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Melhore seu Record to Report - Lançamento Contábil

Otimize Lançamentos Contábeis no BlackLine: Seu guia de 6 passos
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Otimize Lançamentos Contábeis no BlackLine para Eficiência e Conformidade em R2R

Etapas de processo atrasadas podem afetar seu fechamento financeiro. Nossa solução ajuda a identificar ineficiências, entender falhas de conformidade e agilizar suas operações. Descubra como transformar seus processos e obter relatórios mais rápidos e precisos.

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Por que otimizar o processo de Record to Report - Lançamento Contábil com o BlackLine?

O processo de Record to Report (R2R) e Lançamento Contábil é a base para relatórios financeiros precisos. Embora o BlackLine ofereça recursos robustos para automação de fechamento, ineficiências nos seus workflows de lançamentos ainda podem prejudicar significativamente o fechamento financeiro, gerar riscos de conformidade e elevar custos operacionais. Cada lançamento atrasado ou processado incorretamente pode causar um efeito cascata em todo o ciclo R2R, impactando desde reconciliações de balanço até relatórios gerenciais. Entender o desempenho real deste processo crítico no seu ambiente BlackLine não serve apenas para fechar o mês mais rápido; trata-se de garantir a integridade dos dados e manter a conformidade regulatória.

Como o Process Mining potencializa a análise de Lançamentos Contábeis no BlackLine

O Process Mining oferece uma abordagem inigualável para analisar suas operações de Record to Report - Lançamento Contábil no BlackLine. Em vez de depender de observações manuais ou fluxogramas estáticos, o Process Mining extrai dados de eventos diretamente do BlackLine e de sistemas integrados. Isso permite visualizar a jornada real de ponta a ponta de cada lançamento, desde a criação inicial até a efetivação final e conciliação. Você obtém um mapa objetivo e baseado em dados, revelando exatamente onde os lançamentos ficam retidos, identificando loops de retrabalho ocultos causados por rejeições ou correções e quantificando o tempo de ciclo real de cada etapa, como revisão e aprovação. Esse mergulho na realidade operacional do seu processo permite que você abandone suposições e fundamente seus esforços de otimização em dados de desempenho reais.

Áreas-chave de melhoria reveladas pelo Process Mining

Com o Process Mining, você pode resolver problemas específicos no seu processo de lançamento contábil no BlackLine. É possível identificar gargalos exatos, sejam tipos específicos de lançamentos que sofrem atrasos constantes, aprovadores sobrecarregados ou departamentos com dificuldade em fornecer documentação de suporte. A tecnologia destaca claramente retrabalhos e desvios do seu processo ideal, mostrando a frequência com que os lançamentos são rejeitados, corrigidos e reenviados, além das causas raiz dessas ineficiências. Além disso, o Process Mining ajuda a descobrir falhas de conformidade, identificando casos em que lançamentos pulam etapas críticas de controle ou desviam dos procedimentos padrão. Esse insight granular também revela oportunidades para aproveitar melhor as automações do BlackLine, agilizando etapas manuais e acelerando o seu ciclo de Record to Report.

Resultados esperados ao otimizar seu processo R2R de Lançamentos Contábeis

A otimização do processo Record to Report - Lançamento Contábil com Process Mining no BlackLine traz benefícios tangíveis. Você pode esperar um fechamento financeiro significativamente mais rápido devido à redução no tempo total de processamento dos lançamentos. A precisão aumentará conforme erros e retrabalhos forem minimizados, resultando em demonstrações financeiras mais confiáveis. O aumento da conformidade é um resultado direto, garantindo adesão rigorosa a políticas internas e normas externas. Os custos operacionais cairão com a redução do esforço manual, menos atrasos e melhor alocação de recursos. No fim das contas, você capacita suas equipes financeiras com insights baseados em dados para melhoria contínua, promovendo uma cultura de eficiência e fornecendo uma base sólida para decisões estratégicas.

Como começar a otimização do seu processo de Lançamento Contábil

Iniciar sua jornada de otimização do processo Record to Report - Lançamento Contábil com o BlackLine não exige conhecimento profundo em Process Mining. Ao utilizar uma abordagem estruturada, você pode obter rapidamente insights valiosos sobre suas operações atuais. Comece focando nos dados de lançamentos do BlackLine, extraia os Event Logs e aplique técnicas de Process Mining para visualizar e analisar seu processo real. Os insights obtidos fornecerão um roteiro claro de como melhorar os processos e reduzir o tempo de ciclo do Record to Report, transformando seu fechamento financeiro. Dê hoje o primeiro passo para um ciclo R2R mais eficiente, em conformidade e preciso.

Record to Report - Lançamento Contábil Processamento de Lançamentos Contábeis Fechamento Financeiro Operações Contábeis Gestão de Conformidade Razão Geral (General Ledger) Equipe de Finanças Precisão de Relatórios

Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Muitos lançamentos contábeis ficam retidos em filas de aprovação por longos períodos, impactando diretamente a velocidade e a precisão do ciclo Record to Report. Esses atrasos podem adiar os prazos de fechamento financeiro, resultando em relatórios tardios e perda de oportunidades para decisões rápidas. O efeito cumulativo dessas retenções pode prejudicar severamente as operações financeiras e aumentar o risco de auditoria.
O ProcessMind revela exatamente onde os lançamentos ficam travados, identificando aprovadores ou etapas específicas que causam a demora. Ao analisar as atividades "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved", junto com o atributo "Approved By User", o ProcessMind visualiza os gargalos e quantifica seu impacto, permitindo melhorias focadas no BlackLine.

Uma alta taxa de lançamentos contábeis rejeitados indica problemas subjacentes no processo de criação ou revisão, gerando um retrabalho considerável para as equipes financeiras. Cada rejeição significa tempo extra gasto corrigindo, reenviando e reaprovando, o que prolonga o ciclo Record to Report e consome recursos valiosos. Essa ineficiência pode afetar o moral da equipe e desviar o foco de análises estratégicas.
O ProcessMind mapeia todos os caminhos que envolvem as atividades "Journal Entry Rejected" e "Journal Entry Corrected and Resubmitted", quantificando o volume e a frequência das rejeições. Ele identifica causas raiz comuns, como usuários específicos, tipos de lançamentos ou atributos ausentes, permitindo que as organizações implementem treinamentos direcionados ou mudanças de processo no BlackLine para reduzir erros.

O tempo para os lançamentos contábeis passarem pelo processo de Record to Report varia muito, dificultando a previsão de fechamento e a gestão da carga de trabalho. Essa inconsistência gera incerteza e pode causar correrias de última hora, impactando a precisão dos relatórios financeiros.
O ProcessMind analisa o ciclo de vida completo de cada ID de lançamento, destacando variações significativas no tempo de ciclo por tipo de lançamento ou código de empresa. Comparando caminhos e durações, ele aponta as atividades que geram variabilidade, fornecendo insights para padronizar e otimizar o fluxo no BlackLine.

Lançamentos do mesmo tipo ou departamento seguem caminhos diferentes e muitas vezes informais durante a aprovação e efetivação. Essa falta de padronização gera ineficiências, aumenta o potencial de erros e dificulta a aplicação da conformidade ou a escala das operações no Record to Report. Também prejudica a transferência de conhecimento e o treinamento.
O ProcessMind revela visualmente todas as variantes reais dos processos de lançamentos contábeis, comparando-as com os caminhos ideais esperados. Ao analisar as sequências de atividades, ele identifica desvios e quantifica sua frequência e impacto, permitindo que as equipes consolidem, simplifiquem e apliquem workflows padronizados no BlackLine para maior eficiência e controle.

Mesmo após os lançamentos serem totalmente aprovados, eles costumam sofrer atrasos significativos antes de serem oficialmente efetivados (posted) no razão. Esse atraso gera uma desconexão entre o status de aprovação e os registros financeiros reais, afetando a visibilidade em tempo real, a precisão financeira e a conclusão oportuna do ciclo Record to Report. Também pode causar dificuldades na conciliação.
O ProcessMind rastreia o tempo entre as atividades "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted", identificando onde ocorrem os maiores atrasos e quais atributos, como "Ledger" ou "Source System", estão associados a essas retenções. Essa análise ajuda a otimizar a transição da aprovação para a efetivação, garantindo operações mais fluidas no BlackLine.

As equipes financeiras gastam muito tempo fazendo correções manuais ou estornos em lançamentos já efetivados, geralmente devido a erros iniciais ou mudanças. Esse trabalho reativo é caro, sujeito a erros e desvia recursos de atividades estratégicas, aumentando as despesas operacionais e atrasando a finalização das demonstrações financeiras no Record to Report.
O ProcessMind identifica a frequência e a natureza das atividades de estorno ("Journal Entry Reversal Processed") e outros ajustes pós-efetivação. Ao correlacionar esses dados com atividades anteriores e atributos como "Created By User" ou "Journal Entry Type", ele descobre as causas raiz desses erros, permitindo medidas proativas para melhorar a precisão no início do processo no BlackLine.

Alguns indivíduos ou equipes ficam constantemente sobrecarregados com tarefas de revisão e aprovação, enquanto outros têm capacidade ociosa. Esse desequilíbrio causa burnout, velocidades inconsistentes e gargalos em estágios críticos do ciclo de Record to Report, impedindo a utilização ideal do capital humano no BlackLine.
O ProcessMind analisa a distribuição das atividades de envio para revisão e aprovação entre os usuários criadores e aprovadores. Ele quantifica a carga de trabalho e identifica recursos sobrecarregados ou subutilizados, permitindo que gestores reequilibrem tarefas e melhorem a vazão do processamento de lançamentos contábeis.

Desvios não identificados nos procedimentos padrão expõem a organização a riscos graves de conformidade no ambiente de Record to Report, podendo gerar multas e danos à reputação.
O ProcessMind compara automaticamente os fluxos reais com modelos de conformidade, destacando desvios como o pulo de etapas de revisão ou lançamentos não autorizados. Isso garante uma trilha de auditoria clara e reforça a conformidade no BlackLine.

Lançamentos contábeis que não são conciliados logo após a efetivação criam um backlog que complica o fechamento financeiro e aumenta o risco de discrepâncias. A conciliação tardia significa que erros potenciais demoram a ser detectados, exigindo mais esforço para investigar e resolver, o que prolonga o ciclo Record to Report no BlackLine.
O ProcessMind rastreia o tempo decorrido entre as atividades "Journal Entry Posted" e "Journal Entry Reconciled". Ele identifica lançamentos, contas ou períodos específicos que sofrem atrasos constantes na conciliação, ajudando as equipes financeiras a priorizar e resolver as causas raiz para acelerar o fechamento.

Muitas vezes, os stakeholders não têm visibilidade em tempo real do status dos lançamentos contábeis no processo de Record to Report. Essa falta de transparência gera dúvidas constantes e dificulta a gestão proativa de atrasos. O ProcessMind fornece um mapa visual de ponta a ponta do ciclo de vida de cada ID de lançamento, mostrando todas as atividades e sua sequência. Isso permite rastrear os lançamentos em tempo real, entender em que estágio estão e identificar exatamente onde se encontram no workflow do BlackLine, transformando a incerteza em clareza operacional.

Muitas vezes, os lançamentos contábeis são enviados sem a documentação de suporte adequada ou completa, gerando atrasos enquanto os revisores solicitam as informações faltantes. Isso cria um vaivém de comunicações, prolonga o ciclo de aprovação e aumenta o risco de conformidade ao enfraquecer a trilha de auditoria, impactando diretamente a eficiência e a integridade do processo Record to Report.
O ProcessMind identifica casos em que o evento "Journal Entry Submitted for Review" ocorre sem uma atividade correspondente de "Supporting Documentation Attached" em um determinado prazo, ou se o evento "Journal Entry Rejected" ocorre com frequência por falta de documentos. Isso mostra onde é necessário reforçar as exigências de documentação no BlackLine.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Acelerar as aprovações de lançamentos contábeis é crucial para um fechamento eficiente, impactando diretamente o ciclo de Record to Report. Este objetivo visa reduzir drasticamente o tempo que os lançamentos passam em filas de aprovação, gerando relatórios mais rápidos e reduzindo gargalos operacionais no BlackLine. O ProcessMind identifica gargalos específicos no workflow, aponta usuários ou grupos que causam atrasos e destaca desvios dos caminhos padrão. Analisando a perspectiva do ID do Lançamento, ele revela onde o processo trava, permitindo melhorias focadas, como automação ou rebalanceamento de recursos, para atingir um ciclo de aprovação 20-30% mais veloz.

Uma alta taxa de rejeição em lançamentos contábeis indica ineficiência e retrabalho, consumindo tempo e recursos valiosos no processo de Record to Report. Alcançar este objetivo significa minimizar o número de lançamentos devolvidos para correção, o que melhora diretamente a produtividade, reduz erros e aumenta a qualidade dos dados no BlackLine. Isso resulta em um fechamento financeiro mais fluido e menos ajustes após o fechamento. O ProcessMind identifica as causas raiz das rejeições, como erros comuns, padrões de documentação ausente ou aprovadores com maior tendência de rejeição. Ao analisar o ID do lançamento e as atividades associadas, ele revela por que os itens são rejeitados, permitindo implementar treinamentos, melhorar as diretrizes de envio ou aprimorar a revisão inicial para reduzir as rejeições entre 15% e 25%.

Caminhos de processamento não padronizados para lançamentos contábeis semelhantes podem gerar inconsistências, riscos de conformidade e tempos de ciclo imprevisíveis no processo de Record to Report. Padronizar o processo significa garantir que lançamentos do mesmo tipo sigam fluxos de trabalho otimizados e predefinidos, reduzindo variações e aumentando a previsibilidade operacional no BlackLine. Isso gera maior controle e facilidade de auditoria. O ProcessMind mapeia visualmente todos os caminhos reais dos lançamentos contábeis, comparando-os com os modelos ideais. Usando a perspectiva do ID do Lançamento Contábil, ele destaca onde ocorrem desvios e quantifica seu impacto no tempo e nos recursos. Essa visibilidade permite aplicar as melhores práticas, identificar automações de workflow e garantir que 80-90% dos lançamentos sigam os procedimentos operacionais padrão.

Lançamentos contábeis, uma vez aprovados, devem ser efetivados rapidamente para garantir a precisão financeira e um ciclo Record to Report pontual. Atrasos entre a aprovação e a postagem podem distorcer as demonstrações financeiras e prolongar o fechamento no BlackLine. Este objetivo foca em reduzir significativamente o tempo de espera, garantindo que os dados financeiros reflitam no razão o quanto antes. O ProcessMind mede com precisão o atraso entre as atividades "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted" para cada ID de lançamento. Ele revela os motivos desses atrasos, sejam filas no sistema, gargalos manuais ou disponibilidade de recursos. Ao identificar essas retenções, o ProcessMind permite agilizar as passagens de bastão e reduzir o tempo de espera pós-aprovação em 30-40%.

Ajustes manuais frequentes após a efetivação de um lançamento indicam erros no início do fluxo ou falhas no processo, gerando retrabalho e impactando a precisão do ciclo Record to Report. Este objetivo visa o processamento correto logo na primeira vez, garantindo que os lançamentos estejam certos e completos antes da postagem, eliminando a necessidade de correções posteriores no BlackLine. O ProcessMind rastreia o ciclo de vida completo do ID do lançamento, identificando casos de estorno ou atividades similares pós-efetivação. Ao correlacionar esses ajustes com as atividades e atributos anteriores, o ProcessMind revela os pontos de falha específicos ou erros comuns de digitação, permitindo intervenções focadas para reduzir os ajustes manuais em 50% ou mais.

Garantir que todas as atividades de lançamentos contábeis cumpram as políticas internas e regulamentações externas é fundamental para a integridade financeira e prontidão para auditoria no processo de Record to Report. Este objetivo foca em identificar e mitigar desvios que possam levar à não conformidade, fortalecendo o controle e reduzindo a exposição a riscos no BlackLine. O ProcessMind fornece uma visão de raio-x dos caminhos reais dos lançamentos em relação às regras de conformidade e controles internos definidos. Ele sinaliza automaticamente casos em que atividades são puladas, feitas fora de sequência ou sem a documentação exigida. Isso permite a identificação proativa de falhas de conformidade e a aplicação das normas, garantindo mais de 95% de adesão às diretrizes regulatórias e internas.

Uma distribuição desigual de carga de trabalho entre os membros da equipe pode gerar gargalos, burnout e atrasos no processamento de lançamentos, impactando negativamente a eficiência do Record to Report. Este objetivo visa equilibrar o peso do processamento, garantindo que os recursos sejam usados de forma eficaz para manter o fluxo constante e reduzir o estresse em períodos de pico no BlackLine. O ProcessMind analisa os atributos "Created By User" e "Approved By User" para cada ID de lançamento, junto com a duração das atividades, para visualizar padrões de carga de trabalho individuais e da equipe. Ele identifica usuários sobrecarregados ou subutilizados, revelando oportunidades para redistribuir tarefas ou oferecer treinamentos específicos. Isso resulta em uma distribuição mais justa, aumentando a produtividade da equipe em 10-15%.

A reconciliação lenta ou demorada de lançamentos contábeis prolonga o ciclo de fechamento financeiro, atrasando insights críticos e impactando a pontualidade do Record to Report. Este objetivo foca em simplificar o processo de reconciliação, garantindo que os lançamentos sejam conferidos e validados de forma eficiente, acelerando o fechamento no BlackLine. O ProcessMind monitora a atividade "Lançamento Contábil Reconciliado" para cada ID, medindo o tempo desde a contabilização até a reconciliação. Ele identifica padrões que causam atrasos, como tipos específicos de lançamentos, contas ou períodos que levam mais tempo. Ao apontar essas ineficiências, o ProcessMind ajuda a otimizar os fluxos de reconciliação, podendo encurtar o ciclo de fechamento em vários dias.

A duração imprevisível do processamento dificulta a previsão do fechamento financeiro e a gestão de recursos no Record to Report. Este objetivo visa reduzir a variabilidade nos tempos de processamento, permitindo um planejamento confiável no BlackLine. O ProcessMind analisa a jornada de cada ID de lançamento para calcular médias e variantes do tempo de ciclo. Identificando atividades que geram variabilidade, como rejeições frequentes ou esperas longas, é possível reduzir desvios no tempo de ciclo em 20% ou mais, gerando resultados previsíveis.

Um processo de lançamento contábil opaco dificulta verificar o status em tempo real, gerando atrasos em respostas e falta de visibilidade para os stakeholders no ciclo Record to Report. Este objetivo visa fornecer insights claros e em tempo real sobre cada estágio da vida de um lançamento, melhorando a comunicação e a responsabilidade no BlackLine. O ProcessMind oferece um mapa visual completo do processo real para cada ID de lançamento. Ele permite rastrear o status atual, o responsável e o tempo decorrido, eliminando incertezas e a necessidade de atualizações manuais. Essa transparência reforçada permite decisões melhores e reduz o tempo gasto em consultas de status em 15-20%.

A documentação de suporte ausente ou incompleta é uma causa comum de atrasos e rejeições no processo de aprovação de lançamentos, impactando diretamente a eficiência do ciclo Record to Report. Este objetivo foca em garantir que toda a documentação necessária seja anexada e validada logo no início, agilizando as aprovações e reduzindo o retrabalho no BlackLine. O ProcessMind identifica lançamentos que param nas atividades "Journal Entry Submitted for Review" ou "Journal Entry Reviewed" por falta de "Supporting Documentation Attached". Ao correlacionar isso com padrões de rejeição, ele revela quando e por que a documentação costuma faltar. Esse insight permite implementar verificações pré-envio mais rigorosas ou lembretes automáticos, melhorando a integridade da documentação em 25%.

O Caminho de 6 Passos para Melhoria no Record to Report - Lançamento Contábil

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Exportar os Seus Dados
3

Faça o Upload do Seu Dataset
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Analise Seu Processo
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Implementar Melhorias
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Monitorizar o Seu Processo
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O que fazer

Baixe o template de Excel pré-configurado para dados de lançamentos do BlackLine. Este template oferece a estrutura exata necessária para a análise de processos.

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Por que é importante

Usar a estrutura de dados correta desde o início garante análises precisas, evita retrabalho e assegura a captura de todas as informações críticas.

Resultado esperado

Um template de Excel pronto para uso, formatado especificamente para seus dados de lançamento contábil do BlackLine.

SEUS INSIGHTS

Descubra insights fundamentais para seus lançamentos contábeis no BlackLine

O ProcessMind revela a jornada real dos seus lançamentos contábeis no BlackLine, fornecendo visualizações claras e insights críticos. Entenda onde seu processo de R2R falha e identifique oportunidades para melhorias rápidas.
  • Visualize o fluxo real do seu processo de lançamentos contábeis
  • Identificar gargalos e atrasos no BlackLine
  • Descubra riscos de conformidade em operações de R2R
  • Acelere seu ciclo de fechamento financeiro
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Melhorias Tangíveis na Gestão de Lançamentos Contábeis

Nossa análise do seu processo de lançamentos contábeis, utilizando dados do BlackLine, revela oportunidades claras de otimização. Estes resultados destacam os benefícios práticos alcançados ao simplificar suas operações de Record to Report por meio de insights baseados em dados.

0 %
Aprovações Mais Rápidas

Redução média no tempo de aprovação

O Process Mining identifica gargalos no workflow de aprovação, agilizando as validações e reduzindo atrasos no fechamento financeiro.
0 %
Menor Taxa de Rejeição

Redução nas rejeições de lançamentos contábeis

Ao identificar as causas raiz das rejeições, as organizações podem melhorar a qualidade dos dados e a precisão dos envios, reduzindo significativamente o retrabalho e o esforço manual.
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Maior Conformidade

Aumento na conformidade do processo

O Process Mining ajuda a aplicar procedimentos operacionais padrão, garantindo que os lançamentos contábeis sigam o caminho correto, o que fortalece a prontidão para auditorias e a conformidade regulatória.
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Menos Ajustes

Redução em correções pós-lançamento

Entender as causas dos ajustes pós-lançamento permite correções proativas, melhorando a precisão e reduzindo estornos dispendiosos.
0 %
Tempo de Ciclo Menor

Redução média da criação à efetivação

Identificar e remover gargalos em todo o processo de lançamento contábil reduz significativamente o tempo desde a criação até a efetivação final, aumentando a eficiência.

Os resultados variam com base na complexidade do processo, configurações do sistema e qualidade dos dados. As melhorias apresentadas representam otimizações típicas observadas em várias implementações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador exclusivo de um único lançamento contábil, servindo como o ID principal do caso para rastrear seu ciclo de vida.

Por que é importante

Identificador fundamental do caso, permitindo rastrear o ciclo de vida completo de um único lançamento contábil e analisar seu desempenho.

O nome do evento de negócio específico que ocorreu em um determinado momento no processo de lançamento contábil.

Por que é importante

Define as etapas do processo, o que é essencial para visualizar o mapa do processo, analisar o fluxo e identificar desvios ou gargalos.

O timestamp preciso que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que é importante

Este timestamp é a base para todas as métricas de desempenho, permitindo a reconstrução cronológica do processo para análise de ciclo e gargalos.

O nome ou ID do usuário que executou a atividade.

Por que é importante

Permite a análise da carga de trabalho, comparação de desempenho entre membros da equipe e ajuda a identificar gargalos de recursos ou necessidades de treinamento.

A classificação do lançamento contábil, como padrão, recorrente ou de estorno.

Por que é importante

Permite uma análise segmentada para entender se diferentes tipos de lançamentos contábeis seguem caminhos distintos ou possuem características de desempenho diferentes.

O identificador exclusivo da entidade legal ou empresa para a qual o lançamento contábil está sendo feito.

Por que é importante

Permite a comparação de desempenho e esforços de padronização de processos entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio.

O valor monetário total do lançamento contábil, geralmente a soma dos débitos.

Por que é importante

Fornece contexto financeiro, permitindo análises baseadas em materialidade, como priorizar lançamentos de alto valor ou identificar desvios de processo baseados em valor.

O status atual do lançamento contábil em seu ciclo de vida, como 'Em Andamento', 'Aprovado' ou 'Lançado'.

Por que é importante

Fornece um panorama do estado atual dos lançamentos, útil para análise de backlog e entendimento do trabalho em andamento.

O motivo fornecido pelo revisor quando um lançamento contábil é rejeitado.

Por que é importante

É essencial para a análise de causa raiz de retrabalho no processo, ajudando a identificar por que os lançamentos contábeis são rejeitados e permitindo melhorias direcionadas.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Esta atividade marca o início de um caso de lançamento contábil. É capturada quando um usuário cria um novo registro no BlackLine, gerando um ID exclusivo e registrando o timestamp e o usuário de criação.

Por que é importante

Evento inicial principal do processo. Analisar o tempo desta atividade até as demais revela o tempo de ciclo total e ajuda a identificar atrasos logo no início.

Esta atividade ocorre quando o preparador envia formalmente o lançamento contábil para o workflow de revisão e aprovação, sendo registrada como uma mudança de status com o respectivo timestamp.

Por que é importante

Marca o fim da preparação e o início do ciclo de aprovação. É um marco importante para medir a duração de ambas as etapas.

Esta atividade marca a rejeição de um lançamento contábil por um revisor ou aprovador. É capturada quando o usuário seleciona 'Rejeitar', atualizando o status para 'Rejeitado' no log de auditoria.

Por que é importante

Atividade crítica para identificar retrabalho, problemas de qualidade e necessidades de treinamento. Analisar a frequência e os motivos de rejeição é a chave para melhorar o processo.

Esta atividade indica que o lançamento contábil passou por todas as etapas de revisão e aprovação necessárias, sendo registrada quando o último usuário autorizado aprova o item.

Por que é importante

Marco importante que conclui a aprovação. O tempo entre o envio e este evento é o 'Tempo de Ciclo de Aprovação', um KPI crítico para medir a eficiência do workflow.

Representa o momento em que o lançamento contábil aprovado é oficialmente registrado no Razão Geral (General Ledger). Muitas vezes é uma ação explícita no BlackLine que atualiza o status para 'Lançado'.

Por que é importante

Marco crítico, considerado a conclusão operacional do processo. O tempo de espera entre a aprovação e esta atividade é um indicador importante da eficiência pós-aprovação.

Marca a conclusão do ciclo de vida em que o lançamento contábil é incluído em uma conciliação de conta finalizada e certificada. No BlackLine, isso corresponde à certificação da conciliação que contém este lançamento.

Por que é importante

Esta atividade serve como o ponto final do processo de ponta a ponta. O tempo entre o lançamento e a reconciliação mede a eficiência da etapa de reconciliação de contas no fechamento financeiro.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real dos seus lançamentos contábeis no BlackLine, desde a criação até a contabilização. Ele destaca gargalos, como aprovações lentas ou rejeições frequentes, identifica caminhos fora do padrão e revela as causas raiz dos atrasos. Isso ajuda a entender onde ganhar eficiência e como melhorar a conformidade.

Ao analisar os caminhos e durações de aprovação, o Process Mining identifica com precisão as etapas e pessoas que causam atrasos. Ele pode revelar cargas de trabalho desequilibradas ou etapas de aprovação específicas que são consistentemente lentas. Esses dados permitem intervenções focadas para agilizar o processo e reduzir o tempo de ciclo.

Você precisa basicamente de logs de eventos com cada etapa do lançamento: ID, nome da atividade, timestamp e o usuário responsável. Atributos extras como tipo, valor ou status enriquecem a análise. Esses dados costumam ser extraídos das trilhas de auditoria ou logs de transação do BlackLine.

A configuração inicial e a extração de dados podem levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo da disponibilidade dos dados. Uma vez preparados, insights iniciais como mapas de processo e identificação de gargalos costumam ser gerados em poucos dias, seguidos por análises mais profundas de causa raiz.

Com certeza. O Process Mining visualiza todas as variações do seu processo de lançamento contábil, revelando desvios do caminho ideal ou pretendido. Ele destaca onde e por que ocorrem rotas não padronizadas, permitindo que você corrija essas inconsistências. Isso ajuda a aplicar as melhores práticas e melhora a previsibilidade e a conformidade do processo.

Você pode esperar melhorias mensuráveis, como aprovações mais rápidas, menor taxa de rejeição e menos ajustes pós-lançamento. Maior conformidade e melhor distribuição de tarefas também são resultados comuns, levando a um ciclo de Record to Report mais eficiente e previsível.

Embora a engenharia de dados inicial exija algum conhecimento técnico, as ferramentas modernas são amigáveis e oferecem conectores para sistemas como o BlackLine, facilitando a extração. Assim, usuários de negócios conseguem analisar os processos com treinamento técnico mínimo.

Sim. O Process Mining identifica os tipos específicos de lançamentos ou etapas que geram ajustes constantes. Analisando as atividades anteriores e as causas raiz, ele ajuda a corrigir os problemas na origem, reduzindo drasticamente a necessidade de correções manuais posteriores.

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