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Mejore su Gestión de Contratos

Su guía de 6 pasos para optimizar los workflows de contratos de DocuSign CLM.
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Optimice la Gestión de Contratos en DocuSign CLM para una Eficiencia Máxima

La gestión de contratos a menudo implica flujos de trabajo complejos, que pueden conducir a retrasos significativos y riesgos de cumplimiento. Esta plataforma le ayuda a identificar ineficiencias críticas dentro de sus procesos. Luego podrá reducir los tiempos de ciclo y asegurar una mayor adherencia a los requisitos legales. Descubra información detallada para impulsar la mejora continua de procesos.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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Por qué es esencial optimizar la Gestión de Contratos en DocuSign CLM

Una gestión de contratos eficaz es el pilar fundamental de cualquier negocio saludable, impactando directamente el rendimiento financiero, el cumplimiento legal y la eficiencia operativa. Organizaciones de todo el mundo confían en sistemas robustos de Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM) como DocuSign CLM para optimizar la creación, negociación, ejecución y renovación de contratos. Si bien DocuSign CLM proporciona herramientas poderosas para gestionar estos activos críticos, los procesos subyacentes aún pueden albergar ineficiencias, lo que lleva a desafíos significativos. Los retrasos en la ejecución de contratos pueden posponer el reconocimiento de ingresos, aumentar los costos operativos e incluso dañar relaciones comerciales valiosas. Los flujos de trabajo no optimizados a menudo resultan en contratos estancados en ciclos de revisión, incumplimiento de plazos y un mayor riesgo de exposición legal debido a una adherencia inconsistente a políticas internas o requisitos regulatorios. Comprender y abordar estas lagunas ocultas en los procesos no se trata solo de mejoras incrementales, sino de transformar toda su operación de Gestión de Contratos para mitigar riesgos y desbloquear un mayor valor.

Cómo Process Mining ilumina sus flujos de trabajo de DocuSign CLM

Process Mining ofrece un enfoque revolucionario para comprender y mejorar sus procesos de Gestión de Contratos dentro de DocuSign CLM. En lugar de depender de suposiciones o evidencia anecdótica, Process Mining utiliza los datos de eventos generados por su sistema DocuSign CLM, capturando cada interacción, aprobación y cambio de estado relacionado con cada contrato. Al analizar estas huellas digitales, las herramientas de Process Mining pueden reconstruir automáticamente el recorrido real de principio a fin de cada contrato, desde la solicitud inicial hasta el archivo final o la terminación. Esta visión exhaustiva le permite visualizar con precisión cómo fluyen los contratos a través de su organización, identificando desviaciones de las rutas esperadas, descubriendo bucles de retrabajo ocultos y señalando los puntos exactos donde ocurren retrasos o cuellos de botella. Esta información objetiva y basada en datos es crucial para comprender genuinamente su estado actual e identificar oportunidades para una optimización efectiva de procesos.

Áreas clave de mejora en la Gestión de Contratos

La aplicación de Process Mining a sus datos de DocuSign CLM puede revelar áreas específicas propicias para la mejora, ayudándole a refinar continuamente sus operaciones. Puede obtener conocimientos profundos sobre varias etapas del ciclo de vida del contrato:

  • Cuellos de Botella en Negociación y Revisión: Identifique fácilmente qué etapas de revisión internas o externas causan los mayores retrasos. ¿Las revisiones legales están tomando demasiado tiempo constantemente? ¿Ciertos tipos de contratos están experimentando rondas excesivas de edición y revisión? Process Mining ayuda a identificar estos puntos de detención específicos, mostrándole dónde los recursos podrían estar sobrecargados o dónde ocurren fallas en la comunicación, lo que le permite reducir significativamente el tiempo del ciclo del contrato.
  • Optimización del Flujo de Trabajo de Aprobación: Descubra si los contratos están pasando por pasos de aprobación innecesarios o si aprobadores específicos están ralentizando constantemente el proceso. Esta información le permite rediseñar las matrices de aprobación y optimizar los flujos de trabajo, haciendo que sus procesos sean más ágiles y receptivos.
  • Gestión de Cumplimiento y Riesgos: Monitoree la adherencia a los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs) para las revisiones y aprobaciones de contratos. Process Mining puede señalar casos en los que se omiten o retrasan las verificaciones de cumplimiento, ayudándole a asegurar un cumplimiento legal más sólido y reducir la exposición al riesgo.
  • Eficiencia del Ciclo de Vida del Contrato: Analice el recorrido completo para identificar retrabajo, intervenciones manuales o pasos redundantes que no agregan valor. Esta visión holística es vital para mejorar la Gestión de Contratos al eliminar el desperdicio y mejorar la eficiencia general.

Obteniendo resultados tangibles para su negocio

Al aprovechar Process Mining para optimizar su Gestión de Contratos en DocuSign CLM, su organización puede lograr beneficios significativos y medibles. Espere ver una reducción sustancial en el tiempo promedio del ciclo del contrato, lo que lleva a un reconocimiento de ingresos más rápido y un flujo de caja mejorado. Una eficiencia mejorada significa que sus equipos pueden manejar un mayor volumen de contratos sin aumentar el personal, liberando recursos valiosos. Además, al identificar y mitigar los riesgos de cumplimiento de manera temprana, puede fortalecer su postura legal y reducir posibles sanciones o disputas. Este enfoque proactivo para la optimización de procesos fomenta mejores relaciones con las contrapartes a través de una finalización de contratos más fluida y rápida. En última instancia, obtendrá un mayor control, transparencia y agilidad en la gestión de una de sus funciones comerciales más críticas.

Iniciando su viaje de optimización

Transformar sus procesos de Gestión de Contratos en DocuSign CLM es una meta alcanzable con el enfoque correcto. Al adoptar Process Mining, estará equipado con la información necesaria para ir más allá de las suposiciones y tomar decisiones basadas en datos que generen un impacto real. Este método proporciona inteligencia clara y accionable sobre cómo mejorar la Gestión de Contratos, lo que le permite abordar sistemáticamente las ineficiencias e impulsar la mejora continua. Comience a explorar cómo estas potentes herramientas analíticas pueden revolucionar sus operaciones y asegurar que sus contratos impulsen su negocio hacia adelante, en lugar de frenarlo.

Gestión de Contratos Ciclo de Vida del Contrato Operaciones Legales Compliance Negociación de Contrato Reducción de Riesgos Departamento Legal Adquisiciones Aprobaciones de Contratos

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Los procesos prolongados de revisión y aprobación a menudo causan retrasos significativos en la ejecución de contratos, afectando la generación de ingresos y la agilidad empresarial. Estos cuellos de botella pueden provocar oportunidades de negocio perdidas y relaciones tensas con las contrapartes, especialmente en un sistema como DocuSign CLM donde los flujos de trabajo deberían estar optimizados.
ProcessMind descubre las etapas exactas y los individuos responsables de los retrasos en las aprobaciones dentro de la Gestión de Contratos, proporcionando insights basados en datos. Al visualizar el flujo de proceso real en DocuSign CLM, identifica ineficiencias y sugiere áreas para la automatización o la reasignación de recursos para acelerar las aprobaciones.

Las variaciones en las tácticas de negociación y el número de rondas de revisión pueden extender significativamente el ciclo de vida del contrato. Sin enfoques estandarizados, cada negociación se convierte en un proceso único, a menudo ineficiente, lo que lleva a plazos impredecibles y mayores costos operativos dentro de la Gestión de Contratos.
ProcessMind mapea cada paso de su proceso de negociación, revelando desviaciones del camino ideal e identificando qué patrones de negociación conducen a cierres más rápidos o más lentos. Ayuda a estandarizar las mejores prácticas en DocuSign CLM, reduciendo el ir y venir y mejorando la eficiencia general de la negociación.

Los interesados del negocio a menudo carecen de visibilidad en tiempo real sobre el estado exacto de un contrato, lo que lleva a frecuentes consultas manuales e incertidumbre. Esta opacidad dificulta la gestión de expectativas, la previsión de ingresos o la resolución proactiva de posibles retrasos en el ciclo de vida del contrato.
ProcessMind proporciona una vista en vivo y de extremo a extremo del recorrido de cada contrato, desde la solicitud hasta la ejecución en DocuSign CLM. Destaca dónde se encuentra cada contrato en el flujo de trabajo, lo que permite una gestión proactiva y reduce la necesidad de actualizaciones manuales de estado en toda la organización.

Las desviaciones de las políticas internas establecidas durante la redacción, revisión o aprobación de contratos pueden exponer a la organización a riesgos legales y financieros. Las verificaciones manuales a menudo pasan por alto estas rutas no conformes, lo que lleva a posibles fallas en auditorías y sanciones significativas.
ProcessMind detecta automáticamente cada instancia en la que un proceso contractual se desvía del camino conforme dentro de la Gestión de Contratos. Identifica las causas raíz del incumplimiento en DocuSign CLM, permitiendo intervenciones específicas y asegurando la adherencia a los marcos de gobernanza interna.

Olvidar renovar contratos críticos o no iniciar el proceso de renovación de manera oportuna resulta en la pérdida de ingresos, interrupción de servicios o la prórroga automática a términos desfavorables. Este descuido puede impactar significativamente la continuidad del negocio y la rentabilidad.
ProcessMind rastrea las fechas de vencimiento de los contratos e identifica proactivamente los contratos que se acercan a su ventana de renovación, analizando los patrones de renovaciones exitosas y fallidas. Ayuda a las organizaciones a optimizar el proceso de renovación en DocuSign CLM, asegurando una acción oportuna y maximizando el valor del contrato.

La revisión legal a menudo se convierte en un cuello de botella debido a procesos inconsistentes, transferencias manuales o cargas de trabajo desequilibradas entre los equipos legales. Esto prolonga el ciclo general del contrato, retrasando operaciones comerciales críticas y aumentando el costo de los servicios legales.
ProcessMind descubre las ineficiencias específicas dentro de la fase de revisión legal, identificando pasos redundantes o áreas donde el asesor legal está sobrecargado dentro de los flujos de trabajo de DocuSign CLM. Proporciona información para optimizar las revisiones legales, reducir los tiempos de ciclo y optimizar la asignación de recursos.

Errores frecuentes en la redacción de contratos, la entrada de datos o versiones de documentos inconsistentes requieren un extenso retrabajo manual. Esto lleva a un aumento de los costos operativos, recursos desperdiciados y ciclos de vida de contratos prolongados, agotando la eficiencia del proceso de Gestión de Contratos.
ProcessMind identifica las actividades y etapas específicas donde el retrabajo ocurre con frecuencia, señalando las causas raíz de los errores. Ayuda a optimizar los flujos de trabajo en DocuSign CLM para reducir las intervenciones manuales, minimizar errores y reducir significativamente los costos relacionados con el retrabajo.

Después de la firma de un contrato, asegurar que todas las partes cumplan con sus obligaciones puede ser un desafío sin un mecanismo de seguimiento robusto. No monitorear ni hacer cumplir estas obligaciones puede llevar a incumplimientos, sanciones y relaciones comerciales dañadas.
ProcessMind va más allá de la ejecución, proporcionando visibilidad sobre el monitoreo continuo de las obligaciones contractuales. Identifica brechas en el cumplimiento post-ejecución dentro de la Gestión de Contratos, ayudando a asegurar que todos los términos se cumplan y los riesgos se mitiguen de manera efectiva en DocuSign CLM.

La falta de tiempos de ciclo de contrato consistentes y predecibles dificulta que los equipos de ventas, adquisiciones y legales planifiquen y pronostiquen con precisión. Esta imprevisibilidad puede llevar a plazos incumplidos, una mala utilización de recursos y una incertidumbre empresarial general.
ProcessMind analiza datos históricos de contratos para establecer puntos de referencia para los tiempos de ciclo en diferentes tipos de contratos y departamentos. Ayuda a predecir futuros tiempos de ciclo, identificar variaciones en DocuSign CLM y señalar los factores que contribuyen a la imprevisibilidad, permitiendo una mejor planificación.

Es posible que las organizaciones no estén aprovechando al máximo las capacidades de su sistema DocuSign CLM, lo que lleva a soluciones manuales, funcionalidades omitidas y a la imposibilidad de lograr las ganancias de eficiencia previstas. Esto resulta en una inversión tecnológica subutilizada y en ineficiencias continuas en los procesos.
ProcessMind mapea las interacciones de los usuarios y las actividades del sistema dentro de DocuSign CLM, revelando si ciertas funcionalidades diseñadas para la automatización o la colaboración están siendo omitidas o subutilizadas. Proporciona información para optimizar la adopción de la plataforma, asegurando la plena utilización de su inversión tecnológica en la Gestión de Contratos.

Gestionar múltiples versiones de un contrato, especialmente durante fases de negociación intensas, puede generar confusión, errores y el uso accidental de borradores desactualizados. Esto crea riesgos legales y requiere un esfuerzo manual adicional para conciliar las diferentes iteraciones del documento.
ProcessMind visualiza el ciclo de vida de cada documento contractual, rastreando todas las revisiones e identificando casos donde las prácticas de control de versiones son débiles o inconsistentes. Destaca las rutas que conducen a conflictos o retrabajos debido a una gestión deficiente de las versiones en DocuSign CLM.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Agilizar las aprobaciones de contratos es crucial para cierres de acuerdos más rápidos y una mayor agilidad empresarial. Los ciclos de aprobación largos pueden retrasar la generación de ingresos, inmovilizar recursos e impactar negativamente la satisfacción de las partes interesadas. Lograr un ciclo más corto significa que los contratos pasan del borrador a la ejecución de manera más eficiente, mejorando la velocidad operativa general. Esto también reduce el riesgo de que los acuerdos fracasen debido a procesos prolongados de negociación y aprobación. El impacto se siente en los departamentos de ventas, legal y finanzas, lo que lleva a una organización más optimizada y receptiva. Reducir los tiempos de aprobación puede generar ahorros significativos de costos al disminuir los esfuerzos manuales y acelerar el tiempo de valor para nuevos acuerdos. Al identificar y eliminar pasos que no añaden valor, las organizaciones pueden reinvertir recursos en iniciativas estratégicas, fomentando el crecimiento y la innovación.

ProcessMind analiza el proceso de Gestión de Contratos en DocuSign CLM, mapeando cada paso del flujo de trabajo de aprobación. Identifica cuellos de botella específicos, como etapas de revisión redundantes, aprobadores inactivos o desviaciones de la ruta estándar. Al visualizar los flujos de proceso reales y medir las duraciones entre actividades, ProcessMind señala las etapas exactas que causan retrasos. También ayuda a identificar las causas raíz, ya sean problemas de asignación de recursos, falta de automatización o lagunas en las políticas. Esta información basada en datos permite intervenciones específicas para optimizar los flujos de trabajo de aprobación, establecer puntos de referencia de rendimiento y monitorear las mejoras de manera efectiva. Las organizaciones pueden lograr reducciones del 20-30% en el tiempo total del ciclo, lo que lleva a una ejecución de contratos más rápida.

Los pasos de negociación inconsistentes conducen a tiempos de ciclo prolongados, mayores riesgos legales y términos contractuales variados. Estandarizar el flujo de trabajo de negociación asegura que todos los contratos sigan una ruta consistente y optimizada, reduciendo las desviaciones y acelerando el proceso. Esto conduce a una mayor previsibilidad en los resultados y términos del contrato, mejorando la certeza legal y comercial. Un enfoque estandarizado minimiza errores, refuerza el cumplimiento de las políticas internas y mejora la calidad general de los acuerdos ejecutados. También empodera a los negociadores con directrices claras, permitiéndoles operar de manera más eficiente y efectiva. En última instancia, esto reduce la carga sobre los equipos legales y permite una mejor asignación de recursos, previniendo idas y venidas innecesarias.

ProcessMind mapea las rutas reales que toman los contratos durante la negociación en DocuSign CLM, revelando desviaciones del proceso ideal o previsto. Destaca dónde las negociaciones divergen con frecuencia, identificando pasos inconsistentes, bucles de retrabajo comunes o prácticas no estándar que prolongan el ciclo. Al analizar las secuencias de actividades y medir las variaciones, ProcessMind señala áreas para la reingeniería y automatización de procesos. Esto permite a las organizaciones definir y hacer cumplir un flujo de trabajo estandarizado de mejores prácticas, asegurando una mayor consistencia y previsibilidad. Puede ayudar a reducir los ciclos de negociación identificando pasos que pueden automatizarse o eliminarse.

La poca visibilidad del estado de los contratos genera incertidumbre, afecta la previsión y provoca plazos incumplidos o partes interesadas frustradas. Mejorar la visibilidad en tiempo real significa que todas las partes pueden saber al instante en qué punto se encuentra un contrato en su ciclo de vida, desde la solicitud hasta la ejecución y más allá. Esta transparencia mejora la colaboración, permite la gestión proactiva de posibles retrasos y respalda la elaboración de informes y la toma de decisiones precisas. Una mejor visibilidad empodera a los propietarios de contratos y a los equipos legales para gestionar su carga de trabajo de manera más efectiva, reduciendo las consultas manuales y las actualizaciones de estado. También mitiga el riesgo de que los contratos se estanquen sin que nadie se dé cuenta, asegurando una progresión más fluida a través del flujo de trabajo. La mejora de la visibilidad se traduce directamente en un mayor control operativo y capacidad de respuesta para la gestión de contratos.

ProcessMind proporciona una visión completa y basada en datos del recorrido de cada contrato en DocuSign CLM. Rastrea actividades y eventos asociados con cada ID de contrato, permitiendo a los usuarios ver el estado actual exacto y la progresión histórica de cualquier contrato. Al visualizar mapas de procesos y dashboards, las organizaciones obtienen información inmediata sobre los contratos que están estancados, aquellos que se acercan a plazos críticos o los que se desvían de las rutas estándar. Esto elimina la necesidad de un seguimiento manual y proporciona una fuente de verdad objetiva y siempre actualizada para los estados de los contratos. Los insights de ProcessMind permiten a los equipos identificar cuellos de botella en los procesos que afectan la visibilidad e implementar mejoras específicas en la captura de datos y el diseño del flujo de trabajo.

El incumplimiento de las políticas internas o los requisitos regulatorios expone a las organizaciones a riesgos legales y financieros significativos, incluyendo multas, daño a la reputación y pérdida de negocio. Mejorar la adherencia al cumplimiento asegura que todos los contratos cumplan con los estándares legales, operativos y financieros predefinidos a lo largo de su ciclo de vida. Esto fortalece la postura legal de la organización, reduce los riesgos de auditoría y genera confianza con las contrapartes y los reguladores. Un marco de cumplimiento robusto minimiza el potencial de disputas contractuales y asegura que las obligaciones contractuales se cumplan consistentemente. En última instancia, esto protege los activos y la reputación de la organización, fomentando una cultura de integridad y responsabilidad. La gestión proactiva del cumplimiento reduce la probabilidad de intervenciones legales costosas y el daño a la reputación asociado.

ProcessMind analiza los flujos de trabajo de contratos en DocuSign CLM para detectar desviaciones de las reglas y políticas de cumplimiento definidas. Identifica casos en los que se omiten o ejecutan fuera de secuencia actividades específicas, aprobaciones o puntos de datos, señalando posibles problemas de incumplimiento. Al comparar la ejecución real del proceso con modelos de cumplimiento predefinidos, ProcessMind descubre patrones de incumplimiento y sus causas raíz. Esto permite a las organizaciones abordar de forma proactiva las brechas de cumplimiento, implementar acciones correctivas y hacer cumplir la adherencia a las políticas en todos los tipos de contrato. El sistema ayuda a establecer mecanismos de monitoreo que proporcionan una supervisión continua del cumplimiento, asegurando que las políticas no solo se escriban sino que también se sigan eficazmente.

Perder oportunidades de renovación de contratos puede resultar en pérdida de ingresos, interrupción del servicio y la necesidad de renegociaciones costosas. Aumentar las renovaciones oportunas asegura que los contratos valiosos existentes se extiendan sin interrupción, maximizando los ingresos recurrentes y manteniendo relaciones comerciales sólidas. Este enfoque proactivo previene lagunas en el servicio, evita penalizaciones por renovaciones tardías y reduce los gastos administrativos asociados con el procesamiento de contratos de emergencia. Asegurar renovaciones a tiempo respalda la continuidad del negocio y la planificación estratégica a largo plazo. También brinda la oportunidad de revisar y actualizar los términos del contrato, garantizando que sigan siendo beneficiosos para la organización. Este enfoque en la retención suele ser más rentable que adquirir nuevos negocios.

ProcessMind monitorea todo el ciclo de vida de los contratos en DocuSign CLM, rastreando específicamente las fechas de vencimiento y las actividades asociadas. Identifica los contratos que se acercan a su ventana de renovación donde los procesos de renovación aún no se han iniciado o están atrasados. Al analizar datos históricos, ProcessMind puede predecir qué contratos corren el riesgo de ser olvidados y resaltar patrones de retraso en los flujos de trabajo de renovación. Esto permite a las organizaciones implementar recordatorios automatizados y activar procesos de renovación proactivos. Proporciona información sobre por qué las renovaciones podrían retrasarse, lo que permite intervenciones específicas y mejora la tasa general de éxito de las renovaciones. ProcessMind puede mejorar las tasas de renovación al identificar y optimizar las tareas necesarias para las extensiones exitosas de contratos.

Los procesos de revisión legal ineficientes son un cuello de botella importante, ralentizando la ejecución de contratos e impactando las operaciones comerciales. Acelerar el rendimiento de la revisión legal significa que los equipos legales pueden procesar contratos más rápidamente sin comprometer la calidad o el cumplimiento. Esto conduce a ciclos de negociación más rápidos, reduce la acumulación de contratos pendientes de revisión y permite a los asesores legales centrarse en trabajos estratégicos de mayor valor. Un proceso de revisión más eficiente también mejora la percepción del departamento legal como un habilitador de negocio en lugar de un guardián. Al optimizar esta etapa crítica, las organizaciones pueden reducir la fricción interna y empoderar a los equipos de ventas y adquisiciones para avanzar con los acuerdos más rápidamente, mejorando la ventaja competitiva. Esta eficiencia puede reducir directamente los costos operativos asociados con la asignación de recursos legales.

ProcessMind proporciona información granular sobre la etapa de revisión legal dentro de DocuSign CLM. Mapea los pasos exactos tomados por los equipos legales, identifica actividades de revisión específicas y mide la duración de cada una. ProcessMind señala los cuellos de botella, como transferencias frecuentes, rondas de revisión excesivas o retrasos causados por falta de información. Al analizar las variaciones en las rutas de revisión e identificar las mejores prácticas, ayuda a optimizar el proceso de revisión legal. Estas perspectivas permiten a las organizaciones rediseñar los flujos de trabajo, implementar la automatización para tareas rutinarias o reasignar recursos de manera más efectiva. Comprender el flujo real permite tomar decisiones basadas en datos para reducir los ciclos de revisión legal mediante la identificación y eliminación de pasos ineficientes.

Los altos costos operativos derivados del retrabajo manual en la gestión de contratos indican ineficiencias y desperdicio de recursos. Reducir el retrabajo significa menos errores, menos tiempo dedicado a correcciones y menores gastos operativos asociados. Esto mejora la utilización de los recursos, permitiendo que los equipos se centren en tareas productivas en lugar de corregir errores. Minimizar el retrabajo conduce a un ciclo de vida del contrato más predecible y eficiente, beneficiando tanto a los equipos internos como a las contrapartes externas. Impacta directamente en los resultados finales al reducir los costos laborales, disminuir los retrasos y mejorar la calidad del contrato desde el principio. Una reducción del retrabajo también fomenta una cultura de calidad y precisión dentro de la función de gestión de contratos.

ProcessMind identifica las etapas y actividades específicas en DocuSign CLM donde el retrabajo ocurre con frecuencia, como múltiples rondas de edición, aprobaciones repetidas o tareas de corrección de datos. Cuantifica el impacto en costos y tiempo de estos bucles de retrabajo al analizar las variaciones del proceso y los event logs. Al señalar las causas raíz del retrabajo, ya sean instrucciones poco claras, plantillas inconsistentes o fallas en la comunicación, ProcessMind permite mejoras de proceso dirigidas. Este enfoque basado en datos permite a las organizaciones implementar acciones correctivas, como una mejor gestión de plantillas o automatización de flujos de trabajo, para reducir significativamente la incidencia del retrabajo. ProcessMind ayuda a optimizar procesos para reducir los gastos operativos al destacar tareas ineficientes y repetitivas.

La dificultad para rastrear las obligaciones post-ejecución puede llevar a plazos incumplidos, sanciones por incumplimiento y relaciones comerciales tensas. Fortalecer este seguimiento asegura que todos los compromisos contractuales, como hitos de pago, acuerdos de nivel de servicio o requisitos de informes, se cumplan con precisión y a tiempo. Esta gestión proactiva reduce los riesgos legales y financieros, mejora la rendición de cuentas y la reputación de la organización como un socio confiable. Un seguimiento eficaz de las obligaciones es vital para maximizar el valor derivado de los contratos y minimizar las responsabilidades potenciales. Proporciona la seguridad de que la organización está cumpliendo su parte de los acuerdos, lo cual es crucial para las relaciones estratégicas a largo plazo. Esto también previene interrupciones operativas que pueden surgir de compromisos pasados por alto.

ProcessMind analiza la fase post-ejecución de los contratos en DocuSign CLM, monitoreando las actividades relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones. Puede identificar patrones donde las obligaciones se pasan por alto con frecuencia o donde el propio proceso de seguimiento es ineficiente. Al correlacionar atributos del contrato como 'Obligaciones Monitoreadas' y 'Revisión de Cumplimiento Realizada' con datos de eventos reales, ProcessMind destaca las brechas en el flujo de trabajo de seguimiento. Permite a las organizaciones diseñar y aplicar procesos de gestión de obligaciones más robustos, asegurando que las tareas se asignen, completen y verifiquen dentro de los plazos estipulados. ProcessMind proporciona información para crear un sistema más confiable para gestionar las actividades post-ejecución, reduciendo el riesgo de incumplimiento.

Los tiempos de ciclo de contrato impredecibles dificultan la previsión de ventas, la gestión de recursos y el establecimiento de expectativas realistas con las contrapartes. El objetivo es hacer que los tiempos de ciclo sean más consistentes y predecibles, lo que permite una mejor planificación y asignación de recursos. Los tiempos de ciclo estabilizados conducen a una mayor eficiencia operativa, una mayor fiabilidad en las operaciones comerciales y una mejor satisfacción del cliente y del socio. Esta previsibilidad ayuda en la elaboración de presupuestos y la planificación de recursos, ya que los departamentos pueden anticipar cuándo los contratos estarán listos para su aporte. También reduce el estrés y la incertidumbre asociados con la ejecución de contratos, fomentando un entorno más organizado y controlado. En última instancia, los tiempos de ciclo consistentes contribuyen a la resiliencia y agilidad empresarial general.

ProcessMind analiza los datos históricos de los contratos dentro de DocuSign CLM para identificar los factores que influyen en la variabilidad del tiempo de ciclo. Construye un gemelo digital del proceso de gestión de contratos, revelando todos los caminos reales tomados y sus duraciones asociadas. Al identificar qué variantes de proceso contribuyen a ciclos más largos o más cortos, ProcessMind permite a las organizaciones identificar las mejores prácticas y posibles áreas de estandarización. Proporciona una línea de base para los tiempos de ciclo esperados y destaca las desviaciones en tiempo real. Esto permite intervenciones proactivas para encauzar los procesos, reducir la variabilidad y establecer modelos de previsión más fiables. ProcessMind ayuda a pronosticar y controlar la duración de los contratos al identificar las actividades de la ruta crítica y los posibles cuellos de botella.

El uso subóptimo de las funcionalidades de DocuSign CLM significa que las organizaciones no están aprovechando al máximo su inversión en la plataforma, perdiendo eficiencias potenciales y capacidades avanzadas. Optimizar la utilización de las funcionalidades asegura que el sistema de gestión de contratos se utilice a su máximo potencial, generando el mayor valor de la tecnología. Esto conduce a flujos de trabajo más eficientes, automatización mejorada y una mayor calidad de datos. Maximizar el uso de las funcionalidades puede desbloquear ganancias significativas de productividad, reducir la necesidad de soluciones manuales y mejorar la experiencia general del usuario. Asegura que el sistema no sea solo un repositorio, sino una herramienta dinámica para gestionar todo el ciclo de vida del contrato, aumentando el retorno de la inversión y facilitando el crecimiento futuro. Esto también significa que los empleados están bien capacitados en el uso eficiente del sistema, reduciendo los costos de capacitación y aumentando la satisfacción laboral.

ProcessMind analiza cómo interactúan los usuarios con DocuSign CLM rastreando las actividades y su secuencia. Puede identificar casos en los que se realizan pasos manuales en lugar de utilizar las funcionalidades de automatización disponibles, o donde funcionalidades específicas están subutilizadas. Al mapear los viajes reales de los usuarios con modelos de proceso ideales que aprovechan las funcionalidades avanzadas de la plataforma, ProcessMind destaca las brechas de capacitación y las oportunidades para una mayor automatización. Por ejemplo, puede mostrar si los flujos de trabajo de firma electrónica se omiten, o si las bibliotecas de cláusulas estándar no se utilizan consistentemente. Estos datos permiten a las organizaciones implementar programas de capacitación dirigidos y ajustes en los flujos de trabajo para asegurar que las capacidades de DocuSign CLM se exploten por completo. ProcessMind ayuda a identificar funcionalidades subutilizadas para mejorar la eficiencia del proceso y el ROI del sistema.

El control de versiones de documentos ineficiente en la gestión de contratos conduce a confusión, errores y el riesgo de trabajar con borradores de contratos obsoletos o incorrectos. Optimizar el control de versiones asegura que la última versión aprobada de cada documento contractual sea fácilmente identificable y accesible para todas las partes relevantes. Esto minimiza los riesgos legales, previene el retrabajo causado por el uso de versiones incorrectas y mejora la colaboración entre los interesados. Un control de versiones robusto es crítico para mantener la integridad de los datos y asegurar que los registros de auditoría sean claros y completos. Simplifica el proceso de revisión y aprobación, ya que todas las partes pueden estar seguras de que están trabajando con el documento más actual. Esto también agiliza los esfuerzos de cumplimiento y reduce el tiempo dedicado a buscar los documentos correctos.

ProcessMind analiza el flujo de documentos contractuales en DocuSign CLM, rastreando cómo se crean, revisan y aprueban las diferentes versiones. Identifica patrones de gestión de versiones ineficiente, como múltiples borradores no gestionados, cambios ad-hoc frecuentes fuera del sistema o dificultades para revertir a versiones anteriores. Al mapear el ciclo de vida de cada versión del documento, ProcessMind puede resaltar dónde ocurren los errores de versionado y su impacto en el proceso general del contrato. Esta información permite a las organizaciones aplicar protocolos de control de versiones más estrictos, educar a los usuarios sobre las mejores prácticas y configurar DocuSign CLM para soportar mejor una gestión de documentos optimizada. Ayuda a asegurar que todos los cambios sean rastreados y que la versión correcta se utilice siempre para actividades críticas.

La Ruta de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Contratos

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Qué hacer

Obtenga la plantilla de extracción de datos en Excel predefinida y adaptada para los procesos de Gestión de Contratos, asegurando que se alinee con las estructuras de datos comunes de DocuSign CLM.

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Por qué es importante

Una plantilla estandarizada garantiza que capture todos los puntos de datos necesarios de manera consistente, formando una base sólida para un análisis de procesos e información precisos.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel lista para ser completada con sus datos de contratos de DocuSign CLM.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra Insights Ocultos en Sus Workflows de Contratos

ProcessMind proporciona una visión clara y basada en datos de sus procesos de Gestión de Contratos dentro de DocuSign CLM. Descubra insights detallados y representaciones visuales para identificar ineficiencias e impulsar mejoras.
  • Vea el flujo real del ciclo de vida de su contrato
  • Identificar cuellos de botella en las aprobaciones de contratos
  • Reducir significativamente los tiempos de ciclo de los contratos
  • Fortalecer el cumplimiento y la adherencia legal
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Lo que las Organizaciones Logran con una Gestión de Contratos Optimizada

Estos resultados representan las mejoras tangibles que las organizaciones suelen lograr al aplicar Process Mining a sus procesos de Gestión de Contratos. Al analizar datos operativos detallados de DocuSign CLM, las organizaciones obtienen insights accionables para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia.

0 %
Tiempos de Ciclo Más Rápidos

Reducción promedio en el tiempo de ciclo completo

Optimice todo su ciclo de vida contractual, desde la solicitud hasta la ejecución, reduciendo significativamente el tiempo que lleva finalizar los acuerdos y acelerar el cierre de tratos.
0 %
Reducir costos de retrabajo

Disminución de los gastos operativos

Minimizar revisiones innecesarias y tareas repetitivas en la redacción y negociación de contratos, lo que se traduce en ahorros significativos y mayor eficiencia del equipo.
0 %
Cumplimiento mejorado

Reducción de las infracciones de políticas

Asegurar que los contratos cumplan con las políticas internas y los requisitos regulatorios, identificando y mitigando proactivamente los riesgos de cumplimiento antes de que escalen.
0 %
Revisión Legal Más Rápida

Duración reducida de la fase de revisión

Identifique cuellos de botella en el proceso de revisión legal, acelerando el rendimiento y asegurando que los contratos críticos avancen por los departamentos legales de manera más eficiente.
0 %
Tasa de Renovación Aumentada

Mejora en las renovaciones oportunas

Gestione proactivamente las fechas de vencimiento de los contratos y los flujos de trabajo de renovación, impulsando su tasa de renovación oportuna de contratos y asegurando flujos de ingresos continuos.
0 %
Ciclos más Predecibles

Reducción de la variabilidad del proceso

Estabilice los tiempos de ciclo de los contratos identificando y eliminando rutas de proceso inconsistentes, lo que lleva a una previsión más fiable y una mejor planificación de recursos.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.

Datos Recomendados

Comienza con los atributos y actividades más importantes, y luego amplía según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único para cada contrato gestionado dentro del sistema.

Por qué es importante

Es la clave principal que conecta todos los eventos del proceso relacionados, haciendo posible rastrear y analizar todo el ciclo de vida de un solo contrato.

El nombre de la tarea o evento específico que ocurrió en el ciclo de vida del contrato.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización y el análisis del flujo de trabajo del contrato, los cuellos de botella y las variaciones.

El timestamp que indica cuándo comenzó una actividad o un evento específico.

Por qué es importante

Este timestamp es crítico para ordenar los eventos cronológicamente y calcular todas las métricas basadas en tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

La marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad o evento específico.

Por qué es importante

Permite el cálculo preciso de las duraciones de las actividades individuales, ayudando a distinguir el tiempo de procesamiento activo del tiempo de espera inactivo.

El estado o la situación actual del contrato en su ciclo de vida.

Por qué es importante

Proporciona una instantánea del progreso del contrato, lo cual es esencial para el seguimiento del estado, la gestión de la carga de trabajo y la identificación de cuellos de botella.

El usuario o empleado responsable de gestionar el contrato a lo largo de su ciclo de vida.

Por qué es importante

Permite el análisis de rendimiento por individuo o equipo, ayudando a identificar las mejores prácticas y áreas de mejora en actividades impulsadas por el usuario.

La clasificación del contrato, como NDA, MSA o SOW.

Por qué es importante

Permite la comparación del rendimiento del proceso entre diferentes categorías de contratos, que a menudo tienen flujos de trabajo y niveles de complejidad únicos.

El valor monetario total del contrato.

Por qué es importante

Permite la priorización y evaluación de riesgos, ya que los contratos de mayor valor a menudo requieren una revisión más estricta y tienen un mayor impacto comercial.

La parte externa, como un cliente o proveedor, involucrada en el contrato.

Por qué es importante

Ayuda a analizar cómo las interacciones con diferentes partes externas afectan los tiempos de negociación, los recuentos de revisiones y los tiempos de ciclo generales.

La fecha en la que el contrato está programado para vencer.

Por qué es importante

Crucial para una gestión proactiva de contratos, permitiendo renovaciones oportunas y evitando caducidades de contratos no deseadas.

El tiempo total transcurrido desde la iniciación de la solicitud del contrato hasta el almacenamiento final.

Por qué es importante

Este es un KPI primario para la eficiencia general del proceso, mostrando el tiempo total que lleva procesar un contrato de principio a fin.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Esta actividad marca el inicio formal del ciclo de vida del contrato. Típicamente se registra cuando un usuario envía un formulario de solicitud de contrato o crea un nuevo registro de contrato en DocuSign CLM, lo que activa el flujo de trabajo asociado.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal para el proceso. Analizar esta actividad es esencial para medir el rendimiento general del contrato y el inicio del tiempo de ciclo de principio a fin.

Marca el momento en que el contrato se presenta formalmente al departamento legal para revisión y comentarios. Este es un paso crítico que se registra cuando el contrato entra en la etapa de 'Revisión Legal' de su flujo de trabajo.

Por qué es importante

La revisión legal es un cuello de botella común en la gestión de contratos. Medir su duración es clave para el dashboard de 'Rendimiento de la Revisión Legal' e identificar oportunidades de aceleración.

Este hito significa que todos los aprobadores internos requeridos han aprobado el contrato. Se registra cuando el último aprobador requerido completa su tarea en el flujo de trabajo.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que indica que el contrato está listo para negociación o ejecución externa. Los retrasos previos a este punto resaltan problemas de alineación interna.

Esta actividad marca el inicio del proceso de firma electrónica para el contrato final y aprobado. Esta es una función central de DocuSign y se registra cuando un usuario envía el documento a través del sobre de DocuSign eSignature.

Por qué es importante

Este es un hito clave antes de la ejecución. Analizar el tiempo desde este punto hasta la ejecución ayuda a comprender la eficiencia de la recopilación de firmas y apoya el KPI de 'Tasa de Adopción de Firma Electrónica'.

Representa la finalización exitosa del contrato, que ocurre cuando el último firmante requerido firma el documento. Esto es capturado explícitamente por la plataforma de DocuSign eSignature.

Por qué es importante

Este es el punto final de éxito principal para el proceso de creación de contratos. Es esencial para calcular el 'Tiempo de Ciclo Promedio del Contrato' y medir el rendimiento general del proceso.

Esta actividad representa el fin oficial del ciclo de vida de un contrato, ya sea por vencimiento, cancelación o acuerdo mutuo. A menudo se registra mediante un cambio de estado manual en el sistema.

Por qué es importante

Este es un punto final alternativo para el proceso. El seguimiento de las terminaciones y vencimientos es crucial para comprender el ciclo de vida completo del contrato y para el análisis de renovaciones.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El Process Mining visualiza el flujo real del ciclo de vida de su contrato, desde la creación hasta el archivo. Descubre cuellos de botella, bucles de retrabajo y desviaciones del proceso previsto, identificando dónde se estancan las aprobaciones o las negociaciones se vuelven inconsistentes. Esta información le ayuda a comprender el rendimiento real de sus flujos de trabajo en DocuSign CLM.

Principalmente necesita registros de eventos de DocuSign CLM, incluyendo un ID único de contrato, una descripción de actividad y un timestamp para cada evento. Atributos adicionales como usuario, valor del contrato o departamento pueden enriquecer el análisis. Estos datos permiten a la herramienta de Process Mining reconstruir el recorrido completo de cada contrato.

Los conocimientos iniciales a menudo pueden generarse en semanas, dependiendo de la disponibilidad y complejidad de los datos. La configuración inicial implica la extracción y limpieza de datos, seguida de la generación y análisis del modelo. El monitoreo continuo proporciona información constante y rastrea el impacto de las mejoras implementadas.

El Process Mining ayuda a reducir los tiempos de ciclo de aprobación de contratos, estandarizar los pasos de negociación y mejorar el cumplimiento. Puede esperar una visibilidad mejorada del estado de los contratos, menos oportunidades de renovación perdidas y menores costos operativos gracias a la reducción del retrabajo. En última instancia, impulsa una mayor eficiencia y previsibilidad en su ciclo de vida contractual.

Aunque algunas habilidades de ingeniería de datos son beneficiosas para la extracción y transformación inicial de datos, las herramientas modernas de Process Mining están diseñadas para analistas de negocio. Ofrecen interfaces fáciles de usar para visualizar y analizar procesos sin requerir conocimientos avanzados de programación. Muchas herramientas también proporcionan conectores para sistemas comunes.

Sí, Process Mining es excelente para la auditoría de cumplimiento. Compara la ejecución real del proceso con reglas predefinidas y rutas ideales, destacando desviaciones y pasos no autorizados. Esto le permite identificar exactamente dónde y cuándo ocurren las infracciones de cumplimiento, ayudando a hacer cumplir las políticas internas y los requisitos reglamentarios.

Al analizar los event logs, la minería de procesos identifica las etapas exactas donde los contratos se atascan constantemente o experimentan retrasos prolongados. Puede revelar usuarios, departamentos o condiciones específicas que contribuyen a los cuellos de botella. Con esta información, puede implementar cambios específicos, como automatizar recordatorios o reasignar cargas de trabajo, para acelerar las aprobaciones.

En la gestión de contratos, el "ID de Contrato" sirve como identificador de caso. Es un identificador único que agrupa todos los eventos relacionados con un solo contrato. Esto permite a las herramientas de minería de procesos rastrear el recorrido completo de un contrato de principio a fin, proporcionando una vista completa de su ciclo de vida.

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