> Amélioration continue des processus > Purchase to Pay Traitement des factures > SAP ECC

Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures

Débloquez l'efficacité du traitement des factures SAP ECC avec notre guide en 6 étapes.
Télécharger le modèle de données
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures
Défis (12) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le traitement des factures dans SAP ECC pour des gains d'efficacité

Le traitement des factures peut souvent entraîner des retards et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier les inefficacités précises, de la saisie initiale des données à l'exécution finale du paiement. Découvrez des opportunités de rationaliser vos workflows, de réduire l'effort manuel et d'assurer des paiements fournisseurs ponctuels.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

Afficher la description détaillée

Pourquoi optimiser le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures dans SAP ECC ?

Un processus Purchase to Pay - Traitement des Factures efficace est la pierre angulaire d'une gestion financière saine et de relations solides avec les fournisseurs. Dans des environnements ERP complexes comme SAP ECC, le traitement des factures implique souvent de multiples étapes manuelles, des hiérarchies d'approbation variées et une intégration avec différents modules comme FI-GL. Cette complexité peut involontairement entraîner des goulots d'étranglement significatifs, des cycles de traitement prolongés et des coûts opérationnels accrus. Les organisations sont fréquemment confrontées à des défis tels que des retards d'approbation des factures, des écarts lors du rapprochement des factures avec les commandes d'achat et les réceptions de marchandises, et le non-respect des politiques internes ou des exigences réglementaires.

Le coût d'un traitement de factures inefficace dépasse la main-d'œuvre directe. Il inclut les escomptes pour paiement anticipé manqués, les pénalités de retard de paiement, l'augmentation du traitement des demandes des fournisseurs, et même des relations tendues avec les fournisseurs, ce qui a un impact négatif sur le fonds de roulement et les flux de trésorerie. L'optimisation de ce processus critique dans SAP ECC ne concerne pas seulement la rapidité, mais aussi la précision, la conformité et le contrôle financier stratégique. En comprenant le véritable parcours de chaque facture, vous pouvez réaliser des économies substantielles et améliorer votre performance globale de Purchase to Pay.

Comment le Process Mining éclaire vos workflows de facturation SAP ECC

Le Process Mining offre une approche puissante et basée sur les données pour comprendre réellement comment votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures se déroule au sein de SAP ECC. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining extrait les données de journal d'événements directement de votre système SAP ECC, en exploitant spécifiquement des tables comme BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 et SKB1. Ces données sont ensuite utilisées pour reconstruire et visualiser automatiquement le flux de processus réel, révélant chaque étape qu'une facture franchit, de la réception au paiement final.

Cette perspective vous permet d'aller au-delà des rapports standard et d'obtenir des informations approfondies sur les variations de processus, les boucles de retravail et les goulots d'étranglement critiques qui peuvent être cachés dans votre système. Vous pouvez identifier précisément où les factures restent bloquées, qui est impliqué dans les retards et quelles variantes de processus entraînent les cycles de traitement les plus longs. Le Process Mining offre une vue objective, de bout en bout, vous permettant de déceler les inefficacités et les déviations de conformité avec une clarté sans précédent, offrant une voie claire pour améliorer le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures.

Principaux domaines d'amélioration dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures

L'analyse de votre traitement des factures SAP ECC avec le Process Mining révèle généralement plusieurs domaines clés propices à l'optimisation :

  • Capture et saisie des données de facture: Identifiez les retards ou les erreurs provenant de la capture initiale des données de facture. Comprendre où les efforts manuels sont concentrés peut mettre en évidence des opportunités d'automatisation ou de meilleure intégration.
  • Rapprochement et résolution des écarts: Identifiez les raisons les plus courantes des écarts entre les factures, les commandes d'achat et les réceptions de marchandises. Analysez le temps de cycle pour la résolution de ces écarts et identifiez les moyens de rationaliser cette étape cruciale.
  • Goulots d'étranglement du workflow d'approbation: Visualisez la hiérarchie d'approbation complète et identifiez les individus, départements ou étapes d'approbation spécifiques qui causent constamment des retards. Cela aide à réévaluer les limites d'approbation, les règles de routage ou les besoins en formation.
  • Gestion des blocages de paiement: Comprenez la fréquence et la durée des blocages de paiement. Analysez les causes profondes des blocages et l'efficacité de leur processus de levée pour assurer des paiements en temps opportun.
  • Identification de la conformité et du retravail: Détectez les déviations des procédures opérationnelles standard ou des règles de conformité. Identifiez les instances de retravail, d'interventions manuelles ou d'étapes de processus non autorisées qui augmentent les coûts et introduisent des risques.

Résultats mesurables attendus

La mise en œuvre des améliorations identifiées grâce au Process Mining dans votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures SAP ECC peut entraîner des avantages significatifs et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle de traitement des factures: Réduisez considérablement le temps entre la réception de la facture et le paiement final, souvent de 30 % ou plus, permettant des cycles de clôture plus rapides.
  • Réduction des coûts de traitement: Minimisez l'effort manuel, réduisez le retravail et éliminez les inefficacités, ce qui conduit à des économies substantielles par facture traitée.
  • Amélioration de la conformité et de l'atténuation des risques: Assurez une meilleure adhésion aux contrôles internes et aux exigences réglementaires, réduisant les risques d'audit et les pénalités financières.
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs: Favorisez des relations plus solides en assurant des paiements en temps opportun et en réduisant les litiges, sécurisant potentiellement de meilleures conditions.
  • Optimisation du fonds de roulement: Maximisez les escomptes pour paiement anticipé et améliorez la gestion des flux de trésorerie, impactant directement la santé financière de votre organisation.
  • Transparence accrue du processus: Obtenez une visibilité complète sur la performance de votre traitement des factures, permettant une surveillance et une amélioration continues.

Démarrer l'optimisation de votre processus de facturation P2P

S'engager dans l'optimisation de votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures dans SAP ECC n'a pas à être complexe. En tirant parti de cette perspective de Process Mining, vous obtenez les outils et les informations nécessaires pour mener une analyse approfondie. Vous pouvez commencer par connecter vos données SAP ECC et appliquer ce modèle spécialisé de Process Mining pour visualiser rapidement votre état actuel, identifier les goulots d'étranglement critiques et découvrir des opportunités concrètes sur la manière de réduire le temps de cycle du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. Commencez à transformer vos workflows de facturation dès aujourd'hui, en favorisant l'efficacité et la conformité sur l'ensemble de votre processus Purchase to Pay.

Purchase to Pay - Traitement des factures vérification des factures Équipe comptabilité fournisseurs Rapprochement à trois voies approbation de facture conditions de paiement paiements fournisseurs comptabilité fournisseurs gestion de la conformité

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans les workflows d'approbation des factures entraînent souvent des paiements tardifs, nuisant aux relations avec les fournisseurs et pouvant entraîner des pénalités de retard. Ces goulots d'étranglement immobilisent le fonds de roulement et créent des inefficacités tout au long du processus Purchase to Pay. ProcessMind analyse les activités d'approbation et identifie les approbateurs ou les étapes spécifiques causant des retards, permettant une optimisation ciblée des workflows dans SAP ECC.

Les écarts entre les factures et les commandes d'achat, tels que les variations de quantité ou de prix, déclenchent des interventions manuelles et du retravail. Cela consomme un temps considérable pour l'équipe AP, prolonge les cycles de traitement et introduit des risques de paiements incorrects au sein du système SAP ECC. ProcessMind visualise où et pourquoi les écarts de rapprochement se produisent dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures, mettant en évidence les causes profondes comme une création de commande d'achat incorrecte ou des problèmes de réception de marchandises.

Se fier à la saisie manuelle pour la capture des données de facture augmente la probabilité d'erreurs humaines, entraînant des comptabilisations incorrectes, des problèmes de rapprochement et des corrections manuelles ultérieures. Ces erreurs affectent la précision financière et nécessitent un retravail chronophage pour l'équipe Comptabilité Fournisseurs dans SAP ECC. ProcessMind identifie où et à quelle fréquence les erreurs de saisie de données se manifestent, pointant du doigt les points d'entrée spécifiques ou les groupes d'utilisateurs qui nécessitent une formation ou une automatisation dans le processus Purchase to Pay.

Les écarts par rapport aux politiques d'entreprise définies ou aux exigences réglementaires dans le traitement des factures peuvent exposer l'organisation à des sanctions financières, des audits et des atteintes à la réputation. S'assurer que chaque étape, de la réception au paiement, respecte les normes est crucial dans les environnements SAP ECC. ProcessMind détecte les étapes de processus qui contournent les phases d'approbation ou violent la séparation des tâches, fournissant une piste d'audit claire et des informations pour faire respecter la conformité au sein du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures.

Les factures retenues par des blocages de paiement, que ce soit en raison d'écarts ou d'autres raisons, restent souvent non traitées pendant des périodes prolongées. Cela entraîne des échéances de paiement manquées, des relations tendues avec les fournisseurs et des pénalités de retard potentielles, impactant la gestion des flux de trésorerie dans SAP ECC. ProcessMind suit le cycle de vie des blocages de paiement, identifiant les raisons courantes de leur application, qui est responsable de leur levée, et le temps moyen nécessaire, permettant une résolution plus rapide dans le processus Purchase to Pay.

Sans une vision claire et complète du parcours de traitement des factures, il est difficile d'identifier les véritables goulots d'étranglement, de comprendre l'allocation des ressources ou de mesurer l'efficacité globale. Ce manque de transparence entrave la prise de décision basée sur les données et les efforts d'optimisation au sein de SAP ECC. ProcessMind reconstitue le flux complet et réel du processus Achats-Paiements - Traitement des factures, révélant toutes les variantes et les écarts, et fournissant des informations détaillées sur chaque étape franchie par une facture, de sa réception à son paiement.

Une gestion manuelle excessive, de multiples boucles de retravail et des temps de cycle prolongés contribuent de manière significative au coût de traitement de chaque facture. Ces coûts cachés érodent la rentabilité et révèlent des inefficacités sous-jacentes dans la fonction de comptabilité fournisseurs au sein de SAP ECC. ProcessMind quantifie l'impact des coûts des diverses déviations de processus et étapes manuelles au sein du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures, identifiant les domaines d'automatisation et de rationalisation pour réduire les dépenses opérationnelles.

Lorsque les factures ne sont pas traitées rapidement, les organisations manquent souvent des escomptes de caisse précieux offerts par les fournisseurs pour un paiement anticipé. Cela représente une perte directe d'économies potentielles et impacte négativement la gestion du fonds de roulement, en particulier dans les environnements SAP ECC. ProcessMind met en évidence les factures qui ne respectent pas les conditions de paiement anticipé et identifie les retards de processus spécifiques, tels que les goulots d'étranglement d'approbation ou les problèmes de rapprochement, qui empêchent leur paiement en temps voulu dans le cadre du processus Achats-Paiements.

Les variations dans la manière dont les conditions de paiement sont appliquées ou respectées entre différents fournisseurs ou transactions peuvent entraîner un comportement de paiement incohérent, risquant des relations fournisseurs défavorables ou un flux de trésorerie sous-optimal. Assurer la standardisation est essentiel pour des opérations financières efficaces dans SAP ECC. ProcessMind révèle les écarts dans la planification des paiements basée sur les termes définis, identifiant les cas où les paiements sont effectués trop tôt ou trop tard, et les raisons de ces déviations dans le processus Purchase to Pay.

Une répartition inégale des tâches ou des goulots d'étranglement à des étapes de traitement spécifiques peut entraîner une surcharge de travail pour certains membres de l'équipe tandis que d'autres sont sous-utilisés. Ce déséquilibre impacte la productivité des employés et l'efficacité globale du service au sein de l'équipe Comptabilité Fournisseurs de SAP ECC. ProcessMind analyse les durées d'activité et les attributions de ressources, identifiant où se produisent les déséquilibres de charge de travail et suggérant des opportunités d'optimiser l'allocation des ressources dans le processus Purchase to Pay - Traitement des factures.

Les factures subissent souvent de nombreuses interventions manuelles, de la validation initiale des données aux multiples cycles d'approbation ou de correction d'erreurs. Chaque intervention manuelle augmente le temps et le coût de traitement, augmentant le potentiel d'erreurs et réduisant le potentiel d'automatisation au sein de SAP ECC. ProcessMind cartographie toutes les activités manuelles et les boucles de retravail, quantifiant leur fréquence et leur impact, identifiant ainsi les principaux candidats à l'automatisation et à la simplification des processus dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures.

Lorsque des retards surviennent dans le traitement des factures, il est souvent difficile d'en identifier la raison exacte ou la partie responsable sans une investigation manuelle approfondie à travers divers systèmes et journaux. Ce manque d'analyse claire des causes profondes empêche une résolution efficace des problèmes et une amélioration continue dans SAP ECC. ProcessMind isole précisément les activités et les attributs précédant un retard, fournissant des preuves basées sur les données pour les causes sous-jacentes du traitement lent des factures dans le cycle Purchase to Pay.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à raccourcir la durée entre l'arrivée d'une facture et son approbation finale, ce qui impacte directement la ponctualité des paiements fournisseurs et le fonds de roulement. Des approbations lentes peuvent entraîner des escomptes manqués et des relations fournisseurs tendues, augmentant les coûts opérationnels. Atteindre cet objectif signifie que les factures passent beaucoup plus rapidement par le workflow Purchase to Pay - Traitement des factures dans SAP ECC, réduisant le temps de cycle global et améliorant l'efficacité. Réduire le temps de cycle d'approbation de 30 % pourrait considérablement améliorer la trésorerie et la satisfaction des fournisseurs. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement et les temps d'attente prolongés dans le processus d'approbation en visualisant chaque étape d'une facture. Il met en évidence les approbateurs ou les étapes spécifiques qui causent des retards, permettant des ajustements de processus ciblés, des reconfigurations de workflow ou des opportunités d'automatisation. En comparant les parcours d'approbation réels à des modèles idéaux, ProcessMind aide à mettre en œuvre les meilleures pratiques et à surveiller l'impact des changements, conduisant à des améliorations mesurables.

La saisie manuelle de données est une source majeure d'erreurs, entraînant retravail, retards de paiement et augmentation des coûts de traitement dans le processus Purchase to Pay - Traitement des factures. Atteindre cet objectif signifie traiter les factures avec une plus grande précision dès le départ, minimisant le besoin de corrections et de rapprochements. Cela accélère non seulement le processus, mais améliore également la qualité des données dans SAP ECC, optimisant la production de rapports financiers et la conformité. Réduire de 80 % les erreurs manuelles libère les ressources de l'équipe Comptabilité Fournisseurs pour des tâches plus stratégiques. ProcessMind visualise toutes les boucles de retravail et les activités de correction d'erreurs causées par une saisie incorrecte des données de facture. Il identifie précisément l'origine des erreurs dans le flux de processus et détecte les schémas récurrents (par exemple, fournisseurs ou types de factures spécifiques) qui les déclenchent. Grâce à ces informations, les organisations peuvent mettre en œuvre des mesures préventives telles que des outils d'extraction de données automatisés, des règles de validation plus strictes ou des formations ciblées, rationalisant ainsi le processus et améliorant la précision.

Les opportunités d'escompte manquées représentent une perte financière directe pour l'organisation. Cet objectif vise à garantir que les factures éligibles sont payées dans leur fenêtre d'escompte, maximisant ainsi les économies. Atteindre un taux de saisie plus élevé signifie une meilleure gestion du fonds de roulement et un impact positif immédiat sur les résultats. Augmenter le taux de saisie des escomptes à 95 % pour toutes les factures éligibles traitées dans SAP ECC se traduit directement par des économies annuelles significatives. ProcessMind suit méticuleusement le cycle de vie complet de chaque facture, de la réception au paiement, identifiant les cas où le paiement a été effectué après l'expiration de l'escompte. Il met en évidence les retards spécifiques dans le workflow Purchase to Pay - Traitement des factures qui contribuent à ces opportunités manquées, tels que les goulots d'étranglement d'approbation ou la persistance des blocs de paiement. En visualisant ces schémas, ProcessMind aide à optimiser les workflows et la planification des paiements pour garantir des paiements rapides et tirer parti des escomptes disponibles.

La conformité aux politiques internes et aux réglementations externes est cruciale dans le traitement des factures pour éviter les pénalités financières, les audits et les atteintes à la réputation. Cet objectif garantit que chaque facture traitée dans SAP ECC respecte strictement les règles définies et les exigences légales, de la capture des données à l'exécution du paiement. Atteindre une conformité totale procure une tranquillité d'esprit, renforce la gouvernance et protège l'organisation contre les risques potentiels. Le maintien d'une adhésion à 100 % à toutes les directives réglementaires et internes atténue les risques financiers et opérationnels.ProcessMind offre de solides capacités de vérification de la conformité, permettant aux organisations de comparer le flux réel de Purchase to Pay - Traitement des Factures avec des modèles et des règles de conformité prédéfinis. Il signale automatiquement toute déviation, étape non autorisée ou approbation manquante, offrant une vue claire de l'endroit et de la manière dont les lacunes de conformité se produisent. Cette analyse détaillée permet des actions correctives proactives et une surveillance continue pour maintenir un processus entièrement conforme.

Les écarts fréquents entre les factures et les commandes d'achat (PO) sont une cause majeure de retravail, d'interventions manuelles et de retards de paiement dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. Cet objectif vise à réduire la fréquence de ces non-concordances, ce qui conduit à un processus de rapprochement à trois voies plus fluide et plus rapide. Y parvenir améliore l'efficacité des opérations de comptabilité fournisseurs et renforce l'intégrité des données au sein de SAP ECC. La réduction de 50 % des écarts de rapprochement facture-commande d'achat diminue considérablement les interventions manuelles et le retravail.ProcessMind analyse le flux de traitement des factures pour identifier où et pourquoi les écarts de rapprochement se produisent fréquemment, tels que des problèmes avec les réceptions de marchandises, les modifications de commandes d'achat ou les erreurs de saisie de données. Il visualise la fréquence et l'impact de ces non-concordances sur le processus global, révélant des modèles courants et des causes profondes. Cette information permet des améliorations ciblées dans la création de commandes d'achat, les processus de réception de marchandises ou la logique de rapprochement automatisée, rationalisant ainsi l'ensemble de l'étape de vérification.

Les blocs de paiement peuvent retarder considérablement les paiements aux fournisseurs, impactant négativement les relations fournisseurs et pouvant entraîner des frais de retard de paiement. Cet objectif vise à identifier et à résoudre rapidement les causes profondes de ces blocs. Obtenir une résolution plus rapide signifie des paiements plus ponctuels, une meilleure prévisibilité des flux de trésorerie et de meilleures relations avec les fournisseurs. Réduire de 40 % la durée moyenne d'un bloc de paiement améliore la bonne volonté des fournisseurs et l'efficacité opérationnelle. ProcessMind suit précisément la durée et la fréquence des blocs de paiement dans le cycle Purchase to Pay - Traitement des factures de SAP ECC. Il identifie non seulement les factures bloquées, mais fournit également des informations sur les raisons des blocs et le temps typique nécessaire à leur résolution. En analysant les parcours menant aux blocs de paiement et en en sortant, ProcessMind aide à découvrir les workflows de résolution inefficaces et les goulots d'étranglement, permettant une intervention plus rapide et une optimisation des processus.

Des coûts de traitement par facture élevés érodent la rentabilité et indiquent des inefficacités au sein du service de comptabilité fournisseurs. Cet objectif vise à identifier et à éliminer les facteurs de coût, tels que l'effort manuel excessif, le retravail et les cycles de traitement prolongés. Atteindre un coût par facture inférieur témoigne d'une opération Purchase to Pay - Traitement des Factures plus rationalisée et efficace. Réduire le coût de traitement de chaque facture de 20 % a un impact direct sur le budget opérationnel de l'organisation et améliore sa santé financière.ProcessMind offre une vue complète de toutes les activités, ressources et retards associés à chaque facture, permettant un calcul précis des coûts de traitement. Il met en évidence les variantes de processus coûteuses, les étapes inutiles ou les boucles de retravail fréquentes qui augmentent les dépenses. Par conséquent, en identifiant ces zones d'inefficacité dans SAP ECC, ProcessMind soutient les décisions basées sur les données pour automatiser les tâches, éliminer les activités redondantes et optimiser l'allocation des ressources pour des réductions de coûts significatives.

L'application incohérente des conditions de paiement entre les fournisseurs ou les factures peut entraîner une imprévisibilité financière, des opportunités d'escompte manquées et des litiges avec les fournisseurs. Cet objectif se concentre sur l'application de politiques uniformes pour les conditions de paiement, garantissant un traitement juste et cohérent pour tous les fournisseurs. Atteindre la standardisation améliore les prévisions financières, renforce les relations avec les fournisseurs et optimise la gestion du fonds de roulement. Assurer une application cohérente à 98 % des conditions de paiement apporte clarté et efficacité aux opérations financières.ProcessMind analyse chaque événement de paiement dans le cycle Purchase to Pay - Traitement des Factures, comparant les dates de paiement réelles et l'utilisation des escomptes par rapport aux conditions de paiement stipulées. Il identifie les écarts où les conditions ne sont pas appliquées de manière cohérente, révélant des modèles d'exceptions ou de remplacements manuels. Cette visibilité permet aux organisations d'appliquer des procédures opérationnelles standard au sein de SAP ECC, conduisant à une plus grande cohérence, prévisibilité et une confiance améliorée des fournisseurs.

Une charge de travail déséquilibrée au sein des équipes de comptabilité fournisseurs (AP) peut entraîner des goulots d'étranglement, l'épuisement professionnel des employés et des inefficacités dans le traitement des factures. Cet objectif vise à répartir les tâches plus équitablement, en veillant à ce que les ressources soient utilisées efficacement et qu'aucune personne ou équipe ne soit submergée. Une répartition optimisée de la charge de travail améliore la productivité de l'équipe, réduit les retards de traitement et améliore la satisfaction globale au travail. Équilibrer la charge de travail de l'équipe AP avec un écart de moins de 10 % améliore le débit et réduit le stress.ProcessMind offre des capacités d'analyse des ressources, visualisant la manière dont les tâches sont distribuées et traitées entre les différents membres de l'équipe AP. Il identifie les individus ou groupes constamment surchargés ou sous-utilisés, ainsi que ceux qui contribuent fréquemment aux retards de traitement. En associant ces informations au flux Purchase to Pay - Traitement des Factures, ProcessMind permet aux organisations de réaffecter les tâches, de rationaliser les workflows et d'assurer une distribution plus équitable et efficace du travail au sein de SAP ECC.

De nombreuses tâches de traitement des factures sont répétitives et manuelles, consommant un temps et des ressources précieux tout en étant sujettes aux erreurs humaines. Cet objectif vise à identifier ces tâches et à les automatiser à l'aide de la robotisation des processus (RPA) ou d'autres outils numériques. Accroître l'automatisation libère le personnel de la Comptabilité Fournisseurs pour des activités plus complexes et à plus forte valeur ajoutée, augmentant considérablement l'efficacité et la précision. Automatiser 30 % des tâches répétitives à fort volume réduit l'effort humain et accélère le cycle Purchase to Pay - Traitement des factures. ProcessMind excelle à cartographier chaque étape du parcours Purchase to Pay - Traitement des factures, mettant en évidence les activités fréquentes, à faible valeur ajoutée et basées sur des règles, effectuées manuellement dans SAP ECC. Il identifie les candidats idéaux à l'automatisation en analysant la fréquence des activités, leur durée et les coûts associés. Grâce aux informations de ProcessMind, les organisations peuvent déterminer précisément où l'automatisation apportera le meilleur retour sur investissement, passant d'un effort manuel à des processus automatisés et efficaces.

Les retards dans le traitement des factures proviennent souvent de problèmes complexes et interdépendants qui sont difficiles à identifier et à résoudre sans une visibilité claire. Cet objectif vise à découvrir systématiquement les raisons précises des temps de traitement prolongés, permettant des interventions ciblées et efficaces. Y parvenir signifie aller au-delà de la gestion des symptômes pour s'attaquer aux problèmes fondamentaux, ce qui conduit à des améliorations durables en matière d'efficacité et de rapidité. L'identification et la résolution systématiques des 3 principales causes profondes des retards améliorent la prévisibilité globale du processus.ProcessMind offre une transparence complète des processus en cartographiant méticuleusement chaque événement et activité dans le flux Purchase to Pay - Traitement des Factures. Il montre non seulement où les retards se produisent, mais permet également une analyse approfondie des attributs et des conditions spécifiques associés à ces retards, tels que des approbateurs particuliers, des types de factures ou des problèmes système au sein de SAP ECC. Cette connaissance granulaire permet aux organisations de passer des hypothèses aux conclusions basées sur les données concernant les véritables causes profondes des inefficacités.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour le traitement des factures P2P dans SAP ECC

1

Télécharger le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
1

Télécharger le modèle

Que faire

Obtenez le modèle Excel conçu pour vos données Purchase to Pay, Traitement des Factures. Ce modèle garantit que vos données sont correctement structurées pour une analyse optimale.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Une structure de données standardisée est cruciale pour une modélisation précise des processus et pour découvrir des opportunités d'amélioration sans incohérences de données.

Résultat attendu

Un modèle Excel vierge adapté à vos données de traitement des factures SAP ECC.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez la vérité sur le traitement des factures P2P

ProcessMind révèle le parcours complet de chaque facture, de sa création à son paiement. Visualisez les retards cachés, les risques de conformité et les opportunités de rationaliser votre cycle Purchase to Pay pour une efficacité maximale.
  • Identifier précisément les goulots d'étranglement du traitement des factures
  • Identifier les risques et les écarts de conformité
  • Réduire l'effort manuel dans le traitement des factures
  • Assurer des paiements fournisseurs ponctuels et constants
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Obtenir un Impact Concret dans le Traitement des Factures

Ces résultats illustrent les gains d'efficacité tangibles et les réductions de coûts observés lors de l'optimisation des workflows de traitement des factures Purchase to Pay. En tirant parti du Process Mining, les organisations identifient et éliminent les goulots d'étranglement, ce qui conduit à des temps de traitement plus rapides et à une meilleure conformité au sein de systèmes comme SAP ECC.

0 %
Approbations de factures plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationaliser les workflows d'approbation en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement, garantissant une approbation des factures beaucoup plus rapide. Cela conduit à des paiements plus rapides et à de meilleures relations avec les fournisseurs.
0 %
Taux d'Escompte de Caisse Plus Élevé

Amélioration de l'utilisation des escomptes

Améliorez le taux de capture des escomptes de caisse éligibles en optimisant les délais de paiement et en résolvant les retards de traitement de manière proactive. Cela contribue directement à des économies financières significatives.
0 %
Retravail Réduit

Diminution du traitement manuel des écarts

Minimiser le besoin d'intervention manuelle dû à des écarts de rapprochement ou des erreurs de données. Le Process Mining révèle les causes profondes, permettant des corrections automatisées et des gains d'efficacité significatifs.
0 %
Réduction des écarts de conformité

Diminution des déviations par rapport aux politiques

Identifiez et éliminez les cas où le traitement des factures s'écarte des politiques de l'entreprise ou des normes réglementaires. Cela renforce les contrôles internes et réduit les risques d'audit.
0 days
Résolution plus Rapide des Blocages

Résolution plus rapide des blocs de paiement

Accélérez la résolution des blocages de paiement en identifiant les causes courantes et en rationalisant les workflows de résolution. Cela garantit des paiements en temps opportun et améliore la satisfaction des fournisseurs.
0 %
Traitement Automatisé

Réduction des activités manuelles par facture

Identifiez et automatisez les tâches manuelles répétitives et à volume élevé dans le traitement des factures, libérant ainsi le personnel de la comptabilité fournisseurs pour des tâches plus stratégiques. Cela améliore considérablement l'efficacité et la précision.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'un document de facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est la clé primaire qui lie tous les événements liés à une seule facture, en faisant le fondement essentiel pour l'analyse des processus et l'exploration des variantes.

Le nom d'une étape métier ou d'un événement spécifique survenu pendant le cycle de vie du traitement des factures.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation des flux de processus, la découverte des goulots d'étranglement et l'identification du retravail.

L'horodatage précis, incluant la date et l'heure, à laquelle une activité s'est produite.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les métriques de performance, telles que les temps de cycle et les durées des goulots d'étranglement.

L'ID utilisateur SAP de la personne qui a exécuté l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse de la performance et de la charge de travail par individu ou par équipe, aidant à identifier les meilleurs performeurs, les opportunités de formation et les déséquilibres de ressources.

Un identifiant unique pour le fournisseur ou le prestataire qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse spécifique aux fournisseurs, aidant à identifier les modèles, les problèmes ou les efficacités associés à des fournisseurs particuliers.

L'identifiant de la commande (PO) à laquelle la facture est rapprochée.

Pourquoi c'est important

Il relie la facture au processus d'approvisionnement, permettant l'analyse des factures avec et sans commande d'achat et l'identification des écarts de rapprochement.

Le montant brut total de la facture, exprimé dans la devise d'origine du document.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse basée sur la valeur, aidant à prioriser les factures de grande valeur et à comprendre comment le montant de la facture impacte le flux de processus et la conformité.

La date à laquelle la facture a été officiellement comptabilisée dans les grands livres financiers.

Pourquoi c'est important

Il marque une étape critique du processus, détermine la période financière de la transaction et est un élément clé du calcul du temps de cycle.

La date à laquelle le paiement de la facture est dû au fournisseur, selon les conditions de paiement.

Pourquoi c'est important

Il sert de référence pour mesurer la performance des paiements à temps et identifier les opportunités de capture d'escomptes pour paiement anticipé.

Un code indiquant la raison pour laquelle une facture est bloquée pour paiement.

Pourquoi c'est important

Il explique pourquoi les factures sont retardées, permettant une analyse des causes profondes des blocages de paiement et aidant à prioriser les efforts d'amélioration des processus.

La date à laquelle le paiement a été effectué et la facture a été compensée des comptes fournisseurs.

Pourquoi c'est important

Il marque l'achèvement du processus et constitue la base du calcul du temps de cycle total, des taux de paiement à temps et de la réalisation des escomptes de caisse.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création initiale du document de facture dans SAP, soit comme document mis en attente (parked) ou entièrement comptabilisé (posted). C'est généralement le premier événement enregistré dans le système pour le cycle de vie d'une facture et sert de point de départ du processus.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le point de départ principal pour mesurer le temps de cycle de traitement des factures de bout en bout. L'analyse de la durée à partir de ce point aide à identifier les retards dans la phase initiale de saisie des données et de création de documents.

Cette activité se produit lorsqu'un blocage est placé sur un poste de facture, l'empêchant d'être payé. Les blocages peuvent être définis automatiquement en raison d'écarts dans le rapprochement à trois voies ou manuellement pour diverses raisons.

Pourquoi c'est important

Cet événement est critique pour mesurer la durée de résolution du blocage de paiement et identifier les causes profondes des retards de paiement. Il met en évidence les problèmes de prix, de quantité ou d'approbations requises.

C'est un événement financier clé où la facture est officiellement enregistrée dans le grand livre général, créant une dette. Cela fait passer le document d'un état temporaire (mis en attente) à une écriture comptable permanente.

Pourquoi c'est important

La comptabilisation est une étape majeure qui confirme la validité de la facture. C'est un préalable au paiement et un indicateur clé du débit de traitement.

Cette activité marque l'étape finale d'un cycle de vie de facture réussi, où l'engagement ouvert est compensé par un document de paiement. Cela signifie que le paiement a été exécuté.

Pourquoi c'est important

En tant qu'événement de fin principal, il est crucial pour le calcul du temps de cycle global de bout en bout. Il confirme la réussite du processus et est utilisé pour mesurer la performance des paiements à temps.

Représente l'annulation d'un document de facture comptabilisé. Un document d'annulation est créé pour annuler l'impact financier de la facture originale.

Pourquoi c'est important

Cette activité met en évidence une exception significative et un chemin de retravail. L'analyse de la fréquence et des raisons des annulations peut révéler des problèmes systémiques dans le processus de validation et de comptabilisation des factures.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de vos factures dans SAP ECC, révélant les goulots d'étranglement, les boucles de retravail et les écarts de conformité. Il identifie les ralentissements des approbations, les raisons des blocs de paiement et les opportunités de rationaliser l'ensemble du processus. Cela offre une vue claire et basée sur les données des inefficacités opérationnelles. En fin de compte, cela vous aide à comprendre la véritable performance de votre cycle de facturation P2P.

Vous avez généralement besoin de journaux d'événements liés à vos factures, incluant le numéro de facture, la description de l'activité, l'horodatage et l'utilisateur qui a effectué chaque activité. Ces données se trouvent habituellement dans des tables comme BKPF, BSEG, RBKP, RSEG, ainsi que dans des tables de documents de modification telles que CDHDR et CDPOS. Ces tables fournissent les informations nécessaires pour reconstituer le parcours de traitement des factures.

Le Process Mining peut révéler des cycles d'approbation lents, des incohérences fréquentes entre factures et commandes, ainsi que des erreurs de saisie manuelle de données entraînant des retravaux. Il met également en évidence les opportunités d'escompte manquées, l'application incohérente des conditions de paiement et la répartition déséquilibrée de la charge de travail au sein de votre équipe Comptabilité Fournisseurs. De plus, il aide à identifier les causes profondes des blocs de paiement et des retards.

Vous pouvez vous attendre à réduire significativement les délais de cycle d'approbation des factures, à minimiser les erreurs manuelles et à augmenter les taux de capture des escomptes de caisse. Le Process Mining aide à accélérer la résolution des blocages de paiement et à réduire les coûts de traitement par facture en identifiant et en éliminant les inefficacités. Cela conduit à un workflow de traitement des factures plus conforme et plus rentable.

L'extraction de données de SAP ECC nécessite une connaissance des tables pertinentes et de leurs structures de données spécifiques à votre processus P2P. Bien qu'elle puisse être réalisée avec les outils SAP standard, l'utilisation de connecteurs pré-intégrés ou l'engagement d'un ingénieur de données expérimenté peut simplifier et accélérer le processus. Cette approche contribue à garantir la qualité et l'exhaustivité des données pour une analyse précise.

Non, le Process Mining va bien au-delà des rapports standards en visualisant le flux de processus réel de bout en bout, et pas seulement des métriques agrégées. Il découvre des variations cachées, des boucles de retravail et des non-conformités que les rapports traditionnels ne peuvent pas identifier. Cela fournit un modèle dynamique et interactif de vos opérations, offrant des informations approfondies sur les causes profondes des inefficacités.

Les exigences clés comprennent un accès sécurisé à votre système SAP ECC, une compréhension de son modèle de données pour les tables P2P pertinentes, et une plateforme logicielle de Process Mining. Aucune modification directe de votre système SAP n'est généralement nécessaire, car le processus implique principalement une extraction de données en lecture seule. Une infrastructure informatique de base pour le traitement des données peut également être requise.

L'extraction initiale des données et la création du modèle de processus peuvent généralement prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois la configuration terminée, des informations exploitables peuvent apparaître rapidement, souvent quelques jours après la première analyse. Cela permet une identification rapide des domaines d'amélioration et des opportunités immédiates d'optimisation de votre traitement des factures.

Optimisez dès aujourd'hui votre traitement des factures Purchase to Pay

Identifier les inefficacités et réduire le temps de cycle des factures de 30 %.

Démarrez votre essai gratuit

Aucune carte de crédit requise. Mise en place en quelques minutes.