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Melhore sua Gestão de Contratos

Seu guia de 6 etapas para otimizar workflows no DocuSign CLM.
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Otimize a Gestão de Contratos no DocuSign CLM para o Máximo de Eficiência

A gestão de contratos envolve fluxos complexos que podem causar atrasos e riscos de conformidade. Esta plataforma ajuda a localizar ineficiências críticas em seus processos para reduzir o tempo de ciclo e garantir adesão às normas legais. Descubra insights para impulsionar a melhoria contínua.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que a otimização da Gestão de Contratos no DocuSign CLM é essencial

Uma gestão de contratos eficaz é a base de qualquer negócio saudável, impactando diretamente o desempenho financeiro, a conformidade legal e a eficiência operacional. Empresas em todo o mundo confiam em sistemas robustos de Contract Lifecycle Management (CLM), como o DocuSign CLM, para agilizar a criação, negociação, execução e renovação de contratos. Embora o DocuSign CLM ofereça ferramentas poderosas, os processos subjacentes ainda podem esconder ineficiências. Atrasos na execução podem segurar o reconhecimento de receita, aumentar custos e prejudicar relacionamentos comerciais. Fluxos de trabalho não otimizados resultam em contratos presos em ciclos de revisão, prazos de conformidade perdidos e maior risco jurídico. Identificar essas lacunas não é apenas buscar melhorias graduais, mas transformar sua operação de Gestão de Contratos para mitigar riscos e gerar valor.

Como o Process Mining ilumina seus fluxos no DocuSign CLM

O Process Mining oferece uma abordagem revolucionária para entender e aprimorar seus processos dentro do DocuSign CLM. Em vez de depender de suposições, o Process Mining utiliza os dados de eventos gerados pelo próprio sistema, capturando cada interação, aprovação e mudança de status. Ao analisar esses rastros digitais, as ferramentas reconstroem automaticamente a jornada real de cada contrato, do pedido inicial ao arquivamento. Essa visão exaustiva permite visualizar exatamente como os contratos fluem, identificando desvios, loops de retrabalho ocultos e gargalos específicos. Esse insight objetivo e baseado em dados é fundamental para entender seu estado atual e identificar oportunidades reais de otimização.

Áreas-chave para melhoria na Gestão de Contratos

Aplicar Process Mining aos dados do DocuSign CLM revela áreas prontas para melhoria, ajudando a refinar suas operações continuamente:

  • Gargalos de Negociação e Revisão: Identifique quais etapas de revisão interna ou externa causam os maiores atrasos. As revisões jurídicas estão demorando muito? Certos tipos de contratos passam por excessivas rodadas de alteração (redlining)? O Process Mining ajuda a localizar essas esperas, mostrando onde os recursos estão sobrecarregados.
  • Otimização do Workflow de Aprovação: Descubra se os contratos passam por etapas desnecessárias ou se aprovadores específicos estão atrasando o processo. Isso permite redesenhar matrizes de aprovação e tornar os fluxos mais ágeis.
  • Gestão de Conformidade e Riscos: Monitore o cumprimento dos SLAs de revisão e aprovação. O Process Mining pode sinalizar casos em que verificações de conformidade foram puladas, garantindo maior adesão jurídica.
  • Eficiência no Ciclo de Vida do Contrato: Analise a jornada completa para identificar retrabalho, intervenções manuais ou etapas redundantes. Essa visão holística é vital para eliminar desperdícios e aumentar a eficiência geral.

Alcançando resultados tangíveis para seu negócio

Ao utilizar Process Mining para otimizar sua Gestão de Contratos no DocuSign CLM, sua empresa colhe benefícios mensuráveis. Espere uma redução substancial no tempo médio de ciclo, acelerando o reconhecimento de receita e o fluxo de caixa. Mais eficiência significa que sua equipe pode lidar com um volume maior de contratos sem aumentar o quadro de funcionários. Além disso, ao mitigar riscos de conformidade precocemente, você fortalece sua posição jurídica. Essa abordagem proativa melhora o relacionamento com parceiros através de finalizações mais rápidas. No fim, você ganha mais controle, transparência e agilidade.

Iniciando sua jornada de otimização

Transformar seus processos de Gestão de Contratos no DocuSign CLM é uma meta perfeitamente alcançável. Com o Process Mining, você terá os insights necessários para tomar decisões baseadas em dados que geram impacto real. Este método oferece inteligência clara sobre como melhorar sua Gestão de Contratos, permitindo enfrentar ineficiências de forma sistemática. Comece a explorar como essas ferramentas analíticas podem revolucionar suas operações e garantir que seus contratos impulsionem o seu negócio, em vez de atrasá-lo.

Gestão de Contratos Ciclo de Vida do Contrato Legal Operations Compliance Negociação de Contrato Redução de risco Departamento Jurídico Compras Aprovações de Contrato

Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Processos de revisão e aprovação demorados costumam gerar atrasos significativos na execução de contratos, o que afeta a geração de receita e a agilidade do negócio. Esses gargalos podem causar a perda de oportunidades e desgastar o relacionamento com parceiros, especialmente no DocuSign CLM, onde os workflows deveriam ser ágeis.
O ProcessMind revela as etapas exatas e os responsáveis por atrasos nas aprovações, fornecendo insights baseados em dados. Ao visualizar o fluxo real no DocuSign CLM, ele identifica ineficiências e sugere áreas para automação ou realocação de recursos para acelerar as aprovações.

Variações nas táticas de negociação e no número de rodadas de redlines podem estender significativamente o ciclo de vida do contrato. Sem abordagens padronizadas, cada negociação se torna um processo único e ineficiente, gerando cronogramas imprevisíveis e custos elevados.
O ProcessMind mapeia cada etapa da sua negociação, revelando desvios do caminho ideal e identificando quais padrões levam a fechamentos mais rápidos. Ele ajuda a padronizar as melhores práticas no DocuSign CLM, reduzindo idas e vindas e melhorando a eficiência geral.

Stakeholders de negócios muitas vezes não têm visibilidade em tempo real do status exato de um contrato, o que gera incerteza e consultas manuais frequentes. Essa falta de transparência dificulta a gestão de expectativas, a previsão de receita ou a antecipação de atrasos.
O ProcessMind oferece uma visão ao vivo de toda a jornada do contrato, da solicitação à execução no DocuSign CLM. Ele destaca em que etapa do workflow o contrato está, permitindo uma gestão proativa e reduzindo a necessidade de cobranças manuais por toda a empresa.

Desvios das políticas internas durante a redação, revisão ou aprovação de contratos expõem a empresa a riscos jurídicos e financeiros. Verificações manuais costumam falhar ao identificar esses caminhos não conformes.
O ProcessMind detecta automaticamente cada vez que um processo de contrato sai do caminho de conformidade na Gestão de Contratos. Ele identifica as causas raiz da não conformidade no DocuSign CLM, permitindo correções direcionadas e garantindo adesão às regras de governança.

Esquecer de renovar contratos críticos ou não iniciar a renovação a tempo resulta em perda de receita, interrupção de serviços ou renovação automática em termos desfavoráveis. Isso prejudica a continuidade do negócio.
O ProcessMind rastreia as datas de expiração e identifica proativamente os contratos que estão chegando na janela de renovação, analisando padrões de sucesso e falha. Ele ajuda a otimizar o processo de renovação no DocuSign CLM, garantindo ação no tempo certo e maximizando o valor dos contratos.

A revisão jurídica costuma ser um gargalo por processos inconsistentes, repasses manuais ou carga de trabalho desequilibrada. Isso prolonga o ciclo total, atrasando operações e aumentando custos.
O ProcessMind revela ineficiências na fase jurídica, identificando etapas redundantes ou momentos em que a equipe jurídica está sobrecarregada nos fluxos do DocuSign CLM. Ele oferece insights para agilizar as revisões, reduzir tempos e otimizar o uso da equipe.

Erros frequentes na redação, entrada de dados ou versões inconsistentes exigem muito retrabalho manual. Isso aumenta custos operacionais e prolonga o ciclo de vida dos contratos, tirando a eficiência da gestão.
O ProcessMind identifica as etapas onde o retrabalho é comum, localizando as causas raiz. Ele ajuda a otimizar os fluxos no DocuSign CLM para reduzir intervenções manuais, minimizar erros e cortar drasticamente os custos ligados ao retrabalho.

Após a assinatura de um contrato, garantir que todas as partes cumpram suas obrigações pode ser um desafio sem um mecanismo de rastreamento robusto. Falhas no monitoramento podem levar a quebras de contrato, multas e danos às relações comerciais.
O ProcessMind vai além da execução, oferecendo visibilidade sobre o monitoramento contínuo das obrigações contratuais. Ele identifica lacunas na conformidade pós-execução na Gestão de Contratos, garantindo que todos os termos sejam cumpridos e os riscos mitigados no DocuSign CLM.

A falta de tempos de ciclo consistentes e previsíveis dificulta o planejamento e a previsão precisa das equipes de vendas, suprimentos e jurídico. Essa imprevisibilidade pode causar perda de prazos, má utilização de recursos e incerteza geral nos negócios.
O ProcessMind analisa dados históricos para estabelecer benchmarks de tempos de ciclo por tipo de contrato e departamento. Ele ajuda a prever ciclos futuros, identificar variações no DocuSign CLM e apontar os fatores que causam essa incerteza, permitindo um planejamento melhor.

As organizações podem não estar aproveitando totalmente os recursos do seu sistema DocuSign CLM, o que leva a improvisos manuais, recursos ignorados e falha em obter os ganhos de eficiência esperados. Isso resulta em um investimento tecnológico subutilizado e ineficiências contínuas no processo.
O ProcessMind mapeia as interações dos usuários e as atividades do sistema no DocuSign CLM, revelando se recursos específicos de automação ou colaboração estão sendo ignorados ou pouco usados. Ele fornece insights para otimizar a adoção da plataforma, garantindo o uso total do seu investimento em Gestão de Contratos.

Gerenciar múltiplas versões de um contrato, especialmente em fases intensas de negociação, pode causar confusão, erros e o uso acidental de rascunhos desatualizados. Isso gera riscos jurídicos e exige esforço manual extra para conciliar diferentes iterações do documento.
O ProcessMind visualiza o ciclo de vida de cada contrato, rastreando todas as revisões e identificando onde as práticas de controle de versão são frágeis ou inconsistentes. Ele destaca caminhos que levam a conflitos ou retrabalho devido à má gestão de versões no DocuSign CLM.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Acelerar as aprovações de contratos é vital para fechar negócios mais rápido e aumentar a agilidade da empresa. Ciclos longos atrasam a receita e prendem recursos. Um tempo de ciclo menor significa que os contratos fluem da minuta à execução com eficiência, melhorando a velocidade operacional e reduzindo o risco de perda de negócios por demora nas negociações. O impacto é positivo para vendas, jurídico e financeiro, tornando a organização mais responsiva e gerando economia ao reduzir esforços manuais.

O ProcessMind analisa a Gestão de Contratos no DocuSign CLM, mapeando cada etapa da aprovação. Ele identifica gargalos como revisões redundantes, aprovadores inativos ou desvios do padrão. Ao visualizar o fluxo real e medir as durações, o ProcessMind localiza o que causa os atrasos e as causas raiz, como falta de automação ou falhas de política. Com esse insight, é possível otimizar os workflows e estabelecer benchmarks de desempenho. Empresas podem reduzir o tempo de ciclo em 20-30%, acelerando a execução dos contratos.

Etapas de negociação inconsistentes geram ciclos longos, riscos jurídicos e termos variados. Padronizar o workflow garante que os contratos sigam um caminho otimizado, reduzindo desvios e acelerando o processo. Isso traz previsibilidade aos termos e maior segurança jurídica, minimizando erros e fortalecendo a conformidade com as políticas internas. Com diretrizes claras, os negociadores operam com mais eficiência, reduzindo a carga sobre o jurídico.

O ProcessMind mapeia os caminhos reais no DocuSign CLM, revelando desvios do processo ideal. Ele mostra onde as negociações divergem, identificando loops de retrabalho ou práticas fora do padrão que atrasam o ciclo. Ao medir essas variações, o ProcessMind aponta áreas para reengenharia e automação. Isso permite definir e aplicar um workflow de melhores práticas, garantindo consistência e ajudando a eliminar etapas desnecessárias.

A falta de visibilidade sobre o status dos contratos gera incerteza, prejudica as previsões e leva à perda de prazos ou frustração de stakeholders. Melhorar a visibilidade em tempo real permite que todos saibam instantaneamente onde um contrato está em seu ciclo de vida. Essa transparência melhora a colaboração, permite gerenciar atrasos de forma proativa e apoia relatórios e decisões precisas. Uma melhor visibilidade empodera os proprietários de contratos e equipes jurídicas, reduzindo consultas manuais e evitando que contratos fiquem travados sem que ninguém perceba, o que resulta em maior controle operacional.

O ProcessMind oferece uma visão completa e baseada em dados da jornada de cada contrato no DocuSign CLM. Ele rastreia atividades ligadas a cada ID de Contrato, permitindo ver o status atual exato e o histórico. Através de mapas de processos e dashboards, as organizações identificam imediatamente contratos parados, próximos de prazos críticos ou fora do padrão. Isso elimina o rastreamento manual e cria uma fonte única de verdade sempre atualizada. Com esses insights, as equipes identificam gargalos que afetam a visibilidade e implementam melhorias no design do workflow.

A não conformidade com políticas internas ou exigências regulatórias expõe as organizações a riscos jurídicos e financeiros significativos, incluindo multas, danos à reputação e perda de negócios. Melhorar a conformidade garante que todos os contratos atendam aos padrões jurídicos, operacionais e financeiros durante todo o seu ciclo de vida. Isso fortalece a postura legal da empresa, reduz riscos de auditoria e gera confiança com parceiros e reguladores. Um framework robusto de compliance minimiza disputas contratuais e garante o cumprimento das obrigações, protegendo os ativos e a reputação da organização e promovendo uma cultura de integridade.

O ProcessMind analisa os workflows de contratos no DocuSign CLM para detectar desvios de regras e políticas de conformidade. Ele identifica casos em que atividades, aprovações ou dados específicos foram ignorados ou executados fora de sequência, sinalizando problemas potenciais. Ao comparar a execução real dos processos com modelos de conformidade pré-definidos, o ProcessMind revela padrões de descumprimento e suas causas raiz. Isso permite que as organizações corrijam falhas proativamente e apliquem as políticas em todos os tipos de contrato, estabelecendo mecanismos de monitoramento para garantir que as regras sejam seguidas na prática.

Perder oportunidades de renovação de contrato pode causar perda de receita, interrupção de serviços e a necessidade de renegociações dispendiosas. Aumentar as renovações dentro do prazo garante que contratos valiosos sejam estendidos sem interrupção, maximizando a receita recorrente e mantendo relacionamentos comerciais sólidos. Essa abordagem proativa evita lacunas no serviço, multas por atraso e reduz a sobrecarga administrativa de processamentos de emergência. Garantir renovações pontuais apoia a continuidade dos negócios e o planejamento estratégico de longo prazo, além de oferecer a chance de revisar termos contratuais para mantê-los benéficos. Focar na retenção costuma ser mais econômico do que conquistar novos clientes.

O ProcessMind monitora todo o ciclo de vida dos contratos no DocuSign CLM, rastreando especificamente as datas de expiração e atividades relacionadas. Ele identifica contratos próximos da janela de renovação cujos processos ainda não começaram ou estão atrasados. Ao analisar dados históricos, o ProcessMind prevê quais contratos correm risco de expirar e destaca padrões de atraso nos workflows de renovação. Isso permite que as organizações implementem lembretes automáticos e disparem processos proativos, oferecendo insights sobre as causas dos atrasos e permitindo intervenções direcionadas para melhorar as taxas de sucesso.

Processos de revisão jurídica ineficientes são grandes gargalos que travam a execução de contratos. Acelerar essa vazão permite que o jurídico processe documentos mais rápido sem perder a qualidade. Isso reduz o acúmulo de pendências e libera os advogados para tarefas estratégicas, além de melhorar a imagem do jurídico como facilitador de negócios. Ao otimizar essa fase, as empresas reduzem o atrito interno e dão agilidade às vendas e compras, cortando custos operacionais.

O ProcessMind oferece insights granulares sobre a fase jurídica no DocuSign CLM. Ele mapeia os passos reais, identifica atividades de revisão e mede cada duração. O ProcessMind localiza gargalos como repasses excessivos ou rodadas de revisão repetitivas. Analisando as variações, ele ajuda a simplificar o fluxo. Esses insights permitem reengenharia de processos, automação de tarefas rotineiras e melhor alocação de recursos, possibilitando decisões baseadas em dados para eliminar etapas ineficientes.

Altos custos operacionais devido ao retrabalho manual indicam desperdício de recursos. Reduzir o retrabalho significa menos erros, menos tempo em correções e despesas menores. Isso melhora o uso dos talentos, permitindo que as equipes foquem no que é produtivo. Menos retrabalho traz um ciclo de vida de contrato mais previsível, beneficiando todas as partes e impactando positivamente o lucro ao cortar custos de mão de obra e atrasos.

O ProcessMind identifica as fases no DocuSign CLM onde o retrabalho é frequente, como várias rodadas de revisão ou correções de dados. Ele quantifica o impacto em tempo e custo desses loops analisando variações e logs de eventos. Ao achar as causas (instruções confusas, templates inconsistentes), o ProcessMind permite melhorias focadas, como automação de workflows, para reduzir o retrabalho e as tarefas repetitivas ineficientes.

A dificuldade em rastrear obrigações pós-execução pode causar atrasos, multas e prejudicar relações comerciais. Fortalecer esse controle garante que compromissos como prazos de pagamento e SLAs sejam cumpridos no prazo, reduzindo riscos financeiros e aumentando a confiabilidade da empresa perante parceiros. É vital para maximizar o valor dos contratos e evitar interrupções operacionais por compromissos esquecidos.

O ProcessMind analisa a fase pós-execução no DocuSign CLM, monitorando o cumprimento de obrigações. Ele identifica padrões onde as tarefas são ignoradas ou onde o próprio rastreamento é ineficiente. Ao correlacionar atributos como 'Obrigações Monitoradas' com dados reais, o ProcessMind destaca falhas no workflow. Isso permite desenhar processos mais robustos, garantindo que as tarefas sejam verificadas dentro dos prazos, minimizando riscos de não conformidade.

Tempos de ciclo imprevisíveis dificultam a previsão de vendas, a gestão de recursos e a definição de expectativas realistas. O objetivo é tornar esses ciclos mais consistentes e previsíveis, permitindo um melhor planejamento. Ciclos estabilizados aumentam a eficiência operacional, a confiabilidade e a satisfação de clientes e parceiros. Essa previsibilidade auxilia no orçamento, pois as áreas conseguem antecipar quando os contratos estarão prontos para sua análise. Também reduz a incerteza, promovendo um ambiente mais organizado. No fim, tempos de ciclo consistentes contribuem para a resiliência e agilidade do negócio.

O ProcessMind analisa dados históricos no DocuSign CLM para identificar os fatores que causam variabilidade no tempo de ciclo. Ele constrói um gêmeo digital do processo, revelando todos os caminhos reais e suas durações. Ao identificar quais variantes contribuem para ciclos mais longos ou curtos, o ProcessMind permite padronizar as melhores práticas. Ele fornece uma base para os tempos esperados e destaca desvios em tempo real. Isso permite intervenções proativas, reduz a variabilidade e estabelece modelos de previsão mais confiáveis. O ProcessMind ajuda a controlar a duração dos contratos ao identificar o caminho crítico e potenciais gargalos.

O uso subótimo dos recursos do DocuSign CLM significa que as organizações não estão aproveitando totalmente seu investimento na plataforma, perdendo eficiências e recursos avançados. Otimizar esse uso garante que o sistema de gestão de contratos atinja seu potencial máximo, gerando valor real da tecnologia. Isso resulta em workflows mais eficientes, melhor automação e dados de qualidade superior. Maximizar o uso dos recursos pode destravar ganhos de produtividade, reduzir improvisos manuais e melhorar a experiência do usuário, transformando o sistema de um simples repositório em uma ferramenta dinâmica de gestão, o que aumenta o ROI e facilita o crescimento futuro.

O ProcessMind analisa como os usuários interagem com o DocuSign CLM rastreando atividades e sua sequência. Ele identifica onde etapas manuais são feitas em vez de usar automações disponíveis ou onde funcionalidades são subutilizadas. Ao mapear as jornadas reais dos usuários contra modelos ideais, o ProcessMind destaca lacunas de treinamento e chances de automação. Por exemplo, ele mostra se os fluxos de assinatura eletrônica são ignorados ou se as bibliotecas de cláusulas padrão não são usadas. Esses dados permitem ajustes direcionados nos workflows e treinamentos para garantir que as capacidades do DocuSign CLM sejam exploradas ao máximo.

O controle de versão ineficiente gera confusão e o risco de usar minutas desatualizadas. Otimizar esse controle garante que a versão aprovada mais recente seja facilmente identificada, minimizando riscos jurídicos e retrabalho. Um controle robusto é essencial para a integridade dos dados e trilhas de auditoria claras, simplificando aprovações e garantindo que todos trabalhem no documento correto, o que agiliza a conformidade.

O ProcessMind analisa o fluxo de documentos no DocuSign CLM, rastreando como as versões são criadas e aprovadas. Ele identifica padrões ineficientes, como rascunhos não gerenciados ou mudanças fora do sistema. Ao mapear o ciclo de cada versão, o ProcessMind destaca onde ocorrem erros e seu impacto no processo total. Esse insight permite reforçar protocolos de versão, treinar usuários e configurar o DocuSign CLM para uma gestão mais ágil, garantindo que a versão correta seja sempre usada em atividades críticas.

O Caminho de 6 Etapas para a Melhoria da Gestão de Contratos

1

Baixar o Modelo
2

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3

Faça o Upload do Seu Dataset
4

Analise Seu Processo
5

Implementar Melhorias
6

Monitorizar o Seu Processo
1

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O que fazer

Obtenha o template de extração de dados em Excel pré-definido, personalizado para processos de Gestão de Contratos, garantindo que ele esteja alinhado com as estruturas de dados comuns do DocuSign CLM.

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Por que é importante

Um template padronizado garante a captura consistente de todos os pontos de dados necessários, formando uma base sólida para análises e insights precisos.

Resultado esperado

Um template de Excel pronto para ser preenchido com os dados de contrato do seu DocuSign CLM.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra insights ocultos em seus workflows de contratos

O ProcessMind oferece uma visão clara e baseada em dados dos seus processos de Gestão de Contratos no DocuSign CLM. Descubra insights detalhados e representações visuais para identificar ineficiências e impulsionar melhorias.
  • Veja o fluxo real do ciclo de vida dos seus contratos
  • Identificar gargalos nas aprovações de contratos
  • Reduzir significativamente os tempos de ciclo de contratos
  • Reforçar a conformidade e a adesão jurídica
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as empresas alcançam com uma Gestão de Contratos otimizada

Esses resultados representam as melhorias tangíveis que as organizações costumam alcançar ao aplicar o Process Mining aos seus processos de Gestão de Contratos. Ao analisar dados operacionais detalhados do DocuSign CLM, as empresas obtêm insights acionáveis para agilizar workflows e aumentar a eficiência.

0 %
Tempos de Ciclo Mais Rápidos

Redução média no tempo de ponta a ponta

Agilize todo o ciclo de vida dos seus contratos, da solicitação à execução, reduzindo significativamente o tempo de finalização de acordos e acelerando o fechamento de negócios.
0 %
Menores custos de retrabalho

Redução em despesas operacionais

Minimize revisões desnecessárias e tarefas repetitivas na redação e negociação de contratos, gerando economias substanciais de custos e maior eficiência da equipe.
0 %
Conformidade Aprimorada

Redução de violações de política

Garanta que os contratos sigam as políticas internas e normas regulatórias, identificando e mitigando riscos de conformidade proativamente.
0 %
Revisão Jurídica Mais Rápida

Duração reduzida da fase de revisão

Identifique gargalos no processo de revisão jurídica, acelerando o fluxo e garantindo que contratos críticos avancem pelos departamentos jurídicos com mais eficiência.
0 %
Aumento na Taxa de Renovação

Melhoria em renovações no prazo

Gerencie proativamente as datas de expiração e os workflows de renovação, aumentando a taxa de renovação pontual e garantindo fluxos de receita contínuos.
0 %
Ciclos Mais Previsíveis

Redução da variabilidade do processo

Estabilize os tempos de ciclo de contratos identificando e eliminando caminhos de processo inconsistentes, gerando previsões mais confiáveis e melhor planejamento de recursos.

Os resultados variam com base na complexidade do processo e na qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador exclusivo para cada contrato gerenciado no sistema.

Por que é importante

É a chave primária que conecta todos os eventos relacionados, possibilitando rastrear e analisar todo o ciclo de vida de um contrato específico.

O nome da tarefa ou evento específico ocorrido no ciclo de vida do contrato.

Por que é importante

Define as etapas do processo, permitindo a visualização e análise do workflow de contratos, gargalos e variações.

O timestamp indicando quando uma atividade ou evento específico começou.

Por que é importante

Este timestamp é fundamental para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas temporais, como tempos de ciclo e durações.

O timestamp que indica quando uma atividade ou evento específico foi concluído.

Por que é importante

Permite o cálculo preciso da duração de atividades individuais, ajudando a diferenciar o tempo de processamento ativo do tempo de espera ocioso.

O estado ou status atual do contrato em seu ciclo de vida.

Por que é importante

Fornece um panorama do progresso do contrato, essencial para acompanhamento de status, gestão de carga de trabalho e identificação de gargalos.

O usuário ou funcionário responsável por gerenciar o contrato ao longo do seu ciclo de vida.

Por que é importante

Permite analisar o desempenho por indivíduo ou equipe, ajudando a identificar boas práticas e áreas de melhoria em atividades manuais.

A classificação do contrato, como NDA, MSA ou SOW.

Por que é importante

Permite comparar o desempenho do processo em diferentes categorias de contratos, que geralmente possuem workflows e níveis de complexidade únicos.

O valor monetário total do contrato.

Por que é importante

Permite a priorização e avaliação de riscos, já que contratos de maior valor geralmente exigem revisões mais rigorosas e têm maior impacto no negócio.

A parte externa, como um cliente ou fornecedor, envolvida no contrato.

Por que é importante

Ajuda a analisar como a interação com diferentes partes externas afeta os tempos de negociação, número de revisões e tempo total de ciclo.

A data em que o contrato deve expirar.

Por que é importante

Crucial para a gestão proativa de contratos, permitindo renovações no prazo e evitando lapsos contratuais indesejados.

O tempo total decorrido desde o início da solicitação do contrato até o armazenamento final.

Por que é importante

Este é um KPI principal de eficiência geral, mostrando o tempo total gasto para processar um contrato do início ao fim.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Esta atividade marca o início formal do ciclo de vida do contrato. Geralmente é capturada quando um usuário envia um formulário de solicitação ou cria um novo registro de contrato no DocuSign CLM, disparando o workflow.

Por que é importante

Este é o evento de início principal do processo. Analisar esta atividade é essencial para medir o fluxo geral de contratos e o início do tempo de ciclo de ponta a ponta.

Marca o momento em que o contrato é formalmente enviado ao departamento jurídico para revisão e feedback. Esta é uma etapa crítica capturada quando o contrato entra no estágio de "Revisão Jurídica" do seu workflow.

Por que é importante

A revisão jurídica é um gargalo comum na gestão de contratos. Medir sua duração é fundamental para o dashboard de "Desempenho da Revisão Jurídica" e para identificar oportunidades de aceleração.

Este marco significa que todos os aprovadores internos obrigatórios deram sinal verde. É capturado quando o último aprovador da lista conclui sua tarefa no workflow.

Por que é importante

Este é um marco crítico que indica que o contrato está pronto para negociação externa ou execução. Atrasos que antecedem este ponto destacam problemas de alinhamento interno.

Esta atividade marca o início do processo de assinatura eletrônica do contrato final aprovado. Esta é uma função central do DocuSign e é capturada quando um usuário envia o documento via envelope do DocuSign eSignature.

Por que é importante

Este é um marco importante antes da execução. Analisar o tempo deste ponto até a execução ajuda a entender a eficiência da coleta de assinaturas e apoia o KPI de "Taxa de Adoção de Assinatura Eletrônica".

Representa a conclusão bem-sucedida do contrato, ocorrendo quando o último signatário obrigatório assina o documento. Isso é capturado explicitamente pela plataforma DocuSign eSignature.

Por que é importante

Este é o ponto final de sucesso principal para a criação de contratos. É essencial para calcular o "Tempo Médio de Ciclo do Contrato" e medir a produtividade geral do processo.

Esta atividade representa o fim oficial do ciclo de vida de um contrato, seja por expiração, cancelamento ou comum acordo. Frequentemente é capturada por uma mudança manual de status no sistema.

Por que é importante

Este é um ponto final alternativo do processo. Monitorar rescisões e expirações é fundamental para compreender o ciclo de vida completo do contrato e para análises de renovação.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real do ciclo de vida dos contratos, da criação ao arquivamento. Ele revela gargalos, loops de retrabalho e desvios do processo ideal, identificando onde as aprovações travam ou onde as negociações perdem a consistência. Esse insight ajuda você a entender o desempenho real dos seus workflows no DocuSign CLM.

Você precisa principalmente dos Event Logs do DocuSign CLM, incluindo um ID de contrato exclusivo, a descrição da atividade e o timestamp de cada evento. Atributos como usuário, valor do contrato ou departamento enriquecem a análise e permitem reconstruir a jornada completa de cada contrato.

Insights iniciais costumam ser gerados em poucas semanas, dependendo da disponibilidade dos dados. O setup envolve extração, limpeza e análise. O monitoramento contínuo oferece insights recorrentes e mede o impacto das melhorias implementadas.

O Process Mining ajuda a reduzir os tempos de ciclo de aprovação de contratos, a padronizar as etapas de negociação e a melhorar a conformidade. Você terá mais visibilidade do status dos contratos, menos renovações perdidas e custos operacionais menores devido à redução de retrabalho, gerando mais eficiência e previsibilidade em todo o ciclo de vida.

Embora habilidades de engenharia de dados sejam úteis para a extração inicial, as ferramentas modernas de Process Mining são feitas para analistas de negócios. Elas oferecem interfaces amigáveis para visualizar e analisar processos sem exigir conhecimentos avançados de programação. Muitas ferramentas também possuem conectores para sistemas comuns.

Sim, o Process Mining é excelente para auditorias de conformidade. Ele compara a execução real com regras predefinidas e caminhos ideais, destacando desvios e etapas não autorizadas. Isso permite identificar exatamente onde e quando ocorrem violações, ajudando a aplicar políticas internas e requisitos regulatórios.

Ao analisar event logs, o Process Mining localiza as etapas exatas onde os contratos travam ou sofrem atrasos longos. Ele pode revelar usuários, departamentos ou condições específicas que geram gargalos. Com esse insight, você pode implementar mudanças certeiras, como automatizar lembretes ou redistribuir a carga de trabalho, para acelerar as aprovações.

Na gestão de contratos, o "ID do Contrato" serve como o identificador do caso. É o código único que agrupa todos os eventos de um único contrato, permitindo que as ferramentas de Process Mining rastreiem toda a jornada do início ao fim.

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