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Améliorer Votre Gestion des contrats

Optimisez les workflows de contrats Icertis avec notre guide en 6 étapes
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Optimisez Votre Gestion des contrats Icertis pour une Conformité Améliorée

Des workflows d'approbation complexes et des défis de conformité peuvent souvent ralentir les processus critiques. Notre plateforme vous aide à identifier les points de blocage exacts et à rationaliser les révisions. Améliorez la gouvernance globale et transformez votre cycle de vie de l'initiation à la résiliation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats avec Icertis ?

Une gestion des contrats efficace est l'élément central d'opérations commerciales réussies, surtout lorsqu'on tire parti d'une plateforme sophistiquée comme Icertis Contract Intelligence. Bien qu'Icertis offre des capacités robustes pour la gestion de vos contrats, les processus sous-jacents peuvent encore recéler des inefficacités, entraînant des coûts financiers et opérationnels significatifs. Des workflows contractuels non optimisés peuvent se traduire par des cycles d'approbation longs, des opportunités de revenus manquées, des risques de conformité et des relations tendues avec les contreparties. Comprendre et affiner ces processus est impératif pour maximiser votre investissement dans Icertis et garantir que vos contrats stimulent, plutôt que n'entravent, vos objectifs commerciaux.

Comment le Process Mining décuple la gestion des contrats Icertis

Le Process Mining offre une perspective inégalée, basée sur les données, de vos processus réels de gestion des contrats au sein d'Icertis. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining analyse les journaux d'événements directement à partir de votre système Icertis pour reconstituer chaque étape du cycle de vie de chaque contrat. Cela vous permet de visualiser le véritable flux complet, révélant les points de blocage cachés dans les étapes de révision, d'approbation et de négociation. Vous pouvez mesurer avec précision les temps de cycle réels des contrats, identifier les écarts de processus spécifiques et localiser exactement où les retards se produisent. Cette perspicacité objective est indispensablele pour comprendre comment réduire le temps de cycle de la gestion des contrats et favoriser une véritable optimisation des processus dans votre organisation.

Principales zones d'amélioration découvertes grâce au Process Mining

En appliquant le Process Mining à vos données de gestion des contrats Icertis, vous découvrez des domaines spécifiques propices à l'amélioration. Vous pourriez constater que certains départements ou approbateurs individuels créent constamment des points de blocage dans le processus de révision interne, ou que certains types de contrats connaissent toujours des phases de négociation plus longues. La technologie peut mettre en évidence des activités non conformes, telles que des révisions juridiques obligatoires ignorées, ou des écarts par rapport à vos procédures d'exploitation standard. De plus, le Process Mining vous permet d'analyser l'efficacité des phases post-exécution, comme le suivi des obligations, le traitement des avenants ou les workflows de renouvellement. Ces informationsns fournissent une intelligence concrète et exploitable pour rationaliser les opérations et améliorer la gouvernance globale des contrats.

Concrétiser des résultats tangibles : Les avantages des processus Icertis optimisés

L'application du Process Mining à votre gestion des contrats Icertis génère une multitude d'avantages tangibles. Attendez-vous à une réduction significative des temps de cycle des contrats, accélérant votre délai de mise sur le marché et améliorant la vélocité opérationnelle globale. En éliminant les points de blocage et en rationalisant les workflows, vous réaliserez des économies substantielles grâce à la réduction des frais administratifs et à moins d'erreurs nécessitant des retouches coûteuses. Une conformité améliorée devient une réalité, car le Process Mining identifie proactivement les risques et assure le respect des obligations contractuelles et des politiques internes. De plus, une meilleure gouvernance, une auditabilité accrue et un contrôle plus strict des termes contractuels contribuent à un écosystème contractuel plus résilient et efficace. Ces améliorations transforment votre fonction contractuelle en un atout stratégique, impactant directement votre rentabilité.

Démarrer votre parcours d'optimisation des processus contractuels Icertis

Entamer votre parcours d'optimisation des processus de gestion des contrats avec Icertis et le Process Mining est une démarche stratégique vers l'excellence opérationnelle. Cette approche basée sur les données vous permet de dépasser les conjectures, en fournissant des informations claires et utiles sur vos workflows contractuels les plus critiques. En tirant parti des données déjà présentes dans votre système Icertis, vous obtenez la clarté nécessaire pour prendre des décisions éclairées, stimuler l'efficacité et établir une fonction de gestion des contrats de premier ordre. Commencez à explorer comment le Process Mining peut révéler tout le potentiel de votre investissement Icertis et conduire à une amélioration continue.

Gestion des contrats Gestion du cycle de vie des contrats Administration des contrats Service Juridique Approvisionnement Compliance Réduction du Temps de Cycle Optimisation de la Négociation CLM Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les contrats sont souvent bloqués dans de longues files d'attente d'approbation, retardant l'exécution et impactant la reconnaissance des revenus. Cela prolonge le cycle de vie global des contrats, entraînant des opportunités manquées et des relations tendues avec les parties prenantes.
ProcessMind analyse les workflows d'approbation au sein d'Icertis, identifiant les approbateurs, les départements ou les conditions spécifiques qui causent des retards. Il visualise les chemins réels empruntés par les contrats, identifiant les séquences d'approbation non conformes et les domaines propices à l'automatisation ou à la rationalisation.

De longues négociations avec les contreparties peuvent retarder considérablement l'exécution des contrats, reportant la génération de revenus et augmentant les coûts opérationnels. Les révisions répétées et les points de blocage non résolus prolongent le délai de signature, nuisant à l'agilité commerciale.
ProcessMind éclaire la phase de négociation dans Icertis, révélant les schémas de révisions, identifiant les clauses spécifiques causant des modifications fréquentes et quantifiant l'impact de chaque cycle de négociation. Cette analyse aide à optimiser les stratégies de négociation et l'utilisation des modèles.

Les écarts par rapport aux politiques contractuelles internes établies, tels que le saut d'étapes de révision requises ou l'obtention d'approbations hors séquence, exposent l'organisation à des risques juridiques et financiers. Ces chemins non conformes passent souvent inaperçus, créant des vulnérabilités d'audit et des pratiques contractuelles incohérentes entre les départements.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes de processus réelles au sein d'Icertis, mettant en évidence chaque instance où un contrat s'écarte du chemin prévu et conforme. Cela permet une identification et une remédiation proactives des violations de politiques.

Les retards dans la gestion des renouvellements ou des résiliations de contrats peuvent entraîner des reconductions automatiques de termes défavorables, des manques à gagner sur de nouveaux contrats, ou la poursuite inutile de services. Cela se traduit par une gestion sous-optimale du portefeuille de contrats et des pertes financières potentielles pour l'organisation.
ProcessMind suit l'ensemble du cycle de vie, identifiant les contrats approchant leur expiration et visualisant le processus de renouvellement ou de résiliation. Il met en évidence les retards dans ces activités, garantissant une action opportune et une gouvernance améliorée.

Les parties prenantes ont souvent du mal à déterminer le statut réel d'un contrat dans les délais, ce qui entraîne des demandes fréquentes, une surcharge de communication et une incapacité à prévoir précisément les clôtures de transactions. Cette opacité entrave la gestion proactive et la prise de décision tout au long du cycle de vie du contrat.
ProcessMind offre une vue objective et complet du parcours de chaque contrat dans Icertis, de l'initiation à l'exécution. Il montre exactement où se trouve chaque contrat dans le processus, identifiant les cas bloqués et fournissant des informations basées sur les données concernant la performance globale.

Des révisions fréquentes et un caviardage extensif indiquent des inefficacités dans la rédaction initiale ou un manque de clarté dans les exigences, entraînant un gaspillage d'efforts et des temps de cycle contractuels prolongés. Ce remaniement consomme de prélèvement.cieuses ressources juridiques et commerciales, augmentant inutilement les coûts opérationnels.
ProcessMind analyse la fréquence et les modèles d'activités de révision des contrats au sein d'Icertis, révélant les causes profondes telles que des modèles incohérents ou des instructions initiales peu claires. Il aide à identifier les domaines où la standardisation ou des directives plus claires peuvent réduire le remaniement.

Après la signature d'un contrat, des obligations cruciales, telles que les jalons de prestation de services ou les exigences de rapport, peuvent être négligées, entraînant des pénalités, des relations endommagées ou l'incapacité de réaliser les avantages escomptés. Sans une supervision claire, les risques de conformité restent élevés.
ProcessMind surveille la phase post-exécution, y compris le suivi des obligations et les activités de révision de la conformité, identifiant les retards ou les tâches incomplètes. Il offre une visibilité sur le respect des SLA et d'autres engagements post-signature dans Icertis.

Les points de blocage proviennent souvent d'une répartition inégale de la charge de travail entre les conseillers juridiques ou les réviseurs internes, ce qui entraîne l'épuisement professionnel pour certains et le temps d'inactivité pour d'autres. Cette allocation inefficace des ressources retarde les activités contractuelles critiques et empêche l'utilisation optimale du personnel qualifié.
ProcessMind cartographie la charge de travail et le débit des réviseurs individuels ou des départements pendant les activités de révision au sein d'Icertis. Il identifie les points de blocage causés par les contraintes de ressources, permettant un rééquilibrage des tâches basé sur les données.

L'utilisation non contrôlée de templates de contrat non standards ou de pratiques de rédaction ad hoc introduit des incohérences, augmente le risque juridique et complique le suivi de la conformité. Ceci conduit à un portefeuille de contrats fragmenté et à une charge administrative accrue.
Bien que ce ne soit pas directement une activité, ProcessMind peut l'inférer en analysant les variations dans la rédaction des contrats et les activités de révision subséquentes. Il révèle des flux de processus inhabituels dans Icertis qui suggèrent des approches non standard, mettant en évidence les domaines où l'adhésion aux templates doit être renforcée.

Les transitions entre différentes équipes ou départements, comme des Achats aux services Juridiques ou des services Juridiques aux Ventes, introduisent fréquemment des retards et des lacunes de communication dans le processus contractuel. Ces points de transfert deviennent des points de blocage cachés, augmentant le temps de cycle global et frustrant les parties prenantes.
ProcessMind visualise le flux des contrats entre les différents départements et les propriétaires de contrats dans Icertis, mettant en évidence les points exacts où les retards surviennent lors des transitions entre les activités. Ceci révèle les inefficacités de la collaboration interfonctionnelle.

Sans une compréhension claire des temps de processus réels et des points de blocage, prédire quand un contrat sera exécuté devient difficile. Des prévisions inexactes peuvent perturber la planification financière, les projections de ventes et les délais des projets, entraînant des objectifs manqués et de mauvaises décisions stratégiques.
ProcessMind analyse les données historiques des activités d'exécution des contrats, identifiant les temps de cycle moyens et prédisant les dates d'achèvement futures basées sur l'état actuel du processus dans Icertis. Ceci fournit des capacités de prélèvement.vision fiables et basées sur les données.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des délais d'approbation plus courts se traduisent directement par des clôtures de transactions plus rapides et une augmentation de la réalisation des revenus. Cet objectif vise à optimiser les différentes étapes de revue et d'approbation au sein d'Icertis, en éliminant les étapes inutiles et en réduisant les temps d'attente, ce qui stimule considérablement l'efficacité opérationnelle de l'ensemble de l'organisation.ProcessMind cartographie avec précision tous les workflows d'approbation, identifiant les points de blocage spécifiques, les étapes redondantes et les zones où les approbations stagnent. Il quantifie l'impact de chaque point de retard, permettant aux équipes de localiser les causes profondes, telles que les contraintes de ressources ou les dépendances séquentielles, et de simuler des changements pour obtenir des réductions significatives du temps de cycle, potentiellement de 15 à 30 %.

Accélérer les phases de négociation signifie finaliser les contrats plus rapidement, ce qui entraîne une génération de revenus plus rapide et une meilleure réactivité du marché. Cet objectif vise à rationaliser les interactions avec les contreparties et les parties prenantes internes au sein d'Icertis, en minimisant les allers-retours et en réduisant le temps global entre l'ébauche initiale et l'accord final. ProcessMind visualise toutes les boucles de négociation et identifie les activités ou événements spécifiques qui contribuent à prolonger les cycles. En analysant les données historiques, il révèle les raisons courantes des retards, telles que les fréquents caviardages ou les informations manquantes, permettant aux équipes de mettre en œuvre des améliorations ciblées qui peuvent raccourcir les temps de négociation de 10 à 25 % et améliorer les stratégies de négociation.

Atteindre une conformité plus élevée garantit que tous les contrats sont alignés sur les politiques internes, les exigences réglementaires et les normes juridiques. Cela réduit les risques juridiques, les amendes potentielles et les atteintes à la réputation. Cela implique de surveiller l'adhésion aux règles et aux workflows définis tout au long du cycle de vie du contrat au sein d'Icertis, de la rédaction à l'exécution. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques de gestion des contrats prescrites et aux « chemins optimaux ». Il met en évidence les cas spécifiques de non-conformité, tels que les clauses non approuvées ou les étapes de révision ignorées, permettant aux organisations de quantifier les lacunes en matière de conformité. Cette perspicacité aide à appliquer des contrôles plus stricts et à améliorer les taux d'adhésion de 20 à 40 %, renforçant ainsi la gouvernance globale des contrats.

Un processus de renouvellement optimisé empêche les contrats d'expirer involontairement et assure un engagement opportun pour la renégociation ou la résiliation. Cet objectif vise à rendre la gestion du cycle de vie en fin de contrat au sein d'Icertis plus proactive et efficace, réduisant la charge administrative et maximisant la valeur contractuelle. ProcessMind cartographie les workflows complets de renouvellement et de résiliation, identifiant les initiations tardives, les délais manqués et les transferts inefficaces. Il offre une visibilité sur les raisons des retards ou des complexités, permettant la mise en œuvre d'alertes automatisées et de procédures standardisées. Cela peut conduire à une amélioration de 10 à 20 % des renouvellements à temps et à une gestion plus efficace du portefeuille de contrats.

Une visibilité accrue permet aux parties prenantes de connaître le statut exact de tout contrat à tout moment, favorisant une meilleure prise de décision et une gestion proactive. Cet objectif vise à éliminer les silos d'information et à fournir une source unique et fiable de vérité pour tous les contrats gérés au sein d'Icertis, de l'initiation à la clôture, réduisant les retards dus aux lacunes d'information. ProcessMind crée une représentation visuelle complet du parcours de chaque contrat, rendant son statut actuel et sa progression immédiatement clairs. Il met en évidence les endroits où les contrats sont bloqués ou en attente d'entrée, permettant aux managers d'identifier les points de blocage avant qu'ils n'affectent significativement les délais. Cette transparence améliore considérablement la conscience opérationnelle et permet une meilleure planification des ressources et une meilleure définition des attentes.

La réduction des taux de reprise dans la rédaction de contrats se traduit directement par des économies de coûts, des cycles de révision juridique plus courts et une finalisation plus rapide des contrats. Cet objectif vise à améliorer la précision et l'exhaustivité des brouillons de contrats initiaux dans Icertis, minimisant le besoin de révisions importantes et d'itérations multiples avant l'approbation.ProcessMind identifie les causes profondes des révisions fréquentes, telles que des exigences imprécises, des données initiales insuffisantes ou une utilisation incohérente des modèles. En analysant les schémas de révision courants et les boucles de rétroaction, l'outil fournit des informations sur des domaines spécifiques de formation ou d'ajustements de processus, réduisant potentiellement les reprises de 20 à 35 % et améliorant l'efficacité de l'équipe de rédaction.

Garantir que toutes les obligations contractuelles sont respectées après l'exécution est indispensable pour éviter les pénalités, maintenir des relations commerciales solides et maximiser la valeur du contrat. Cet objectif vise à gérer et suivre de manière proactive les engagements pris dans les contrats Icertis, en assurant leur exécution et leur conformité dans les délais tout au long de la durée de vie active du contrat.ProcessMind suit les activités liées à la réalisation des obligations, identifiant les cas où les tâches sont retardées ou non effectuées conformément aux termes du contrat. Cela permet de détecter les lacunes des processus ou les problèmes de ressources qui entravent la conformité, aidant ainsi les organisations à améliorer les taux de respect des obligations de 15 à 25 % et à atténuer les risques de non-conformité.

L'allocation efficace des ressources, en particulier des réviseurs juridiques et spécialisés, minimise les temps d'inactivité et prévient les points de blocage, garantissant que les contrats passent rapidement par les étapes de révision. Cet objectif vise à équilibrer les charges de travail et à utiliser efficacement l'expertise interne dans le processus de gestion des contrats Icertis, améliorant la productivité globale de l'équipe. ProcessMind offre une vue détaillée de l'utilisation des ressources à travers diverses activités de révision, mettant en évidence les ressources sur-allouées ou sous-utilisées. Il identifie les cas où des individus ou des équipes spécifiques deviennent des points de blocage, permettant une meilleure répartition de la charge de travail et l'identification des besoins en formation. Cette optimisation peut entraîner une amélioration de 10 à 20 % de l'efficacité des ressources et des cycles de révision plus rapides.

Maximiser l'utilisation de modèles de contrats standards réduit les risques juridiques, améliore la cohérence entre les accords et accélère le processus de rédaction. Cet objectif vise à minimiser les écarts par rapport aux modèles pré-approuvés au sein d'Icertis, garantissant que les contrats sont créés uniformément et respectent les normes organisationnelles établies.ProcessMind peut identifier et quantifier les cas où des clauses ou des modèles non standards sont utilisés, soulignant la fréquence et l'impact de ces écarts. En exposant ces schémas, l'outil permet de faire respecter les politiques d'utilisation des modèles et d'identifier les domaines où les modèles standards pourraient nécessiter des mises à jour, entraînant une augmentation de 20 à 30 % de l'adhérence aux modèles et une réduction de l'examen juridique.

Des transferts rapides et fluides entre les départements, tels que le juridique, les achats et les ventes, sont essentiels à maintenir la dynamique des contrats et éviter les retards inutiles. Cet objectif vise à identifier et résoudre les points de blocage dans les transitions dans le cycle de vie des contrats Icertis, assurant une collaboration fluide et des cycles globaux plus rapides.ProcessMind cartographie visuellement les transitions entre les différents départements impliqués dans le processus contractuel, quantifiant précisément les temps d'attente et les retards à chaque point de transfert. Il révèle les interfaces départementales spécifiques qui agissent comme des points de blocage, permettant des interventions ciblées pour rationaliser la communication et les étapes du processus, réduisant potentiellement les retards de transfert de 15 à 25 %.

La prévision précise des dates d'exécution des contrats est fondamentale pour la planification commerciale, la reconnaissance des revenus et la planification des ressources. Cet objectif vise à améliorer la prévisibilité du moment où les contrats gérés dans Icertis seront finalisés, permettant des projections financières plus fiables et un alignement opérationnel à travers l'organisation. ProcessMind analyse les temps de cycle historiques des contrats et identifie les facteurs clés influençant la durée d'exécution, tels que le type de contrat, la contrepartie ou la complexité. En découvrant ces schémas et en fournissant des informations basées sur les données sur les délais d'achèvement prévus, il contribue à améliorer la précision des prévisions de 10 à 20 %, permettant une meilleure planification stratégique et un déploiement des ressources plus efficace.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des contrats

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2

Exportez vos données Icertis
3

Importez votre jeu de données de données
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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

Suivez vos Progrès
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Que faire

Obtenez le modèle Excel sur mesure pour la gestion des contrats. Ce modèle est conçu pour structurer correctement vos données Icertis pour l'analyse.

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Pourquoi est-ce important ? :

L'utilisation de la bonne structure de données garantit que vos données de contrat sont préparées avec précision, jetant une base solide pour une analyse de processus significative.

Résultat attendu

Un modèle Excel préformaté, prêt à recevoir vos données de contrats Icertis.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez le Vrai Parcours de Vos Contrats Icertis

Visualisez vos workflows de contrats prendre vie, révélant où les retards surviennent et où les risques de conformité apparaissent. Notre plateforme offre la clarté nécessaire pour optimiser votre système Icertis.
  • Visualisez les `workflows` de contrat complet
  • Identifier les points de blocage précis dans les approbations
  • Surveiller la conformité et le respect de la gouvernance
  • Rationaliser les cycles de revue de contrats
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Atteindre l'excellence en gestion des contrats

Nos solutions de Process Mining révèlent les inefficacités et les points de blocage dans le cycle de vie de votre gestion des contrats, grâce à une analyse détaillée des données Contract ID d'Icertis. Ces résultats illustrent les améliorations typiques que les organisations obtiennent en optimisant leurs processus contractuels.

0 %
Approbations de Contrats Plus Rapides

Réduction de la phase d'approbation

Identifiez et éliminez les points de blocage dans vos workflows d'approbation, réduisant drastiquement le temps nécessaire pour que les contrats soient approuvés en interne.
0 %
Meilleure conformité aux politiques

Amélioration de la conformité aux politiques internes

Identifiez automatiquement les écarts par rapport aux processus et politiques contractuels standard, assurant une plus grande adhésion et réduisant les risques sur l'ensemble de votre portefeuille de contrats.
0 %
Cycles de Négociation Plus Courts

Diminution de la durée moyenne des négociations

Analysez les modèles de négociation pour identifier les retards et les zones de fort remaniement, menant à un accord plus rapide sur les termes avec les contreparties et à une clôture plus rapide des transactions.
0 %
Réduction des Contrats Bloqués

Moins de contrats bloqués dans le processus

Obtenez des informations en temps réel sur les contrats bloqués ou progressant lentement, permettant une intervention proactive pour maintenir les transactions en mouvement et éviter les retards.
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Meilleur Respect des Obligations

Amélioration de l'exécution des obligations contractuelles

Suivez et assurez-vous que toutes les obligations contractuelles post-exécution sont respectées à temps, minimisant les risques et améliorant les relations avec vos partenaires commerciaux.
0 %
Transferts de Revue Optimisés

Réduction des temps d'attente de la revue juridique

Identifiez et résolvez les points de blocage dans les files d'attente de révision juridique et les transferts interdépartementaux, en garantissant une utilisation optimale des ressources et un traitement plus rapide des contrats.

Les résultats varient en fonction de la complexité de votre processus spécifique, de la qualité des données et des domaines d'intérêt stratégiques. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Vous découvrez les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque contrat géré dans la plateforme Icertis.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est la clé primaire pour l'analyse des processus, permettant le suivi du parcours complet d'un contrat et assurant l'intégrité des données.

L'horodatage indiquant quand une activité contractuelle spécifique a été achevée.

Pourquoi est-ce important ? :

Permet le calcul précis des durées d'activité, aidant à différencier le temps de traitement du temps d'attente.

L'utilisateur ou la ressource responsable de l'exécution d'une activité contractuelle.

Pourquoi est-ce important ? :

Il permet une analyse de la performance par utilisateur ou par équipe, aidant à identifier les déséquilibres de charge de travail et les opportunités de formation.

Le département auquel appartient le propriétaire de l'activité.

Pourquoi est-ce important ? :

Facilite l'analyse de la performance départementale et de l'efficacité des transferts, mettant en évidence les points de blocage interfonctionnels.

La classification du contrat, comme un Contrat Cadre de Services ou un Accord de Non-Divulgation.

Pourquoi est-ce important ? :

Permet la segmentation des processus pour comparer les cycles de vie et la conformité entre différents types d'accords.

L'état ou l'étape actuelle du contrat dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ? :

Fournit une vue d'ensemble du pipeline de contrats, essentielle pour la surveillance opérationnelle et la gestion du débit.

La valeur monétaire totale du contrat.

Pourquoi est-ce important ? :

Permet la priorisation et l'analyse basée sur la valeur, aidant à concentrer les efforts d'amélioration sur les contrats les plus importants financièrement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat, lorsqu'un utilisateur métier demande formellement un nouveau contrat. Ceci est généralement capturé comme un événement explicite lorsqu'un utilisateur soumet un formulaire de demande de contrat dans la plateforme Icertis.

Pourquoi est-ce important ? :

En tant que début du processus, cet événement est indispensable pour mesurer le temps de cycle global des contrats. L'analyse du volume et du type de demandes aide à la planification des ressources et à la gestion de la demande.

Indique que le service juridique a terminé sa revue du contrat. Il s'agit généralement d'un événement explicite enregistré lorsqu'un réviseur juridique termine sa tâche assignée dans le workflow d'approbation.

Pourquoi est-ce important ? :

Cette activité est indispensablele pour mesurer le temps de réponse de la revue juridique et identifier les contraintes de capacité potentielles dans l'équipe juridique. Elle soutient l'indicateur clé de performance (KPI) 'Temps d'attente de la revue juridique'.

Marque l'étape où toutes les parties prenantes internes requises ont approuvé le contrat, le rendant prêt pour la négociation externe ou la signature. Cela est déduit du statut global du workflow d'approbation atteignant un état final 'Approuvé'.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est un jalon clé qui conclut le cycle de revue interne. C'est le point final pour mesurer le KPI 'Durée moyenne de la phase d'approbation'.

Cette activité signifie que la contrepartie externe a accepté les termes et approuvé la version finale du contrat. Cela peut être un événement explicite provenant d'un portail de collaboration ou une mise à jour manuelle du statut par le propriétaire du contrat.

Pourquoi est-ce important ? :

Ce jalon conclut la phase de négociation. Il sert de point final pour calculer le KPI 'Temps moyen du cycle de négociation', soulignant l'efficacité des interactions externes.

Cette activité marque l'exécution formelle du contrat, lorsque toutes les parties ont signé. C'est le point final de succès principal du processus de prélèvement.-signature et elle est capturée via l'intégration avec une plateforme de signature électronique.

Pourquoi est-ce important ? :

En tant qu'événement d'achèvement principal, c'est le point final du KPI « Temps de cycle moyen des contrats ». Il marque le moment où le contrat devient juridiquement contraignant et actif.

Marque la fin du cycle de vie du contrat, soit par un processus de résiliation active, soit en atteignant sa date d'expiration. La résiliation est un événement explicite, tandis que l'expiration est un événement calculé basé sur les métadonnées du contrat.

Pourquoi est-ce important ? :

C'est un événement terminal pour le cycle de vie du contrat. Il est indispensable pour analyser les taux de renouvellement et mesurer le KPI 'Taux de renouvellement/résiliation à temps'.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse vos données Icertis pour visualiser le cycle de vie réel des contrats, identifiant les points de blocage dans les approbations, les négociations et les renouvellements. Il révèle les écarts par rapport aux processus standards et cible les domaines d'amélioration de l'efficacité. Cela vous aide à comprendre où et pourquoi les contrats sont bloqués, conduisant à des cycles plus rapides et une meilleure conformité.

Pour commencer, nous avons principalement besoin des journaux d'événements d'Icertis, qui incluent l'identifiant du dossier, l'ID du contrat, l'activité et l'horodatage pour chaque événement. Ces données nous permettent de reconstituer le parcours complet de chaque contrat. Nous bénéficions également de données d'attributs supplémentaires relatives aux contrats, telles que le type ou la valeur du contrat, pour enrichir notre analyse.

L'implémentation du Process Mining implique généralement l'extraction de données historiques d'Icertis, sans modifier votre configuration système actuelle. L'outil de Process Mining se connecte à ces données, ce qui minimise généralement les perturbations de vos opérations en direct. L'accent est mis sur l'extraction des données et l'analyse subséquente, et non sur l'intégration système au sens traditionnel.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives des indicateurs clés de performance, telles que des délais de cycle d'approbation des contrats réduits et des phases de négociation plus courtes. Les informations obtenues aident à améliorer la conformité aux politiques, à optimiser les processus de renouvellement et à améliorer la visibilité en temps réel sur le statut des contrats. En fin de compte, cela conduit à des opérations plus efficaces et à une meilleure allocation des ressources.

Le principal prérequis technique est la capacité d'extraire des données de journal d'événements d'Icertis, généralement via ses fonctionnalités de reporting ou un accès direct à la base de données. Vous aurez besoin de justificatifs d'accès et potentiellement d'un certain support technique de votre équipe IT pour l'exportation des données. Aucun matériel ou logiciel spécifique n'a besoin d'être installé directement dans votre environnement Icertis.

Après l'extraction des données et la préparation initiale, qui peuvent prendre de quelques jours à quelques semaines selon la complexité des données, les premières analyses peuvent souvent être générées en une à deux semaines supplémentaires. La première phase se concentre sur la visualisation du processus « tel quel » et l'identification des points de blocage évidents. Une analyse plus approfondie et le développement de solutions suivront.

Oui, le Process Mining peut identifier précisément où et pourquoi les retouches se produisent le plus fréquemment dans la rédaction de contrats au sein d'Icertis. En analysant la séquence des événements et les interactions utilisateur, il met en évidence les étapes ou départements spécifiques qui contribuent le plus aux révisions. Cet aperçu basé sur les données vous permet de cibler directement les améliorations, réduisant ainsi le besoin de modifications répétées.

Le Process Mining compare automatiquement l'exécution réelle de vos processus contractuels avec vos politiques internes définies et vos modèles de processus idéaux. Il identifie chaque cas de déviation, comme des étapes d'approbation ignorées ou des changements non autorisés. Cela vous aide à traiter de manière proactive les comportements non conformes et à garantir une adhésion constante à vos directives contractuelles.

Absolument. Le Process Mining visualise la répartition de la charge de travail entre les différentes étapes de révision et les équipes, révélant où les ressources sont sur- ou sous-utilisées. En identifiant les points de blocage causés par les déséquilibres de ressources, il fournit les données nécessaires pour réaffecter le personnel plus efficacement. Cela assure un déroulement plus fluide des processus et prévient les retards causés par des évaluateurs insuffisants ou mal assignés.

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