Ihre Purchase-to-Pay – Bestellanforderungs-Datenvorlage

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Anfragenprozess, wie 'Anfrage erstellt', 'Genehmigungsschritt genehmigt' oder 'Anfrage geschlossen'. Diese Daten stammen typischerweise aus Event Logs, Statusänderungen oder spezifischen Benutzeraktionen, die in SAP Ariba aufgezeichnet wurden.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Erstellung der Prozesslandkarte, die den Ablauf der Aktivitäten visuell darstellt. Durch die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten können Analysten gemeinsame Prozesspfade, Engpässe, Abweichungen vom Standardverfahren und Bereiche der Nacharbeit identifizieren. Es bildet das Rückgrat jeder Process Mining-Analyse.

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Bestellanforderungs-Workflows, einschließlich Engpässen und Abweichungen.

Abgeleitet aus Event Logs, Audit Trails oder Statusänderungsdatensätzen innerhalb von SAP Ariba, oft verbunden mit Bestellanforderungs-Kopf- und Positionsdaten.

Die Bestellanfrage-ID ist der zentrale Schlüssel, der alle Aktivitäten im Zusammenhang mit einer einzelnen Anforderung von Waren oder Dienstleistungen verknüpft. Jeder in SAP Ariba erstellten Anfrage wird eine eindeutige ID zugewiesen, die während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung und Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung, Ablehnung oder Schließung, konsistent bleibt.

In der Process Mining-Analyse ist dieses Attribut grundlegend für die Fallkorrelation. Es ermöglicht die Rekonstruktion des vollständigen End-to-End-Weges jeder Anfrage und erlaubt die genaue Berechnung von Durchlaufzeiten, die Identifizierung von Prozessvarianten und die Analyse von Nacharbeits-Schleifen. Ohne diesen Identifikator wäre es unmöglich, Ereignisse zu unterscheiden, die zu verschiedenen Anfragen gehören.

Dies ist die wesentliche Fall-ID, die alle zugehörigen Aktivitäten verbindet und es ermöglicht, den End-to-End-Anfragenprozess für jede einzelne Anfrage zu analysieren.

Dies ist ein Primärschlüsselfeld in den Haupttabellen der Anfragenkopfdaten innerhalb der Datenstruktur von SAP Ariba.

Der Event Timestamp erfasst den genauen Zeitpunkt, an dem eine Aktivität stattfand. Diese hochpräzisen Daten sind entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Events innerhalb jedes Falls und für die Berechnung der Dauer zwischen verschiedenen Schritten im Prozess.

In der Analyse ist dieser Timestamp die Grundlage für alle zeitbasierten Berechnungen, einschließlich Durchlaufzeiten, Wartezeiten und Bearbeitungsdauern. Er wird verwendet, um Dashboards zu betreiben, die die Leistung analysieren, wie die Genehmigungsdurchlaufzeit für Anfragen und die Engpassanalyse des Genehmigungspfads. Die Genauigkeit dieses Feldes wirkt sich direkt auf die Zuverlässigkeit aller Leistungskennzahlen aus.

Dieses Attribut liefert die chronologische Reihenfolge der Events und ist die Grundlage für alle Leistungs- und Dauerberechnungen, wie Durchlaufzeiten und Engpässe.

Typischerweise zu finden zusammen mit Aktivitäts- oder Statusänderungsdatensätzen in den Audit-Trail- oder Transaktionsprotokolltabellen von SAP Ariba.

Wenn eine Anfrage abgelehnt wird, geben Genehmiger oft einen Grund an, der Freitext sein oder aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden kann. Dieses Attribut erfasst dieses entscheidende Feedback.

Diese Daten sind der Grundstein des Dashboards 'Analyse der Anfragen-Ablehnungsrate'. Die Analyse der häufigsten Ablehnungsgründe hilft, die Grundursachen für Prozessfehler zu identifizieren, wie falsche Kodierung, unzureichende Begründung oder Budgetprobleme. Diese Erkenntnisse können dann genutzt werden, um Schulungen für Anfragende zu verbessern und die Qualität der ersten Einreichungen zu steigern, wodurch Nacharbeit reduziert wird.

Bietet direkte Einblicke, warum Anfragen fehlschlagen, und ermöglicht eine Ursachenanalyse, um Nacharbeit zu reduzieren und die Ersttrefferquote zu verbessern.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Diese Informationen werden typischerweise im Kommentar- oder Historienbereich erfasst, der mit einem Ablehnungs-Event verbunden ist.

Dieses Attribut liefert organisatorischen Kontext, indem es identifiziert, welcher Geschäftsbereich die Anfrage initiiert hat. Es wird typischerweise aus dem Benutzerprofil des Anfragenden abgeleitet oder direkt im Anfrageformular angegeben.

In der Analyse ist dies eine leistungsstarke Dimension für Filterung und Vergleich. Es wird in nahezu allen Dashboards, wie der 'Genehmigungsdurchlaufzeit für Anfragen' und der 'Analyse der Ablehnungsquote für Anfragen', verwendet, um Metriken nach Abteilung aufzuschlüsseln. Dies ermöglicht die Identifizierung, welche Abteilungen die längsten Durchlaufzeiten, höchsten Änderungsraten oder die meisten nicht-konformen Anfragen aufweisen, und leitet gezielte Prozessverbesserungsmaßnahmen an.

Ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Bereiche der Organisation hinweg, wobei abteilungsspezifische Probleme oder Best Practices hervorgehoben werden.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Üblicherweise verfügbar in den Kopfdaten der Bestellanforderung, oft verknüpft vom Benutzerprofil des Anforderers.

Die Artikelkategorie liefert Details darüber, was eingekauft wird. Diese Klassifizierung hilft, Ausgabenmuster zu verstehen und kategoriespezifische Beschaffungsstrategien und -richtlinien anzuwenden.

Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend für das Dashboard 'Anfragen-Änderungsanalyse', da es aufzeigen kann, ob bestimmte Artikelkategorien anfälliger für Änderungen sind, was auf unklare Spezifikationen oder volatile Preise hindeutet. Es ermöglicht auch den Vergleich der Prozessleistung, wie Genehmigungszeiten, über verschiedene Arten von Einkäufen hinweg, um festzustellen, ob spezifische Kategorien mehr Reibung erfahren.

Ermöglicht die Analyse basierend auf der Art der gekauften Waren oder Dienstleistungen und hilft, kategoriespezifische Engpässe oder Compliance-Probleme zu identifizieren.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Diese Informationen finden sich typischerweise auf Bestellanforderungspositionsebene.

Dieses Attribut spiegelt den Echtzeit-Status einer Anfrage wider, wie 'In Bearbeitung', 'Eingereicht', 'Genehmigt', 'Abgelehnt' oder 'Geschlossen'. Es bietet eine Momentaufnahme, wo sich jeder Fall im Prozess zum Zeitpunkt der Datenextraktion befindet.

Während Process Mining den historischen Fluss rekonstruiert, ist dieses Attribut entscheidend für das operative Monitoring. Es ist der primäre Datenpunkt für den 'Live-Anfragenstatus-Tracker', der es Managern ermöglicht, die aktuelle Arbeitslast zu sehen und Anfragen zu identifizieren, die festgefahren sind oder altern. Es bietet sofortige, umsetzbare Transparenz in die aktive Anfragen-Pipeline.

Ermöglicht die Echtzeitüberwachung der Bestellanforderungspipeline und hilft, stagnierende oder veraltete Anfragen zu identifizieren und zu bearbeiten, bevor sie problematisch werden.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies ist ein Standardstatusfeld im Bestellanforderungskopf.

Die Dringlichkeitsstufe, oft als Prioritätskennzeichen dargestellt, signalisiert den geschäftlichen Bedarf an beschleunigter Bearbeitung. Dies wird typischerweise vom Anfragenden festgelegt, um sicherzustellen, dass kritische Anforderungen umgehend bearbeitet werden.

Dieses Attribut ist der Schlüssel für das Dashboard 'Monitor für dringende Anfragenprozesse' und den KPI 'Bearbeitungszeit für dringende Anfragen'. Es ermöglicht einen direkten Vergleich der Durchlaufzeiten zwischen dringenden und Standardanfragen, um zu validieren, ob die Prioritätsbehandlung effektiv ist. Die Analyse von Abweichungen oder Verzögerungen bei dringenden Anfragen ist ein zentraler Anwendungsfall zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität.

Ermöglicht die Priorisierung der Analyse und Überwachung, ob hochpriorisierte Bestellanforderungen schneller bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass kritische Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies ist oft ein auswählbares Feld im Formular zur Erstellung von Bestellanforderungen.

Das Attribut Event User identifiziert die Person, die für die Ausführung eines spezifischen Prozessschritts verantwortlich ist. Dies könnte der Mitarbeiter sein, der die Anfrage eingereicht hat, der Manager, der sie genehmigt hat, oder der Beschaffungsmitarbeiter, der sie bearbeitet hat.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Arbeitslastanalyse, Leistungsvergleiche und die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten. Es speist das Dashboard 'Arbeitslast und Leistung des Genehmigers', indem es die Analyse der Genehmigungszeiten pro Benutzer ermöglicht. Es wird auch verwendet, um Ursachen von Verzögerungen oder Abweichungen zu untersuchen, indem sie auf bestimmte Personen oder Teams zurückgeführt werden.

Es ermöglicht die Analyse von Arbeitslastverteilung, Benutzerleistung und Ressourcenzuweisung und hilft, Engpässe zu identifizieren, die durch spezifische Benutzer oder Teams verursacht werden.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies wird oft in Audit-Trail- oder Historientabellen gespeichert, verknüpft mit den Benutzerstammdaten.

Dieses Attribut definiert die Standardprozessvariante oder Genehmigungsmatrix, der eine Anfrage basierend auf ihren Eigenschaften, wie Wert, Artikelkategorie und Abteilung, folgen sollte. Es repräsentiert den 'Soll'- oder 'Happy Path'-Prozess.

Dies ist grundlegend für die Konformitätsprüfung und wird im Dashboard 'Übersicht der Anfragen-Compliance' verwendet. Durch den Vergleich der tatsächlichen Abfolge von Aktivitäten mit dem erwarteten Genehmigungs-Workflow-Pfad können Analysten automatisch Richtlinienverstöße, unautorisierte Genehmigungsschritte oder übersprungene Kontrollen erkennen. Dies ist entscheidend für internes Audit und Risikomanagement.

Definiert den einzuhaltenden Standardprozess, der es der Konformitätsprüfung ermöglicht, Abweichungen und Richtlinienverstöße automatisch zu erkennen.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies kann aus der Genehmigungsmatrix-Konfiguration oder einem spezifischen Feld der Bestellanforderung abgeleitet werden.

Dieses Attribut erfasst den finanziellen Wert der gesamten Anfrage. Es ist ein kritisches Element des geschäftlichen Kontexts, das bei der Kategorisierung und Priorisierung von Anfragen hilft.

Die Analyse von Prozessmetriken anhand dieses Wertes kann wichtige Muster aufzeigen. Zum Beispiel können hochwertige Anfragen unterschiedlichen, strengeren Genehmigungswegen folgen oder längere Durchlaufzeiten aufweisen. Dieses Attribut ist unerlässlich, um die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu verstehen und Anfragen für Vergleichsanalysen in Wertbereiche zu kategorisieren.

Bietet entscheidenden finanziellen Kontext und ermöglicht die Analyse, wie der Anfragewert das Prozessverhalten, wie Genehmigungszeiten und Workflow-Komplexität, beeinflusst.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies ist ein Standardfeld im Bestellanforderungskopf.

Dieses Attribut verknüpft eine Bestellanfrage mit ihrem nachgelagerten Dokument, der Bestellung (PO). Seine Anwesenheit signalisiert die erfolgreiche Umwandlung einer Anfrage in eine Bestellung.

Dies ist unerlässlich für die End-to-End-Prozessanalyse, die über die Anfragenphase hinausgeht. Es wird verwendet, um den KPI 'Vorlaufzeit von Anfrage zu Bestellung' zu berechnen, indem das Anfragenerstellungs-Event mit dem Bestellungserstellungs-Event verbunden wird. Dies bietet einen umfassenden Blick auf den Frontend-Bereich des Beschaffungszyklus.

Verknüpft die Bestellanforderung mit der nachfolgenden Bestellung und ermöglicht die Messung der End-to-End-Durchlaufzeit von Anforderung bis Bestellung (PO).

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies wird typischerweise in den Bestellanforderungspositionsdaten gespeichert, nachdem eine Bestellung generiert wurde.

Diese berechnete Metrik misst die Dauer einzelner Segmente innerhalb des breiteren Genehmigungs-Workflows. Sie isoliert die Zeit, die mit dem Warten auf einen bestimmten Genehmiger oder eine Genehmigungsstufe verbracht wird.

Dieses Attribut ist unerlässlich für das Dashboard 'Engpassanalyse des Genehmigungspfads' und den KPI 'Durchschn. Dauer Genehmigungsschritt'. Es wird berechnet als die Zeit zwischen einem Event 'Genehmigungsschritt gestartet' und dem entsprechenden Event 'Genehmigungsschritt genehmigt' oder 'Genehmigungsschritt abgelehnt'. Diese granulare Messung identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die Verzögerungen verursachen.

Bietet detaillierte Einblicke in den Genehmigungs-Workflow und identifiziert die spezifischen Schritte oder Genehmiger, die die Ursache für Engpässe sind.

Berechnet als Differenz zwischen den Timestamps von „Genehmigungsschritt gestartet“ und dem entsprechenden abschließenden Event („Genehmigt“ oder „Abgelehnt“).

Dies ist eine berechnete Metrik, die die Dauer des Kern-Genehmigungsprozesses misst. Sie ist ein Key Performance Indicator, der die Effizienz des Genehmigungs-Workflows widerspiegelt.

Dieser KPI speist direkt das Dashboard 'Genehmigungsdurchlaufzeit für Anfragen' und ist die Grundlage für den KPI 'Durchschn. Genehmigungszeit für Anfragen'. Er wird als Zeitdifferenz zwischen den Events 'Anfrage eingereicht' und 'Anfrage genehmigt' für jeden Fall berechnet. Die Analyse dieser Metrik hilft, die gesamten Verzögerungen in der Genehmigungskette zu identifizieren.

Misst die Effizienz des Kern-Genehmigungsprozesses und unterstützt direkt einen wichtigen KPI und ein Dashboard zur Identifizierung und Reduzierung von Verzögerungen.

Berechnet durch Subtraktion des Timestamps von „Bestellanforderung eingereicht“ vom Timestamp von „Bestellanforderung genehmigt“.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen automatisierten Systemereignissen, wie automatischen Genehmigungen oder systemgesteuerten Statusänderungen, und manuellen Aktivitäten, die von Benutzern durchgeführt werden. Dies ist entscheidend, um den Automatisierungsgrad im Prozess zu verstehen.

In der Analyse hilft dies, den menschlichen Aufwand genau zu messen und Möglichkeiten für weitere Automatisierung zu identifizieren. Zum Beispiel ermöglicht das Filtern nach manuellen Aktivitäten eine präzise Berechnung der benutzerzentrierten Bearbeitungszeiten. Es hilft auch zu überprüfen, ob automatisierte Regeln innerhalb des Prozesses wie erwartet funktionieren.

Unterscheidet zwischen menschlichen und Systemaktionen, was für die Messung von Automatisierungsraten und die Identifizierung neuer Automatisierungsmöglichkeiten unerlässlich ist.

Dies wird typischerweise abgeleitet, indem geprüft wird, ob der 'Event User' einer System- oder Batch-Benutzer-ID entspricht.

Dieses berechnete Attribut identifiziert Fälle, die mindestens eine Aktivität 'Anfrage geändert' durchlaufen haben. Es vereinfacht den Prozess der Kennzeichnung von Anfragen, die während ihres Lebenszyklus Änderungen erforderten.

Dieses Kennzeichen wird zur Berechnung des KPI 'Anfragen-Änderungsrate' verwendet. Durch Zählung der Fälle, in denen dieses Kennzeichen wahr ist, können Analysten leicht die Häufigkeit von Nacharbeit messen und die Grundursachen durch Korrelation mit anderen Attributen wie 'Anfragender Name' oder 'Artikelkategorie' untersuchen.

Vereinfacht die Berechnung des KPI der Änderungsquote und hilft, Nacharbeit zu quantifizieren und Bereiche zu identifizieren, die klarere anfängliche Spezifikationen benötigen.

Wird als „wahr“ berechnet, wenn ein Case eine oder mehrere „Bestellanforderung geändert“-Aktivitäten enthält, und andernfalls als „falsch“.

Dieses berechnete Attribut ist eine breitere Messgröße für Ineffizienz als 'IsAmended'. Es kennzeichnet Fälle, die erhebliche Nacharbeits-Schleifen durchlaufen haben, typischerweise definiert als ein oder mehrere Events 'Genehmigungsschritt abgelehnt' oder mehrere Events 'Anfrage geändert'.

Dieses Kennzeichen wird zur Berechnung des KPI 'Anfragen-Nacharbeitsrate' verwendet. Es hilft, die versteckten Kosten und Verzögerungen zu quantifizieren, die mit Prozessfehlern verbunden sind. Die Analyse von Fällen, die als Nacharbeit markiert sind, kann Muster in Bezug auf bestimmte Genehmiger, Abteilungen oder Anfragetypen aufdecken, die zu Prozessreibung führen.

Identifiziert Cases mit erheblicher Prozessreibung, wie z.B. Ablehnungen, und ermöglicht so eine fokussierte Analyse der Ursachen für Ineffizienz und Verzögerung.

Wird als „wahr“ berechnet, wenn ein Case eine Ablehnungsaktivität oder mehr als eine Änderungsaktivität enthält.

Dieses Attribut zeigt das Datum und die Uhrzeit der aktuellsten Datenextraktion oder Aktualisierung für ein bestimmtes Event. Es bietet Transparenz über die Aktualität der analysierten Daten, was besonders wichtig für die Überwachung laufender Prozesse ist.

Analysten nutzen diese Information, um die Aktualität der generierten Erkenntnisse zu verstehen. Für Dashboards wie den 'Live-Anfragenstatus-Tracker' ist dieses Feld entscheidend, um Benutzer darüber zu informieren, wie aktuell die angezeigten Informationen sind. Es hilft, Erwartungen an die Aktualität der Daten zu managen.

Gibt die Aktualität der Daten an, was für das Verständnis der Pünktlichkeit und Relevanz der Process Mining Erkenntnisse unerlässlich ist.

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Datenerfassungsprozesses generiert und jedem Datensatz hinzugefügt.

Dieses fallbezogene Attribut identifiziert den Ersteller der Bestellanfrage. Es bietet Kontext zum Ursprung der Anfrage und zum einzelnen Stakeholder.

In der Analyse wird dieses Attribut verwendet, um den Prozess zu filtern und das Verhalten bestimmter Anfragender zu analysieren. Zum Beispiel verwenden die Dashboards 'Anfragen-Änderungsanalyse' und 'Analyse der Ablehnungsquote für Anfragen' dieses, um Personen zu identifizieren, die aufgrund hoher Änderungs- oder Ablehnungsraten zusätzlichen Schulungsbedarf haben könnten. Es hilft, Feedback und Verbesserungsinitiativen zu personalisieren.

Identifiziert den Ersteller der Anfrage und ermöglicht so eine Analyse des Prozessverhaltens und der Qualität auf Basis pro Anforderer.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Dies ist ein Standardfeld im Bestellanforderungskopf, oft als „Erstellt von“ oder „Anforderer“ bezeichnet.

Dieses Attribut identifiziert den spezifischen Manager oder Stakeholder, der für eine Genehmigungsaktivität verantwortlich ist. Es unterscheidet sich vom allgemeinen 'Event User', da es sich speziell auf Genehmigungsaufgaben bezieht.

Dies ist ein Schlüsselattribut für das Dashboard 'Arbeitslast und Leistung des Genehmigers'. Es ermöglicht die Verfolgung der Anzahl der von jedem Genehmiger bearbeiteten Anfragen und deren durchschnittliche Genehmigungszeit. Dies hilft bei der Identifizierung individueller Engpässe, dem Ausgleich der Arbeitslasten und der Bewertung der Leistung im Vergleich zu Zielen.

Identifiziert die spezifische Person, die für eine Genehmigung verantwortlich ist, und ermöglicht so eine detaillierte Arbeitslastverteilung und Performance-Analyse der Genehmiger.

Konsultieren Sie die SAP Ariba Dokumentation. Diese Informationen sind in den Genehmigungsflussdaten hinterlegt, die mit der Bestellanforderung verknüpft sind.

Dieses Attribut identifiziert die Herkunft der Prozessdaten. Für diese Ansicht wäre der Wert durchweg 'SAP Ariba', aber in einem breiteren Kontext, wo Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden könnten, ist dieses Feld entscheidend für die Datenherkunft und Fehlerbehebung.

In der Analyse hilft es, die Datenherkunft zu bestätigen und kann verwendet werden, um Prozesse zu filtern oder zu vergleichen, die verschiedene Systeme umfassen. Es gewährleistet Klarheit und Vertrauen in die Datenquelle, was für die Akzeptanz der Stakeholder wichtig ist.

Identifiziert den Ursprung der Daten, was entscheidend für Data Governance, Fehlerbehebung und das Verständnis des Analysekontexts ist.

Dabei handelt es sich typischerweise um einen statischen Wert, der während der Datenextraktion und -transformation hinzugefügt wird, um die Herkunft des Datensatzes zu kennzeichnen.

Dies ist eine berechnete Metrik, die die volle End-to-End-Dauer für die Umwandlung eines Geschäftsanliegens in eine umsetzbare Bestellung misst. Sie bietet einen umfassenden Blick auf die Effizienz der anfänglichen Phase des Beschaffungsprozesses.

Dieses Attribut unterstützt direkt den KPI 'Vorlaufzeit von Anfrage zu Bestellung'. Es wird als Zeitdifferenz zwischen den Events 'Anfrage erstellt' und 'Bestellung erstellt' berechnet. Die Analyse dieser Metrik hilft Unternehmen, die gesamte Vorlaufzeit zu verstehen, die von Business-Benutzern erlebt wird, und Bereiche für umfassende Verbesserungen zu identifizieren.

Misst die gesamte End-to-End-Zeit von der Anfrage bis zur Bestellung und liefert einen umfassenden KPI für die Effizienz des Beschaffungszyklus.

Berechnet durch Subtraktion des Timestamps von „Bestellanforderung erstellt“ vom Timestamp von „Bestellung erstellt“.