vor- und zurückgehen (Nacharbeit)
• Sehen Sie, welche Pfade die Hauptwege und welche eher Nebenpfade sind

Lassen Sie die Animation einige Minuten laufen. Dabei kristallisieren sich Muster heraus, die in statischen Diagrammen leicht übersehen werden.

Mit Filtern arbeiten

Verwenden Sie Filter, um die Daten auf unterschiedliche Weise zu segmentieren:

• Zeiträume: Wie schneidet dieser Monat im Vergleich zum letzten Quartal ab?
• Case-Attribute: Verhalten sich unterschiedliche Kundentypen anders?
• Resultate: Was unterscheidet erfolgreiche von problematischen Fälle?

Jede Filteränderung zeigt Sie eine neue Facette Ihres Prozesses.

Dimensionen erkunden

Verwenden Sie Selektoren, um Ihre Daten entlang verschiedener Dimensionen zu analysierenn:

• Abteilungen oder Teams
• Regionen oder Standorte
• Produktarten oder Servicekategorien
• Kundensegmente

Nicht selten zeigt sich: Was wie ein einziger Prozess aussieht, ist in Wahrheit ein Bündel verschiedener Prozesse unter einem Namen.

Prozessvarianten analysierenn

Jeder Case folgt einem Pfad durch Ihren Prozess. Prozessvarianten zeigen alle unterschiedlichen Pfade und wie häufig sie vorkommen:

• Wie sieht der Happy Path aus, dem die meisten Fälle folgen?
• Wo treten typische Abweichungen auf?
• Wie unterscheiden sich die Varianten in ihren Kennzahlen?

Oft entfallen die meisten Fälle auf wenige Varianten, während Dutzende seltener Varianten Ausnahmen und Sonderfälle abbilden.

Erzählen Sie sich Geschichten

Während Ihrer Untersuchung versuchen Sie zu erklären, was Sie sehen. Entwickeln Sie Erklärungsansätze dafür, warum bestimmte Muster existieren:

• “Bestellungen aus dieser Region dauern länger, weil sie eine zusätzliche Genehmigung erfordern”
• “Fälle mit diesem Merkmal bleiben oft in dieser Warteschlange hängen”
• “Wenn dies geschieht, beobachten wir diese Konsequenz”

Diese Erklärungsansätze helfen Sie, Muster zu erkennen und Hypothesen für eine tiefere Analyse zu bilden.

Schritt 4: Tiefenanalyse

Jetzt beginnt die Detailarbeit. Untersuchen Sie jede priorisierte Frage systematisch mit Ihren Process-Mining-Tools.

Die richtigen Dashboards für Ihre Fragen

Unterschiedliche Fragen brauchen unterschiedliche Analysewerkzeuge:

Systematisch in die Tiefe gehen

Für jede Frage:

1. Mit dem Gesamtbild beginnen: Betrachten Sie das Gesamtbild auf dem relevanten Dashboard.
2. Filter anwenden: Isolieren Sie die Fälle, die Sie interessieren.
3. Segmente vergleichen: Was unterscheidet gute von schlechten Performern?
4. Ausreißer untersuchen: Verwenden Sie den Fall-Analyse (Case Explorer) für extreme Beispiele.
5. Muster validieren: Überprüfen Sie, ob Ihre Beobachtungen konsistent sind.

Ihre Resultate dokumentieren

Wenn Sie Erkenntnisse gewinnen:

• Erstellen Sie Screenshots von wichtigen Visualisierungen
• Notieren Sie die verwendeten Filter und Einstellungen
• Schreiben Sie Ihre Interpretation nieder
• Erfassen Sie den potenziellen geschäftlichen Nutzen

Sie können Diagramme direkt aus ProcessMind für Präsentationen exportieren.

Kritische Datenprobleme beheben

In diesem Stadium, wenn die Datenqualität Ihre Analyse blockiert (nicht nur mangelhaft ist), beheben Sie das Problem. Gehen Sie aber selektiv vor: Beheben Sie nur das, was Antworten auf Ihre Prioritätsfragen verhindert.

Häufige Analysetechniken

Hier sind spezifische Analysetechniken, die Sie anwenden können, um gängige Prozessfragen zu beantworten. Jede Technik verwendet unterschiedliche ProcessMind-Funktionen, um relevante Einblicke zu gewinnen.

Durchlaufzeitanalyse

Ziel: Verstehen Sie, wie lange Fälle dauern und wo die Zeit verbracht wird.

Werkzeuge: Prozessgraph mit Zeitmetriken, Zeitverteilungsdiagramme

So gehen Sie vor:

1. Wechseln Sie die Metrik des Prozessgraphen auf Durchschnittliche Durchlaufzeit oder Durchschnittliche Bearbeitungszeit
2. Achten Sie auf die Zahlen an jeder Verbindung, um zu sehen, wo Fälle die meiste Zeit verbringen
3. Identifizieren Sie die längsten Übergänge (dickste/dunkelste Pfeile bei Zeitanzeige)
4. Unterscheiden Sie zwischen Bearbeitungszeit (aktive Arbeit) und Wartezeit (Leerlaufzeit zwischen den Schritten)

Worauf Sie achten sollten:

• Verbindungen mit unerwartet hohen Zeitwerten
• Aktivitäten, in denen Fälle „ruhen“, bevor sie fortgesetzt werden
• Unterschiede zwischen Median und Durchschnitt (deutet auf Ausreißer hin)
• Zeitmuster nach Falltyp, Region oder anderen Dimensionen

Wichtige Erkenntnis: Lange Durchlaufzeiten entstehen oft durch Wartezeiten, nicht durch Bearbeitungszeiten. Ein 5-tägiger Prozess hat möglicherweise nur 2 Stunden tatsächliche Arbeit.

Engpassanalyse

Ziel: Engpässe (Bottlenecks) identifizieren und herausfinden, an welchen Stellen Cases in Ihrem Prozess stocken oder sich verzögern.

Tools: Prozessanimation, Prozessgraph, Zeit-pro-Aktivität-Diagramme

So gehen Sie vor:

1. Prozessanimation: Beobachten Sie die Animation und achten Sie auf Aktivitäten, bei denen sich die Punkte stauen. Diese “Verkehrsstaus” deuten auf Engpässe hin, an denen Cases warten.

2. Prozessgraph: Wechseln Sie zu den Zeitmetriken und suchen Sie nach Verbindungen mit den längsten Dauern. Eine lange Zeitspanne bei einer eingehenden Verbindung bedeutet oft, dass sich Cases vor dieser Aktivität sammeln.

3. Balkendiagramme: Nutzen Sie das Diagramm “Zeit pro Aktivität”, um zu sehen, welche Schritte insgesamt die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

Worauf Sie achten sollten:

• Anhäufungen von Cases bei bestimmten Aktivitäten
• Aktivitäten mit hoher durchschnittlicher Zeit, aber geringer reiner Bearbeitungszeit (Hinweis auf Wartezeit)
• Schritte, die in Geschäftsprozessen zu Engpässen führen (sie selbst sind vielleicht schnell abgeschlossen, aber danach bleiben die Cases liegen)
• Zeitliche Varianz: Manche Cases laufen schnell durch, andere extrem langsam

Wichtige Erkenntnis: Engpässe entstehen oft vor der langsamen Aktivität, nicht direkt darin. Ein Arbeitsschritt kann schnell erledigt sein, aber die Cases warten danach in einer Warteschlange auf den nächsten Schritt. Um Engpässe zu beseitigen, müssen Sie diese Dynamik verstehen und die Prozesse rund um diese Einschränkung optimieren.

Nacharbeitsanalyse

Ziel: Herausfinden, wo Fälle unnötigerweise Schritte wiederholen.

Tools: Prozessgraph, Prozessanimation, Variantenanalyse

So gehen Sie vor:

1. Achten Sie auf Rückwärtspfeile im Prozessgraph (Verbindungen von späteren zu früheren Aktivitäten).
2. Beobachten Sie die Prozessanimation mit aktiviertem “„Show Tail“ (Spuranzeige)”, um Fälle zu erkennen, die sich entgegen dem normalen Fluss bewegen.
3. Filtern Sie nach Fällen, die wiederholte Aktivitäten enthalten, über das Filter-Panel.
4. Überprüfen Sie die Variantenanalyse auf Pfade, die dieselbe Aktivität mehrmals enthalten.

Worauf Sie achten sollten:

• Aktivitäten, die Fälle mehr als einmal durchlaufen
• Schleifen zwischen spezifischen Aktivitäten (z.B. “Prüfung” → “Korrektur” → “Prüfung”)
• Der Anteil der Fälle, die nachbearbeitet werden
• Wie viel zusätzliche Zeit Nacharbeit dem Prozess hinzufügt

Wichtige Erkenntnis: Ein gewisses Maß an Nacharbeit ist normal (Qualitätsprüfungen, Korrekturen), übermäßige Nacharbeit deutet jedoch oft auf unklare Anforderungen, Qualitätsprobleme oder Kommunikationsschwierigkeiten hin.

Konformitätsanalyse

Ziel: Vergleichen Sie den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand.

Werkzeuge: Process Graph, Variantenanalyse, Filter

So gehen Sie vor:

1. Definieren Sie den „erwarteten“ Pfad Ihres Prozesses (den Idealpfad).
2. Verwenden Sie den Process Graph, um zu sehen, welcher Prozentsatz der Fälle diesem Pfad folgt.
3. Filtern Sie nach abweichenden Fällen und untersuchen Sie die Ursachen.
4. Verwenden Sie die Variantenanalyse, um alle unterschiedlichen Pfade zu erkennen, die die Fälle nehmen.

Worauf Sie achten sollten:

• Aktivitäten, die immer stattfinden sollten, aber manchmal übersprungen werden.
• Aktivitäten, die unerwünscht auftreten (Workarounds, manuelle Korrekturen).
• Unerwartete Pfade zwischen Aktivitäten.
• Fälle, die vorzeitig enden (das End-Event nicht erreichen).

Wichtige Erkenntnis: Abweichungen sind nicht immer negativ. Manchmal deuten Workarounds auf eine bessere Arbeitsweise hin, die zum neuen Standard werden sollte.

Ressourcenanalyse

Ziel: Verstehen, wer was tut und wie die Arbeitslast verteilt ist.

Tools: Selektoren, Filter, Ressourcendiagramme

So gehen Sie vor:

1. Verwenden Sie Selektoren, um den Prozess nach Ressourcen, Teams oder Abteilungen aufzuschlüsseln.
2. Vergleichen Sie Durchlaufzeiten und Durchsätze verschiedener Ressourcen.
3. Suchen Sie nach Ungleichgewichten in der Arbeitslastverteilung.
4. Identifizieren Sie Aktivitäten, an denen spezifische Ressourcen oder Teams beteiligt sind.

Worauf Sie achten sollten:

• Ungleichmäßige Arbeitsverteilung über Ressourcen hinweg
• Ressourcen, die konstant langsamer oder schneller sind als andere
• Übergabemuster zwischen Teams oder Abteilungen
• Aktivitäten, die spezifisches Fachwissen erfordern (potenzielle Single Points of Failure)

Wichtige Erkenntnis: Leistungsunterschiede zwischen Ressourcen können auf Schulungsbedarf, Tool-Probleme oder Prozessdesignfehler hindeuten und weniger auf individuelle Fähigkeiten.

Volumen- und Trendanalyse

Ziel: Muster im Fallvolumen über die Zeit verstehen.

Tools: Zeitfilter, Trenddiagramme, Periodenvergleich

So gehen Sie vor:

1. Verwenden Sie Periodenfilter, um verschiedene Zeitbereiche zu vergleichen.
2. Betrachten Sie Volumentrends (steigt, sinkt oder stagniert die Fallanzahl?).
3. Vergleichen Sie denselben Zeitraum über verschiedene Jahre oder Quartale hinweg.
4. Korrelieren Sie Volumenänderungen mit Änderungen der Prozessleistung.

Worauf Sie achten sollten:

• Saisonale Muster (Hochphasen, ruhige Phasen)
• Trends, die mit Geschäftsereignissen oder -änderungen korrelieren
• Wie sich Volumenänderungen auf Zykluszeit und Qualität auswirken
• Frühindikatoren, die zukünftiges Volumen vorhersagen

Wichtige Erkenntnis: Leistungsfähigkeit-Probleme können durch Volumenspitzen verursacht werden, nicht durch Prozessprobleme. Das Verständnis von Volumenmustern hilft Sie bei der Kapazitätsplanung.

Pfadanalyse

Ziel: Verstehen Sie die verschiedenen Wege, die Fälle innerhalb Ihres Prozesses nehmen.

Werkzeuge: Process Graph, Variantenanalyse, Pfadfilter

So gehen Sie vor:

1. Betrachten Sie den Process Graph, um wichtige Entscheidungspunkte (Verzweigungen) zu identifizieren.
2. Überprüfen Sie die Prozentangaben bei jeder ausgehenden Verbindung, um die Pfadführung zu verstehen.
3. Verwenden Sie die Variantenanalyse, um alle einzigartigen Pfade und deren Häufigkeiten zu sehen.
4. Filtern Sie nach spezifischen Pfaden, um deren Leistungsfähigkeit zu vergleichen.

Worauf Sie achten sollten:

• Dominante Pfade im Vergleich zu Randfällen.
• Leistungsunterschiede zwischen Pfaden.
• Pfade, die unerwartet lang oder komplex sind.
• Möglichkeiten, Fälle effizienter zu lenken.

Wichtige Erkenntnis: Oft folgen 80 % der Fälle nur wenigen Pfaden, während Dutzende von Varianten die restlichen 20 % ausmachen. Konzentrieren Sie Ihre Verbesserungsbemühungen zunächst auf die Pfade mit hohem Volumen.

Schritt 6: Die nächsten Schritte

Ihre Analyse ist abgeschlossen und Sie haben die Resultate präsentiert. Was nun?

Aktionspunkte nachverfolgen

Nach Ihrer Präsentation wird es wahrscheinlich Folgendes geben:

• Anfragen für zusätzliche Analysen
• Entscheidungen, welche Verbesserungen verfolgt werden sollen
• Aufgaben, wer die Änderungen vorantreiben wird

Verfolgen Sie diese und stellen Sie sicher, dass sie im Tagesgeschäft nicht verloren gehen.

Verbindung zur Implementierung herstellen

Analyse-Erkenntnisse müssen zu tatsächlichen Prozessänderungen führen. Lesen Sie unseren Guide zum Implementieren von Prozessoptimierung für die praktischen Schritte, wie Sie Erkenntnisse in Verbesserungen umsetzen.

Monitoring einrichten

Sobald Änderungen implementiert sind, müssen Sie überprüfen, ob sie funktionieren. Unser Leitfaden zum kontinuierlichen Prozessmonitoring erklärt, wie Sie Verbesserungen über die Zeit verfolgen können.

Für die Zukunft dokumentieren

Erstellen Sie eine Dokumentation, damit Ihre Arbeit als Grundlage dienen kann:

• Welche Fragen untersucht wurden
• Welche Daten verwendet wurden (und deren Einschränkungen)
• Welche Erkenntnisse gewonnen wurden
• Welche Entscheidungen getroffen wurden

Dieses institutionelle Wissen ist wertvoll für zukünftige Analysen.

Fortschritte feiern

Echte Erkenntnisse aus ProzessDaten zu gewinnen, ist ein Erfolg. Ob Sie Vermutungen bestätigt, Überraschungen entdeckt oder Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert haben: Sie haben Ihrem Unternehmen einen Mehrwert geschaffen.

Starten Sie den Zyklus nun erneut. Prozessoptimierung ist ein kontinuierlicher Prozess, und es gibt immer mehr aus Ihren Daten zu lernen.

Erste Schritte mit ProcessMind

Bereit für die Analyse Ihrer eigenen Prozesse? ProcessMind macht die Geschäftsprozessanalyse (BPA) für jeden zugänglich:

• Intuitive Dashboards, die schnell wertvolle Erkenntnisse liefern
• KI-Empfehlungen, die potenzielle Probleme automatisch hervorheben
• Interaktiver Case-Explorer für tiefgehende Analysen
• Einfacher Datenimport aus Excel, CSV oder Datenbanken

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion und entdecken Sie, was wirklich in Ihren Prozessen passiert.

Weitere Ressourcen:

• Was ist Process Mining? - Ein Leitfaden zu den Grundlagen
• Strategischer Leitfaden für datenbasierte Prozessverbesserung - Das DMAIC-Framework
• Herausforderungen und Best Practices im Process Mining - So vermeiden Sie typische Fehler
• Automatisierungspotenziale richtig identifizieren - Process Mining und RPA
• Methoden zur Prozessverbesserung: Die ultimative Übersicht - 15 bewährte Ansätze im Vergleich