Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

De activiteitsnaam beschrijft een enkele stap of mijlpaal in het aanvraagproces, zoals 'Aanvraag Aangemaakt', 'Goedkeuringsstap Goedgekeurd' of 'Aanvraag Afgesloten'. Deze gegevens zijn meestal gebaseerd op event logs, statuswijzigingen of specifieke gebruikersacties vastgelegd in SAP Ariba.

Dit attribuut is belangrijk voor het construeren van de procesmap, die de stroom van activiteiten visueel weergeeft. Door de volgorde en frequentie van deze activiteiten te analyseren, kunnen analysesten gemeenschappelijke procespaden, knelpunten, afwijkingen van de standaardprocedure en gebieden van rework vinden. Het vormt de basis van elke process mining-analyse.

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie en analyse van de aanvraag-workflow mogelijk maakt, inclusief knelpunten en afwijkingen.

Afgeleid van event logs, audit trails of statuswijzigings binnen SAP Ariba, vaak geassocieerd met aanvraagheader- en regelitemtabellen.

De Purchase Requisition ID is de centrale sleutel die alle activiteiten koppelt die verband houden met een enkele aanvraag voor goederen of diensten. Elke aanvraag die in SAP Ariba wordt aangemaakt, krijgt een unieke ID die consistent blijft gedurende de gehele levenscyclus, van creatie en indiening tot definitieve goedkeuring, afwijzing of afsluiting.

In process mining-analyse is deze attribuut belangrijk voor case correlation. Het maakt de reconstructie mogelijk van het complete end-to-end traject van elke aanvraag, waardoor accurate berekening van doorlooptijden, identificatie van procesvarianten en analyse van rework lussen mogelijk worden. Zonder deze kenmerk zou het onmogelijk zijn om gebeurtenissen van verschillende aanvragen te onderscheiden.

Dit is de essentiële case kenmerk die alle gerelateerde activiteiten verbindt, waardoor het mogelijk wordt om het end-to-end aanvraagproces voor elke unieke aanvraag te analyseren.

Dit is een primary key veld in de hoofdtabellen van aanvraagheaders binnen de data structure van SAP Ariba.

De Event Timestamp registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze high-precision data is belangrijk voor het correct ordenen van gebeurtenissen binnen elke case en voor het berekenen van de duur tussen verschillende stappen in het proces.

In analyse is deze timestamp de basis voor alle tijdsgebonden berekeningen, inclusief doorlooptijden, wachttijden en verwerkingsduren. Het wordt gebruikt om dashboards aan te sturen die prestaties analyseren, zoals de Requisition Approval Cycle Time en Approval Path Bottleneck Analysis. De nauwkeurigheid van dit veld heeft directe invloed op de betrouwbaarheid van alle prestaties meetwaarden.

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen weer en vormt de basis voor alle prestatie- en duur-berekeningen, zoals doorlooptijden en knelpunten.

Doorgaans te vinden naast activiteits- of statuswijzigings in SAP Ariba's audit trail of transaction log tabellen.

Dit attribuut geeft de real-time status van een aanvraag weer, zoals 'In opstelling', 'Ingediend', 'Goedgekeurd', 'Geweigerd' of 'Afgesloten'. Het biedt een momentopname van waar elke case zich bevindt in het proces op het moment van data-extractie.

Hoewel process mining de historische stroom reconstrueert, is deze attribuut belangrijk voor operationele monitoring. Het is het primaire datapunt voor de 'Live Requisition Status Tracker', waardoor managers de huidige workload kunnen zien en aanvragen kunnen vinden die vastgelopen of verouderd zijn. Het biedt onmiddellijke, bruikbare zichtbaarheid in de actieve aanvraagpijplijn.

Maakt real-time monitoring van de aanvraag-pijplijn mogelijk, wat helpt bij het vinden en aanpakken van vastgelopen of verouderende aanvragen voordat ze problematisch worden.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is een standaard statusveld op de aanvraagheader.

Dit attribuut biedt organisatorische context door te vinden welk deel van het bedrijf de aanvraag heeft geïnitieerd. Het is meestal gebaseerd op het gebruikersprofiel van de aanvrager of direct gespecificeerd op het aanvraagformulier.

In analyse is dit een waardevolle factor voor filtering en vergelijking. Het wordt gebruikt in bijna alle dashboards, zoals 'Requisition Approval Cycle Time' en 'Requisition Rejection Rate Analysis', om meetwaarden per afdeling uit te splitsen. Dit maakt het mogelijk om te vinden welke afdelingen de langste doorlooptijden, hoogste wijzigingspercentages of meest non-compliant aanvragen hebben, wat gerichte procesverbeteringsinspanningen stuurt.

Maakt segmentatie en vergelijking van procesprestaties mogelijk over verschillende delen van de organisatie heen, waarbij afdelingsspecifieke problemen of best practices worden benadrukt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Meestal beschikbaar in de aanvraagheader data, vaak gekoppeld vanuit het gebruikersprofiel van de aanvrager.

De Item Category biedt details over wat er wordt ingekocht. Deze classificatie helpt bij het begrijpen van uitgavenpatronen en het toepassen van categoriespecifieke inkoopstrategieën en -beleid.

In process mining is deze attribuut van belangrijk belang voor het 'Requisition Amendment Analysis' dashboard, omdat het kan benadrukken of bepaalde categorieën items gevoeliger zijn voor wijzigingen, wat duidt op onduidelijke specificaties of volatiele prijzen. Het maakt ook vergelijking van procesprestaties, zoals goedkeuringstijden, mogelijk voor verschillende soorten aankopen om te zien of specifieke categorieën meer knelpunten ondervinden.

Maakt analyse mogelijk gebaseerd op het type goederen of diensten dat wordt ingekocht, wat helpt bij het vinden van categoriespecifieke knelpunten of compliance-problemen.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Deze Informatie is doorgaans te vinden op het niveau van de aanvraag-regelitem.

De Event Gebruiker attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap. Dit kan de medewerker zijn die de aanvraag heeft ingediend, de manager die deze heeft goedgekeurd, of de inkoopagent die deze heeft verwerkt.

Dit attribuut is belangrijk voor workloadanalyse, prestatievergelijkingen en het vinden van trainingsmogelijkheden. Dit is de basis voor het 'Approver Workload and Performance' dashboard door analyse van goedkeuringstijden per gebruiker mogelijk te maken. Het wordt ook gebruikt om bronnen van vertragingen of afwijkingen te onderzoeken door deze terug te traceren naar specifieke individuen of teams.

Het maakt analyse van workload verdeling, gebruikersprestaties en bron-allocatie mogelijk, wat helpt bij het vinden van knelpunten veroorzaakt door specifieke gebruikers of teams.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is vaak opgeslagen in audit trail- of historie tabellen, gekoppeld aan gebruikers stamdata.

Dit attribuut definieert de standaard procesvariant of goedkeuringsmatrix waaraan een aanvraag moet voldoen op basis van kenmerken, zoals waarde, item category en afdeling. Het vertegenwoordigt het 'to-be' of 'happy path' proces.

Dit is onmisbaar voor conformance checking en wordt gebruikt in het 'Requisition Compliance Overzicht' dashboard. Door de feitelijke reeks activiteiten te vergelijken met het verwachte Approval Workflow Path, kunnen analysesten automatisch beleidsschendingen, ongeautoriseerde goedkeuringsstappen of overgeslagen controles detecteren. Dit is belangrijk voor interne audit en risk management.

Definieert het te volgen standaardproces, waardoor conformiteitscontroles automatisch afwijkingen en beleidsovertredingen kunnen detecteren.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit kan worden afgeleid uit de goedkeuringsmatrix configuratie of een specifiek veld op de aanvraag.

Wanneer een aanvraag wordt geweigerd, geven goedkeurders vaak een reden op, die free-text kan zijn of geselecteerd uit een vooraf gedefinieerde lijst. Dit attribuut legt die belangrijke feedback vast.

Deze gegevens zijn de basis voor het 'Requisition Rejection Rate Analysis' dashboard. Het analyseren van de meest voorkomende afwijzingsredenen helpt bij het vinden van de grondoorzaken van procesfouten, zoals onjuiste codering, onvoldoende onderbouwing of budgetproblemen. Deze inzichten kunnen vervolgens worden gebruikt om de training voor aanvragers te verbeteren en de kwaliteit van initiële indieningen te verhogen, waardoor rework wordt verminderd.

Biedt direct inzicht in waarom aanvragen mislukken, wat oorzaakanalyse mogelijk maakt om rework te verminderen en 'first-time-right' ratio's te verbeteren.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Deze Informatie wordt doorgaans vastgelegd in de opmerkingen- of geschiedenissectie die is gekoppeld aan een afwijzings-gebeurtenis.

Dit attribuut legt de financiële waarde van de gehele aanvraag vast. Het is een belangrijk stuk zakelijke context dat helpt bij het categoriseren en prioriteren van aanvragen.

Het analyseren van proces meetwaarden tegen deze waarde kan belangrijke patronen zichtbaar maken. Zo kunnen aanvragen met een hoogwaardige verschillende, stringentere goedkeuringspaden volgen of langere doorlooptijden ervaren. Dit attribuut is belangrijk voor het begrijpen van de financiële impact van procesinefficiënties en voor het categoriseren van aanvragen in waardecategorieën voor vergelijkende analyse.

Biedt belangrijke financiële context, waardoor analyse mogelijk is van hoe de aanvraagwaarde het procesgedrag beïnvloedt, zoals goedkeuringstijden en workflowcomplexiteit.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is een standaardveld op de inkoopaanvraagheader.

De Urgency Level, vaak weergegeven als een priority flag, signaleert de zakelijke behoefte aan versnelde verwerking. Dit wordt doorgaans ingesteld door de aanvrager om te zorgen dat kritieke behoeften snel worden aangepakt.

Dit attribuut is de belangrijkste drijfveer voor het 'Urgent Requisition Process Monitor' dashboard en de 'Urgent Requisition Proc. Time' KPI. Het maakt een directe vergelijking van doorlooptijden mogelijk tussen urgente en standaard aanvragen om te bevestigen of prioriteitsbehandeling effectief is. Het analyseren van afwijkingen of vertragingen bij urgente aanvragen is een belangrijke use case voor het waarborgen van bedrijfscontinuïteit.

Maakt prioritering van analyse en monitoring mogelijk of aanvragen met hoge prioriteit sneller worden verwerkt, zodat kritieke bedrijfsbehoeften worden voldaan.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is vaak een selecteerbaar veld op het aanvraag-creatieformulier.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. Voor deze weergave zou de waarde consequent 'SAP Ariba' zijn, maar in een bredere context waar data uit meerdere systemen kan worden samengevoegd, is dit veld belangrijk voor data lineage en probleemoplossing.

In analyse helpt het de herkomst van de data te bevestigen en kan het worden gebruikt om processen te filteren of te vergelijken die verschillende systemen omvatten. Het zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen in de data bron, wat belangrijk is voor stakeholder buy-in.

Identificeert de herkomst van de data, wat belangrijk is voor data governance, probleemoplossing en het waarborgen dat de context van de analyse wordt begrepen.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens data-extractie en transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset te labelen.

Dit attribuut koppelt een inkoopaanvraag aan zijn downstream document, de Purchase Order (PO). De aanwezigheid ervan duidt op de succesvolle omzetting van een aanvraag in een order.

Dit is belangrijk voor end-to-end procesanalyse die verder gaat dan de aanvraagfase. Het wordt gebruikt om de 'Requisition to PO Lead Time' KPI te berekenen door de aanvraag creatie gebeurtenis te verbinden met de PO creatie gebeurtenis. Dit biedt een volledig beeld van de front-end van de inkoopcyclus.

Koppelt de aanvraag aan de daaropvolgende inkooporder, wat de meting van de end-to-end Aanvraag-naar-IO cyclustijd mogelijk maakt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is doorgaans opgeslagen in de aanvraag-regelitem data nadat een inkooporder is gegenereerd.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen geautomatiseerde systeem gebeurtenissen, zoals auto-goedkeuringen of systeemgestuurde statuswijzigingen, en handmatige activiteiten uitgevoerd door gebruikers. Dit is belangrijk voor het begrijpen van het automatiseringsniveau in het proces.

In analyse helpt dit om de menselijke inspanning nauwkeurig te meten en kansen voor verdere automatisering te vinden. Filtering op handmatige activiteiten maakt bijvoorbeeld een precieze berekening van gebruikersgerichte verwerkingstijden mogelijk. Het helpt ook bij het bevestigen dat geautomatiseerde regels naar verwachting functioneren binnen het proces.

Onderscheidt menselijke en systeemacties, wat belangrijk is voor het meten van automatiseringspercentages en het vinden van nieuwe automatiseringskansen.

Dit wordt doorgaans afgeleid door te controleren of de 'Event Gebruiker' overeenkomt met een systeem- of batch user ID.

Deze berekende attribuut identificeert cases die ten minste één 'Aanvraag Gewijzigd' activiteit hebben ondergaan. Het vereenvoudigt het proces van het markeren van aanvragen die wijzigingen vereisten gedurende hun levenscyclus.

Deze flag wordt gebruikt om de 'Requisition Amendment Rate' KPI te berekenen. Door het aantal cases te tellen waarbij deze indicator waar is, kunnen analysesten eenvoudig de frequentie van rework meten en de grondoorzaken onderzoeken door deze te correleren met andere attributen zoals 'Requester Naam' of 'Item Category'.

Vereenvoudigt de berekening van de KPI voor de wijzigingsfrequentie, waardoor rework gekwantificeerd kan worden en gebieden met behoefte aan duidelijkere initiële specificaties geïdentificeerd kunnen worden.

Berekend als 'true' als een case één of meer 'Requisition Amended' activiteiten bevat, en anders 'false'.

Deze berekende attribuut is een bredere maatstaf voor inefficiëntie dan 'IsAmended'. Het markeert cases die aanzienlijke rework lussen hebben ervaren, doorgaans gedefinieerd als het hebben van één of meer 'Approval Step Rejected' gebeurtenissen of meerdere 'Requisition Amended' gebeurtenissen.

Deze flag wordt gebruikt om de 'Requisition Rework Rate' KPI te berekenen. Het helpt de verborgen kosten en vertragingen in verband met procesfouten te kwantificeren. Het analyseren van cases die als rework zijn gemarkeerd, kan patronen blootleggen die verband houden met bepaalde goedkeurders, afdelingen of aanvraagtypes die leiden tot procesknelpunten.

Identificeert cases met aanzienlijke proceswrijving, zoals afwijzingen, wat een gerichte analyse van de oorzaken van inefficiëntie en vertraging mogelijk maakt.

Berekend als 'true' als een case een afwijzings-activity of meer dan één wijzigings-activity bevat.

Deze case-level attribuut identificeert de aanmaker van de inkoopaanvraag. Het biedt context over de herkomst van de aanvraag en de individuele stakeholder.

In analyse wordt deze attribuut gebruikt om het proces te filteren en gedrag per specifieke aanvrager te analyseren. Bijvoorbeeld, de 'Requisition Amendment Analysis' en 'Requisition Rejection Rate Analysis' dashboards gebruiken dit om individuen te vinden die mogelijk aanvullende training nodig hebben vanwege hoge percentages wijzigingen of afwijzingen. Het helpt feedback en verbeteringsinitiatieven te personaliseren.

Identificeert de creator van de aanvraag, wat analyse van procesgedrag en -kwaliteit op een per-aanvrager basis mogelijk maakt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Dit is een standaardveld op de aanvraagheader, vaak gelabeld als 'Created By' of 'Requester'.

Dit attribuut identificeert de specifieke manager of stakeholder die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsactiviteit. Het onderscheidt zich van de algemene 'Event Gebruiker', omdat het specifiek betrekking heeft op goedkeuringstaken.

Dit is een belangrijke attribuut voor het 'Approver Workload and Performance' dashboard. Het maakt het mogelijk om het aantal door elke goedkeurder afgehandelde aanvragen en hun gemiddelde goedkeuringstijd te volgen. Dit helpt bij het vinden van individuele knelpunten, het balanceren van workloads en het beoordelen van prestaties ten opzichte van doelen.

Wijst de specifieke persoon aan die verantwoordelijk is voor een goedkeuring, wat gedetailleerde werkdrukverdeling en prestatieanalyse van goedkeurders mogelijk maakt.

Raadpleeg de SAP Ariba documentatie. Deze Informatie is opgeslagen in de approval flow data die gekoppeld is aan de aanvraag.

Dit attribuut toont de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update voor een gegeven gebeurtenis. Het biedt transparantie over de relevantie van de geanalyseerde data, wat vooral belangrijk is voor het monitoren van doorlopende processen.

Analisten gebruiken deze Informatie om de recentheid van de gegenereerde inzichten te begrijpen. Voor dashboards zoals de 'Live Requisition Status Tracker' is dit veld belangrijk om gebruikers te Informapakketmeren hoe up-to-date de weergegeven Informatie is. Het helpt verwachtingen te managen door de tijd heenigheid van de data.

Geeft de relevantie van de data aan, wat belangrijk is voor het begrijpen van de tijdigheid en relevantie van de process mining inzichten.

Deze timestamp voegen we doorgaans toe aan elke record tijdens het data-importion proces.