Mejore su Gestión de Contratos
Optimice su Gestión de Contratos de Icertis para un Cumplimiento Mejorado
Los complejos flujos de trabajo de aprobación y los desafíos de cumplimiento a menudo pueden ralentizar los procesos críticos. Nuestra plataforma le ayuda a identificar los cuellos de botella exactos y a agilizar las revisiones. Mejore la gobernanza general y transforme su ciclo de vida desde la iniciación hasta la terminación.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar la gestión de contratos con Icertis?
Una gestión de contratos eficaz es la columna vertebral de las operaciones comerciales exitosas, especialmente al aprovechar una plataforma sofisticada como Icertis Contract Intelligence. Aunque Icertis ofrece sólidas capacidades para gestionar sus contratos, los procesos subyacentes aún pueden albergar ineficiencias, lo que conlleva importantes costes financieros y operativos. Los flujos de trabajo de contratos no optimizados pueden dar lugar a ciclos de aprobación prolongados, oportunidades de ingresos perdidas, riesgos de cumplimiento y relaciones tensas con las contrapartes. Comprender y perfeccionar estos procesos es crucial para maximizar su inversión en Icertis y garantizar que sus contratos impulsen, en lugar de obstaculizar, los objetivos comerciales.
Cómo el Process Mining potencia la gestión de contratos de Icertis
El Process Mining ofrece una lente inigualable y basada en datos para analizar sus procesos reales de gestión de contratos dentro de Icertis. En lugar de depender de suposiciones o evidencias anecdóticas, el Process Mining analiza los registros de eventos directamente desde su sistema Icertis para reconstruir cada paso dado en el ciclo de vida de cada contrato. Esto le permite visualizar el verdadero flujo de extremo a extremo, revelando cuellos de botella ocultos en las etapas de revisión, aprobación y negociación. Puede medir con precisión los tiempos reales del ciclo del contrato, identificar desviaciones específicas del proceso y localizar exactamente dónde ocurren los retrasos. Esta visión objetiva es clave para comprender cómo reducir el tiempo del ciclo de gestión de contratos e impulsar una verdadera optimización de procesos en toda su organización.
Áreas clave de mejora descubiertas mediante el Process Mining
Al aplicar el Process Mining a sus datos de gestión de contratos de Icertis, descubre áreas específicas propicias para la mejora. Podría descubrir que ciertos departamentos o aprobadores individuales crean constantemente cuellos de botella en el proceso de revisión interna, o que tipos de contrato específicos siempre experimentan fases de negociación más largas. La tecnología puede resaltar actividades no conformes, como revisiones legales obligatorias omitidas, o desviaciones de sus procedimientos operativos estándar. Además, el Process Mining le permite analizar la eficiencia de las fases posteriores a la ejecución, como el seguimiento de obligaciones, el procesamiento de enmiendas o los flujos de trabajo de renovación. Estos conocimientos proporcionan inteligencia concreta y procesable para agilizar las operaciones y mejorar la gobernanza general de los contratos.
Logro de resultados tangibles: Beneficios de los procesos optimizados de Icertis
La aplicación del Process Mining a su gestión de contratos de Icertis genera una serie de beneficios tangibles. Espere una reducción significativa en los tiempos del ciclo del contrato, acelerando su tiempo de obtención de ingresos y mejorando la velocidad operativa general. Al eliminar los cuellos de botella y agilizar los flujos de trabajo, logrará ahorros sustanciales de costes gracias a una menor sobrecarga administrativa y menos errores que requieran una costosa reelaboración. El cumplimiento mejorado se convierte en una realidad, ya que el Process Mining identifica proactivamente los riesgos y garantiza la adhesión a las obligaciones contractuales y las políticas internas. Además, una mejor gobernanza, una mayor auditabilidad y un control más estricto sobre los términos del contrato contribuyen a un ecosistema de contratos más resiliente y eficiente. Estas mejoras transforman su función contractual en un activo estratégico, impactando directamente en sus resultados.
Cómo empezar su viaje de optimización de procesos de contratos de Icertis
Embarcarse en su viaje de optimización de procesos de gestión de contratos con Icertis y Process Mining es un movimiento estratégico hacia la excelencia operativa. Este enfoque basado en datos le permite ir más allá de las conjeturas, proporcionando información clara y procesable sobre sus flujos de trabajo de contratos más críticos. Al aprovechar los datos ya presentes en su sistema Icertis, obtiene la claridad necesaria para tomar decisiones informadas, impulsar la eficiencia y establecer una función de gestión de contratos de primera clase. Comience a explorar cómo el Process Mining puede liberar todo el potencial de su inversión en Icertis y conducir a la mejora continua.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Contratos
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Qué hacer
Obtenga la plantilla de Excel personalizada para la gestión de contratos. Esta plantilla está diseñada para estructurar sus datos de Icertis correctamente para el análisis.
Por qué es importante
Utilizar la estructura de datos adecuada asegura que sus datos contractuales estén preparados con precisión, sentando una base sólida para un análisis de procesos significativo.
Resultado esperado
Una plantilla de Excel preformateada lista para recibir sus datos de contratos de Icertis.
QUÉ OBTENDRÁ
Revele el Verdadero Camino de sus Contratos de Icertis
- Visualice flujos de trabajo de contratos de principio a fin
- Identificar los cuellos de botella exactos en las aprobaciones
- Monitorear el cumplimiento y la adherencia a la gobernanza
- Optimizar los ciclos de revisión de contratos
RESULTADOS TÍPICOS
Lograr la excelencia en la gestión de contratos
Nuestras soluciones de process mining revelan ineficiencias y cuellos de botella en su ciclo de vida de gestión de contratos, impulsadas por un análisis detallado de los datos de ID de Contrato de Icertis. Estos resultados ilustran las mejoras típicas que experimentan las organizaciones al optimizar sus procesos de contratos.
Reducción en la fase de aprobación
Identifique y elimine los cuellos de botella en sus flujos de trabajo de aprobación, reduciendo drásticamente el tiempo que tardan los contratos en ser aprobados internamente.
Mejora del cumplimiento con políticas internas
Identifique automáticamente las desviaciones de los procesos y políticas de contratos estándar, asegurando una mayor adhesión y reduciendo el riesgo en toda su cartera de contratos.
Disminución en la duración promedio de la negociación
Analizar los patrones de negociación para identificar retrasos y áreas de alta reelaboración, lo que lleva a un acuerdo más rápido sobre los términos con las contrapartes y un cierre de acuerdos más ágil.
Menos contratos atascados en el proceso
Obtenga información en tiempo real sobre los contratos que están estancados o que avanzan lentamente, lo que permite una intervención proactiva para mantener los acuerdos en marcha y evitar retrasos.
Mejora en el cumplimiento de obligaciones contractuales
Rastree y asegúrese de que todas las obligaciones contractuales post-ejecución se cumplan a tiempo, minimizando los riesgos y mejorando las relaciones con sus socios comerciales.
Reducción en los tiempos de espera de revisión legal
Identifique y resuelva los cuellos de botella en las colas de revisión legal y las transferencias interdepartamentales, asegurando una utilización óptima de los recursos y que los contratos avancen más rápido.
Los resultados varían según su complejidad de proceso específica, calidad de datos y áreas de enfoque estratégico. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones de gestión de contratos.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
El process mining analiza sus datos de Icertis para visualizar el ciclo de vida real del contrato, identificando cuellos de botella en aprobaciones, negociaciones y renovaciones. Revela desviaciones de los procesos estándar y señala áreas para obtener ganancias de eficiencia. Esto le ayuda a comprender dónde se estancan los contratos y por qué, lo que lleva a ciclos más rápidos y un mejor cumplimiento.
Para empezar, principalmente necesitamos registros de eventos de Icertis, que incluyen el Identificador de Caso, ID de Contrato, Actividad y Marca de Tiempo para cada evento. Estos datos nos permiten reconstruir el recorrido completo de cada contrato. También nos beneficiamos de datos de atributos adicionales relacionados con los contratos, como el tipo o valor del contrato, para enriquecer nuestro análisis.
La implementación del process mining generalmente implica extraer datos históricos de Icertis, sin alterar su configuración actual del sistema. La herramienta de process mining se conecta a estos datos, por lo que suele haber una mínima interrupción en sus operaciones en vivo. El enfoque está en la extracción de datos y el análisis posterior, no en la integración de sistemas en el sentido tradicional.
Puede esperar mejoras significativas en indicadores clave de rendimiento, como la reducción de los tiempos de ciclo de aprobación de contratos y fases de negociación más cortas. Los conocimientos obtenidos ayudan a mejorar el cumplimiento de las políticas, optimizar los procesos de renovación y mejorar la visibilidad en tiempo real del estado del contrato. En última instancia, esto conduce a operaciones más eficientes y una mejor asignación de recursos.
El principal prerrequisito técnico es la capacidad de extraer datos de registro de eventos de Icertis, generalmente a través de sus funciones de informes o acceso directo a la base de datos. Necesitará credenciales de acceso y potencialmente algo de soporte técnico de su equipo de TI para la exportación de datos. No es necesario instalar hardware o software específico directamente dentro de su entorno Icertis.
Tras la extracción y preparación inicial de los datos, que puede tardar desde unos pocos días hasta un par de semanas dependiendo de la complejidad de los datos, las primeras ideas suelen generarse en otra semana o dos. La primera fase se centra en visualizar el proceso actual e identificar los cuellos de botella evidentes. A continuación, se realizará un análisis más profundo y el desarrollo de soluciones.
Sí, Process Mining puede identificar con precisión dónde y por qué se produce el retrabajo con mayor frecuencia en la redacción de contratos dentro de Icertis. Al analizar la secuencia de eventos y las interacciones de los usuarios, resalta las etapas o departamentos específicos que más contribuyen a las revisiones. Esta información basada en datos le permite dirigir las mejoras directamente, reduciendo la necesidad de modificaciones repetidas.
El process mining compara automáticamente la ejecución real de sus procesos de contratos frente a sus políticas internas definidas y modelos de proceso ideales. Identifica cada instancia de desviación, como pasos de aprobación omitidos o cambios no autorizados. Esto le ayuda a abordar proactivamente los comportamientos no conformes y a hacer cumplir una adhesión consistente a sus directrices contractuales.
Absolutamente. El Process Mining visualiza la distribución de la carga de trabajo en las distintas etapas y equipos de revisión, revelando dónde los recursos están sobreutilizados o subutilizados. Al identificar los puntos de estrangulamiento causados por desequilibrios de recursos, proporciona datos para reasignar el personal de manera más efectiva. Esto asegura un flujo de proceso más fluido y previene retrasos causados por revisores insuficientes o mal asignados.
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