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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures

Débloquez l'efficacité dans Coupa avec notre guide d'optimisation en 6 étapes.
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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimisez le Traitement des Factures Coupa pour une Efficacité Maximale

Le traitement manuel des factures peut masquer des inefficacités, entraînant des retards de paiement et des défis de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les goulets d'étranglement et à rationaliser vos workflows. Découvrez comment identifier les domaines d'amélioration et augmenter votre efficacité opérationnelle. Commencez dès aujourd'hui à optimiser vos opérations.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures

Le traitement des factures est une pierre angulaire de la santé financière et de l'efficacité opérationnelle de votre organisation. Dans le paysage complexe du Purchase to Pay, les inefficacités dans la gestion des factures peuvent entraîner des fuites financières importantes, des relations tendues avec les fournisseurs et des risques de non-conformité. La gestion manuelle, les workflows fragmentés et un manque de visibilité en temps réel au sein de systèmes comme Coupa se traduisent souvent par des retards de paiement, des remises pour paiement anticipé manquées et une augmentation des coûts opérationnels. L'optimisation de votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures ne consiste pas seulement à accélérer les choses, il s'agit de transformer une fonction financière critique en un avantage stratégique, en assurant une gestion efficace des flux de trésorerie et en maintenant des relations solides avec vos fournisseurs. Comprendre l'état réel "tel quel" de votre traitement des factures est la première étape vers la réalisation de ces améliorations vitales.

Comment le Process Mining éclaire les workflows de facturation Coupa

Le Process Mining offre une perspective inégalée sur le parcours réel de chaque facture au sein de votre système Coupa, de sa réception initiale à l'exécution finale du paiement. En analysant les journaux d'événements (event logs), le Process Mining reconstitue le flux complet, de bout en bout, de votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures, révélant précisément comment le travail est réellement effectué, et non pas seulement comment il est censé l'être. Il utilise le numéro de facture comme identifiant de cas unique, vous permettant de suivre le chemin de chaque facture individuelle. Cette vue détaillée permet d'identifier les points où les factures restent bloquées, les étapes d'approbation qui sont fréquemment ignorées ou retravaillées, et si les blocages de paiement sont systématiquement appliqués et levés dans certaines conditions. Vous pouvez identifier les variations de processus non conformes, découvrir les goulets d'étranglement cachés qui prolongent le temps de cycle des factures, et comprendre les véritables moteurs de coûts associés à des écarts spécifiques. Cette approche basée sur les données va au-delà des hypothèses, fournissant des preuves concrètes pour une optimisation ciblée du processus Purchase to Pay.

Domaines d'amélioration clés dans le traitement des factures

L'exploitation du Process Mining pour votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures dans Coupa ouvre plusieurs domaines d'amélioration critiques :

  • Identification et résolution des goulets d'étranglement: Identifiez visuellement les étapes spécifiques où les factures s'accumulent ou subissent des retards excessifs, tels que des cycles d'approbation prolongés, des écarts de rapprochement récurrents ou des processus de codification inefficaces. Cela permet des interventions ciblées pour réduire le temps de cycle global des factures.
  • Conformité améliorée et atténuation des risques: Détectez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et aux conditions de paiement, signalant les violations potentielles de conformité ou même les activités frauduleuses. Comprenez pourquoi certaines factures sont fréquemment rejetées ou ont des blocages de paiement appliqués, vous permettant d'aborder proactivement les causes profondes.
  • Opportunités d'automatisation: Identifiez les tâches manuelles répétitives ou les erreurs de saisie de données courantes qui pourraient être rationalisées ou entièrement automatisées. Cela libère votre équipe financière pour se concentrer sur des activités plus stratégiques, augmentant leur efficacité et réduisant les coûts de traitement manuel.
  • Optimisation du fonds de roulement: En accélérant le cycle de traitement des factures, vous pouvez mieux gérer les flux de trésorerie, profiter des remises pour paiement anticipé et éviter les pénalités de retard, contribuant directement à l'amélioration du fonds de roulement.
  • Approbations et rapprochement simplifiés: Analysez les hiérarchies d'approbation et les taux de réussite du rapprochement pour identifier les opportunités de simplification des workflows, de mise en œuvre d'une automatisation intelligente pour les scénarios courants et de réduction des interventions manuelles.

Résultats attendus de l'optimisation du traitement des factures

En appliquant le Process Mining à votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures dans Coupa, vous pouvez vous attendre à des résultats transformateurs qui impacteront significativement vos performances financières et opérationnelles :

  • Réduction du temps de cycle des factures: Réduisez drastiquement le temps de la réception de la facture au paiement, souvent de 30% ou plus, en éliminant les goulets d'étranglement identifiés et en rationalisant les workflows. Cela répond directement à la question "comment réduire le temps de cycle du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures".
  • Réduction des coûts de traitement: Réalisez des économies importantes en réduisant l'effort manuel, en minimisant le retravail et en évitant les frais de retard de paiement. Cela conduit à une opération Purchase to Pay plus rentable.
  • Amélioration de la conformité: Renforcez l'adhésion aux politiques internes et aux réglementations externes, réduisant les risques d'audit et assurant une gouvernance financière cohérente sur toutes les transactions de facturation.
  • Relations améliorées avec les fournisseurs: Favorisez des relations plus solides et plus fiables avec vos fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et prévisibles, ce qui peut conduire à de meilleures conditions de négociation et à une stabilité accrue de la chaîne d'approvisionnement.
  • Productivité accrue de l'équipe: Donnez à vos équipes financières et d'approvisionnement des processus plus efficaces, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et des initiatives stratégiques plutôt que sur la résolution de problèmes réactifs. Ces avantages mesurables soulignent la valeur de l'optimisation des processus basée sur les données.

Démarrer la transformation de votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures

S'engager dans la voie de l'optimisation de votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures au sein de Coupa commence par la compréhension de votre réalité actuelle. Ce template de Process Mining fournit le cadre pour vous connecter rapidement à vos données Coupa, visualiser vos workflows de traitement des factures et découvrir des informations exploitables. Il vous permet d'aller au-delà des hypothèses, en tirant parti de données empiriques pour piloter des changements percutants. En identifiant les inefficacités et en vous concentrant sur les principaux domaines d'amélioration, vous pouvez dégager une valeur substantielle, menant à une opération Purchase to Pay plus efficace, conforme et rentable. Faites le premier pas vers une transformation basée sur les données de votre traitement des factures et réalisez le plein potentiel de votre investissement Coupa.

Du Bon de Commande au Paiement - Traitement des Factures Vérification de facture Comptabilité Fournisseurs Processus `De l'Achat au Paiement` Approbation de facture Retards de paiement Gestion de la conformité Optimisation du fonds de roulement Relations Fournisseurs Rapprochement des bons de commande

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Des workflows d'approbation de factures inefficaces peuvent considérablement retarder les paiements, entraînant des remises pour paiement anticipé manquées, des relations tendues avec les fournisseurs et des pénalités de retard potentielles. Cela a un impact sur le fonds de roulement et ajoute des coûts inutiles à votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. ProcessMind analyse les parcours précis que suivent les factures dans Coupa, mettant en évidence les points où les approbations stagnent, identifiant les approbateurs ou départements spécifiques qui créent des goulets d'étranglement, et quantifiant leur impact. Cela permet une optimisation ciblée des workflows d'approbation.

Le rapprochement manuel ou incorrect des factures et des bons de commande crée souvent des exceptions qui nécessitent un effort manuel important pour être résolues. Ces écarts dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures mobilisent des ressources et introduisent des erreurs, prolongeant le temps de traitement des factures conformes. ProcessMind visualise toutes les déviations du processus standard de rapprochement des bons de commande dans Coupa, identifiant les causes profondes des écarts, telles que les erreurs de saisie de données ou les inexactitudes des bons de commande. Il aide à identifier où et pourquoi les problèmes de rapprochement se produisent, permettant une prévention proactive.

Les retards dans le traitement des factures, de la réception au paiement final, empêchent souvent les organisations de profiter des précieuses remises pour paiement anticipé offertes par les fournisseurs. Cela a un impact direct sur la rentabilité et augmente le coût réel des biens et services dans votre processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. ProcessMind suit le cycle de vie exact de chaque facture dans Coupa, de "Facture Reçue" à "Paiement Exécuté", identifiant les activités spécifiques et les retards qui empêchent les paiements opportuns. Cela permet des ajustements de processus pour maximiser les économies.

Les factures non traitées conformément aux politiques établies de l'entreprise ou aux exigences réglementaires peuvent entraîner des constats d'audit, des pénalités financières et des dommages à la réputation. Assurer une adhésion stricte tout au long du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures est essentiel pour l'atténuation des risques. ProcessMind détecte automatiquement toutes les instances où le traitement des factures dans Coupa s'écarte des règles prédéfinies ou des chemins optimaux, signalant les actions ou étapes non conformes. Il offre une visibilité claire sur les violations de politique et leur fréquence.

La gestion des exceptions et des erreurs lors du traitement des factures, telles que les erreurs de codification ou les factures rejetées, consomme un temps et des ressources considérables. Ce retravail manuel augmente les coûts opérationnels et détourne le personnel des activités à valeur ajoutée au sein du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. ProcessMind identifie les activités qui génèrent le plus de boucles de retravail, comme "Écart de rapprochement géré" ou "Facture rejetée", et quantifie leur fréquence et leur impact dans Coupa. Il aide à identifier les causes profondes de ces exceptions pour l'automatisation ou l'élimination.

Sans une vue claire et en temps réel de la position de chaque facture dans le cycle de traitement, les parties prenantes peinent à répondre aux demandes des fournisseurs ou à prévoir les flux de trésorerie avec précision. Ce manque de transparence peut entraîner des inefficacités opérationnelles et de mauvaises décisions dans le processus Du Bon de Commande au Paiement - Traitement des Factures. ProcessMind reconstitue l'ensemble du parcours de chaque facture dans Coupa, offrant une vue complète de bout en bout du processus de la réception au paiement. Il visualise toutes les activités et leur séquence, offrant une transparence sans précédent sur le statut des factures et les goulots d'étranglement.

Les factures fréquemment mises en attente de paiement, pour des raisons telles que des écarts de quantité ou des documents manquants, perturbent considérablement les calendriers de paiement et nécessitent un effort supplémentaire pour être résolues. Ces retards peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et à la trésorerie dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. ProcessMind identifie les activités et les attributs spécifiques, tels que "Blocage de paiement défini" et "Raison du blocage de paiement", qui conduisent aux blocages de paiement dans Coupa. Il met en lumière les déclencheurs courants et aide à rationaliser le processus de résolution en révélant les problèmes récurrents.

De multiples variations non documentées dans la façon dont les factures sont traitées peuvent entraîner des délais imprévisibles, des taux d'erreur plus élevés et des difficultés à standardiser les meilleures pratiques. Ce manque de standardisation a un impact sur l'efficacité et le contrôle dans le processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. ProcessMind visualise toutes les variantes de processus réelles empruntées par les factures dans Coupa, identifiant les chemins non standard et leur fréquence. Il aide à révéler les processus parallèles et les écarts par rapport au parcours idéal prévu, permettant la standardisation et la simplification des processus.

Le temps total nécessaire pour qu'une facture passe de "Facture Reçue" à "Paiement Exécuté" est souvent trop long, quels que soient les goulots d'étranglement spécifiques. Ce temps de cycle prolongé impacte le fonds de roulement, la satisfaction des fournisseurs et l'allocation des ressources internes dans le processus Du Bon de Commande au Paiement - Traitement des Factures. ProcessMind calcule la durée précise de chaque étape et de l'ensemble du processus de bout en bout dans Coupa, en soulignant où se produisent les retards cumulés. Il fournit des informations basées sur les données concernant les temps de cycle moyens et aberrants, permettant des améliorations ciblées pour accélérer le processus.

Le coût cumulatif de traitement de chaque facture, incluant la main-d'œuvre pour les tâches manuelles, la gestion des exceptions et les retards, peut être étonnamment élevé. Des inefficacités invisibles contribuent à des dépenses opérationnelles gonflées dans votre processus Du Bon de Commande au Paiement - Traitement des Factures. ProcessMind identifie les inefficacités cachées et les points de contact manuels au sein de Coupa qui augmentent le coût par facture, tels que des étapes d'approbation excessives ou des cycles de reprise fréquents. Il quantifie l'impact de ces problèmes, permettant des stratégies de réduction des coûts.

Les retards fréquents de paiement, les écarts non résolus ou le manque de transparence concernant le statut des factures peuvent gravement nuire aux relations avec les fournisseurs clés. Cela peut avoir un impact sur la stabilité de la chaîne d'approvisionnement et le pouvoir de négociation au sein du processus Purchase to Pay - Traitement des Factures. ProcessMind fournit des informations sur les causes profondes de l'insatisfaction des fournisseurs, telles que des retards de paiement constants ou une gestion prolongée des exceptions pour des fournisseurs spécifiques dans Coupa. Il aide à identifier les modèles problématiques pour améliorer les interactions avec les fournisseurs et la prévisibilité des paiements.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à raccourcir la durée entre l'envoi d'une facture pour approbation et la réception de son approbation finale. Y parvenir impacte directement la gestion des flux de trésorerie, réduit les pénalités de retard de paiement et améliore la bonne volonté des fournisseurs, augmentant l'efficacité globale du processus Du Bon de Commande au Paiement. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation, décelant les approbateurs ou les étapes spécifiques qui causent des retards. En analysant les durées d'activité et les parcours des utilisateurs, il met en évidence les inefficacités, permettant aux organisations de mettre en œuvre des processus d'approbation plus rapides dans Coupa et de mesurer des réductions de 20 à 30 % en quelques mois.

Cet objectif vise à diminuer le nombre de factures nécessitant une intervention manuelle en raison d'écarts entre la facture et son bon de commande correspondant. La réduction de ces exceptions diminue l'effort manuel, accélère le traitement et améliore la précision des données au sein du processus Du Bon de Commande au Paiement. ProcessMind analyse les causes profondes des écarts de rapprochement, révélant les erreurs courantes dans la création des BC ou la saisie des données de facture. Il met en évidence les fournisseurs ou catégories de produits spécifiques sujets aux problèmes, permettant des améliorations ciblées dans les configurations ou la formation Coupa, réduisant ainsi les exceptions de 15 à 25 %.

Cet objectif vise à augmenter le pourcentage de factures pour lesquelles les escomptes pour paiement anticipé disponibles sont réclamés avec succès. Y parvenir contribue directement à des économies de coûts et améliore la gestion du fonds de roulement, démontrant une opération financière plus efficace. ProcessMind identifie les factures qui ont manqué des opportunités d'escompte pour paiement anticipé en raison de retards de traitement ou de conditions de paiement négligées. En analysant le parcours complet de la facture dans Coupa, il met en évidence où les processus peuvent être accélérés pour respecter les délais d'escompte, augmentant potentiellement les escomptes capturés de 10 à 20 %.

Cet objectif vise à garantir que toutes les activités de traitement des factures respectent strictement les politiques internes prédéfinies et les exigences réglementaires. Le maintien de normes de conformité élevées atténue les risques, prévient la fraude et assure la préparation à l'audit pour toutes les transactions Du Bon de Commande au Paiement. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard ou aux règles de conformité établies, telles que les approbations non autorisées ou les étapes ignorées. Il fournit une carte visuelle de toutes les variantes de processus dans Coupa, facilitant l'identification et la rectification des chemins non conformes, améliorant ainsi les taux de conformité de plus de 95 %.

Cet objectif vise à réduire l'effort manuel nécessaire pour résoudre les exceptions courantes de traitement des factures, telles que les écarts mineurs de données ou les informations manquantes. L'automatisation de ces tâches libère le personnel pour des problèmes plus complexes, accélérant le traitement et réduisant les coûts opérationnels. ProcessMind identifie les types d'exceptions les plus fréquents et leurs causes profondes, mettant en évidence les opportunités d'automatisation. En identifiant les interventions manuelles répétitives dans Coupa, il permet des implémentations ciblées de l'automatisation des processus robotiques (RPA), réduisant la gestion manuelle des exceptions de 30 à 40 %.

Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes des informations immédiates et précises sur la progression d'une facture tout au long du cycle Du Bon de Commande au Paiement. Une visibilité améliorée réduit les demandes de renseignements, permet une résolution proactive des problèmes et améliore la précision de la planification financière. ProcessMind fournit une vue dynamique de bout en bout du parcours de chaque facture, montrant son statut actuel, sa durée à chaque étape et les activités à venir. Cette information, dérivée des données d'événements Coupa, permet aux équipes de suivre les factures de manière proactive et d'améliorer considérablement la communication, réduisant les volumes de demandes de renseignements sur le statut de 20 %.

Cet objectif se concentre sur l'identification et la résolution des causes sous-jacentes des blocages de paiement fréquents, les empêchant de se reproduire. Une exécution réussie réduit les retards de paiement, évite les frais de retard et favorise des relations plus solides avec les fournisseurs. ProcessMind analyse l'historique des blocages de paiement, identifiant les raisons courantes et les étapes précédant leur application. En révélant les schémas et les causes profondes dans le processus de paiement de Coupa, il permet des actions correctives ciblées pour prévenir de futurs blocages, visant une réduction de 50 % des blocages récurrents.

Cet objectif vise à garantir que toutes les factures suivent un chemin cohérent et optimisé de la réception au paiement, réduisant les variations et assurant que les meilleures pratiques sont appliquées uniformément. La standardisation améliore l'efficacité, réduit les erreurs et simplifie la formation du nouveau personnel. ProcessMind découvre toutes les variantes de processus réelles, mettant en évidence les écarts par rapport au workflow idéal ou prévu. Il permet aux organisations de comparer les différents chemins empruntés par les factures dans Coupa, identifiant les écarts inefficaces et facilitant l'application d'un processus standard unique et optimisé à l'échelle de l'organisation.

Cet objectif global vise à réduire significativement le temps total nécessaire à une facture pour compléter son cycle de vie entier, de la réception au paiement final. Un traitement plus rapide améliore les flux de trésorerie, réduit les coûts opérationnels et augmente l'efficacité globale du processus Du Bon de Commande au Paiement. ProcessMind cartographie l'ensemble du parcours de la facture, identifiant les chemins critiques, les goulots d'étranglement et les boucles de reprise qui prolongent le cycle. En analysant les durées d'activité et les transferts dans Coupa, il identifie les opportunités de rationaliser le processus, permettant une réduction du temps de cycle total de 15 à 20 % ou plus.

Cet objectif cible les dépenses directes et indirectes associées au traitement de chaque facture, visant à réduire les coûts opérationnels globaux. Y parvenir améliore la rentabilité et l'allocation des ressources au sein de la fonction Du Bon de Commande au Paiement. ProcessMind identifie les inefficacités, les points de contact manuels et les activités de reprise qui contribuent à des coûts de traitement plus élevés. En quantifiant l'impact des goulots d'étranglement et des écarts sur le parcours de traitement des factures dans Coupa, il permet des initiatives ciblées de réduction des coûts, visant une réduction de 10 à 15 % du coût par facture.

Cet objectif se concentre sur l'amélioration des relations fournisseurs en garantissant des paiements ponctuels et précis, ainsi qu'une communication claire concernant le statut des factures. Les fournisseurs satisfaits sont plus susceptibles d'offrir de meilleures conditions et de maintenir des partenariats solides. ProcessMind fournit des informations sur les retards de paiement, les blocages de paiement fréquents et les lacunes de communication qui impactent négativement les fournisseurs. En optimisant le traitement des factures et la planification des paiements au sein de Coupa, il contribue directement à des paiements plus fiables et à une confiance accrue des fournisseurs, quantifiable par la réduction des demandes de renseignements des fournisseurs et l'amélioration des retours.

Le Parcours d'Amélioration en 6 Étapes pour le Du Bon de Commande au Paiement - Traitement des Factures

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2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Accédez au template Excel préformaté conçu pour les données de traitement des factures Coupa. Ce template garantit que vos données sont correctement structurées pour une analyse efficace.

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Pourquoi c'est important

Disposer d'une structure de données standardisée est crucial pour un Process Mining précis. Cela prévient les erreurs courantes et assure un processus d'ingestion de données fluide.

Résultat attendu

Un template de données prêt à l'emploi, spécialement conçu pour vos données de traitement des factures Coupa.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Optimisez la Facturation Coupa avec des Vues Processus Claires

ProcessMind révèle le flux réel de votre traitement des factures Coupa, identifiant chaque retard et chaque écart. Obtenez des visualisations claires pour comprendre où résident les inefficacités.
  • Visualisez les workflows réels des factures Coupa
  • Identifiez instantanément les goulots d'étranglement du traitement
  • Identifier les étapes de facturation non conformes
  • Accélérer les temps de cycle des factures
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Atteignez des Performances Maximales dans le Traitement des Factures

Ces résultats illustrent les efficacités significatives et les économies de coûts que les organisations réalisent généralement en optimisant leur traitement des factures Du Bon de Commande au Paiement, en particulier au sein de systèmes comme Coupa. En identifiant les goulots d'étranglement et les écarts, le Process Mining permet des améliorations basées sur les données pour rationaliser les workflows et réduire l'effort manuel.

0 %
Approbations de factures plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

En identifiant et en rationalisant les goulets d'étranglement dans le workflow d'approbation, les organisations accélèrent considérablement le temps nécessaire à l'approbation des factures, réduisant les retards et améliorant l'efficacité.
0 %
Augmentation des remises anticipées

Augmentation des remises pour paiement anticipé saisies

Le Process Mining aide à déceler les opportunités manquées d'escomptes pour paiement anticipé en mettant en évidence les étapes de traitement retardées, permettant aux organisations d'optimiser le calendrier des paiements et de réaliser des économies.
0 %
`Conformité` des `processus` améliorée

Amélioration de l'adhésion au processus standard

En visualisant les flux de processus réels par rapport aux parcours idéaux, les organisations peuvent garantir une meilleure adhésion aux règles et politiques prédéfinies, réduisant ainsi les risques et les résultats d'audit.
0 %
Moins d'exceptions manuelles

Diminution des besoins en intervention manuelle

L'identification des causes profondes des exceptions courantes, comme les problèmes de rapprochement des bons de commande ou les blocages de paiement, permet une automatisation ciblée et des ajustements de processus, réduisant considérablement le traitement manuel et les coûts associés.
0 %
Traitement des Factures Rationalisé

Réduction du temps de cycle de bout en bout

En découvrant et en éliminant les retards tout au long du parcours de traitement des factures, les organisations atteignent un débit plus rapide, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs et l'efficacité opérationnelle.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus critiques, puis étendez votre analyse selon vos besoins.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une facture fournisseur. Il sert de clé primaire pour suivre la facture tout au long de son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

C'est l'identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements d'une même facture, permettant une analyse de processus cohérente et de bout en bout.

L'horodatage précis indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Il fournit les données chronologiques nécessaires pour calculer toutes les durées, les temps de cycle et les temps d'attente, qui sont fondamentaux pour l'analyse des performances.

L'utilisateur ou l'agent système qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse de la charge de travail, identifie les goulets d'étranglement causés par des utilisateurs ou des équipes spécifiques, et aide à évaluer la performance et la conformité des utilisateurs.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet de segmenter et d'analyser le processus par fournisseur, ce qui est essentiel pour gérer les relations avec les fournisseurs et identifier les problèmes spécifiques à chaque fournisseur.

La valeur monétaire totale de la facture, y compris les taxes et autres frais.

Pourquoi c'est important

Il fournit un contexte financier crucial, permettant d'analyser comment le comportement du processus évolue avec la valeur de la facture et l'impact financier des retards.

La date à laquelle la facture doit être payée pour éviter d'être en retard.

Pourquoi c'est important

C'est le principal repère pour mesurer la performance des paiements à temps et est essentiel pour gérer les relations avec les fournisseurs et éviter les pénalités.

L'identifiant du Bon de Commande (BC) sur lequel la facture est établie.

Pourquoi c'est important

Il relie la facture au processus d'approvisionnement, permettant l'analyse de l'efficacité du rapprochement des bons de commande et de la gestion des écarts.

L'état actuel de la facture dans son workflow de traitement.

Pourquoi c'est important

Il offre une vue en temps réel de la position d'une facture dans le workflow, ce qui est crucial pour les tableaux de bord opérationnels et le suivi du statut.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la création initiale d'un enregistrement de facture dans le système Coupa. L'événement est capturé lorsqu'un nouvel objet facture est instancié, soit par saisie manuelle, soit par un réseau fournisseur intégré comme le portail fournisseurs Coupa, soit via une numérisation OCR automatisée.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ du cycle de vie de la facture, cette activité est essentielle pour mesurer le temps total de traitement de bout en bout. Elle fournit la base de toutes les analyses ultérieures du temps de cycle et du débit.

Marque le point où une facture, après avoir passé les vérifications initiales, est envoyée dans un workflow d'approbation formel. Ceci est généralement déduit d'un changement de statut indiquant que la facture est désormais en attente d'une action d'un ou plusieurs approbateurs.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le point de départ pour mesurer le temps de cycle d'approbation. Elle est critique pour analyser les goulots d'étranglement au sein de la hiérarchie d'approbation et soutient le 'tableau de bord d'Analyse des goulots d'étranglement d'approbation des factures'.

Cette activité signifie que la facture a passé avec succès toutes les étapes requises du workflow d'approbation. Elle est capturée à partir de l'historique d'approbation lorsque le dernier approbateur requis prend une action positive.

Pourquoi c'est important

Cette étape clé marque la fin du cycle d'approbation et débloque la facture pour le traitement du paiement. Elle est essentielle pour mesurer la durée d'approbation et l'efficacité globale du processus.

La facture approuvée est marquée comme prête pour le paiement et ses détails financiers sont souvent comptabilisés dans un système ERP externe. Ceci est généralement déduit d'un indicateur de statut d'intégration ou d'un changement dans le statut principal de la facture.

Pourquoi c'est important

Ce jalon représente le transfert du traitement des comptes fournisseurs (AP) à la fonction trésorerie ou paiement. Les retards avant ce point affectent l'efficacité des AP, tandis que les retards après affectent la trésorerie et les relations fournisseurs.

Cette activité marque l'étape finale du processus, où le paiement est exécuté et envoyé au fournisseur. Ceci est capturé à partir du statut de l'enregistrement de paiement associé dans Coupa Payments ou un système de paiement intégré.

Pourquoi c'est important

En tant que fin définitive du processus, cette activité est essentielle pour calculer le temps de cycle complet de bout en bout et mesurer l'indicateur clé de performance (KPI) 'Taux de paiement à temps'.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise les chemins réels que prennent les factures dans Coupa, identifiant les écarts, les goulots d'étranglement et les boucles de reprise. Il révèle les causes profondes des approbations lentes, des écarts de rapprochement de BC et des escomptes pour paiement anticipé manqués, offrant des informations basées sur les données pour l'optimisation.

Pour commencer, vous avez besoin de données de journal d'événements incluant le numéro de facture comme identifiant de cas, des noms d'activités comme "Facture Soumise" ou "Facture Approuvée", les horodatages pour chaque activité, et l'utilisateur ou le rôle effectuant l'action. Ces données permettent la reconstruction du parcours de chaque facture.

Après l'extraction et le chargement initial des données, qui peuvent prendre de quelques jours à quelques semaines selon la complexité des données, les cartographies de processus et les informations initiales sont souvent disponibles rapidement. Des résultats significatifs et exploitables qui identifient les domaines d'amélioration peuvent être identifiés en 2 à 4 semaines.

Le Process Mining identifie les points précis de votre workflow de traitement des factures où des retards surviennent, empêchant les paiements en temps voulu. En ciblant ces goulots d'étranglement, souvent dans les étapes d'approbation ou de rapprochement, vous pouvez rationaliser le processus et garantir que les factures sont payées plus systématiquement dans les délais d'escompte.

Absolument. Le Process Mining vous permet de comparer l'exécution réelle de vos processus avec des workflows idéaux ou conformes prédéfinis. Il met automatiquement en évidence chaque déviation par rapport aux règles établies, telles que les exceptions non approuvées ou les étapes ignorées, fournissant des preuves claires pour les audits de conformité et les actions correctives.

Oui, les outils de Process Mining sont conçus pour fonctionner avec des données réelles, y compris certaines imperfections. Bien que des données plus propres génèrent des informations plus précises, la méthodologie peut toujours révéler des schémas et des problèmes significatifs même avec des défis modérés en matière de qualité des données. Le nettoyage et la préparation des données font souvent partie de la phase initiale.

Une initiative réussie implique généralement une collaboration entre les parties prenantes métier, qui apportent la connaissance des processus, et les équipes IT ou de données, responsables de l'extraction et de la préparation initiale des données. La plateforme de Process Mining elle-même est souvent conviviale, réduisant le besoin d'une expertise technique approfondie pendant l'analyse.

Les solutions de Process Mining sont généralement des plateformes d'analyse distinctes qui ingèrent des données extraites de Coupa. Bien qu'elles ne modifient pas votre système Coupa, elles se connectent en consommant des journaux d'événements, permettant une analyse approfondie sans impacter les performances opérationnelles. Des connecteurs de données sont souvent disponibles pour simplifier le processus d'extraction.

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