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Améliorez votre traitement des factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la comptabilité fournisseurs dans SAP ECC
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Optimiser le Traitement des facturess factures fournisseurs factures fournisseurs Factures Fournisseurs dans SAP ECC

Le traitement des factures fournisseurs est souvent confronté à des retards d'approbation, des erreurs et des défis de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les points de blocage et les inefficacités dans votre workflow actuel. Découvrez comment fluidifier vos opérations, réduire les coûts et améliorer la conformité en comprenant le cycle de vie complet de chaque facture.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC ?

Le traitement des factures fournisseurs (Comptabilité Fournisseurs ou CF) est une fonction essentielle qui garantit la santé financière de votre organisation et la qualité de ses relations avec ses fournisseurs. Des processus de CF inefficaces, surtout au sein d'un système complexe comme SAP ECC, peuvent entraîner des pertes financières significatives, des points de blocage opérationnels et des risques de conformité. Imaginez des pénalités de retard qui érodent vos marges, des remises pour paiement anticipé manquées qui représentent des milliers d'euros, ou encore des fournisseurs frustrés par des paiements tardifs. Ces problèmes sont souvent les symptômes d'inefficacités plus profondes et souvent masquées dans votre processus de traitement des factures fournisseurs.

La saisie manuelle des données, des processus d'approbation fragmentés et un manque de visibilité en temps réel sur l'état des factures contribuent à prolonger les cycles de traitement et à augmenter les coûts. De plus, les écarts par rapport aux politiques internes ou aux exigences réglementaires peuvent exposer votre entreprise à des audits et des pénalités. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à économiser de l'argent ; il s'agit de garantir la précision financière, de maintenir des partenariats fournisseurs solides et de libérer des ressources précieuses pour qu'elles se concentrent sur des initiatives stratégiques. Comprendre le cycle de vie complet de chaque facture, de la « Réception de la facture » au « Paiement soldé », est primordial pour atteindre ces objectifs.

Comment le Process Mining transforme l'analyse des factures fournisseurs

Le Process Mining offre une approche inégalée, axée sur les données, pour décortiquer votre processus de traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC. Au lieu de s'appuyer sur des preuves anecdotiques ou des audits manuels, le Process Mining exploite les données d'événements directement issues de votre module SAP ECC FI-GL (par exemple, des tables comme BKPF, BSEG) pour reconstituer le parcours réel et complet de chaque facture. Cela fournit une vue objective et empirique du fonctionnement réel de vos processus, révélant la séquence concrète des activités et leurs durées.

Pour chaque facture, le Process Mining suit chaque étape : de la « Saisie des données de facture » à la « Validation de la facture », au « Rapprochement avec la commande d'achat », au « Rapprochement avec la réception de marchandises », à la « Résolution des divergences », à l'« Acheminement de la facture pour approbation », à l'« Approbation de la facture », à la « Comptabilisation de la facture », à la « Planification du paiement », à l'« Exécution du paiement », et enfin, au « Solde du paiement ». En visualisant ces flux de processus complets, vous pouvez identifier précisément les points de blocage, détecter les étapes redondantes et mettre en évidence les écarts de processus non autorisées qui resteraient autrement cachées. Cette puissante capacité d'analyse vous permet d'aller au-delà des observations superficielles et de plonger dans les causes profondes des retards et des inefficacités de votre processus de traitement des factures fournisseurs.

Principaux domaines d'amélioration identifiés grâce au Process Mining

Avec le Process Mining, vous obtenez des informations claires sur des domaines spécifiques propices à l'amélioration dans votre processus de traitement des factures fournisseurs SAP ECC :

  • Optimisation du workflow d'approbation : Identifiez facilement où les factures restent bloquées dans les files d'attente d'approbation, quels sont les approbateurs à l'origine des points de blocage et comment les workflows d'approbation s'écartent des chemins standard. Cette visibilité vous permet de rationaliser l'acheminement des approbations et de réduire le temps de cycle global.
  • Divergences de rapprochement et leur résolution : Analysez la fréquence et la durée des activités de « Résolution des divergences », en particulier celles liées au « Rapprochement avec la commande d'achat » et au « Rapprochement avec la réception de marchandises ». Comprenez pourquoi les divergences surviennent, quels fournisseurs ou types de commandes d'achat sont les plus touchés et combien de temps il faut pour les résoudre, réduisant ainsi le travail manuel de reprise.
  • Conformité aux conditions de paiement et gestion de la trésorerie : Surveillez le respect des conditions de paiement et de la « Date d'échéance de la facture ». Le Process Mining met en évidence les cas de paiements en retard, les opportunités manquées de remises pour paiement anticipé ou les paiements prématurés, vous aidant ainsi à optimiser votre trésorerie et à améliorer les relations avec vos fournisseurs en garantissant un « Paiement exécuté » dans les délais.
  • Potentiel d'automatisation : Découvrez les tâches hautement répétitives et standardisées qui sont des candidats idéaux pour l'automatisation robotisée des processus (RPA) ou des configurations système améliorées dans SAP ECC, libérant ainsi votre équipe des activités fastidieuses.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre entreprise

La mise en œuvre de l'optimisation des processus, pilotée par le Process Mining dans votre traitement des factures fournisseurs, entraînera des bénéfices tangibles et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Diminuez significativement le temps moyen nécessaire pour traiter une facture, de sa réception à son paiement, souvent de 30 % ou plus, en éliminant les points de blocage et en rationalisant les activités.
  • Réduction des coûts de traitement : Réalisez des économies substantielles grâce à la diminution de l'effort manuel, à la réduction des erreurs nécessitant une reprise et à l'élimination des pénalités de retard de paiement.
  • Conformité renforcée : Assurez une adhésion constante aux politiques internes, aux conditions de paiement et aux exigences réglementaires, minimisant ainsi les risques et améliorant la préparation aux audits.
  • Gestion optimisée de la trésorerie : Améliorez votre fonds de roulement en gérant stratégiquement les délais de paiement, en maximisant les remises pour paiement anticipé et en évitant les paiements accélérés inutiles.
  • Relations fournisseurs renforcées : Favorisez la confiance et la bonne volonté avec vos fournisseurs grâce à un traitement des paiements cohérent, ponctuel et transparent.

Démarrer l'optimisation du processus de comptabilité fournisseurs

S'engager dans la voie de l'optimisation de votre processus de traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC avec le Process Mining est plus accessible que vous ne le pensez. En exploitant vos données SAP ECC existantes, vous pouvez rapidement obtenir des analyses approfondies sur votre situation actuelle. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées, fondées sur les données, qui génèrent de réelles améliorations opérationnelles. Commencez dès aujourd'hui à transformer votre fonction de comptabilité fournisseurs en un moteur puissant, allégé, efficace et conforme.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures restent fréquemment bloquées dans les files d'attente d'approbation, entraînant des retards de paiement, des relations tendues avec les fournisseurs et des pénalités de retard potentielles. Sans des informations claires sur les raisons de la lenteur des approbations, les organisations peinent à identifier les causes profondes et à améliorer la gestion de la trésorerie dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind cartographie les chemins d'approbation exacts et identifie les approbateurs ou départements spécifiques à l'origine des retards. En analysant le temps passé à chaque étape d'approbation dans SAP ECC, il identifie les points de blocage, découvre les raisons des rejets et suggère des optimisations pour accélérer le workflow d'approbation des factures.

Une part significative du temps est consacrée aux tâches manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement et la gestion des exceptions, augmentant les coûts opérationnels et détournant les ressources d'activités financières stratégiques. Cette inefficacité entraîne des coûts de traitement par facture plus élevés et d'éventuelles erreurs humaines dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind révèle où les interventions manuelles sont les plus courantes en suivant des activités comme « Données de facture saisies » et « Divergence résolue ». Il met en évidence les opportunités d'automatisation ou de réingénierie des processus au sein du traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC, réduisant ainsi l'effort manuel et améliorant l'allocation des ressources.

Des données incorrectes, des écarts entre les bons de commande (PO) et les réceptions de marchandises (GR), ou des erreurs dans les détails des factures entraînent souvent le rejet de ces dernières ou leur renvoi pour correction, provoquant des retouches importantes et des durées de cycle prolongées. Ces divergences contribuent aux retards et à l'augmentation des coûts opérationnels dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind identifie les schémas de reprises et les activités spécifiques qui les déclenchent, tels que les événements répétés « Données de facture saisies » ou « Divergence résolue ». Il aide à découvrir les causes profondes de ces divergences dans SAP ECC et suggère des changements de processus pour minimiser le retraitement.

En raison d'inefficacités et de retards dans les processus, les organisations ne parviennent souvent pas à bénéficier des escomptes pour paiement anticipé offerts par leurs fournisseurs. Il en résulte des économies non réalisées et une gestion sous-optimale des flux de trésorerie. Cette situation influence la rentabilité du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind analyse le parcours des factures, de leur « réception » à leur « exécution du paiement », en les comparant aux « conditions de paiement » et à la « date d'échéance de la facture ». L'outil met en évidence les factures qui auraient pu bénéficier d'un escompte pour paiement anticipé dans SAP ECC mais dont la fenêtre de temps a été manquée. Cela permet de cibler les améliorations de processus nécessaires pour capter ces économies.

Les factures peuvent être payées en dehors des conditions de paiement convenues ou approuvées sans autorisation appropriée, ce qui entraîne des risques de non-conformité, des observations d'audit et d'éventuelles sanctions financières. Assurer le respect des politiques internes et des réglementations externes est impératif dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind révèle les écarts par rapport aux conditions de paiement standard et aux hiérarchies d'approbation en comparant les chemins de processus réels aux règles définies. Il signale les cas de non-conformité dans SAP ECC, offrant une transparence sur les violations de politique et permettant des actions correctives pour renforcer le contrôle dans le traitement des factures fournisseurs.

Il est souvent difficile de connaître le statut ou l'emplacement en temps réel d'une facture au sein du workflow de traitement, ce qui entraîne des demandes de renseignements des fournisseurs sans réponse et des frustrations internes. Ce manque de transparence entrave une gestion et des prévisions efficaces dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind offre une visualisation complet du parcours de chaque facture, de la « Réception de la facture » au « Paiement effectué ». Il fournit des mises à jour de statut en temps réel et identifie précisément où les factures sont bloquées dans SAP ECC, dotant l'équipe de la comptabilité fournisseurs d'une vision d'ensemble et d'une communication améliorée.

Les factures suivent souvent des chemins multiples et non standardisés au sein du système, ce qui entraîne un traitement incohérent, des taux d'erreur accrus et des difficultés à adapter les opérations. Ces variations cachées gonflent les coûts et compliquent l'optimisation des processus de traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes de processus réelles dans SAP ECC, révélant comment les factures sont réellement traitées par rapport à ce qui est attendu. Il met en évidence les étapes ad-hoc et les écarts par rapport au chemin standard, permettant aux organisations de standardiser et de rationaliser le traitement des factures fournisseurs.

Le processus critique de rapprochement tripartite (facture, commande d'achat, réception de marchandises) subit fréquemment des retards dus à des informations manquantes, des écarts ou des complexités système. Ces blocages créent des points de blocage dans l'ensemble du workflow de traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind suit les activités « Commande d'achat rapprochée » et « Réception de marchandises rapprochée », identifiant les factures spécifiques ou types de factures qui se retrouvent bloquées à cette étape. Il analyse des attributs comme « Numéro de commande d'achat » et « Numéro de réception de marchandises » dans SAP ECC pour identifier les raisons exactes des retards de rapprochement et améliorer l'efficacité.

Un volume important de factures sont payées après leur date d'échéance, entraînant des frais de retard de paiement, des relations fournisseurs tendues et un impact négatif sur les notations de crédit. Ce problème met en évidence les inefficacités dans les étapes de planification et d'exécution des paiements du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind met en corrélation la « Date d'échéance de la facture » avec les activités « Paiement exécuté » et « Paiement soldé », identifiant clairement toutes les factures en retard et leur parcours spécifique. Il révèle les étapes dans SAP ECC où les retards surviennent et repoussent les paiements au-delà de leur date d'échéance, permettant des interventions proactives.

Lorsque les factures s'écartent du parcours standard ou rencontrent des erreurs, identifier les raisons sous-jacentes de ces exceptions peut être long et manuel, ce qui entrave une résolution efficace. Comprendre les déclencheurs d'exception est indispensable pour améliorer le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind met automatiquement en évidence tous les cas exceptionnels et les écarts par rapport au parcours le plus courant. En analysant les activités et les attributs précédents dans SAP ECC, il aide à découvrir les véritables causes profondes des exceptions, permettant des améliorations ciblées des processus afin de réduire leur occurrence.

La charge de travail liée au traitement des factures est souvent inégalement répartie dans l'équipe de comptabilité fournisseurs, entraînant des points de blocage avec un personnel surchargé et du temps d'inactivité pour d'autres. Ce déséquilibre a un impact sur l'efficacité globale de l'équipe et peut provoquer des retards dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind utilise les journaux d'activités et l'attribut « Utilisateur traitant » pour visualiser la répartition de la charge de travail entre les différents membres de l'équipe ou départements dans SAP ECC. Il identifie les individus ou les équipes gérant des volumes disproportionnellement élevés ou des cas complexes, permettant ainsi une meilleure planification des ressources et un équilibrage de la charge.

Le temps total nécessaire au traitement d'une facture, de sa réception initiale à son paiement final, est souvent trop long, ce qui a un impact sur les flux de trésorerie, la précision des rapports financiers et la satisfaction des fournisseurs. La réduction de ce temps de cycle complet est un objectif crucial dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind calcule le temps de cycle précis complet pour chaque facture en suivant toutes les activités, de la « Facture reçue » au « Paiement effectué ». Il identifie les étapes et les variations dans SAP ECC qui contribuent le plus à l'allongement des temps de cycle, fournissant ainsi des pistes d'amélioration concrètes pour accélérer le processus.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire le temps d'attente d'une facture pour son approbation, s'attaquant ainsi directement aux retards de paiement et améliorant les relations avec les fournisseurs. Des approbations plus rapides signifient des paiements dans les délais, permettant potentiellement de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé et d'éviter les pénalités de retard, ce qui a un impact significatif sur la trésorerie dans le processus de traitement des factures fournisseurs (Comptabilité fournisseurs) dans SAP ECC.Atteindre cet objectif peut entraîner des économies substantielles et une satisfaction accrue des fournisseurs. ProcessMind visualise les parcours d'approbation réels et identifie les points de blocage et les points de déviation dans SAP ECC. En analysant les durées d'activité et l'allocation des ressources, il identifie les étapes ou les approbateurs spécifiques qui causent des retards, permettant ainsi une refonte ciblée des processus et un suivi des performances pour obtenir des réductions mesurables du temps de cycle d'approbation. Le succès est mesuré par la durée moyenne d'approbation.

L'automatisation des tâches répétitives comme la saisie de données ou l'appariement des factures fournisseurs libère votre équipe des tâches fastidieuses, lui permettant de se concentrer sur les exceptions et les activités stratégiques. Cela réduit les erreurs humaines, augmente la vitesse de traitement et diminue les coûts opérationnels liés aux efforts manuels dans SAP ECC. L'objectif ultime est de minimiser l'intervention humaine pour les factures standards. ProcessMind cartographie les points de contact manuels existants et les variations dans le workflow de traitement des factures. Il met en évidence les activités propices à l'automatisation, en quantifiant les économies potentielles de temps et de coûts. En fournissant des enseignements clairs sur les processus « tels quels », il soutient la conception et la mise en œuvre de solutions d'automatisation, en vérifiant leur impact sur l'efficacité et en suivant la réduction des activités manuelles.

Des écarts de données fréquents dans les factures fournisseurs entraînent des reprises, des retards et des fournisseurs frustrés, générant des coûts cachés significatifs. Atteindre cet objectif signifie garantir l'exactitude des données de facture, du point de capture jusqu'à la comptabilisation dans SAP ECC, en minimisant les exceptions et le besoin de corrections manuelles. Cela améliore la qualité globale des données et l'efficacité opérationnelle.
ProcessMind identifie où et pourquoi les écarts de données se produisent en analysant les journaux d'événements pour les boucles de reprise et les corrections d'erreurs au sein du workflow de traitement des factures fournisseurs. L'outil visualise la fréquence et l'impact de ces écarts, vous permettant d'identifier les causes profondes, de mettre en œuvre des mesures préventives et de suivre la réduction des erreurs après intervention.

Les escomptes pour paiement anticipé manqués représentent une perte directe d'économies potentielles pour l'organisation. Cet objectif vise à optimiser le traitement des factures fournisseurs afin de garantir que les factures sont approuvées et payées dans les délais, pour maximiser la saisie de ces précieux escomptes. Y parvenir influence les résultats financiers et améliore la gestion de la trésorerie dans SAP ECC.ProcessMind analyse le cycle de vie complet des factures, en identifiant spécifiquement les retards qui font que les factures manquent les fenêtres de paiement anticipé. Il met en évidence les chemins de processus et les points de blocage qui empêchent les paiements dans les délais, permettant la mise en œuvre d'actions correctives et le suivi du pourcentage de factures éligibles et bénéficiant réellement d'escomptes pour paiement anticipé.

S'assurer que toutes les factures fournisseurs respectent les politiques internes, les exigences réglementaires et les délais de paiement établis est indispensable pour l'intégrité financière et la gestion des risques. Cet objectif vise l'absence de paiements ou d'approbations non conformes, protégeant ainsi l'organisation des pénalités, de la fraude et des constats d'audit dans SAP ECC. Cela renforce la confiance et la gouvernance opérationnelle.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux règles de conformité prédéfinies (telles que les approbations non autorisées ou les conditions de paiement incorrectes) au sein du flux de traitement des factures fournisseurs. L'outil visualise tous les cas non conformes, quantifie leur fréquence et aide à identifier les activités ou les rôles spécifiques responsables de ces manquements, permettant ainsi des formations ciblées et des ajustements de contrôle.

Un manque de visibilité claire sur le statut des factures fournisseurs crée de l'incertitude, entraîne des demandes redondantes et entrave une gestion proactive. Cet objectif vise à fournir une vision globale et à jour du parcours de chaque facture dans SAP ECC, de la réception au paiement, en donnant aux parties prenantes des informations cruciales. Cela réduit la charge administrative et améliore la prise de décision. ProcessMind construit une carte de processus précise et en temps réel pour chaque facture, montrant son activité actuelle, les approbations en attente et son historique. Il permet aux utilisateurs de suivre les factures individuelles, d'identifier où elles sont bloquées et de comprendre les délais de traitement moyens, fournissant ainsi la transparence nécessaire pour résoudre les points de blocage et répondre efficacement aux demandes de statut.

Les variations et écarts superflues dans le traitement des factures fournisseurs entraînent une inefficacité, des taux d'erreur plus élevés et une augmentation des coûts de formation. Cet objectif vise à identifier et à éliminer ces parcours non standards dans SAP ECC pour établir un workflow allégé, cohérent et efficace. La standardisation réduit la complexité et améliore la prévisibilité globale du processus. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles du processus de traitement des factures fournisseurs. Il visualise la fréquence et la performance de chaque variante, mettant en évidence les écarts par rapport au parcours idéal. En quantifiant l'impact de ces variations, l'outil fournit des insights basés sur les données pour consolider et appliquer les meilleures pratiques standardisées, minimisant ainsi la complexité inutile.

Les retards dans le rapprochement des commandes d'achat (PO) et des réceptions de marchandises (GR) avec les factures sont une cause fréquente de blocages de paiement et d'arriérés de traitement. Cet objectif vise à accélérer significativement le processus de rapprochement tripartite dans le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC, garantissant une vérification et une approbation de paiement plus rapides. Cela améliore l'efficacité et réduit l'intervention manuelle. ProcessMind identifie les étapes exactes et les raisons des retards dans le processus de rapprochement PO-GR-Facture. Il met en évidence le temps d'attente des factures pour les activités de rapprochement et identifie les divergences courantes ou les informations manquantes entraînant des reprises. En révélant ces points de blocage, il permet des améliorations ciblées pour accélérer cette étape de vérification cruciale.

Un nombre élevé de factures fournisseurs en retard peut tendre les relations avec les fournisseurs, entraîner des pénalités de retard et compliquer la prévision financière. Cet objectif vise à réduire drastiquement le pourcentage de factures payées après leur date d'échéance dans SAP ECC, améliorant ainsi la gestion des flux de trésorerie et la confiance des fournisseurs. Une réduction de 25 % représente une amélioration opérationnelle substantielle. ProcessMind identifie précisément les factures qui sont en retard et à quel stade du flux de traitement des factures fournisseurs les retards se produisent généralement. Il analyse les causes profondes, qu'il s'agisse d'approbations lentes, de problèmes de rapprochement ou d'erreurs de données, fournissant des pistes d'amélioration concrètes pour prévenir les futurs retards de paiement et surveiller la réduction des factures en retard.

Le traitement des exceptions dans les factures fournisseurs exige une intervention manuelle, ce qui augmente les coûts et ralentit l'ensemble du processus. Cet objectif vise à identifier systématiquement les raisons profondes des exceptions courantes dans SAP ECC, en allant au-delà des symptômes de surface pour mettre en œuvre des solutions préventives durables. Comprendre les causes profondes est indispensable pour l'amélioration continue.ProcessMind détecte automatiquement les exceptions récurrentes et les écarts par rapport au flux standard dans le traitement des factures fournisseurs. Il vous permet d'explorer en détail les attributs de cas spécifiques et les activités précédentes pour révéler les véritables causes profondes de ces exceptions, facilitant ainsi des décisions basées sur les données pour les éliminer plutôt que de simplement les gérer.

Une répartition inégale de la charge de travail parmi les gestionnaires de factures fournisseurs peut entraîner l'épuisement professionnel, des retards et une performance incohérente. Cet objectif vise à analyser et à équilibrer la charge de travail dans l'équipe dans SAP ECC pour garantir l'efficacité, l'équité et une productivité durable. L'optimisation de la répartition de la charge de travail peut améliorer le moral de l'équipe et la vitesse de traitement. ProcessMind analyse les activités effectuées par chaque gestionnaire ainsi que le volume de factures qu'ils traitent, identifiant les points de blocage et les déséquilibres. L'outil révèle où des gestionnaires spécifiques sont surchargés ou sous-utilisés, fournissant des insights pour réaffecter les tâches plus efficacement et assurer un workflow de traitement des factures fournisseurs plus fluide et efficient dans l'équipe.

Un temps de cycle excessif entre la réception de la facture et le paiement final entraîne des coûts opérationnels plus élevés, des pénalités de retard potentielles et une efficacité réduite de la trésorerie. L'objectif principal est de réduire significativement le temps total nécessaire pour traiter une facture fournisseur dans SAP ECC, du début à la fin. Cela améliore l'agilité globale de l'entreprise et sa performance financière. ProcessMind offre une compréhension visuelle et exhaustive de l'ensemble du parcours de traitement des factures fournisseurs. Il quantifie le temps de cycle total pour toutes les factures et identifie chaque goulot d'étranglement, délai ou boucle de reprise dans le processus. Cette vue d'ensemble permet des améliorations ciblées pour parvenir à un flux complet plus rapide et plus rationalisé.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour le traitement des factures fournisseurs

1

Télécharger le modèle des Comptabilité fournisseurs
2

Exporter les données SAP ECC
3

Téléchargez votre jeu de données de données Comptabilité fournisseurs
4

Analyser les points de blocage des factures fournisseurs
5

Mettre en œuvre les optimisations de la comptabilité fournisseurs
6

Suivre la performance des comptes fournisseurs
1

Télécharger le modèle des Comptabilité fournisseurs

Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré, adapté au traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC. Ce modèle détaille la structure de données nécessaire pour une analyse précise.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi est-ce important ? :

Un format de données standardisé est impératif pour une extraction de données cohérente et garantit que toutes les informations pertinentes sont capturées pour une analyse complète du processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel vide et structuré, prêt à recevoir vos données de comptes fournisseurs SAP ECC.

VOTRE DÉCOUVERTE

Mettre en lumière les réalités du traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC

ProcessMind offre des visualisations puissantes de votre processus de comptabilité fournisseurs réel, révélant chaque étape et chaque déviation. Obtenez des informations claires sur les points de blocage, les lacunes de conformité et les domaines propices à l'optimisation.
  • Visualisez le flux réel de votre processus Comptabilité fournisseurs
  • Identifier précisément les points de blocage et les retards d'approbation
  • Identifier les non-conformités et les causes profondes des erreurs
  • Optimiser le temps de traitement et réduire les coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Résultats concrets dans le traitement des factures fournisseurs

Ces résultats démontrent les avantages concrets que les organisations réalisent généralement en tirant parti du process mining pour optimiser leur traitement des factures fournisseurs, en identifiant les points de blocage et les inefficacités dans SAP ECC. En obtenant des analyses approfondies à partir de leurs données de facturation, les entreprises peuvent fluidifier leurs opérations et renforcer leur contrôle financier.

0 %
Approbations de factures plus rapides

Réduction du temps de cycle d'approbation

Rationalisez vos workflows d'approbation des factures, en éliminant les points de blocage et en accélérant l'étape cruciale d'approbation pour garantir un traitement et un paiement dans les délais.
0 %
Augmentation de la capture d'escomptes

Augmentation du taux d'escompte anticipé

Optimisez les calendriers de paiement en identifiant et en priorisant les factures éligibles aux escomptes pour paiement anticipé, améliorant directement vos résultats financiers.
0 %
Retravail des factures réduit

Diminution des factures nécessitant une reprise

Identifiez et résolvez les causes profondes des écarts et des erreurs de données qui entraînent le retour des factures aux étapes de traitement, améliorant ainsi la qualité et l'efficacité des données.
0 %
Taux d'automatisation plus élevé

Moins d'interventions manuelles nécessaires

Identifier les opportunités d'automatiser les tâches répétitives et de réduire les points de contact manuels, libérant ainsi le personnel de la comptabilité fournisseurs pour des activités plus stratégiques et réduisant les coûts de traitement.
~ 0 days
Rapprochement des commandes d'achat accéléré

Réduction du temps de rapprochement Commande d'achat - Réception de marchandises - Facture

Optimiser le processus de rapprochement des bons de commande, des réceptions de marchandises et des factures, réduisant les retards et améliorant l'efficacité de votre cycle Purchase-to-Pay.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Vous découvrez les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque document de facture, servant d'identifiant de dossier principal pour suivre son parcours de la réception au paiement.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est l'identifiant de cas principal qui relie toutes les activités liées à la facture, pour une analyse complète complet du processus de comptabilité fournisseurs pour chaque facture.

Le nom d'une étape métier ou d'un événement spécifique survenu au cours du cycle de traitement des factures.

Pourquoi est-ce important ? :

Les activités constituent l'pilier central de la cartographie des processus, pour visualiser du flux de processus, l'identification des points de blocage et l'analyse des écarts.

La date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi est-ce important ? :

Cet horodatage est impératif pour le calcul de toutes les métriques basées sur la durée, incluant les temps de cycle et les points de blocage, et sert de base à l'analyse de performance.

Le nom d'utilisateur SAP de l'employé ayant effectué l'activité, telle que la comptabilisation ou la modification de la facture.

Pourquoi est-ce important ? :

Permet l'analyse de la charge de travail, la comparaison des performances entre les utilisateurs et l'identification des opportunités de formation ou des déséquilibres de ressources.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ? :

Permet l'analyse de la performance par fournisseur, aidant à gérer les relations avec les fournisseurs et à identifier les problèmes liés à des fournisseurs spécifiques.

Une clé unique représentant une entité légale ou une société dans l'organisation SAP.

Pourquoi est-ce important ? :

Permet de segmenter l'analyse des processus par entité juridique, facilitant ainsi la comparaison des performances entre les différentes unités commerciales.

La valeur brute totale de la facture, toutes taxes et autres frais inclus, dans la devise du document original.

Pourquoi est-ce important ? :

Apporte un contexte financier au processus, permettant une analyse basée sur la valeur, la priorisation des factures à forte valeur et le calcul des KPIs financiers.

La date calculée à laquelle le paiement de la facture est dû selon les conditions de paiement.

Pourquoi est-ce important ? :

Il s'agit d'une date essentielle pour le suivi de la conformité des paiements, le calcul des KPI de retard et le bénéfice des escomptes pour paiement anticipé.

Le code définissant les conditions de paiement, telles que les dates d'échéance et les remises potentielles.

Pourquoi est-ce important ? :

Définit les règles pour les dates d'échéance de paiement et les escomptes, ce qui est impératif pour l'optimisation financière et le suivi de la conformité.

L'identifiant de la commande d'achat par rapport à laquelle la facture est émise.

Pourquoi est-ce important ? :

Lie la facture au processus d'approvisionnement, permettant l'analyse des factures avec et sans Bon de Commande (PO) et l'efficacité du processus de rapprochement tripartite.

Un code indiquant pourquoi une facture est bloquée pour paiement.

Pourquoi est-ce important ? :

Fournit la cause profonde des retards de paiement, permettant une analyse ciblée pour réduire les exceptions, les reprises et le temps de traitement des factures.

L'utilisateur ou le rôle responsable de l'approbation de la facture pour paiement.

Pourquoi est-ce important ? :

Identifie la personne responsable des approbations, permettant l'analyse des durées de cycle d'approbation et des points de blocage par personne ou par équipe.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création initiale d'un document de facture dans SAP, qu'il s'agisse d'un document pré-enregistré ou entièrement comptabilisé. C'est généralement le premier événement horodaté pour une facture et il sert de point de départ à l'analyse des processus. Il est capturé à partir de la date et de l'heure de saisie du document dans la table BKPF.

Pourquoi est-ce important ? :

Cette activité représente l'événement de départ principal du parcours de traitement des factures. L'analyse du temps écoulé à partir de ce point permet de mesurer le temps de cycle complet total et d'identifier les retards initiaux de saisie des données.

Un approbateur désigné a confirmé que la facture est valide et prête pour le paiement. Il peut s'agir d'un événement explicite issu d'un système de workflow, ou bien être déduit de la levée d'un blocage de paiement. C'est une étape clé avant le paiement.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est une étape clé qui débloque la facture pour le paiement. Les retards avant ou après cette étape peuvent indiquer différents types de problèmes, tels que la disponibilité de l'approbateur ou des problèmes de planification de l'exécution des paiements (payment run).

La facture est officiellement enregistrée dans le Grand Livre, créant ainsi une obligation financière. Un document mis en attente est converti en document comptabilisé, ou elle est directement enregistrée comme comptabilisée dès le départ. Il s'agit d'une étape clée de la comptabilité financière.

Pourquoi est-ce important ? :

La comptabilisation est une étape clé qui fait de la facture une dette officielle. Elle sépare la phase de saisie des données de la phase active de gestion des paiements du processus.

La facture a été incluse dans une liste de propositions de paiement dans le cadre d'un cycle de paiement (transaction F110). Bien qu'il ne s'agisse pas d'un paiement définitif, cela indique une intention de payer. La sélection de la facture est basée sur sa date d'échéance et ses conditions de paiement.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est la première étape du processus de paiement automatisé. Les retards entre lÀ proposition et l'exécution finale du paiement peuvent indiquer des problèmes d'approbation ou de planification de l'exécution des paiements (payment run).

La facture est entièrement payée et le poste ouvert est compensé par un document de paiement. Cela marque la finalisation réussie du processus de la comptabilité fournisseurs pour cette facture. Cette information est enregistrée via le document de compensation.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est l'event de fin principal du chemin de succès. Le temps nécessaire pour atteindre cette activité est une mesure clé de l'efficacité globale du processus. Il est également essentiel pour calculer la ponctualité des paiements et le bénéfice des escomptes.

Le document de facture comptabilisé a été annulé par la création d'un document de contre-passation. Cette action annule l'impact financier de la facture originale. Cela représente une fin alternative, souvent négative, du processus.

Pourquoi est-ce important ? :

Les annulations signalent des erreurs, telles qu'une saisie de données incorrecte ou des factures en double. Le suivi de la fréquence et des raisons des annulations aide à identifier les opportunités d'amélioration de la qualité des données et du traitement du premier coup.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining reconstitue le flux réel complet de vos factures fournisseurs, révélant les variations cachées, les points de blocage et les boucles de reprise dans SAP ECC. Il identifie les écarts précis par rapport aux processus standards et leur impact sur l'efficacité, la conformité et les coûts. Cela permet une priorisation basée sur les données des efforts d'optimisation.

Vous avez principalement besoin de journaux d'événements détaillant la création de facture, les étapes d'approbation, les enregistrements de paiement et toutes les modifications associées. Les tables SAP ECC clés incluent souvent BKPF, BSEG, VBRK, RBKP et RSEG, ainsi que les journaux d'activités des utilisateurs liés à ces transactions. Un identifiant de cas clair, tel que le numéro de facture, et des horodatages précis pour chaque événement sont essentiels.

Le process mining visualise tous les chemins et les délais d'approbation, identifiant précisément où et pourquoi les factures sont bloquées, et quels approbateurs ou départements spécifiques sont à l'origine des retards. En identifiant ces points de blocage critiques et leurs causes profondes, il permet des interventions ciblées pour fluidifier les workflows. Cela contribue directement à réduire les délais d'approbation et le nombre de factures en retard.

L'extraction initiale des données et la création du modèle peuvent souvent être achevées en 4 à 6 semaines, selon la disponibilité des données et la complexité du système. Des pistes d'action concrètes émergent généralement peu après, permettant des améliorations immédiates et à petite échelle. L'optimisation complète des processus et un impact mesurable prennent généralement plusieurs mois, à mesure que les changements sont mis en œuvre, surveillés et affinés.

Non, le process mining diffère cléement du reporting traditionnel en reconstituant le processus réel complet à partir des données d'événements. Alors que les rapports montrent « ce qui s'est passé », le process mining révèle « comment » et « pourquoi » cela s'est produit, en découvrant les variations cachées et les problèmes de conformité. Cela offre une compréhension approfondie, basée sur les données, pour des actions prescriptives, et non de simples résumés descriptifs.

Oui, en analysant le cycle de vie complet de la facture – incluant la réception, l'approbation et les délais de paiement par rapport aux conditions fournisseurs – le process mining met en évidence les opportunités manquées de remises pour paiement anticipé. Il identifie les étapes de processus spécifiques ou les retards qui empêchent les paiements dans les délais, vous permettant d'optimiser les workflows pour maximiser les économies. Cela conduit à un taux de capture plus élevé des remises disponibles.

L'exigence technique principale consiste en la capacité d'extraire les données du journal d'événements des tables SAP ECC pertinentes. Cette extraction peut souvent être réalisée à l'aide d'outils SAP standards, de programmes ABAP personnalisés ou de connecteurs de base de données directs. Le logiciel de process mining ingère et analyse ensuite ces données extraites, ne nécessitant généralement aucune intégration en temps réel avec SAP ECC pour la phase d'analyse initiale.

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