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Mejore su Proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago)

Su guía de 6 pasos para optimizar la Solicitud P2P en SAP ECC
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Mejore su Proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago)
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Optimice la requisición de compra a pago en SAP ECC

Esta plataforma le ayuda a identificar ineficiencias críticas y cuellos de botella dentro de sus procesos. Descubra fácilmente retrasos, reelaboración y desviaciones de los procedimientos estándar. Al identificar estas áreas, puede optimizar los flujos de trabajo, reducir los tiempos de entrega y garantizar un mejor cumplimiento operativo.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar su proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago)?

El proceso De la Compra al Pago (P2P) es la columna vertebral del aprovisionamiento de una organización, y la fase de solicitud de pedido, específicamente dentro de SAP ECC, es su punto de partida crucial. Un proceso de solicitud de pedido ineficiente o retrasado no solo impacta en el aprovisionamiento, sino que se extiende por toda la organización, afectando los plazos de los proyectos, la continuidad operativa y, en última instancia, sus resultados finales. Sin una visibilidad clara, las organizaciones a menudo luchan con tiempos de ciclo excesivos, gastos no conformes y altos costos administrativos que se derivan directamente de un ciclo de vida de la solicitud de pedido mal gestionado. Los retrasos en la conversión de una necesidad de negocio en una solicitud aprobada pueden llevar a oportunidades perdidas, tarifas de envío acelerado y partes interesadas frustradas. Comprender cómo mejorar el proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) es fundamental para una función de aprovisionamiento sólida y rentable.

Optimizar su proceso de Solicitud de Pedido en SAP ECC no se trata solo de velocidad, sino de asegurar que cada solicitud de bienes o servicios siga la ruta correcta, obtenga las aprobaciones necesarias con prontitud y se alinee con las políticas de su organización. Ya sea identificando dónde se estancan las solicitudes de pedido, comprendiendo por qué algunas se modifican con frecuencia o garantizando el cumplimiento de los límites de gasto, un análisis detallado de este paso inicial del P2P es esencial para la salud general del proceso.

Cómo el Process Mining impulsa la eficiencia en las solicitudes de pedido

El process mining ofrece una lente sin igual sobre la ejecución real de su proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) en SAP ECC. En lugar de depender de suposiciones o pruebas anecdóticas, el process mining utiliza los datos de eventos brutos de su sistema SAP ECC, específicamente de tablas como EBAN, EBKN, CDHDR y CDPOS, y transacciones como ME51N, ME52N y ME54N. Al reconstruir cada paso que da una Solicitud de Pedido, desde su creación hasta su aprobación o rechazo, el process mining revela el verdadero flujo del proceso, incluyendo todas las desviaciones y bucles de retrabajo.

Esta tecnología destaca cómo ocurren realmente las actividades de Solicitud de Pedido, como "Solicitud de Pedido Creada", "Solicitud de Pedido Enviada", "Paso de Aprobación 1 Iniciado", "Solicitud de Pedido Modificada" y "Orden de Compra Creada a partir de Solicitud de Pedido". Identifica automáticamente los cuellos de botella al señalar exactamente dónde las solicitudes de pedido pasan demasiado tiempo, qué pasos de aprobación están causando retrasos o qué departamentos tienen dificultades con las presentaciones a tiempo. Puede analizar las rutas del workflow de aprobación, comprender el impacto de los diferentes tipos de solicitudes de pedido y evaluar la eficiencia de sus políticas de aprovisionamiento basándose en datos de ejecución reales, no solo en modelos teóricos. Esta profunda visión le permite reducir eficazmente el tiempo de ciclo del proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) y aumentar la transparencia operativa.

Áreas clave de mejora en la gestión de solicitudes de pedido

Aprovechar el process mining para su proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) en SAP ECC permite mejoras específicas en varias dimensiones críticas:

  • Resolución de Cuellos de Botella: Identifique usuarios, roles o etapas de aprobación específicos que causan retrasos de forma constante. Por ejemplo, determine si un aprobador en particular suele retener las solicitudes de pedido o si un tipo específico de solicitud de pedido requiere constantemente múltiples rondas de modificaciones antes de la aprobación.
  • Optimización del Workflow: Descubra pasos redundantes, niveles de aprobación innecesarios o actividades sin valor añadido. El process mining puede revelar instancias donde las solicitudes de pedido se enrutan incorrectamente o donde se podrían implementar aprobaciones paralelas para acelerar el proceso.
  • Garantía de Cumplimiento: Detecte desviaciones de políticas, como solicitudes de pedido que eluden los límites de aprobación estándar, la creación directa de órdenes de compra sin una solicitud de pedido aprobada o instancias de compras no autorizadas (maverick buying). Esto ayuda a asegurar que todas las actividades de aprovisionamiento se adhieran a los controles internos y las regulaciones externas.
  • Reducción del Tiempo de Ciclo: Mida con precisión el tiempo invertido en cada etapa del ciclo de vida de la solicitud de pedido. Identifique las causas raíz de los tiempos de ciclo prolongados, lo que le permitirá implementar cambios específicos que conduzcan a un procesamiento y aprobación más rápidos de las solicitudes de pedido.
  • Oportunidades de Automatización: Identifique solicitudes de pedido repetitivas y de alto volumen que siguen una ruta estándar y podrían ser candidatas para la automatización, liberando a su equipo para tareas más estratégicas.

Resultados esperados de la optimización de su proceso de solicitud de pedido

Al aplicar el process mining a su proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) en SAP ECC, puede esperar beneficios significativos y medibles:

  • Tiempos de Entrega Reducidos: Agilice sus procesos de creación y aprobación de solicitudes de pedido, reduciendo drásticamente el tiempo desde que surge una necesidad de negocio hasta que se aprueba una solicitud de pedido lista para el aprovisionamiento. Esto conduce a una entrega más rápida de bienes y servicios.
  • Menores Costos de Aprovisionamiento: Minimice los gastos generales administrativos asociados con la gestión de workflows de solicitud de pedido complejos e ineficientes. Reduzca los costos de envío acelerado al garantizar acciones de aprovisionamiento oportunas y mejore el poder de negociación con los proveedores debido a una demanda más predecible.
  • Cumplimiento Mejorado: Garantice que todas las solicitudes de pedido se adhieran a las políticas de compra y matrices de aprobación de su organización. Esto mitiga los riesgos asociados con gastos no conformes y fortalece su marco de control interno.
  • Mejor Utilización de Recursos: Reasigne recursos de la gestión de excepciones de proceso y seguimientos manuales a actividades de aprovisionamiento más estratégicas, aumentando la productividad y satisfacción del equipo.
  • Toma de Decisiones Basada en Datos: Vaya más allá de la intuición y tome decisiones informadas sobre el rediseño de procesos basándose en datos reales y objetivos de su sistema SAP ECC. Esto garantiza la mejora continua y un proceso de aprovisionamiento que evoluciona con las necesidades de su negocio.

Comience a mejorar su proceso de solicitud de pedido

Comprender y mejorar su proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) en SAP ECC no tiene por qué ser una tarea desalentadora. Con el process mining, obtendrá la claridad y las perspectivas basadas en datos necesarias para identificar exactamente dónde residen las ineficiencias y cómo abordarlas. Ya sea que su objetivo sea reducir el tiempo de ciclo, aumentar el cumplimiento o simplemente obtener una comprensión más clara de su proceso real, el process mining proporciona la base para un viaje de aprovisionamiento más eficiente y efectivo. ¡Comience hoy su camino hacia la excelencia de procesos aprovechando el poder de la inteligencia de procesos! Usted tiene los datos; deje que el process mining ilumine el camino hacia la optimización.

Compra a Pago - Requisición Requisición P2P Gestión de requisiciones Optimización de Compras Flujo de Trabajo de Aprobación Cumplimiento de compras Departamento de compras Reducción del Plazo de Entrega

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Las requisiciones a menudo se quedan atascadas en las colas de aprobación, lo que lleva a tiempos de entrega extendidos para compras críticas. Estas demoras pueden afectar los plazos del proyecto, causar interrupciones en la cadena de suministro y, potencialmente, incurrir en costos más altos debido a envíos acelerados o la pérdida de descuentos por pago anticipado. Sin una vista clara de dónde se retienen las requisiciones, es difícil abordar las causas raíz.
ProcessMind analiza el recorrido completo de cada requisición de compra en SAP ECC, identificando los pasos de aprobación específicos y las personas que causan los cuellos de botella. Al visualizar el tiempo dedicado a cada etapa de aprobación, identificamos patrones y sugerimos mejoras para optimizar su flujo de trabajo de Compra a Pago - Requisición, reduciendo los tiempos de ciclo generales y mejorando la eficiencia.

Las requisiciones de compra sufren numerosas modificaciones después de su presentación, generando reelaboración y prolongando el tiempo hasta que se pueda crear una orden de compra. Esto a menudo apunta a solicitudes iniciales incompletas, especificaciones poco claras o falta de una revisión adecuada antes de la presentación, lo que lleva a ineficiencias en el sistema SAP ECC y a un mayor esfuerzo manual.
ProcessMind rastrea cada modificación realizada en una requisición de compra, identificando cuándo y por quién se realizan los cambios utilizando los datos de los documentos de cambio de SAP ECC. Revelamos las etapas en las que las requisiciones se modifican con frecuencia, ayudándole a comprender las causas raíz como la entrada de datos insuficiente o formularios poco claros, mejorando así la precisión de su proceso de Compra a Pago - Requisición y reduciendo la reelaboración.

Las solicitudes de pedido críticas a veces se desvían de los workflows de aprobación definidos, lo que conlleva riesgos de incumplimiento de políticas y una posible exposición financiera. Sin una visibilidad clara de estas desviaciones, las organizaciones luchan por hacer cumplir la gobernanza y asegurar que todas las compras se adhieran a las regulaciones internas y los requisitos de auditoría externa en SAP ECC, lo que podría llevar a gastos no autorizados.
ProcessMind mapea las rutas de aprobación reales seguidas por cada Solicitud de Pedido frente al workflow previsto configurado en SAP ECC. Nuestro análisis destaca todas las desviaciones, identificando aprobaciones de "salto de nivel" o pasos no autorizados dentro de su proceso De la Compra al Pago - Solicitud de Pedido, lo que le permite hacer cumplir el cumplimiento y fortalecer los controles internos.

Un número significativo de solicitudes de pedido son rechazadas o retiradas después de haber dedicado un esfuerzo considerable, lo que lleva a una pérdida de tiempo y recursos tanto para los solicitantes como para los aprobadores. Esto a menudo indica problemas con la detección inicial, restricciones presupuestarias o una desconexión entre las necesidades del negocio y las políticas de compra dentro de SAP ECC, lo que impacta la productividad general.
ProcessMind analiza las Solicitudes de Pedido rechazadas y retiradas para identificar patrones comunes, razones y etapas de rechazo. Al vincular los rechazos a atributos específicos como el departamento, el centro de costos o el importe solicitado, descubrimos problemas sistémicos en su proceso De la Compra al Pago - Solicitud de Pedido, lo que nos permite informar sobre mejoras específicas para reducir el desperdicio.

Las requisiciones de compra a menudo se crean con información faltante o incorrecta, lo que provoca retrasos ya que los aprobadores o los equipos de compras deben buscar aclaraciones. Esta inconsistencia de datos causa reelaboración manual, extiende los tiempos de ciclo y puede resultar en errores en documentos de compra posteriores dentro de SAP ECC, impactando el flujo general de Compra a Pago y la calidad de los datos.
ProcessMind utiliza atributos como Categoría de Artículo Solicitado, Cantidad y Monto Estimado para identificar requisiciones con perfiles de datos incompletos en el momento de la presentación. Revelamos dónde y con qué frecuencia se corrigen los datos más adelante en el proceso de Compra a Pago - Requisición, ayudándole a aplicar estándares de calidad de datos y a optimizar la entrada inicial.

Aunque algunas solicitudes se marcan como urgentes, no siempre siguen una ruta más rápida ni reciben la priorización necesaria, lo que puede provocar el incumplimiento de plazos para suministros críticos. La falta de visibilidad clara sobre el tiempo de procesamiento real de las solicitudes urgentes significa que las necesidades críticas del negocio podrían seguir sin satisfacerse, a pesar de su importancia señalada, causando interrupciones operativas.
ProcessMind compara los tiempos de entrega reales de las Solicitudes de Pedido marcadas con "Nivel de Urgencia" con las solicitudes estándar en SAP ECC. Identificamos si los artículos urgentes realmente se aceleran a través del flujo de trabajo de Compra a Pago - Solicitud de Pedido, exponiendo los cuellos de botella específicos de los artículos de alta prioridad y sugiriendo formas de asegurar que reciban la atención debida.

Incluso después de que una solicitud de pedido sea aprobada por completo, pueden producirse retrasos significativos antes de que se genere la orden de compra correspondiente en SAP ECC. Esta brecha indica posibles ineficiencias en los procesos de transferencia o en la asignación de recursos dentro del departamento de compras, lo que afecta la velocidad del aprovisionamiento real y causa más retrasos a lo largo de la cadena.
ProcessMind mide con precisión el tiempo transcurrido entre que una Solicitud de Pedido es "Aprobada" y el evento de "Orden de Compra Creada a partir de Solicitud de Pedido". Nuestro análisis destaca estos retrasos ocultos en su proceso De la Compra al Pago - Solicitud de Pedido, identificando ineficiencias operativas post-aprobación y oportunidades para acelerar la transición al aprovisionamiento.

Algunas requisiciones de compra pasan por más pasos de aprobación de los necesarios, a menudo debido a configuraciones de flujo de trabajo complejas o desactualizadas en SAP ECC. Estos pasos redundantes añaden una carga innecesaria, aumentan los tiempos de ciclo y consumen tiempo valioso de múltiples aprobadores sin añadir un valor o control proporcional, generando frustración.
ProcessMind visualiza el recorrido completo de aprobación para cada requisición de compra, identificando instancias donde las requisiciones navegan a través de capas de aprobación redundantes o excesivas. Ayudamos a optimizar su flujo de trabajo de Compra a Pago - Requisición al destacar oportunidades para consolidar o eliminar pasos innecesarios, mejorando la eficiencia.

Los solicitantes pueden encontrar el proceso de creación de requisiciones en SAP ECC complejo o poco intuitivo, lo que lleva a altas tasas de modificación, presentaciones incompletas o dependencia de procesos fuera de línea. Esta mala experiencia de usuario puede disminuir la productividad, aumentar las necesidades de capacitación y, en última instancia, ralentizar la fase inicial del ciclo de Compra a Pago, afectando la moral.
ProcessMind puede analizar actividades como "Requisición Creada" y "Requisición Modificada" junto con atributos como "Solicitante" y "Departamento" para identificar patrones de dificultad del usuario. Al correlacionar estos con problemas de proceso posteriores en su flujo de Compra a Pago - Requisición, identificamos áreas donde la capacitación del usuario o la simplificación del sistema podrían generar beneficios significativos.

Los stakeholders, incluidos los solicitantes y los jefes de departamento, a menudo carecen de visibilidad en tiempo real sobre el estado actual de sus requisiciones de compra dentro de SAP ECC. Esta incertidumbre lleva a consultas frecuentes, verificaciones manuales de estado y una falta general de transparencia, creando frustración y reduciendo la confianza en el proceso de adquisición, lo que requiere un esfuerzo adicional.
ProcessMind proporciona transparencia de principio a fin del ciclo de vida de cada requisición de compra. Al rastrear cada actividad y su timestamp, ofrecemos una vista clara y actualizada de dónde se encuentra cada requisición en el proceso de Compra a Pago - Requisición, reduciendo las consultas manuales y mejorando la comunicación entre departamentos.

Diferentes departamentos o centros de costos experimentan tiempos de aprobación de solicitudes de pedido muy variables, lo que indica inconsistencias en la distribución de la carga de trabajo, la capacidad de respuesta de los aprobadores o la adhesión a los acuerdos de nivel de servicio internos. Esta disparidad puede provocar fricción interna y velocidades de ejecución de proyectos desiguales en toda la organización, afectando la equidad y la eficiencia.
ProcessMind desglosa los tiempos promedio de ciclo de aprobación por "Departamento" y "Centro de Costos" para las Solicitudes de Pedido en SAP ECC. Identificamos qué unidades organizativas enfrentan constantemente tiempos de espera de aprobación más largos en su proceso De la Compra al Pago - Solicitud de Pedido, lo que ayuda a dirigir las intervenciones para estandarizar el rendimiento y abordar los desequilibrios de recursos.

El atributo "Nivel de Urgencia" a menudo se aplica indiscriminadamente a las requisiciones de compra, diluyendo su significado y sin acelerar realmente los elementos críticos. Este exceso de etiquetado puede llevar a una situación de "el niño que gritó lobo" donde las solicitudes realmente urgentes pierden su prioridad, creando ineficiencias y posibles retrasos para adquisiciones vitales.
ProcessMind analiza la correlación entre el atributo "Nivel de Urgencia" y el tiempo de procesamiento real de las requisiciones de compra. Identificamos si y cuándo las banderas de urgencia realmente conducen a un procesamiento acelerado en su flujo de Compra a Pago - Requisición de SAP ECC, descubriendo patrones de uso indebido y ayudando a redefinir o aplicar criterios de urgencia más efectivos.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo busca acortar significativamente la duración desde la presentación de una requisición hasta su aprobación final. Los ciclos de aprobación largos retrasan directamente las actividades de adquisición posteriores, impactando los plazos de los proyectos, los niveles de inventario y la eficiencia operativa. Lograr esto significa un acceso más rápido a los bienes y servicios necesarios, mejorando la capacidad de respuesta general del negocio.
ProcessMind descubre dónde ocurren los retrasos dentro del flujo de trabajo de aprobación de Compra a Pago - Requisición en SAP ECC, identificando cuellos de botella, pasos sin valor añadido y aprobadores o departamentos específicos que causan demoras. Al analizar los registros de eventos, cuantifica los tiempos de aprobación reales, resalta las variaciones y proporciona datos para rediseñar los flujos de trabajo para una velocidad y eficiencia óptimas.

Reducir el número de veces que se modifica una requisición de compra después de su presentación inicial es crucial para la eficiencia. Los cambios frecuentes, especialmente al final del proceso, añaden una carga administrativa significativa, extienden los tiempos de procesamiento y pueden generar errores en el proceso de Compra a Pago - Requisición. Minimizar la reelaboración asegura que las requisiciones sean correctas desde el principio.
ProcessMind puede visualizar el ciclo de vida completo de cada requisición de compra en SAP ECC, destacando con qué frecuencia se modifican las requisiciones, en qué etapas y por quién. Identifica las causas raíz de estos cambios, como requisitos poco claros o una entrada de datos inicial incorrecta, proporcionando insights para mejorar la precisión inicial y reducir revisiones costosas.

Este objetivo se centra en garantizar que todas las requisiciones de compra sigan estrictamente las rutas y políticas de aprobación predefinidas dentro del proceso de Compra a Pago - Requisición. El incumplimiento puede llevar a gastos no autorizados, mayor riesgo y fallas en la auditoría. Mantener el cumplimiento asegura el control financiero y la adhesión a los estándares de gobernanza interna.
ProcessMind proporciona una clara capacidad de verificación de conformidad para comparar los flujos de requisición reales en SAP ECC con modelos objetivo o reglas de negocio definidos. Destaca automáticamente cada instancia de incumplimiento, como pasos de aprobación omitidos o desviaciones de rutas estándar, permitiendo acciones correctivas específicas y una mejor adhesión al proceso.

Reducir el porcentaje de solicitudes de pedido que son rechazadas o retiradas mejora la utilización de los recursos y acelera el aprovisionamiento. Las altas tasas de rechazo indican problemas subyacentes, como información incompleta, violaciones de políticas o una desconexión entre solicitantes y aprobadores en el proceso De la Compra al Pago - Solicitud de Pedido. Disminuir esta tasa ahorra tiempo y esfuerzo a todas las partes interesadas.
ProcessMind analiza las rutas de las solicitudes de pedido rechazadas o retiradas en SAP ECC, identificando patrones comunes, razones de rechazo y puntos específicos en el workflow donde surgen los problemas. Señala las causas raíz, como departamentos específicos, tipos de solicitud de pedido o aprobadores, lo que permite una capacitación dirigida o ajustes de proceso para mejorar el éxito de la aprobación a la primera.

Este objetivo busca mejorar la precisión y completitud de los datos ingresados en las requisiciones de compra. Una mala calidad de los datos conduce a errores, reelaboración y retrasos en el proceso de Compra a Pago - Requisición, impactando las actividades de compra y los informes posteriores. Una mejor calidad de datos optimiza todo el flujo de adquisiciones y asegura una toma de decisiones fiable.
ProcessMind, al analizar los atributos de actividad dentro de los datos de requisición de compra de SAP ECC, puede identificar instancias de datos faltantes o inconsistentes en varias etapas. Puede resaltar dónde las requisiciones se modifican con frecuencia debido a problemas de datos, permitiendo a las organizaciones implementar medidas como campos obligatorios, capacitación mejorada para usuarios o reglas de validación automatizadas para mejorar la integridad de los datos.

Asegurar que las solicitudes de pedido marcadas como urgentes se procesen y aprueben significativamente más rápido que las solicitudes estándar es fundamental para satisfacer las necesidades inmediatas del negocio. Una priorización ineficaz puede llevar a plazos incumplidos, interrupciones operativas y aumento de costos dentro del proceso De la Compra al Pago - Solicitud de Pedido. Este objetivo garantiza que las solicitudes críticas reciban la atención que requieren.
ProcessMind permite un análisis detallado de las rutas de solicitudes de pedido urgentes versus no urgentes en SAP ECC, comparando sus tiempos de ciclo e identificando cuellos de botella específicos que impiden las solicitudes urgentes. Puede revelar si los indicadores de urgencia se utilizan correctamente y si los workflows acelerados asociados son realmente efectivos, proporcionando datos para optimizar los mecanismos de priorización y asegurar un procesamiento rápido para los elementos críticos.

Este objetivo se centra en reducir la brecha de tiempo entre la aprobación final de una requisición de compra y la posterior creación de una orden de compra. Los retrasos en este punto de transición pueden anular los beneficios de un proceso de aprobación eficiente, deteniendo la adquisición real de bienes y servicios en el recorrido de Compra a Pago - Requisición. Una creación de orden de compra más rápida se traduce en una entrega más rápida y tiempos de entrega reducidos.
ProcessMind puede rastrear específicamente la transición del evento "Requisición Aprobada" al evento "Orden de Compra Creada a partir de Requisición" dentro de SAP ECC. Identifica los retrasos promedio, señalando cualquier traspaso manual, problemas de integración del sistema o restricciones de recursos que prolongan este paso crítico, proporcionando insights para optimizar la creación de órdenes de compra.

Este objetivo busca identificar y eliminar pasos de aprobación redundantes o innecesarios dentro del proceso de Compra a Pago - Requisición. Los flujos de trabajo de aprobación excesivamente complejos o largos introducen retrasos, aumentan la carga administrativa y pueden generar frustración sin añadir un valor o control significativo. La racionalización del flujo de trabajo hace que el proceso sea más ágil y eficiente.
ProcessMind descubre el flujo de proceso real en SAP ECC, visualizando todos los pasos de aprobación tomados para varios tipos de requisición. Puede detectar desviaciones de las rutas estándar e identificar pasos que consistentemente añaden tiempo sin justificación clara, permitiendo a las organizaciones evaluar y rediseñar matrices de aprobación, eliminando etapas superfluas y mejorando el tiempo de ciclo general.

Este objetivo se centra en hacer que la creación inicial de requisiciones de compra sea más fácil e intuitiva para los usuarios. Los procesos de creación difíciles o confusos conducen a errores, altas tasas de modificación y la insatisfacción del usuario, ralentizando en última instancia el inicio del ciclo de vida de Compra a Pago - Requisición. Un proceso de creación optimizado mejora la adopción por parte del usuario y la calidad de los datos iniciales.
ProcessMind analiza la frecuencia de actividades específicas como "Requisición Modificada" que ocurren poco después de "Requisición Creada" dentro de SAP ECC. También puede ayudar a correlacionar grupos de usuarios o tipos de requisición específicos con tasas más altas de reelaboración o rechazos, indicando áreas donde las mejoras de la interfaz de usuario, una mejor capacitación o formularios guiados podrían simplificar el proceso de entrada inicial.

Este objetivo busca proporcionar a todos los stakeholders una visión clara y en tiempo real del estado actual y el progreso de cualquier requisición de compra. La visibilidad limitada causa incertidumbre, consultas innecesarias y retrasos en la toma de decisiones dentro del proceso de Compra a Pago - Requisición. Una mayor visibilidad empodera a los usuarios y mejora la comunicación entre departamentos.
ProcessMind proporciona una vista completa y basada en datos del recorrido de cada requisición de compra a través de SAP ECC, desde la creación hasta la aprobación y más allá. Visualiza el estado actual, las actividades pasadas y los próximos pasos, permitiendo a las organizaciones construir dashboards y herramientas de informes que ofrecen un seguimiento transparente y en tiempo real, reduciendo las verificaciones manuales de estado y mejorando la conciencia de los stakeholders.

Este objetivo busca reducir las variaciones significativas en los tiempos de aprobación de requisiciones observadas en diferentes departamentos. Las velocidades de aprobación inconsistentes pueden crear desigualdades, frustrar a los solicitantes e introducir imprevisibilidad en el proceso general de Compra a Pago - Requisición. Estandarizar estos tiempos garantiza la equidad y una eficiencia operativa consistente.
ProcessMind permite la comparación directa de los tiempos de ciclo de aprobación para las requisiciones que fluyen a través de diferentes departamentos o centros de costos en SAP ECC. Identifica qué departamentos experimentan consistentemente duraciones de aprobación más largas o tienen tasas más altas de rechazo, proporcionando los datos necesarios para investigar las causas raíz e implementar mejores prácticas o capacitación para lograr un rendimiento más uniforme en toda la organización.

Este objetivo se centra en verificar que el atributo "Nivel de Urgencia" en las requisiciones de compra realmente se traduce en un procesamiento y aprobación más rápidos. Si se utilizan indicadores de urgencia pero las requisiciones no avanzan más rápidamente en el sistema, el mecanismo es ineficaz, lo que lleva a falsas expectativas y posibles interrupciones comerciales dentro del proceso de Compra a Pago - Requisición.
ProcessMind compara directamente los tiempos de ciclo promedio de las requisiciones marcadas con diferentes niveles de urgencia en SAP ECC. Identifica si los elementos realmente urgentes se procesan más rápido que los estándar y, si no, dónde se produce la falla. Este análisis ayuda a reeducar a los usuarios sobre el uso apropiado de los indicadores de urgencia o a reconfigurar los flujos de trabajo para asegurar que las rutas aceleradas se implementen y sean realmente efectivas.

La ruta de mejora de 6 pasos para la Compra a Pago - Requisición

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Qué hacer

Obtenga la plantilla de Excel preconfigurada diseñada específicamente para el análisis de requisiciones de compra a pago en SAP ECC. Esta plantilla proporciona la estructura correcta para sus datos históricos de proceso.

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Por qué es importante

Utilizar la plantilla correcta asegura que sus datos estén estructurados uniformemente, permitiendo una ingesta precisa y rápida en ProcessMind para el análisis.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel estandarizada lista para ser rellenada con los datos de su Solicitud de Pedido de SAP ECC.

SUS DESCUBRIMIENTOS

Descubra al instante los fallos de las solicitudes P2P en SAP ECC

ProcessMind proporciona un mapa visual claro de su proceso de Requisición P2P. Descubra dónde ocurren los retrasos, las aprobaciones se demoran y existen brechas de cumplimiento dentro de su entorno SAP ECC.
  • Visualice el flujo de solicitud de principio a fin
  • Identifique cuellos de botella y demoras en la aprobación
  • Identificar instantáneamente el incumplimiento de políticas
  • Optimizar los tiempos de entrega y reducir costos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Impacto medible en la eficiencia de las requisiciones de compra

Nuestra solución de process mining ayuda a las organizaciones a identificar y eliminar cuellos de botella en su proceso de Compra a Pago - Requisición, lo que conduce a mejoras significativas en los tiempos de ciclo, el cumplimiento y la eficiencia de costos. Al analizar los datos de SAP ECC a nivel de ID de requisición de compra, descubrimos ineficiencias ocultas y proporcionamos información procesable.

0 %
Ciclos de Aprobación Más Rápidos

Reducción promedio en el tiempo de aprobación de solicitudes de pedido

Al identificar y eliminar los cuellos de botella, las organizaciones reducen significativamente el tiempo que tarda una solicitud de pedido en ser aprobada. Esto mejora la eficiencia y acelera todo el proceso de aprovisionamiento.
0 %
Tasas de Retrabajo Reducidas

Disminución en las modificaciones de solicitudes de pedido

Identificar las causas raíz de las modificaciones de las requisiciones, como problemas de calidad de datos o requisitos poco claros, permite mejoras en el proceso que minimizan la reelaboración y los costos asociados.
0 %
Cumplimiento Mejorado

Mejora en la conformidad del workflow de aprobación

El process mining revela desviaciones de las políticas de aprobación estándar, permitiendo a las organizaciones hacer cumplir el cumplimiento, reducir los riesgos de auditoría y asegurar la adhesión a los controles internos.
~ 0 days
Generación más rápida de órdenes de compra

Tiempo reducido para la creación de la orden de compra

Acelerar la transición de una solicitud de pedido aprobada a una orden de compra mejora los tiempos de entrega generales del aprovisionamiento, asegurando que los bienes y servicios se adquieran más rápido.
0 %
Menores tasas de rechazo

Disminución porcentual en requisiciones rechazadas

Comprender por qué se rechazan las solicitudes, como por incumplimiento de políticas o por solicitudes de artículos incorrectas, permite realizar intervenciones específicas para mejorar la calidad de las presentaciones y reducir el esfuerzo desperdiciado.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y el contexto organizacional. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.

Datos Recomendados

Comienza con los atributos y actividades más importantes, y luego amplía según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único para un documento de requisición de compra.

Por qué es importante

Este es el identificador central que conecta todos los eventos de proceso relacionados en un solo caso, haciendo posible el análisis de procesos de principio a fin.

El nombre de la actividad de negocio que ocurrió en un punto específico en el tiempo.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización de mapas de procesos y el análisis de las variaciones del flujo del proceso.

El timestamp que indica cuándo ocurrió la actividad.

Por qué es importante

Este timestamp es esencial para calcular todas las duraciones, analizar el rendimiento del proceso y descubrir cuellos de botella relacionados con el tiempo.

El ID del usuario que realizó la actividad.

Por qué es importante

Atribuye actividades a individuos específicos, permitiendo el análisis del rendimiento del usuario, la carga de trabajo, el cumplimiento y las necesidades de capacitación.

El departamento del solicitante o el centro de costo asociado a la requisición.

Por qué es importante

Permite la comparación de rendimiento entre unidades de negocio, destacando cuellos de botella departamentales e inconsistencias en el proceso.

El estado de procesamiento actual de la requisición de compra.

Por qué es importante

Define el resultado de una solicitud de pedido, lo cual es crucial para analizar las tasas de éxito, las razones de rechazo y los puntos finales del proceso.

Una clasificación que determina el tipo y las características de la solicitud de pedido.

Por qué es importante

Permite la segmentación de las solicitudes de pedido en diferentes categorías de proceso, posibilitando un análisis más preciso y relevante.

El valor monetario total de todos los elementos en la requisición de compra.

Por qué es importante

Ayuda a correlacionar el comportamiento del proceso con el impacto financiero, lo cual es esencial para el análisis de riesgos y la comprensión de la complejidad de la aprobación.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Esta actividad marca la creación y el guardado inicial de una requisición de compra por parte de un usuario. El evento se captura explícitamente cuando se genera un nuevo registro en la tabla EBAN, con la fecha y hora de creación registradas.

Por qué es importante

Como punto de partida del proceso, esta actividad es esencial para calcular la duración total del ciclo de vida de la solicitud de pedido y analizar el rendimiento de la creación. Ayuda a identificar quién está creando solicitudes de pedido y cuándo.

Esta actividad significa que la requisición ha entrado en el flujo de trabajo de aprobación formal. Normalmente se infiere cuando el estado de la requisición cambia para requerir una liberación inicial o una acción de aprobación basada en la estrategia de liberación configurada.

Por qué es importante

Esto marca el inicio del tiempo del ciclo de aprobación, un KPI crítico para medir la eficiencia del proceso. Comprender este punto ayuda a aislar los retrasos entre la creación y el inicio de las aprobaciones formales.

Esta actividad hito significa que la requisición de compra ha superado con éxito todos los pasos de aprobación requeridos. Se infiere cuando se aplica el código de liberación final y el indicador de liberación general (FRGZU) en la tabla EBAN se establece en un estado aprobado.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que marca el final del ciclo de aprobación y el inicio de la fase de adquisición. Es esencial para calcular el KPI del tiempo total de aprobación y medir los retrasos en la transferencia a la creación de la orden de compra.

Esta es una actividad terminal donde la requisición de compra es definitivamente rechazada y no puede avanzar más. Se infiere cuando el indicador de liberación en la tabla EBAN se establece a un estado final de rechazo por parte de un aprobador.

Por qué es importante

Esta actividad es un punto final clave del proceso y crucial para calcular el KPI de Tasa de Rechazo de Requisiciones. Analizar estos casos ayuda a comprender las razones del fracaso y el desperdicio en la adquisición.

Esta es una actividad terminal donde el creador o un usuario autorizado cancela el elemento de requisición estableciendo un indicador de eliminación. Esta acción se registra explícitamente e indica que la necesidad comercial ya no es válida o fue creada por error.

Por qué es importante

Este es un punto final de falla clave para el proceso, esencial para calcular la tasa de retiro. Las tasas altas pueden indicar largos tiempos de aprobación que obligan a los usuarios a abandonar las solicitudes, o problemas sistémicos con la planificación de la demanda.

Esta actividad marca la conversión exitosa de una requisición de compra aprobada en un documento de orden de compra. El evento se infiere para la requisición al encontrar un elemento de orden de compra correspondiente que la referencia.

Por qué es importante

Como resultado principal exitoso, esta actividad concluye el proceso de solicitud de pedido y comienza la fase de aprovisionamiento. El tiempo entre 'Solicitud de Pedido Aprobada' y este evento es un KPI clave para medir la eficiencia de la transferencia.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El process mining analiza los registros de eventos para visualizar el flujo real de su proceso de requisiciones de compra en SAP ECC. Identifica desviaciones de las rutas estándar, descubre cuellos de botella como ciclos de aprobación largos y resalta áreas para obtener ganancias de eficiencia. Esto le permite optimizar flujos de trabajo, reducir la reelaboración y asegurar el cumplimiento.

Para mapear con precisión el proceso de requisición de compra, normalmente necesita datos de registro de eventos de las tablas relevantes de SAP ECC. La información clave incluye el ID de requisición de compra como identificador de caso, nombres de actividad, timestamps para cada actividad y el usuario responsable. Atributos adicionales como el tipo de requisición o el departamento pueden enriquecer el análisis.

La extracción de datos de SAP ECC para el process mining a menudo implica herramientas estándar de SAP, informes personalizados o conectores diseñados específicamente para la recuperación de registros de eventos. El objetivo es obtener un archivo plano, generalmente CSV, que contenga todos los eventos del proceso relevantes en un formato estructurado. Esto asegura que la secuencia cronológica de actividades pueda reconstruirse correctamente.

Al descubrir ineficiencias, puede esperar reducir los tiempos de ciclo de aprobación de solicitudes de pedido y minimizar el retrabajo por modificaciones. El process mining ayuda a garantizar un mejor cumplimiento de las políticas de aprobación y disminuye las tasas de rechazo. En última instancia, conduce a un proceso de Solicitud de Pedido (De la Compra al Pago) más optimizado y transparente.

Los insights iniciales a menudo se pueden obtener en pocas semanas después de una extracción exitosa de datos y su ingesta en una herramienta de process mining. El análisis exhaustivo y la identificación de áreas de mejora accionables suelen llevar más tiempo, dependiendo de la complejidad del proceso y de los recursos disponibles para la investigación. La velocidad también depende de la calidad de los datos.

No, el process mining va más allá de los informes tradicionales al reconstruir el flujo real del proceso de principio a fin basándose en los datos de eventos. Mientras que los informes muestran "qué pasó", el process mining revela "cómo y por qué pasó" al visualizar las variantes del proceso e identificar las causas raíz de las desviaciones. Ofrece una vista dinámica de su proceso, no solo métricas estáticas.

Si bien contar con expertos dedicados puede acelerar la obtención de perspectivas, muchas herramientas de Process Mining están diseñadas para analistas de negocio con cierta capacitación. La configuración inicial y los análisis complejos pueden beneficiarse del conocimiento especializado, pero el monitoreo diario y las exploraciones básicas a menudo pueden ser manejados por los dueños de proceso. La capacitación es clave para una utilización efectiva.

El requisito técnico principal es el acceso a su sistema SAP ECC para extraer los datos de registro de eventos necesarios. Esto generalmente implica mecanismos seguros de transferencia de datos y suficiente almacenamiento para los archivos extraídos. También se requiere una plataforma de software de process mining, ya sea en la nube o en las instalaciones, para el análisis y la visualización.

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