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Optimisez votre processus Record to Report - Écritures comptables

Rationalisez les écritures comptables SAP ECC avec notre guide en 6 étapes
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Optimisez votre processus Record to Report - Écritures comptables
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser les écritures comptables dans SAP ECC pour un reporting impeccable

Les écritures comptables introduisent souvent des retards et des risques de conformité dans les cycles financiers. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d'étranglement de traitement et à garantir un reporting financier précis et en temps opportun. Découvrez comment rationaliser vos opérations et réaliser des gains d'efficacité significatifs dans toutes vos fonctions comptables.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de votre processus Record to Report - Écritures Comptables est-elle cruciale ?

Les écritures comptables constituent le fondement d'une information financière précise au sein du cycle Record to Report. Dans un environnement SAP ECC, la gestion efficace de ces écritures est primordiale pour des clôtures financières rapides, le maintien de la conformité réglementaire et l'intégrité de vos états financiers. Les inefficacités dans ce processus, telles que les retards d'approbation, les erreurs nécessitant une reprise ou un manque de visibilité sur les goulots d'étranglement, peuvent avoir des implications financières importantes. Celles-ci incluent des cycles de clôture prolongés, des coûts opérationnels accrus dus aux interventions manuelles et des risques potentiels de non-conformité liés à des rapports inexacts ou tardifs. Comprendre le véritable flux de bout en bout de vos écritures comptables, de la création à la validation finale et au rapprochement, est essentiel pour identifier les domaines qui entravent la précision financière et la vélocité opérationnelle.

Comment le Process Mining transforme l'analyse des écritures comptables dans SAP ECC

Le Process Mining offre une approche révolutionnaire pour comprendre et améliorer votre processus Record to Report - Écritures Comptables au sein de SAP ECC. Contrairement aux méthodes d'analyse traditionnelles qui reposent sur des hypothèses ou des audits manuels, le Process Mining utilise les journaux d'événements directement depuis votre module SAP ECC FI-GL, tirant des informations de tables comme BKPF, BSEG et FAGLFLEXA. En utilisant l'ID de l'écriture comptable comme identifiant de cas, il reconstitue le chemin d'exécution réel de chaque écriture comptable. Cela fournit une visualisation objective et basée sur les données de votre processus, révélant la séquence réelle des activités, les retards cachés et les écarts par rapport au flux prévu. Vous obtenez des réponses concrètes à des questions telles que : Quel est le temps de cycle moyen entre la création et la comptabilisation d'une écriture comptable ? Quelles étapes d'approbation causent les retards les plus importants ? À quelle fréquence les écritures comptables sont-elles rejetées et corrigées, et quelles en sont les causes profondes ? Le Process Mining vous permet d'identifier précisément les goulots d'étranglement, de quantifier leur impact et de découvrir des opportunités de rationalisation, vous aidant à comprendre comment améliorer le processus Record to Report - Écritures Comptables.

Domaines clés pour l'amélioration de votre processus d'écritures comptables

Grâce au Process Mining, les domaines d'amélioration courants au sein du processus Record to Report - Écritures Comptables dans SAP ECC deviennent évidents. Vous pouvez découvrir des opportunités significatives en :

  • Réduction des goulots d'étranglement d'approbation : Identifiez les approbateurs spécifiques ou les étapes d'approbation qui causent des retards, permettant des formations ciblées ou des reconfigurations de workflow pour accélérer les activités d'approbation des écritures comptables.
  • Minimisation des retouches et des rejets : Analysez les schémas des activités d'écritures comptables rejetées et corrigées/resoumises pour comprendre pourquoi les écritures sont rejetées, en abordant les problèmes à la source, tels que des soumissions initiales incomplètes ou des directives peu claires.
  • Rationalisation du flux documentaire : Suivez le moment de l'ajout des 'Pièces Justificatives' pour s'assurer qu'il précède ou coïncide avec la soumission pour examen, évitant les retards causés par des informations manquantes.
  • Optimisation de la vérification de la comptabilisation : Examinez le délai entre la 'Comptabilisation de l'écriture comptable' et la 'Vérification de la comptabilisation' pour assurer un suivi et un rapprochement rapides, réduisant le temps de cycle Record to Report - Écritures Comptables.
  • Automatisation des étapes manuelles : Découvrez des opportunités d'automatiser les tâches manuelles répétitives en identifiant les séquences fréquemment rencontrées ou le traitement standard des 'Types d'écritures comptables' qui pourraient bénéficier de la Robotic Process Automation (RPA).

Obtenir des résultats tangibles pour vos opérations financières

L'optimisation de votre processus Record to Report - Écritures Comptables avec le Process Mining génère des avantages substantiels et mesurables. Vous pouvez vous attendre à atteindre :

  • Clôture financière plus rapide : En identifiant et en éliminant les retards, vous pouvez réduire considérablement le temps de cycle global des écritures comptables, contribuant à une clôture financière plus rapide et plus prévisible.
  • Amélioration de la précision financière : La réduction des retouches et des erreurs conduit directement à une meilleure qualité des données et à moins de divergences dans vos enregistrements financiers.
  • Conformité renforcée : Un processus clair, documenté et exécuté de manière cohérente assure le respect des politiques internes et des exigences réglementaires externes, atténuant les risques d'audit.
  • Réduction des coûts opérationnels : La rationalisation des workflows et la réduction de l'effort manuel se traduisent par des économies de coûts importantes et une utilisation plus efficace des ressources.
  • Meilleure prise de décision : Grâce à des informations transparentes et basées sur les données concernant la performance de votre processus, les dirigeants financiers peuvent prendre des décisions éclairées pour favoriser l'amélioration continue et les initiatives stratégiques.

Faire le premier pas vers l'optimisation des écritures comptables

S'engager dans le processus d'optimisation de votre processus Record to Report - Écritures Comptables dans SAP ECC est une démarche stratégique qui rapporte des dividendes à l'ensemble de votre fonction financière. L'exploitation d'une approche spécialisée de Process Mining offre la clarté et les informations exploitables dont vous avez besoin pour dépasser les hypothèses et véritablement transformer vos opérations. En comprenant les chemins complexes de vos écritures comptables, vous pouvez piloter en toute confiance l'efficacité, la précision et la conformité, garantissant que vos rapports financiers sont robustes et fiables.

Processus Record to Report - Écritures comptables Comptabilité financière Grand livre général Traitement des écritures comptables Clôture financière Surveillance de la conformité Service Comptabilité Cycle de reporting

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les écritures comptables connaissent souvent des retards importants durant les étapes de révision et d'approbation, prolongeant ainsi le cycle Record to Report. Cela impacte directement la ponctualité du reporting financier et l'efficacité du département comptable, pouvant entraîner des échéances manquées et des analyses tardives. ProcessMind analyse les activités 'Écriture comptable envoyée pour approbation' et 'Écriture comptable approuvée' dans SAP ECC, identifiant les goulots d'étranglement et les approbateurs ou départements spécifiques qui causent des temps de traitement prolongés. Cela aide à rationaliser le processus d'écritures comptables en mettant en évidence les domaines d'automatisation ou de réaffectation.

Un volume élevé d'écritures comptables sont rejetées, nécessitant des reprises et consommant un temps précieux du personnel comptable. Cela retarde non seulement la comptabilisation des écritures, mais introduit également des inefficacités et augmente les coûts opérationnels au sein de la fonction Record to Report. ProcessMind identifie les étapes exactes où les écritures comptables sont 'Rejetées' et met en évidence les raisons courantes ou les utilisateurs spécifiques associés aux rejets dans SAP ECC. En analysant les activités et les attributs précédents, ProcessMind découvre les causes profondes et éclaire les améliorations de processus pour réduire les reprises.

Les écritures comptables entrent fréquemment dans des boucles de retravail, où elles sont 'Rejetées', 'Corrigées et Soumises à Nouveau' plusieurs fois avant l'approbation finale et la comptabilisation. Ce cycle épuise les ressources, prolonge le temps nécessaire pour compléter les écritures et ajoute une complexité inutile au processus d'écritures comptables dans SAP ECC. Grâce à son analyse des activités 'Écriture comptable rejetée' et 'Écriture comptable corrigée et soumise à nouveau', ProcessMind visualise ces boucles récurrentes. L'outil aide à comprendre pourquoi certaines écritures sont bloquées et quantifie l'effort perdu dans les étapes répétitives, offrant des pistes claires pour la simplification des processus.

Des étapes de conformité critiques, telles que l'obtention des approbations appropriées ou l'ajout de 'Pièces Justificatives', sont parfois omises ou désordonnées pour les écritures comptables. Cela expose l'organisation à des constats d'audit, des inexactitudes financières et une non-conformité réglementaire potentielle dans ses processus Record to Report. ProcessMind suit méticuleusement la séquence des activités pour chaque 'ID d'écriture comptable' dans SAP ECC, comme 'Pièces Justificatives jointes' avant 'Écriture comptable approuvée' ou 'Écriture comptable comptabilisée'. Il signale automatiquement les déviations par rapport aux chemins de conformité prescrits, fournissant des preuves claires pour la préparation aux audits et l'atténuation des risques.

De nombreux processus d''écritures comptables' dépendent encore d'interventions manuelles qui pourraient être automatisées, ce qui entraîne des temps de traitement plus longs et un potentiel accru d'erreurs humaines. Cela entrave l'efficacité globale et l'évolutivité de la fonction Record to Report, particulièrement pendant les périodes de pointe comme la clôture de fin de mois. ProcessMind cartographie le parcours complet des écritures comptables dans SAP ECC, révélant les activités fréquemment réalisées manuellement et qui pourraient être des candidates à l'automatisation. L'outil quantifie le temps passé sur ces étapes, démontrant les avantages clairs de la mise en œuvre de solutions automatisées pour rationaliser les opérations.

Certains utilisateurs ou rôles deviennent systématiquement des goulots d'étranglement dans le processus d'approbation ou de révision des 'Écritures comptables', provoquant des retards importants pour un grand volume d'écritures. Cela impacte l'achèvement en temps voulu des tâches financières et crée des charges de travail inégales au sein du service comptable. ProcessMind utilise les attributs 'Créé par l'utilisateur' et 'Approuvé par l'utilisateur' dans SAP ECC pour identifier les individus ou les équipes qui sont disproportionnellement impliqués dans des activités longues ou retardées. Cette information basée sur les données aide à rééquilibrer la charge de travail, à former ou à réorganiser les processus pour éliminer ces goulots d'étranglement critiques.

Même après qu'une 'Écriture comptable' ait été 'Approuvée', il peut y avoir un décalage significatif avant qu'elle ne soit réellement 'Comptabilisée' dans SAP ECC. Ce retard a un impact sur la précision des données financières en temps réel, affecte les rapports intermédiaires et peut compliquer le processus de clôture financière. ProcessMind analyse la différence de temps entre les activités 'Écriture comptable approuvée' et 'Écriture comptable comptabilisée'. Il aide à identifier les problèmes système, les transferts manuels ou les contraintes de ressources qui empêchent une comptabilisation immédiate, fournissant des insights exploitables pour accélérer la finalisation des écritures.

Sans des aperçus clairs sur le statut actuel et l'emplacement de chaque 'écriture de journal' au sein du processus Record to Report, les managers ont du mal à suivre les progrès et à identifier les retards imminents. Ce manque de transparence rend difficile la gestion proactive des flux de travail et l'allocation des ressources. ProcessMind offre une visualisation de bout en bout du parcours de chaque 'ID d'écriture de journal' à travers SAP ECC. Il fournit des mises à jour de statut en temps réel et identifie les endroits où les écritures sont bloquées, donnant aux équipes la visibilité nécessaire pour prendre des mesures correctives et améliorer le contrôle global du processus.

Une fréquence élevée d'événements 'Annulation d'écriture comptable traitée' indique des problèmes sous-jacents tels que des erreurs de saisie de données, des comptabilisations incorrectes ou des changements dans les exigences métier après la saisie initiale. Ces annulations consomment du temps et des ressources supplémentaires, impactant la précision et l'efficacité financières. ProcessMind identifie les modèles et les causes profondes menant aux événements 'Annulation d'écriture comptable traitée' dans SAP ECC. En reliant les annulations aux activités de création initiale, d'approbation ou de comptabilisation et aux attributs associés, ProcessMind révèle les problèmes systémiques ou les besoins de formation pour réduire les erreurs futures.

Des types d''écritures comptables' similaires suivent des chemins différents, non documentés ou inefficaces à travers le processus Record to Report, entraînant des résultats incohérents et des temps de traitement variés. Ce manque de standardisation rend difficile l'optimisation des opérations ou la garantie de résultats prévisibles. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes de processus réelles pour les 'écritures comptables' dans SAP ECC, révélant comment différents 'Journal Entry Types' ou 'Company Codes' pourraient diverger du flux prévu. Cette information permet aux organisations de standardiser les processus, d'appliquer les meilleures pratiques et d'éliminer les déviations ad hoc.

Certains 'types d'écritures comptables', tels que les provisions ou les transferts inter-sociétés, connaissent systématiquement des délais de traitement plus longs ou des taux d'erreur plus élevés que d'autres. Cette inefficacité spécifique prolonge les activités de clôture financière et peut fausser les états financiers pour des domaines particuliers. ProcessMind utilise l'attribut 'Type d'écriture comptable' pour segmenter et analyser la performance du processus. Il met en évidence les types d'écritures les plus problématiques dans SAP ECC, permettant des améliorations de processus ciblées, des efforts d'automatisation ou des formations spécifiques pour relever leurs défis uniques.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les longs cycles d'approbation pour les écritures comptables dans SAP ECC ont un impact direct sur le cycle Record to Report, entraînant des états financiers retardés et une prise de décision plus lente. Atteindre cet objectif signifie que les données financières sont disponibles plus rapidement, améliorant la précision et la ponctualité du reporting. ProcessMind cartographie le cycle de vie complet de chaque ID d'écriture comptable, identifiant les goulots d'étranglement spécifiques à l'approbation, les retards spécifiques aux utilisateurs et les opportunités de rationaliser la hiérarchie d'approbation. En analysant les durées d'activité et les transferts entre utilisateurs, ProcessMind fournit des informations pour réduire significativement les temps d'approbation.

Des taux de rejet élevés pour les écritures comptables indiquent des problèmes en amont, entraînant du retravail, de la frustration et des retards dans le processus Record to Report. Réduire les rejets garantit que les écritures sont correctes dès la première fois, améliorant l'efficacité et la qualité des données dans SAP ECC. ProcessMind visualise tous les chemins, y compris les rejets, identifiant les raisons courantes de refus et les étapes où les erreurs se produisent fréquemment. En analysant les attributs comme 'Created By User' et 'Journal Entry Type', ProcessMind identifie les causes profondes et suggère des améliorations aux vérifications de pré-soumission ou à la formation.

Les corrections et les nouvelles soumissions répétitives pour les écritures comptables consomment un temps et des ressources précieux, détournant le personnel comptable des tâches à plus forte valeur ajoutée et retardant la clôture financière. L'élimination du retravail rationalise considérablement le processus Record to Report. ProcessMind suit l'intégralité de l'event log pour chaque ID d'écriture comptable, mettant en évidence les instances de corrections et de nouvelles soumissions multiples. L'outil révèle où les écritures réintègrent le workflow de manière répétée, permettant l'identification des boucles de processus et l'application d'améliorations du rendement au premier passage dans SAP ECC.

La non-conformité dans le traitement des écritures comptables peut entraîner des constatations d'audit, des sanctions financières et des atteintes à la réputation. S'assurer que chaque écriture respecte les politiques internes et les réglementations externes est essentiel pour l'intégrité financière et l'atténuation des risques au sein du cycle Record to Report. ProcessMind compare automatiquement les flux de processus réels pour les ID d'écritures comptables avec des modèles de conformité prédéfinis, signalant les écarts, les approbations manquantes ou les séquences d'activités inhabituelles. L'outil fournit une piste d'audit, garantissant que les processus dans SAP ECC respectent les normes réglementaires.

La saisie manuelle de données et les étapes de traitement dans le processus Record to Report - Écritures comptables sont sujettes aux erreurs humaines, augmentent le temps de traitement et empêchent l'évolutivité. L'automatisation de ces tâches libère des ressources, réduit les erreurs et accélère la clôture financière. ProcessMind identifie des activités manuelles spécifiques comme "Documentation justificative jointe" ou "Comptabilisation vérifiée" qui consomment un temps considérable. En quantifiant la fréquence et la durée de ces tâches à travers les ID d'écritures comptables dans SAP ECC, ProcessMind aide à prioriser les candidats à l'automatisation.

Des performances incohérentes parmi les utilisateurs impliqués dans le processus d'écritures comptables peuvent créer des goulots d'étranglement et entraîner une répartition inégale de la charge de travail, impactant l'efficacité globale. L'optimisation des performances des utilisateurs assure des transferts plus fluides et des temps de traitement constants au sein de l'équipe. ProcessMind analyse les activités individuelles des utilisateurs et les temps de traitement, spécifiquement pour des rôles comme 'Created By User' ou 'Approved By User' au sein du processus Record to Report. L'outil met en évidence les variations de performance et les besoins en formation, permettant des interventions ciblées pour améliorer le débit dans SAP ECC.

Les retards entre l'approbation d'une écriture comptable et sa comptabilisation réelle dans SAP ECC peuvent nuire aux avantages des approbations accélérées et impacter la précision des rapports financiers en temps réel. Cet objectif vise à combler cet écart, en assurant la prise en compte immédiate des transactions approuvées. ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre les activités "Écriture comptable approuvée" et "Écriture comptable comptabilisée" pour chaque ID d'écriture comptable. Il identifie les raisons de ces retards post-approbation, tels que les files d'attente système ou les étapes de vérification manuelle, permettant des ajustements de processus ciblés.

Le manque de visibilité claire sur le statut actuel des écritures comptables engendre de l'incertitude, nécessite des enquêtes manuelles et retarde la résolution proactive des problèmes. Une transparence accrue garantit que toutes les parties prenantes connaissent l'état d'une écriture, améliorant ainsi la communication et la responsabilisation. ProcessMind offre une visibilité de bout en bout sur le cycle de vie de chaque ID d'écriture comptable, de la création à la réconciliation. En visualisant le chemin réel et l'étape actuelle de chaque écriture dans SAP ECC, ProcessMind fournit des informations en temps réel et met en évidence les points où les écritures sont bloquées ou dévient de la norme.

Les annulations fréquentes d'écritures comptables signalent des problèmes sous-jacents tels que des erreurs de saisie de données, des approbations initiales incorrectes ou des changements dans le traitement comptable, entraînant un surcroît de travail et de potentielles incohérences de données. Réduire les annulations améliore la qualité des données et l'efficacité. ProcessMind identifie toutes les instances où "Annulation d'écriture comptable traitée" se produit après "Écriture comptable comptabilisée". L'outil relie ces annulations aux activités précédentes et aux attributs comme 'Created By User' ou 'Journal Entry Type' dans SAP ECC, révélant ainsi les causes profondes et les schémas pour prévenir de futures occurrences.

Des chemins de traitement incohérents pour les écritures comptables entraînent des temps de traitement imprévisibles, des taux d'erreur plus élevés et des difficultés à assurer une conformité uniforme. La standardisation des workflows crée un processus Record to Report prévisible, efficace et auditable. ProcessMind découvre toutes les variantes de processus existantes pour les Journal Entry IDs, mettant en évidence les écarts par rapport au chemin idéal ou le plus efficace dans SAP ECC. En identifiant et en quantifiant ces flux non standard, ProcessMind permet d'appliquer les meilleures pratiques et d'harmoniser les processus.

Certains types d'écritures comptables, comme les provisions ou les transactions inter-sociétés, sont souvent confrontés à des complexités uniques qui entraînent des retards disproportionnés dans le cycle Record to Report. La rationalisation de ces types spécifiques peut accélérer considérablement le processus global. ProcessMind permet de filtrer l'analyse par 'Type d'écriture comptable', isolant ainsi les métriques de performance pour chacun. Il identifie les goulots d'étranglement et les inefficacités spécifiques à ces types d'écritures au sein de SAP ECC, fournissant des insights ciblés pour la refonte et l'optimisation des processus.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour le processus Record to Report - Écritures comptables

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Exporter vos écritures comptables
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Importez votre jeu de données
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Analysez vos écritures comptables
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Mettre en œuvre des solutions
6

Suivre les progrès
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Que faire

Obtenez le template Excel préconfiguré adapté aux données d'écritures comptables de SAP ECC. Ce template garantit que vos données sont correctement structurées pour l'analyse.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle dès le départ permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de mappage de données, assurant un téléchargement fluide et des informations précises pour votre processus d'écritures de journal.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l'emploi avec les bonnes colonnes pour les données de votre processus d'écritures comptables.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez le véritable flux des écritures comptables dans SAP ECC

ProcessMind transforme les données brutes en visualisations claires, révélant le chemin exact de chaque écriture comptable. Identifiez les retards, les écarts et les risques de conformité pour un reporting financier impeccable.
  • Identifier les retards de traitement des écritures comptables
  • Vérifier la conformité et l'exactitude des écritures de journal
  • Rationalisez les workflows d'écritures comptables SAP ECC
  • Optimiser le temps de cycle du reporting financier
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Transformer le traitement des écritures de journal

En analysant le processus d'écritures comptables de bout en bout dans SAP ECC en utilisant l'ID d'écriture comptable comme identifiant de cas, les organisations obtiennent des insights exploitables. Ces insights conduisent à des améliorations significatives en termes d'efficacité, de conformité et de précision au sein de leur cycle Record to Report.

0 %
Approbations d'écritures comptables plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Identifier les goulots d'étranglement et les retards dans le processus d'approbation, en rationalisant les workflows pour accélérer les comptabilisations financières critiques.
0 %
Moins de rejets d'écritures comptables

Diminution des écritures retournées pour reprise

Identifier les causes profondes des rejets, telles que les données manquantes ou les comptes GL incorrects, pour améliorer la qualité de la première soumission et l'efficacité.
0 %
Meilleure adhésion à la conformité

Amélioration de l'adhésion aux règles réglementaires

Assurez-vous que toutes les écritures comptables respectent les politiques internes et les réglementations externes définies, réduisant ainsi les risques d'audit et améliorant l'intégrité des données.
~ 0 days
Comptabilisation plus rapide au grand livre

Délai réduit entre l'approbation et la comptabilisation

Minimiser l'écart entre l'approbation d'une écriture comptable et sa comptabilisation effective dans le grand livre général, garantissant que les registres financiers sont mis à jour rapidement.
0 %
Moins de retravail des EC

Diminution des resoumissions après examen

Identifier et éliminer les causes des corrections et des nouvelles soumissions répétitives, conduisant à un processus correct dès la première fois et permettant de gagner un temps précieux.
0 %
Moins d'annulations d'écritures comptables

Diminution des comptabilisations initiales incorrectes

Réduire le pourcentage d'écritures comptables qui doivent être annulées en raison d'erreurs, améliorant ainsi la précision des données et réduisant l'effort de traitement supplémentaire.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées lors des implémentations axées sur les processus d'écritures comptables.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour un document comptable financier, combinant le code société, le numéro de document et l'année fiscale.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour suivre une écriture comptable de sa création à sa comptabilisation finale, permettant une analyse de processus de bout en bout et une comparaison des variantes.

Le nom de l'activité commerciale ou de l'événement qui s'est produit à un moment précis du processus d'écritures comptables.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant de visualiser, d'analyser et d'optimiser le workflow des écritures comptables.

L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit pour l'écriture comptable.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est la base de toutes les analyses temporelles, permettant le calcul des temps de cycle, des durées et des goulots d'étranglement.

L'ID utilisateur SAP de la personne qui a créé ou modifié l'écriture comptable.

Pourquoi c'est important

Identifie l'utilisateur responsable de chaque activité, permettant l'analyse des performances des utilisateurs, de la répartition de la charge de travail et des schémas de retravail.

L'unité organisationnelle représentant une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont préparés.

Pourquoi c'est important

Permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différentes entités légales ou unités commerciales au sein de l'organisation.

Une classification pour les documents comptables qui contrôle la manière dont ils sont traités et stockés.

Pourquoi c'est important

Permet la segmentation de l'analyse par type de transaction, aidant à identifier si les problèmes de processus sont spécifiques à certains types d'écritures comptables.

La date à laquelle la transaction est enregistrée dans le grand livre général, affectant la période financière.

Pourquoi c'est important

Crucial pour les rapports financiers et l'analyse de conformité, garantissant que les écritures sont comptabilisées dans la bonne période comptable.

Le code de transaction SAP utilisé pour créer ou traiter l'écriture comptable.

Pourquoi c'est important

Aide à différencier les processus manuels et automatisés, identifiant les opportunités d'automatisation et de standardisation des processus.

Un indicateur booléen signalant si l'écriture comptable a été annulée.

Pourquoi c'est important

Prend directement en charge l'analyse des annulations en signalant les écritures qui ont été annulées ultérieurement, aidant à identifier les causes profondes des erreurs et à améliorer l'intégrité des données.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la création initiale d'une écriture comptable dans un état préliminaire, avant qu'elle ne soit officiellement comptabilisée dans le grand livre général. Cela est capturé explicitement dans SAP lorsqu'un utilisateur sauvegarde un document à l'aide d'une transaction de pré-enregistrement, définissant le statut du document comme 'pré-enregistré'.

Pourquoi c'est important

C'est un événement de démarrage critique pour les processus impliquant la révision et l'approbation. L'analyse du temps entre le pré-enregistrement et la comptabilisation aide à identifier les retards dans les phases de pré-comptabilisation et d'approbation.

Cette activité signifie qu'une écriture comptable pré-enregistrée a été finalisée par son créateur et est maintenant prête pour la révision et l'approbation. Elle est généralement capturée par l'initiation d'une tâche du workflow SAP Business associée au document pré-enregistré.

Pourquoi c'est important

Cela marque le transfert du créateur à l'approbateur, déclenchant le calcul des KPI de temps de cycle d'approbation. C'est un jalon clé pour mesurer l'efficacité du workflow d'approbation.

Cette activité marque l'approbation finale d'une écriture comptable au sein d'un workflow, la rendant éligible pour la comptabilisation. Cet événement est capturé à partir du journal du workflow lorsque l'étape finale de 'libération' ou d''approbation' est terminée.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon clé qui conclut le processus d'approbation. La durée menant à cette activité est un KPI critique pour l'efficacité de l'approbation, et le temps écoulé entre cet événement et la comptabilisation mesure le décalage post-approbation.

C'est l'activité centrale où l'écriture comptable est officiellement enregistrée dans le grand livre général, impactant les états financiers. Cet événement est capturé explicitement lorsque le statut du document est défini sur 'comptabilisé' et qu'une date de comptabilisation est attribuée.

Pourquoi c'est important

C'est le jalon le plus important, signifiant le traitement réussi d'une écriture comptable. Le temps de cycle de bout en bout est souvent mesuré jusqu'à ce point, et c'est un événement clé pour l'analyse de la clôture financière.

Cette activité marque l'annulation d'une écriture comptable précédemment comptabilisée. Une annulation est un nouveau document comptable qui annule l'écriture originale.

Pourquoi c'est important

C'est un événement critique pour mesurer la qualité des données et la précision des processus. Un taux élevé d'annulations indique des problèmes systémiques dans les étapes initiales de saisie de données ou d'approbation, et chaque annulation représente un retravail.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining visualise le flux réel de votre processus d'écritures comptables en analysant les event logs de SAP ECC. Il révèle les goulots d'étranglement tels que des temps d'approbation excessifs ou des rejets fréquents, identifie les lacunes de conformité et met en évidence les variations dans les chemins de traitement. Cette visibilité approfondie aide à identifier les causes profondes des inefficacités.

Pour effectuer du process mining sur les écritures de journal, vous avez principalement besoin de données de journal d'événements contenant un identifiant de cas (comme l'ID d'écriture de journal), un nom d'activité (par exemple, "Saisie créée", "Approuvée", "Comptabilisée") et un horodatage pour chaque activité. Des attributs supplémentaires, tels que l'utilisateur, le type de document ou le montant, enrichissent l'analyse en apportant du contexte. Ces données se trouvent généralement dans les tables SAP standard liées aux écritures de journal et à leurs statuts.

L'extraction de données de SAP ECC pour le Process Mining implique généralement l'interrogation de tables spécifiques telles que BKPF (En-tête de document), BSEG (Segment de document) et les tables de statut, ou l'utilisation de rapports SAP standard. Selon le volume et la complexité, vous pourriez utiliser des outils SAP comme les connecteurs d'extraction de données, des programmes ABAP personnalisés ou des méthodes d'accès direct à la base de données. Il est crucial de s'assurer que les données extraites maintiennent l'ordre chronologique des activités.

Le process mining peut aider à réaliser des améliorations significatives, telles que la réduction des temps d'approbation des écritures comptables en identifiant les points de blocage et en optimisant les workflows. Vous pouvez vous attendre à minimiser les taux de rejet, à renforcer le respect de la conformité et à accélérer la comptabilisation post-approbation. En fin de compte, cela conduit à un processus Record to Report - Écritures comptables plus standardisé, efficace et transparent.

La configuration initiale pour l'extraction de données et la création de modèles peut varier, mais généralement, cela prend quelques semaines, selon la disponibilité des données et la complexité du système. Une fois les données chargées et le modèle construit, les premières informations et visualisations de processus sont souvent disponibles en quelques jours. Les recommandations exploitables et les initiatives d'amélioration des processus suivent généralement dans un délai d'un à trois mois.

Oui, les outils de process mining sont généralement compatibles avec les anciennes versions de SAP ECC car ils reposent principalement sur l'extraction des données de transactions historiques à partir des tables de la base de données sous-jacente. L'ancienneté du système n'empêche généralement pas l'extraction des données, tant que les tables et les champs nécessaires contenant les informations du journal d'événements sont accessibles. L'accent est mis sur les données elles-mêmes, et non sur la version frontend de SAP ECC.

Bien qu'une connaissance de base des structures de données SAP ECC soit bénéfique pour l'extraction des données, de nombreux outils de process mining modernes offrent des interfaces conviviales et des connecteurs préconfigurés. Vous pourriez avoir besoin d'un ingénieur de données ou d'un spécialiste IT pour la configuration initiale du pipeline de données. L'interprétation des résultats et la conduite du changement de processus impliquent souvent une collaboration entre les propriétaires de processus métier et les analystes de données.

Absolument. Le Process Mining visualise explicitement chaque étape et déviation du processus d'écritures comptables, facilitant l'identification des cas où les politiques établies ou les exigences réglementaires n'ont pas été respectées. Cela inclut la détection de modifications non autorisées, de séquences d'approbation incorrectes ou de retards qui pourraient avoir un impact sur les délais de reporting. Il fournit des preuves claires pour les pistes d'audit et les contrôles de conformité.

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