Il Vostro Template Data per Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture

Il Numero Fattura è il riferimento unico assegnato da un fornitore a un documento di fattura. Nel Process Mining, funziona come Case ID, collegando tutte le attività correlate dalla ricezione e validazione all'approvazione e al pagamento finale.

L'analisi dei processi per Numero Fattura consente una visione completa end-to-end del percorso di ogni fattura. Questo aiuta a identificare variazioni nei percorsi di elaborazione, misurare con precisione i tempi di ciclo e individuare quali fatture specifiche incontrano ritardi, blocchi o eccezioni. È l'attributo fondamentale per comprendere le prestazioni dell'elaborazione delle fatture a un livello granulare.

È l'identificatore di caso essenziale che collega tutti gli eventi per una singola fattura, consentendo un'analisi di processo coerente e end-to-end.

Questo è un field primario sull'Invoice object in Coupa. Può essere trovato nei dettagli dell'intestazione della fattura nell'UI o tramite l'API delle Fatture.

L'Ora Evento, o indicazione oraria, registra la data e l'ora esatte in cui un'attività è stata eseguita. È il fondamento temporale del log di processo, ordinando tutti gli eventi cronologicamente per ogni caso.

Questo attributo è essenziale per tutte le analisi basate sul tempo nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, identificare la durata dei colli di bottiglia, misurare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni del processo in diversi periodi di tempo. Indicazioni orarie accurate sono critiche per costruire modelli di processo realistici e derivare KPI di performance significativi.

Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare tutte le durate, i tempi di ciclo e i tempi di attesa, che sono fondamentali per l'analisi delle prestazioni.

Questi dati sono catturati nell'audit trail o negli history log per gli Invoice object in Coupa. Ogni azione registrata o modifica di status avrà un timestamp associato.

Il Nome dell'Attività descrive una fase nel workflow di elaborazione delle fatture, come 'Fattura Creata', 'Fattura Inviata per Approvazione' o 'Pagamento Eseguito'. Ogni attività rappresenta un punto distinto nel tempo in cui lo stato o la proprietà della fattura è cambiata.

Nel Process Mining, la sequenza di attività forma la process flow map. L'analisi di queste attività aiuta a visualizzare il processo effettivo, identificare percorsi comuni e rari, rilevare bottleneck dove le attività richiedono troppo tempo e individuare fasi non conformi o inefficienti come i cicli di rilavorazione.

Questo attributo è cruciale per la costruzione della process map, consentendo la visualizzazione e l'analisi del workflow effettivo di elaborazione delle fatture.

Questo attributo è tipicamente derivato dagli event log, audit trail o modifiche di status all'interno del modulo Fatture di Coupa. Spesso richiede la mappatura dei cambiamenti di status o azioni specifiche dell'user a nomi di attività definiti.

La Data di Scadenza del Pagamento è una data critica calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Rappresenta la scadenza per il pagamento al fornitore.

Questo attributo è il benchmark per misurare le prestazioni di pagamento puntuali. Viene utilizzato direttamente per calcolare il KPI 'Tasso di Pagamento Puntuale' confrontandolo con la data effettiva di esecuzione del pagamento. L'analisi delle deviazioni da questa data aiuta a identificare problemi sistemici che causano ritardi nei pagamenti e a valutare l'impatto sulle relazioni con i fornitori e le potenziali penali per ritardato pagamento.

È il benchmark primario per misurare le prestazioni di pagamento puntuali ed è essenziale per la gestione delle relazioni con i fornitori e per evitare penali.

Questa data è solitamente calcolata da Coupa in base ai field 'Data Fattura' e 'Termini di Pagamento'. Dovrebbe essere disponibile sul record della fattura.

Questo attributo rappresenta l'importo totale dovuto sulla fattura. È un punto data finanziario fondamentale utilizzato in un'ampia gamma di analisi.

L'analisi del processo basata sull'importo della fattura può rivelare pattern importanti. Ad esempio, le fatture di alto valore potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso e più rigoroso, portando potenzialmente a tempi di ciclo più lunghi. Viene anche utilizzato per valutare l'impatto finanziario delle inefficienze del processo, come il valore delle fatture attualmente bloccate o ritardate.

Fornisce un contesto finanziario cruciale, consentendo l'analisi di come il comportamento del processo cambia con il valore della fattura e l'impatto finanziario dei ritardi.

Questo è un field standard sull'Invoice object in Coupa, solitamente chiamato 'Totale' o 'Importo Totale'.

Il Nome del Fornitore identifica il partner commerciale da cui sono stati procurati beni o servizi. Questo è un pezzo critico di dati contestuali per analizzare le prestazioni di pagamento e le relazioni.

Questo attributo consente di segmentare il processo di fatturazione per fornitore. Aiuta a rispondere a domande come 'Quali fornitori hanno i tempi di elaborazione delle fatture più lunghi?' o 'Stiamo pagando costantemente i nostri fornitori strategici in tempo?'. L'analisi per fornitore è cruciale per la dashboard di Tempestività dei Pagamenti Fornitori e per gestire efficacemente le relazioni con i fornitori.

Consente di segmentare e analizzare il processo per fornitore, il che è fondamentale per la gestione delle relazioni con i fornitori e l'identificazione di problemi specifici del fornitore.

Questa informazione fa parte dei dati chiave della fattura in Coupa, collegata dall'object Fornitore/Venditore.

Il Numero dell'Ordine di Acquisto collega una fattura al documento di acquisto originale. Questa connessione è fondamentale per il processo di abbinamento dell'ordine di acquisto, che è una fase chiave nella validazione delle fatture per molte organizzazioni.

Nel Process Mining, questo attributo è cruciale per analizzare il processo di abbinamento dell'ordine di acquisto e la risoluzione delle discrepanze. Permette di filtrare le fatture relative a PO specifici ed è essenziale per la dashboard di Panoramica Discrepanze Abbinamento PO. Un'alta percentuale di fatture senza un numero PO può indicare acquisti maverick o approvvigionamenti non conformi.

Collega la fattura al processo di procurement, consentendo l'analisi dell'efficienza della corrispondenza PO e della gestione delle discrepanze.

Questo è un field standard sull'Invoice Line object in Coupa, utilizzato per associare le righe della fattura alle righe dell'ordine di acquisto (PO).

Lo Stato Fattura fornisce un'istantanea di dove si trova una fattura in un dato momento, ad esempio 'in attesa di approvazione', 'approvata', 'in sospeso' o 'pagata'. Questo attributo è dinamico e cambia man mano che la fattura avanza nel processo.

Questo è un attributo chiave per le dashboard di monitoraggio operativo come la dashboard di Throughput e Stato dell'Elaborazione Fatture. Permette di tracciare l'inventario corrente delle fatture aperte e la loro distribuzione tra le diverse fasi. L'analisi delle transizioni di status nel tempo è anche una fonte primaria per derivare l'attributo 'NomeAttività'.

Fornisce una visione in tempo reale della posizione di una fattura nel workflow, cruciale per le dashboard operative e il tracciamento dello stato.

Questo è un field di status primario sull'Invoice object in Coupa.

Questo attributo identifica l'individuo o il sistema automatizzato responsabile dell'esecuzione di una specifica fase del processo, come l'approvazione di una fattura o il rilascio di un blocco. È spesso rappresentato da un user ID, nome o email.

L'analisi del processo per user è fondamentale per comprendere le prestazioni del team, la distribuzione del carico di lavoro e identificare opportunità di formazione. È essenziale per l'analisi dei bottleneck, in quanto può rivelare se i ritardi sono concentrati su specifici approvatori o team. Aiuta anche a distinguere tra attività manuali e automatizzate.

Consente l'analisi del carico di lavoro, individua i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici e aiuta a valutare le prestazioni e la conformità degli utenti.

Le informazioni sull'user sono tipicamente registrate nell'audit trail o nella cronologia di una fattura in Coupa, associate a ogni azione intrapresa.

Il Codice Società rappresenta una specifica entità legale all'interno di un'organizzazione più grande. Le fatture sono contabilizzate rispetto a un codice società per scopi di contabilità finanziaria e reporting.

Questo attributo è essenziale per filtrare e segmentare l'analisi del processo per entità legale. Permette di confrontare le prestazioni del processo tra diverse parti dell'azienda, rispondendo a domande come 'Il processo di approvazione delle fatture nell'entità USA differisce da quello dell'entità tedesca?'. Questo è cruciale per grandi organizzazioni multinazionali.

Permette il confronto dei processi e il benchmarking delle prestazioni tra diverse entità legali o unità aziendali all'interno dell'organizzazione.

Questo è un field contabile fondamentale sull'Invoice object in Coupa, spesso richiesto per la registrazione finanziaria.

La Data Fattura è la data assegnata alla fattura dal fornitore. Tipicamente segna l'inizio ufficiale del ciclo di vita del pagamento ed è utilizzata come base per il calcolo della data di scadenza del pagamento secondo i termini di pagamento.

Questo attributo serve come punto di partenza chiave per molti calcoli dei tempi di ciclo. È un input critico per il calcolo della Data di Scadenza del Pagamento e la determinazione dell'idoneità per gli sconti di pagamento anticipato. L'analisi del delta tra la Data Fattura e la data in cui è stata inserita nel sistema può rivelare ritardi nella presentazione o nella ricezione della fattura.

È la data primaria utilizzata per calcolare le date di scadenza dei pagamenti ed è un punto di riferimento critico per misurare la tempestività dei pagamenti e acquisire sconti.

Questo è un field standard e obbligatorio sull'Invoice object in Coupa.

Questo attributo boolean distingue tra i task eseguiti dall'automazione di sistema, come l'abbinamento automatizzato degli ordini di acquisto o le registrazioni generate dal sistema, e quelli eseguiti manualmente da un user.

L'analisi di questo attributo aiuta a quantificare il livello di automazione nel workflow di elaborazione delle fatture. Viene utilizzato per misurare il successo delle iniziative di automazione, identificare i punti di contatto manuali rimanenti che potrebbero essere automatizzati e confrontare l'efficienza e i tassi di errore delle attività automatizzate rispetto a quelle manuali. Questo è fondamentale per comprendere il costo reale e l'efficienza del processo.

Aiuta a misurare il livello di automazione nel processo, identificando opportunità per ulteriore automazione e valutando l'impatto dei bot esistenti.

Questo è tipicamente derivato verificando se l'User associato a un'attività è un account di sistema o di servizio rispetto a un account user umano.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, tipicamente fornisce una ragione per il rifiuto, come 'Importo Errato' o 'Fattura Duplicata'. Questo attributo cattura quella ragione in free-text o codificata.

Questi dati sono inestimabili per l'analisi delle cause profonde dei ritardi di approvazione e delle rilavorazioni. Analizzando la frequenza delle diverse ragioni di rifiuto, le organizzazioni possono identificare problemi sistemici nel processo a monte, come problemi con l'accuratezza degli ordini di acquisto (PO) o le abitudini di fatturazione dei fornitori. Questa informazione supporta la dashboard di Analisi dei Bottleneck di Approvazione Fatture.

Fornisce un insight diretto sulle cause radice dei rifiuti delle fatture, aiutando a identificare le aree per il miglioramento dei processi e a ridurre la rilavorazione.

Questa informazione viene catturata quando un user esegue l'azione 'Rifiuta' in un workflow di approvazione. È spesso archiviata nei commenti o nell'audit trail.

Un Motivo di Blocco spiega perché una fattura è impedita dal procedere al pagamento. Esempi includono 'Discrepanza Quantità' o 'In attesa di Ricezione Merci'. Questa informazione è critica per comprendere le cause dei ritardi nei pagamenti.

Questo attributo è la chiave per la dashboard di Analisi delle Cause Radice dei Blocchi di Pagamento. Categorizzando e contando le occorrenze dei diversi motivi di blocco, un'azienda può identificare i problemi più comuni che interrompono il processo di pagamento. Ciò consente miglioramenti mirati per prevenire futuri blocchi e accelerare i pagamenti.

Spiega perché i pagamenti sono ritardati, consentendo un'analisi mirata delle cause radice per ridurre la frequenza e la durata dei blocchi di pagamento.

Quando una fattura viene messa in sospeso in Coupa, di solito viene selezionato o inserito un motivo. Questi dati sono associati allo status di sospensione della fattura.

Questo attributo calcolato fornisce un semplice indicatore vero o falso della tempestività del pagamento per ogni fattura. È derivato confrontando il timestamp dell'attività 'Pagamento Eseguito' con la 'Data di Scadenza del Pagamento'. Se il timestamp del pagamento è uguale o precedente alla data di scadenza, il valore è vero.

Questo flag semplifica il calcolo del KPI 'Tasso di Pagamento Puntuale'. Permette di filtrare e segmentare facilmente per analizzare le caratteristiche dei pagamenti in ritardo, come fornitori comuni, reparti o valori delle fatture associati ai ritardi.

Semplifica l'analisi delle prestazioni di pagamento ed è la base per il calcolo del KPI critico del Tasso di Pagamento in Tempo.

Questo è un attributo calcolato. La logica è: 'Data Pagamento Eseguito' <= 'Data di Scadenza del Pagamento'. Questo è implementato nello strumento di Process Mining.

Questo attributo è un valore boolean che indica se un'organizzazione ha pagato con successo una fattura entro la finestra di sconto definita dai termini di pagamento, come il pagamento entro 10 giorni per termini '2% 10, Net 30'.

È la metrica principale per la dashboard di Tracciamento Sconti Pagamento Anticipato e il relativo KPI. Analizzare quando questo flag è falso aiuta a identificare opportunità di risparmio mancate. Permette all'azienda di indagare perché le fatture scontabili non vengono elaborate abbastanza rapidamente e di implementare modifiche per catturare più sconti, ottimizzando il capitale circolante.

Misura direttamente il beneficio finanziario realizzato da un'elaborazione efficiente delle fatture e aiuta a identificare opportunità di risparmio mancate.

Questo è un attributo calcolato. La logica prevede di verificare se la data di pagamento rientra nel periodo di sconto definito nei 'Termini di Pagamento' e se uno sconto è stato effettivamente applicato.

L'attributo Sistema Sorgente identifica l'applicazione o la piattaforma dove è stata registrata l'attività di elaborazione della fattura. Sebbene il sistema primario sia Coupa, le fatture o i dati correlati possono provenire da altri sistemi integrati come un ERP o un vendor portal.

Questa informazione è preziosa in landscape IT complessi per capire come i diversi sistemi contribuiscono al processo complessivo. Aiuta a diagnosticare problemi di qualità dei dati, comprendere i passaggi di sistema (handoff) e analizzare processi che coinvolgono più applicazioni.

Chiarisce l'origine dei dati, il che è essenziale per la risoluzione dei problemi e per l'analisi di processi che coinvolgono più sistemi integrati.

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati per identificare l'origine dei dati. Per Coupa, questo sarebbe impostato su 'Coupa'.

Il Tempo di Ciclo della Fattura è un indicatore chiave di performance che misura la durata end-to-end del ciclo di vita dell'elaborazione della fattura. Viene calcolato come la differenza tra l'indicazione oraria dell'ultimo evento significativo (come 'Pagamento Eseguito') e il primo evento (come 'Fattura Creata' o 'Fattura Ricevuta').

Questa metrica calcolata è la pietra angolare della dashboard di Analisi del Tempo di Ciclo della Fattura. Fornisce una misura di alto livello dell'efficienza complessiva del processo. Suddividerla per fornitore, importo o codice azienda può rivelare fonti di inefficienza e aiutare a prioritizzare gli sforzi di miglioramento.

Questo è un KPI primario per misurare la velocità e l'efficienza complessiva del processo, evidenziando direttamente quanto tempo occorre per elaborare una fattura.

Questo attributo è calcolato nello strumento di Process Mining prendendo la differenza tra i tempi massimi e minimi degli event per ogni case (Numero Fattura).

I Termini di Pagamento definiscono le regole per il saldo di un fornitore, inclusa la data di scadenza e gli eventuali sconti disponibili per il pagamento anticipato. Queste informazioni sono solitamente stabilite nei dati anagrafici del fornitore e applicate alle fatture.

Questo attributo è essenziale per calcolare la Data di Scadenza del Pagamento e per identificare opportunità di sconti per pagamento anticipato. È un input diretto per la dashboard di Monitoraggio Sconti per Pagamento Anticipato e il relativo KPI. L'analisi per termini di pagamento può rivelare se determinati termini sono correlati a ritardi nei pagamenti.

È la base per il calcolo delle date di scadenza dei pagamenti e l'identificazione di opportunità di sconto per pagamento anticipato, con un impatto diretto sul capitale circolante.

Questo è un field standard in Coupa, tipicamente predefinito dal record Fornitore/Venditore sulla Fattura.

Questo attributo registra quando i dati sono stati estratti e caricati l'ultima volta nello strumento di Process Mining. Fornisce contesto sulla freschezza dell'analisi ed è cruciale per comprendere la tempestività degli insight presentati nelle dashboard.

Conoscere l'ultimo tempo di aggiornamento dei dati è importante per i use case di monitoraggio operativo. Aiuta gli user a fidarsi dei dati chiarendo quanto sia attuale l'informazione e assicura che le decisioni non siano prese basandosi su viste di processo obsolete.

Fornisce un contesto critico sulla tempestività e la rilevanza dei dati di processo, assicurando che gli utenti comprendano quanto sia attuale l'analisi.

Questo timestamp è generato e aggiunto al dataset durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL).

Il Codice Valuta specifica l'unità monetaria per i valori finanziari della fattura, come USD, EUR o GBP. Questo è essenziale per le organizzazioni che operano a livello globale e gestiscono fatture in più valute.

Nell'analisi, questo attributo è necessario per interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari. Dashboard e KPI devono filtrare o convertire le valute per fornire riepiloghi finanziari significativi. Impedisce l'aggregazione errata di valori di valuta diversi e consente un'analisi del processo specifica per valuta.

Assicura un'analisi finanziaria e una reportistica accurate fornendo il contesto necessario per tutti i valori monetari in un ambiente multi-valuta.

Questo è un field standard sull'Invoice object in Coupa, tipicamente collegato al fornitore o specificato sulla fattura stessa.