Il Suo Template Dati per il Processo Dal Ciclo Acquisto al Pagamento - Gestione Fatture

L'attributo Attività rappresenta una fase o un'azione distinta all'interno del workflow di elaborazione delle fatture. Queste attività derivano da vari eventi di sistema, come la creazione di documenti, i cambiamenti di stato, le approvazioni o le azioni utente registrate nei log di modifica di SAP.

L'analisi delle attività è il fulcro del Process Mining. Consente la visualizzazione di mappe di processo, l'identificazione di colli di bottiglia (ad es. lunghe attese dopo 'Fattura Inviata per Approvazione'), cicli di rilavorazione (ad es. cicli ripetuti di 'Blocco Pagamento Impostato' e 'Blocco Pagamento Rilasciato') e deviazioni di conformità. La sequenza e la frequenza delle attività rivelano il flusso di processo effettivo, 'as-is'.

Definisce i passaggi nella mappa di processo, consentendo la visualizzazione dei flussi di processo, la scoperta dei colli di bottiglia e l'identificazione delle rilavorazioni.

Questo attributo è tipicamente derivato da più fonti, inclusi codici transazione (SY-TCODE), campi di stato in tabelle come RBKP (ad es., RBSTAT) ed eventi di modifica dalle tabelle CDHDR e CDPOS.

Il Numero Fattura serve come identificatore univoco del caso per il percorso di elaborazione della fattura. Ogni numero corrisponde a una singola fattura ricevuta da un fornitore, consentendo di tracciare tutte le attività correlate, dall'acquisizione dei dati al pagamento finale, come parte di un'unica istanza di processo coesa.

Nell'analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il ciclo di vita end-to-end di ogni fattura. Consente di collegare eventi disparati registrati in SAP, come il parcheggio, la registrazione, il blocco e la compensazione, in una sequenza cronologica. Questo fornisce una visione chiara di come ogni fattura viene gestita, quanto tempo impiega e dove si verificano deviazioni dal processo standard.

Questa è la chiave primaria che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura, rendendola la base essenziale per l'analisi dei processi e l'esplorazione delle varianti.

Questo è tipicamente il Numero Documento dalla tabella SAP RBKP, campo BELNR, spesso concatenato con il Codice Società (BUKRS) e l'Anno Fiscale (GJAHR) per una unicità assoluta.

L'Event Time registra l'esatto momento in cui un'attività aziendale è stata eseguita e registrata nel sistema sorgente. Questo timestamp è la spina dorsale cronologica del processo, ordinando tutte le attività per ogni fattura in una sequenza coerente.

Nell'analisi, l'Event Time è essenziale per il calcolo di tutte le metriche basate sulla durata, come tempi di ciclo, tempi di attesa e tempi di elaborazione tra le attività. Alimenta dashboard come 'Tempo di Ciclo End-to-End Fattura' e 'Durata Risoluzione Blocco Pagamento' fornendo i dati necessari per misurare il tempo trascorso tra due punti qualsiasi del processo. I timestamp accurati sono fondamentali per identificare ritardi e colli di bottiglia nelle prestazioni.

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di performance, come i tempi di ciclo e le durate dei colli di bottiglia.

Questo è tipicamente derivato combinando la data di modifica (UDATE) e l'ora di modifica (UTIME) dalla tabella di intestazione del documento di modifica, CDHDR. Per eventi di creazione specifici, può essere la data e l'ora di creazione da tabelle come RBKP (ERNAM, ERZET).

La Data di Compensazione segna il passaggio finale nel ciclo di vita della fattura: il pagamento. È la data in cui la voce di fattura aperta viene compensata da un documento di pagamento nel sistema. Questa data rappresenta il tempo effettivo di esecuzione del pagamento.

Questo attributo è il punto finale per molti KPI critici, inclusi il 'Tempo Medio di Ciclo Fattura' e il 'Tasso di Pagamento Puntuale'. Viene confrontata con la Data di Scadenza del Pagamento per misurare le prestazioni di pagamento. Per l'analisi dello sconto cassa, viene confrontata con il periodo di sconto per verificare se il pagamento è stato effettuato in tempo per acquisire lo sconto.

Segna il completamento del processo ed è la base per il calcolo del tempo di ciclo totale, dei tassi di pagamento puntuali e della realizzazione degli sconti cassa.

Per le voci compensate, questa è la data di compensazione (campo AUGDT) dalla tabella delle voci fornitore compensate, BSAK.

La Data di Registrazione è una data chiave nel processo contabile. Determina il periodo fiscale in cui la spesa della fattura viene riconosciuta nel Conto Economico. È tipicamente impostata dall'addetto alla contabilità fornitori durante l'elaborazione della fattura.

Nell'analisi del processo, l'attività 'Fattura Registrata', contrassegnata da questa data, è una tappa fondamentale. La durata dalla ricezione della fattura alla Data di Registrazione è un componente critico del tempo di ciclo complessivo. Questa data è anche fondamentale per la rendicontazione finanziaria e l'analisi del throughput, come il monitoraggio del volume delle fatture registrate per settimana o mese.

Segna una pietra miliare critica nel processo, determina il periodo finanziario per la transazione ed è una componente chiave del calcolo del tempo di ciclo.

Questo è il campo 'Data di Registrazione' (BUDAT) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.

La Data di Scadenza del Pagamento è calcolata in base alla data di base della fattura e ai termini di pagamento concordati. Rappresenta la scadenza per effettuare il pagamento al fine di evitare ritardi e potenzialmente incorrere in penali o danneggiare le relazioni con i fornitori.

Questo attributo è cruciale per i KPI di performance e conformità come il 'Tasso di Pagamento Puntuale' e la 'Perdita di Opportunità di Sconto Cassa'. Confrontando la data di pagamento effettiva (Data di Compensazione) con la Data di Scadenza del Pagamento, l'analisi può determinare automaticamente se un pagamento è stato puntuale, anticipato o in ritardo. È un elemento fondamentale per la dashboard di 'Aderenza ai Termini di Pagamento'.

Serve come base per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali e identificare opportunità per l'acquisizione di sconti per pagamenti anticipati.

Questa data è spesso calcolata. La data di base per il pagamento (ZFBDT) è nella tabella BSEG. La logica della data di scadenza dipende anche dai termini di pagamento (BSEG-ZTERM).

L'Importo Fattura rappresenta il valore totale della fattura presentata dal fornitore. Questa è una metrica finanziaria chiave per ogni caso di fattura.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per l'analisi basata sul valore. Consente di filtrare e segmentare il processo in base al valore della fattura, che spesso è correlato alla complessità del processo e ai requisiti di approvazione. Ad esempio, le fatture di alto valore potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso e più rigoroso. Viene anche utilizzato nell'analisi di conformità, ad esempio, per verificare se le fatture di alto valore bypassano i passaggi di approvazione richiesti.

Consente l'analisi basata sul valore, aiutando a prioritizzare le fatture di alto valore e a comprendere come l'importo della fattura influenzi il flusso del processo e la conformità.

Questo è il campo 'Importo fattura lordo' (RMWWR) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.

Quando una fattura presenta una discrepanza o richiede ulteriori indagini, viene applicato un blocco di pagamento. Il codice della Causa Blocco Pagamento specifica il motivo per cui il blocco è stato impostato, ad esempio, a causa di una differenza di quantità, una differenza di prezzo o un blocco manuale.

Questo attributo è essenziale per la dashboard 'Durata Risoluzione Blocco Pagamento'. L'analisi della frequenza e della durata dei blocchi per motivo aiuta a identificare le cause profonde dei ritardi di pagamento. Ad esempio, se 'Discrepanza di Prezzo' è la ragione più comune per blocchi lunghi, ciò indica un potenziale problema nei dati anagrafici o nel processo dell'ordine di acquisto che deve essere affrontato.

Spiega perché le fatture sono in ritardo, consentendo l'analisi delle cause profonde dei blocchi di pagamento e aiutando a prioritizzare gli sforzi di miglioramento del processo.

La motivazione del blocco di pagamento si trova a livello di riga nella tabella RSEG (campo SPGRS) o nella tabella del documento contabile BSEG (campo ZLSPR).

L'attributo Nome Utente identifica l'individuo specifico responsabile dell'esecuzione di una data attività nel processo. Questo è tipicamente il nome utente SAP registrato con la transazione o l'evento di modifica.

Questo attributo è cruciale per l'analisi delle prestazioni a livello di utente o di team. Aiuta a rispondere a domande come 'Chi sono gli approvatori più veloci?' o 'Quali utenti generano il maggior numero di rilavorazioni?'. È utilizzato nelle dashboard per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, identificare le esigenze di formazione e comprendere le variazioni di performance tra i diversi dipendenti.

Consente l'analisi delle prestazioni e del carico di lavoro per individuo o team, aiutando a identificare i migliori performer, le opportunità di formazione e gli squilibri delle risorse.

Questo è il campo 'Modificato da' (USERNAME) dalla tabella di intestazione del documento di modifica, CDHDR. Per gli eventi di creazione, può essere il campo 'Inserito da' (ERNAM) in tabelle come RBKP.

Il Numero Fornitore è la chiave anagrafica che identifica il fornitore. Questo collega la transazione della fattura a uno specifico partner commerciale, consentendo un'analisi basata sulle caratteristiche del fornitore.

L'analisi del processo per Numero Fornitore può rivelare importanti insight sulle relazioni e sulle prestazioni dei fornitori. Ad esempio, può aiutare a identificare quali fornitori presentano costantemente fatture problematiche che portano a blocchi di pagamento o discrepanze, o quali fatture dei fornitori vengono elaborate in modo più efficiente. Questa informazione è preziosa per la gestione dei fornitori e le iniziative di approvvigionamento strategico.

Consente l'analisi specifica per fornitore, aiutando a identificare schemi, problemi o efficienze associati a particolari fornitori.

Questo è il campo 'Partita Fatturante' (LIFNR) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.

Il Numero dell'Ordine di Acquisto collega una fattura al documento di approvvigionamento originale. Questo è fondamentale per l'abbinamento a tre vie (Ordine di Acquisto, Ricevimento Merci, Fattura) e per analizzare l'efficienza del processo di fatturazione basato sull'ordine di acquisto.

Questo attributo è critico per dashboard come il 'Tasso di Discrepanza di Corrispondenza Fattura-Ordine di Acquisto'. Consente di segmentare il processo in fatture con ordine di acquisto e fatture senza ordine di acquisto, che spesso hanno percorsi di elaborazione e complessità molto diversi. L'analisi dei problemi relativi a specifici ordini di acquisto può aiutare a diagnosticare problemi a monte nel processo di approvvigionamento.

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo l'analisi delle fatture con e senza ordine di acquisto e l'identificazione delle discrepanze di abbinamento.

Questo si trova tipicamente a livello di voce di riga. Il 'Numero Ordine di Acquisto' (EBELN) è nella tabella voci fattura, RSEG. Potrebbe essere necessario aggregarlo a livello di intestazione.

Il Codice Società è un'unità organizzativa fondamentale in SAP Financials, che rappresenta un'entità giuridica indipendente. Tutte le transazioni finanziarie, incluse le fatture, vengono registrate a un codice società specifico.

Questo attributo consente di segmentare l'analisi del processo per entità giuridica. È cruciale per confrontare le prestazioni del processo, la conformità e l'efficienza tra diverse società all'interno di un gruppo aziendale. Le Dashboard possono essere filtrate per Codice Società per fornire una visione specifica dell'azienda sui KPI di elaborazione delle fatture.

Consente il confronto dei processi e il benchmarking delle prestazioni tra diverse entità legali all'interno di un'organizzazione.

Questo è il campo 'Codice Società' (BUKRS) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.

Il Conto di Contabilità Generale (Co.Ge.) è il conto di destinazione nel piano dei conti dove viene registrato l'impatto finanziario della fattura. Questo è un dato critico per la rendicontazione finanziaria e la gestione dei costi.

Per il Process Mining, l'analisi del conto Co.Ge. fornisce una dimensione finanziaria al flusso di processo. La dashboard 'Analisi Utilizzo Conto Co.Ge.' può rivelare schemi di spesa, identificare potenziali errori di codifica delle fatture e garantire che i costi siano allocati ai dipartimenti o progetti corretti. Aiuta a colmare il divario tra l'esecuzione del processo e l'impatto finanziario.

Aggiunge una dimensione finanziaria al processo, consentendo l'analisi dell'allocazione dei costi, dei modelli di spesa e della potenziale errata codifica delle fatture.

Questo si trova a livello di voce di riga. Il 'Numero Conto Co.Ge.' (HKONT) è nella tabella voci fattura RSEG per le fatture con ordine di acquisto o BSEG per le fatture FI dirette.

Questo è un attributo booleano calcolato confrontando la 'Clearing Date' (data di pagamento effettiva) con la 'Payment Due Date'. Se la data di compensazione è successiva alla data di scadenza, il flag è vero; altrimenti, è falso. Questo fornisce una misura semplice e diretta delle prestazioni di pagamento puntuale per ogni fattura.

Questo attributo semplifica l'analisi e la visualizzazione nelle dashboard. Consente un facile filtraggio e aggregazione per calcolare il KPI 'On-Time Payment Rate'. Gli utenti possono segmentare rapidamente il processo per confrontare i flussi di processo delle fatture scadute rispetto a quelle pagate puntualmente, rivelando potenzialmente i modelli di processo che portano a pagamenti in ritardo.

Semplifica l'analisi delle prestazioni dei pagamenti puntuali e consente un facile confronto tra i processi di fatturazione puntuali e quelli in ritardo.

Questo attributo non è in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati utilizzando la formula: ClearingDate > PaymentDueDate.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, idealmente fornisce una motivazione per il rifiuto. Questo potrebbe essere un codice standardizzato o un commento in testo libero che indichi problemi come 'Numero ordine di acquisto errato', 'Fattura duplicata' o 'Importo non corretto'.

Questi dati sono vitali per la dashboard 'Motivazioni e Tendenze di Rifiuto Fatture'. Analizzando la frequenza delle diverse motivazioni di rifiuto, l'azienda può identificare problemi comuni e implementare azioni correttive. Ad esempio, se 'Numero ordine di acquisto errato' è una ragione frequente, potrebbe indicare la necessità di una migliore comunicazione con i fornitori o di formazione per il personale addetto all'inserimento dati. Questa analisi è fondamentale per ridurre le rilavorazioni del processo.

Fornisce la causa radice dei rifiuti, consentendo miglioramenti di processo mirati per ridurre le rilavorazioni e migliorare i tassi di "prima volta corretta".

Questa informazione spesso non è memorizzata in un unico campo standard. Potrebbe trovarsi nei log del contenitore del workflow, nei campi di testo lungo associati al documento o in campi specifici in una soluzione di workflow personalizzata.

L'attributo Ora di Fine segna il completamento di una specifica attività. Per molti eventi in SAP, che sono registrati come singoli punti nel tempo, l'Ora di Fine sarà identica all'Ora di Inizio. Tuttavia, per le attività che hanno una durata misurabile, come un passaggio di approvazione su cui si sta lavorando attivamente, può rappresentare la conclusione di tale lavoro.

Nell'analisi dei processi, avere un'Ora di Fine distinta consente la misurazione del tempo di elaborazione dell'attività, separato dal tempo di attesa che la precede. Ciò aiuta a differenziare il tempo necessario per eseguire un'attività rispetto a quanto tempo un caso attende l'inizio di tale attività, fornendo approfondimenti più approfonditi sull'efficienza delle risorse.

Consente il calcolo del tempo di elaborazione delle attività, distinguendolo dal tempo di attesa tra le attività e migliorando l'analisi dei colli di bottiglia.

Questo è spesso lo stesso dell'Ora di Inizio, derivato da CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. In alcuni casi, può essere derivato da log di workflow che registrano esplicitamente l'inizio e la fine di un'attività.

Questo è un attributo booleano calcolato in base ai termini di pagamento e alla data di pagamento effettiva. È impostato su vero se i 'Payment Terms' offrivano uno sconto per il pagamento anticipato e la 'Clearing Date' era successiva alla scadenza del periodo di sconto. Questo misura direttamente la perdita finanziaria dovuta a inefficienze di processo.

Questo attributo è la base della dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss'. Consente una facile quantificazione dell'impatto finanziario dei ritardi di elaborazione. Filtrando i casi in cui questo flag è vero, gli analisti possono investigare le specifiche varianti di processo e i colli di bottiglia che più frequentemente portano a sconti mancati, fornendo un solido business case per il miglioramento del processo.

Quantifica direttamente la perdita finanziaria derivante dai ritardi di processo, creando un caso convincente per l'ottimizzazione del workflow di gestione delle fatture.

Questo attributo non è in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati interpretando i 'PaymentTerms' e confrontando la 'ClearingDate' con la data di scadenza dello sconto.

L'attributo Sistema Sorgente indica l'origine dei dati degli eventi, ad esempio, un nome specifico di istanza SAP ECC. Questo è particolarmente importante in ambienti con più sistemi ERP o quando i dati sono combinati da diverse fonti.

Nell'analisi, questo attributo aiuta a differenziare processi e prestazioni tra vari sistemi, regioni o unità aziendali che potrebbero essere in esecuzione su istanze separate. Assicura che la linea dei dati sia chiara e consente un filtraggio e un'analisi specifici del sistema.

Fornisce un contesto cruciale in architetture multi-sistema, consentendo una corretta segregazione dei dati e un'analisi delle prestazioni specifica per sistema.

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione dei dati, che rappresenta l'ID del sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) o un identificatore assegnato manualmente per la specifica istanza SAP.

Il Tempo di Elaborazione misura il tempo necessario per eseguire un'attività, dall'inizio alla fine. Viene calcolato come la differenza tra l'Ora di Fine e l'Ora di Inizio di un'attività. Questo è distinto dal tempo di ciclo, che include il tempo di attesa tra le attività.

L'analisi del tempo di elaborazione aiuta a comprendere lo sforzo effettivo o il tempo di contatto per i diversi passaggi. Può individuare le attività che sono ad alta intensità di risorse o inefficienti. Ad esempio, un lungo tempo di elaborazione per 'Dati Fattura Acquisiti' potrebbe indicare una fattura complessa o un processo di inserimento dati inefficiente. Questo parametro è prezioso per la pianificazione delle risorse e le iniziative di automazione.

Misura la durata effettiva del lavoro per un'attività, aiutando a identificare i passaggi ad alta intensità di risorse e a distinguere tra tempo di lavoro attivo e tempo di attesa inattivo.

Questo attributo non è in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati utilizzando la formula: EndTime - StartTime.

I Termini di Pagamento definiscono le regole per quando una fattura deve essere pagata e quali, se del caso, sconti cassa sono disponibili per il pagamento anticipato. Esempi includono 'Netto 30 giorni' o '2% 10, Netto 30', il che significa uno sconto del 2% se pagato entro 10 giorni, altrimenti l'intero importo è dovuto entro 30 giorni.

Questo attributo è la base per la dashboard 'Perdita di Opportunità di Sconto Cassa' e il KPI 'Tasso di Acquisizione dello Sconto Cassa'. L'analisi utilizza i termini di pagamento in combinazione con le date di registrazione e di pagamento per determinare se uno sconto era disponibile e se è stato acquisito con successo. È anche fondamentale per la dashboard di 'Aderenza ai Termini di Pagamento'.

È essenziale per analizzare i tassi di acquisizione degli sconti cassa e comprendere l'impatto finanziario dei ritardi di processo.

Questo è il campo 'Chiave Termini di Pagamento' (ZTERM) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.

Il Tipo di Documento è utilizzato per categorizzare diversi tipi di transazioni commerciali in SAP. Per l'elaborazione delle fatture, i tipi comuni includono 'RE' per le fatture standard o 'KG' per le note di credito dei fornitori. Il tipo di documento controlla aspetti della registrazione, come l'intervallo di numerazione utilizzato.

Nell'analisi, questo attributo consente di filtrare il processo per tipi di transazione specifici. Ad esempio, il processo per la gestione di una nota di credito può essere significativamente diverso da quello di una fattura standard. Separare questi flussi utilizzando il Tipo di Documento fornisce una visione del processo più accurata e significativa.

Consente la separazione e l'analisi di diverse transazioni commerciali, come fatture rispetto a note di credito, che seguono processi differenti.

Questo è il campo 'Tipo Documento' (BLART) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento più recente dei dati. Si applica all'intero dataset piuttosto che ai singoli eventi, fornendo una chiara indicazione della freschezza dei dati.

Questo è un attributo di metadati critico per gli utenti e gli analisti delle dashboard. Li aiuta a comprendere il periodo di tempo coperto dall'analisi e assicura che prendano decisioni basate su informazioni attuali. È tipicamente visualizzato in modo prominente sulle dashboard per informare gli utenti sulla recentezza dei dati.

Informa gli utenti sulla freschezza dei dati, garantendo che l'analisi e le decisioni siano basate su informazioni aggiornate.

Questo valore viene generato e iniettato nel dataset dallo strumento di estrazione dati o ETL al momento dell'aggiornamento dei dati.

L'attributo Valuta specifica la valuta in cui è denominato l'importo della fattura, ad esempio USD, EUR o JPY.

Questo attributo fornisce un contesto essenziale per l'Importo della Fattura. Consente una corretta interpretazione e aggregazione dei dati finanziari, specialmente nelle organizzazioni globali che operano con più valute. L'analisi può essere filtrata per valuta per confrontare l'efficienza di elaborazione o i problemi tra diverse zone valutarie. Per un'aggregazione finanziaria significativa, gli importi potrebbero dover essere convertiti in un'unica valuta di rendicontazione.

Fornisce il contesto necessario per qualsiasi importo finanziario, garantendo un'interpretazione accurata e consentendo il filtraggio e l'analisi basati sulla valuta.

Questo è il campo 'Chiave Valuta' (WAERS) dalla tabella di intestazione del documento di fattura, RBKP.