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Ihr Mitarbeiter-Onboarding verbessern

Workday Onboarding optimieren mit unserer 6-Schritte-Anleitung
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Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Workday Onboarding optimieren für schnellere Mitarbeiterintegration

Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse sind oft mit Verzögerungen, Compliance-Risiken und ineffizienten Workflows konfrontiert. Unsere Plattform hilft Ihnen, genaue Engpässe zu identifizieren und führt Sie durch praktische Verbesserungen. Optimieren Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, steigern Sie die Zufriedenheit und gewährleisten Sie die Compliance für einen reibungsloseren Start in Ihrer Organisation.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Mitarbeiter-Onboardings in Workday unerlässlich ist

Effektives Mitarbeiter-Onboarding ist weit mehr als nur Papierkram; es ist die Grundlage für den Erfolg und die langfristige Bindung neuer Mitarbeiter. Ein optimierter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass neue Mitarbeiter schnell produktive, engagierte Mitglieder Ihres Teams werden und zum gesamten Geschäftswachstum beitragen. Umgekehrt kann ein ineffizientes oder kompliziertes Onboarding zu verzögerter Produktivität, frühzeitiger Mitarbeiterfluktuation, Compliance-Risiken und erhöhten Verwaltungskosten führen. Obwohl Workday Onboarding leistungsstarke Tools zur Verwaltung von Aufgaben und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bereitstellt, enthalten die tatsächliche Ausführung und der Ablauf dieser Prozesse oft verborgene Ineffizienzen, die nur durch eine detaillierte Analyse aufgedeckt werden können. Das Verständnis und die Optimierung Ihres Workday Onboardings geht nicht nur um HR-Effizienz, sondern darum, Ihre Investition in neue Talente zu sichern und eine positive Arbeitsplatzkultur vom ersten Tag an zu fördern.

Wie Process Mining Ihren Workday Onboarding-Prozess beleuchtet

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um Ihre Mitarbeiter-Onboarding-Reise wirklich zu verstehen. Durch die Extraktion von Event Logs aus Ihrem Workday-System rekonstruiert es den vollständigen, durchgängigen Weg, den jeder neue Mitarbeiter nimmt, vom Zeitpunkt der Angebotsannahme bis zur vollständigen Integration. Diese visuelle Darstellung offenbart die tatsächlichen Prozessabläufe, nicht nur die beabsichtigten. Sie können klar erkennen, wo Aktivitäten, wie z.B. „Hintergrundüberprüfung eingeleitet“, „IT-Konto bereitgestellt“ oder „Ausrüstung bestellt“, wirklich beginnen, wie lange sie dauern und was darauf folgt. Diese Perspektive ist entscheidend, um Prozessvarianten, unerwartete Nacharbeiten und, am wichtigsten, die genauen Engpässe zu identifizieren, die ein reibungsloses Erlebnis für neue Mitarbeiter behindern. Process Mining hilft, kritische Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel: „Warum dauert die IT-Einrichtung in bestimmten Abteilungen länger?“ oder „Werden obligatorische Schulungen immer vor dem 30-Tage-Check-in abgeschlossen?“ Dieser granulare Einblick ist genau der Weg, wie Sie die Zykluszeit des Mitarbeiter-Onboardings reduzieren und die Effizienz steigern können.

Wichtige Verbesserungsbereiche durch datengesteuerte Analyse

Die Analyse Ihres Workday Onboarding-Prozesses mit Process Mining deckt oft mehrere gängige Verbesserungsbereiche auf:

  • Engpässe identifizieren: Identifizieren Sie spezifische Aktivitäten oder Aufgabenabfolgen, die konstant zu Verzögerungen führen, z.B. eine Verzögerung zwischen „Voreinstellungs-Dokumentation abgeschlossen“ und „HR-Profil erstellt“. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozessoptimierungsbemühungen präzise auszurichten.
  • Prozessabweichungen aufdecken: Entdecken Sie Fälle, in denen der tatsächliche Prozess vom standardmäßigen, beabsichtigten Pfad abweicht. Diese Abweichungen könnten ineffiziente Workarounds sein oder auf mangelnde Einhaltung bewährter Verfahren hinweisen, was potenziell die Compliance beeinträchtigen kann.
  • Übergaben optimieren: Bewerten Sie die Effizienz der Übergaben zwischen verschiedenen Teams, wie z.B. HR an IT oder IT an Facility Management. Verzögerungen bei diesen kritischen Übergaben tragen häufig wesentlich zu verlängerten Onboarding-Zykluszeiten bei.
  • Compliance und Konsistenz sicherstellen: Überprüfen Sie, ob alle obligatorischen Schritte, wie Hintergrundüberprüfungen, spezifische Schulungszuweisungen oder wichtige Dokumenteneinreichungen, innerhalb der erforderlichen Zeitrahmen für jeden neuen Mitarbeiter abgeschlossen werden, um die vollständige Compliance im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
  • Automatisierungspotenziale identifizieren: Daten können repetitive manuelle Aufgaben hervorheben, die reif für die Automatisierung innerhalb von Workday sind, wodurch HR- und andere Teammitglieder für strategischere Arbeiten freigespielt werden.

Erwartete Ergebnisse einer optimierten Onboarding-Erfahrung

Durch den Einsatz von Process Mining zur Optimierung Ihres Workday Onboardings können Sie mehrere bedeutende, messbare Vorteile erzielen:

  • Reduzierte Onboarding-Zykluszeit: Verkürzen Sie drastisch die Zeit, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um voll einsatzfähig zu werden, was zu schnelleren Beiträgen und einem schnelleren Return on Investment führt.
  • Erhöhte Zufriedenheit neuer Mitarbeiter: Eine reibungslose und organisierte Onboarding-Erfahrung verbessert die anfängliche Wahrnehmung des Unternehmens durch einen neuen Mitarbeiter erheblich und steigert das Engagement und die Moral vom ersten Tag an.
  • Verbesserte HR-Effizienz: Optimieren Sie HR- und Verwaltungsaufgaben, reduzieren Sie die Arbeitslast Ihrer HR- und Einstellungsteams und ermöglichen Sie ihnen, sich auf strategische Talentinitiativen statt auf manuelle Prozessverfolgung zu konzentrieren.
  • Gestärkte Compliance: Garantiert, dass alle notwendigen rechtlichen, regulatorischen und unternehmenspolitischen Anforderungen für jeden neuen Mitarbeiter konsequent erfüllt werden, wodurch Risiken minimiert und eine standardisierte Erfahrung gewährleistet wird.
  • Bessere Ressourcenallokation: Erhalten Sie Klarheit darüber, wo Ressourcen im Onboarding-Prozess eingesetzt werden, was eine effektivere Planung und den Einsatz von Personal und Tools ermöglicht.

Starten Sie jetzt mit der Optimierung Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses

Bereit, Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess zu transformieren? Dieser Leitfaden ermöglicht Sie, Ihre Reise der Entdeckung und Verbesserung zu beginnen. Durch die Anwendung von Process Mining-Techniken auf Ihre Workday-Daten können Sie Ineffizienzen aufdecken, Engpässe beheben und letztendlich eine überragende Onboarding-Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter schaffen. Machen Sie den ersten Schritt zu einem effizienteren, complianten und einladenderen Start für Ihre Talente.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Viele neue Mitarbeiter erleben längere Wartezeiten zwischen der Annahme des Angebots und ihrem ersten Arbeitstag oder sogar nach dem Startdatum für wesentliche Ressourcen. Diese verlängerte Durchlaufzeit beeinträchtigt die Produktivität, die Mitarbeitermoral und kann zu früher Fluktuation führen, was dem Unternehmen erhebliche Zeit und Geld kostet.
ProcessMind analysiert Event Logs aus Workday Onboarding, um den tatsächlichen Verlauf abzubilden, identifiziert genau, wo Verzögerungen auftreten und deren Ursachen. Dies ermöglicht es Ihnen, Schritte zu optimieren und die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit zu reduzieren.

Neue Mitarbeiter sehen sich nach ihrem Startdatum oft mit erheblichen Wartezeiten für IT-Konten, notwendige Software oder sogar physische Ausrüstung konfrontiert. Dies verhindert sofortige Produktivität und erzeugt Frustration, was ein schlechtes Licht auf die Vorbereitung und Effizienz des Unternehmens im Employee Onboarding-Prozess wirft.
Unter Verwendung von Workday Onboarding-Daten identifiziert ProcessMind spezifische Aktivitäten wie „IT-Konto-Bereitstellung initiiert“ oder „Ausrüstung geliefert“, die durchgängig Verzögerungen verursachen. Wir heben diese Engpässe hervor, um gezielte Prozessverbesserungen und eine bessere Ressourcenkoordination zu ermöglichen.

Der Onboarding-Verlauf unterscheidet sich oft erheblich zwischen Abteilungen oder Rollen, was zu einem inkonsistenten und manchmal minderwertigen Erlebnis für neue Mitarbeiter führt. Dieser Mangel an Standardisierung kann neue Mitarbeiter verwirren, Frustration verursachen und ihre Fähigkeit beeinträchtigen, sich reibungslos in die Unternehmenskultur und die Workday Onboarding-Aufgaben zu integrieren.
ProcessMind deckt alle Variationen in Ihrem Employee Onboarding-Prozess auf und enthüllt nicht-standardisierte Pfade sowie Abweichungen vom idealen Fluss. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, Best Practices zu standardisieren und ein konsistentes, positives Erlebnis für jeden neuen Mitarbeiter sicherzustellen.

Kritische Compliance-Aufgaben, wie Hintergrundüberprüfungen oder obligatorische Schulungen, werden häufig versäumt oder nach ihrem Fälligkeitsdatum abgeschlossen. Dies setzt das Unternehmen rechtlichen Risiken, behördlichen Strafen und operativen Ineffizienzen innerhalb des Workday Onboarding-Prozesses aus und gefährdet die Sicherheit und operative Integrität.
ProcessMind überwacht den Abschluss wichtiger Compliance-Aktivitäten, wie „Hintergrundüberprüfung abgeschlossen“ oder „Obligatorische Schulung abgeschlossen“, im Vergleich zu ihren Fälligkeitsdaten. Es identifiziert und kennzeichnet proaktiv überfällige Elemente und ermöglicht so sofortige Korrekturmaßnahmen und die Einhaltung der HR-Richtlinien im Mitarbeiter-Onboarding.

Viele Schritte im Employee Onboarding basieren immer noch auf manueller Dateneingabe oder erfordern wiederholte Überarbeitungen aufgrund von Fehlern oder unvollständigen Informationen. Dies führt zu einem erhöhten administrativen Aufwand, höheren Betriebskosten und Verzögerungen bei der vollen Produktivität neuer Mitarbeiter, selbst bei der Nutzung von Systemen wie Workday Onboarding.
ProcessMind visualisiert alle Prozessschleifen und identifiziert Aktivitäten, die häufig wiederholt werden oder zu Nacharbeit führen, oft verursacht durch Dateninkonsistenzen oder manuelle Übergaben. Durch die Hervorhebung dieser Ineffizienzen helfen wir, Aufgaben zu automatisieren und unnötige manuelle Eingriffe zu eliminieren.

HR-Teams und Einstellungsmanager haben oft keinen klaren, Echtzeit-Überblick darüber, wo sich neue Mitarbeiter auf ihrer Onboarding-Reise befinden. Diese mangelnde Transparenz erschwert es, Probleme proaktiv anzugehen, Verzögerungen zu antizipieren oder zeitnahe Unterstützung zu leisten, was zu einem reaktiven Ansatz im Mitarbeiter-Onboarding führt.
ProcessMind bietet einen Röntgenblick auf Ihren gesamten Workday Onboarding-Prozess, von „Angebot angenommen“ bis „30-Tage-Check-in durchgeführt“. Es erstellt eine lebendige Karte Ihres Prozesses und bietet umfassende Sichtbarkeit in jeden Schritt, jede Dauer und jeden Beteiligten, was datengesteuerte Entscheidungen ermöglicht.

Kritische Onboarding-Schritte, wie die Genehmigung von Geräteanfragen oder die Initiierung von Teamvorstellungen, verzögern sich oft, weil die Einstellungsmanager ihre zugewiesenen Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen. Diese Verzögerungen wirken sich direkt auf die Erfahrung und Produktivität des neuen Mitarbeiters aus und verlängern seine Integration ins Team.
ProcessMind analysiert die Zeitpläne für managerspezifische Aktivitäten innerhalb des Workday Onboardings, wie z.B. „Arbeitsplatz eingerichtet“ oder „Teamvorstellung abgeschlossen“. Es identifiziert, welche Manager oder Abteilungen konstant Verzögerungen verursachen, was gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen ermöglicht, um das Manager-Engagement im Mitarbeiter-Onboarding zu verbessern.

Eine erhebliche Anzahl neuer Mitarbeiter verlässt das Unternehmen innerhalb der ersten Monate, oft aufgrund einer schlechten oder verwirrenden Onboarding-Erfahrung. Diese frühe Fluktuation führt zu verschwendeten Rekrutierungskosten, Produktivitätsverlusten und einem negativen Einfluss auf die Arbeitgebermarke, wodurch ein effizientes Mitarbeiter-Onboarding entscheidend ist.
ProcessMind korreliert Onboarding-Prozessvariationen und Verzögerungen mit Daten zur Mitarbeiterbindung und identifiziert Muster, die zu frühzeitigen Abgängen beitragen. Durch das Verständnis dieser Grundursachen können Unternehmen das Workday Onboarding optimieren, um eine ansprechendere und effektivere Willkommenskultur zu schaffen.

Neue Mitarbeiter erleben häufig Verzögerungen bei der Zuweisung oder dem Abschluss wesentlicher Pflichtschulungen, was ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Aufgaben zu erfüllen und Compliance-Anforderungen zu genügen. Dieser Engpass kann auf verspätete Zuweisungen oder fehlende Erinnerungen zurückzuführen sein und Risiken für das Unternehmen schaffen.
ProcessMind verfolgt den Fluss von „Obligatorische Schulung zugewiesen“ bis „Obligatorische Schulung abgeschlossen“ und zeigt auf, wo die Zuweisung oder der Abschluss von Schulungen verzögert wird. Es hilft, den Zeitpunkt und die Auslöser für die Schulungsbereitstellung innerhalb des Workday Onboarding zu optimieren und so eine fristgerechte Compliance und Kompetenzentwicklung sicherzustellen.

Ungenaue oder unvollständige Daten, die während des HR-Profilerstellungsprozesses eingegeben werden, führen zu nachgelagerten Problemen, die manuelle Korrekturen erfordern und möglicherweise die Gehaltsabrechnung, die Leistungsanmeldung und den Systemzugang verzögern. Dies führt zu Ineffizienzen und einer frustrierenden Erfahrung für den neuen Mitarbeiter und das HR-Team.
ProcessMind kann häufige Änderungen oder Nacharbeiten im Zusammenhang mit „HR-Profil erstellt“-Aktivitäten durch die Analyse von Event Log-Attributen identifizieren. Es zeigt auf, wo Dateneingabefehler am häufigsten auftreten, was Verbesserungen in den Dateneingabeformularen oder Prozessschritten innerhalb des Workday Onboardings ermöglicht, um die Datenqualität zu verbessern.

Obwohl ein leistungsstarkes System wie Workday Onboarding genutzt wird, werden viele Routine- und sich wiederholende Aufgaben innerhalb des Onboarding-Prozesses immer noch manuell ausgeführt. Dies begrenzt die Skalierbarkeit, erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und bindet wertvolle HR-Ressourcen, die sich auf strategische Initiativen konzentrieren könnten.
ProcessMind kartiert die gesamte Mitarbeiter-Onboarding-Reise und deckt alle manuellen Übergaben und Aktivitäten auf, die automatisiert werden könnten. Es identifiziert Möglichkeiten für RPA- oder Integrationsverbesserungen innerhalb der Workday Onboarding-Workflows, um Ihnen zu helfen, die Effizienz zu maximieren und die Betriebskosten zu senken.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Optimierung des Workday Onboarding-Prozesses, um die Zeit von der Angebotsannahme bis zur vollen Produktivität eines neuen Mitarbeiters signifikant zu verkürzen, ist entscheidend. Dieses Ziel zielt darauf ab, das Mitarbeitererlebnis zu verbessern, den administrativen Aufwand zu reduzieren und neue Talente schneller zu ihrer vollen Leistungsfähigkeit zu bringen, was sich auf die allgemeine Unternehmenseffizienz und den Wettbewerbsvorteil auswirkt. ProcessMind hilft dabei, den End-to-End-Verlauf zu visualisieren, genaue Engpässe und deren Ursachen zu identifizieren und die Auswirkungen jeder Verzögerung zu quantifizieren. Es ermöglicht die Festlegung von Zielen und die kontinuierliche Überwachung von Durchlaufzeit-Verbesserungen innerhalb des Workday Onboarding, wodurch messbare Fortschritte hin zu einer schnelleren Integration sichergestellt werden.

Die Sicherstellung, dass neue Mitarbeiter die notwendigen Ressourcen, wie IT-Ausstattung und Systemzugang, vor oder an ihrem ersten Tag erhalten, ist entscheidend für eine positive erste Erfahrung und sofortige Produktivität. Verzögerungen bei der Bereitstellung können zu Frustration und Zeitverschwendung führen. ProcessMind bietet klare Einblicke in den Ressourcenbereitstellungs-Teilprozess innerhalb des Workday Onboardings, verfolgt die genaue Zeit, die für jeden Schritt benötigt wird. Es identifiziert verantwortliche Parteien und spezifische Verzögerungen und ermöglicht gezielte Interventionen und Prozessanpassungen, um die Bereitstellung erheblich zu beschleunigen.

Inkonsistente Onboarding-Erfahrungen können zu unterschiedlichen Niveaus der Zufriedenheit neuer Mitarbeiter, der wahrgenommenen Fairness und Compliance-Risiken in einer Organisation führen. Eine standardisierte, qualitativ hochwertige Erfahrung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Reise auf gleicher Basis beginnen und eine stärkere Unternehmenskultur fördern. ProcessMind deckt alle bestehenden Prozessvarianten innerhalb des Workday Onboardings auf und ermöglicht Organisationen den Vergleich von Onboarding-Pfaden über verschiedene Abteilungen oder Rollen hinweg. Diese detaillierte Analyse hilft, Abweichungen von Best Practices zu identifizieren und einen konsistenten, optimierten globalen Standard zu etablieren.

Die Nichteinhaltung obligatorischer Onboarding-Aufgaben, wie Hintergrundüberprüfungen oder Richtlinienbestätigungen, birgt erhebliche rechtliche und operative Risiken. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle kritischen Schritte pünktlich und gemäß den Vorschriften abgeschlossen werden, wodurch das Unternehmen geschützt und ein sicherer Start für neue Mitarbeiter gewährleistet wird. ProcessMind überwacht kontinuierlich den Abschlussstatus aller obligatorischen Aktivitäten im Workday Onboarding und hebt überfällige Aufgaben sowie potenzielle Compliance-Lücken in Echtzeit hervor. Es liefert die notwendigen Einblicke, um proaktiv auf Nicht-Compliance zu reagieren und die Audit-Bereitschaft aufrechtzuerhalten.

Viele Prozesse zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter basieren immer noch auf manueller Dateneingabe oder repetitiven Aufgaben, was zu Ineffizienzen, Fehlern und erhöhten Kosten führt. Das Identifizieren und Automatisieren dieser Schritte kann Personalmitarbeiter entlasten, Durchlaufzeiten verkürzen und die Datenqualität verbessern. ProcessMind visualisiert den gesamten Workday Onboarding-Prozess und hebt alle manuellen Aktivitäten klar hervor. Es quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand für diese Schritte, deckt Automatisierungspotenziale mit hoher Wirkung auf und liefert eine klare Business Case für Robotic Process Automation (RPA) oder andere digitale Lösungen.

Begrenzte Transparenz über den Status der Onboarding-Prozesse neuer Mitarbeiter erschwert es Personalabteilungen und einstellenden Managern, zeitnahe Unterstützung zu bieten oder potenzielle Verzögerungen proaktiv zu erkennen. Eine verbesserte Sichtbarkeit fördert die Kommunikation und ermöglicht einen reibungsloseren, transparenteren Prozess. ProcessMind bietet einen umfassenden Echtzeit-Überblick über den Fortschritt jedes neuen Mitarbeiters im Workday Onboarding. Es liefert detaillierte Dashboards und Berichte, die genau zeigen, wo jeder Case steht, sodass HR-Teams Probleme antizipieren und proaktive Unterstützung für ein überragendes Onboarding-Erlebnis gewährleisten können.

Verzögerungen, die durch managerabhängige Aufgaben wie Genehmigungen oder Aufgabenzuweisungen entstehen, können den gesamten Onboarding-Prozess erheblich verlängern und die erste Erfahrung eines neuen Mitarbeiters beeinträchtigen. Die Reduzierung dieser Engpässe ist entscheidend für die Optimierung des Prozesses. ProcessMind identifiziert spezifische managerabhängige Aktivitäten, die Verzögerungen verursachen, und quantifiziert deren Auswirkungen auf die Onboarding-Zykluszeit. Es hilft, Muster zu erkennen und datengesteuerte Erkenntnisse zu liefern, um die Beteiligung von Managern zu optimieren und die Workflow-Effizienz innerhalb des Workday Onboardings zu verbessern.

Eine zerstückelte oder langwierige Onboarding-Erfahrung kann ein wesentlicher Faktor für die frühe Mitarbeiterfluktuation sein, was zu erhöhten Rekrutierungskosten und Produktivitätsverlusten führt. Die Verbesserung des Onboarding-Prozesses trägt direkt zu einer höheren Zufriedenheit neuer Mitarbeiter und besseren Bindungsraten bei. ProcessMind hilft, die Onboarding-Pfade von Mitarbeitern zu analysieren, die frühzeitig ausscheiden, und identifiziert kritische Reibungs- oder Verzögerungspunkte innerhalb des Workday Onboardings, die zur Unzufriedenheit beitragen können. Durch das Verständnis dieser Muster können Organisationen gezielte Verbesserungen implementieren, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Verzögerungen beim Abschluss obligatorischer Schulungen können nicht nur Compliance-Risiken schaffen, sondern auch die Fähigkeit eines neuen Mitarbeiters beeinträchtigen, seine Aufgaben effektiv zu erfüllen. Die Beschleunigung dieses Prozesses stellt sicher, dass Mitarbeiter schneller qualifiziert und compliant sind. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus von der Zuweisung bis zum Abschluss obligatorischer Schulungen innerhalb des Workday Onboardings und zeigt auf, wo Verzögerungen auftreten und welche Ursachen sie haben. Dies ermöglicht gezielte Interventionen, wie die Anpassung von Benachrichtigungsplänen oder die Neubewertung von Schulungsmethoden, um die Abschlussquoten erheblich zu verbessern.

Fehler in den HR-Profildaten neuer Mitarbeiter können zu kaskadierenden Problemen führen, einschließlich falscher Gehaltsabrechnung, Problemen bei der Leistungsanmeldung und Compliance-Abweichungen. Die Eliminierung dieser Fehler verbessert die Datenintegrität und reduziert kostspielige Nacharbeiten für HR-Teams. ProcessMind identifiziert Nacharbeitszyklen und Ausnahmen im Workday Onboarding-Prozess, die direkt mit Dateneingabefehlern verbunden sind. Durch die Analyse der Häufigkeit und Quelle dieser Fehler können Organisationen präventive Maßnahmen, wie strengere Datenvalidierung oder Automatisierung, implementieren, um Datenabweichungen drastisch zu reduzieren.

Viele manuelle Schritte im Employee Onboarding-Prozess bieten erhebliche Automatisierungspotenziale, die zu höherer Effizienz, geringeren Betriebskosten und verbesserter Genauigkeit führen. Die systematische Identifizierung dieser Bereiche ist entscheidend für die Prozesstransformation. ProcessMind analysiert detaillierte Event Logs, um alle manuellen Aktivitäten und ihre Abhängigkeiten innerhalb des Workday Onboardings aufzudecken und quantifiziert die potenziellen Zeit- und Kosteneinsparungen durch Automatisierung. Es priorisiert Automatisierungskandidaten basierend auf ihrer Häufigkeit, Dauer und Wirkung und liefert so eine klare Roadmap für digitale Transformationsinitiativen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Employee Onboarding

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Vorlage herunterladen
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Ihre Workday-Daten exportieren
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Ihren Onboarding-Prozess analysieren
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Änderungen implementieren
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Leistung überwachen
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Was ist zu tun

Holen Sie sich die Excel-Vorlage, die speziell für Daten des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses entwickelt wurde. Diese Vorlage stellt sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen für eine effektive Analyse erfassen.

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Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Datenstruktur von Anfang an verhindert Nacharbeit und gewährleistet eine genaue Prozessmodellierung. Sie optimiert die Datenaufbereitung für optimale Einblicke.

Erwartetes Ergebnis

Eine leere, vorformatierte Excel-Vorlage, maßgeschneidert für Ihre Workday Onboarding-Prozessdaten.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie den tatsächlichen Fluss Ihres Mitarbeiter-Onboardings

ProcessMind wandelt Ihre Workday Onboarding-Daten in klare, interaktive Visualisierungen um. Identifizieren Sie genaue Verzögerungen, decken Sie Compliance-Risiken auf und sehen Sie den tatsächlichen Verlauf jedes neuen Mitarbeiters.
  • Den wahren Weg des Workday Onboardings visualisieren
  • Genaue Onboarding-Verzögerungen identifizieren
  • Compliance-Risiken in Workday identifizieren
  • Steigern Sie die Zufriedenheit und Geschwindigkeit neuer Mitarbeiter
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz im Mitarbeiter-Onboarding erreichen

Diese Ergebnisse veranschaulichen die greifbaren Vorteile, die Organisationen durch die Anwendung von Process Mining auf ihre Employee Onboarding-Workflows erzielen können. Wir nutzen Einblicke aus Workday Onboarding-Daten, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren und messbare Verbesserungen voranzutreiben.

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Schnelleres Onboarding

Reduzierung der End-to-End-Zeit

Beschleunigen Sie die gesamte Einarbeitungsphase von der Angebotsannahme bis zum 30-Tage-Check-in und stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv werden. Dies verbessert die Gesamteffizienz und reduziert den Verwaltungsaufwand.
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Schnellere Ressourcenbereitstellung

Wesentliche IT- und Arbeitsplatzeinrichtung

Optimieren Sie die Bereitstellung von IT-Konten, Ausrüstung und Arbeitsplatzeinrichtung, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an alles Notwendige für effizientes Arbeiten haben. Dies verbessert das Erlebnis am ersten Arbeitstag.
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Volle Compliance erreicht

Obligatorische Aufgaben pünktlich abgeschlossen

Garantieren Sie, dass alle kritischen obligatorischen Aufgaben, wie Hintergrundüberprüfungen und Papierkram, fristgerecht abgeschlossen werden. Dies mindert Compliance-Risiken und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für jeden neuen Mitarbeiter.
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Reduzierte Nacharbeit von HR-Daten

Weniger Fehler bei der HR-Profilerstellung

Reduzieren Sie drastisch die Häufigkeit von Korrekturen und Wiedereingabeschritten für HR-Profildaten. Dies spart HR-Mitarbeitern wertvolle Zeit und verbessert die Daten genauigkeit, wodurch nachgelagerte Probleme reduziert werden.
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Bereitschaft am ersten Tag

Wesentliche Ressourcen pünktlich bereit

Stellen Sie sicher, dass ein hoher Prozentsatz neuer Mitarbeiter alle wesentlichen IT-Konten, Geräte und Arbeitsbereiche vor ihrem offiziellen Startdatum vorbereitet hat. Dies garantiert Produktivität vom ersten Tag an und steigert die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter.
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Schnellerer Schulungsabschluss

Durchschnittliche Zeit für obligatorische Module

Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit, die neue Mitarbeiter benötigen, um alle obligatorischen Schulungsmodule abzuschließen. Dies macht Mitarbeiter schneller einsatzbereit und sichert den Erwerb kritischen Wissens, wodurch die Time-to-Productivity beschleunigt wird.

Die Ergebnisse variieren je nach den spezifischen Komplexitäten Ihres Onboarding-Prozesses, der Reife Ihrer Workday Onboarding-Implementierung und der Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die in verschiedenen Organisationen beobachtet wurden, die Process Mining für ähnliche Prozesse nutzen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Ein eindeutiger Identifikator für den Onboarding-Prozess jedes neuen Mitarbeiters, von der Angebotsannahme bis zur vollständigen Integration.

Bedeutung

Es ist das grundlegende Attribut, das alle zusammenhängenden Aktivitäten zu einer einzigen End-to-End-Prozessinstanz verbindet und so die Prozesserfassung und -analyse ermöglicht.

Der Name einer spezifischen Aufgabe oder eines Meilensteins, der innerhalb des Onboarding-Prozesses stattgefunden hat.

Bedeutung

Es definiert die Schritte des Prozesses und ermöglicht die Visualisierung des Prozessflusses sowie die Analyse von Prozessstruktur und -variationen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Onboarding-Aktivität abgeschlossen oder ihr Status geändert wurde.

Bedeutung

Er bildet den zeitlichen Rahmen für sämtliche Aktivitäten – die Voraussetzung, um Performance-Metriken wie Durchlaufzeiten zu berechnen und Verzögerungen aufzudecken.

Der dem neuen Mitarbeiter zugewiesene eindeutige Identifikator.

Bedeutung

Es dient als Primärschlüssel, um Onboarding-Prozessdaten mit umfassenderen Daten des Mitarbeiterlebenszyklus für eine ganzheitlichere HR-Analyse zu verknüpfen.

Der Name des für den neuen Mitarbeiter verantwortlichen Managers.

Bedeutung

Es ermöglicht die Leistungsanalyse durch einen wichtigen Stakeholder und deckt Engpässe und Inkonsistenzen bei managerabhängigen Aufgaben auf.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der der neue Mitarbeiter beitritt.

Bedeutung

Es ist eine primäre Dimension für Benchmarking und die Identifizierung von Prozessvariationen und Best Practices im gesamten Unternehmen.

Der aktuelle Status des gesamten Onboarding-Falls, z.B. 'In Bearbeitung', 'Abgeschlossen' oder 'Storniert'.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung von Fällen basierend auf ihrem Ergebnis, was eine fokussierte Analyse von abgeschlossenen, laufenden oder abgebrochenen Prozessen ermöglicht.

Der offizielle erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Bedeutung

Es dient als kritische Frist für Pre-Boarding-Aufgaben und wird verwendet, um die 'Bereitschaft am ersten Tag'-KPI zu messen.

Die Frist, bis zu der eine spezifische obligatorische oder Compliance-bezogene Aufgabe abgeschlossen sein muss.

Bedeutung

Es ermöglicht die Überwachung zeitkritischer Compliance-Aufgaben und die Berechnung der pünktlichen Abschlussquoten.

Das System oder der Benutzertyp, der eine bestimmte Aktivität initiiert hat, um automatisierte von manuellen Schritten zu unterscheiden.

Bedeutung

Es hilft, zwischen automatisierten und manuellen Aktivitäten zu unterscheiden, was entscheidend ist, um Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Prozesseffizienz zu messen.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Start des Onboarding-Falls, ausgelöst, wenn ein Kandidat sein Stellenangebot annimmt. In Workday wird dies typischerweise als Abschluss des Schritts 'Angebot erstellen' oder 'Angebot' im Rekrutierungsgeschäftsprozess erfasst, der dann den Onboarding-Workflow initiiert.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den End-to-End Onboarding-Prozess. Die Analyse der Zeit ab diesem Punkt bietet eine vollständige Ansicht des Onboarding-Verlaufs des neuen Mitarbeiters und der gesamten Durchlaufzeit.

Markiert den Abschluss des Hintergrundüberprüfungsprozesses des Kandidaten. Dies ist ein kritischer Meilenstein, der oft erfasst wird, wenn die Ergebnisse vom Anbieter eingehen und im Kandidatenprofil in Workday aktualisiert werden.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein. Verzögerungen beim Abschluss der Hintergrundüberprüfung können den offiziellen Starttermin verschieben und die Ressourcenplanung beeinträchtigen.

Diese Aktivität kennzeichnet die formale Erstellung des Mitarbeiterdatensatzes im HCM-System, wodurch der Übergang von einem Kandidaten zu einem Pre-Hire oder Mitarbeiter vollzogen wird. In Workday ist dies der letzte Schritt des 'Einstellungs'-Geschäftsprozesses.

Bedeutung

Dies ist ein grundlegender Meilenstein, der den Mitarbeiter offiziell im System etabliert und Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und andere Kern-HR-Funktionen ermöglicht. Er ist eine Voraussetzung für die meisten Bereitstellungsaktivitäten.

Dieser Meilenstein bestätigt, dass alle notwendigen IT-Konten und Zugriffsrechte erfolgreich für den neuen Mitarbeiter erstellt wurden. Das Event wird erfasst, wenn das IT-Team seine zugewiesene Bereitstellungsaufgabe in Workday abschließt.

Bedeutung

Die Sicherstellung, dass IT-Konten vor dem Startdatum bereit sind, ist entscheidend für eine positive Onboarding-Erfahrung und sofortige Produktivität. Dieser Meilenstein hilft, die 'Bereitschaft am ersten Tag' zu messen.

Diese Aktivität repräsentiert den offiziellen ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Dies ist kein explizites Event, sondern ein Schlüsseldatumsattribut, das mit dem Profil des Mitarbeiters verknüpft ist.

Bedeutung

Dies ist ein entscheidendes Datum für Compliance- und Prozessanalysen. Es ermöglicht die Messung der 'First Day Readiness', indem die Abschlussdaten der Bereitstellung mit diesem Startdatum verglichen werden.

Stellt den Abschluss eines geplanten Check-ins zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Manager dar, typischerweise um den 30. Tag herum. Dies wird normalerweise erfasst, wenn der Manager eine entsprechende 'To Do'-Aufgabe in Workday abschließt.

Bedeutung

Dies ist eine wichtige abschließende Aktivität im initialen Onboarding-Prozess, die auf Mitarbeiterengagement und -bindung abzielt. Sie dient als zuverlässiger Endpunkt zur Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining identifiziert Engpässe, Compliance-Lücken und Abweichungen in Ihrem Workday Onboarding-Prozess. Es zeigt genau auf, wo Verzögerungen auftreten, beispielsweise bei der Bereitstellung wesentlicher Ressourcen oder dem Abschluss obligatorischer Aufgaben, und ermöglicht so gezielte Verbesserungen. Dies hilft, das Onboarding-Erlebnis neuer Mitarbeiter zu standardisieren und übermäßigen manuellen Aufwand zu reduzieren.

Process Mining verwendet Event Logs aus Workday Onboarding, wobei jedes Event eine Onboarding Case ID, eine Aktivität und einen Timestamp besitzt. Durch die Analyse dieser Sequenzen rekonstruiert es den tatsächlichen Prozessfluss von Anfang bis Ende. Dieser datengesteuerte Ansatz deckt Abweichungen vom Idealweg auf und enthüllt Bereiche für Optimierung und Automatisierung.

Sie benötigen in erster Linie Event Logs, die einen Case Identifier, einen Aktivitätsnamen und einen Timestamp für jeden Schritt im Onboarding-Prozess enthalten. Für Workday bedeutet dies, relevante Tabellen und Felder zu identifizieren, die sich auf Onboarding Cases, Aufgabenstatus und Abschlusszeiten beziehen. Zusätzliche Attribute wie Abteilung oder die Art des neuen Mitarbeiters können die Analyse bereichern.

Sie können mit erheblichen Verbesserungen rechnen, wie zum Beispiel einer 25%igen Reduzierung der Onboarding-Durchlaufzeit und einer 30% schnelleren Bereitstellung wesentlicher Ressourcen. Process Mining hilft dabei, eine 100%ige Compliance bei obligatorischen Aufgaben zu erreichen und identifiziert gleichzeitig Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Schritte. Letztendlich führt dies zu einer reibungsloseren Erfahrung für neue Mitarbeiter und einer besseren Mitarbeiterbindung.

Die initiale Einrichtung, einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration, kann oft innerhalb von 4-6 Wochen abgeschlossen werden, abhängig von Datenzugänglichkeit und Komplexität. Die Zeit hängt hauptsächlich davon ab, wie einfach Event Logs extrahiert und in ein Process Mining-taugliches Format transformiert werden können. Sobald Daten fließen, können Erkenntnisse schnell generiert werden.

Ja, Process Mining ist hervorragend geeignet, um häufig auftretende manuelle Aktivitäten und Nacharbeiten innerhalb Ihres Onboarding-Workflows zu identifizieren. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Prozesses werden spezifische Schritte sichtbar, die anfällig für menschliche Fehler oder Ineffizienz sind, und sind somit ideale Kandidaten für die Automatisierung. Dies hilft Ihnen, die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) oder anderen digitalen Lösungen zu priorisieren.

Process Mining nützt Organisationen jeder Größe, die ihre Prozesse optimieren möchten. Auch kleinere Unternehmen mit weniger Neueinstellungen können wertvolle Einblicke in ihre Onboarding-Effizienz, Compliance und das Mitarbeitererlebnis gewinnen. Entscheidend ist das Vorhandensein ausreichender Event Data, nicht unbedingt eine große Anzahl von Cases.

Zu den wichtigsten technischen Anforderungen gehören der Zugriff auf die Berichts- oder API-Funktionen von Workday zur Datenextraktion, eine Datenspeicherlösung und eine Process Mining-Plattform. Sie benötigen außerdem Fachkenntnisse in der Datentransformation, um Rohdatenprotokolle von Workday in das erforderliche Event Log-Format umzuwandeln. Die IT-Zusammenarbeit ist entscheidend für die sichere Datenverarbeitung und -integration.

Process Mining visualisiert jeden im Onboarding-Prozess eingeschlagenen Pfad und zeigt deutlich Abweichungen von konformen Workflows auf. Es kann Cases kennzeichnen, bei denen obligatorische Aufgaben, wie Hintergrundüberprüfungen oder Richtlinienbestätigungen, übersprungen oder verzögert werden. Diese proaktive Identifizierung ermöglicht es Ihnen, Compliance-Lücken zu beheben, bevor sie zu kritischen Problemen werden.

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