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Melhore seu processo de Compra a Pagamento (P2P) - Pedido de compra

Seu guia em 6 passos para otimizar P2P no Dynamics 365.
Melhore seu processo de Compra a Pagamento (P2P) - Pedido de compra
Desafios (11) Metas (11) 6 Etapas Pré-visualizar Resultados Dados Perguntas Frequentes (5)
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Otimize o fluxo de Ordens de Compra no Dynamics 365. Reduza o lead time, corte retrabalho e aumente a eficiência do P2P.

O processamento ineficiente de pedidos de compra costuma gerar atrasos de entrega, aumento de custos operacionais e frustração das áreas envolvidas. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos ocultos e desvios ao longo de todo o ciclo de compras. Encontre exatamente onde ocorrem os atrasos — da requisição inicial ao recebimento final — para enxugar a operação. Revele oportunidades de ganhos expressivos de eficiência e redução de custos.

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Por que otimizar o processo de Pedido de Compra?

Otimizar o processo de Procure-to-Pay (P2P) de Pedido de Compra não é buscar pequenos ganhos; é fortalecer, de ponta a ponta, a sua área de compras. Em um ambiente complexo como o Microsoft Dynamics 365, ineficiências na gestão de pedidos de compra podem se espalhar pela organização, afetando níveis de estoque, relacionamento com fornecedores, fluxo de caixa e conformidade. Aprovações demoradas, retrabalho frequente e recebimentos de mercadorias atrasados se traduzem diretamente em custos operacionais mais altos, prazos de entrega perdidos e, muitas vezes, desgaste com fornecedores. Sem visibilidade clara do fluxo real de cada pedido de compra, encontrar as causas vira um jogo de adivinhação — o que torna as melhorias direcionadas difíceis e, muitas vezes, ineficazes. Entender o papel crítico de cada pedido, da requisição ao recebimento final, é decisivo para manter uma cadeia de suprimentos enxuta, ágil e com custos sob controle.

Como o Process Mining destrava a eficiência do P2P – Pedido de Compra

O Process Mining oferece uma abordagem objetiva e orientada por dados para entender o ciclo de vida do pedido de compra dentro do Microsoft Dynamics 365. Em vez de suposições ou relatos pontuais, o Process Mining extrai dados de Event Log diretamente do seu sistema e reconstrói o processo como ele realmente acontece (as-is). Para pedidos de compra, isso significa visualizar cada etapa, de "Purchase Requisition Created" a "Goods Receipt Posted" e "Purchase Order Completed", com carimbos de data e hora e responsáveis. Essa visibilidade granular mostra os caminhos exatos que os pedidos percorrem, revela desvios dos procedimentos padrão e mede com precisão o tempo gasto em cada fase. É possível identificar quais etapas de aprovação causam atrasos, quais áreas entram em ciclos de retrabalho ou se determinados fornecedores contribuem consistentemente para tempos de ciclo maiores. Essa capacidade analítica é a chave para melhorar o desempenho do Procure-to-Pay – Pedido de Compra ao expor ineficiências que antes ficavam ocultas.

Pontos-chave para melhorar o Pedido de Compra

Aplicar Process Mining ao seu processo P2P de Pedido de Compra no Microsoft Dynamics 365 normalmente revela frentes de melhoria de alto impacto:

  • Identificação de gargalos: aponte etapas ou atividades onde os pedidos de compra costumam travar. É um nível específico de aprovação? Atraso na inspeção de mercadorias? Ou um erro de cadastro que passa batido? Mapear esses gargalos é o primeiro passo para reduzir o tempo de ciclo do pedido de compra.
  • Análise de retrabalho e desvios: descubra com que frequência os pedidos são alterados, por que isso ocorre e quais mudanças geram mais atrasos. Entender esses ciclos de retrabalho evidencia problemas na qualidade da requisição inicial, na comunicação com o fornecedor ou nas rotinas internas de revisão.
  • Conformidade e aderência às políticas: verifique se os pedidos de compra seguem as políticas internas e os requisitos regulatórios. Identifique casos de pedidos sem requisição adequada, aprovações fora de sequência ou processamento por pessoas não autorizadas, aumentando a conformidade.
  • Oportunidades de automação: ao enxergar passagens manuais e tarefas repetitivas, identifique candidatos ideais à automação, simplificando o fluxo e liberando recursos para atividades de maior valor.
  • Insights sobre desempenho de fornecedores: analise como diferentes fornecedores impactam o tempo de ciclo do seu pedido de compra, da confirmação ao recebimento. Isso permite discussões e negociações com base em dados.

Resultados esperados ao otimizar o P2P – Pedido de Compra

Ao usar Process Mining para otimizar o processo de Procure-to-Pay – Pedido de Compra, você pode esperar benefícios significativos e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo do pedido de compra: processamento mais rápido, da requisição ao recebimento, tornando a cadeia de suprimentos mais ágil e melhorando o controle de estoque.
  • Redução de custos: minimizar custos com envios urgentes, capturar descontos por pagamento antecipado e reduzir o esforço manual para lidar com pedidos de compra atrasados ou problemáticos. Impacto direto no resultado.
  • Maior conformidade e menor risco: garantir que todos os pedidos de compra segam as políticas internas e as regulamentações externas, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Mais satisfação dos stakeholders: melhorar o relacionamento com áreas internas, que recebem bens e serviços com mais rapidez, e com fornecedores, por meio de interações mais eficientes e previsíveis.
  • Decisões orientadas por dados: ir além da intuição e embasar mudanças de processo, configurações no Microsoft Dynamics 365 e alocação de recursos em evidências concretas.

Como começar a otimizar o P2P – Pedido de Compra

Transformar seu processo de Procure-to-Pay – Pedido de Compra com Process Mining é um caminho claro para mais eficiência e controle. Ao entender o fluxo real dos seus pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365, você obtém os insights necessários para implementar melhorias direcionadas que geram resultados tangíveis. Explore como essa abordagem poderosa pode ajudar você a reduzir o tempo de ciclo do pedido de compra, eliminar gargalos e alcançar uma otimização robusta em toda a sua operação de compras.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Atrasos na aprovação de pedidos de compra levam a entregas perdidas e operações paradas. Isso impacta diretamente a programação de produção e a satisfação do cliente, aumentando os lead times e o risco de ruptura de estoque. O ProcessMind identifica onde as aprovações travam, por quem e por quê, revelando gargalos no seu workflow de aprovação de Pedidos de Compra no Microsoft Dynamics 365. Ele aponta aprovadores ou etapas específicas que causam atrasos, permitindo reconfigurar workflows para processar mais rápido.

Mudanças constantes nos Pedidos de Compra após a aprovação inicial geram retrabalho, confusão e podem causar erros no recebimento de mercadorias ou no faturamento. Isso afeta a eficiência e o relacionamento com fornecedores, trazendo custos administrativos ocultos. O ProcessMind visualiza todas as alterações em Pedidos de Compra, identificando sua frequência, quem as inicia e em que etapa ocorrem dentro do Microsoft Dynamics 365. Esse insight ajuda a atacar as causas-raiz, como requisitos pouco claros ou problemas de comunicação com o fornecedor, reduzindo revisões onerosas.

Atrasos entre o recebimento físico e o lançamento oficial do recebimento impactam a acurácia do estoque e a capacidade de conciliar faturas, causando atrasos de pagamento. Isso pode pressionar o relacionamento com fornecedores e criar desafios de conciliação. O ProcessMind mapeia o tempo entre a chegada das mercadorias e o lançamento do recebimento, destacando atrasos e possíveis problemas de conformidade no seu Microsoft Dynamics 365. Ele revela processos internos ineficientes ou lacunas de configuração do sistema que afetam o cumprimento do seu Pedido de Compra.

Ordens de Compra que fogem do processo padrão aprovado costumam burlar controles, gerando gastos não conformes, maior risco e potencial de fraude. Esses desvios enfraquecem o controle de custos e as políticas de compras. O ProcessMind descobre automaticamente todos os fluxos reais de Ordem de Compra e os compara com o padrão definido no Microsoft Dynamics 365. Ele sinaliza todos os caminhos não conformes e indica sua frequência e impacto, garantindo aderência às políticas de compras.

Um intervalo prolongado entre a criação da requisição de compra e a elaboração ou o envio do Pedido de Compra ao fornecedor causa atrasos no atendimento das necessidades operacionais. Isso pode resultar em compras de última hora, mais caras. O ProcessMind analisa o tempo de ciclo ponta a ponta de 'Purchase Requisition Created' até 'Purchase Order Sent to Vendor' no Microsoft Dynamics 365. Ele revela onde os handoffs estão lentos ou tarefas ficam pendentes, permitindo gerar Pedidos de Compra mais rápido.

Um descompasso significativo entre a data de entrega solicitada e a data real de recebimento gera problemas no planejamento de estoque, atrasos na produção e compromissos não cumpridos com clientes. Isso impacta diretamente a eficiência e a confiabilidade operacionais. O ProcessMind compara o atributo 'Requested Delivery Date' com o evento real 'Goods Receipt Posted' no Microsoft Dynamics 365. Ele identifica quais fornecedores, categorias ou departamentos apresentam discrepâncias recorrentes de entrega, permitindo melhorias direcionadas no desempenho dos fornecedores.

Uma alta frequência de eventos 'Goods Returned' indica problemas de qualidade do fornecedor, pedidos incorretos ou falhas no processo interno de recebimento. Isso eleva os custos operacionais, gera retrabalho e prejudica o relacionamento com fornecedores. O ProcessMind identifica padrões nas devoluções, conectando-os a fornecedores específicos, categorias de compra ou até mesmo a Pedidos de Compra individuais no Microsoft Dynamics 365. Ajuda a identificar as causas, como falhas de controle de qualidade ou atendimento impreciso do pedido.

Atrasos na atividade 'Quality Inspection Performed' retêm o estoque para uso, podendo impactar a programação de produção ou a entrega de serviços no prazo. Isso cria um gargalo interno e pode levar à insatisfação do cliente. O ProcessMind analisa a duração entre 'Goods Receipt Posted' e 'Quality Inspection Performed', identificando onde e por que as inspeções estão demorando no Microsoft Dynamics 365. Ele aponta restrições de recursos ou problemas de procedimento no processo de controle de qualidade.

Fornecedores que repetidamente não cumprem o lead time prometido — visível por eventos atrasados como 'Pedido de compra confirmado pelo fornecedor' ou 'Entrada de mercadorias registrada' — desorganizam o planejamento e elevam o custo de manutenção de estoque. Isso compromete a confiabilidade da cadeia de suprimentos. A ProcessMind avalia o desempenho dos fornecedores analisando os tempos de ciclo entre 'Pedido de compra enviado ao fornecedor' e 'Entrada de mercadorias registrada' para cada fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Com isso, oferece insights baseados em dados para gerenciar o relacionamento com fornecedores e termos contratuais com mais eficácia.

Intervenções manuais frequentes ou alterações manuais em pedidos de compra, não capturadas por workflows automatizados, indicam lacunas no sistema ou necessidades de treinamento. Isso aumenta o risco de erros e reduz a eficiência do processo, muitas vezes gerando custos ocultos. O ProcessMind detecta desvios de caminhos automatizados e identifica atividades realizadas com frequência de forma manual ou fora do fluxo padrão do sistema no Microsoft Dynamics 365. Ele destaca oportunidades de automação e padronização, reduzindo erros humanos.

Ordens de Compra que permanecem em aberto ou em andamento muito tempo após o recebimento e uso das mercadorias — indicado por atraso em 'Ordem de Compra Concluída' — imobilizam capital de giro e distorcem os relatórios financeiros. Isso aumenta o esforço de conciliação e impacta o ciclo de fechamento contábil. O ProcessMind acompanha o tempo entre 'Recebimento de Mercadorias Registrado' e 'Ordem de Compra Concluída' para cada Ordem de Compra no Microsoft Dynamics 365. Ele identifica as causas desses atrasos, como faturas pendentes ou acúmulo de pendências administrativas, acelerando o fechamento financeiro.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Reduzir o tempo de aprovação dos Pedidos de Compra impacta diretamente a eficiência de compras. Ciclos de aprovação mais curtos significam emitir pedidos mais rápido, administrar melhor os estoques e fortalecer o relacionamento com fornecedores. O objetivo é cortar atrasos que podem gerar rupturas ou comprometer cronogramas de produção no seu processo de Compra a Pagamento (P2P). O ProcessMind identifica gargalos e desvios específicos no workflow de aprovação de Pedido de Compra do Microsoft Dynamics 365. Ao visualizar os caminhos reais e destacar etapas demoradas ou aprovações fora de conformidade, você foca onde importa, reduzindo o tempo de aprovação em 20–30% e acelerando a resposta.

Alterações frequentes em pedidos de compra após a criação ou aprovação geram atrasos, aumentam o esforço administrativo e podem causar erros. Minimizar essas mudanças garante pedidos corretos desde o início, melhora a estabilidade do planejamento e reduz retrabalho no seu processo de Compra a Pagamento (P2P). O ProcessMind ajuda a descobrir as causas raiz dessas modificações ao rastrear a jornada de cada pedido de compra no Microsoft Dynamics 365. Ele revela em quais etapas as mudanças ocorrem com mais frequência e por quem, permitindo aplicar treinamentos direcionados, melhorar a qualidade dos dados de entrada ou ajustar as etapas de aprovação, podendo reduzir a taxa de alterações em 15–25%.

O processamento ágil e preciso do recebimento de mercadorias é crucial para a acurácia do estoque, o pagamento a fornecedores e a continuidade operacional. Atrasos aqui podem gerar falta de produtos, paradas de produção e pagamentos em atraso. Este objetivo busca acelerar o registro dos itens recebidos no seu processo de Compra ao Pagamento. Com o ProcessMind, você pode mapear todo o fluxo de recebimento no Microsoft Dynamics 365, identificando as etapas em que ocorrem os atrasos. A solução evidencia desvios do caminho ideal, permitindo identificar ineficiências no processo, necessidades de treinamento ou problemas de integração entre sistemas, o que pode acelerar o lançamento do recebimento em até 30%.

Manter a conformidade com políticas de compras e normas é essencial para mitigar riscos financeiros, evitar fraudes e preservar a integridade operacional. Variações não aprovadas em Ordens de Compra podem gerar compras fora do processo e práticas de compras inconsistentes. O ProcessMind descobre automaticamente todos os caminhos de Ordens de Compra no Microsoft Dynamics 365 e os compara com as regras de conformidade definidas. Mostra todos os desvios, como pedidos aprovados por pessoas não autorizadas ou etapas ignoradas, permitindo reforçar as políticas e chegar a quase 100% de conformidade nas áreas críticas.

A velocidade com que uma requisição de compra é convertida em um Pedido de Compra aprovado impacta diretamente a resposta às necessidades do negócio e a eficiência da cadeia de suprimentos. Uma conversão lenta pode atrasar compras críticas, afetando prazos de projetos e a capacidade operacional. O ProcessMind oferece uma visão clara de todo o fluxo de requisição para Pedido de Compra dentro do Microsoft Dynamics 365. Ao analisar os Event Logs, revela gargalos, atrasos em passagens de responsabilidade e ciclos ineficientes, ajudando você a simplificar a conversão e potencialmente reduzir o tempo em 20–40%.

Cumprir os prazos de entrega solicitados é vital para um planejamento de estoque eficiente, programação de produção e satisfação do cliente. Divergências frequentes podem atrapalhar as operações, gerar custos de urgência e prejudicar o relacionamento com fornecedores. O ProcessMind analisa as datas de entrega reais dos Pedidos de Compra em comparação às datas solicitadas no Microsoft Dynamics 365, correlacionando discrepâncias com fornecedores específicos ou variações do processo. Esse insight permite atacar as causas-raiz, melhorar o monitoramento do desempenho dos fornecedores e elevar a taxa de entregas no prazo em 10–20%.

Taxas altas de devolução de mercadorias associadas a pedidos de compra indicam problemas de qualidade, pedido incorreto ou divergências na entrega. Reduzir devoluções diminui retrabalho, corta custos e fortalece a confiança com fornecedores, elevando a efetividade das compras. O ProcessMind acompanha o ciclo de vida dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365, conectando devoluções a atributos específicos do pedido, fornecedores ou pontos de inspeção. Ao identificar causas comuns e desvios de processo que levam às devoluções, é possível implementar ações preventivas para reduzir as taxas em 5–15%.

Uma inspeção de qualidade eficiente é essencial para garantir que as mercadorias recebidas atendam aos padrões e para agilizar a movimentação do estoque. Inspeções lentas criam filas, atrasam a disponibilidade dos itens e impactam a programação de produção. O ProcessMind visualiza a duração e as atividades envolvidas na fase de inspeção de qualidade do seu processo de Compra a Pagamento dentro do Microsoft Dynamics 365. Ele destaca gargalos e variações nos workflows de inspeção, permitindo otimizar a alocação de recursos e, potencialmente, acelerar as inspeções em 10–20%.

Lead times previsíveis de fornecedores são fundamentais para o planejamento da cadeia de suprimentos e a gestão de estoques. A baixa aderência aos prazos desorganiza as operações, gera custos de frete expresso e afeta a continuidade do negócio. O ProcessMind analisa o histórico de Ordens de Compra no Microsoft Dynamics 365 para comparar o desempenho dos fornecedores com os lead times acordados. Ao identificar fornecedores inconsistentes e etapas do processo que contribuem para atrasos, você melhora a seleção de parceiros e eleva a aderência aos prazos em toda a base de fornecedores.

Intervenções manuais no processo de Ordem de Compra são suscetíveis a erros humanos, criam gargalos e consomem recursos valiosos. Automatizar essas etapas pode aumentar significativamente a eficiência, reduzir custos operacionais e melhorar a precisão dos dados. O ProcessMind fornece um raio X detalhado de todas as atividades de Ordem de Compra no Microsoft Dynamics 365, destacando com clareza tarefas manuais repetitivas e áreas com potencial de automação. Ao identificar essas oportunidades, você simplifica os workflows e libera a equipe para atividades mais estratégicas, reduzindo o esforço manual em 20–50%.

Concluir Pedidos de Compra (PO) no tempo certo, após o recebimento das mercadorias e o faturamento, é essencial para garantir relatórios financeiros precisos e encerrar os ciclos de compras. A demora nesse fechamento atrasa processos contábeis e mascara os custos operacionais reais. A ProcessMind mapeia todo o ciclo de vida do Pedido de Compra após o recebimento no Microsoft Dynamics 365, do recebimento ao fechamento final. Ela identifica atividades ou atrasos que impedem um fechamento ágil, permitindo otimizar essas etapas e garantir que os POs sejam fechados com eficiência, potencialmente reduzindo o prazo de fechamento em 15–25%.

As 6 etapas de melhoria para Compra a Pagamento (P2P) - Pedido de Compra

1

Baixe o Template de Dados

2

Exporte seus dados de processo

3

Faça o Upload do Seu Dataset

4

Analise Seu Processo

5

Implementar Melhorias

6

Monitorizar o Seu Processo

1

Baixe o Template de Dados

O que fazer

Acesse o Template de dados do Excel pré-configurado, feito especificamente para análise de Pedidos de Compra no Microsoft Dynamics 365. Esse Template garante a captura de todos os dados necessários do Event Log.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Começar com a estrutura certa é crucial para uma análise precisa. Este template agiliza a coleta de dados, evitando erros e retrabalho mais adiante.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para uso com o esquema correto para os seus dados de Procure-to-Pay (P2P) - Pedido de Compra.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Identifique gargalos do P2P no seu fluxo no Dynamics 365

O ProcessMind transforma dados complexos de Ordens de Compra em insights claros e acionáveis. Veja visualizações detalhadas de cada etapa e descubra onde seu processo P2P pode ser otimizado para máxima eficiência.
  • Mapeie o seu processo de Ordem de Compra de ponta a ponta
  • Identifique atrasos e retrabalho caros nas Ordens de Compra
  • Compare o desempenho e os desvios entre variantes de Pedido de Compra
  • Monitore KPIs essenciais de Ordens de Compra em tempo real
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Resultados concretos no processamento de Pedidos de Compra

Esses resultados destacam os ganhos operacionais e financeiros que as organizações normalmente alcançam ao otimizar o processo de Pedido de Compra no Microsoft Dynamics 365. Com insights orientados por dados, as empresas identificam gargalos e implementam melhorias direcionadas para aumentar a eficiência.

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Aprovação mais rápida de pedidos de compra

Redução média no tempo de aprovação

Agilize o workflow de aprovação do seu Pedido de Compra para eliminar gargalos e acelerar os ciclos de compras, garantindo a emissão no prazo.

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Menos alterações em pedidos de compra

Redução de alterações após a aprovação

Identifique as causas raiz de alterações em pedidos de compra após a aprovação para reduzir retrabalho, esforço administrativo e possíveis rupturas na cadeia de suprimentos.

0 %
Maior conformidade nos pedidos de compra

Maior aderência às políticas

Ganhe visibilidade sobre desvios de processo para garantir que os pedidos de compra sigam as políticas internas e requisitos regulatórios, minimizando riscos e auditorias.

0 days
Conversão mais rápida de requisição para Pedido de Compra

Redução do tempo de ciclo da conversão

Acelere a conversão de requisições em Pedidos de Compra, responda mais rápido à demanda e aumente a agilidade operacional do negócio.

0 %
Aumento da Taxa de Processamento Direto

Mais processamento direto (STP)

Automatize etapas manuais e elimine exceções para elevar a taxa de processamento direto (STP), reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência.

Os resultados variam com base na complexidade do processo e na qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

Identificador exclusivo do Pedido de Compra (PO), que serve como caso principal para a análise do processo.

Por que é importante

É a chave fundamental para reconstruir o fluxo do processo, permitindo analisar a jornada de cada pedido de compra do início ao fim.

O nome do evento de negócio ou etapa que ocorreu no ciclo de vida do Pedido de Compra.

Por que é importante

Este atributo é essencial para construir o mapa do processo e entender a sequência de eventos que compõem o ciclo de vida do Pedido de Compra.

A data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que é importante

Os timestamps são essenciais para calcular todas as métricas de desempenho baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, fundamentais para identificar gargalos do processo.

O nome do usuário que executou uma atividade específica.

Por que é importante

Permite analisar o desempenho por usuário, ajuda a identificar gargalos ligados a pessoas específicas e traz rastreabilidade para cada etapa do processo.

O nome do fornecedor para quem o Pedido de Compra foi criado.

Por que é importante

Este atributo é essencial para a gestão de desempenho de fornecedores, permitindo analisar prazos de entrega, índices de devolução e a confiabilidade geral por fornecedor.

O valor total do Pedido de Compra.

Por que é importante

Permite analisar financeiramente o processo de compras, ajudando a entender como o valor do pedido impacta o comportamento do processo, como prazos e caminhos de aprovação.

O status atual do Pedido de Compra no seu ciclo de vida.

Por que é importante

Fornece um retrato do estado atual da ordem de compra, útil para filtrar casos e analisar resultados do processo, como taxas de conclusão ou cancelamento.

A data em que a empresa solicitou ao fornecedor a entrega dos bens ou serviços.

Por que é importante

É a base para medir o desempenho de entrega no prazo, um KPI crítico para avaliar a confiabilidade do fornecedor e a eficiência da cadeia de suprimentos.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Esta atividade marca a criação de uma requisição de compra (a solicitação formal de bens ou serviços). Ela é registrada quando um novo registro é criado na tabela de requisições de compra, sinalizando o início da demanda de compras.

Por que é importante

Este é o gatilho inicial do processo de pedido de compra. Analisar o tempo deste evento até a criação do PO ajuda a medir a eficiência interna e a capacidade de resposta à demanda.

Esta atividade indica a criação de um rascunho do Pedido de Compra no sistema. Ela é registrada a partir do registro de data e hora de criação do cabeçalho do pedido, muitas vezes após uma requisição aprovada.

Por que é importante

Isso marca a transição de uma solicitação interna para um documento formal de compra. É um ponto de partida importante para medir o processamento do PO e os tempos de ciclo de aprovação.

Marca a aprovação final da ordem de compra, autorizando o envio ao fornecedor. Normalmente, esse evento é inferido por uma mudança de status na Ordem de Compra ou capturado diretamente no histórico do workflow.

Por que é importante

Este é um marco crítico, pois nenhuma outra ação pode ser realizada até que o PO seja aprovado. É fundamental para analisar gargalos de aprovação e medir o KPI 'PO Approval Cycle Time'.

Esta atividade indica que o Pedido de Compra aprovado foi comunicado ao fornecedor. Ela é registrada quando o PO é confirmado, o que gera um diário de confirmação e normalmente dispara o envio do documento.

Por que é importante

Este é o primeiro passo externo e inicia a contagem do lead time do fornecedor. É crucial para acompanhar o desempenho do fornecedor e o KPI 'On-Time Delivery Rate'.

Marca o registro oficial, no sistema, do recebimento das mercadorias vinculadas à ordem de compra. Esse evento é capturado quando o diário de recebimento de produtos é lançado.

Por que é importante

Este é um marco importante que atualiza o estoque e dá início ao processo de conciliação da fatura. É o ponto final para medir o 'On-Time Delivery Rate' e o lead time do fornecedor.

Indica a conclusão bem-sucedida do ciclo do pedido de compra, quando todas as mercadorias foram recebidas e faturadas. Normalmente é inferido quando o status do pedido de compra é atualizado para um estado final/fechado.

Por que é importante

Esta atividade define o fim de uma instância de processo bem-sucedida. Medir o 'Overall Purchase Order Cycle Time' — da criação à conclusão — oferece uma visão abrangente da eficiência do processo.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

Process Mining visualiza o fluxo real do seu processo de Ordem de Compra, revelando gargalos e desvios ocultos. Mostra onde os ciclos de aprovação são lentos, as modificações são frequentes ou as etapas manuais geram ineficiências. Esses insights permitem tomar decisões orientadas por dados para otimização.

Você vai precisar de event logs relacionados aos seus pedidos de compra, incluindo especificamente um identificador de caso, uma atividade e um timestamp para cada etapa. Normalmente, esses dados podem ser extraídos de tabelas que registram eventos de criação, aprovação, modificação, entrada de mercadorias e finalização do pedido de compra no Dynamics 365. Esses logs são a base para reconstruir o seu processo.

O primeiro passo é identificar as fontes de dados relevantes no Microsoft Dynamics 365 e extrair os Event Logs necessários. Em seguida, os dados são preparados e carregados em uma ferramenta de Process Mining. Por fim, é feita uma análise inicial de descoberta para visualizar o seu processo atual de Pedido de Compra.

Você pode esperar reduzir o tempo de aprovação dos pedidos de compra e minimizar a taxa de modificações. O Process Mining ajuda a acelerar o processamento de entradas de mercadorias, garantir conformidade e agilizar a conversão de requisição em pedido de compra. No final, seu workflow de pedido de compra fica mais eficiente e confiável.

Os primeiros insights e um mapa de processo completo geralmente podem ser gerados em poucas semanas, dependendo da disponibilidade e complexidade dos dados. Recomendações práticas de melhoria e a implementação das mudanças vêm logo em seguida, trazendo resultados mensuráveis em alguns meses. O prazo varia conforme o escopo e o nível de prontidão da sua organização.

Sim, o Process Mining é ótimo para identificar as causas raiz desses problemas. Ele consegue apontar etapas específicas de aprovação que causam atrasos, revelar padrões de modificações recorrentes e mostrar quais usuários ou áreas estão envolvidos nesses gargalos. Essa visibilidade detalhada viabiliza intervenções direcionadas.

Embora um entendimento básico das estruturas de dados do Dynamics 365 ajude, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou orientações para extração de dados. Sua equipe interna de TI, ou um consultor familiarizado com o Dynamics 365, normalmente consegue ajudar a obter os event logs necessários. O processo foi pensado para ser o mais simples possível.

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