Uw Inkoop tot Betaling - Inkoopaanvraag Data Template

De Activity Name beschrijft een enkele stap of mijlpaal in het aanvraagproces, zoals 'Aanvraag Aangemaakt', 'Goedkeuringsstap Goedgekeurd' of 'Aanvraag Afgesloten'. Deze data is doorgaans afgeleid van event logs, statuswijzigingen of specifieke gebruikersacties vastgelegd in SAP Ariba.

Deze attribute is cruciaal voor het construeren van de procesmap, die de stroom van activiteiten visueel weergeeft. Door de sequentie en frequentie van deze activiteiten te analyseren, kunnen analisten gemeenschappelijke procespaden, knelpunten, afwijkingen van de standaardprocedure en gebieden van herwerk identificeren. Het vormt de ruggengraat van elke process mining analyse.

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie en analyse van de aanvraag-workflow mogelijk maakt, inclusief knelpunten en afwijkingen.

Afgeleid van event logs, audit trails of statuswijzigingsrecords binnen SAP Ariba, vaak geassocieerd met aanvraagheader- en regelitemtabellen.

De Event Timestamp registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze high-precision data is essentieel voor het correct ordenen van events binnen elke case en voor het berekenen van de duur tussen verschillende stappen in het proces.

In analyse is deze timestamp de basis voor alle tijdsgebonden berekeningen, inclusief cycle times, wachttijden en verwerkingsduren. Het wordt gebruikt om dashboards aan te sturen die prestaties analyseren, zoals de Requisition Approval Cycle Time en Approval Path Bottleneck Analysis. De nauwkeurigheid van dit veld heeft directe invloed op de betrouwbaarheid van alle performance metrics.

Deze attribute geeft de chronologische volgorde van events weer en vormt de basis voor alle prestatie- en duur-berekeningen, zoals cycle times en knelpunten.

Doorgaans te vinden naast activiteits- of statuswijzigingsrecords in SAP Ariba's audit trail of transaction log tabellen.

De Purchase Requisition ID is de centrale sleutel die alle activiteiten koppelt die verband houden met een enkele aanvraag voor goederen of diensten. Elke aanvraag die in SAP Ariba wordt aangemaakt, krijgt een unieke ID die consistent blijft gedurende de gehele levenscyclus, van creatie en indiening tot definitieve goedkeuring, afwijzing of afsluiting.

In process mining analyse is deze attribute fundamenteel voor case correlation. Het maakt de reconstructie mogelijk van het complete end-to-end traject van elke aanvraag, waardoor accurate berekening van cycle times, identificatie van procesvarianten en analyse van herwerk lussen mogelijk wordt. Zonder deze identifier zou het onmogelijk zijn om events van verschillende aanvragen te onderscheiden.

Dit is de essentiële case identifier die alle gerelateerde activiteiten verbindt, waardoor het mogelijk wordt om het end-to-end aanvraagproces voor elke unieke aanvraag te analyseren.

Dit is een primary key field in de hoofdtabellen van aanvraagheaders binnen de data structure van SAP Ariba.

Deze attribute geeft de real-time status van een aanvraag weer, zoals 'In opstelling', 'Ingediend', 'Goedgekeurd', 'Geweigerd' of 'Afgesloten'. Het biedt een momentopname van waar elke case zich bevindt in het proces op het moment van data extractie.

Hoewel process mining de historische stroom reconstrueert, is deze attribute essentieel voor operationele monitoring. Het is het primaire data point voor de 'Live Requisition Status Tracker', waardoor managers de huidige workload kunnen zien en aanvragen kunnen identificeren die vastgelopen of verouderd zijn. Het biedt onmiddellijke, bruikbare zichtbaarheid in de actieve aanvraagpijplijn.

Maakt real-time monitoring van de aanvraag-pipeline mogelijk, wat helpt bij het identificeren en aanpakken van vastgelopen of verouderende aanvragen voordat ze problematisch worden.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is een standaard statusveld op de aanvraagheader.

Deze attribute biedt organisatorische context door te identificeren welk deel van het bedrijf de aanvraag heeft geïnitieerd. Het is doorgaans afgeleid van het gebruikersprofiel van de aanvrager of direct gespecificeerd op het aanvraagformulier.

In analyse is dit een krachtige dimensie voor filtering en vergelijking. Het wordt gebruikt in bijna alle dashboards, zoals 'Requisition Approval Cycle Time' en 'Requisition Rejection Rate Analysis', om metrics per afdeling uit te splitsen. Dit maakt het mogelijk om te identificeren welke afdelingen de langste cycle times, hoogste wijzigingspercentages of meest non-compliant aanvragen hebben, wat gerichte procesverbeteringsinspanningen stuurt.

Maakt segmentatie en vergelijking van procesprestaties mogelijk over verschillende delen van de organisatie heen, waarbij afdelingsspecifieke problemen of best practices worden benadrukt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Meestal beschikbaar in de aanvraagheader data, vaak gekoppeld vanuit het gebruikersprofiel van de aanvrager.

De Item Category biedt details over wat er wordt ingekocht. Deze classificatie helpt bij het begrijpen van uitgavenpatronen en het toepassen van categoriespecifieke inkoopstrategieën en -beleid.

In process mining is deze attribute van vitaal belang voor het 'Requisition Amendment Analysis' dashboard, omdat het kan benadrukken of bepaalde categorieën items gevoeliger zijn voor wijzigingen, wat duidt op onduidelijke specificaties of volatiele prijzen. Het maakt ook vergelijking van procesprestaties, zoals goedkeuringstijden, mogelijk voor verschillende soorten aankopen om te zien of specifieke categorieën meer frictie ondervinden.

Maakt analyse mogelijk gebaseerd op het type goederen of diensten dat wordt ingekocht, wat helpt bij het identificeren van categoriespecifieke knelpunten of compliance problemen.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Deze informatie is doorgaans te vinden op het niveau van de aanvraag-regelitem.

De Event User attribute identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap. Dit kan de medewerker zijn die de aanvraag heeft ingediend, de manager die deze heeft goedgekeurd, of de inkoopagent die deze heeft verwerkt.

Deze attribute is essentieel voor workload analyse, prestatievergelijkingen en het identificeren van trainingsmogelijkheden. Het voedt het 'Approver Workload and Performance' dashboard door analyse van goedkeuringstijden per gebruiker mogelijk te maken. Het wordt ook gebruikt om bronnen van vertragingen of afwijkingen te onderzoeken door deze terug te traceren naar specifieke individuen of teams.

Het maakt analyse van workload verdeling, gebruikersprestaties en resource allocatie mogelijk, wat helpt bij het identificeren van knelpunten veroorzaakt door specifieke gebruikers of teams.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is vaak opgeslagen in audit trail- of historie tabellen, gekoppeld aan gebruikers stamdata.

Deze attribute definieert de standaard procesvariant of goedkeuringsmatrix waaraan een aanvraag moet voldoen op basis van kenmerken, zoals waarde, item category en afdeling. Het vertegenwoordigt het 'to-be' of 'happy path' proces.

Dit is fundamenteel voor conformance checking en wordt gebruikt in het 'Requisition Compliance Overview' dashboard. Door de feitelijke reeks activiteiten te vergelijken met het verwachte Approval Workflow Path, kunnen analisten automatisch beleidsschendingen, ongeautoriseerde goedkeuringsstappen of overgeslagen controles detecteren. Dit is cruciaal voor interne audit en risk management.

Definieert het te volgen standaardproces, waardoor conformiteitscontroles automatisch afwijkingen en beleidsovertredingen kunnen detecteren.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit kan worden afgeleid uit de goedkeuringsmatrix configuratie of een specifiek veld op de aanvraag.

Wanneer een aanvraag wordt geweigerd, geven goedkeurders vaak een reden op, die free-text kan zijn of geselecteerd uit een vooraf gedefinieerde lijst. Deze attribute legt die cruciale feedback vast.

Deze data is de hoeksteen van het 'Requisition Rejection Rate Analysis' dashboard. Het analyseren van de meest voorkomende afwijzingsredenen helpt bij het identificeren van de root causes van procesfouten, zoals onjuiste codering, onvoldoende onderbouwing of budgetproblemen. Deze inzichten kunnen vervolgens worden gebruikt om de training voor aanvragers te verbeteren en de kwaliteit van initiële indieningen te verhogen, waardoor herwerk wordt verminderd.

Biedt direct inzicht in waarom aanvragen mislukken, wat root cause analysis mogelijk maakt om herwerk te verminderen en 'first-time-right' ratio's te verbeteren.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Deze informatie wordt doorgaans vastgelegd in de opmerkingen- of geschiedenissectie die is gekoppeld aan een afwijzings-event.

Deze attribute legt de financiële waarde van de gehele aanvraag vast. Het is een cruciaal stuk zakelijke context dat helpt bij het categoriseren en prioriteren van aanvragen.

Het analyseren van proces metrics tegen deze waarde kan belangrijke patronen onthullen. Zo kunnen aanvragen met een hoge waarde verschillende, stringentere goedkeuringspaden volgen of langere cycle times ervaren. Deze attribute is essentieel voor het begrijpen van de financiële impact van procesinefficiënties en voor het categoriseren van aanvragen in waardebanden voor vergelijkende analyse.

Biedt cruciale financiële context, waardoor analyse mogelijk is van hoe de aanvraagwaarde het procesgedrag beïnvloedt, zoals goedkeuringstijden en workflowcomplexiteit.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is een standaardveld op de inkoopaanvraagheader.

De Urgency Level, vaak weergegeven als een priority flag, signaleert de zakelijke behoefte aan versnelde verwerking. Dit wordt doorgaans ingesteld door de aanvrager om te zorgen dat kritieke behoeften snel worden aangepakt.

Deze attribute is de belangrijkste drijfveer voor het 'Urgent Requisition Process Monitor' dashboard en de 'Urgent Requisition Proc. Time' KPI. Het maakt een directe vergelijking van cycle times mogelijk tussen urgente en standaard aanvragen om te valideren of prioriteitsbehandeling effectief is. Het analyseren van afwijkingen of vertragingen bij urgente aanvragen is een belangrijke use case voor het waarborgen van bedrijfscontinuïteit.

Maakt prioritering van analyse en monitoring mogelijk of aanvragen met hoge prioriteit sneller worden verwerkt, zodat kritieke bedrijfsbehoeften worden voldaan.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is vaak een selecteerbaar veld op het aanvraag-creatieformulier.

Deze attribute identificeert de herkomst van de procesdata. Voor deze weergave zou de waarde consequent 'SAP Ariba' zijn, maar in een bredere context waar data uit meerdere systemen kan worden samengevoegd, is dit veld cruciaal voor data lineage en troubleshooting.

In analyse helpt het de herkomst van de data te bevestigen en kan het worden gebruikt om processen te filteren of te vergelijken die verschillende systemen omvatten. Het zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen in de data bron, wat belangrijk is voor stakeholder buy-in.

Identificeert de herkomst van de data, wat cruciaal is voor data governance, troubleshooting en het waarborgen dat de context van de analyse wordt begrepen.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens data-extractie en transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset te labelen.

Dit is een berekende metric die de volledige end-to-end duur meet voor het omzetten van een bedrijfsbehoefte in een uitvoerbare inkooporder. Het biedt een uitgebreid overzicht van de efficiëntie van de initiële fase van het inkoopproces.

Deze attribute ondersteunt direct de 'Requisition to PO Lead Time' KPI. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de 'Aanvraag Aangemaakt' en 'Inkooporder Aangemaakt' events. Het analyseren van deze metric helpt organisaties de totale lead time te begrijpen die door zakelijke gebruikers wordt ervaren en gebieden voor holistische verbetering te identificeren.

Meet de volledige end-to-end tijd van aanvraag tot bestelling, en biedt een holistische KPI voor de efficiëntie van de inkoopcyclus.

Berekend door de timestamp van 'Requisition Created' af te trekken van de timestamp van 'Purchase Order Created'.

Dit is een berekende metric die de duur van het kern goedkeuringsproces meet. Het is een key performance indicator die de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow weerspiegelt.

Deze KPI voedt direct het 'Requisition Approval Cycle Time' dashboard en vormt de basis voor de 'Avg Requisition Approval Time' KPI. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de 'Aanvraag Ingediend' en 'Aanvraag Goedgekeurd' events voor elke case. Het analyseren van deze metric helpt bij het identificeren van algehele vertragingen in de goedkeuringsketen.

Meet de efficiëntie van het kern-goedkeuringsproces, direct ter ondersteuning van een belangrijke KPI en dashboard voor het identificeren en verminderen van vertragingen.

Berekend door de timestamp van 'Requisition Submitted' af te trekken van de timestamp van 'Requisition Approved'.

Deze berekende metric meet de duur van individuele segmenten binnen de bredere goedkeuringsworkflow. Het isoleert de tijd die is besteed aan het wachten op een specifieke goedkeurder of goedkeuringsniveau.

Deze attribute is essentieel voor het 'Approval Path Bottleneck Analysis' dashboard en de 'Avg Approval Step Duration' KPI. Het wordt berekend als de tijd tussen een 'Approval Step Started' event en de corresponderende 'Approval Step Approved' of 'Approval Step Rejected' event. Deze gedetailleerde meting wijst specifieke goedkeurders of stappen aan die vertragingen veroorzaken.

Biedt gedetailleerd inzicht in de goedkeuringsworkflow, waarbij de specifieke stappen of goedkeurders worden aangewezen die de bron zijn van knelpunten.

Berekend als het verschil tussen de timestamps van 'Approval Step Started' en de corresponderende eind-event ('Approved' of 'Rejected').

Deze attribute koppelt een inkoopaanvraag aan zijn downstream document, de Purchase Order (PO). De aanwezigheid ervan duidt op de succesvolle omzetting van een aanvraag in een order.

Dit is essentieel voor end-to-end procesanalyse die verder gaat dan de aanvraagfase. Het wordt gebruikt om de 'Requisition to PO Lead Time' KPI te berekenen door de aanvraag creatie event te verbinden met de PO creatie event. Dit biedt een holistisch beeld van de front-end van de inkoopcyclus.

Koppelt de aanvraag aan de daaropvolgende inkooporder, wat de meting van de end-to-end Aanvraag-naar-IO cyclustijd mogelijk maakt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is doorgaans opgeslagen in de aanvraag-regelitem data nadat een inkooporder is gegenereerd.

Deze attribute maakt onderscheid tussen geautomatiseerde systeem events, zoals auto-goedkeuringen of systeemgestuurde statuswijzigingen, en handmatige activiteiten uitgevoerd door gebruikers. Dit is cruciaal voor het begrijpen van het automatiseringsniveau in het proces.

In analyse helpt dit om de menselijke inspanning nauwkeurig te meten en kansen voor verdere automatisering te identificeren. Filtering op handmatige activiteiten maakt bijvoorbeeld een precieze berekening van gebruikersgerichte verwerkingstijden mogelijk. Het helpt ook bij het valideren dat geautomatiseerde regels naar verwachting functioneren binnen het proces.

Onderscheidt menselijke en systeemacties, wat essentieel is voor het meten van automatiseringspercentages en het identificeren van nieuwe automatiseringskansen.

Dit wordt doorgaans afgeleid door te controleren of de 'Event User' overeenkomt met een systeem- of batch user ID.

Deze berekende attribute identificeert cases die ten minste één 'Aanvraag Gewijzigd' activiteit hebben ondergaan. Het vereenvoudigt het proces van het markeren van aanvragen die wijzigingen vereisten gedurende hun levenscyclus.

Deze flag wordt gebruikt om de 'Requisition Amendment Rate' KPI te berekenen. Door het aantal cases te tellen waarbij deze flag waar is, kunnen analisten eenvoudig de frequentie van herwerk meten en de root causes onderzoeken door deze te correleren met andere attributes zoals 'Requester Name' of 'Item Category'.

Vereenvoudigt de berekening van de KPI voor de wijzigingsfrequentie, waardoor herwerk gekwantificeerd kan worden en gebieden met behoefte aan duidelijkere initiële specificaties geïdentificeerd kunnen worden.

Berekend als 'true' als een case één of meer 'Requisition Amended' activities bevat, en anders 'false'.

Deze berekende attribute is een bredere maatstaf voor inefficiëntie dan 'IsAmended'. Het markeert cases die aanzienlijke herwerk lussen hebben ervaren, doorgaans gedefinieerd als het hebben van één of meer 'Approval Step Rejected' events of meerdere 'Requisition Amended' events.

Deze flag wordt gebruikt om de 'Requisition Rework Rate' KPI te berekenen. Het helpt de verborgen kosten en vertragingen in verband met procesfouten te kwantificeren. Het analyseren van cases die als herwerk zijn gemarkeerd, kan patronen blootleggen die verband houden met bepaalde goedkeurders, afdelingen of aanvraagtypes die leiden tot procesfrictie.

Identificeert cases met aanzienlijke proceswrijving, zoals afwijzingen, wat een gerichte analyse van de oorzaken van inefficiëntie en vertraging mogelijk maakt.

Berekend als 'true' als een case een afwijzings-activity of meer dan één wijzigings-activity bevat.

Deze attribute toont de datum en tijd van de meest recente data extractie of update voor een gegeven event. Het biedt transparantie over de actualiteit van de geanalyseerde data, wat vooral belangrijk is voor het monitoren van doorlopende processen.

Analisten gebruiken deze informatie om de recentheid van de gegenereerde inzichten te begrijpen. Voor dashboards zoals de 'Live Requisition Status Tracker' is dit veld cruciaal om gebruikers te informeren hoe up-to-date de weergegeven informatie is. Het helpt verwachtingen te managen over de tijdigheid van de data.

Geeft de actualiteit van de data aan, wat essentieel is voor het begrijpen van de tijdigheid en relevantie van de process mining inzichten.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd aan elke record tijdens het data ingestion process.

Deze case-level attribute identificeert de aanmaker van de inkoopaanvraag. Het biedt context over de herkomst van de aanvraag en de individuele stakeholder.

In analyse wordt deze attribute gebruikt om het proces te filteren en gedrag per specifieke aanvrager te analyseren. Bijvoorbeeld, de 'Requisition Amendment Analysis' en 'Requisition Rejection Rate Analysis' dashboards gebruiken dit om individuen te identificeren die mogelijk aanvullende training nodig hebben vanwege hoge percentages wijzigingen of afwijzingen. Het helpt feedback en verbeteringsinitiatieven te personaliseren.

Identificeert de creator van de aanvraag, wat analyse van procesgedrag en -kwaliteit op een per-aanvrager basis mogelijk maakt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is een standaardveld op de aanvraagheader, vaak gelabeld als 'Created By' of 'Requester'.

Deze attribute identificeert de specifieke manager of stakeholder die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsactiviteit. Het onderscheidt zich van de algemene 'Event User', omdat het specifiek betrekking heeft op goedkeuringstaken.

Dit is een belangrijke attribute voor het 'Approver Workload and Performance' dashboard. Het maakt het mogelijk om het aantal door elke goedkeurder afgehandelde aanvragen en hun gemiddelde goedkeuringstijd te volgen. Dit helpt bij het identificeren van individuele knelpunten, het balanceren van workloads en het beoordelen van prestaties ten opzichte van doelen.

Wijst de specifieke persoon aan die verantwoordelijk is voor een goedkeuring, wat gedetailleerde workload balancing en prestatieanalyse van goedkeurders mogelijk maakt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Deze informatie is opgeslagen in de approval flow data die gekoppeld is aan de aanvraag.