> Continue verbetering > Inkoop tot betaling Aanvraag > Microsoft Dynamics 365 > datatemplate

Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

Microsoft Dynamics 365

Inkoop tot betaling - Aanvraag Attributen (17) Inkoop tot betaling - Aanvraag Activiteiten (12) Extractiegidsen (3)

Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

Deze template bevat de belangrijkste attributen om te verzamelen en de belangrijke activiteiten om te volgen, wat een gedetailleerde analyse in uw aanvraagproces mogelijk maakt. Het biedt ook praktische richtlijnen voor het extraheren van deze data, en helpt u uw event log efficiënt voor te bereiden op gedetailleerde analyse.

Aanbevolen attributen om vast te leggen
Belangrijkste activiteiten om te volgen
Richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Template downloaden

Inkoop tot betaling - Aanvraag Attributen

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in uw event log voor een grondige analyse van uw Inkoop tot betaling - Aanvraagproces.

5 Verplicht 6 Aanbevolen 6 Optioneel

	Naam	Omschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap die plaatsvond in het aanvraagproces.
Omschrijving Dit attribuut registreert de naam van elke activiteit die wordt uitgevoerd binnen de levenscyclus van de inkoopaanvraag. Voorbeelden zijn 'Aanvraag aangemaakt', 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' en 'Inkooporder aangemaakt'. Deze activiteiten vormen de stappen in de bekijkte proceskaart. Het analyseren van de volgorde, frequentie en duur tussen deze activiteiten vormt de kern van process mining. Het helpt knelpunten, herstelwerk-loops en afwijkingen van de standaard processtroom te vinden, en biedt inzichten in operationele inefficiënties. Het belang Dit attribuut definieert de stappen in de proceskaart, waardoor het mogelijk wordt om de aanvraagworkflow te visualiseren, analyseren en begrijpen. Vindplaats Dit wordt doorgaans afgeleid uit statuswijzigingslogs, workflow history tabellen, of specifieke gebeurtenis tabellen binnen Microsoft Dynamics 365, zoals WorkflowTrackingStatusTable. Voorbeelden Aanvraag ingediend ter goedkeuringGoedkeuringsstap goedgekeurdAanvraag gewijzigd
	ID Inkoopaanvraag PurchaseRequisitionId	De unieke kenmerk voor een inkoopaanvraag, dienend als de primaire case kenmerk.
Omschrijving De Purchase Requisition ID is de centrale sleutel die alle activiteiten voor één aanvraag voor goederen of diensten koppelt. Elk aanvraagproces, van creatie tot definitieve goedkeuring en afsluiting, wordt gevolgd onder deze unieke ID. In process mining is dit attribuut onmisbaar bij het reconstrueren van het end-to-end traject van elke aanvraag. Het maakt de analyse van procesvarianten, doorlooptijden en compliance voor individuele cases mogelijk, en biedt een compleet overzicht van de aanvraaglevenscyclus. Het belang Het is belangrijk voor het groeperen van alle gerelateerde gebeurtenissen in één procesinstantie, waardoor een complete, end-to-end-analyse van de levenscyclus van elke requisitie mogelijk worden. Vindplaats Dit is doorgaans de primary key in de hoofdtabel van de inkoopaanvraag, zoals PurchReqTable in Microsoft Dynamics 365. Voorbeelden PR-001254PR-001255PR-001256
	TijdsTip Gebeurtenis EventTime	De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Omschrijving Event Time, of de timestamp, legt de datum en tijd vast waarop een business gebeurtenis in het systeem werd geregistreerd. Het is de tijdsbasis voor alle tijdgebonden procesanalyse. Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van cyclustijden, doorlooptijden en wachttijden tussen activiteiten. Het maakt de analyse van procesprestaties, knelpuntidentificatie en SLA-compliance monitoring mogelijk. Nauwkeurige tijdstempels zijn belangrijk voor een betrouwbare process mining-analyse. Het belang Het biedt de chronologische volgorde van gebeurtenissen, wat noodzakelijk is voor het berekenen van procesduur, het vinden van knelpunten en het analyseren van prestaties over tijd. Vindplaats Te vinden in workflow history of document log tabellen, vaak als een 'CreatedDateTime' of 'ModifiedDateTime' veld geassocieerd met elke statuswijziging of gebeurtenis record. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:22:05Z
	Bronsysteem SourceSystemId	Het bronsysteem waaruit de data is opgehaald.
Omschrijving Dit attribuut identificeert het bronsysteem waar de gebeurtenis data vandaan komt. In deze context zou dit 'Microsoft Dynamics 365' zijn. In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen is dit veld belangrijk voor data lineage en context. Bij analyse helpt het processen te onderscheiden die meerdere systemen omvatten, of bevestigt het dat de data afkomstig is van één enkele, gezaghebbende bron. Dit is belangrijk voor datavalidatie en om ervoor te zorgen dat de analyse is gebaseerd op de juiste dataset. Het belang Het biedt context over de herkomst van de data, wat belangrijk is voor data governance, validatie en in omgevingen waar meerdere systemen zijn geïntegreerd. Vindplaats Dit is een statische waarde, 'Microsoft Dynamics 365', toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces. Voorbeelden Microsoft Dynamics 365 F&OD365MSD365
	Tijdstip van extractie LastDataIngestionTimestamp	De timestamp van de laatste extractie en laadbeurt van de data in de process mining-tool.
Omschrijving Dit attribuut geeft de recentheid aan van de geanalyseerde data. Het toont de datum en tijd van de meest recente data refresh vanuit het bronsysteem. Dit is geen veld uit Dynamics 365 zelf, maar metadata die is toegevoegd tijdens data-import. Deze timestamp is belangrijk voor gebruikers om de tijdigheid van de inzichten te begrijpen. Het helpt hen te weten of ze naar real-time data kijken of naar een momentopname van een specifiek tijdsTip, wat de relevantie van hun conclusies beïnvloedt. Het belang Het Informapakketmeert gebruikers over de relevantie van de data, en zorgt ervoor dat zij de tijdsspanne van de analyse en de relevantie van de inzichten begrijpen. Vindplaats Deze waarde wordt gegenereerd en toegevoegd aan de dataset tijdens het data-import- of ETL-proces. Voorbeelden 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z2024-05-22T08:00:00Z
	Aanvraagstatus RequisitionStatus	De huidige of uiteindelijke status van de inkoopaanvraag.
Omschrijving Dit attribuut geeft de algehele status van de inkoopaanvraag op een bepaald moment aan, zoals 'In beoordeling', 'Goedgekeurd', 'Afgewezen' of 'Afgesloten'. Dit is vaak een case-level attribuut dat het uiteindelijke resultaat vertegenwoordigt. Het analyseren van de uiteindelijke status helpt bij het begrijpen van de algehele resultaten van het proces. Een hoog aantal 'Afgewezen' of 'Teruggetrokken' aanvragen kan bijvoorbeeld wijzen op problemen in de initiële aanvraagfase of een omslachtig goedkeuringsproces. Het is belangrijk voor het meten van slagingspercentages en procesefficiëntie. Het belang Het biedt een duidelijke uitkomst voor elke case, waardoor analyse van goedkeurings-, afwijzings- en intrekkingspercentages mogelijk is, wat key prestaties indicators zijn. Vindplaats Het statusveld bevindt zich doorgaans in de header-tabel van de inkoopaanvraag, PurchReqTable, en wordt vaak 'Status' of 'PurchReqStatus' genoemd. Voorbeelden GoedgekeurdIn reviewAfgewezenConcept
	Afdeling Department	De afdeling van de aanvrager of de kostenplaats dat aan de aanvraag is gekoppeld.
Omschrijving Dit attribuut specificeert de bedrijfsafdeling of de kostenplaats dat de inkoopaanvraag heeft geïnitieerd, zoals 'Marketing', 'IT' of 'Operations'. Deze Informatie maakt meestal deel uit van de aanvraagheader. Het segmenteren van het proces per afdeling is belangrijk voor vergelijkende analyse. Het stelt je in staat te zien welke afdelingen de langste doorlooptijden, hoogste afwijzingspercentages of meest frequente wijzigingen hebben. Deze inzichten helpen bij het afstemmen van procesverbeteringen op specifieke afdelingsbehoeften. Het belang Het maakt het filteren en vergelijken van procesprestaties over verschillende bedrijfsonderdelen mogelijk, waardoor afdelingsspecifieke patronen, knelpunten of inefficiënties worden onthuld. Vindplaats Deze Informatie wordt vaak opgeslagen in de header van de inkoopaanvraag (PurchReqTable) en gekoppeld aan de configuratie van de financiële dimensies in Dynamics 365. Voorbeelden IT-afdelingFinanciënOperationele taken
	Gebruiker User	De gebruikers-id of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde.
Omschrijving Dit attribuut identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap, zoals het indienen van een aanvraag of het goedkeuren van een verzoek. Het kan een gebruikers-id, volledige naam of e-mailadres zijn. Het analyseren van activiteiten per gebruiker helpt bij het vinden van trainingsbehoeften, goed presterende individuen of teams, en de werkbelastingverdeling. Het is ook belangrijk voor compliance-analyse, zoals functiescheiding, en voor het begrijpen hoe verschillende gebruikersrollen interactie hebben met het proces. Het belang Het maakt analyse van gebruikersspecifiek gedrag, workload en prestaties mogelijk, wat belangrijk is voor bronbeheer en het vinden van trainingsmogelijkheden. Vindplaats Typisch te vinden in workflow history tabellen (bijv. WorkflowTrackingStatusTable) of transactietabellen (bijv. PurchReqTable) gekoppeld aan een gebruikerstabel (bijv. GebruikerInfo). Voorbeelden j.smitha.joness.patel
	Goedkeuringsstap ApprovalStep	De naam of fase van een specifieke goedkeuringsstap in de workflow.
Omschrijving Dit attribuut identificeert de specifieke fase in de goedkeuringsworkflow, zoals 'Manager goedkeuring' of 'Financiële goedkeuring'. Het biedt meer gedetailleerde Informatie dan de algemene activiteitsnaam. Dit attribuut is belangrijk voor de 'Approval Step Bottleneck Analysis'. Door de tijd die in elke afzonderlijke goedkeuringsstap wordt doorgebracht te volgen, wordt het mogelijk om precies aan te wijzen welke fasen vertragingen veroorzaken in het algehele proces. Dit maakt gerichte interventies mogelijk om de workflow-efficiëntie te verbeteren. Het belang Het maakt een gedetailleerde analyse van de goedkeuringsworkflow mogelijk, waardoor specifieke stadia die knelpunten veroorzaken, kunnen worden geïdentificeerd. Vindplaats Deze Informatie is opgenomen in de workflow history-tabellen, zoals WorkflowTrackingStatusTable, die elke stap van de geconfigureerde workflow details. Voorbeelden ManagergoedkeuringAfdelingshoofd GoedkeuringFinanciële Review
	Totaalbedrag aanvraag RequisitionTotalAmount	De totale financiële waarde van de inkoopaanvraag.
Omschrijving Dit attribuut legt de totale waarde vast van alle regelitems op een inkoopaanvraag. Het bedrag beïnvloedt vaak de complexiteit van de goedkeuringsworkflow, waarbij aanvragen met een hogere waarde meer goedkeuringsstappen vereisen. In procesanalyse is dit attribuut belangrijk voor filteren op basis van waarde en analyse. Het helpt vragen te beantwoorden zoals: 'Duren aanvragen met een hoogwaardige langer om goed te keuren?' of 'Wat is de waarde van aanvragen die momenteel in het proces vastzitten?'. Dit biedt een financiële context voor procesprestaties. Het belang Het voegt een financiële dimensie toe aan de analyse, waardoor prioriteitsstelling van high-waarde cases mogelijk is en inzicht ontstaat in hoe financiële waarde het procesgedrag beïnvloedt. Vindplaats Deze waarde bevindt zich doorgaans op de header-tabel van de inkoopaanvraag of wordt berekend als een som van de regelitembedragen uit de regel-tabel van de inkoopaanvraag (PurchReqLine). Voorbeelden 1500.0025000.50500.75
	Urgentieniveau UrgencyLevel	Een classificatie van de urgentie van de requisitie, zoals 'Hoog', 'Gemiddeld' of 'Laag'.
Omschrijving Het Urgentieniveau, of de prioriteit, geeft aan hoe snel de aangevraagde goederen of diensten nodig zijn. Dit attribuut wordt vaak gebruikt om het goedkeuringspad te beïnvloeden of om werk voor goedkeurders te prioriteren. Het analyseren van dit attribuut helpt te bepalen of het prioriteitssysteem effectief is. U kunt bijvoorbeeld de doorlooptijden van aanvragen met 'Hoge' urgentie vergelijken met die met 'Lage' urgentie. Als er geen significant verschil is, kan dit erop duiden dat het prioriteitsveld wordt genegeerd of misbruikt, wat een belangrijk inzicht is voor het 'Urgency Level Impact Analysis' dashboard. Het belang Het helpt beoordelen of prioriteitsinstellingen kritieke aanvragen effectief versnellen en bekijkt potentieel misbruik van de urgentieclassificatie. Vindplaats Dit kan een standaard- of aangepast veld zijn op de PurchReqTable. Het bestaan en de naam ervan kunnen variëren op basis van de systeemconfiguratie. Voorbeelden HoogGemiddeldLaag
	Aantal Wijzigingen AmendmentCount	Het totale aantal keren dat een aanvraag is gewijzigd.
Omschrijving Dit is een berekend numeriek attribuut dat het aantal keren dat de activiteit 'Aanvraag gewijzigd' voorkomt, telt voor elke inkoopaanvraagcase. Dit attribuut is belangrijk voor het 'Requisition Amendment Frequency' dashboard en de 'Requisition Amendment Ratio' KPI. Het kwantificeert de hoeveelheid herstelwerk per case, waardoor het gemakkelijk wordt om te vinden welke aanvragen, afdelingen of gebruikers geassocieerd zijn met hoge niveaus van verandering en inefficiëntie. Dit helpt inspanningen te richten op het verbeteren van de initiële aanvraagkwaliteit. Het belang Het kwantificeert herstelwerk binnen een case, waardoor het eenvoudig is om de frequentie van wijzigingen en de impact ervan op procesefficiëntie te meten en te analyseren. Vindplaats Dit is een berekend attribuut. Het wordt afgeleid tijdens datatransformatie door het tellen van de 'Aanvraag gewijzigd' activiteiten voor elke unieke PurchaseRequisitionId. Voorbeelden 013
	Goedkeurdersgroep ApproverGroup	De gebruikersgroep of rol die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsstap.
Omschrijving Dit attribuut identificeert de groep, rol of wachtrij die is toegewezen om een specifieke goedkeuringstaak af te handelen, bijvoorbeeld 'Financiële goedkeurders' of 'IT Managers'. Het analyseren van procesprestaties per goedkeuringsgroep is belangrijk voor het begrijpen van de werkbelastingverdeling en het vinden welke groepen mogelijk onderbezet zijn of aanvullende training nodig hebben. Het ondersteunt direct het 'Approval Step Bottleneck Analysis' dashboard door prestaties te segmenteren op basis van de teams die verantwoordelijk zijn voor goedkeuringen. Het belang Het helpt prestatiesverschillen tussen goedkeuringsteams te vinden, waarbij potentiële bron-beperkingen of trainingsbehoeften binnen specifieke groepen worden benadrukt. Vindplaats Deze Informatie maakt deel uit van de workflow history (bijv. WorkflowTrackingStatusTable), die de toegewezen gebruiker of gebruikersgroep voor elke taak registreert. Voorbeelden Financiële GoedkeurdersIT ManagersManagement
	Goedkeuring workflowpad ApprovalWorkflowPath	Een weergave van de genomen goedkeuringsstappen.
Omschrijving Dit attribuut is een afgeleid veld dat de volgorde van goedkeuringsstappen voor een gegeven aanvraag samenvoegt, zoals 'Manager goedkeuring -> Afdelingshoofd goedkeuring -> Financiële goedkeuring'. Het vat effectief de procesvariant voor het goedkeuringssubproces samen. Dit is belangrijk voor het 'Compliance Deviation Monitor' dashboard. Door het werkelijke workflowpad te vergelijken met een vooraf gedefinieerd standaard- of verwacht pad, wordt het eenvoudig om niet-compliant of ongebruikelijke processtromen te markeren die beleidsschendingen of operationele risico's kunnen vertegenwoordigen. Het belang Het vereenvoudigt compliance-analyse door een duidelijke stringrepresentatie van de procesvariant te bieden, waardoor afwijkingen van standaardprocedures gemakkelijk te spotten zijn. Vindplaats Dit attribuut is geen standaardveld. Het moet worden afgeleid door de 'ApprovalStep' waarden in chronologische volgorde voor elke case samen te voegen tijdens datatransformatie. Voorbeelden Manager -> DirecteurManager -> Directeur -> VP FinanceManager -> Automatisch Goedgekeurd
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De kenmerk van de inkooporder die is aangemaakt vanuit de aanvraag.
Omschrijving Dit attribuut slaat de unieke ID op van de inkooporder die is gegenereerd uit een goedgekeurde inkoopaanvraag. Het dient als de link tussen het aanvraagproces en het stroomafwaartse inkoopproces. Het bijhouden van dit nummer is belangrijk voor het analyseren van de 'Requisition to PO Conversion Time'. Het bevestigt dat een aanvraag succesvol is overgegaan naar de volgende fase van de Purchase-to-Pay cyclus en maakt end-to-end procesanalyse mogelijk die zowel aanvragen als inkooporders omvat. Het belang Het verbindt de requisitie met de daaropvolgende inkooporder, wat de analyse van de Requisitie-naar-PO conversie en het koppelen van verschillende stadia van het P2P proces mogelijk maakt. Vindplaats Deze Informatie wordt doorgaans gevonden in de regel-tabel van de inkoopaanvraag (PurchReqLine) nadat een PO is aangemaakt, met een link terug naar de PurchTable. Voorbeelden PO-000987PO-000988PO-000989
	Is Initieel Goedgekeurd IsFirstPass	Een indicator die aangeeft of een requisitie is goedgekeurd zonder voorafgaande wijzigingen of afwijzingen.
Omschrijving Dit is een berekend booleaans attribuut dat 'true' is als het goedkeuringspad van een aanvraag geen 'Aanvraag gewijzigd' of 'Goedkeuringsstap afgewezen' activiteiten omvatte. Anders is het 'false'. Dit attribuut ondersteunt direct de 'Requisition First-Pass Approval Rate' KPI. Het vereenvoudigt de analyse van procesefficiëntie door een duidelijke, case-level indicator van herstelwerk te bieden. Een laag percentage first-pass approvals wijst op problemen met de initiële datakwaliteit of onduidelijke vereisten, wat een kans signaleert voor procesverbetering. Het belang Het meet direct de proceskwaliteit en -efficiëntie door cases te vinden die herstelwerk vereisten, ter ondersteuning van KPI's gericht op first-time-right rates. Vindplaats Dit is een berekend attribuut. Het vereist het analyseren van de volledige activiteitenvolgorde voor elke case tijdens datatransformatie om te controleren op de afwezigheid van rework voor goedkeuring. Voorbeelden truefalse
	Valuta Currency	De valutacode voor het aanvraagbedrag.
Omschrijving Dit attribuut specificeert de valuta, bijvoorbeeld USD, EUR, GBP, waarin het totale bedrag van de aanvraag is uitgedrukt. Het is belangrijk voor financiële analyse, vooral in multinationale organisaties die met meerdere valuta's te maken hebben. Het gebruik van het valuta-attribuut maakt een juiste verwerking en aggregatie van financiële data mogelijk. Het zorgt ervoor dat financiële waarden correct worden geïnterpreteerd en maakt conversies naar een gemeenschappelijke valuta mogelijk voor nauwkeurige rapportage en vergelijking tussen verschillende regio's of bedrijfseenheden. Het belang Het biedt de nodige context voor financiële attributen, waardoor een nauwkeurige interpretatie en aggregatie van financiële waarden in multi-valuta omgevingen wordt gewaarborgd. Vindplaats Dit veld wordt doorgaans gevonden in de header-tabel van de inkoopaanvraag, PurchReqTable, naast de bedragvelden. Voorbeelden USDEURGBP

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Inkoop tot betaling - Aanvraag Activiteiten

Dit zijn de essentiële processtappen en mijlpalen die u in uw event log moet vastleggen voor een nauwkeurige bekijkking en analyse van uw aanvraagworkflow.

7 Aanbevolen 5 Optioneel

	Activiteit	Omschrijving
	Aanvraag Aangemaakt	Deze gebeurtenis markeert de initiële creatie van het inkoopaanvraagrecord in een conceptstatus. Het wordt vastgelegd door de creatie-timestamp van de header van de inkoopaanvraag te vinden.
Het belang Als start van het proces is deze activiteit belangrijk voor het meten van de totale requisitiecyclustijd en het analyseren van dagelijkse requisitie-doorlooptijdvolumes. Vindplaats Deze activiteit wordt afgeleid uit het 'createdDateTime' veld op de 'PurchReqTable' voor elke nieuwe Purchase Requisition ID. Vastleggen Gebruik de creatie-timestamp van het record in de PurchReqTable. Gebeurtenistype inferred
	Aanvraag Afgewezen	De aanvraag is afgewezen tijdens de goedkeuringsworkflow en wordt niet verder verwerkt. Dit vertegenwoordigt een definitieve mislukte status voor de aanvraag.
Het belang Deze eindgebeurtenis is belangrijk voor het analyseren van de algehele afwijzingspercentages en het begrijpen van de financiële of operationele impact van mislukte verzoeken. Vindplaats Expliciet vastgelegd vanuit de 'WorkflowTrackingStatusTable' bij voltooiing van de workflow met een 'Rejected' status, wat het 'PurchReqTable' statusveld bijwerkt. Vastleggen Filter op workflow 'Completion' gebeurtenissen met 'Rejected' status of volg statuswijziging op PurchReqTable. Gebeurtenistype explicit
	Aanvraag gesloten	De gehele inkoopaanvraag wordt als voltooid beschouwd, wat betekent dat alle regels zijn verwerkt tot inkooporders of zijn geannuleerd. Dit is een definitieve, succesvolle eindstatus.
Het belang Deze activiteit markeert de succesvolle voltooiing van de levenscyclus van de aanvraag. Het is het eindpunt voor het meten van de totale end-to-end procesduur. Vindplaats Deze status wordt doorgaans berekend of afgeleid. Het treedt op wanneer alle geassocieerde 'PurchReqLine' records een terminale status hebben bereikt (bijv. 'Afgesloten', 'Geannuleerd'). Vastleggen Leid dit gebeurtenis af door te controleren of alle onderliggende PurchReqLine records voor een PurchReqTable een definitieve status hebben. Gebeurtenistype calculated
	Aanvraag Goedgekeurd	De aanvraag heeft met succes alle vereiste goedkeuringsstappen in de workflow doorlopen. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer de workflow-instantie wordt voltooid met een definitieve goedgekeurde status.
Het belang Dit is een belangrijke mijlpaal, die het einde van de goedkeuringscyclus en het begin van de inkoopfase markeert. Het is de eindgebeurtenis voor de 'Requisition Approval Cycle Time' KPI. Vindplaats Expliciet vastgelegd vanuit de 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer de workflow voltooid is. Dit werkt ook het 'Status' veld op de 'PurchReqTable' bij naar 'Approved'. Vastleggen Filter op workflow 'Completion' gebeurtenissen met een 'Approved' status of volg statuswijziging op PurchReqTable. Gebeurtenistype explicit
	Aanvraag ingediend ter goedkeuring	De gebruiker dient de voltooide aanvraag in, wat de formele goedkeuringsworkflow initieert. Dit is een expliciete actie die wordt gelogd door de workflow engine van het systeem.
Het belang Deze activiteit is een belangrijke mijlpaal die de goedkeuringscyclus start. Het is het beginpunt voor het meten van 'Requisition Approval Cycle Time' en 'First-Pass Approval Rate'. Vindplaats Vastgelegd vanuit de 'WorkflowTrackingStatusTable' of een vergelijkbare workflow history tabel, waar een 'Submission' gebeurtenis wordt gelogd tegen de inkooprequisitie. Vastleggen Filter workflow history logs op het 'Submission' of 'Start' gebeurtenis type gekoppeld aan de requisitie. Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuringsstap goedgekeurd	Een goedkeurder voltooit de toegewezen taak en keurt de requisitie goed voor hun stadium van het proces. Dit verplaatst de requisitie naar de volgende stap of naar de definitieve goedkeuring.
Het belang Meet de verwerkingstijd voor elk goedkeuringsstadium en helpt efficiënte delen van de workflow aan te wijzen. Het is een sleutelcomponent van variantanalyse. Vindplaats Expliciet gelogd in de 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer een gebruiker een work item voltooit met een 'Approve' uitkomst. Vastleggen Identificeer 'WorkItemCompleted' gebeurtenissen met een 'Approve' uitkomst in de workflow history logs. Gebeurtenistype explicit
	Inkooporder Aangemaakt	Een goedgekeurde inkooprequisipakketegel wordt omgezet in een inkooporderregel, wat de overdracht naar het inkoopteam aangeeft. Dit wordt vastgelegd door de requisipakketegel te koppelen aan een inkooporderregel.
Het belang Dit is een kritieke mijlpaal die de aanvraag verbindt met het stroomafwaartse inkoopproces. Het is belangrijk voor het meten van de 'Requisition to PO Conversion Time' KPI. Vindplaats Afgeleid door een record te vinden in de 'PurchLine' tabel die verwijst naar de ID van een 'PurchReqLine' geassocieerd met de requisitie case. Vastleggen Join PurchReqLine met PurchLine op het koppelende referentieveld (bijv. PurchReqLineRefId). Gebeurtenistype inferred
	Aanvraag gewijzigd	Deze gebeurtenis vindt plaats wanneer een gebruiker een ingediende aanvraag uit de workflow terughaalt om wijzigingen aan te brengen. De activiteit wordt doorgaans vastgelegd door een terugroepactie te vinden, gevolgd door een latere herindiening.
Het belang Het bijhouden van wijzigingen is belangrijk voor het vinden van herstelwerk, onduidelijke initiële aanvragen en procesinefficiënties. Het ondersteunt direct het 'Requisition Amendment Frequency' dashboard. Vindplaats Kan worden afgeleid uit de workflow history ('WorkflowTrackingStatusTable') door een 'Recall' of 'RequestChange' actie te detecteren. Het kan ook worden afgeleid uit wijzigingen in het 'modifiedDateTime' veld op 'PurchReqTable' na indiening. Vastleggen Detecteer workflow recall gebeurtenissen of record versie wijzigingen tussen submission gebeurtenissen. Gebeurtenistype inferred
	Aanvraag ingetrokken	De aanmaker of een geautoriseerde gebruiker annuleert de aanvraag nadat deze is ingediend. Deze actie beëindigt de workflow en het verzoek.
Het belang Het bijhouden van terugtrekkingen helpt problemen met vraagplanning of overmatig complexe processen te vinden. Dit ondersteunt het 'Requisition Withdrawal Insights' dashboard. Vindplaats Dit wordt afgeleid uit een statusverandering op de 'PurchReqTable' naar 'Annulerenled' of uit een 'Annuleren' gebeurtenis in de 'WorkflowTrackingStatusTable'. Vastleggen Detecteer statuswijziging naar 'Annulerenled' op PurchReqTable of een workflow cancellation gebeurtenis. Gebeurtenistype inferred
	Aanvraagregel afgesloten	Een individuele regelitem op de inkooprequisitie wordt als volledig verwerkt beschouwd. Dit gebeurt doorgaans nadat de regel volledig is omgezet naar een inkooporder.
Het belang Biedt gedetailleerde Informatie over de afhandeling van requisities, en helpt te vinden of requisities gedeeltelijk of volledig zijn omgezet in inkooporders. Vindplaats Afgeleid van het statusveld op de individuele 'PurchReqLine' tabel. Een status die aangeeft dat het besteld of ontvangen is, zou sluiting betekenen. Vastleggen Monitor het statusveld op de PurchReqLine tabel voor een terminale waarde zoals 'Invoiced' of 'Closed'. Gebeurtenistype inferred
	Goedkeuringsstap afgewezen	Een goedkeurder wijst de toegewezen taak af en stuurt de requisitie doorgaans terug naar de aanvrager voor correctie. Dit is een expliciete actie die wordt gelogd door de workflow engine.
Het belang Deze activiteit is onmisbaar voor het berekenen van het 'Requisition Rejection Rate' en het vinden van de fasen waarin afwijzingen het vaakst voorkomen, wat gebieden voor procesverbetering benadrukt. Vindplaats Expliciet gelogd in de 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer een gebruiker een work item voltooit met een 'Reject' uitkomst. Vastleggen Identificeer 'WorkItemCompleted' gebeurtenissen met een 'Reject' uitkomst in de workflow history logs. Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuringsstap gestart	Een individuele goedkeuringstaak wordt toegewezen aan een gebruiker of groep als onderdeel van de workflow. Dit vertegenwoordigt het begin van een wacht- of verwerkingstijd voor een specifieke goedkeurder.
Het belang Deze activiteit is belangrijk voor 'Approval Step Bottleneck Analysis', en maakt het mogelijk om wachttijden voor specifieke goedkeuringsfasen te meten. Vindplaats Vastgelegd vanuit de 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer een nieuw work item wordt aangemaakt en toegewezen voor de workflow-instantie van de requisitie. Vastleggen Identificeer 'WorkItemCreated' of vergelijkbare gebeurtenissen in de workflow history logs voor de specifieke requisitie. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Microsoft Dynamics 365

Stappen

Toegang tot Data Management Workspace: Log in bij Microsoft Dynamics 365 en navigeer naar het Workspaces menu. Selecteer Data management om de centrale hub voor data-import- en exportoperaties te openen.
Nieuw Exportproject Aanmaken: Klik in de Data Management workspace op de Export tegel. Geef een unieke Group name, een beschrijvende Description en stel de Project category in op Project. Dit organiseert je data-extractietaken.
Data-entiteiten Toevoegen: Voeg de benodigde standaard data-entiteiten toe aan uw project. Klik op Add entity en zoek naar elk van de volgende, en voeg ze één voor één toe:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Exportformaat Definiëren: Selecteer voor elke toegevoegde entiteit een Target data format zoals CSV of Excel. CSV wordt over het algemeen aanbevolen voor prestaties en compatibiliteit met datatransformatie tools.
Datafilters Toepassen: Selecteer een entiteit en klik vervolgens op de Filter knop. Specificeer op het tabblad Range de Legal entity (bedrijfscode) om ervoor te zorgen dat je data extraheert van de juiste businessunit. Het is ook belangrijk om een datumfilter toe te voegen aan het veld Created date and time van de Purchase requisition headers entiteit om het datavolume te beperken. Wij adviseren te starten met een periode van 3 tot 6 maanden.
Export Job Uitvoeren: Zodra alle entiteiten en filters zijn geconfigureerd, klikt u op Export in het Actiepaneel. Het systeem creëert een job package en start de verwerking. U kunt de voortgang van de job volgen in de sectie Job history.
Datapakket Downloaden: Nadat de export job succesvol is voltooid, navigeert u naar de Job history details en klikt u op Download package. Dit downloadt een ZIP-bestand met de afzonderlijke data files voor elke entiteit.
Ruwe Data Transformeren naar Event Log: De geëxporteerde bestanden vertegenwoordigen ruwe systeemtabellen, geen definitief event log. U moet een extern tool zoals Python, Power Query of een ETL-platform gebruiken om de data te combineren en te hervormen. Dit omvat:
- Het koppelen van de header- en line-bestanden.
- Het koppelen van workflow data aan requisities met behulp van de CorrelationId en de RecId van de purchase requisition header.
- Het pivoteren van statuswijzigingen en workflow gebeurtenissen uit de workflowtabellen naar afzonderlijke activity rows (Requisition Submitted, Approval Step Approved, etc.).
- Het creëren van een nieuwe rij voor elke activiteit met de juiste ActiviteitNaam, EventTime en PurchaseRequisitionId.
Attributen Berekenen en Mappen: Tijdens de transformatie, map bronkolommen naar de vereiste attributen zoals Gebruiker en Department. Bereken afgeleide attributen zoals RequisitionTotalBedrag door de lijnbedragen op te tellen. Stel een statische waarde in voor BronsysteemId (bijv. 'D365_F&O') en gebruik de uitvoeringstijd van uw script voor LastDataIngestionTimestamp.
Output Finaliseren en Formatteren: Zorg ervoor dat het uiteindelijke uitvoerbestand een enkel CSV-bestand is waarbij elke rij één gebeurtenis in het proces vertegenwoordigt. De kolommen moeten overeenkomen met de vereiste event log structuur, inclusief PurchaseRequisitionId, ActiviteitNaam en EventTime.

Configuratie

Verplichte Machtigingen: Gebruikers moeten een beveiligingsrol hebben met machtigingen voor de Data management workspace en toegang tot de specifieke data-entiteiten die worden geëxporteerd, zoals Data management administrator of een vergelijkbare aangepaste rol.
Belangrijke Data-entiteiten:
- Purchase requisition headers: Biedt de belangrijkste case kenmerk, creation timestamp en algemene status.
- Purchase requisition lines: Bevat details over elk aangevraagd item, inclusief bedragen en links naar inkooporders.
- Workflow tracking status table: De primaire bron voor workflow gebeurtenissen zoals indiening, goedkeuring, afwijzing en intrekking.
- Workflow work items: Detaileert de specifieke taken die aan gebruikers zijn toegewezen tijdens het goedkeuringsproces.
- Purchase order lines V2: Wordt gebruikt om de creation timestamp te vinden van de inkooporder die is gekoppeld aan een requisipakketegel.
Datumfilter toepassen: Het is belangrijk om een datumfilter toe te passen op het veld Created date and time van de Purchase requisition headers entiteit. Een periode van 3-6 maanden wordt aanbevolen voor de initiële analyse om de balans te vinden tussen datavolume en procesinzicht.
Filteren op bedrijfscode: Pas altijd een filter toe voor de Legal entity om te voorkomen dat data wordt opgehaald van onbedoelde of testbedrijven. Dit vermindert de datagrootte aanzienlijk en verbetert de jobprestaties.
Datatransformatie: Deze methode vereist een aanzienlijke nabewerkingsstap buiten Dynamics 365 om de ruwe entiteitsexports om te zetten in een gestructureerd event log. Wees voorbereid op het gebruik van een scripting- of ETL-tool.

a Voorbeeldquery config

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Stappen

Een Azure Active Directory Applicatie registreren: Navigeer naar de Azure portal en registreer een nieuwe applicatie. Deze applicatie wordt gebruikt om te authenticeren met de Dynamics 365 API. Noteer de Application (client) ID en Directory (tenant) ID.
Een Client Secret genereren: Genereer binnen de nieuw geregistreerde applicatie in Azure een nieuwe client secret onder 'Certificates & secrets'. Kopieer de secretwaarde veilig, aangezien deze daarna niet meer zichtbaar zal zijn.
API Machtigingen verlenen: Voeg in de sectie 'API permissions' van de applicatie een machtiging toe voor 'Dynamics ERP'. Selecteer 'Delegated permissions' en verleen Financials.ReadWrite.All of een restrictievere read-only equivalent. Verleen admin consent voor de machtigingen.
Python Libraries installeren: Zorg ervoor dat Python is geïnstalleerd. Installeer vervolgens de benodigde libraries met pip: pip install requests pandas.
Het Python Script configureren: Kopieer het geleverde Python script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_d365_requisitions.py. Vul de placeholder variabelen bovenaan het script in: uw Dynamics 365 URL, Tenant ID, Client ID, Client Secret, het gewenste datumbereik en de company ID.
OData Entiteiten begrijpen: Het script bevraagt drie hoofd data-entiteiten: PurchaseRequisitionHeaders voor de belangrijkste requisitiedetails, PurchaseRequisitionLines voor specifieke regelitems inclusief conversie naar Purchase Orders, en WorkflowTrackingStatusTable voor alle workflow-gerelateerde gebeurtenissen zoals indieningen en goedkeuringen.
Het Script uitvoeren: Voer het script uit vanaf uw command line: python extract_d365_requisitions.py. Het script zal authenticeren, data ophalen voor elke activiteit en API-paging automatisch afhandelen.
Datatransformatie: Het script verwerkt de ruwe JSON data van de API-aanroepen. Het hervormt de data door records te doorlopen en een afzonderlijke rij te creëren voor elk van de 12 zakelijke activiteiten, waarbij bronvelden worden toegewezen aan de standaard event log kolommen zoals PurchaseRequisitionId, ActiviteitNaam en EventTime.
Events combineren en standaardiseren: Alle gegenereerde gebeurtenissen worden verzameld in één lijst en vervolgens omgezet in een pandas DataFrame. Het script voegt statische kolommen toe zoals BronsysteemId en de LastDataIngestionTimestamp.
Exporteren naar CSV: Het uiteindelijke DataFrame wordt geëxporteerd naar een CSV-bestand met de naam d365_purchase_requisition_log.csv. Dit bestand is geformatteerd voor directe upload naar een process mining-tool. Controleer of het bestand is gecodeerd in UTF-8.

Configuratie

Verplichten: Toegang tot een Azure abonnement om een applicatie te registreren. Een Application (client) ID, Client Secret en Tenant ID van Azure Active Directory. De gebruiker die het script uitvoert, heeft credentials nodig die toegang verlenen tot de Dynamics 365 Finance and Operations OData API endpoints.
API Endpoint Configuratie: Het script vereist de base URL van uw Dynamics 365 omgeving, typisch in het formaat https://[your-omgeving-name].operations.dynamics.com.
Datumbereik: Stel de START_DATE en END_DATE variabelen in het script in om het extractievenster te definiëren. Voor initiële analyse wordt een periode van 3 tot 6 maanden aanbevolen om datavolume en inzicht in balans te houden.
Bedrijfsfilter: Het script is geconfigureerd om te filteren op een specifieke legal entity met behulp van de COMPANY_ID variabele. Om data voor alle bedrijven te extraheren, moet u mogelijk het OData filter aanpassen en cross-company=true in de request headers opnemen.
Performance Overwegingen: Het script haalt alleen de kolommen op die nodig zijn voor het event log door $select te gebruiken in de OData queries, wat de prestaties verbetert. Het script verwerkt ook paging om grote datasets te beheren zonder de API te overbelasten. Voor zeer grote historische loads, overweeg om het script in batches met kleinere datumbereiken uit te voeren.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Dynamics 365 environment details
D365_URL = class="hl-string">"https://[your-d365-url].operations.dynamics.com"
TENANT_ID = class="hl-string">"[your-tenant-id]"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[your-client-id]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[your-client-secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the data extraction window
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[YourCompanyLegalEntity]" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">"USMF"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"d365_purchase_requisition_log.csv"


def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Azure AD to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"https://login.microsoftonline.com/{TENANT_ID}/oauth2/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET,
        class="hl-string">'resource': D365_URL
    }
    response = requests.post(auth_url, data=payload)
    response.raise_for_status()
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_data(access_token, entity_url):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a given D365 OData entity URL."""
    all_records = []
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    while entity_url:
        response = requests.get(entity_url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data[class="hl-string">'value'])
        entity_url = data.get(class="hl-string">'@odata.nextLink')
    return all_records

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save the event log."""
    print(class="hl-string">"Acquiring access token...")
    access_token = get_access_token()
    events = []
    last_ingestion_ts = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Purchase Requisition Headers for class="hl-string">'Created' and class="hl-string">'Closed' events
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Headers...")
    pr_headers_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionHeaders?" 
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}" 
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,RequisitionStatus,CreatedDateTime,CreatedBy,RequestingDepartmentName,RequisitionTotalAmount,RequisitionUrgencyLevel"
    )
    pr_headers = fetch_data(access_token, pr_headers_url)

    for prh in pr_headers:
        case_id = prh.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Created
        events.append({
            class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Created',
            class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
            class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'),
            class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
            class="hl-string">'RequisitionStatus': prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus'),
            class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
            class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
            class="hl-string">'ApprovalStep': None,
            class="hl-string">'ProcessingTime': None
        })
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Closed
        if prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus') == class="hl-string">'Closed':
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: We need a reliable timestamp for closure. Using CreatedDateTime as a placeholder.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A better source might be the last workflow approval or line closure date.
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder timestamp
                class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder user
                class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
                class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch Workflow History for workflow-related events
    print(class="hl-string">"Fetching Workflow Tracking Status Table...")
    workflow_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/WorkflowTrackingStatusTable?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE} and startswith(Context,'PurchReq')"
        fclass="hl-string">"&$select=Context,CreatedDateTime,TrackingType,User,WorkItemSubject"
    )
    workflow_items = fetch_data(access_token, workflow_url)

    for item in workflow_items:
        context_parts = item.get(class="hl-string">'Context', class="hl-string">'').split(class="hl-string">':')
        if len(context_parts) < 2:
            continue
        case_id = context_parts[1].strip()
        tracking_type = item.get(class="hl-string">'TrackingType')
        activity_map = {
            class="hl-string">'Submission': class="hl-string">'Requisition Submitted for Approval',
            class="hl-string">'Started': class="hl-string">'Approval Step Started',
            class="hl-string">'Completion': class="hl-string">'Approval Step Approved',
            class="hl-string">'Rejection': class="hl-string">'Approval Step Rejected',
            class="hl-string">'Cancellation': class="hl-string">'Requisition Withdrawn',
            class="hl-string">'Recall': class="hl-string">'Requisition Amended',
            class="hl-string">'Approved': class="hl-string">'Requisition Approved',
            class="hl-string">'Fault': class="hl-string">'Requisition Rejected'
        }
        activity_name = activity_map.get(tracking_type)
        if activity_name:
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                class="hl-string">'EventTime': item.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
                class="hl-string">'User': item.get(class="hl-string">'User'),
                class="hl-string">'Department': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Department info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Status info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': item.get(class="hl-string">'WorkItemSubject'),
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Purchase Requisition Lines for PO Creation and Line Closure
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Lines...")
    pr_lines_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionLines?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}"
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,PurchaseOrderNumber,IsPrepaymentRequired,LineStatus,ModifiedDateTime,ModifiedBy"
    )
    pr_lines = fetch_data(access_token, pr_lines_url)

    for prl in pr_lines:
        case_id = prl.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        po_number = prl.get(class="hl-string">'PurchaseOrderNumber')
        line_status = prl.get(class="hl-string">'LineStatus')
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Purchase Order Created
        if po_number:
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Created',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None,
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': fclass="hl-string">"PO: {po_number}",
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Line Closed
        if line_status == class="hl-string">'Closed':
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Line Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    if not events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified criteria.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and format the DataFrame
    print(class="hl-string">"Formatting data...")
    df = pd.DataFrame(events)
    df[class="hl-string">'SourceSystemId'] = class="hl-string">'Microsoft Dynamics 365'
    df[class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp'] = last_ingestion_ts

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fill forward missing data within each case
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'PurchaseRequisitionId', class="hl-string">'EventTime'])
    df[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']] = \
        df.groupby(class="hl-string">'PurchaseRequisitionId')[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']].ffill().bfill()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns exist and are in order
    final_columns = [
        class="hl-string">'PurchaseRequisitionId',
        class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'SourceSystemId',
        class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp',
        class="hl-string">'User',
        class="hl-string">'Department',
        class="hl-string">'RequisitionStatus',
        class="hl-string">'RequisitionTotalAmount',
        class="hl-string">'UrgencyLevel',
        class="hl-string">'ApprovalStep',
        class="hl-string">'ProcessingTime'
    ]
    for col in final_columns:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None
    
    df = df[final_columns]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Save to CSV
    df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {OUTPUT_FILENAME}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Stappen

Toegang tot Data Management Workspace: Log in bij Microsoft Dynamics 365 en navigeer naar het Workspaces menu. Selecteer Data management om de centrale hub voor data-import- en exportoperaties te openen.
Nieuw Exportproject Aanmaken: Klik in de Data Management workspace op de Export tegel. Geef een unieke Group name, een beschrijvende Description en stel de Project category in op Project. Dit organiseert je data-extractietaken.
Data-entiteiten Toevoegen: Voeg de benodigde standaard data-entiteiten toe aan uw project. Klik op Add entity en zoek naar elk van de volgende, en voeg ze één voor één toe:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Exportformaat Definiëren: Selecteer voor elke toegevoegde entiteit een Target data format zoals CSV of Excel. CSV wordt over het algemeen aanbevolen voor prestaties en compatibiliteit met datatransformatie tools.
Datafilters Toepassen: Selecteer een entiteit en klik vervolgens op de Filter knop. Specificeer op het tabblad Range de Legal entity (bedrijfscode) om ervoor te zorgen dat je data extraheert van de juiste businessunit. Het is ook belangrijk om een datumfilter toe te voegen aan het veld Created date and time van de Purchase requisition headers entiteit om het datavolume te beperken. Wij adviseren te starten met een periode van 3 tot 6 maanden.
Export Job Uitvoeren: Zodra alle entiteiten en filters zijn geconfigureerd, klikt u op Export in het Actiepaneel. Het systeem creëert een job package en start de verwerking. U kunt de voortgang van de job volgen in de sectie Job history.
Datapakket Downloaden: Nadat de export job succesvol is voltooid, navigeert u naar de Job history details en klikt u op Download package. Dit downloadt een ZIP-bestand met de afzonderlijke data files voor elke entiteit.
Ruwe Data Transformeren naar Event Log: De geëxporteerde bestanden vertegenwoordigen ruwe systeemtabellen, geen definitief event log. U moet een extern tool zoals Python, Power Query of een ETL-platform gebruiken om de data te combineren en te hervormen. Dit omvat:
- Het koppelen van de header- en line-bestanden.
- Het koppelen van workflow data aan requisities met behulp van de CorrelationId en de RecId van de purchase requisition header.
- Het pivoteren van statuswijzigingen en workflow gebeurtenissen uit de workflowtabellen naar afzonderlijke activity rows (Requisition Submitted, Approval Step Approved, etc.).
- Het creëren van een nieuwe rij voor elke activiteit met de juiste ActiviteitNaam, EventTime en PurchaseRequisitionId.
Attributen Berekenen en Mappen: Tijdens de transformatie, map bronkolommen naar de vereiste attributen zoals Gebruiker en Department. Bereken afgeleide attributen zoals RequisitionTotalBedrag door de lijnbedragen op te tellen. Stel een statische waarde in voor BronsysteemId (bijv. 'D365_F&O') en gebruik de uitvoeringstijd van uw script voor LastDataIngestionTimestamp.
Output Finaliseren en Formatteren: Zorg ervoor dat het uiteindelijke uitvoerbestand een enkel CSV-bestand is waarbij elke rij één gebeurtenis in het proces vertegenwoordigt. De kolommen moeten overeenkomen met de vereiste event log structuur, inclusief PurchaseRequisitionId, ActiviteitNaam en EventTime.

Configuratie

Verplichte Machtigingen: Gebruikers moeten een beveiligingsrol hebben met machtigingen voor de Data management workspace en toegang tot de specifieke data-entiteiten die worden geëxporteerd, zoals Data management administrator of een vergelijkbare aangepaste rol.
Belangrijke Data-entiteiten:
- Purchase requisition headers: Biedt de belangrijkste case kenmerk, creation timestamp en algemene status.
- Purchase requisition lines: Bevat details over elk aangevraagd item, inclusief bedragen en links naar inkooporders.
- Workflow tracking status table: De primaire bron voor workflow gebeurtenissen zoals indiening, goedkeuring, afwijzing en intrekking.
- Workflow work items: Detaileert de specifieke taken die aan gebruikers zijn toegewezen tijdens het goedkeuringsproces.
- Purchase order lines V2: Wordt gebruikt om de creation timestamp te vinden van de inkooporder die is gekoppeld aan een requisipakketegel.
Datumfilter toepassen: Het is belangrijk om een datumfilter toe te passen op het veld Created date and time van de Purchase requisition headers entiteit. Een periode van 3-6 maanden wordt aanbevolen voor de initiële analyse om de balans te vinden tussen datavolume en procesinzicht.
Filteren op bedrijfscode: Pas altijd een filter toe voor de Legal entity om te voorkomen dat data wordt opgehaald van onbedoelde of testbedrijven. Dit vermindert de datagrootte aanzienlijk en verbetert de jobprestaties.
Datatransformatie: Deze methode vereist een aanzienlijke nabewerkingsstap buiten Dynamics 365 om de ruwe entiteitsexports om te zetten in een gestructureerd event log. Wees voorbereid op het gebruik van een scripting- of ETL-tool.

a Voorbeeldquery config

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

Inkoop tot betaling - Aanvraag Attributen

Inkoop tot betaling - Aanvraag Activiteiten

Extractiegidsen

Export van Dynamics 365 Data Management Framework

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Script met Dynamics 365 OData REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Microsoft Power BI Native Connector Extractie

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Klaar om te starten?

Optimaliseer Inkoop tot betaling - Requisitie voor Snellere Goedkeuringen Nu

Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

Inkoop tot betaling - Aanvraag Attributen

Inkoop tot betaling - Aanvraag Activiteiten

Extractiegidsen

Export van Dynamics 365 Data Management Framework

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Script met Dynamics 365 OData REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Microsoft Power BI Native Connector Extractie

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Wij hechten veel waarde aan je privacy

Klaar om te starten?

Optimaliseer Inkoop tot betaling - Requisitie voor Snellere Goedkeuringen Nu