Ihre Purchase-to-Pay – Bestellanforderungs-Datenvorlage

Der Aktivitätsname beschreibt ein spezifisches Ereignis oder eine Aufgabe innerhalb des Lebenszyklus einer Bestellanforderung. Diese Aktivitäten werden aus Systemprotokollen, wie Änderungsbelegen und Workflow-Historien, abgeleitet und repräsentieren wichtige Prozessmeilensteine wie 'Bestellanforderung erstellt', 'Genehmigungsschritt gestartet' oder 'Bestellung erstellt'.

Die Analyse dieser Aktivitäten ermöglicht die Visualisierung des Prozessflusses, die Identifizierung von Engpässen und die Messung der in verschiedenen Phasen verbrachten Zeit. Das Verständnis der Reihenfolge und Häufigkeit von Aktivitäten wie 'Bestellanforderung geändert' oder 'Bestellanforderung abgelehnt' ist entscheidend für die Identifizierung von Prozesseffizienz und Verbesserungspotenzialen.

Es definiert die Schritte im Prozess, bildet das Rückgrat der Prozesskarte und ermöglicht die Analyse von Prozessfluss, Variationen und Engpässen.

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das typischerweise durch Interpretation von Daten aus Änderungsbelegtabellen (CDHDR, CDPOS) und Workflow-Logs (z.B. SWWLOGHIST) konstruiert wird.

Die Bestellanforderungs-ID ist der Primärschlüssel, der jede Anforderung von Waren oder Dienstleistungen innerhalb von SAP S/4HANA eindeutig identifiziert. Sie dient als zentrale Case ID und verknüpft alle Aktivitäten und Änderungen, die mit einer spezifischen Bestellanforderung zusammenhängen, von ihrer Erstellung bis zu ihrem Endstatus, wie Genehmigung, Ablehnung oder Umwandlung in eine Bestellung.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Rekonstruktion des End-to-End-Lebenszyklus jeder Bestellanforderung. Durch die Gruppierung aller verwandten Events unter einer einzigen Bestellanforderungs-ID können Analysten Cycle Times genau messen, Statusänderungen verfolgen und die verschiedenen Wege analysieren, die eine Bestellanforderung im Genehmigungsprozess nehmen kann.

Dies ist der wesentliche Case Identifier, der alle zugehörigen Prozessschritte verbindet und eine vollständige und kohärente Sicht auf den Bestellanforderungs-Lebenszyklus ermöglicht.

Dieses Attribut ist die Bestellanforderungsnummer, zu finden in Tabelle EBAN, Feld BANFN.

Event Time ist der Timestamp, der aufzeichnet, wann eine Aktivität stattgefunden hat. Diese Daten sind entscheidend für die chronologische Anordnung von Events innerhalb eines Falles und bilden die Grundlage für alle Dauer- und Performance-Berechnungen im Process Mining. Zum Beispiel bestimmt die Zeitdifferenz zwischen den Events 'Bestellanforderung eingereicht' und 'Bestellanforderung genehmigt' die Genehmigungs-Durchlaufzeit.

Genau Timestamps sind essenziell für die Analyse der Prozess-Performance, die Identifizierung von Verzögerungen und die Überwachung der Einhaltung von Service Level Agreements. Dieses Attribut ermöglicht Dashboards, die Durchlaufzeiten visualisieren, feststeckende Bestellanforderungen verfolgen und die Performance über verschiedene Zeiträume vergleichen.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Durchlaufzeiten und die Analyse der Prozessleistung und von Engpässen.

Timestamps werden typischerweise aus Änderungsbeleg-Headern (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) oder Workflow-Event Logs bezogen.

Das Attribut Abteilung, oft durch die Kostenstelle in SAP repräsentiert, identifiziert die Geschäftseinheit, die für die angeforderte Beschaffung verantwortlich ist. Es handelt sich um eine kritische Finanz- und Organisationsinformation, die auf Positionsebene einer Bestellanforderung zugewiesen wird.

Im Process Mining ist dieses Attribut für die Analyse der Abteilungsleistung unerlässlich. Es ermöglicht Dashboards, die wichtige Metriken wie Cycle Time, Änderungsraten und Ablehnungsraten über verschiedene Abteilungen hinweg vergleichen. Dies hilft, leistungsstarke Abteilungen zu identifizieren, deren Praktiken anderswo übernommen werden könnten, sowie Abteilungen, die zusätzliche Schulungen oder Prozessunterstützung benötigen.

Ermöglicht den Performance-Vergleich über Geschäftseinheiten hinweg, hebt Abweichungen in Durchlaufzeiten oder Ablehnungsraten hervor, um Best Practices und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Dies ist die Kostenstelle, typischerweise in der Kontierungs-Tabelle EBKN, Feld KOSTL, zu finden.

Der Bestellanforderungstyp, in SAP auch als Belegart bekannt, ist ein wichtiges Konfigurationsfeld, das Bestellanforderungen kategorisiert. Verschiedene Typen können unterschiedliche Genehmigungs-Workflows auslösen, unterschiedliche Feldeinstellungen haben und für verschiedene Geschäftszwecke verwendet werden, wie z.B. Standardlagerartikel, externe Dienstleistungen oder Anlagenkäufe.

Durch die Analyse des Prozesses basierend auf dem Bestellanforderungstyp können Organisationen verstehen, wie verschiedene Arten von Anfragen bearbeitet werden. Es ermöglicht den Vergleich von Leistung, Cycle Times und Genehmigungspfaden über Kategorien hinweg, was aufzeigen kann, ob bestimmte Bestellanforderungstypen mehr oder weniger effizient sind und hilft, Prozessverbesserungen anzupassen.

Kategorisiert Bestellanforderungen für Vergleichsanalysen, um zu verstehen, ob verschiedene Anforderungstypen unterschiedliche Prozessabläufe, Engpässe oder Durchlaufzeiten aufweisen.

Dies ist das Feld Belegart, zu finden in Tabelle EBAN, Feld BSART.

Die Benutzer-ID identifiziert den Mitarbeiter oder Systembenutzer, der für ein bestimmtes Event im Lebenszyklus der Bestellanforderung verantwortlich ist. Dies kann die Person sein, die die Bestellanforderung erstellt hat, der Manager, der sie genehmigt hat, oder der Bearbeiter, der sie geändert hat. Bei automatisierten Schritten kann dies eine System- oder Batch-Benutzer-ID sein.

Die Analyse nach Benutzer-ID hilft, benutzerspezifisches Verhalten, Arbeitslastverteilung und Performance zu verstehen. Sie ist entscheidend für die Identifizierung von Schulungsbedarfen, die Anerkennung von Hochleistungsträgern und die Sicherstellung der Verantwortlichkeit innerhalb des Prozesses. Sie unterstützt auch die Abteilungsleistungsanalyse in Kombination mit Benutzerstammdaten.

Ermöglicht die Analyse der Benutzer-Performance, Arbeitslastverteilung und Prozess-Compliance. Dies ist entscheidend für die Identifizierung von Schulungsbedarfen und Ressourcenengpässen.

Im Feld EBAN-ERNAM für den Ersteller. Für nachfolgende Änderungen im Feld CDHDR-USERNAME. Für Genehmigungen in den Workflow-Logs.

Der Bestellanforderungsbetrag repräsentiert die geschätzten Gesamtkosten der angeforderten Waren oder Dienstleistungen. Dieser Wert ist oft ein Schlüsselfaktor für die Bestimmung der Komplexität und Dauer des Genehmigungs-Workflows, wobei Bestellanforderungen mit höherem Wert typischerweise mehr Genehmigungsebenen erfordern.

Die Analyse dieses Attributs ermöglicht eine Segmentierung des Prozesses basierend auf dem Wert. Sie kann helfen, Fragen zu beantworten wie: 'Dauert die Genehmigung von Bestellanforderungen mit hohem Wert länger?' oder 'Was ist der Wert von Bestellanforderungen, die häufig abgelehnt werden?'. Es ist eine kritische Dimension für das Verständnis der finanziellen Auswirkungen von Prozesseffizienz.

Hilft, den Prozess nach finanziellen Auswirkungen zu segmentieren, oft korrelierend mit Genehmigungskomplexität und Durchlaufzeit. Dies ist entscheidend für eine wertbasierte Prozessanalyse.

Der Gesamtwert ist in Tabelle EBAN, Feld GFWERT, zu finden. Der Wert auf Positionsebene ist in EBAN-PREIS.

Der Bestellanforderungsstatus gibt den aktuellen Zustand der Bestellanforderung innerhalb ihres Lebenszyklus an. In SAP wird dies oft durch den Freigabeindikator repräsentiert, der zeigt, ob eine Bestellanforderung blockiert, in Genehmigung, teilweise genehmigt oder vollständig genehmigt ist. Dieser Status ändert sich, wenn die Bestellanforderung den Workflow durchläuft.

Die Verfolgung des Status über die Zeit ist grundlegend für das Verständnis des Prozessflusses. Sie hilft zu identifizieren, wo Bestellanforderungen stecken bleiben und wie lange. Die Analyse von Statusübergängen ermöglicht eine detaillierte Ansicht des Genehmigungsprozesses und seiner Varianten.

Zeigt den aktuellen Status einer Bestellanforderung an, was entscheidend ist, um den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und den Prozessfluss zu analysieren.

Der Freigabestatus wird oft durch den Freigabeindikator bestimmt, der in Tabelle EBAN, Feld FRGZU, zu finden ist.

Die Genehmiger-ID identifiziert spezifisch den Benutzer, der eine Genehmigungs- oder Ablehnungsaktivität abgeschlossen hat. Dies unterscheidet sich von der allgemeinen Benutzer-ID, da sie sich ausschließlich auf die Entscheidungsträger innerhalb des Genehmigungs-Workflows konzentriert. Die Erfassung dieser Informationen ist für eine detaillierte Analyse des Genehmigungsprozesses von entscheidender Bedeutung.

Dieses Attribut ermöglicht die Analyse des Genehmigungsverhaltens, z.B. die Identifizierung von Managern mit langen Genehmigungszeiten oder solchen, die Bestellanforderungen häufig ablehnen. Es ist grundlegend für Dashboards, die sich auf Zykluszeiten von Genehmigungsschritten und die Analyse von Workflow-Engpässen konzentrieren, und hilft dabei, spezifische Personen oder Rollen zu identifizieren, die Verzögerungen verursachen könnten.

Identifiziert den spezifischen Entscheidungsträger in einem Genehmigungsschritt und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Genehmigungs-Durchlaufzeiten und Engpässe nach Person oder Rolle.

Diese Informationen werden typischerweise aus SAP Business Workflow-Tabellen wie SWW_WI2OBJ und SWWLOGHIST extrahiert, die Work Items mit dem abschließenden Benutzer verknüpfen.

Der Ablehnungsgrund erklärt, warum ein Genehmiger sich entschied, eine Bestellanforderung abzulehnen. Gründe können Budgetüberschreitungen, falsche Informationen, Nichteinhaltung von Richtlinien oder die Duplizierung einer anderen Anfrage sein. Diese Informationen liefern entscheidenden Kontext für das Verständnis von Prozessfehlern.

Die Analyse von Ablehnungsgründen hilft, die Ursachen für Prozesseffizienz und Nacharbeit zu identifizieren. Wenn beispielsweise 'Falsche Kostenstelle' ein häufiger Grund ist, deutet dies auf die Notwendigkeit besserer Benutzerschulungen oder Systemvalidierungen hin. Dieses Attribut ist der Schlüssel zum Dashboard 'Analyse der Bestellanforderungsablehnungen' und entscheidend für eine gezielte Prozessverbesserung.

Liefert die Grundursache für Prozessfehler und ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Nacharbeit und zur Steigerung der „First-Time-Right“-Rate von Bestellanforderungen.

Dies ist oft kein Standardfeld. Es kann in Workflow-Container-Elementen, Langtexten, die mit der Bestellanforderung verknüpft sind, oder benutzerdefinierten Feldern erfasst werden.

Processing Time misst die Zeit, die zur Durchführung einer einzelnen Aktivität benötigt wurde. Sie wird als Differenz zwischen Endzeit und Startzeit eines Events berechnet. Bei vielen Events in SAP sind Start- und Endzeit identisch, was zu einer Bearbeitungszeit von null führt. Bei Genehmigungsschritten kann sie jedoch die Zeit darstellen, die ein Genehmiger für die Bearbeitung der Aufgabe aufgewendet hat.

Diese berechnete Metrik ist nützlich, um den Aufwand der verschiedenen Prozessschritte zu verstehen. Sie kann helfen, zwischen der Wartezeit eines Falles (wait time) und der aktiven Bearbeitungszeit (processing time) zu unterscheiden, und bietet so eine nuanciertere Sicht auf die Prozess-Performance.

Misst die aktive Arbeitszeit für eine Aktivität und hilft, zwischen der Arbeitszeit und der Wartezeit zu unterscheiden, was entscheidend für die Ressourcenanalyse ist.

Dies ist ein berechnetes Attribut, das typischerweise als EndTime minus StartTime für jedes Event im Event Log abgeleitet wird.

Die Bestellnummer ist der Bezeichner des offiziellen Beschaffungsdokuments, das aus einer genehmigten Bestellanforderung erstellt wurde. Die Erstellung einer Bestellung ist oft das endgültige, erfolgreiche Ergebnis einer Bestellanforderung, das signalisiert, dass die Anfrage in einen formalen Auftrag an einen Lieferanten umgewandelt wurde.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Messung des KPIs 'Durchlaufzeit von Bestellanforderung zu Bestellung' und der gesamten Konversionsrate. Es verknüpft den Bestellanforderungsprozess mit dem nachgelagerten Beschaffungsprozess und ermöglicht eine umfassendere End-to-End-Sicht auf den gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus.

Verknüpft die Bestellanforderung mit dem nachfolgenden Beschaffungsdokument und ermöglicht die Messung der Konversionsrate von Bestellanforderung zu Bestellung und der Durchlaufzeit.

In Tabelle EBAN, Feld EBELN, sobald eine Bestellung aus der Bestellanforderungsposition erstellt wurde.

Das Dringlichkeitslevel gibt die Priorität der Kaufanfrage an. Obwohl es kein standardmäßiges dediziertes Feld ist, verwenden einige Organisationen Felder wie die Anforderungsverfolgungsnummer, um diese Informationen zu erfassen. Dies ermöglicht es Anforderern, kritische Bedarfe zu kennzeichnen, die eine beschleunigte Bearbeitung erfordern könnten.

Die Analyse der Auswirkungen der Dringlichkeit ist wichtig, um zu bewerten, ob der Prozess kritische Anfragen effektiv priorisiert. Das Dashboard 'Dringlichkeitslevel-Auswirkungsanalyse' verwendet dieses Attribut, um Cycle Times und Genehmigungsraten für dringende gegenüber Standard-Bestellanforderungen zu vergleichen, um festzustellen, ob die Prioritätsbehandlung wie beabsichtigt funktioniert.

Ermöglicht die Analyse, wie sich die Prozess-Performance bei hochprioritären Anfragen unterscheidet, und hilft zu überprüfen, ob eilige Positionen tatsächlich beschleunigt werden.

Es gibt kein Standardfeld für Dringlichkeit. Einige Unternehmen verwenden dafür die Anforderungsverfolgungsnummer (EBAN-BEDAR). Es kann sich auch um ein benutzerdefiniertes Feld handeln.

EndTime ist der Timestamp, der aufzeichnet, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde. Während viele systemgenerierte Events instantan sind (was bedeutet, dass StartTime gleich EndTime ist), können menschliche Aufgaben wie Genehmigungen einen deutlichen Start und ein Ende haben. Dieser Timestamp markiert den Abschluss dieser Arbeit.

Ein separates EndTime ermöglicht eine genauere Messung der aktiven Bearbeitungszeit im Vergleich zur Leerlaufzeit. Es wird in Verbindung mit StartTime verwendet, um die Kennzahl ProcessingTime zu berechnen. Dieses Detailniveau verbessert die Analyse der Ressourcenauslastung und Effizienz bei manuellen Aufgaben.

Markiert den Abschluss einer Aktivität, ermöglicht die Berechnung der aktiven Bearbeitungszeit und bietet eine detailliertere Ansicht der Aufgabendauer.

Dies wird aus Workflow-Logs abgeleitet, die sowohl den Zeitpunkt der Erstellung eines Work Items (StartTime) als auch dessen Abschluss (EndTime) erfassen können.

Das 'Erforderlich bis'-Datum oder Lieferdatum in SAP gibt an, wann die Waren oder Dienstleistungen auf der Bestellanforderungsposition benötigt werden. Dieses Datum wird vom Anforderer festgelegt und dient als Ziel für den gesamten Beschaffungsprozess.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Berechnung des KPIs 'Rate der pünktlich abgeschlossenen Bestellanforderungen'. Durch den Vergleich des 'Erforderlich bis'-Datums mit dem Datum der finalen Genehmigung oder Bestellanlagung kann die Organisation ihre Fähigkeit messen, interne Service-Levels und Geschäftsbedürfnisse zu erfüllen. Die Analyse von Bestellanforderungen, die dieses Datum nicht einhalten, kann systemische Verzögerungen im Beschaffungsprozess aufzeigen.

Definiert das Zieldatum für die Fertigstellung einer Anfrage und ermöglicht die Messung der pünktlichen Lieferung sowie die Einhaltung interner Service-Levels.

Dies ist das Lieferdatum, auf Positionsebene in Tabelle EBAN, Feld LFDAT, zu finden.

Das Attribut 'Ist Automatisiert' ist ein boolesches Flag, das wahr ist, wenn eine Aktivität von einem System- oder Batch-Benutzer ausgeführt wurde, z.B. 'WF-BATCH' für Workflow-Aktionen. Dies hilft, zwischen manuellen und automatisierten Schritten im Prozess zu unterscheiden.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Messung des Automatisierungsgrades im Bestellanforderungsprozess und für die Berechnung des KPIs 'Automatisierte Genehmigungsrate'. Durch das Filtern nach automatisierten oder manuellen Schritten können Analysten deren Effizienz vergleichen und Möglichkeiten für eine weitere Automatisierung identifizieren, um Bearbeitungszeiten und manuellen Aufwand zu reduzieren.

Unterscheidet zwischen menschlichen und systemgesteuerten Aktivitäten, was entscheidend ist, um Automatisierungsraten zu messen und Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Aufgaben zu identifizieren.

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das typischerweise auf einer Regel basiert, die überprüft, ob die Benutzer-ID für ein Event zu einer Liste bekannter System- oder Batch-Benutzer gehört.

„Ist Nacharbeit“ ist ein berechnetes boolesches Flag, das Aktivitäten identifiziert, die keinen Mehrwert schaffen oder repetitive Arbeit darstellen. Ein häufiges Beispiel in diesem Prozess ist die Aktivität „Bestellanforderung geändert“, die auftritt, nachdem die Bestellanforderung bereits zur Genehmigung eingereicht wurde, was den Genehmigungsprozess neu starten lässt.

Dieses Attribut ist entscheidend, um den Umfang der Nacharbeit im Prozess und deren Auswirkungen auf die gesamten Durchlaufzeiten zu quantifizieren. Das Dashboard „Bestellanforderungsänderungen und Nacharbeitsrate“ stützt sich auf dieses Flag, um Prozesseffizienzdefizite hervorzuheben. Die Reduzierung von Nacharbeit ist oft ein primäres Ziel von Prozessverbesserungsinitiativen, da sie direkt zu eingesparter Zeit und Aufwand führt.

Kennzeichnet Aktivitäten, die verschwendeten Aufwand oder Wiederholung darstellen, und ermöglicht die direkte Messung von Nacharbeit und deren Auswirkungen auf die Prozesseffizienz.

Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Logik würde typischerweise jede Aktivität 'Bestellanforderung geändert', die nach der ersten Aktivität 'Bestellanforderung zur Genehmigung eingereicht' auftritt, als Nacharbeit kennzeichnen.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung aus dem Quellsystem. Es ist ein kritisches Metadatum, um die Aktualität der analysierten Daten zu verstehen. Analysten und Geschäftsanwender verlassen sich auf diesen Timestamp, um zu wissen, ob die Prozessdaten den aktuellsten Stand der Operationen widerspiegeln.

Bei jeder Prozessanalyse ist die Kenntnis der Datenaktualität grundlegend für fundierte Entscheidungen. Dieses Attribut hilft, die Erwartungen der Benutzer zu managen und stellt sicher, dass Schlussfolgerungen aus Daten gezogen werden, die so aktuell sind, wie es für die spezifische Analyse erforderlich ist.

Zeigt die Aktualität der Daten an, was entscheidend ist, um der Analyse zu vertrauen und zeitnahe Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Dieser Timestamp wird während des Daten-Extraktions-, Transformations- und Ladevorgangs (ETL-Prozess) generiert und hinzugefügt.

Der Name des Genehmigungsschritts bietet eine menschenlesbare Beschreibung einer bestimmten Phase im Genehmigungs-Workflow, wie z.B. 'Manager-Genehmigung' oder 'VP Finanz-Genehmigung'. Dies ist deskriptiver als eine generische Aktivität 'Genehmigungsschritt abgeschlossen'.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Dashboards zur Analyse der Zykluszeit von Genehmigungsschritten und von Workflow-Engpässen. Es ermöglicht eine detaillierte Ansicht des Genehmigungsprozesses, wodurch genau ermittelt werden kann, welche Genehmigungsphasen die größten Verzögerungen verursachen und wo sich Arbeit ansammelt. Dieses Detailniveau ist für gezielte Interventionen zur Straffung der Genehmigungskette notwendig.

Bietet detaillierte Informationen zu Genehmigungsstufen und ermöglicht so die präzise Identifizierung von Engpässen innerhalb des mehrstufigen Genehmigungs-Workflows.

Diese Informationen werden aus der Workflow-Aufgabenbeschreibung abgeleitet, die durch Verknüpfung des Workflow-Protokolls mit Aufgaben-Definitionstabellen wie T528T gefunden werden kann.

Das Attribut Quellsystem gibt das Ursprungssystem an, in dem die Prozessdaten generiert wurden. In Organisationen mit mehreren SAP-Instanzen, wie z.B. unterschiedlichen Systemen für Entwicklung, Qualitätssicherung und Produktion oder separaten Systemen für verschiedene Regionen, ist dieses Feld entscheidend für Data Governance und Kontext.

Es stellt sicher, dass Daten aus verschiedenen Quellen unterschieden werden können, verhindert eine falsche Aggregation und ermöglicht eine systemspezifische Analyse. Es ist ein obligatorisches Attribut zur Aufrechterhaltung der Datenherkunft und zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit der Prozessdaten.

Bietet wesentlichen Kontext für Datenherkunft und Governance, insbesondere in Systemlandschaften mit mehreren Systemen, und gewährleistet die Datenrückverfolgbarkeit.

Dies ist typischerweise die SAP System ID (SID), die aus Systemvariablen oder Konfigurationstabellen abgerufen werden kann.

Dieses Attribut gibt die Währung an, in der der Bestellanforderungsbetrag ausgewiesen ist, z.B. USD, EUR oder JPY. Es liefert den notwendigen Kontext für das Attribut 'Bestellanforderungsbetrag', insbesondere in multinationalen Organisationen, die mit mehreren Währungen arbeiten.

Für eine genaue Finanzanalyse und Berichterstattung ist es unerlässlich, die Währung zu berücksichtigen. Beim Aggregieren oder Vergleichen von Bestellanforderungswerten sollten alle Beträge in eine gemeinsame Währung umgerechnet werden, um aussagekräftige Ergebnisse zu gewährleisten. Dieses Attribut ist eine Voraussetzung für solche Umrechnungen.

Bietet wesentlichen Kontext für den Bestellanforderungswert und ermöglicht eine genaue Finanzanalyse sowie Vergleiche in Multi-Währungs-Umgebungen.

Dies ist in Tabelle EBAN, Feld WAERS, zu finden.