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Améliorez votre processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d'achat dans Oracle Fusion.
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Améliorez votre processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat
Défis (12) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser les réquisitions d'achat dans Oracle Fusion pour l'efficacité

Les retards dans la création et l'approbation des demandes peuvent gravement impacter l'efficacité et la conformité des achats. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d'étranglement critiques et à comprendre les workflows d'approbation complexes. Vous pouvez ensuite mettre en œuvre des améliorations ciblées pour rationaliser vos processus et garantir des actions opportunes. Découvrez comment optimiser votre processus de demande d'achat dès aujourd'hui.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat dans Oracle Fusion Financials ?

La demande d'achat est l'étape fondamentale du cycle d'approvisionnement de votre organisation. Les inefficacités à ce stade au sein d'Oracle Fusion Financials peuvent se répercuter sur l'ensemble du processus Demande d'achat au Paiement, entraînant des retards importants, des coûts accrus et des parties prenantes frustrées. Un processus de demande d'achat lent ou alambiqué peut signifier des délais de projet non respectés, des fournitures essentielles retardées et des opportunités de remises pour paiement anticipé perdues. De plus, un manque de visibilité sur vos workflows de demande d'achat peut compromettre la conformité aux politiques d'achat internes et aux réglementations externes, créant des risques d'audit et des pénalités financières potentielles.

L'optimisation de votre processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat ne se limite pas à la vitesse, elle vise à garantir que chaque demande de biens ou de services transite par le système de manière efficace, conforme et transparente. Pour les organisations utilisant Oracle Fusion Financials, comprendre le véritable parcours d'une demande d'achat, de son statut 'Demande créée' à 'Demande approuvée' ou 'Commande créée à partir de la demande', est primordial. Cette analyse approfondie de l'exécution réelle des processus révèle les complexités cachées et les goulots d'étranglement que les rapports traditionnels manquent souvent.

Comment le Process Mining améliore l'optimisation des demandes d'achat

Le Process Mining offre une approche révolutionnaire pour comprendre et améliorer votre processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat dans Oracle Fusion Financials. Au lieu de s'appuyer sur des suppositions ou des preuves anecdotiques, le Process Mining utilise les journaux d'événements de votre système Oracle Fusion pour reconstituer le chemin exact qu'a suivi chaque demande d'achat. Cela fournit une visualisation de votre processus basée sur les données, mettant en évidence chaque activité, de 'Demande soumise' à 'Étape d'approbation 1 rejetée' et au-delà, ainsi que son calendrier précis.

En analysant ces données riches, vous pouvez identifier visuellement les variations de processus courantes, repérer les goulots d'étranglement et quantifier l'impact des boucles de retravail. Par exemple, vous pouvez voir si certaines entrées de 'Type de demande' restent constamment bloquées à 'Étape d'approbation 2 démarrée', ou si des départements spécifiques connaissent un 'Temps de cycle de demande' prolongé en raison d'activités fréquentes de 'Demande modifiée'. Le Process Mining apporte de la transparence au parcours autrement opaque de vos demandes d'achat, vous aidant à comprendre non seulement ce qui s'est passé, mais pourquoi et où les améliorations sont les plus nécessaires.

Domaines clés pour l'amélioration du processus de demande d'achat

Avec le Process Mining, vous obtenez des informations spécifiques sur les domaines où concentrer vos efforts d'amélioration pour le processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat au sein d'Oracle Fusion Financials. Les domaines d'amélioration typiques incluent :

  • Réduction du temps de cycle d'approbation : Identifiez les étapes d'approbation spécifiques ou les approbateurs individuels qui causent des retards. Vous pouvez analyser les temps d'approbation moyens pour différents types de demandes, départements ou même montants estimés, vous permettant de rationaliser les workflows ou de redistribuer les charges d'approbation.
  • Minimisation du retravail et des rejets : Comprenez les causes profondes des demandes d'achat 'modifiées' ou 'rejetées'. Cela pourrait impliquer de clarifier les exigences au stade de la 'Demande créée', d'améliorer la formation des utilisateurs ou d'affiner les critères d'approbation pour réduire les allers-retours.
  • Amélioration de la conformité : Détectez les écarts par rapport aux parcours d'approbation standard ou aux politiques. Le Process Mining peut mettre en évidence les cas où les demandes d'achat contournent les étapes requises ou sont approuvées en dehors des protocoles établis, vous permettant d'appliquer une conformité plus stricte et d'améliorer l'auditabilité.
  • Rationalisation de la conception des workflows : Évaluez l'efficacité de vos workflows d'approbation existants dans Oracle Fusion Financials. Vous pourriez découvrir des chemins trop complexes qui peuvent être simplifiés, ou des opportunités d'automatiser les approbations pour les demandes de faible valeur et de routine.
  • Amélioration de l'expérience utilisateur : En rendant le processus de demande d'achat plus fluide et plus rapide, vous améliorez la satisfaction des demandeurs et des équipes d'approvisionnement, libérant un temps précieux pour des tâches plus stratégiques.

Obtenir des résultats mesurables

Les informations obtenues en optimisant votre processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat dans Oracle Fusion Financials se traduisent par des avantages tangibles. Vous pouvez vous attendre à une réduction significative du 'Temps de cycle de demande' global, conduisant à des achats plus rapides et à un meilleur soutien des opérations commerciales. Cette efficacité entraîne également des économies de coûts en minimisant l'intervention manuelle, en réduisant les erreurs et en capitalisant sur les achats opportuns. Une conformité améliorée garantit que votre organisation opère dans les lignes directrices établies, atténuant les risques. En fin de compte, un processus de demande d'achat rationalisé contribue à un écosystème Demande d'achat au Paiement plus efficace, agile et rentable.

Démarrer l'optimisation du processus de demande d'achat

Prenez l'initiative de transformer votre processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat dans Oracle Fusion Financials. En tirant parti du Process Mining, vous vous dotez des outils nécessaires pour aller au-delà des suppositions et mettre en œuvre des améliorations basées sur les données. Commencez votre parcours vers un workflow de demande d'achat plus efficace, conforme et transparent dès aujourd'hui. Comprendre le véritable flux de vos demandes d'achat est la première étape pour libérer tout leur potentiel.

Achats au paiement – Demande d'achat Gestion des réquisitions Workflow d'approvisionnement Processus d'approbation Efficacité P2P Audit de conformité Goulots d'étranglement des réquisitions Service Financier Équipe d'approvisionnement Contrôle des dépenses

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans l'approbation des demandes d'achat ont un impact direct sur les délais d'approvisionnement, entraînant des dates de livraison manquées et des coûts potentiellement plus élevés dus aux expéditions accélérées ou aux remises pour paiement anticipé perdues. Cette lenteur dans le processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat peut nuire aux relations avec les fournisseurs et entraver l'agilité opérationnelle. ProcessMind analyse la durée exacte passée à chaque étape d'approbation dans Oracle Fusion Financials, identifiant les approbateurs ou départements spécifiques qui créent des goulots d'étranglement. En visualisant le workflow d'approbation, vous pouvez localiser les points où les demandes se bloquent, permettant des interventions ciblées pour rationaliser le processus d'approbation.

Les modifications fréquentes des demandes d'achat, souvent après soumission, entraînent un retravail important et prolongent le temps de cycle global du processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat. Chaque changement nécessite une réévaluation et potentiellement une nouvelle approbation, entraînant des retards et une augmentation des frais administratifs. ProcessMind cartographie toutes les activités "Demande modifiée" et leurs événements précédents, révélant les raisons courantes des changements, telles que des erreurs de saisie de données ou des demandes initiales peu claires. Cette information permet aux organisations utilisant Oracle Fusion Financials de s'attaquer aux causes profondes, d'améliorer la qualité initiale des demandes et de réduire les retravaux coûteux.

Les réquisitions qui s'écartent des politiques d'achat établies ou des matrices d'approbation peuvent entraîner des risques de conformité, des dépenses non autorisées et des constats d'audit au sein du processus Purchase to Pay - Réquisition. Une telle non-conformité compromet les contrôles financiers et augmente l'exposition de l'organisation aux risques. ProcessMind détecte automatiquement les réquisitions qui suivent des chemins d'approbation non standard ou qui contournent les étapes requises, même dans des configurations complexes d'Oracle Fusion Financials. En comparant les flux réels aux règles définies, il met en évidence les lacunes en matière de conformité, permettant des mesures proactives pour faire respecter la politique et renforcer les contrôles internes.

Un manque de visibilité claire et en temps réel sur le statut actuel des demandes d'achat crée de l'incertitude tant pour les demandeurs que pour les équipes d'approvisionnement. Cela entraîne souvent des suivis manuels, des demandes redondantes et une incapacité à prévoir avec précision les délais d'approvisionnement, impactant l'efficacité globale. ProcessMind offre une vue complète et de bout en bout du parcours de chaque demande, de "Demande créée" à "Commande créée à partir de la demande" au sein d'Oracle Fusion Financials. Cette transparence permet aux utilisateurs de suivre les progrès, d'anticiper les retards et de communiquer des statuts précis sans enquête manuelle, améliorant ainsi la planification et la coordination.

Un pourcentage élevé de demandes d'achat rejetées est synonyme d'inefficacités, de malentendus ou de problèmes systémiques au sein des étapes initiales de demande ou d'approbation du processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat. Chaque rejet nécessite un retravail, consomme un temps précieux et retarde les achats essentiels. ProcessMind identifie les étapes spécifiques et les raisons des rejets de demandes, que ce soit à l'étape "Étape d'approbation 1 rejetée" ou ultérieurement, au sein d'Oracle Fusion Financials. En analysant les schémas associés au "Demandeur", au "Département" ou au "Chemin de workflow d'approbation", il révèle les causes courantes de rejets, permettant des formations ciblées ou des ajustements de processus.

Les variations dans la manière dont les réquisitions d'achat sont traitées selon les différents services, demandeurs ou catégories d'articles peuvent entraîner des résultats incohérents, des inefficacités et des difficultés à faire respecter les procédures opérationnelles standard. Ce manque de standardisation impacte la prévisibilité et le contrôle du processus Purchase to Pay - Réquisition. ProcessMind visualise toutes les variantes réelles du processus au sein d'Oracle Fusion Financials, mettant en évidence les déviations par rapport au chemin idéal basé sur des attributs tels que "Département" ou "Type de réquisition". Cette analyse expose où et pourquoi les incohérences se produisent, permettant aux organisations de standardiser les pratiques et d'appliquer uniformément les meilleurs processus.

Des étapes ou des individus spécifiques au sein du workflow d'approbation des réquisitions deviennent fréquemment des goulots d'étranglement, entraînant des retards accumulés pour de nombreuses demandes d'achat. L'identification de ces points de blocage précis est cruciale pour améliorer le flux et la rapidité du processus Purchase to Pay - Réquisition. ProcessMind identifie précisément où les réquisitions stagnent, analysant les temps d'attente entre les événements "Approbation en cours" et "Approuvé" pour chaque étape dans Oracle Fusion Financials. Il identifie les approbateurs ou les étapes les plus lents, vous permettant de réaffecter des ressources, de reconfigurer les workflows ou de fournir une formation supplémentaire pour atténuer ces goulots d'étranglement critiques.

Le temps total écoulé entre la création d'une réquisition d'achat et la génération d'un bon de commande correspondant peut être excessivement long, entraînant des retards dans l'acquisition de biens et services. Ce cycle prolongé impacte les délais des projets et l'efficacité opérationnelle au sein du processus Purchase to Pay plus large. ProcessMind calcule le temps de cycle de bout en bout, de "Réquisition créée" à "Bon de commande créé à partir de la réquisition", pour chaque réquisition dans Oracle Fusion Financials. En décomposant cette durée en temps d'activité individuels, il révèle quels segments contribuent le plus au retard global, orientant les efforts pour raccourcir le processus.

Malgré les outils d'automatisation dans des systèmes comme Oracle Fusion Financials, de nombreux processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat impliquent encore une saisie de données, des vérifications ou des interventions manuelles excessives. Ces étapes manuelles sont sujettes aux erreurs, augmentent le temps de traitement et gonflent les coûts opérationnels. ProcessMind identifie les activités qui impliquent fréquemment une intervention humaine, telles que les événements répétitifs de "Demande modifiée" ou les suivis manuels indiqués par de longs temps d'inactivité. En cartographiant ces points chauds manuels, il révèle des opportunités d'automatisation ou de refonte des processus, réduisant l'effort manuel et améliorant la précision.

La création de réquisitions d'achat par du personnel non autorisé ou à des fins non approuvées présente un risque important de dépenses sauvages et de dépassements budgétaires. De tels cas compromettent la gouvernance financière et peuvent être difficiles à suivre sans une visibilité claire sur le processus Purchase to Pay - Réquisition. ProcessMind analyse les attributs "Demandeur", "Département" et "Centre de coûts" par rapport aux activités réelles "Réquisition créée" et "Approuvée/Rejetée" dans Oracle Fusion Financials. Il peut mettre en évidence les réquisitions initiées ou approuvées en dehors des rôles établis ou des limites budgétaires, fournissant des alertes immédiates pour toute activité potentiellement non autorisée.

Les écarts entre la "Date de besoin" sur une demande et la date réelle d'approbation ou de création de commande peuvent entraîner le dépassement des délais pour les demandes urgentes. Ce désalignement impacte la planification, crée du stress et peut entraîner des commandes urgentes ou des délais opérationnels manqués. ProcessMind compare la "Date de création" et la "Date de besoin" avec les horodatages réels des événements "Demande approuvée" ou "Commande créée à partir de la demande" dans Oracle Fusion Financials. Cette analyse identifie où les délais réels dépassent constamment les exigences, révélant des problèmes systémiques qui empêchent une exécution rapide.

Même après l'approbation complète d'une demande d'achat, des retards significatifs peuvent survenir avant la création du bon de commande réel. Cet écart interrompt le processus d'approvisionnement, empêchant la commande de biens ou de services en temps voulu et impactant les opérations en aval. ProcessMind mesure le temps écoulé entre l'événement "Demande approuvée" et l'événement "Commande créée à partir de la demande" au sein d'Oracle Fusion Financials. Cette information met en évidence tout décalage dans la transition de l'approbation à l'achat réel, aidant à identifier si des problèmes d'intégration système ou des transferts manuels sont à l'origine du délai.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Réduire le temps nécessaire à l'approbation des réquisitions d'achat a un impact direct sur la rapidité et l'efficacité des approvisionnements. Des approbations plus rapides signifient une acquisition plus rapide des biens et services, prévenant les retards opérationnels et assurant le respect des délais des projets au sein d'Oracle Fusion Financials. Cela conduit finalement à des relations fournisseurs améliorées et à une meilleure utilisation du fonds de roulement pour le processus Purchase to Pay - Réquisition. ProcessMind identifie les étapes et les individus spécifiques responsables des goulots d'étranglement d'approbation, détectant les déviations par rapport aux chemins standard et les opportunités d'approbations parallèles. Il quantifie les points de retard, permettant des reconfigurations de workflow et des automatisations ciblées au sein de votre processus Purchase to Pay - Réquisition, réduisant potentiellement les temps d'approbation de 20 à 30 %.

Les modifications fréquentes des demandes d'achat entraînent du retravail, prolongent les temps de traitement et indiquent souvent des inexactitudes initiales des données ou des exigences peu claires. Minimiser ces changements garantit que les demandes sont "correctes du premier coup", réduisant la charge administrative et accélérant l'ensemble du processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualise toutes les boucles de modification et identifie leurs causes profondes, telles que des informations manquantes de la part de demandeurs spécifiques ou des changements tardifs dans les exigences. En identifiant les modèles problématiques et les comportements des utilisateurs, les organisations peuvent mettre en œuvre une meilleure formation initiale, améliorer la conception des formulaires ou introduire des règles de validation de données plus strictes pour réduire la fréquence des modifications jusqu'à 40 %.

Le respect des politiques d'achat est crucial pour la gouvernance, la gestion des risques et le contrôle financier. Les demandes non conformes peuvent entraîner des dépenses non autorisées, des problèmes d'audit et des risques juridiques. Atteindre une conformité totale dans le processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat au sein d'Oracle Fusion Financials protège les actifs et l'intégrité de l'organisation. ProcessMind détecte automatiquement chaque instance où une demande d'achat s'écarte des règles prédéfinies, telles que les limites de dépenses, les approbations requises ou l'utilisation de fournisseurs privilégiés. Il met en évidence les chemins et les activités non conformes, permettant des actions correctives immédiates et une refonte des processus pour assurer une conformité constante, éliminant virtuellement les infractions aux politiques.

Des taux de rejet élevés pour les demandes d'achat entraînent un retravail important, de la frustration pour les demandeurs et des retards dans l'obtention des ressources nécessaires. Réduire ces rejets indique une meilleure qualité en amont dans la création des demandes et des critères d'approbation plus clairs dans Oracle Fusion Financials, rendant le processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat plus efficace. ProcessMind analyse les raisons des rejets en corrélant les événements de rejet avec des attributs, activités et approbateurs spécifiques. Il identifie les points de défaillance courants et fournit des informations sur les raisons des rejets de demandes, permettant des améliorations ciblées dans la formation, la communication des politiques ou les ajustements de workflow pour réduire les rejets de 15 à 25 %.

Des workflows d'approbation inefficaces, caractérisés par des étapes inutiles ou des vérifications redondantes, ralentissent l'ensemble du processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat. La rationalisation de ces workflows dans Oracle Fusion Financials signifie un traitement plus rapide, moins d'intervention manuelle et une fonction d'approvisionnement plus agile, impactant directement la vitesse opérationnelle. ProcessMind cartographie tous les chemins d'approbation réels, révélant les boucles cachées, les transferts inutiles et les étapes sans valeur ajoutée qui ajoutent de la latence au processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat. Il quantifie l'impact de chaque inefficacité, guidant les organisations à repenser les workflows pour une performance optimale et réduisant potentiellement le temps d'approbation en identifiant les opportunités de parallélisation.

La durée entre une réquisition d'achat approuvée et la création de son bon de commande correspondant est un indicateur critique de l'efficacité des achats. Accélérer ce cycle signifie une exécution des commandes plus rapide, des relations fournisseurs améliorées et des délais de livraison réduits pour les biens et services dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre l'approbation de la réquisition et la création du bon de commande, identifiant les retards spécifiques dans le transfert ou les étapes de traitement ultérieures au sein du processus Purchase to Pay - Réquisition. En découvrant les goulots d'étranglement et les contraintes de ressources dans cette transition critique, il permet des interventions ciblées pour accélérer significativement la génération des bons de commande.

Des chemins de traitement incohérents pour les demandes d'achat entraînent des résultats imprévisibles, des temps de cycle variables et des défis dans l'application des politiques. La standardisation de ces chemins à travers Oracle Fusion Financials assure l'uniformité, la prévisibilité et une adhésion plus facile aux meilleures pratiques du processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat. ProcessMind visualise toutes les variantes de processus existantes, mettant en évidence les écarts par rapport au flux idéal ou attendu. Il identifie où et pourquoi les incohérences se produisent, permettant aux organisations d'appliquer des procédures standardisées, de consolider les chemins redondants et de réduire la variabilité des processus de 30 à 50 %, conduisant à des résultats plus prévisibles.

Les étapes manuelles excessives dans le processus Demande d'achat au Paiement - Demande d'achat, telles que la saisie de données ou le suivi de statut, sont sujettes aux erreurs et consomment un temps précieux du personnel. L'automatisation de ces tâches au sein d'Oracle Fusion Financials libère des ressources pour des activités plus stratégiques et améliore la précision des données. ProcessMind identifie les activités fréquemment réalisées manuellement et les opportunités d'automatisation, comme l'auto-approbation pour les articles de faible valeur ou la saisie automatique de données. Il quantifie les gains de temps et les économies de coûts des initiatives d'automatisation potentielles, guidant la mise en œuvre de la RPA ou des configurations système pour réduire l'effort manuel de 20 à 40 %.

Les réquisitions d'achat non autorisées posent un risque important de dépenses incontrôlées et de fraude, compromettant la gouvernance financière. L'élimination de ces cas est primordiale pour maintenir le contrôle budgétaire et garantir que toutes les activités d'approvisionnement s'alignent sur les politiques organisationnelles dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifie toutes les réquisitions qui contournent les protocoles de création et d'approbation standard ou proviennent de sources non autorisées au sein du processus Purchase to Pay - Réquisition. Il retrace ces chemins non conformes jusqu'à leur origine, permettant aux organisations de mettre en œuvre des contrôles d'accès, des configurations système et une surveillance plus stricts pour prévenir de futures occurrences.

Une faible visibilité sur le statut actuel des réquisitions d'achat génère de la frustration pour les demandeurs, entraîne des demandes fréquentes et peut retarder la prise de décision. L'amélioration de la transparence garantit à toutes les parties prenantes un accès en temps réel aux informations, améliorant la communication et la satisfaction globale du processus dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind offre une vue claire et de bout en bout de chaque dossier Purchase to Pay - Réquisition, montrant son étape exacte, son propriétaire actuel et toute action en attente. Il permet aux utilisateurs de suivre le cycle de vie en détail, d'identifier les blocages des réquisitions et favorise une communication proactive, réduisant ainsi les demandes de type "où est ma réquisition ?" de plus de 50 %.

Un décalage entre les dates de livraison souhaitées ("required-by" dates) et les délais de livraison réels peut entraîner des ruptures de stock, des retards de projet ou des coûts d'expédition accélérés. L'amélioration de cet alignement garantit des attentes réalistes et une gestion optimisée des stocks tout au long du cycle Purchase to Pay - Réquisition au sein d'Oracle Fusion Financials. ProcessMind analyse la précision des dates "required-by" en les comparant aux délais réels de création de bons de commande et de livraison, identifiant ainsi des schémas de surestimation ou de sous-estimation constants par des demandeurs ou des services spécifiques. Cette visibilité permet une meilleure prévision, une formation des demandeurs ou des ajustements des calculs de délais, conduisant à une planification plus réaliste.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats au paiement – Demande d'achat

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Que faire

Obtenez le modèle Excel conçu pour l'analyse des demandes d'achat - Demande d'achat au Paiement. Ce modèle garantit que vos données Oracle Fusion Financials sont structurées correctement pour un traitement efficace.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle prévient les incohérences de données et assure une analyse précise dès le départ, posant une base solide pour la découverte d'opportunités d'amélioration.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l'emploi, conçu pour vos données de demandes d'achat.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez la vérité sur votre processus de réquisition d'achat

ProcessMind transforme vos données brutes Oracle Fusion en visualisations éclatantes et en informations exploitables. Identifiez les retards et les inefficacités dans votre workflow de réquisition Purchase to Pay.
  • Visualisez le flux de processus de réquisition de bout en bout
  • Identifiez les retards exacts dans les étapes d'approbation
  • Optimiser les chemins d'approbation pour un traitement plus rapide
  • Comparez les cycles de demande d'achat entre les départements
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Principales améliorations des réquisitions Purchase to Pay

Cette section met en évidence les avantages et les gains d'efficacité courants obtenus lors de l'optimisation du processus de réquisition d'achat au sein d'Oracle Fusion Financials, grâce à des informations basées sur les données.

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Cycles d'approbation plus rapides

Temps moyen d'approbation des demandes

Identifiez et éliminez les goulots d'étranglement dans les workflows d'approbation, réduisant considérablement le temps nécessaire à l'approbation des demandes. Cela garantit un approvisionnement plus rapide et une meilleure agilité opérationnelle.
0 % reduction
Moins de rejets de demandes

Diminution du taux de rejet des demandes

Comprenez les causes profondes des rejets de réquisitions, telles que la non-conformité aux politiques ou les problèmes budgétaires, et mettez en œuvre des changements pour réduire le retravail et les retards. Cela améliore les taux d'approbation au premier passage.
0 % uplift
Conformité renforcée aux politiques

Indice de conformité des demandes plus élevé

Obtenez une visibilité complète sur les chemins d'approbation réels par rapport aux politiques définies, garantissant que toutes les demandes respectent les règles organisationnelles et prévenant les dépenses non autorisées. Cela renforce la gouvernance.
0 % increase
Plus de traitement direct

Taux de demandes sans intervention plus élevé

Identifiez les opportunités de traiter les demandes d'achat de la création à l'approbation sans intervention manuelle, modifications ou rejets. Cela stimule l'efficacité et réduit l'effort manuel.
0 % decrease
Modifications minimisées

Réduction du taux de modification des réquisitions

Déterminez pourquoi les réquisitions sont fréquemment modifiées, en abordant les problèmes tels que des exigences peu claires ou des erreurs de saisie de données pour réduire les allers-retours. Cela accélère le traitement global.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une réquisition d'achat, servant d'ID de dossier pour le processus.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut fondamental pour suivre le cycle de vie d'une réquisition du début à la fin, permettant toutes les analyses au niveau du dossier et les calculs de KPI.

Le nom de l'événement commercial qui s'est produit à un point spécifique du processus de réquisition.

Pourquoi c'est important

Il constitue la colonne vertébrale de la carte des processus, permettant la visualisation et l'analyse du workflow de réquisition.

Le timestamp indiquant quand l'activité a eu lieu.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est essentiel pour calculer tous les KPI liés au temps, ordonner correctement les événements et analyser les performances et les goulots d'étranglement du processus.

Le nom de l'employé qui a créé et soumis la réquisition d'achat.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des performances par demandeur, aidant à identifier les besoins en formation et à mettre en évidence les utilisateurs ou les départements efficaces.

Le service commercial auquel appartient le demandeur.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse de processus segmentée par unité commerciale, révélant les modèles, les performances et les problèmes de conformité spécifiques à chaque département.

La valeur monétaire totale de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte financier, permettant une analyse basée sur la valeur pour prioriser les améliorations de processus et comprendre comment la valeur de la réquisition impacte le comportement du processus.

Le statut actuel ou final de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu de l'état actuel des réquisitions et est utilisé pour déterminer les résultats finaux des calculs de KPI.

La date à laquelle le demandeur a besoin des biens ou services.

Pourquoi c'est important

Crucial pour mesurer la performance des processus par rapport aux délais internes et comprendre si le processus d'approvisionnement répond aux besoins de l'entreprise en temps voulu.

Le motif fourni par un approbateur lorsqu'une réquisition ou une étape d'approbation est rejetée.

Pourquoi c'est important

Offre un aperçu direct des raisons de rejet des réquisitions, permettant des améliorations ciblées pour réduire le retravail et augmenter le taux de traitement direct.

L'unité commerciale spécifique au sein de l'organisation à laquelle appartient la réquisition.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte organisationnel de haut niveau, permettant la comparaison des performances et l'analyse stratégique entre les différentes parties de l'entreprise.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du processus d'approvisionnement lorsqu'un utilisateur enregistre une nouvelle réquisition d'achat pour la première fois. Cet événement est généralement capturé comme une création de dossier explicite avec un horodatage correspondant dans le système.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de démarrage principal pour le processus de réquisition. L'analyse du temps entre la création et la soumission peut révéler des retards dans la formalisation des demandes.

Représente l'action de l'utilisateur soumettant la réquisition complétée dans le workflow d'approbation. Ceci est capturé lorsque le statut de la réquisition passe de 'Incomplet' ou 'Brouillon' à un statut indiquant qu'elle est en attente d'approbation.

Pourquoi c'est important

Cette activité déclenche le cycle d'approbation. C'est un jalon critique pour mesurer le temps de cycle d'approbation des réquisitions et les délais globaux.

Marque l'approbation finale de la réquisition d'achat après qu'elle a passé avec succès toutes les étapes du workflow. Ceci est déduit du statut global de la réquisition passant à 'Approuvée'.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon clé indiquant que la demande est prête pour l'action d'approvisionnement. C'est le point final pour mesurer le temps de cycle total d'approbation de la réquisition.

Représente le rejet final de la réquisition, mettant fin au processus pour cette demande. Ceci est déduit lorsque le statut global de la réquisition est mis à jour à 'Rejetée'.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un point final pour les demandes infructueuses. L'analyse de ces cas est essentielle pour comprendre le KPI du taux de rejet des réquisitions et les raisons de l'échec.

Cet événement se produit lorsqu'une ligne de réquisition approuvée est utilisée pour générer un bon de commande. Il lie le processus de réquisition au processus d'approvisionnement en aval.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique pour mesurer le délai de la réquisition au bon de commande. Les retards ici indiquent des goulots d'étranglement dans le transfert de l'approbation à l'achat.

Indique la clôture finale du cycle de vie d'une demande, signifiant que toutes ses lignes ont été honorées (par exemple, converties en bons de commande) ou annulées. Ceci est déduit d'une mise à jour de statut final.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de fin principal réussi pour le processus. Il confirme que la réquisition a été entièrement traitée et qu'aucune autre action n'est requise.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d'événements d'Oracle Fusion Financials pour visualiser le flux réel de votre processus de réquisition d'achat. Il identifie les inefficacités comme les cycles d'approbation lents, les modifications fréquentes et les réquisitions non conformes, fournissant des informations basées sur les données pour des améliorations ciblées.

Pour commencer, vous avez généralement besoin des journaux d'événements liés à vos identifiants de réquisition d'achat. Les points de données clés incluent l'ID de la réquisition d'achat elle-même, le nom ou le statut de l'activité, l'horodatage de l'activité et l'utilisateur ou le système effectuant l'activité. Des attributs supplémentaires comme la valeur de la réquisition ou les détails de l'approbateur peuvent enrichir l'analyse.

Après une extraction de données et un traitement initial réussis, des informations de base peuvent souvent être générées en quelques jours ou semaines, selon la qualité et le volume des données. Une analyse plus approfondie, y compris les enquêtes sur les causes profondes et la découverte avancée de processus, peut prendre plus de temps à mesure que vous affinez vos questions et explorez des domaines spécifiques.

Oui, absolument. Le Process Mining cartographie précisément tous les chemins d'approbation et identifie où les retards surviennent au sein de vos workflows Oracle Fusion Financials. En mettant en lumière les goulots d'étranglement spécifiques et les parcours non standards, il fournit les preuves nécessaires pour optimiser les processus et réduire significativement les temps de cycle globaux.

L'exigence technique principale est l'accès à votre base de données Oracle Fusion Financials ou à un mécanisme d'exportation de données équivalent pour récupérer les journaux d'événements. L'outil de Process Mining lui-même fonctionne généralement comme un service cloud ou sur un serveur dédié, nécessitant une connectivité à votre source de données pour l'ingestion.

Le Process Mining vous permet de définir des modèles de processus ou des règles de conformité souhaités, puis compare chaque chemin de réquisition réel à ces normes. Il signale automatiquement toute déviation, comme des réquisitions contournant les approbations requises ou des créations non autorisées, assurant ainsi une adhésion complète à la politique.

L'extraction de données d'Oracle Fusion Financials implique généralement des rapports standards ou un accès API, que votre équipe informatique peut faciliter. Bien que la configuration initiale nécessite de comprendre le modèle de données de votre système, il s'agit d'un processus bien défini, et de nombreux outils de Process Mining offrent des connecteurs ou des guides pour les systèmes ERP courants.

Au-delà du temps de cycle, vous pouvez vous attendre à découvrir des opportunités de minimiser les modifications de demandes, de réduire les taux de rejet et de normaliser les chemins de traitement incohérents. Cela aide également à automatiser les tâches manuelles et à améliorer le cycle global de la demande d'achat au bon de commande.

Le Process Mining reconstitue le parcours complet de chaque ID de réquisition d'achat, visualisant son statut exact et le cheminement suivi dans le système Oracle Fusion Financials. Cette vue de bout en bout clarifie où se trouve actuellement chaque réquisition, qui est responsable de la prochaine étape et les éventuels retards futurs.

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