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Améliorer votre processus Record to Report - Écritures de journal

Optimiser les écritures comptables BlackLine : votre guide en 6 étapes.
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Améliorer votre processus Record to Report - Écritures de journal
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser les écritures comptables BlackLine pour l'efficacité et la conformité du R2R.

Les étapes de processus retardées peuvent impacter votre clôture financière. Notre solution vous aide à identifier les inefficacités, à comprendre les lacunes en matière de conformité et à rationaliser vos opérations. Découvrez comment transformer vos processus et obtenir des rapports plus rapides et plus précis.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Record to Report - Écritures de journal avec BlackLine ?

Le processus Record to Report (R2R) des écritures de journal est la pierre angulaire d'une information financière précise. Bien que BlackLine offre des capacités robustes pour l'automatisation du processus de clôture, les inefficacités au sein de vos workflows d'écritures de journal peuvent toujours entraver considérablement votre clôture financière, introduire des risques de conformité et augmenter les coûts opérationnels. Chaque écriture de journal retardée ou traitée incorrectement peut se répercuter sur votre cycle R2R, impactant tout, des rapprochements de bilan aux rapports de gestion. Comprendre la performance réelle de ce processus critique au sein de votre environnement BlackLine ne consiste pas seulement à accélérer la clôture, mais à garantir l'intégrité des données et à maintenir la conformité réglementaire.

Comment le Process Mining décuple l'analyse des écritures de journal BlackLine

Le Process Mining offre une approche inégalée pour analyser vos opérations Record to Report - Écritures de journal dans BlackLine. Au lieu de s'appuyer sur des observations manuelles ou des organigrammes statiques, le Process Mining extrait les données d'événements directement de BlackLine et des systèmes sources intégrés. Cela vous permet de visualiser le parcours réel, de bout en bout, de chaque écriture de journal, de sa création initiale à sa comptabilisation et son rapprochement final. Vous obtenez une carte objective et basée sur les données de votre processus, révélant précisément où les écritures passent la majeure partie de leur temps, identifiant les boucles de retravail cachées causées par des rejets ou des corrections, et quantifiant le temps de cycle réel pour chaque étape, comme la révision et l'approbation. Cette plongée profonde dans les réalités opérationnelles de votre processus d'écritures de journal BlackLine vous permet d'aller au-delà des hypothèses et de fonder vos efforts d'optimisation des processus sur des données de performance factuelles.

Principales pistes d'amélioration révélées par le Process Mining

Grâce au Process Mining, vous pouvez cibler et résoudre spécifiquement une série de problèmes au sein de votre processus d'écritures de journal BlackLine. Vous pourrez identifier les goulots d'étranglement précis, qu'il s'agisse de types d'écritures de journal spécifiques qui subissent constamment des retards, d'approbateurs particuliers qui sont surchargés, ou de départements qui rencontrent des difficultés avec la documentation de support. La technologie met clairement en évidence le retravail et les déviations par rapport à votre processus idéal, montrant la fréquence à laquelle les écritures de journal sont rejetées, corrigées et soumises à nouveau, ainsi que les causes profondes de ces inefficacités. De plus, le Process Mining aide à déceler les lacunes en matière de conformité en identifiant les cas où les écritures contournent des étapes de contrôle critiques ou s'écartent des procédures opérationnelles standard. Cette vision granulaire identifie également les opportunités de tirer davantage parti des capacités d'automatisation de BlackLine, de rationaliser les étapes manuelles et, au final, d'accélérer le temps de cycle de votre processus Record to Report.

Résultats attendus de l'optimisation de votre processus R2R d'écritures de journal

L'optimisation de votre processus Record to Report - Écritures de journal avec le Process Mining dans BlackLine produit des avantages tangibles et mesurables. Vous pouvez vous attendre à une clôture financière significativement plus rapide grâce à la réduction des temps de traitement de bout en bout des écritures de journal. La précision s'améliorera à mesure que les erreurs et le retravail seront minimisés, conduisant à des états financiers plus fiables. Une conformité améliorée est un résultat direct, car vous assurez une stricte adhésion aux politiques internes et aux réglementations externes. Les coûts opérationnels diminueront grâce à la réduction des efforts manuels, à moins de retards et à une allocation optimisée des ressources. En fin de compte, vous donnez à vos équipes financières des informations basées sur les données pour une amélioration continue des processus, favorisant une culture d'efficacité et fournissant une base solide pour la prise de décision stratégique.

Démarrer l'optimisation du processus d'écritures de journal

Entreprendre votre parcours d'optimisation du processus Record to Report - Écritures de journal avec BlackLine ne nécessite pas une expertise approfondie en Process Mining. En tirant parti d'une approche structurée, vous pouvez rapidement obtenir des informations précieuses sur vos opérations actuelles. Commencez par vous concentrer sur vos données d'écritures de journal BlackLine, extrayez les Event Logs, et appliquez les techniques de Process Mining pour visualiser et analyser votre processus réel. Les informations obtenues fourniront une feuille de route claire sur la manière d'améliorer les processus Record to Report - Écritures de journal et de réduire le temps de cycle Record to Report - Écritures de journal, transformant ainsi votre clôture financière. Faites le premier pas vers un cycle R2R plus efficace, conforme et précis dès aujourd'hui.

Comptabilité et Reporting - Écritures comptables. Traitement de l'écriture de journal Clôture financière Opérations comptables Gestion de la conformité Grand livre général Équipe Financière Précision des rapports.

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

De nombreuses écritures de journal restent dans les files d'attente d'approbation pendant des périodes prolongées, impactant directement la rapidité et la précision du cycle Record to Report. Ces retards peuvent repousser les délais de clôture financière, entraînant des rapports tardifs et des opportunités manquées pour une prise de décision rapide. L'effet cumulatif de ces blocages peut gravement entraver les opérations financières et augmenter le risque d'audit.
ProcessMind découvre exactement où les écritures de journal sont bloquées, identifiant les approbateurs ou les étapes d'approbation spécifiques qui causent les retards. En analysant les activités

Un taux élevé d'écritures de journal rejetées indique des problèmes sous-jacents dans le processus de création ou de révision, entraînant un retravail important pour les équipes financières. Chaque rejet signifie du temps supplémentaire passé à corriger, resoumettre et réapprouver, ce qui prolonge le cycle Record to Report et consomme des ressources précieuses. Cette inefficacité peut impacter le moral du personnel et détourner l'attention des analyses critiques.
ProcessMind cartographie tous les chemins impliquant les activités

Le temps qu'il faut aux écritures comptables pour passer par le processus Comptabilité et Reporting varie considérablement, rendant difficile la prévision des activités de clôture et la gestion efficace de la charge de travail. Cette incohérence crée de l'incertitude, complique l'allocation des ressources et peut entraîner des précipitations de dernière minute ou des retards, impactant la prévisibilité et la précision globales des rapports financiers.
ProcessMind analyse le cycle de vie complet de chaque "Journal Entry ID" de la création à la comptabilisation, mettant en évidence les variations significatives des temps de cycle pour différents "Journal Entry Type" ou "Company Code". En comparant les parcours et les durées, il identifie précisément les activités ou les passerelles qui introduisent de la variabilité, fournissant des insights basés sur les données pour standardiser et optimiser le workflow BlackLine.

Les écritures de journal de même type ou provenant du même département suivent des chemins de traitement d'approbation et de comptabilisation différents, souvent non officiels. Ce manque de standardisation entraîne des inefficacités, un potentiel d'erreurs accru et rend difficile l'application de la conformité ou la mise à l'échelle des opérations au sein de la fonction Record to Report. Il entrave également le transfert de connaissances et la formation.
ProcessMind découvre visuellement toutes les variantes de processus réelles pour les écritures de journal, en les comparant aux chemins idéaux ou attendus. En analysant les séquences d'

Même après que les écritures de journal sont entièrement approuvées, elles subissent souvent des retards importants avant d'être officiellement comptabilisées dans le grand livre. Ce décalage crée une déconnexion entre le statut d'approbation et les enregistrements financiers réels, impactant la visibilité en temps réel, la précision financière et l'achèvement rapide du cycle Record to Report. Cela peut également entraîner des difficultés de rapprochement.
ProcessMind suit le temps écoulé entre les activités

Les équipes financières consacrent un temps considérable à effectuer des corrections ou des contrepassations manuelles sur les écritures de journal après leur comptabilisation, souvent en raison d'erreurs initiales ou de changements. Ce travail réactif est coûteux, sujet aux erreurs et détourne les ressources d'activités plus stratégiques, augmentant les dépenses d'exploitation et retardant la finalisation des états financiers dans le processus Record to Report.
ProcessMind identifie la fréquence et la nature des activités

Certains individus ou équipes sont constamment surchargés par les tâches de revue et d'approbation des écritures comptables, tandis que d'autres ont de la capacité disponible. Ce déséquilibre entraîne l'épuisement professionnel, des vitesses de traitement inconsistantes et des goulots d'étranglement dans les étapes critiques du cycle Comptabilité et Reporting. Il empêche l'utilisation optimale du capital humain et impacte l'efficacité globale de l'équipe dans BlackLine.
ProcessMind analyse la distribution des activités "Journal Entry Submitted for Review" et "Journal Entry Approved" à travers "Created By User" et "Approved By User". Il quantifie la répartition de la charge de travail et identifie les ressources surutilisées ou sous-utilisées, permettant aux managers de rééquilibrer les tâches et d'améliorer le débit du traitement des écritures comptables.

Des déviations non identifiées par rapport aux procédures opérationnelles standard établies ou aux directives réglementaires dans le traitement des écritures comptables exposent l'organisation à des risques de conformité significatifs. Ces raccourcis ou variations non approuvés peuvent entraîner des constats d'audit, des sanctions financières et des dommages à la réputation, particulièrement dans l'environnement fortement réglementé de la Comptabilité et Reporting.
ProcessMind compare automatiquement les flux de processus réels des écritures comptables aux modèles conformes prédéfinis ou aux parcours attendus. Il met en évidence toutes les instances de déviation, telles que le saut d'étapes de revue requises ou les actions "Journal Entry Posted" non autorisées, fournissant une piste d'audit claire et permettant l'application de la conformité au sein de BlackLine.

Les écritures de journal ne sont pas rapprochées en temps voulu après la comptabilisation, créant un arriéré qui complique le processus de clôture financière et augmente le risque d'écarts. Un rapprochement tardif signifie que les erreurs potentielles restent indétectées plus longtemps, nécessitant plus d'efforts pour enquêter et résoudre, prolongeant ainsi le cycle global Record to Report dans BlackLine.
ProcessMind suit le temps écoulé entre les activités

Les parties prenantes manquent souvent de visibilité en temps réel sur le statut actuel et la progression des écritures comptables au sein du processus Comptabilité et Reporting. Cette opacité entraîne des interrogations fréquentes, l'incapacité à anticiper et à résoudre les retards potentiels, et un manque général de contrôle sur une opération financière critique. Il est difficile de répondre à des questions simples comme "où en est cette écriture comptable ?".
ProcessMind fournit une carte visuelle de bout en bout du cycle de vie de chaque "Journal Entry ID", montrant toutes les "Typical Activities" et leur séquence. Il permet aux utilisateurs de suivre les écritures en temps réel, de comprendre leur étape actuelle et d'identifier exactement où elles se trouvent dans le workflow BlackLine, transformant l'incertitude en un insight opérationnel clair.

Les écritures de journal sont fréquemment soumises sans documentation justificative adéquate ou complète, ce qui entraîne des retards car les réviseurs demandent les informations manquantes. Cela crée des allers-retours, prolonge le cycle d'approbation et augmente le risque de conformité en affaiblissant la piste d'audit, impactant directement l'efficacité et l'intégrité du processus Record to Report.
ProcessMind peut identifier les cas où

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Accélérer les approbations d'écritures comptables est essentiel pour une clôture financière efficace, impactant directement le cycle Comptabilité et Reporting. Cet objectif vise à réduire drastiquement le temps passé par les écritures dans les files d'attente d'approbation, menant à une remontée d'informations financières plus rapide et à une réduction des goulots d'étranglement opérationnels au sein de BlackLine. Cela signifie atteindre une réduction mesurable de la durée moyenne d'approbation pour toutes les écritures comptables. ProcessMind peut identifier les goulots d'étranglement spécifiques dans le workflow d'approbation, les utilisateurs ou groupes causant des retards, et mettre en évidence les déviations des parcours d'approbation standard. En analysant la perspective du Journal Entry ID, il révèle où le processus stagne, permettant des améliorations ciblées comme l'automatisation des workflows ou le rééquilibrage des ressources pour atteindre un cycle d'approbation 20 à 30 % plus rapide.

Un taux de rejet élevé pour les écritures de journal est synonyme d'inefficacités et de retravail, consommant un temps et des ressources précieux dans le processus Record to Report. Atteindre cet objectif signifie minimiser le nombre d'écritures renvoyées pour corrections, ce qui améliore directement le débit, réduit les erreurs et améliore la qualité des données au sein de BlackLine. Cela conduit à une clôture financière plus fluide et à moins d'ajustements après clôture. ProcessMind peut identifier les causes profondes des rejets, telles que les erreurs courantes, les schémas de documentation manquants ou les approbateurs spécifiques ayant des tendances de rejet plus élevées. En analysant l'ID de l'écriture de journal et les activités associées, il fournit des informations sur les raisons des rejets, permettant aux propriétaires de processus de mettre en œuvre des formations ciblées, d'améliorer les directives de soumission ou d'améliorer les étapes de révision initiale pour réduire les rejets de 15 à 25 %.

Des parcours de traitement non standards pour des écritures comptables similaires peuvent entraîner des incohérences, des risques de conformité et des délais de cycle imprévisibles au sein du processus Comptabilité et Reporting. Atteindre la standardisation signifie s'assurer que les écritures du même type suivent des workflows optimaux et prédéfinis, réduisant les variations et améliorant la prévisibilité opérationnelle dans BlackLine. Cela favorise un meilleur contrôle et une meilleure auditabilité. ProcessMind cartographie visuellement tous les parcours réels des écritures comptables, les contrastant avec les modèles de processus idéaux. En tirant parti de la perspective du Journal Entry ID, il met en évidence les déviations et quantifie leur impact sur le temps et les ressources. Cette visibilité permet l'application des meilleures pratiques, l'identification d'opportunités d'automatisation des workflows et garantit que 80 à 90 % des écritures sont conformes aux procédures opérationnelles standard.

Les écritures de journal, une fois approuvées, doivent être comptabilisées rapidement pour garantir la précision financière et un cycle Record to Report en temps voulu. Les retards entre l'approbation et la comptabilisation peuvent fausser les états financiers et prolonger le processus de clôture dans BlackLine. Cet objectif vise à réduire considérablement le temps d'attente, en garantissant que les données financières sont reflétées dans le grand livre dès que possible. ProcessMind mesure précisément le décalage temporel entre les activités

Des ajustements manuels fréquents après la comptabilisation d'une écriture de journal indiquent des erreurs en amont ou des déficiences de processus, ajoutant un retravail inutile et impactant la précision du cycle Record to Report. Cet objectif vise à atteindre un traitement

S'assurer que toutes les activités d'écritures de journal sont conformes aux politiques internes et aux réglementations externes est primordial pour l'intégrité financière et la préparation à l'audit au sein du processus Record to Report. Cet objectif vise à identifier et à atténuer les déviations de processus qui pourraient entraîner un non-respect, renforçant ainsi le contrôle et réduisant l'exposition aux risques dans BlackLine. ProcessMind offre une vue aux rayons X des chemins réels des écritures de journal par rapport aux règles de conformité définies et aux contrôles internes à l'aide de l'ID d'écriture de journal. Il signale automatiquement les cas où des activités sont ignorées, effectuées hors séquence ou manquent de documentation requise. Cette capacité permet une identification proactive des lacunes de conformité et l'application des processus, assurant une adhésion de 95 %+ aux directives réglementaires et internes.

Une répartition inégale de la charge de travail entre les membres de l'équipe peut entraîner des goulots d'étranglement, un épuisement professionnel et des retards dans le traitement des écritures de journal, impactant négativement l'efficacité globale du processus Record to Report. Cet objectif vise à équilibrer la charge de traitement, en garantissant que les ressources sont utilisées efficacement pour maintenir un débit constant et réduire le stress en période de pointe au sein des opérations BlackLine. ProcessMind analyse les attributs

Un rapprochement lent ou prolongé des écritures comptables prolonge le cycle de clôture financière, retardant les insights critiques et impactant la ponctualité du processus Comptabilité et Reporting. Cet objectif vise à rationaliser le processus de rapprochement, garantissant que les écritures sont appariées et validées efficacement, accélérant ainsi la clôture financière globale dans BlackLine. ProcessMind suit l'activité "Journal Entry Reconciled" pour chaque Journal Entry ID, mesurant la durée entre la comptabilisation et le rapprochement. Il peut identifier les schémas contribuant aux retards, tels que des types d'écritures, des comptes ou des périodes spécifiques qui prennent plus de temps à rapprocher. En identifiant ces inefficacités, ProcessMind aide à optimiser les workflows de rapprochement, raccourcissant potentiellement le cycle de clôture de plusieurs jours.

Des durées de traitement imprévisibles pour les écritures comptables rendent difficile la prévision des délais de clôture financière et la gestion efficace des ressources au sein du processus Comptabilité et Reporting. Cet objectif vise à réduire la variabilité des temps de traitement de bout en bout, permettant une planification plus fiable et une performance constante pour les opérations BlackLine. Il offre une plus grande certitude dans les calendriers de reporting financier. ProcessMind analyse le parcours complet de chaque Journal Entry ID, de la création à la comptabilisation ou au rapprochement, pour calculer les temps de cycle moyens et les variations. Il identifie les activités ou parcours spécifiques qui introduisent de la variabilité, tels que les rejets fréquents ou les longs temps d'attente. Cet insight permet des améliorations de processus qui peuvent réduire l'écart du temps de cycle de 20 % ou plus, conduisant à des résultats plus prévisibles.

Un processus d'écritures de journal opaque rend difficile la détermination du statut en temps réel d'une écriture, entraînant des retards dans les réponses aux requêtes et un manque de visibilité pour les parties prenantes dans le cycle Record to Report. Cet objectif vise à fournir des informations claires et en temps réel sur chaque étape du cycle de vie d'une écriture de journal, améliorant la communication et la responsabilisation au sein de BlackLine. ProcessMind fournit une carte visuelle complète du processus réel d'écritures de journal pour chaque Journal Entry ID. Il permet aux utilisateurs de suivre le statut actuel, la partie responsable et le temps écoulé pour toute écriture, éliminant l'incertitude et la nécessité de mises à jour manuelles du statut. Cette transparence accrue favorise une meilleure prise de décision et réduit le temps consacré aux demandes de statut de 15 à 20 %.

Une documentation justificative manquante ou incomplète est une cause fréquente de retards et de rejets dans le processus d'approbation des écritures de journal, impactant directement l'efficacité du cycle Record to Report. Cet objectif vise à garantir que toute la documentation requise est jointe et validée tôt dans le processus, rationalisant ainsi les approbations et réduisant le retravail dans BlackLine. ProcessMind peut identifier les écritures de journal qui stagnent aux activités

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la Comptabilité et Reporting - Écritures comptables.

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Exportez vos données
3

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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Téléchargez le modèle Excel préconfiguré et adapté aux données d'écritures de journal BlackLine. Ce modèle fournit la structure exacte nécessaire à l'analyse des processus.

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Pourquoi c'est important

Utiliser la bonne structure de données dès le départ garantit une analyse précise et efficace. Cela prévient le retravail et garantit que toutes les informations critiques du processus sont capturées.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l'emploi spécifiquement formaté pour vos données d'écritures de journal provenant de BlackLine.

VOS INSIGHTS

Découvrez des informations clés pour les écritures de journal BlackLine

ProcessMind dévoile le véritable parcours de vos écritures comptables BlackLine, offrant des visualisations claires et des insights critiques. Comprenez où votre processus R2R flanche et identifiez les opportunités d'amélioration rapide.
  • Visualisez le flux réel de votre processus d'écritures comptables.
  • Identifier les goulots d'étranglement et les retards dans BlackLine
  • Découvrir les risques de conformité dans les opérations R2R.
  • Accélérer votre cycle de clôture financière
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Améliorations tangibles dans la gestion des écritures comptables.

Notre analyse de votre processus d'écritures comptables, utilisant les données BlackLine, révèle des opportunités claires d'optimisation. Ces résultats soulignent les avantages concrets obtenus en rationalisant vos opérations de Comptabilité et Reporting grâce à des insights basés sur les données.

0 %
Approbations plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Le Process Mining identifie les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation, conduisant à des validations plus rapides et à une réduction des retards lors de la clôture financière.
0 %
Taux de rejet inférieur

Diminution des rejets d'écritures de journal

En identifiant les causes profondes des rejets, les organisations peuvent améliorer la qualité des données et la précision des soumissions, réduisant considérablement le retravail et l'effort manuel.
0 %
Meilleure conformité

Augmentation de la conformité des processus

Le Process Mining aide à appliquer les procédures opérationnelles standard, garantissant que les écritures comptables suivent le bon chemin, ce qui renforce la préparation à l'audit et la conformité réglementaire.
0 %
Moins d'ajustements

Réduction des corrections post-comptabilisation.

Comprendre les causes des ajustements post-comptabilisation permet des corrections proactives, améliorant la précision et réduisant le besoin d'annulations coûteuses et chronophages.
0 %
Temps de cycle réduit.

Réduction moyenne du délai entre la création et la comptabilisation

L'identification et la suppression des goulots d'étranglement tout au long du processus d'écritures de journal raccourcissent considérablement le temps entre l'initiation et la comptabilisation finale, améliorant ainsi l'efficacité.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, des configurations système existantes et de la qualité des données. Les améliorations présentées ici représentent des optimisations typiques observées sur diverses implémentations client.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour une seule écriture comptable, servant d'identifiant de cas principal pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

C'est l'identifiant de cas fondamental, permettant de tracer le cycle de vie complet d'une seule écriture comptable et d'analyser sa performance.

Le nom de l'événement commercial spécifique qui s'est produit à un moment donné dans le processus d'écriture comptable.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, ce qui est essentiel pour visualiser la carte de processus, analyser le flux et identifier les déviations ou les goulots d'étranglement.

L'horodatage précis indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Ce timestamp est la base de toutes les métriques de performance, y compris le temps de cycle et l'analyse des goulots d'étranglement, permettant une reconstitution chronologique du processus.

Le nom ou l'ID de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse de la charge de travail, la comparaison des performances entre les membres de l'équipe et aide à identifier les goulots d'étranglement liés aux ressources ou les besoins en formation.

La classification de l'écriture comptable, telle que standard, récurrente ou d'annulation.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse segmentée pour comprendre si différents types d'écritures de journal suivent des chemins différents ou ont des caractéristiques de performance distinctes.

L'identifiant unique de l'entité juridique ou de la société pour laquelle l'écriture comptable est effectuée.

Pourquoi c'est important

Il permet la comparaison des performances et les efforts de standardisation des processus entre différentes entités juridiques ou unités commerciales.

La valeur monétaire totale de l'écriture comptable, généralement la somme des débits.

Pourquoi c'est important

Il fournit un contexte financier, permettant une analyse basée sur la matérialité, comme la priorisation des écritures de grande valeur ou l'identification des déviations de processus basées sur la valeur.

Le statut actuel de l'écriture comptable dans son cycle de vie, tel que 'En cours', 'Approuvé' ou 'Comptabilisé'.

Pourquoi c'est important

Il fournit un instantané de l'état actuel des écritures, ce qui est utile pour l'analyse du backlog et la compréhension des travaux en cours.

La raison fournie par un examinateur lorsqu'une écriture comptable est rejetée.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour l'analyse des causes profondes du retravail de processus, aidant à identifier pourquoi les écritures de journal sont rejetées et permettant des améliorations ciblées.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque l'initiation d'un cas d'écriture comptable. Elle est capturée lorsqu'un utilisateur crée un nouvel enregistrement d'écriture comptable dans BlackLine, ce qui génère un Journal Entry ID unique et enregistre le timestamp de création et l'utilisateur.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de départ principal pour le processus. L'analyse du temps entre cette activité et d'autres révèle le temps de cycle total du processus et aide à identifier les retards au tout début du workflow.

Cette activité se produit lorsque le préparateur soumet formellement l'écriture comptable pour le workflow de revue et d'approbation. Elle est généralement capturée comme un changement de statut, par exemple de 'En préparation' à 'Soumise', accompagné d'un timestamp.

Pourquoi c'est important

Ceci marque la fin de la phase de préparation et le début du cycle d'approbation. C'est un jalon clé pour mesurer la durée des étapes de préparation et d'approbation.

Cette activité marque le rejet d'une écriture comptable par un examinateur ou un approbateur. Elle est capturée lorsqu'un utilisateur effectue l'action 'Rejeter', ce qui met à jour le statut de l'écriture à 'Rejeté' et est enregistré dans le journal d'audit.

Pourquoi c'est important

C'est une activité critique pour identifier le retravail, les problèmes de qualité et les besoins de formation. L'analyse de la fréquence des rejets, de leurs raisons et de la boucle de retravail subséquente est essentielle pour l'amélioration des processus et la réduction des temps de cycle.

Cette activité signifie que l'écriture comptable a passé toutes les étapes de revue et d'approbation requises. Elle est capturée lorsque l'utilisateur autorisé final approuve l'écriture, déclenchant un changement de statut à 'Approuvé'.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon majeur qui conclut le processus d'approbation. Le temps entre 'Journal Entry Submitted' et cet événement est le 'Temps de cycle d'approbation', un KPI critique pour mesurer l'efficacité du workflow.

Représente le moment où l'écriture comptable approuvée est officiellement enregistrée dans le grand livre général. Il s'agit souvent d'une action explicite dans BlackLine, qui met ensuite à jour le statut de l'écriture à 'Comptabilisée'.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique, souvent considéré comme la conclusion opérationnelle du processus. Le temps de latence entre 'Journal Entry Approved' et cette activité est un indicateur clé de l'efficacité post-approbation.

Marque l'achèvement du cycle de vie où l'écriture de journal est incluse dans un rapprochement de compte finalisé et certifié. Dans BlackLine, cela correspond à la certification du rapprochement qui contient ce journal.

Pourquoi c'est important

Cette activité constitue le point final du processus de bout en bout. Le temps entre 'Journal Entry Posted' et 'Reconciled' mesure l'efficacité de la partie rapprochement de compte de la clôture financière.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de vos écritures comptables dans BlackLine, de la création à la comptabilisation. Il met en évidence les goulots d'étranglement tels que les approbations lentes ou les rejets fréquents, identifie les parcours non standards et découvre les causes profondes des retards. Cela vous aide à comprendre où des gains d'efficacité peuvent être réalisés et la conformité améliorée.

En analysant les chemins et les durées d'approbation, le Process Mining identifie précisément les étapes et les individus responsables des retards. Il peut révéler des charges de travail inégales ou des étapes d'approbation spécifiques qui sont constamment lentes. Ces données permettent des interventions ciblées pour rationaliser le processus d'approbation et réduire les temps de cycle.

Vous avez principalement besoin de journaux d'événements détaillant chaque étape qu'une écriture comptable franchit, y compris le Journal Entry ID, le nom de l'activité, le timestamp de l'activité, et la ressource ou l'utilisateur l'effectuant. Des attributs supplémentaires comme le type d'écriture, le montant ou le statut peuvent enrichir l'analyse. Ces données sont généralement extraites des pistes d'audit ou des journaux de transactions de BlackLine.

La configuration initiale et l'extraction des données peuvent prendre de quelques jours à quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois les données préparées, les insights initiaux, comme les cartographies de processus et l'identification des goulots d'étranglement, peuvent souvent être générés en quelques jours. Une analyse plus approfondie et des investigations des causes profondes suivent cette phase initiale.

Absolument. Le Process Mining visualise toutes les variations de votre processus d'écritures de journal, révélant les déviations par rapport au chemin idéal ou prévu. Il met en évidence où et pourquoi des itinéraires non standard se produisent, vous permettant de corriger ces incohérences. Cela aide à renforcer les meilleures pratiques et à améliorer la prévisibilité et la conformité du processus.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations quantifiables telles que des temps d'approbation d'écritures comptables réduits, des taux de rejet plus bas et moins d'ajustements post-comptabilisation. Une meilleure conformité et une meilleure répartition de la charge de travail sont également des résultats courants. En fin de compte, le Process Mining conduit à un cycle Comptabilité et Reporting plus efficace, transparent et prévisible.

Bien que l'ingénierie des données initiale puisse nécessiter des compétences techniques, les outils de Process Mining modernes sont de plus en plus conviviaux. De nombreuses plateformes offrent des connecteurs pour les systèmes courants comme BlackLine, simplifiant l'extraction des données. Les utilisateurs métier peuvent alors souvent explorer et analyser les processus avec une formation technique minimale.

Oui, il le peut. Le Process Mining peut identifier les types spécifiques d'écritures comptables ou d'étapes de processus qui conduisent fréquemment à des ajustements post-comptabilisation. En analysant les activités précédentes et les causes profondes, il vous aide à identifier et corriger les problèmes en amont, réduisant considérablement le besoin de corrections manuelles ultérieurement.

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