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Verbessern Sie Ihren Record to Report - Journal Entry

Journaleintrag optimieren: 6-Schritte-Leitfaden für Dynamics 365
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Verbessern Sie Ihren Record to Report - Journal Entry
Herausforderungen (10) Ziele (10) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Journaleintrag in Dynamics 365 optimieren für schnelles Reporting

Verzögerungen bei Überprüfung und Genehmigung beeinflussen oft die Finanzabschlussprozesse. Diese Plattform hilft Ihnen, spezifische Engpässe und Compliance-Lücken in Ihren Prozessen zu identifizieren. Erhalten Sie klare Schritte zur Optimierung des Betriebs, zur Verbesserung der Genauigkeit und zur Beschleunigung der Berichterstattung.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum den Record to Report - Journal Entry Prozess in Microsoft Dynamics 365 optimieren?

Journalbuchungen bilden das Fundament der Finanzberichterstattung und beeinflussen direkt die Genauigkeit und Aktualität Ihrer Finanzberichte. In einem komplexen System wie Microsoft Dynamics 365 kann die Verwaltung des Record to Report - Journal Entry Prozesses eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen, von manuellen Fehlern bis hin zu langwierigen Genehmigungszyklen. Ineffizienzen in diesem kritischen Prozess führen zu verzögerten Finanzabschlüssen, erhöhter Prüfungsintensität und potenziellen Non-Compliance-Fällen, die alle erhebliche Kosten verursachen und das Vertrauen in Finanzdaten untergraben. Unternehmen kämpfen oft mit mangelnder Transparenz des tatsächlichen Workflows, was es schwierig macht, Engpässe zu identifizieren oder zu verstehen, warum bestimmte Einträge konsequent überarbeitet werden müssen. Die Optimierung dieses Prozesses ist nicht nur eine Frage der Geschwindigkeit; es geht darum, Präzision sicherzustellen, Compliance aufrechtzuerhalten und Ihr Finanzteam zu ermöglichen, genaue und zeitnahe Erkenntnisse zu liefern, die strategische Geschäftsentscheidungen vorantreiben.

Wie Process Mining hilft, Journal Entry Workflows zu verbessern

Process Mining bietet eine unvergleichliche Perspektive auf Ihren Record to Report - Journal Entry Prozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Anstatt sich auf anekdotische Evidenz oder manuelle Beobachtungen zu verlassen, rekonstruiert Process Mining automatisch die tatsächlichen Pfade, die jede Journalbuchung durchläuft, von ihrer initialen Erstellung bis zur finalen Verbuchung und Abstimmung. Durch die Extraktion von Event-Daten direkt aus dem Hauptbuch (General Ledger-Modul), einschließlich Entitäten wie GeneralJournal und LedgerEntry, erhalten Sie ein datengestütztes Verständnis des „Ist-Prozesses“. Dieser leistungsstarke analytische Ansatz ermöglicht es Ihnen:

  • Den realen Prozess entdecken: Alle Varianten Ihres Journalbuchungs-Workflows aufdecken, einschließlich versteckter Abweichungen und inoffizieller Abkürzungen, die Effizienz und Compliance beeinträchtigen.
  • Engpässe präzise identifizieren: Exakte Phasen oder spezifische Benutzer identifizieren, die für Verzögerungen verantwortlich sind, zum Beispiel, wenn die Aktivität „Journal Entry Approved“ bei bestimmten Buchungsarten oder Abteilungen konstant zu lange dauert.
  • Performance analysieren: Wichtige Kennzahlen wie Zykluszeit, Durchsatz und Nacharbeitsquoten für jede Aktivität messen und konkrete Daten über den Zustand Ihres Prozesses liefern.
  • Ursachenanalyse durchführen: Durch die Korrelation von Prozessdaten mit Attributen wie „Journal Entry Type“, „Company Code“ oder „Created By User“ können Sie die zugrunde liegenden Gründe für Ineffizienzen, Ablehnungen oder Abweichungen verstehen.

Diese umfassende Sichtweise ist entscheidend für eine effektive Prozessoptimierung und ermöglicht es Ihnen, Annahmen zu überwinden und sich auf datengestützte Verbesserungsinitiativen zu konzentrieren.

Wichtige Verbesserungsbereiche für die Journal Entry Prozessoptimierung

Der Einsatz von Process Mining für Ihren Record to Report - Journal Entry Prozess in Microsoft Dynamics 365 deckt spezifische Möglichkeiten zur Verbesserung auf:

  • Journal Entry Zykluszeit reduzieren: Unnötige Verzögerungen in den Überprüfungs- und Genehmigungsphasen identifizieren und eliminieren, was zu einer schnelleren Gesamtabschlusszeit von der Erfassung bis zur Verbuchung führt. Dies trägt direkt dazu bei, die Zykluszeit des Record to Report - Journal Entry zu reduzieren.
  • Compliance und Audit-Bereitschaft verbessern: Überprüfen, ob alle Journalbuchungen internen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Process Mining bietet eine transparente Audit-Spur, die sicherstellt, dass kritische Schritte wie mehrstufige Genehmigungen für hochrangige Einträge konsequent befolgt werden, was externe Audits vereinfacht.
  • Nacharbeit und Fehler minimieren: Muster in abgelehnten oder korrigierten Journalbuchungen analysieren, um gemeinsame Ursachen zu verstehen. Diese Einsicht ermöglicht es Ihnen, gezielte Schulungen zu implementieren, Dateneingabekontrollen zu verbessern oder Genehmigungskriterien innerhalb von Microsoft Dynamics 365 zu verfeinern, um zukünftige Fehler zu reduzieren.
  • Ressourcenallokation optimieren: Verstehen, wo menschliche Ressourcen im Prozess über- oder unterausgelastet sind. Dies kann zu einer besseren Arbeitslastverteilung oder der Identifizierung von Aufgaben führen, die für die Automatisierung geeignet sind.
  • Automatisierungspotenziale identifizieren: Repetitive, regelbasierte Schritte hervorheben, die automatisiert werden könnten, wodurch Ihre Finanzexperten für komplexere und strategischere Aktivitäten entlastet werden.

Erwartete Ergebnisse der Journal Entry Prozessoptimierung

Durch die strategische Anwendung von Process Mining auf Ihren Record to Report - Journal Entry Prozess können Sie erhebliche, messbare Vorteile erwarten:

  • Beschleunigter Finanzabschluss: Erreichen Sie einen deutlich schnelleren Abschlusszyklus und stellen Sie Stakeholdern zeitnahe Finanz-Erkenntnisse zur Verfügung.
  • Verbesserte Datengenauigkeit: Verbessern Sie die Integrität Ihrer Finanzdaten durch Fehlerreduzierung und die Sicherstellung einer konsistenten Einhaltung der Rechnungslegungsstandards.
  • Erhöhte betriebliche Effizienz: Optimieren Sie Workflows, reduzieren Sie manuellen Aufwand und optimieren Sie die Ressourcennutzung, was zu erheblichen Produktivitätsgewinnen führt.
  • Verbesserte Compliance und reduziertes Risiko: Stärken Sie Ihr Governance-Framework, stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher und mindern Sie die Risiken, die mit Non-Compliance verbunden sind.
  • Erhebliche Kosteneinsparungen: Reduzieren Sie die Kosten, die mit manueller Nacharbeit, Audit-Feststellungen und ineffizienten Prozessen verbunden sind.

Diese Ergebnisse adressieren direkt, wie Sie Record to Report - Journal Entry verbessern können, und liefern einen greifbaren Wert für Ihr Unternehmen.

Starten Sie mit Record to Report - Journal Entry Process Mining

Um Ihren Record to Report - Journal Entry Prozess in Microsoft Dynamics 365 zu transformieren, ist der erste Schritt die Nutzung Ihrer bestehenden Daten. Durch die Extraktion von Event Logs aus dem Hauptbuch-Modul, mit Fokus auf wichtige Transaktionsentitäten, können Sie schnell ein umfassendes Bild Ihrer aktuellen Operationen erstellen. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht Sie, tatsächliche Prozesse zu visualisieren, kritische Verbesserungsbereiche zu identifizieren und gezielte Änderungen zu implementieren, die greifbare Vorteile bringen. Nutzen Sie Process Mining, um Ihre Finanzoperationen von der reaktiven Problemlösung zur proaktiven, kontinuierlichen Optimierung zu verlagern und sowohl Effizienz als auch Genauigkeit zu gewährleisten.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Viele Journaleinträge erleben verlängerte Wartezeiten in den Prüfungs- und Genehmigungsphasen, was zu erheblichen Verzögerungen im gesamten Record-to-Report-Prozess führt. Diese Engpässe wirken sich direkt auf die Finanzabschlussprozesse aus und behindern eine zeitnahe Berichterstattung, wodurch weitreichende Auswirkungen auf die Finanzoperationen entstehen.ProcessMind identifiziert präzise, wo diese Verzögerungen in Ihrem Microsoft Dynamics 365 Journaleintragsprozess auftreten, indem es spezifische Benutzer, Teams oder Eintragstypen ermittelt, die Engpässe verursachen. Es liefert umsetzbare Erkenntnisse, um Ressourcen neu zuzuweisen oder Genehmigungs-Workflows zu optimieren und so schnellere Durchlaufzeiten sicherzustellen.

Ein hohes Volumen an Journalbuchungen wird häufig während der Überprüfung oder Genehmigung abgelehnt, was Nacharbeit und erneute Einreichung erforderlich macht. Dieses ständige Hin und Her bindet Ressourcen, führt zu Fehlern und verlängert die Zeit, die für die Buchung kritischer Finanzdaten benötigt wird, was sich negativ auf Genauigkeit und Effizienz auswirkt.ProcessMind analysiert Ablehnungsmuster in Ihrem Microsoft Dynamics 365 Journal Entry Workflow und identifiziert häufige Ablehnungsgründe, die Phasen, in denen sie auftreten, und die beteiligten Benutzer. Diese Analyse hilft, Richtlinien zu verfeinern, Schulungen zu verbessern oder die anfängliche Erfassung zu optimieren, wodurch die Nacharbeit drastisch reduziert wird.

Journalbuchungen durchlaufen oft mehrere Runden manueller Korrekturen und Nacharbeiten nach der ersten Einreichung, was auf zugrundeliegende Probleme bei der Dateneingabe oder der anfänglichen Überprüfung hindeutet. Dieser iterative Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und erhöht die Betriebskosten, wodurch die endgültige Buchung finanzieller Transaktionen verzögert wird.ProcessMind bildet alle Nacharbeitschleifen innerhalb Ihres Record to Report - Journal Entry Prozesses in Microsoft Dynamics 365 ab und zeigt, wo Einträge wiederholt korrigiert oder erneut eingereicht werden. Durch die Visualisierung dieser Ineffizienzen können Sie gezielte Verbesserungen bei Datenqualitätsprüfungen und der Genauigkeit der Ersterfassung implementieren.

Die Sicherstellung, dass alle Journalbuchungen internen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen, ist entscheidend, aber aufgrund von Prozessinkonsistenzen oft eine Herausforderung. Unentdeckte Compliance-Lücken können zu Audit-Fehlern, finanziellen Strafen und Reputationsschäden führen, insbesondere bei sensiblen Record to Report Aktivitäten.ProcessMind bietet eine transparente Ansicht jedes Journal Entry Prozessflusses in Microsoft Dynamics 365 und hebt Abweichungen von etablierten Pfaden und nicht autorisierte Abkürzungen hervor. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, strengere Kontrollen durchzusetzen, die Aufgabentrennung sicherzustellen und Non-Compliance-Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie eskalieren.

Bestimmte Personen oder Teams sind möglicherweise mit der Überprüfung oder Genehmigung von Journalbuchungen überlastet, was zu Engpässen führt, während andere freie Kapazitäten haben. Dieses Ungleichgewicht führt zu ungleichmäßigen Arbeitslasten, Verarbeitungsverzögerungen und potenziellen Burnout, was die Gesamteffizienz Ihrer Buchhaltungsvorgänge beeinträchtigt.ProcessMind analysiert die Benutzeraktivität und die Arbeitslastverteilung innerhalb des Record to Report - Journal Entry Prozesses in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert, wo Ressourcen unter- oder überbeansprucht werden, und ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen zur Neuausrichtung der Arbeitslasten und zur Optimierung der Teamproduktivität.

Die verstrichene Zeit von der Erstellung des Journaleintrags bis zur endgültigen Buchung ist oft länger als nötig, was den Finanzabschluss und die Berichterstattung verzögert. Diese verlängerte Durchlaufzeit verhindert, dass Finanzteams Echtzeit-Transparenz über die finanzielle Gesundheit erhalten und zeitnahe Entscheidungen treffen.ProcessMind verfolgt die gesamte Dauer jedes Journaleintrags in Microsoft Dynamics 365, von der Erstellung bis zur tatsächlichen Buchung. Es identifiziert spezifische Phasen oder Aktivitäten, die am meisten zu Verzögerungen beitragen, und ermöglicht gezielte Interventionen, um den gesamten Buchungszyklus zu beschleunigen.

Verschiedene Arten von Journalbuchungen, Abteilungen oder Benutzer können weit voneinander abweichende Wege einschlagen, um denselben Prozess abzuschließen, was zu Ineffizienz und Verwirrung führt. Diese Inkonsistenzen erschweren die Standardisierung von Vorgängen, die Leistungsmessung und die Sicherstellung einer einheitlichen Qualität und Compliance im gesamten Unternehmen.ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb Ihres Record to Report - Journal Entry Workflows in Microsoft Dynamics 365, egal wie komplex. Es hebt die häufigsten, effizientesten und problematischsten Pfade hervor und bietet eine klare Grundlage für die Prozessstandardisierung und -optimierung.

Finanzteams fehlt oft die Echtzeit-Transparenz über den aktuellen Status einzelner Journalbuchungen, was es schwierig macht, den Fortschritt zu verfolgen oder festzustellen, wo ein Eintrag feststeckt. Dieser Mangel an Transparenz führt zu ständigen Anfragen, verpassten Fristen und der Unfähigkeit, die Record to Report Arbeitslast proaktiv zu steuern.ProcessMind bietet ein dynamisches Echtzeit-Röntgenbild Ihres gesamten Microsoft Dynamics 365 Journal Entry Prozesses, das den genauen Status und den Ort jedes Eintrags zeigt. Dies eliminiert Spekulationen, verbessert die Kommunikation und ermöglicht Teams, ihre Finanzabschlusstätigkeiten effektiv zu überwachen und zu verwalten.

Die Gesamtkosten, die mit der Bearbeitung jedes Journaleintrags verbunden sind, einschließlich Arbeitsaufwand, Nacharbeit und verzögerter Genehmigungen, können erheblich höher sein als erwartet. Diese versteckten Kosten summieren sich und beeinflussen das Budget und die Effizienz der Finanzabteilung negativ, wodurch die Rentabilität geschmälert wird.ProcessMind quantifiziert die Aktivitäten und den Zeitaufwand für jeden Schritt des Record to Report - Journaleintragsprozesses in Microsoft Dynamics 365, sodass Sie kostenintensive Bereiche identifizieren können. Durch die Optimierung ineffizienter Schritte und die Reduzierung von Nacharbeit können Sie die Bearbeitungskosten pro Journaleintrag erheblich senken.

Die kumulative Auswirkung von Verzögerungen bei der Journaleintrag-Bearbeitung, Genehmigung und Abstimmung beeinflusst direkt die Rechtzeitigkeit der Finanzberichterstattung. Dies verhindert, dass Stakeholder Finanzberichte zeitnah erhalten, behindert die strategische Entscheidungsfindung und kann möglicherweise zu Compliance-Problemen bei Berichtsfristen führen.ProcessMind bietet eine umfassende Sicht darauf, wie der Journaleintragsprozess zu den gesamten Record-to-Report-Zykluszeiten in Microsoft Dynamics 365 beiträgt. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen in jeder Phase ermöglicht es einen schnelleren Abschluss und stellt sicher, dass Finanzberichte termingerecht geliefert werden.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeit, die Journaleinträge für die Durchlaufung der Prüfungs- und Genehmigungsphasen benötigen, erheblich zu reduzieren. Dies verkürzt direkt den Finanzabschlussprozess, ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf genaue Finanzberichte und verbessert die allgemeine Geschäftsreaktionsfähigkeit. Es hilft, Verzögerungen in der kritischen Finanzberichterstattung zu verhindern.
ProcessMind identifiziert spezifische Engpässe im Genehmigungs-Workflow für Journaleinträge innerhalb von Microsoft Dynamics 365, indem es aufzeigt, wo Einträge ins Stocken geraten, wer Verzögerungen verursacht oder ob bestimmte Eintragstypen konsequent längere Genehmigungszeiten haben. Durch die Analyse historischer Daten schlägt es optimale Routen vor und identifiziert Möglichkeiten für Workflow-Automatisierung oder Parallelverarbeitung, um schnellere Genehmigungen zu erzielen.

Die Reduzierung der Anzahl abgelehnter Journaleinträge ist entscheidend für Effizienz und Genauigkeit. Jede Ablehnung erfordert Nacharbeit, verbraucht zusätzliche Ressourcen und kann Finanzbuchungen verzögern. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Qualität der Ersteingaben zu verbessern und sicherzustellen, dass Einträge alle erforderlichen Kriterien vor der Einreichung erfüllen.
ProcessMind identifiziert die häufigsten Gründe für Journaleintrag-Ablehnungen, indem es Ablehnungen mit spezifischen Attributen wie Journal Entry Type, Created By User oder fehlender Belegdokumentation korreliert. Es deckt wiederkehrende Fehler oder Compliance-Lücken innerhalb von Microsoft Dynamics 365 auf und ermöglicht so gezielte Schulungen oder vorgelagerte Validierungsregeln, um zukünftige Ablehnungen zu verhindern.

Übermäßige manuelle Korrekturen und Nacharbeit erhöhen nicht nur die Betriebskosten, sondern bergen auch das Risiko neuer Fehler und beeinträchtigen die Mitarbeiterproduktivität. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Grundursachen für Nacharbeit zu identifizieren und zu beseitigen, was zu einem „Right First Time“-Ansatz für Journalbuchungen führt.
ProcessMind bildet den tatsächlichen Fluss von Journalbuchungen ab und zeigt explizit Instanzen auf, in denen Einträge mehreren Korrekturen unterzogen oder zur Nacharbeit innerhalb von Microsoft Dynamics 365 zurückgeleitet werden. Es deckt Muster auf, wo und warum Nacharbeit auftritt, wie z. B. häufige Korrekturen nach der Genehmigung, was ein Prozessre-Design oder die Automatisierung gängiger Anpassungen ermöglicht.

Die strikte Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften ist für die finanzielle Integrität und die Audit-Bereitschaft von größter Bedeutung. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Lücken in den Kontrollmechanismen zu schließen und zu überprüfen, ob alle Journalbuchungen den etablierten Regeln und Genehmigungsmatrizen entsprechen.
ProcessMind bietet eine visuelle Darstellung des tatsächlichen Prozessflusses für Journalbuchungen in Microsoft Dynamics 365 und vergleicht ihn mit dem definierten konformen Pfad. Es kennzeichnet automatisch Abweichungen, nicht autorisierte Schritte oder übersprungene Genehmigungen, was eine klare Sichtbarkeit nicht-konformer Aktivitäten ermöglicht und ein proaktives Risikomanagement unterstützt.

Eine ineffiziente Ressourcenzuweisung kann zu Engpässen, Burnout und höheren Betriebskosten führen. Dieses Ziel zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Buchhaltungsteams effektiv eingesetzt werden, die Arbeitslast gleichmäßig verteilt und die Produktivität im Journal Entry Prozess maximiert wird.
ProcessMind analysiert die Arbeitslastverteilung unter den Benutzern und Abteilungen, die am Journal Entry Prozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365 beteiligt sind. Es identifiziert, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind, lokalisiert menschlich verursachte Verzögerungen und liefert datengestützte Empfehlungen zur Umverteilung von Aufgaben oder zur Weiterbildung von Mitarbeitern, um den Gesamtdurchsatz zu verbessern.

Die Reduzierung der Gesamtdurchlaufzeit von der Erstellung des Journaleintrags bis zur endgültigen Buchung ist entscheidend für eine zeitnahe Finanzberichterstattung und eine bessere Entscheidungsfindung. Kürzere Durchlaufzeiten bedeuten, dass Finanzdaten aktueller und schneller verfügbar sind, was die Reaktionsfähigkeit der Finanzfunktion erhöht.
ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus jedes Journaleintrags von der initialen Erstellung bis zur endgültigen Buchung in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert spezifische Phasen oder Aktivitäten, die am wesentlichsten zu Verzögerungen beitragen, und zeigt Möglichkeiten auf, den Gesamtprozess zu optimieren, Wartezeiten zu reduzieren oder Schritte zu automatisieren, um die Buchung zu beschleunigen.

Inkonsistente Prozessvarianten führen zu Fehlern, Compliance-Risiken und Schwierigkeiten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dieses Ziel zielt darauf ab, eine einzige, optimierte und konsequent befolgte Standardarbeitsanweisung für alle Journal Entry Typen zu etablieren, um Effizienz und Vorhersehbarkeit zu fördern.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten für Journal Entries innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es hebt hervor, wo der Prozess vom idealen Pfad abweicht, identifiziert nicht-standardmäßige Aktivitäten oder Sequenzvariationen, was es Organisationen ermöglicht, eine einheitliche Best Practice über alle Teams und Entitätstypen hinweg zu definieren und durchzusetzen.

Eine begrenzte Transparenz des Status von Journaleinträgen schafft Unsicherheit, erschwert die Priorisierung von Aufgaben und behindert die proaktive Problemlösung. Dieses Ziel ist es, vollständige Echtzeit-Transparenz über den gesamten Lebenszyklus jedes Eintrags zu schaffen.
ProcessMind bietet eine umfassende Echtzeit-Dashboard-Ansicht aller in Bearbeitung befindlichen Journaleinträge innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es zeigt, wo sich jeder Eintrag befindet, identifiziert aktuelle Engpässe und liefert Einblicke in Durchsatz und Alterung, sodass Manager die Leistung überwachen und schnell eingreifen können.

Hohe Betriebskosten, die mit der Verarbeitung jeder Journalbuchung verbunden sind, können die Gesamtrentabilität beeinträchtigen. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Ineffizienzen, Nacharbeiten und manuellen Aufwand zu identifizieren und zu beseitigen, die zu unnötigen Ausgaben im Journal Entry Prozess beitragen.
ProcessMind deckt verborgene Kosten auf, indem es die Auswirkungen von Verzögerungen, Ablehnungen und Nacharbeitschleifen auf den Journal Entry Prozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365 quantifiziert. Es liefert datengestützte Einblicke in Aktivitäten, die übermäßig viel Zeit und Ressourcen verbrauchen, was gezielte Interventionen zur Rationalisierung des Betriebs und zur deutlichen Reduzierung der Kosten pro Eintrag ermöglicht.

Verzögerte Finanzberichterstattung beeinträchtigt die strategische Entscheidungsfindung und das Vertrauen der Stakeholder. Dieses übergeordnete Ziel zielt darauf ab, den gesamten Finanzabschlussprozess zu beschleunigen, indem die Journal Entry Komponente erheblich schneller und genauer wird.
ProcessMind bietet eine umfassende Sicht auf den Journal Entry Prozess innerhalb des umfassenderen Record to Report Zyklus in Microsoft Dynamics 365. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen bei der Journalerstellung, -prüfung, -genehmigung und -buchung trägt es direkt dazu bei, die Gesamtzeit des Finanzabschlusses zu verkürzen und sicherzustellen, dass Berichte früher verfügbar sind.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Record to Report - Journaleintrag

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Erhalten Sie die spezialisierte Excel-Vorlage zur Datenextraktion von Journaleinträgen aus Microsoft Dynamics 365, um die korrekte Struktur für die Prozessanalyse sicherzustellen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Dies stellt sicher, dass Ihre Daten einheitlich vorbereitet werden, wodurch Datenzuordnungsprobleme vermieden und die Einrichtung für präzises Process Mining beschleunigt wird.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage mit vordefinierten Spalten für Ihre Journalbuchungsdaten.

IHRE ERKENNTNISSE

Schnellere Berichterstattung durch Journaleintrag-Einblicke

ProcessMind enthüllt den vollständigen Verlauf Ihres Journaleintragsprozesses durch intuitive Visualisierungen. Identifizieren Sie präzise Verzögerungen, Compliance-Probleme und Möglichkeiten zur Beschleunigung Ihrer Finanzabschlussprozesse.
  • Journaleintrag-Fluss in Dynamics 365 visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe präzise identifizieren
  • Compliance-Lücken und Nacharbeits-Schleifen aufdecken
  • Schritte zur Steigerung der Berichtsgeschwindigkeit identifizieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Ihren Journaleintragsprozess für mehr Effizienz optimieren

Diese Ergebnisse unterstreichen die messbaren Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise durch die Anwendung von Process Mining auf ihren Journaleintrag-Workflow in Microsoft Dynamics 365 erzielen. Durch die Identifizierung von Engpässen und Abweichungen können Unternehmen Abläufe optimieren, Fehler reduzieren und ihren Record-to-Report-Zyklus beschleunigen.

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Schnellere Journal-Genehmigungen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie den Genehmigungs-Workflow für Journaleinträge, indem Sie Engpässe identifizieren und beseitigen, um die Finanzberichterstattung zu beschleunigen. Dies stellt sicher, dass Genehmigungen effizienter abgeschlossen werden.
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Weniger manuelle Nacharbeit

Rückgang bei Korrekturen und Wiedereinreichungen

Durch die Identifizierung von Grundursachen für Ablehnungen und Korrekturen können Unternehmen den Bedarf an manueller Nacharbeit erheblich reduzieren. Dies verbessert die Datenqualität und die Prozesseffizienz.
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Stärkere Prozess-Compliance

Erhöhte Einhaltung von Standardprozessen

Stellen Sie sicher, dass Journalbuchungen konsistent vordefinierte Prozessabläufe einhalten, um Abweichungen und Compliance-Risiken zu minimieren. Dies stärkt Audit-Trails und interne Kontrollen.
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Beschleunigte Journalbuchung

Durchschnittliche Reduzierung der Buchungsvorlaufzeit

Verkürzen Sie die Zeit zwischen der Genehmigung des Journaleintrags und der tatsächlichen Buchung im Hauptbuch, um eine schnellere Berichterstattung im Finanzabschluss zu ermöglichen. Dies gewährleistet zeitnahere und genauere Finanzberichte.
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Reduzierte Kosten pro JE

Gesamtrückgang der Bearbeitungskosten

Optimieren Sie die Ressourcennutzung und beseitigen Sie Ineffizienzen im gesamten Journaleintragsprozess, was zu einer messbaren Reduzierung der Betriebskosten pro Eintrag führt. Dies schafft Budget für strategische Initiativen frei.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für einen Journaleintrag, der als primärer Case-Identifikator dient.

Bedeutung

Dies ist der essenzielle Schlüssel zur Verfolgung eines Journaleintrags von Anfang bis Ende, der die Analyse des gesamten Prozessflusses für jeden Case ermöglicht.

Der Name des spezifischen Geschäftsprozessschritts oder Ereignisses, das aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut definiert die Schritte im Prozess, bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Prozessfluss und Variationen.

Der genaue Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität oder ein Event aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist unerlässlich für die korrekte Reihenfolge der Ereignisse und die Berechnung aller dauerbasierten KPIs, wie Zykluszeit und Bearbeitungsverzögerungen.

Der Timestamp, der anzeigt, wann eine Aktivität oder ein Event abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer jeder Aktivität, was für die Analyse der Benutzerleistung und die Identifizierung ressourcenintensiver Aufgaben unerlässlich ist.

Der Name des Benutzers, der die Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Verknüpft Prozessaktivitäten mit bestimmten Personen und ermöglicht so die Analyse der Benutzerleistung, Arbeitslastverteilung und Ressourcenzuweisung.

Die Klassifizierung des Journaleintrags, wie z. B. General Journal oder Accrual.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung der Analyse, um Prozesse für verschiedene Geschäftszwecke zu vergleichen, die unterschiedliche Pfade, Zykluszeiten und Genehmigungsanforderungen aufweisen können.

Der aktuelle oder finale Status des Journaleintrags.

Bedeutung

Bietet ein klares Ergebnis für jeden Journaleintrag und ermöglicht die Analyse von Erfolgsraten, Ablehnungsraten und dem Arbeitsvolumen in verschiedenen Phasen.

Der angegebene Grund, wenn ein Journaleintrag während des Genehmigungsprozesses abgelehnt wird.

Bedeutung

Erklärt, warum Nacharbeit auftritt, und liefert die direkten Erkenntnisse, die zur Reduzierung der Ablehnungsquoten und zur Verbesserung der erstmaligen Genehmigungen erforderlich sind.

Die juristische Einheit oder der Buchungskreis, für den der Journaleintrag erfasst wird.

Bedeutung

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Unternehmen oder Geschäftsbereiche hinweg, wobei Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.

Der gesamte Geldwert des Journaleintrags, typischerweise die Summe der Sollbeträge.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung des Prozesses nach finanziellen Werten, die oft mit der Prozesskomplexität, dem Risiko und den Genehmigungs-Workflows korrelieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Initiierung eines neuen Journaleintrags. Sie wird erfasst, wenn ein Benutzer einen neuen Journalkopf-Datensatz im System erstellt, wodurch eine eindeutige Journaleintrag-ID festgelegt wird, die als Case-Identifikator für die Prozessanalyse dient.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Ereignis für den Prozess. Die Analyse der Zeit von diesem Punkt bis zur Buchung ist entscheidend zur Messung der End-to-End-Zykluszeit und zur Identifizierung anfänglicher Dateneingabeverzögerungen.

Stellt die formelle Einreichung eines abgeschlossenen Journaleintrags in einen Prüfungs- und Genehmigungs-Workflow dar. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung in der Journal-Kopfzeile abgeleitet, z. B. von 'Draft' zu 'In Review' oder 'Submitted'.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Genehmigungszyklus initiiert. Die Messung der Zeit von der Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung ist entscheidend für die Identifizierung von Engpässen im Prüfungsprozess und die Überwachung der SLA-Compliance.

Der Journaleintrag wurde von der zuständigen Instanz genehmigt, wodurch der letzte Schritt im Genehmigungs-Workflow abgeschlossen ist. Dies wird typischerweise durch eine Statusänderung in der Journal-Kopfzeile erfasst, wie z. B. der Wechsel zu 'Approved'.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungsprozess abschließt und die Buchung ermöglicht. Er ist unerlässlich für die Berechnung der Genehmigungs-Zykluszeit, der Buchungsdurchlaufzeit und der First-Time-Right-Rate.

Der Journaleintrag wurde von einem Prüfer oder Genehmiger abgelehnt und erfordert eine Korrektur. Dieses Ereignis wird durch eine Statusänderung des Journals erfasst, z. B. den Wechsel in den Status 'Rejected' oder 'Needs Correction'.

Bedeutung

Die Verfolgung von Ablehnungen ist grundlegend für die Berechnung der Ablehnungsrate und die Identifizierung der Grundursachen für Nacharbeit. Sie zeigt Probleme mit Datenqualität, Compliance oder Benutzerschulung auf.

Diese Aktivität markiert die erfolgreiche Buchung des Journaleintrags im Hauptbuch, wodurch er zu einem offiziellen Finanzdatensatz wird. Dies ist ein kritisches Ereignis, das erfasst wird, wenn der Journalkopf-Status auf 'Posted' aktualisiert wird.

Bedeutung

Dies ist das primäre erfolgreiche End-Ereignis für den Prozess. Es wird zur Berechnung der End-to-End-Zykluszeit und der Buchungsdurchlaufzeit verwendet, die Schlüsselindikatoren für die Effizienz des Finanzabschlusses sind.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihrer Journaleinträge, identifiziert Engpässe wie langsame Genehmigungen oder häufige Ablehnungen. Es hilft, Ineffizienzen und Compliance-Lücken aufzudecken und liefert datenbasierte Erkenntnisse zur Optimierung.

Sie benötigen typischerweise Event Logs bezüglich der Journaleintrag-ID, einschließlich Aktivitätsnamen, Timestamps und dem Benutzer, der die Aktivität ausführt. Diese Daten bilden die Grundlage für die Rekonstruktion des End-to-End-Prozessflusses.

Erste Erkenntnisse können oft innerhalb weniger Wochen nach Datenextraktion und Modelleinrichtung gewonnen werden, abhängig von der Datenqualität und der Komplexität Ihres Prozesses. Umfassende Optimierungsprojekte laufen typischerweise über mehrere Monate und liefern kontinuierliche Verbesserungen.

Ja, indem jeder Schritt abgebildet wird, zeigt Process Mining präzise auf, wo und warum Ablehnungen auftreten und wo Nacharbeit eingeführt wird. Dies ermöglicht es Ihnen, spezifische Schritte zur Verbesserung anzugehen, wodurch Fehler und die damit verbundenen Kosten minimiert werden.

Der erste Schritt ist in der Regel eine Discovery-Phase, um Ihre spezifischen Prozessziele zu verstehen und die Schlüsseldatenquellen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 zu identifizieren. Dem folgt die Datenextraktion und eine initiale Modellierung zur Visualisierung Ihres Prozesses.

Process Mining ist skalierbar und vorteilhaft für Organisationen jeder Größe. Auch kleinere Teams können erhebliche Einblicke in ihre Prozesse gewinnen, um Abläufe zu optimieren und schnelle Erfolge zu erzielen.

Die primäre technische Anforderung ist der Zugriff auf Ihre Microsoft Dynamics 365-Daten, insbesondere Event Logs aus relevanten Tabellen. In der Regel ist keine umfangreiche Softwareinstallation auf Ihren Systemen erforderlich, da viele Tools Cloud-basiert sind.

Process Mining Tools verbinden sich typischerweise über Standard-Datenkonnektoren oder durch den Export von Rohdaten mit Dynamics 365, ohne Ihr System direkt zu modifizieren. Dies gewährleistet Datenintegrität und eine nicht-invasive Analyse.

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