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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d'achat P2P dans SAP ECC
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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser les demandes d'achat Purchase to Pay dans SAP ECC

Cette plateforme vous helps you pinpoint critical inefficiencies et bottlenecks within vos processus. Easily uncover delays, retravail, et deviations from standard procedures. En identifying these areas, vous can streamline workflows, reduce lead times, et ensure better operational Conformité.

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Pourquoi optimiser votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat ?

Le processus Purchase to Pay (P2P) est la colonne vertébrale des approvisionnements d'une organisation, et la phase de demande d'achat, spécifiquement au sein de SAP ECC, en est le point de départ crucial. Un processus de demande d'achat inefficace ou retardé n'impacte pas seulement l'approvisionnement, il se répercute sur l'ensemble de votre organisation, affectant les délais des projets, la continuité opérationnelle et, au final, vos résultats. Sans visibilité claire, les organisations sont souvent confrontées à des temps de cycle excessifs, à des dépenses non conformes et à des coûts administratifs élevés résultant directement d'un cycle de vie des demandes mal géré. Les retards dans la conversion d'un besoin métier en une demande approuvée peuvent entraîner des opportunités manquées, des frais d'expédition accélérés et des parties prenantes frustrées. Comprendre comment améliorer le processus Purchase to Pay - Demande d'achat est primordial pour une fonction d'approvisionnement robuste et rentable.

L'optimisation de votre processus de demande d'achat SAP ECC ne concerne pas seulement la rapidité, il s'agit de s'assurer que chaque demande de biens ou de services suit le bon chemin, obtient les approbations nécessaires rapidement et s'aligne sur les politiques de votre organisation. Qu'il s'agisse d'identifier les blocages des demandes, de comprendre pourquoi certaines sont fréquemment modifiées, ou d'assurer la conformité avec les limites de dépenses, une analyse détaillée de cette première étape du P2P est essentielle pour la bonne santé globale du processus.

Comment le Process Mining débloque l'efficacité des demandes d'achat

Le Process Mining offre une perspective inégalée sur l'exécution réelle de votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP ECC. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining utilise les données d'événements brutes de votre système SAP ECC, spécifiquement des tables comme EBAN, EBKN, CDHDR et CDPOS, et des transactions telles que ME51N, ME52N et ME54N. En reconstituant chaque étape que prend une demande d'achat, de la création à l'approbation ou au rejet, le Process Mining révèle le véritable flux de processus, y compris toutes les déviations et les boucles de retravail.

Cette technologie met en évidence la manière dont les activités de demande d'achat, telles que « Demande d'achat créée », « Demande d'achat soumise », « Étape d'approbation 1 démarrée », « Demande d'achat modifiée » et « Commande d'achat créée à partir de la demande », se produisent réellement. Elle identifie automatiquement les goulots d'étranglement en indiquant précisément où les demandes d'achat passent trop de temps, quelles étapes d'approbation causent des retards, ou quels services ont des difficultés avec les soumissions en temps voulu. Vous pouvez analyser les chemins de flux de travail d'approbation, comprendre l'impact des différents types de demandes et évaluer l'efficacité de vos politiques d'approvisionnement basées sur des données d'exécution réelles, et non seulement sur des modèles théoriques. Cette compréhension approfondie vous permet de réduire efficacement le temps de cycle du processus Purchase to Pay - Demande d'achat et d'augmenter la transparence opérationnelle.

Principaux domaines d'amélioration dans la gestion des demandes d'achat

L'exploitation du Process Mining pour votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP ECC permet des améliorations ciblées sur plusieurs dimensions critiques :

  • Résolution des goulots d'étranglement : Identifiez les utilisateurs, les rôles ou les étapes d'approbation spécifiques qui causent constamment des retards. Par exemple, déterminez si un approbateur particulier retarde fréquemment des demandes ou si un type spécifique de demande nécessite systématiquement plusieurs cycles de modifications avant approbation.
  • Optimisation des flux de travail : Découvrez les étapes redondantes, les niveaux d'approbation inutiles ou les activités sans valeur ajoutée. Le Process Mining peut révéler des cas où les demandes sont acheminées incorrectement ou où des approbations parallèles pourraient être mises en œuvre pour accélérer le processus.
  • Renforcement de la conformité : Détectez les écarts par rapport aux politiques, tels que les demandes d'achat contournant les limites d'approbation standard, la création directe de commandes d'achat sans demande approuvée, ou les cas d'achats sauvages. Cela permet de garantir que toutes les activités d'approvisionnement respectent les contrôles internes et les réglementations externes.
  • Réduction du temps de cycle : Mesurez avec précision le temps passé à chaque étape du cycle de vie de la demande. Identifiez les causes profondes des temps de cycle prolongés, vous permettant de mettre en œuvre des changements spécifiques qui conduisent à un traitement et une approbation plus rapides des demandes.
  • Opportunités d'automatisation : Identifiez les demandes répétitives et à volume élevé qui suivent un chemin standard et pourraient être des candidats à l'automatisation, libérant ainsi votre équipe pour des tâches plus stratégiques.

Résultats attendus de l'optimisation de votre processus de demande d'achat

En appliquant le Process Mining à votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP ECC, vous pouvez vous attendre à des avantages significatifs et mesurables :

  • Délais réduits : Rationalisez vos processus de création et d'approbation des demandes, réduisant drastiquement le temps entre l'émergence d'un besoin métier et une demande approuvée prête pour l'approvisionnement. Cela conduit à une livraison plus rapide des biens et services.
  • Coûts d'approvisionnement réduits : Minimisez les frais administratifs associés à la gestion de flux de travail de demandes complexes et inefficaces. Réduisez les coûts d'expédition accélérée en assurant des actions d'approvisionnement en temps voulu et améliorez le pouvoir de négociation avec les fournisseurs grâce à une demande plus prévisible.
  • Conformité renforcée : Garantissez que toutes les demandes d'achat adhèrent aux politiques d'achat et aux matrices d'approbation de votre organisation. Cela atténue les risques associés aux dépenses non conformes et renforce votre cadre de contrôle interne.
  • Meilleure utilisation des ressources : Réaffectez les ressources de la gestion des exceptions de processus et des suivis manuels vers des activités d'approvisionnement plus stratégiques, augmentant la productivité et la satisfaction de l'équipe.
  • Prise de décision basée sur les données : Dépassez l'intuition et prenez des décisions éclairées concernant la refonte des processus basées sur des données réelles et objectives de votre système SAP ECC. Cela garantit une amélioration continue et un processus d'approvisionnement qui évolue avec les besoins de votre entreprise.

Démarrer l'amélioration du processus de demande d'achat

Comprendre et améliorer votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP ECC n'a pas à être une tâche ardue. Avec le Process Mining, vous obtenez la clarté et les informations basées sur les données nécessaires pour identifier précisément où se situent les inefficacités et comment les résoudre. Que votre objectif soit de réduire le temps de cycle, d'augmenter la conformité, ou simplement d'obtenir une compréhension plus claire de votre processus réel, le Process Mining fournit la base pour un parcours d'approvisionnement plus efficace. Commencez votre chemin vers l'excellence des processus dès aujourd'hui en tirant parti de la puissance de l'intelligence des processus. Vous avez les données ; laissez le Process Mining éclairer le chemin de l'optimisation.

Achats au paiement – Demande d'achat Demande P2P Requisition Management Optimisation des achats Workflow d'approbation Conformité des achats Service Achats Réduction du `lead time`

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les Requisitions often get stuck in approval queues, leading to extended lead times pour critical purchases. These delays can impact project timelines, cause supply chain disruptions, et potentially incur higher costs due to expedited shipping ou lost early payment discounts. Without a clear view de where requisitions are held up, it's hard to address the root causes.
ProcessMind analyzes the complete journey de chaque Purchase Requisition dans SAP ECC, pinpointing specific approval steps et individuals causing bottlenecks. En visualizing le time spent at each approval stage, nous identify patterns et suggest improvements pour streamline votre Purchase to Pay - Requisition workflow, réduisant overall cycle times et improving efficiency.

Les demandes d'achat subissent de nombreuses amendments après leur submission, créant du retravail et prolongeant le temps jusqu'à ce qu'un purchase order puisse être créé. Cela pointe souvent vers des initial requests incomplètes, des unclear specifications, ou un manque de proper review avant la submission, menant à des inefficiencies dans le système SAP ECC et une increased manual effort.
ProcessMind retrace chaque modification apportée à une Purchase Requisition, identifiant quand et par qui les changes sont faits en utilisant les SAP ECC change document data. Nous révélons les stages où les demandes sont frequently amended, vous aidant à comprendre les root causes comme une insufficient data entry ou des unclear forms, améliorant ainsi votre Purchase to Pay - Requisition accuracy et réduisant le retravail.

Les demandes d'achat critiques s'écartent parfois des flux de travail d'approbation définis, risquant le non-respect des politiques et une exposition financière potentielle. Sans une visibilité claire sur ces écarts, les organisations ont du mal à faire respecter la gouvernance et à garantir que tous les achats respectent les réglementations internes et les exigences d'audit externes dans SAP ECC, ce qui peut entraîner des dépenses non autorisées.
ProcessMind cartographie les chemins d'approbation réels empruntés par chaque demande d'achat par rapport au flux de travail prévu configuré dans SAP ECC. Notre analyse met en évidence toutes les déviations, identifiant les approbations "de niveau supérieur" ou les étapes non autorisées au sein de votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat, vous permettant de renforcer la conformité et les contrôles internes.

Un nombre important de demandes d'achat sont rejetées ou annulées après un effort considérable, entraînant un gaspillage de temps et de ressources pour les demandeurs et les approbateurs. Cela indique souvent des problèmes de présélection initiale, des contraintes budgétaires ou un décalage entre les besoins métier et les politiques d'achat au sein de SAP ECC, affectant la productivité globale.
ProcessMind analyse les demandes d'achat rejetées et annulées pour identifier les modèles courants, les raisons et les étapes de rejet. En reliant les rejets à des attributs spécifiques comme le service, le centre de coûts ou le montant demandé, nous découvrons les problèmes systémiques dans votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat, ce qui permet d'informer des améliorations ciblées pour réduire le gaspillage.

Les demandes d'achat sont souvent créées avec des informations manquantes ou incorrectes, ce qui entraîne des delays car les approbateurs ou les équipes de procurement doivent chercher des clarifications. Cette data inconsistency provoque un retravail manuel, allonge les cycle times, et peut entraîner des errors dans les subsequent purchasing documents au sein de SAP ECC, impactant le overall Purchase to Pay flow et la qualité des data.
ProcessMind utilise des attributs comme Requested Item Category, Quantity et Estimated Amount pour identifier les demandes avec des data profiles incomplets lors de la submission. Nous révélons où et à quelle fréquence les data sont corrigées plus tard dans le processus Purchase to Pay - Demande d'achat, vous aidant à appliquer les data quality standards et à rationaliser l'initial input.

Bien que certaines demandes d'achat soient marquées comme urgentes, elles ne suivent pas toujours un chemin plus rapide ou ne reçoivent pas la priorisation nécessaire, ce qui entraîne des retards pour les fournitures critiques. Le manque de visibilité claire sur le temps de traitement réel des demandes urgentes signifie que les besoins commerciaux essentiels peuvent rester insatisfaits, malgré leur importance signalée, provoquant des perturbations opérationnelles.
ProcessMind compare les délais réels des demandes d'achat signalées comme "Niveau d'urgence" avec les demandes standard dans SAP ECC. Nous identifions si les articles urgents sont réellement accélérés dans le workflow Achats-Paiements - Demande d'achat, exposant les goulots d'étranglement spécifiques aux articles hautement prioritaires et suggérant des moyens de garantir qu'ils reçoivent l'attention voulue.

Même après l'approbation complète d'une demande d'achat, des retards significatifs peuvent survenir avant la génération d'une commande d'achat correspondante dans SAP ECC. Cet écart indique des inefficacités potentielles dans les processus de transfert ou l'allocation des ressources au sein du service des achats, impactant la rapidité de l'approvisionnement réel et provoquant des retards supplémentaires par la suite.
ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre l'approbation d'une demande d'achat et l'événement « Commande d'achat créée à partir de la demande ». Notre analyse met en évidence ces retards cachés dans votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat, identifiant les inefficacités opérationnelles post-approbation et les opportunités d'accélérer la transition vers l'approvisionnement.

Some purchase requisitions go through more approval steps than necessary, often due to complex ou outdated workflow configurations dans SAP ECC. These redundant steps add unnecessary overhead, increase cycle times, et consume valuable time from multiple approvers without adding proportionate value ou control, creating frustration.
ProcessMind visualizes the complete approval journey pour chaque Purchase Requisition, identifying instances where requisitions navigate through redundant ou excessive approval layers. Nous help optimize votre Purchase to Pay - Requisition workflow en highlighting opportunities to consolidate ou eliminate unnecessary steps, enhancing efficiency.

Les Requesters peuvent trouver le SAP ECC requisition creation process complex ou unintuitive, leading to high amendment rates, incomplete submissions, ou reliance on offline processes. This poor user experience can decrease productivity, increase training needs, et ultimately slow down the initial phase du Purchase to Pay cycle, affecting morale.
ProcessMind peut analyser les activités comme « Requisition Created » et « Requisition Amended » alongside les attributs comme « Requester » et « Department » pour identifier les patterns de user struggle. En correlating these avec les subsequent process issues dans votre Purchase to Pay - Requisition flow, nous pinpoint les areas où la user training ou la system simplification pourraient yield significant benefits.

Les Stakeholders, including requesters et department heads, often lack real-time visibility into the current status de leurs purchase requisitions within SAP ECC. Cette uncertainty leads to frequent inquiries, manual status checks, et un general lack de transparency, creating frustration et reducing trust dans le procurement process, requiring extra effort.
ProcessMind provides end-to-end transparency de every Purchase Requisition's lifecycle. En tracking chaque activity et son timestamp, nous offer a clear, up-to-the-minute view de where each requisition stands dans le processus Purchase to Pay - Demande d'achat, réduisant manual inquiries et improving communication across departments.

Les délais d'approbation des demandes d'achat varient fortement d'un département ou d'un centre de coûts à l'autre, révélant des disparités dans la répartition des tâches, la réactivité des approbateurs ou le respect des SLA internes. Ces écarts peuvent provoquer des frictions internes et ralentir l'avancement des projets de manière inégale, nuisant ainsi à l'équité et à l'efficacité de l'organisation.
ProcessMind segmente les cycles moyens d'approbation par « Département » et « Centre de coûts » pour les demandes d'achat dans SAP ECC. Nous identifions les unités subissant des attentes prolongées dans votre processus Purchase to Pay - Requisition, vous permettant de cibler les actions nécessaires pour standardiser les performances et rééquilibrer les ressources.

L'attribut « Urgency Level » est often applied indiscriminately to Purchase Requisitions, diluant sa meaning et failing to genuinely expedite critical items. This over-flagging can lead to un « boy who cried wolf » scenario where actual urgent requests lose their priority, creating inefficiencies et potential delays pour vital procurements.
ProcessMind analyzes the correlation between le « Urgency Level » attribut et le actual processing time de Purchase Requisitions. Nous identify if et when urgent flags truly lead to accelerated processing dans votre SAP ECC Purchase to Pay - Requisition flow, uncovering misuse patterns et helping to redefine or enforce plus effective urgency criteria.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet goal aims to significantly shorten the duration from a requisition's submission to its final approval. Long approval cycles directly delay subsequent procurement activities, impacting project timelines, inventory levels, et operational efficiency. Achieving this means faster access to needed goods et services, improving overall business responsiveness.
ProcessMind uncovers where delays occur within le Purchase to Pay - Requisition approval workflow dans SAP ECC, identifying bottlenecks, non-value-add steps, et specific approvers ou departments causing hold-ups. En analyzing event logs, il quantifies actual approval times, highlights variations, et provides data to redesign workflows for optimal speed et efficiency.

Réduire le nombre de fois qu'une demande d'achat est amendée après sa submission initiale est crucial pour l'efficiency. Les changes fréquents, surtout tard dans le process, ajoutent un significant administrative overhead, étendent les processing times, et peuvent mener à des errors dans le processus Purchase to Pay - Demande d'achat. Minimiser le retravail assure que les demandes sont correct from the start.
ProcessMind peut visualiser le full lifecycle de chaque Purchase Requisition dans SAP ECC, highlighting how often requisitions are amended, at what stages, et par whom. Il identifie les root causes de ces changes, such as unclear requirements ou incorrect initial data entry, providing insights to improve upfront accuracy et réduire les costly back-and-forth revisions.

Cet goal focuses on guaranteeing that all purchase requisitions strictly follow predefined approval paths et policies within le processus Purchase to Pay - Demande d'achat. La non-Conformité can lead to unauthorized spending, increased risk, et audit failures. Upholding Conformité ensures financial control et adherence to internal governance standards.
ProcessMind provides a clear conformance checking capability to compare actual requisition flows dans SAP ECC against defined target models ou business rules. Il automatically highlights every instance de non-Conformité, such as skipped approval steps ou deviations from standard paths, allowing for targeted corrective actions et improved process adherence.

La réduction du pourcentage de demandes d'achat rejetées ou annulées améliore l'utilisation des ressources et accélère l'approvisionnement. Des taux de rejet élevés indiquent des problèmes sous-jacents, tels que des informations incomplètes, des violations de politiques ou un décalage entre les demandeurs et les approbateurs dans le processus Purchase to Pay - Demande d'achat. La diminution de ce taux permet d'économiser du temps et des efforts pour toutes les parties prenantes.
ProcessMind analyse les chemins des demandes d'achat rejetées ou annulées dans SAP ECC, identifiant les modèles courants, les raisons du rejet et les points spécifiques du flux de travail où les problèmes surviennent. Il identifie les causes profondes, telles que des services spécifiques, des types de demandes ou des approbateurs, permettant des formations ciblées ou des ajustements de processus pour améliorer le succès des approbations dès la première fois.

Cet goal seeks to enhance the accuracy et completeness de data entered into purchase requisitions. Poor data quality leads to errors, retravail, et delays dans le processus Purchase to Pay - Demande d'achat, impacting subsequent purchasing activities et reporting. Better data quality streamlines the entire procurement flow et ensures reliable decision-making.
ProcessMind, en analyzing activity attributs within les SAP ECC Purchase Requisition data, can identify instances de missing ou inconsistent data at various stages. Il can highlight where requisitions sont frequently amended due to data issues, allowing organizations to implement measures like mandatory fields, improved user training, ou automated validation rules to enhance data integrity.

Garantir que les demandes d'achat marquées comme urgentes sont traitées et approuvées significativement plus rapidement que les demandes standard est crucial pour répondre aux besoins commerciaux immédiats. Une priorisation inefficace peut entraîner des délais non respectés, des perturbations opérationnelles et des coûts accrus au sein du processus Purchase to Pay - Demande d'achat. Cet objectif garantit que les demandes critiques reçoivent l'attention requise.
ProcessMind permet une analyse détaillée des chemins de demandes d'achat urgentes par rapport aux non-urgentes dans SAP ECC, comparant leurs temps de cycle et identifiant les goulots d'étranglement spécifiques qui entravent les demandes urgentes. Il peut révéler si les indicateurs d'urgence sont utilisés correctement et si les flux de travail accélérés associés sont réellement efficaces, fournissant des données pour optimiser les mécanismes de priorisation et assurer un traitement rapide des éléments critiques.

Cet goal focuses on reducing le time gap between a purchase requisition receiving final approval et le subsequent creation d'un purchase order. Les delays in this transition point can negate the benefits d'un efficient approval process, holding up the actual procurement of goods et services dans le Purchase to Pay - Requisition journey. Faster PO creation translates to quicker delivery et reduced lead times.
ProcessMind can specifically track le transition from the « Requisition Approved » event to the « Purchase Order Created from Requisition » event within SAP ECC. Il identifies average delays, pinpointing any manual handoffs, system integration issues, ou resource constraints that prolong this critical step, providing insights to streamline the creation of purchase orders.

Cet goal aims to identify et eliminate redundant ou unnecessary approval steps within le processus Purchase to Pay - Demande d'achat. Overly complex ou lengthy approval workflows introduce delays, increase administrative burden, et can lead to frustration without adding significant value ou control. Streamlining le workflow makes le process plus agile et efficient.
ProcessMind discovers le actual process flow dans SAP ECC, visualizing all approval steps taken for various requisition types. It can detect deviations from standard paths et identify steps that consistently add time without clear justification, allowing organizations to evaluate et redesign approval matrices, removing superfluous stages et improving overall cycle time.

Cet goal focuses on making l'initial creation de purchase requisitions easier et plus intuitive pour les users. Difficult ou confusing creation processes lead to errors, high amendment rates, et user dissatisfaction, ultimately slowing down le start du Purchase to Pay - Requisition lifecycle. A streamlined creation process improves user adoption et upfront data quality.
ProcessMind analyzes the frequency de specific activities like « Requisition Amended » occurring shortly after « Requisition Created » within SAP ECC. Il can also help correlate specific user groups ou requisition types with higher rates de retravail ou rejections, indicating areas where user interface improvements, better training, ou guided forms pourraient simplify l'initial entry process.

Cet goal aims to provide all stakeholders with real-time, clear insight into the current status et progress de any purchase requisition. Limited visibility causes uncertainty, unnecessary inquiries, et delays in decision-making within le processus Purchase to Pay - Demande d'achat. Enhanced visibility empowers users et improves communication across departments.
ProcessMind provides a comprehensive, data-driven view de every Purchase Requisition's journey through SAP ECC, from creation to approval et beyond. Il visualizes le current status, past activities, et upcoming steps, allowing organizations to build dashboards et reporting tools that offer transparent, real-time tracking, réduisant manual status checks et improving stakeholder awareness.

Cet goal seeks to reduce les significant variations in requisition approval times observed across different departments. Inconsistent approval speeds can create inequities, frustrate requesters, et introduce unpredictability into le overall processus Purchase to Pay - Demande d'achat. Standardizing these times ensures fairness et consistent operational efficiency.
ProcessMind allows for direct comparison of approval cycle times for requisitions flowing through different departments ou cost centers dans SAP ECC. Il identifies which departments consistently experience longer approval durations ou have higher rates de rejections, providing les data needed to investigate root causes et implement best practices ou training to achieve plus uniform performance across the organization.

Cet goal focuses on verifying that le « Urgency Level » attribut on purchase requisitions genuinely translates into faster processing et approval. If urgent flags sont used but requisitions do not move through the system more quickly, le mechanism est ineffective, leading to false expectations et potential business disruption within le processus Purchase to Pay - Demande d'achat.
ProcessMind directly compares the average cycle times de requisitions marked with different urgency levels dans SAP ECC. Il identifies whether truly urgent items sont processed faster than standard ones, et if not, where the breakdown occurs. Cette analysis helps to either re-educate users on appropriate urgency flag usage ou reconfigure workflows to ensure expedited paths sont genuinely implemented et effective.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats au paiement – Demande d'achat

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Que faire

Obtenez le template Excel préconfiguré, conçu spécifiquement pour l'analyse des demandes d'achat Purchase to Pay dans SAP ECC. Ce template offre la structure adéquate pour vos historical process data.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle garantit une structure uniforme de vos données, permettant une ingestion précise et rapide dans ProcessMind pour analyse.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé prêt à être renseigné avec vos données de demande d'achat SAP ECC.

VOS DÉCOUVERTES

Uncover P2P Requisition Flaws in SAP ECC Instantly

ProcessMind fournit une carte visuelle claire de votre processus P2P Demande d'achat. Découvrez où se produisent les delays, où les approvals lag, et où existent des Conformité gaps au sein de votre environnement SAP ECC.
  • Visualiser le flux de demande de bout en bout
  • Identifiez les bottlenecks et les retards d'approbation
  • Identifiez instantanément les non-conformités aux politiques
  • Optimiser les délais et réduire les coûts
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Impact mesurable sur l'efficacité des demandes d'achat

Notre solution de Process Mining aide les organisations à identifier et éliminer les bottlenecks dans leur processus Purchase to Pay - Demande d'achat, ce qui entraîne des améliorations significatives des temps de cycle, de la Conformité et de l'efficacité des coûts. En analysant les SAP ECC data au niveau du Purchase Requisition ID, nous découvrons les inefficacités cachées et fournissons des insights exploitables.

0 %
Cycles d'approbation plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation des demandes d'achat

En identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement, les organisations réduisent considérablement le temps nécessaire à l'approbation d'une demande d'achat. Cela améliore l'efficacité et accélère l'ensemble du processus d'approvisionnement.
0 %
Taux de retravail réduits

Diminution des modifications de demandes d'achat

Identifier les root causes des modifications de demandes, telles que les problèmes de qualité des data ou les exigences peu claires, permet d'apporter des améliorations aux processus qui minimisent le retravail et les coûts associés.
0 %
Conformité améliorée

Amélioration de la conformité au flux de travail d'approbation

Le Process Mining révèle les déviations par rapport aux approval policies standard, permettant aux organisations d'assurer la Conformité, de réduire les audit risks et de garantir l'adhésion aux internal controls.
~ 0 days
Quicker PO Generation

Réduction des délais de création des bons de commande

Accélérer la transition d'une demande d'achat approuvée vers une commande d'achat améliore les délais globaux d'approvisionnement, garantissant ainsi une acquisition plus rapide des biens et services.
0 %
Diminuer les taux de rejet

Diminution en pourcentage des demandes rejetées

Understanding why requisitions sont rejected, such as policy non-Conformité ou incorrect item requests, allows for targeted interventions to improve submission quality et reduce wasted effort.

Les résultats varient en fonction de la `complexité du processus`, de la `qualité des données` et du `contexte organisationnel`. Ces chiffres représentent les `améliorations typiques` observées à travers diverses `implémentations`.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

Le unique identifier pour un purchase requisition document.

Pourquoi c'est important

Ceci est le core identifier that connects all related process events into a single case, making end-to-end process analysis possible.

Le nom de l'activité commerciale qui s'est produite à un moment précis.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation des cartes de processus et l'analyse des variations de flux de processus.

Le timestamp indiquant quand l'activité a eu lieu.

Pourquoi c'est important

Ce timestamp est essential pour calculating all durations, analyzing process performance, et discovering time-related bottlenecks.

L'ID de l'utilisateur ayant effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Attribue les activités à des individus spécifiques, permettant l'analyse de la performance des utilisateurs, de la charge de travail, de la conformité et des besoins en formation.

Le department du requester ou le cost center associated with the requisition.

Pourquoi c'est important

Permet la comparaison des performances entre les unités commerciales, mettant en évidence les goulots d'étranglement départementaux et les incohérences de processus.

Le current processing status de la purchase requisition.

Pourquoi c'est important

Il définit le résultat d'une demande d'achat, ce qui est crucial pour analyser les taux de succès, les raisons de rejet et les points de fin de processus.

Une classification qui détermine le type et les caractéristiques de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Permet la segmentation des demandes d'achat en différentes catégories de processus, facilitant ainsi une analyse plus précise et pertinente.

La total monetary value de all items in the purchase requisition.

Pourquoi c'est important

Aide à corréler le comportement du processus avec l'impact financier, ce qui est essentiel pour l'analyse des risques et la compréhension de la complexité des approbations.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activity marks l'initial creation et saving d'une purchase requisition by a user. L'event est captured explicitly when a new record est generated dans la EBAN table, with the creation date et time recorded.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est essentielle pour calculer la durée totale du cycle de vie de la demande d'achat et analyser le débit de création. Elle aide à identifier qui crée les demandes et quand.

Cette activity signifies that the requisition has entered le formal approval workflow. It est typically inferred when the requisition's status changes to require un initial release or approval action based on the configured release strategy.

Pourquoi c'est important

Ceci marks the beginning de l'approval cycle time, un critical KPI pour measuring process efficiency. Understanding this point helps isolate delays between creation et le start de formal approvals.

Cette milestone activity signifies that the purchase requisition has successfully passed all required approval steps. Il est inferred when le final release code est applied et le overall release indicator (FRGZU) dans la EBAN table est set to an approved state.

Pourquoi c'est important

Ceci est un critical milestone that marks the end de l'approval cycle et le start du procurement phase. It's essential for calculating le total approval time KPI et measuring handoff delays to PO creation.

Ceci est une terminal activity where the purchase requisition est definitively rejected et cannot proceed further. Il est inferred when le release indicator dans la EBAN table est set to a final rejected state by an approver.

Pourquoi c'est important

Cette activity est un key process endpoint et crucial pour calculating le Requisition Rejection Rate KPI. Analyzing these cases helps understand reasons for procurement failure et waste.

Ceci est une terminal activity where the creator ou un authorized user cancels le requisition item by setting a deletion flag. This action est explicitly recorded et indicates the business need est no longer valid ou was created in error.

Pourquoi c'est important

Ceci est un key failure endpoint pour le processus, essential for calculating le withdrawal rate. High rates may indicate long approval times forcing users to abandon requests, ou systemic issues with demand planning.

Cette activity marks le successful conversion d'une approved purchase requisition into a purchase order document. L'event est inferred for the requisition by finding a corresponding purchase order item that references it.

Pourquoi c'est important

En tant que résultat principal réussi, cette activité conclut le processus de demande d'achat et initie la phase d'approvisionnement. Le temps entre « Demande d'achat approuvée » et cet événement est un indicateur clé pour mesurer l'efficacité du transfert.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les event logs pour visualiser le flow réel de votre processus de demande d'achat Purchase Requisition dans SAP ECC. Il identifie les déviations par rapport aux chemins standards, découvre les bottlenecks comme les cycles d'approbation longs, et met en évidence les areas pour des gains d'efficacité. Cela vous permet d'optimiser les workflows, de réduire le retravail et d'assurer la Conformité.

Pour accurately map le Purchase Requisition process, vous typically need event log data from relevant SAP ECC tables. Les key information includes Purchase Requisition ID comme le case identifier, activity names, timestamps for each activity, et le user responsible. Additional attributs like requisition type ou department can enrich l'analysis.

L'extraction de données de SAP ECC pour le Process Mining implique souvent des outils SAP standard, des rapports personnalisés ou des connecteurs spécifiquement conçus pour la récupération des journaux d'événements. L'objectif est d'obtenir un fichier plat, généralement CSV, contenant tous les événements de processus pertinents dans un format structuré. Cela garantit que la séquence chronologique des activités peut être correctement reconstituée.

En révélant les inefficacités, vous pouvez vous attendre à réduire les temps de cycle d'approbation des demandes d'achat et à minimiser le retravail dû aux modifications. Le Process Mining aide à assurer une meilleure conformité avec les politiques d'approbation et diminue les taux de rejet. En fin de compte, cela conduit à un processus Purchase to Pay - Demande d'achat plus rationalisé et transparent.

Les premières informations peuvent souvent être obtenues en quelques semaines après l'extraction et l'ingestion réussies des données dans un outil de Process Mining. Une analyse complète et l'identification de domaines d'amélioration exploitables prennent généralement plus de temps, en fonction de la complexité du processus et des ressources disponibles pour l'enquête. La rapidité dépend également de la qualité des données.

Non, le Process Mining va au-delà du reporting traditionnel en reconstituant le flux de processus réel de bout en bout basé sur les event data. Tandis que le reporting montre « ce qui s'est passé », le Process Mining révèle « comment et pourquoi cela s'est produit » en visualisant les variantes de processus et en identifiant les causes profondes des déviations. Il offre une vue dynamique de votre processus, et non de simples métriques statiques.

Bien que la présence d'experts dédiés puisse accélérer l'obtention d'insights, de nombreux outils de Process Mining sont conçus pour des analystes métier avec une certaine formation. La configuration initiale et les analyses complexes peuvent bénéficier d'une expertise spécialisée, mais la surveillance quotidienne et les explorations de base sont souvent gérables par les propriétaires de processus. La formation est essentielle pour une utilisation efficace.

Le primary technical prerequisite est access to votre SAP ECC system pour extract les necessary event log data. This typically involves secure data transfer mechanisms et sufficient storage pour les extracted files. Une Process Mining software platform, either cloud-based ou on-premise, est also required pour l'analysis et la visualization.

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