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Melhore o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

O Seu Guia de 6 Etapas para Otimizar Contas a Pagar no SAP ECC
Melhore o Processamento de Faturas de Contas a Pagar
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Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar frequentemente enfrenta atrasos na aprovação, erros e desafios de conformidade. A nossa plataforma ajuda a identificar os gargalos e ineficiências exatos no seu fluxo de trabalho atual. Descubra como otimizar operações, reduzir custos e aprimorar a conformidade ao compreender o ciclo de vida completo de cada fatura.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por Que Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC?

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar (AP) é uma função crucial que sustenta a saúde financeira da sua organização e os relacionamentos com fornecedores. Processos de AP ineficientes, especialmente em um sistema complexo como o SAP ECC, podem resultar em perdas financeiras significativas, gargalos operacionais e riscos de conformidade. Imagine multas por atraso de pagamento corroendo suas margens, oportunidades de descontos por pagamento antecipado perdidas custando milhares, ou fornecedores frustrados devido a pagamentos atrasados. Esses problemas são frequentemente sintomas de ineficiências mais profundas e ocultas no seu fluxo de trabalho de Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

A entrada manual de dados, processos de aprovação fragmentados e a falta de visibilidade em tempo real sobre o status das faturas contribuem para ciclos de processamento mais longos e custos aumentados. Além disso, desvios das políticas internas ou requisitos regulatórios podem expor sua empresa a auditorias e penalidades. Otimizar este processo não é apenas sobre economizar dinheiro; trata-se de garantir a precisão financeira, manter parcerias sólidas com fornecedores e liberar recursos valiosos para focar em iniciativas estratégicas. Compreender o ciclo de vida completo de cada fatura, desde 'Fatura Recebida' até 'Pagamento Liquidado', é fundamental para alcançar esses objetivos.

Como o Process Mining Transforma a Análise de Faturas AP

O Process Mining oferece uma abordagem inigualável e baseada em dados para analisar o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC. Em vez de depender de evidências anedóticas ou auditorias manuais, o Process Mining utiliza dados de evento diretamente do seu módulo SAP ECC FI-GL (por exemplo, de tabelas como BKPF, BSEG) para reconstruir a jornada real de ponta a ponta de cada fatura. Isso proporciona uma visão objetiva e empírica de como seus processos realmente funcionam, revelando a sequência de atividades no mundo real e suas durações.

Para cada fatura, o Process Mining acompanha cada etapa: desde 'Dados da Fatura Capturados' até 'Fatura Validada', 'Pedido de Compra Correspondido', 'Recebimento de Mercadorias Correspondido', 'Discrepância Resolvida', 'Fatura Encaminhada para Aprovação', 'Fatura Aprovada', 'Fatura Lançada', 'Pagamento Agendado', 'Pagamento Executado' e, finalmente, 'Pagamento Liquidado'. Ao visualizar esses fluxos de processo completos, você pode identificar gargalos específicos, etapas redundantes e descobrir desvios de processo não autorizados que, de outra forma, permaneceriam ocultos. Essa poderosa capacidade analítica permite ir além de observações superficiais e aprofundar-se nas causas-raiz de atrasos e ineficiências no seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

Principais Áreas de Melhoria Identificadas Através do Process Mining

Com o Process Mining, você obtém insights claros sobre áreas específicas com potencial de melhoria no seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC:

  • Otimização do Workflow de Aprovação: Identifique facilmente onde as faturas ficam presas nas filas de aprovação, quem são os aprovadores que causam gargalos e como os workflows de aprovação se desviam dos caminhos padrão. Esse insight permite otimizar o encaminhamento de aprovações e reduzir o tempo de ciclo geral.
  • Discrepâncias e Resolução de Correspondência: Analise a frequência e a duração das atividades de 'Discrepância Resolvida', particularmente aquelas relacionadas a 'Pedido de Compra Correspondido' e 'Recebimento de Mercadorias Correspondido'. Entenda por que as discrepâncias ocorrem, quais fornecedores ou tipos de PO são mais afetados e quanto tempo leva para resolvê-las, reduzindo, assim, o retrabalho manual.
  • Conformidade com Termos de Pagamento e Fluxo de Caixa: Monitore a adesão aos termos de pagamento e à 'Data de Vencimento da Fatura'. O Process Mining destaca casos de pagamentos em atraso, oportunidades de desconto por pagamento antecipado perdidas ou pagamentos prematuros, ajudando a otimizar o fluxo de caixa e a aprimorar os relacionamentos com fornecedores, garantindo que o 'Pagamento Executado' seja feito em tempo hábil.
  • Potencial de Automação: Descubra tarefas altamente repetitivas e padronizadas que são candidatas ideais para robotic process automation (RPA) ou para o aprimoramento das configurações do sistema SAP ECC, liberando sua equipe de atividades rotineiras.

Resultados Esperados: Benefícios Mensuráveis para o Seu Negócio

A implementação da otimização de processos impulsionada pelo Process Mining no seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar trará benefícios tangíveis e mensuráveis:

  • Tempo de Ciclo Reduzido: Diminua significativamente o tempo médio de processamento de uma fatura, do recebimento ao pagamento, frequentemente em 30% ou mais, através da eliminação de gargalos e da otimização de atividades.
  • Custos de Processamento Reduzidos: Alcance economias de custos substanciais por meio de menos esforço manual, menos erros que exigem retrabalho, além da eliminação de multas por atraso de pagamento.
  • Conformidade Aprimorada: Garanta a adesão consistente a políticas internas, termos de pagamento e requisitos regulatórios, minimizando riscos e melhorando a prontidão para auditorias.
  • Gestão de Fluxo de Caixa Otimizada: Melhore seu capital de giro ao gerenciar estrategicamente os prazos de pagamento, maximizando os descontos por pagamento antecipado e evitando pagamentos antecipados desnecessários.
  • Relacionamentos com Fornecedores Mais Fortes: Promova a confiança e a boa-fé com seus fornecedores através de um processamento de pagamentos consistente, pontual e transparente.

Começando com a Otimização do Processo de Contas a Pagar

Iniciar a jornada para otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC com Process Mining é mais acessível do que você imagina. Ao aproveitar seus dados SAP ECC existentes, você pode obter rapidamente insights profundos sobre seu estado atual. Isso permite tomar decisões informadas e baseadas em dados que impulsionam melhorias operacionais reais. Comece a transformar sua função de AP em uma central de excelência enxuta, eficiente e em conformidade hoje mesmo.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

É comum que faturas fiquem retidas em filas de aprovação, gerando atrasos nos pagamentos, desgastando o relacionamento com fornecedores e resultando em possíveis multas por atraso. Sem uma compreensão clara das razões para a lentidão das aprovações, as empresas encontram dificuldades para resolver as causas-raiz e otimizar a gestão do fluxo de caixa no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind mapeia os fluxos de aprovação com precisão e identifica os aprovadores ou departamentos específicos que causam as demoras. Ao analisar o tempo despendido em cada etapa de aprovação dentro do SAP ECC, a ferramenta aponta gargalos, revela os motivos das rejeições e propõe otimizações para agilizar o workflow de aprovação de faturas.

Uma parcela significativa do tempo é gasta em tarefas manuais, como entrada de dados, conciliação e tratamento de exceções, elevando os custos operacionais e desviando recursos de atividades financeiras estratégicas. Essa ineficiência resulta em custos de processamento por fatura mais altos e potenciais erros humanos no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind revela onde as intervenções manuais são mais comuns, monitorando atividades como "Dados da Fatura Capturados" e "Divergência Resolvida". Ele destaca oportunidades de automação ou reengenharia de processos dentro do Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC, reduzindo o esforço manual e melhorando a alocação de recursos.

Dados incorretos, divergências em Pedidos de Compra (POs) e Recebimentos de Mercadorias (GRs), ou erros nos detalhes das faturas frequentemente resultam em rejeições ou devoluções para correção, gerando um retrabalho considerável e tempos de ciclo estendidos. Essas inconsistências contribuem para atrasos e elevam os custos operacionais no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind identifica padrões de ciclos de retrabalho e as atividades específicas que os desencadeiam, como repetições de "Dados da Fatura Capturados" ou "Divergência Resolvida". A ferramenta ajuda a desvendar as causas-raiz dessas inconsistências no SAP ECC e propõe alterações no processo para minimizar o reprocessamento.

Devido a ineficiências e atrasos nos processos, as organizações frequentemente deixam de aproveitar os descontos por pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores, o que resulta na perda de economias e numa gestão de fluxo de caixa subótima. Isso afeta diretamente a lucratividade do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
A ProcessMind analisa a jornada das faturas, desde a "Fatura Recebida" até o "Pagamento Executado", comparando-a com os "Termos de Pagamento" e a "Data de Vencimento da Fatura". A plataforma destaca faturas que poderiam ter se qualificado para descontos por pagamento antecipado no SAP ECC, mas que perderam o prazo, permitindo melhorias de processo direcionadas para resgatar essas economias.

Faturas podem ser pagas fora dos prazos acordados ou aprovadas sem a devida autorização, resultando em riscos de conformidade, apontamentos de auditoria e potenciais sanções financeiras. Assegurar a adesão às políticas internas e regulamentos externos é vital no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind revela desvios dos prazos de pagamento padrão e das hierarquias de aprovação, confrontando os fluxos de processo reais com as regras estabelecidas. Ele sinaliza ocorrências de não conformidade dentro do SAP ECC, conferindo transparência sobre as violações de políticas e viabilizando ações corretivas para reforçar o controle no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

É comum a dificuldade em determinar o estado em tempo real ou a localização exata de uma fatura no fluxo de processamento, o que gera questões não respondidas de fornecedores e frustração interna. Essa falta de transparência dificulta a gestão e previsão eficazes no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind oferece uma visualização completa da jornada de cada fatura, desde 'Fatura Recebida' até 'Pagamento Liquidado'. Fornece atualizações de estado em tempo real e identifica com precisão onde as faturas estão paradas no SAP ECC, capacitando a equipa de Contas a Pagar com visibilidade total e melhor comunicação.

É comum que as faturas percorram múltiplos caminhos não padronizados no sistema, resultando em processamento inconsistente, maior incidência de erros e dificuldades na escalabilidade das operações. Essas variações ocultas inflacionam os custos e dificultam a otimização do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processo dentro do SAP ECC, mostrando como as faturas são efetivamente processadas em contraste com o que é previsto. A ferramenta destaca etapas ad-hoc e desvios do fluxo padrão, capacitando as organizações a padronizar e otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

O processo crítico de conciliação de três vias (fatura, pedido de compra, recebimento de mercadorias) frequentemente sofre atrasos devido à falta de informações, divergências ou complexidades do sistema. Essas paralisações criam gargalos em todo o workflow de Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind rastreia as atividades "Pedido de Compra Conferido" e "Recebimento de Mercadorias Conferido", identificando faturas específicas ou tipos de faturas que ficam retidas nesta etapa. Ele analisa atributos como "Número do Pedido de Compra" e "Número do Recebimento de Mercadorias" no SAP ECC para identificar as razões exatas dos atrasos na conciliação e melhorar a eficiência.

Um volume significativo de faturas é pago após o vencimento, o que leva a multas por atraso, prejudica o relacionamento com fornecedores e tem um impacto negativo nas pontuações de crédito. Esta questão evidencia ineficiências nas etapas de agendamento e execução de pagamentos do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind correlaciona a "Data de Vencimento da Fatura" com as atividades de "Pagamento Executado" e "Pagamento Compensado", identificando claramente todas as faturas em atraso e sua jornada específica. Ele revela as etapas dentro do SAP ECC onde ocorrem atrasos que levam os pagamentos para além do vencimento, possibilitando intervenções proativas.

Quando as faturas se desviam do caminho padrão ou encontram erros, identificar as razões subjacentes a estas exceções pode ser demorado e manual, dificultando uma resolução eficiente. Compreender os gatilhos de exceção é fundamental para melhorar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind destaca automaticamente todos os casos excecionais e desvios do caminho mais comum. Ao analisar as atividades e atributos precedentes no SAP ECC, ajuda a descobrir as verdadeiras causas-raiz das exceções, permitindo melhorias direcionadas no processo para reduzir a sua ocorrência.

A carga de trabalho para processar faturas é frequentemente distribuída de forma desigual entre a equipa de Contas a Pagar, levando a gargalos com funcionários sobrecarregados e tempo ocioso para outros. Este desequilíbrio afeta a eficiência geral da equipa e pode causar atrasos no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
A ProcessMind utiliza logs de atividade e atributos de "Utilizador Processador" para visualizar a distribuição da carga de trabalho entre diferentes membros da equipa ou departamentos no SAP ECC. A ferramenta identifica indivíduos ou equipas que lidam com volumes desproporcionalmente altos ou casos complexos, permitindo um melhor planeamento de recursos e balanceamento de carga.

O tempo total de processamento de uma fatura, desde a receção inicial até o pagamento final, é excessivo, impactando o fluxo de caixa, a precisão dos relatórios financeiros e a satisfação do fornecedor. Reduzir este tempo de ciclo de ponta a ponta é um objetivo crítico no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
A ProcessMind calcula o tempo de ciclo de ponta a ponta preciso para cada fatura, rastreando todas as atividades desde "Fatura Recebida" até "Pagamento Compensado". A ferramenta identifica as etapas e variações dentro do SAP ECC que mais contribuem para tempos de ciclo prolongados, fornecendo insights acionáveis para a aceleração.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Este objetivo visa a redução do tempo de espera de uma fatura por aprovação, abordando diretamente os atrasos de pagamento e melhorando o relacionamento com fornecedores. Aprovações mais rápidas significam pagamentos pontuais, que podem alavancar descontos por pagamento antecipado e evitar multas por atraso, impactando significativamente o fluxo de caixa no Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do SAP ECC. Alcançar isso pode levar a economias de custo substanciais e à melhoria da satisfação do fornecedor.

O ProcessMind visualiza os caminhos de aprovação reais, identificando gargalos e pontos de desvio dentro do SAP ECC. Ao analisar as durações das atividades e a alocação de recursos, ele aponta estágios específicos ou aprovadores que causam atrasos, possibilitando um redesenho do processo e um monitoramento de desempenho direcionados a alcançar reduções mensuráveis no tempo de ciclo de aprovação. O sucesso é medido pela duração média da aprovação.

A automação de tarefas repetitivas, como a entrada de dados ou a conciliação de faturas de Contas a Pagar, liberta a sua equipe de trabalhos rotineiros, permitindo que se concentrem em exceções e atividades estratégicas. Isso reduz erros humanos, aumenta a velocidade de processamento e diminui os custos operacionais associados ao esforço manual no SAP ECC. O objetivo final é minimizar a intervenção humana para faturas padrão. O ProcessMind mapeia os pontos de contato manuais existentes e as variações no fluxo de trabalho de processamento de faturas. Ele destaca as atividades propícias à automação, quantificando potenciais economias de tempo e custo. Ao fornecer insights claros sobre os processos "como estão", apoia o design e a implementação de soluções de automação, verificando o seu impacto na eficiência e monitorando a redução de atividades manuais.

Divergências frequentes nos dados de faturas de Contas a Pagar levam a retrabalho, atrasos e fornecedores insatisfeitos, adicionando custos ocultos significativos. Atingir este objetivo significa garantir a precisão dos dados da fatura desde o ponto de captura até o lançamento no SAP ECC, minimizando exceções e a necessidade de correções manuais. Isso melhora a qualidade geral dos dados e a eficiência operacional.
A ProcessMind identifica onde e por que as divergências de dados ocorrem, analisando logs de eventos para identificar loops de retrabalho e correções de erros dentro do workflow de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. A plataforma visualiza a frequência e o impacto dessas divergências, permitindo identificar as causas-raiz, implementar medidas preventivas e monitorar a redução de erros pós-intervenção.

Os descontos por pagamento antecipado perdidos representam uma perda direta de poupanças potenciais para a organização. Este objetivo foca-se na otimização do Processamento de Faturas de Contas a Pagar para garantir que as faturas sejam aprovadas e pagas dentro dos prazos, maximizando a captura desses descontos valiosos. Alcançar isto impacta diretamente o resultado final e melhora a gestão do fluxo de caixa no SAP ECC.
O ProcessMind analisa o tempo de ciclo de ponta a ponta das faturas, identificando especificamente os atrasos que fazem com que as faturas percam as janelas de pagamento antecipado. Ele destaca os caminhos do processo e os gargalos que impedem o pagamento atempado, permitindo a implementação de ações corretivas e o monitoramento da percentagem de faturas elegíveis e que realmente recebem descontos por pagamento antecipado.

Garantir que todas as faturas de Contas a Pagar cumpram as políticas internas, os requisitos regulatórios e os prazos de pagamento estabelecidos é crucial para a integridade financeira e a gestão de riscos. Este objetivo visa zerar pagamentos ou aprovações não conformes, protegendo a organização contra penalidades, fraudes e achados de auditoria dentro do SAP ECC. Ele reforça a confiança e a governança operacional.
A ProcessMind detecta automaticamente desvios das regras de conformidade predefinidas, como aprovações não autorizadas ou prazos de pagamento incorretos, dentro do fluxo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. A plataforma visualiza todos os casos não conformes, quantifica a sua frequência e ajuda a identificar as atividades ou funções específicas responsáveis por essas infrações, permitindo treinamento direcionado e ajustes de controle.

A falta de visibilidade clara sobre o status das faturas de Contas a Pagar gera incerteza, leva a consultas redundantes e dificulta uma gestão proativa. Este objetivo visa proporcionar uma visão completa e atualizada da jornada de cada fatura dentro do SAP ECC, desde o recebimento até o pagamento, capacitando os stakeholders com informações cruciais. Isso reduz a sobrecarga administrativa e melhora a tomada de decisões.
O ProcessMind constrói um mapa de processo preciso e em tempo real de cada fatura, mostrando sua atividade atual, aprovações pendentes e histórico. Ele permite aos usuários rastrear faturas individuais, identificar onde estão paradas e entender os tempos médios de processamento, fornecendo a transparência necessária para resolver gargalos e responder a consultas de status de forma eficiente.

Variações e desvios desnecessários no Processamento de Faturas de Contas a Pagar levam à ineficiência, maiores taxas de erro e custos de formação aumentados. Este objetivo foca-se na identificação e eliminação destes caminhos não padrão dentro do SAP ECC para estabelecer um workflow enxuto, consistente e eficiente. A padronização reduz a complexidade e melhora a previsibilidade geral do processo. O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes de processo reais para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Visualiza a frequência e o desempenho de cada variante, destacando desvios do caminho ideal. Ao quantificar o impacto destas variações, fornece insights baseados em dados para consolidar e implementar as melhores práticas padronizadas, minimizando a complexidade desnecessária.

Atrasos na conciliação de pedidos de compra (PC) e entradas de mercadorias (EM) com faturas são uma causa comum de retenções de pagamento e acúmulo de processamento. Este objetivo visa acelerar significativamente o processo de conciliação a três vias no Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC, garantindo uma verificação e aprovação mais rápidas para pagamento. Isso melhora a eficiência e reduz a intervenção manual. O ProcessMind identifica as etapas exatas e as razões para os atrasos no processo de conciliação PC-EM-Fatura. Ele destaca quanto tempo as faturas esperam pelas atividades de conciliação e identifica divergências comuns ou informações ausentes que causam retrabalho. Ao revelar esses gargalos, permite melhorias direcionadas para acelerar esta etapa crítica de verificação.

Um grande número de faturas de Contas a Pagar em atraso pode prejudicar o relacionamento com fornecedores, gerar multas e complicar a previsão financeira. Este objetivo visa reduzir drasticamente a porcentagem de faturas pagas após o vencimento dentro do SAP ECC, melhorando a gestão do fluxo de caixa e a confiança dos fornecedores. Uma redução de 25% representa uma melhoria operacional substancial.
O ProcessMind identifica com precisão quais faturas ficam em atraso e em que etapa do fluxo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar os atrasos geralmente ocorrem. Ele analisa as causas-raiz, sejam aprovações lentas, problemas de conciliação ou erros de dados, fornecendo insights acionáveis para prevenir futuros pagamentos em atraso e monitorar a redução das faturas vencidas.

Exceções no processamento de faturas de Contas a Pagar exigem intervenção manual, aumentando custos e atrasando todo o processo. O objetivo é identificar sistematicamente as razões subjacentes para as exceções mais comuns no SAP ECC, indo além dos sintomas superficiais para implementar soluções preventivas duradouras. Compreender as causas raiz é crucial para a melhoria contínua. O ProcessMind detecta automaticamente exceções recorrentes e desvios do fluxo padrão no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ele permite aprofundar nos atributos específicos do caso e nas atividades anteriores para revelar as verdadeiras causas raiz dessas exceções, possibilitando decisões baseadas em dados para eliminar sua ocorrência, e não apenas gerenciá-las.

A distribuição desigual da carga de trabalho entre os processadores de Contas a Pagar pode levar à exaustão, atrasos e desempenho inconsistente. Este objetivo foca-se na análise e balanceamento da carga de trabalho da equipa no SAP ECC para garantir eficiência, equidade e produtividade sustentada. Otimizar a distribuição da carga de trabalho pode melhorar o moral da equipa e a velocidade de processamento. O ProcessMind analisa as atividades realizadas por cada processador e o volume de faturas que gerem, identificando gargalos e desequilíbrios. Revela onde processadores específicos estão sobrecarregados ou subutilizados, fornecendo insights para redistribuir tarefas de forma mais eficaz e garantir um fluxo de trabalho de Processamento de Faturas de Contas a Pagar mais suave e eficiente em toda a equipa.

Um tempo de ciclo excessivo, desde o recebimento da fatura até o pagamento final, resulta em custos operacionais mais altos, potenciais multas por atraso e uma eficiência reduzida do fluxo de caixa. Este objetivo primordial visa reduzir significativamente o tempo total necessário para processar uma fatura de Contas a Pagar no SAP ECC, do início ao fim. Isso melhora a agilidade geral dos negócios e o desempenho financeiro. O ProcessMind oferece uma compreensão abrangente e visual de toda a jornada de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ele quantifica o tempo de ciclo total para todas as faturas e identifica cada gargalo, atraso ou ciclo de retrabalho ao longo do processo. Esta visão holística permite melhorias direcionadas para alcançar um fluxo de ponta a ponta mais rápido e otimizado.

O Caminho de Melhoria em 6 Etapas para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

1

Baixar Modelo de Contas a Pagar

2

Exportar Dados do SAP ECC

3

Carregue o Seu Dataset de Contas a Pagar

4

Analisar Gargalos de Contas a Pagar

5

Implementar Otimizações de Contas a Pagar

6

Monitorizar o Desempenho de Contas a Pagar

1

Baixar Modelo de Contas a Pagar

O que fazer

Obtenha o modelo Excel pré-configurado para Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC. Inclui a estrutura de dados essencial para análises precisas.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Um formato de dados padronizado é crucial para a extração consistente de dados e assegura que todas as informações relevantes sejam capturadas para uma análise de processo abrangente.

Resultado esperado

Um modelo Excel vazio e estruturado, pronto para receber os seus dados de Contas a Pagar do SAP ECC.

A SUA DESCOBERTA

Descubra as Verdades do Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP ECC

O ProcessMind oferece visualizações poderosas do seu processo real de Contas a Pagar, revelando cada etapa e desvio. Obtenha insights claros sobre gargalos, lacunas de conformidade e áreas com grande potencial de otimização.
  • Visualize o fluxo real do seu processo de Contas a Pagar
  • Identificar gargalos exatos e atrasos na aprovação
  • Descobrir não conformidades e as causas-raiz de erros
  • Otimizar o tempo de processamento e reduzir custos
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Resultados Concretos no Processamento de Contas a Pagar

Estes resultados demonstram os benefícios tangíveis que as organizações normalmente alcançam ao utilizar o process mining para otimizar o seu processamento de faturas de Contas a Pagar, identificando gargalos e ineficiências dentro do SAP ECC. Ao obter insights aprofundados dos seus dados de fatura, as empresas podem otimizar operações e melhorar o controlo financeiro.

0 %
Aprovações de Faturas Mais Rápidas

Redução do tempo do ciclo de aprovação

Otimize seus workflows de aprovação de faturas, eliminando gargalos e acelerando a etapa crítica de aprovação para garantir processamento e pagamento pontuais.

0 %
Maior Aproveitamento de Descontos

Aumento na taxa de desconto por pagamento antecipado

Otimize os cronogramas de pagamento identificando e priorizando faturas elegíveis para descontos por pagamento antecipado, melhorando diretamente o seu resultado final.

0 %
Redução do Retrabalho de Faturas

Redução de faturas que exigem retrabalho

Identifique e resolva as causas raiz das discrepâncias e erros de dados que levam as faturas a reentrar nas fases de processamento, melhorando a qualidade e a eficiência dos dados.

0 %
Maior Taxa de Automação

Menos intervenção manual necessária

Automatize tarefas repetitivas e reduza pontos de contato manuais. Libere a equipe de AP para atividades estratégicas e diminua custos de processamento.

~ 0 days
Conciliação de Pedido de Compra Acelerada

Redução do tempo de conciliação PO-GR-Fatura

Otimize o processo de conciliação para ordens de compra, recebimentos de mercadorias e faturas, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência do seu ciclo de compra a pagamento.

Os resultados variam com base na complexidade do processo e na qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único de cada documento de fatura, servindo como o identificador de caso primário para rastrear a sua jornada desde a receção até ao pagamento.

Por que é importante

ID de Caso essencial que conecta atividades da fatura, permitindo análise completa do processo de Contas a Pagar.

O nome de uma etapa de negócio ou evento específico que ocorreu dentro do ciclo de vida do processamento da fatura.

Por que é importante

As atividades são a espinha dorsal do mapa de processos, permitindo a visualização do fluxo do processo, a identificação de gargalos e a análise de desvios.

A data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que é importante

Este timestamp é crucial para calcular todas as métricas baseadas em duração, incluindo tempos de ciclo e gargalos, formando a base da análise de desempenho.

O username SAP do funcionário que realizou a atividade, como lançar ou alterar a fatura.

Por que é importante

Permite a análise da carga de trabalho, a comparação de desempenho entre usuários e a identificação de oportunidades de treinamento ou desequilíbrios de recursos.

O nome do fornecedor que submeteu a fatura.

Por que é importante

Permite a análise de desempenho por fornecedor, auxiliando na gestão do relacionamento com fornecedores e na identificação de problemas ligados a fornecedores específicos.

Uma chave única que representa uma entidade legal ou empresa dentro da organização SAP.

Por que é importante

Permite que a análise de processos seja segmentada por entidade legal, possibilitando a comparação de desempenho entre diferentes unidades de negócio.

O valor bruto total da fatura, incluindo impostos e outras taxas, na moeda original do documento.

Por que é importante

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto montante e o cálculo de KPIs financeiros.

A data calculada até a qual o pagamento da fatura é devido, de acordo com as condições de pagamento.

Por que é importante

Esta é uma data crucial para monitorar a conformidade de pagamentos, calcular KPIs de atraso e aproveitar descontos por pagamento antecipado.

O código que define as condições de pagamento, como datas de vencimento e possíveis descontos.

Por que é importante

Define as regras para datas de vencimento de pagamento e descontos, o que é crucial para a otimização financeira e o monitoramento da conformidade.

O identificador para o pedido de compra ao qual a fatura está sendo faturada.

Por que é importante

Vincula a fatura ao processo de compras, permitindo a análise de faturas com e sem Ordem de Compra (OC), e a eficiência do processo de conciliação de três vias.

Um código que indica o motivo pelo qual uma fatura está bloqueada para pagamento.

Por que é importante

Fornece a causa raiz dos atrasos nos pagamentos, permitindo análises direcionadas para reduzir exceções, retrabalho e o tempo de processamento das faturas.

O utilizador ou função responsável por aprovar a fatura para pagamento.

Por que é importante

Identifica o responsável pelas aprovações, permitindo analisar os tempos de ciclo e os gargalos por pessoa ou equipe.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Marca a criação inicial de um documento de fatura no SAP, seja como um documento estacionado ou totalmente lançado. Este é geralmente o primeiro evento com carimbo de data/hora para uma fatura e serve como ponto de partida para a análise do processo. É capturado a partir da data e hora de entrada do documento na tabela BKPF.

Por que é importante

Esta atividade é o evento de início principal para a jornada de processamento da fatura. A análise do tempo a partir deste ponto ajuda a medir o tempo de ciclo total de ponta a ponta e a identificar atrasos iniciais na entrada de dados.

Um aprovador designado confirmou que a fatura é válida e está pronta para pagamento. Isso pode ser um evento explícito de um sistema de workflow ou inferido da remoção de um bloqueio de pagamento. É um marco crítico antes do pagamento.

Por que é importante

Este é um marco fundamental que desbloqueia a fatura para pagamento. Atrasos antes ou depois desta etapa indicam diferentes tipos de problemas, como a disponibilidade do aprovador ou questões de agendamento de remessas de pagamento.

A fatura é formalmente registada na Contabilidade Geral, criando uma responsabilidade financeira. Um documento pré-registado é convertido num documento lançado, ou é criado como lançado desde o início. Este é um passo fundamental na contabilidade financeira.

Por que é importante

O lançamento é um marco crítico que torna a fatura um passivo oficial. Ele separa a fase de entrada de dados da fase de gestão ativa de pagamentos do processo.

A fatura foi incluída numa lista de propostas de pagamento como parte de uma execução de pagamento (T-Code F110). Embora não seja um pagamento final, indica a intenção de pagar. A fatura é selecionada com base na sua data de vencimento e condições de pagamento.

Por que é importante

Esta é a primeira etapa do processo de pagamento automatizado. Atrasos entre a proposta e a execução final do pagamento podem indicar problemas na aprovação ou agendamento da remessa de pagamento.

A fatura está totalmente paga e o item em aberto é compensado contra um documento de pagamento. Isto marca a conclusão bem-sucedida do processo de Contas a Pagar para a fatura. Esta informação é registada no documento de compensação.

Por que é importante

Este é o evento final principal do caminho de sucesso. O tempo para alcançar esta atividade é uma medida essencial da eficiência geral do processo. É também fundamental para calcular a pontualidade dos pagamentos e a captura de descontos.

O documento de fatura lançado foi cancelado pela criação de um documento de estorno. Esta ação anula o impacto financeiro da fatura original. Isto representa um fim alternativo, muitas vezes negativo, para o processo.

Por que é importante

Estornos indicam erros, como entrada de dados incorreta ou faturas duplicadas. Acompanhar a frequência e as razões dos estornos ajuda a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos dados e garantir o processamento correto na primeira tentativa.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining reconstrói o fluxo real de ponta a ponta das suas faturas de Contas a Pagar, revelando variações ocultas, gargalos e ciclos de retrabalho dentro do SAP ECC. Ele identifica desvios exatos dos processos padrão e o seu impacto na eficiência, conformidade e custo. Isto permite uma priorização dos esforços de otimização baseada em dados.

Principalmente, precisará de logs de eventos que detalhem a criação da fatura, etapas de aprovação, lançamentos de pagamento e quaisquer alterações associadas. As tabelas chave do SAP ECC frequentemente incluem BKPF, BSEG, VBRK, RBKP e RSEG, juntamente com logs de atividade do utilizador relacionados com estas transações. Um identificador de caso claro, como o número da fatura, e timestamps precisos para cada evento são essenciais.

O Process Mining visualiza todos os caminhos e tempos de aprovação, identificando exatamente onde e por que as faturas ficam presas, e quais aprovadores ou departamentos específicos causam os atrasos. Ao identificar esses gargalos críticos e as suas causas raiz, permite intervenções direcionadas para otimizar os fluxos de trabalho. Isto contribui diretamente para a redução dos tempos de aprovação e do número de faturas em atraso.

A extração inicial de dados e a criação do modelo geralmente podem ser concluídas em 4 a 6 semanas, dependendo da disponibilidade dos dados e da complexidade do sistema. Insights acionáveis tipicamente emergem logo depois, permitindo melhorias imediatas e em pequena escala. A otimização completa do processo e um impacto mensurável geralmente levam vários meses, à medida que as mudanças são implementadas, monitoradas e refinadas.

Não, o Process Mining difere fundamentalmente dos relatórios tradicionais ao reconstruir o processo real de ponta a ponta a partir dos dados de eventos. Enquanto os relatórios mostram 'o que aconteceu', o Process Mining revela 'como' e 'por que' aconteceu, descobrindo variações ocultas e problemas de conformidade. Isso proporciona uma compreensão profunda e baseada em dados para ações prescritivas, e não apenas resumos descritivos.

Sim, ao analisar o ciclo de vida completo da fatura – incluindo o recebimento, aprovação e prazos de pagamento em relação aos termos do fornecedor – o process mining destaca oportunidades perdidas de desconto por pagamento antecipado. Ele identifica etapas específicas do processo ou atrasos que impedem pagamentos atempados, permitindo otimizar os fluxos de trabalho para maximizar a economia de custos. Isso resulta numa maior taxa de aproveitamento dos descontos disponíveis.

O principal requisito técnico envolve a capacidade de extrair dados de log de eventos de tabelas relevantes do SAP ECC. Isto pode ser feito usando ferramentas SAP padrão, programas ABAP personalizados ou conectores de base de dados diretos. O software de process mining ingere e analisa estes dados extraídos, geralmente não exigindo integração em tempo real com o próprio SAP ECC para a fase analítica inicial.

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