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Améliorez votre gestion des contrats

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les contrats Conga CLM.
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Améliorez votre gestion des contrats
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la gestion des contrats dans Conga CLM pour une efficacité accrue

Les processus complexes de gestion des contrats entraînent souvent des goulots d'étranglement dans l'approbation et des risques de conformité accrus. Notre plateforme vous aide à identifier rapidement les inefficacités cachées et à comprendre leur impact. En révélant ces zones critiques, vous pouvez garantir des cycles de contrat plus rapides et une adhésion plus forte aux obligations organisationnelles.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans Conga CLM ?

La gestion des contrats est le pilier de toute relation commerciale, formalisant les accords, définissant les obligations et atténuant les risques. Au sein de systèmes comme Conga CLM, ces processus peuvent impliquer de nombreux intervenants, des cycles de négociation complexes et des exigences de conformité strictes. Cependant, sans une compréhension claire et basée sur les données du flux réel des contrats, les organisations sont souvent confrontées à des inefficacités.

Le coût réel d'un processus de gestion des contrats non optimisé va bien au-delà des frais administratifs. Il comprend des cycles de vente prolongés en raison d'une exécution lente des contrats, des risques juridiques accrus liés aux clauses ignorées ou à la non-conformité, des opportunités de revenus manquées en raison de retards de renouvellement, et des relations tendues avec les partenaires et les clients. Identifier et résoudre ces inefficacités est crucial non seulement pour l'efficacité opérationnelle, mais aussi pour protéger votre entreprise et assurer son agilité stratégique.

Comment le Process Mining transforme la gestion des contrats dans Conga CLM

Le Process Mining offre une perspective puissante et objective sur vos opérations de gestion des contrats au sein de Conga CLM. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, il extrait les données d'événements réels de votre système, reconstituant le parcours complet de chaque contrat, de la demande initiale à l'exécution finale et au-delà. Cette approche révèle le flux de processus réel, mettant en évidence chaque déviation, goulot d'étranglement et boucle de retravail.

En analysant des activités telles que Demande de contrat initiée, Révision interne effectuée, Révision juridique menée, Négociation avec la contrepartie démarrée et Contrat exécuté/signé, le Process Mining identifie précisément où les retards se produisent. Il peut différencier les chemins standard des exceptions fréquentes, identifier les intervenants spécifiques causant les goulots d'étranglement et quantifier l'impact de chaque inefficacité sur le temps de cycle de vos contrats. Cela vous permet de passer des conjectures à des interventions précises, basées sur les données, pour améliorer la gestion des contrats.

Domaines d'amélioration clés dans le cycle de vie de vos contrats

L'application du Process Mining à vos données Conga CLM ouvre plusieurs domaines d'amélioration cruciaux :

  • Réduire les temps de cycle des contrats : Identifiez et éliminez les étapes inutiles, les rejets fréquents ou les périodes d'attente prolongées dans les workflows de révision et d'approbation. Cela permet de réduire directement le temps de cycle de la gestion des contrats, menant à des clôtures d'affaires plus rapides et à une réalisation des revenus accélérée.
  • Améliorer la Conformité et la Réduction des Risques : Découvrez les cas où les contrats s'écartent des étapes de révision légale ou interne obligatoires. Assurez-vous que toutes les obligations contractuelles sont surveillées et respectées, réduisant considérablement l'exposition juridique et les pénalités financières.
  • Optimiser les Workflows : Révélez les activités redondantes, les chemins parallèles qui devraient être séquentiels, ou les étapes qui peuvent être automatisées. Optimisez le flux pour assurer une progression fluide et efficace de chaque contrat tout au long de son cycle de vie.
  • Optimiser l'Allocation des Ressources : Obtenez des informations sur les équipes ou les individus surchargés ou sous-utilisés dans le processus de gestion des contrats, permettant un meilleur équilibrage de la charge de travail et une meilleure planification des ressources.
  • Améliorer les Stratégies de Négociation : Analysez l'impact des différentes tactiques de négociation ou clauses contractuelles sur le temps d'exécution global et le taux de réussite, fournissant des données pour affiner les stratégies futures.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

En tirant parti du Process Mining pour la gestion des contrats dans Conga CLM, vous pouvez vous attendre à obtenir des bénéfices significatifs et mesurables :

  • Rotation des Contrats Plus Rapide : Réduisez drastiquement le temps nécessaire pour traiter, négocier et exécuter les contrats, accélérant ainsi les opérations commerciales et le temps de mise sur le marché.
  • Coûts Opérationnels Réduits : Minimisez les efforts manuels, réduisez les frais juridiques liés aux négociations prolongées et évitez les pénalités découlant de la non-conformité.
  • Posture de Conformité Renforcée : Assurez une adhésion constante aux politiques internes et aux réglementations externes, renforçant la position juridique et éthique de votre organisation.
  • Visibilité et Contrôle Améliorés : Obtenez une vision inégalée de chaque facette de votre processus de gestion des contrats, favorisant la prise de décision basée sur les données et l'amélioration continue.
  • Relations Améliorées avec les Parties Prenantes : La finalisation accélérée des contrats favorise de meilleures relations avec les départements internes et les contreparties externes.

Démarrer votre parcours d'optimisation des processus

L'optimisation de la gestion des contrats dans Conga CLM grâce au Process Mining ne se limite pas à l'efficacité ; il s'agit d'acquérir un avantage concurrentiel, d'atténuer les risques et de favoriser des relations plus solides. Cette approche vous apporte la clarté et les informations exploitables nécessaires pour identifier et mettre en œuvre des changements significatifs. En comprenant le véritable parcours de vos contrats, vous pouvez prendre des décisions éclairées qui transforment votre gestion des contrats d'un goulot d'étranglement potentiel en un atout stratégique.

Gestion des contrats CLM Opérations juridiques Compliance Cycle de vie du contrat Négociation Workflows d'Approbation Atténuation des risques Service juridique

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les contrats sont souvent bloqués dans des workflows de révision et d'approbation longs, entraînant des délais non respectés et un retard dans la reconnaissance des revenus. Cela a un impact sur l'agilité commerciale, peut tendre les relations avec les contreparties et retarder les initiatives commerciales critiques liées aux accords exécutés. ProcessMind visualise les chemins exacts que prennent les contrats dans Conga CLM, mettant en évidence les blocages d'approbation ou les boucles. Il quantifie les retards et identifie les étapes d'approbation ou les équipes spécifiques causant les goulots d'étranglement, permettant une optimisation ciblée et des cycles de contrat plus rapides.

Les contrats s'écartent fréquemment des parcours de négociation et d'approbation standards, entraînant des conditions incohérentes, une exposition accrue aux risques et une non-conformité potentielle aux politiques internes. La surveillance manuelle est souvent insuffisante pour détecter ces variations ad hoc, ce qui compromet la gouvernance. ProcessMind révèle toutes les variations du processus contractuel idéal de Conga CLM. Il identifie précisément où et pourquoi les déviations se produisent, aidant à identifier les causes profondes telles qu'un manque de formation ou des problèmes de configuration du système, renforçant ainsi la gouvernance et la cohérence.

Il est difficile de suivre le statut d'un contrat en temps réel tout au long de son parcours, ce qui génère des incertitudes quant à sa progression à travers les phases de négociation, d'approbation et d'exécution. Ce manque de transparence entrave les prévisions précises, la résolution proactive des problèmes et une planification efficace des ressources. ProcessMind offre une vue complète et de bout en bout du parcours de chaque contrat au sein de Conga CLM. Les utilisateurs peuvent visualiser instantanément le statut actuel, identifier les retards et comprendre les dépendances, permettant ainsi une gestion proactive et une prise de décision éclairée à l'échelle de l'organisation.

Les échéances critiques pour les renouvellements, expirations ou obligations spécifiques des contrats sont souvent négligées, entraînant des pertes de revenus, des renouvellements automatiques défavorables ou des violations de conformité. Cela peut entraîner des pénalités importantes, nuire à la réputation et créer une exposition financière inutile. En analysant les attributs des contrats comme les dates d'expiration et les activités associées dans Conga CLM, ProcessMind identifie les contrats à risque de manquer des jalons clés. Il signale les problèmes potentiels tôt, permettant aux équipes de prendre des mesures opportunes pour prévenir les oublis coûteux et améliorer la conformité.

Le processus de révision juridique et interne implique souvent de multiples itérations, des échanges importants et des retards prolongés, ce qui allonge le temps de cycle global du contrat. Cela consomme inutilement de précieuses ressources juridiques et commerciales et ralentit les opérations critiques. ProcessMind visualise les boucles de révision et les retravails au sein du workflow Conga CLM, quantifiant le temps passé à chaque étape. Il identifie les activités de révision ou les départements spécifiques qui introduisent des inefficacités, permettant ainsi de rationaliser les processus de révision et de réduire la consommation de ressources.

Des annotations fréquentes et étendues indiquent un manque de clarté dans la rédaction initiale, des attentes mal alignées ou une stratégie de négociation sous-optimale. Cela prolonge la phase de négociation, augmente la charge administrative et contribue à des temps de cycle de contrat plus longs. ProcessMind suit les

Les déviations par rapport aux exigences légales ou aux politiques internes pendant le cycle de vie du contrat peuvent entraîner des risques de conformité importants, des échecs potentiels d'audit et des pénalités financières. Assurer l'adhésion à un réseau complexe de réglementations et de directives internes est un défi constant pour les organisations. ProcessMind compare les flux de contrats réels dans Conga CLM aux modèles de conformité prédéfinis, signalant toute divergence ou activité non conforme. Il fournit une piste d'audit de chaque activité contractuelle, permettant aux organisations de traiter de manière proactive la non-conformité et de se préparer aux audits.

Les contrats ne sont pas toujours pleinement utilisés ou optimisés après exécution, ce qui entraîne des opportunités de revenus manquées, des clauses sous-exploitées ou des obligations négligées qui ont un impact sur la performance financière. Le suivi des obligations et des performances post-exécution est souvent manuel et fragmenté. En analysant des activités telles que

Les tâches répétitives, la saisie manuelle de données et les systèmes fragmentés au sein de la gestion des contrats entraînent une surcharge administrative excessive. Cela monopolise un temps précieux du personnel qui pourrait être dédié à des activités stratégiques, augmentant les coûts opérationnels et ralentissant le processus de contractualisation. ProcessMind quantifie la fréquence et la durée des étapes manuelles au sein du processus Conga CLM, révélant les domaines propices à l'automatisation ou à la rationalisation. Il met en lumière les goulots d'étranglement dus aux transferts manuels, permettant de réduire les coûts opérationnels et de réaffecter les ressources.

La performance des propriétaires de contrats varie considérablement en termes de temps de cycle, de respect des processus et d'exécution des jalons contractuels. Cette incohérence peut entraîner des résultats imprévisibles, un risque opérationnel accru et une répartition inégale de la charge de travail. ProcessMind analyse les attributs des contrats, tels que le « Propriétaire du Contrat », par rapport aux métriques de performance dérivées des activités dans Conga CLM. Il identifie les meilleurs performeurs et les axes d'amélioration, permettant une formation ciblée, le partage des meilleures pratiques et une gestion des contrats plus cohérente.

Alors que les retards sont souvent évidents au sein du cycle de vie des contrats, comprendre pourquoi certains contrats ou étapes ralentissent systématiquement est souvent opaque et basé sur des preuves anecdotiques. Sans une analyse précise des causes profondes, les efforts d'amélioration sont souvent superficiels et inefficaces. ProcessMind explore les données des journaux d'événements (event logs) de Conga CLM, corrélant les retards avec des activités spécifiques, des attributs comme le 'Type de Contrat' ou le 'Département', et l'implication des ressources. Cette capacité de diagnostic révèle les véritables raisons sous-jacentes des inefficacités de processus, guidant des interventions efficaces.

Sans des insights basés sur les données concernant la performance passée et les variations de processus, les stratégies de négociation pourraient ne pas être pleinement optimisées, conduisant potentiellement à des conditions moins favorables ou à des cycles de négociation plus longs. Comprendre ce qui fonctionne le mieux pour différents types de contrats ou contreparties est un défi. En analysant les activités liées aux négociations et les attributs comme la 'Valeur du Contrat' et le 'Nom de la Contrepartie' dans Conga CLM, ProcessMind peut révéler des modèles dans les négociations réussies ou difficiles. Ces données éclairent de meilleures stratégies de négociation et des améliorations de modèles (templates), maximisant la valeur du contrat.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire le temps global nécessaire à un contrat pour traverser toutes les étapes d'approbation, de la demande initiale à l'exécution finale. Y parvenir réduit considérablement le temps de mise sur le marché des transactions, améliore la satisfaction client et libère des ressources en éliminant les retards inutiles dans le processus de gestion des contrats au sein de Conga CLM. ProcessMind découvre les goulots d'étranglement dans les workflows de révision et d'approbation, identifie les étapes ou les individus spécifiques causant des retards, et suggère des variations de processus pour un débit plus rapide. En analysant les parcours réels, vous pouvez identifier où les temps de cycle s'allongent et mettre en œuvre des améliorations ciblées pour atteindre des réductions de 20 à 40 % ou plus.

Cet objectif vise à garantir que tous les contrats respectent les workflows de processus établis et conformes, minimisant les écarts. Une adhésion constante réduit les risques juridiques et financiers, améliore la prévisibilité du processus de gestion des contrats et assure une meilleure gouvernance des contrats gérés dans Conga CLM. ProcessMind découvre automatiquement tous les chemins de processus réels, mettant en évidence toute étape non autorisée ou approbation ignorée. Il fournit une représentation visuelle des lacunes en matière de conformité, permettant aux organisations d'appliquer des workflows standardisés, d'identifier les causes profondes de la non-conformité et d'augmenter les taux d'adhésion en identifiant les écarts en temps réel.

Cet objectif vise à offrir une vue complète et de bout en bout du parcours de chaque contrat, de son initiation à sa résiliation ou son renouvellement. Une visibilité améliorée permet aux parties prenantes de comprendre le statut actuel des contrats, d'anticiper les étapes futures et de prendre des décisions éclairées, réduisant considérablement l'ambiguïté dans la gestion des contrats au sein de Conga CLM. ProcessMind reconstitue le cycle de vie complet de chaque contrat, révélant les parcours réels et les durées de chaque activité. Il fournit des dashboards et des analyses pour suivre les progrès, identifier les temps d'inactivité et comprendre les dépendances, offrant une vue d'ensemble de la circulation des contrats dans l'organisation et révélant des opportunités d'optimisation.

Cet objectif vise à améliorer le pourcentage de contrats renouvelés ou résiliés de manière proactive avant leurs dates d'expiration. Le non-respect des dates clés peut entraîner des pertes de revenus ou des renouvellements automatiques involontaires, rendant une gestion opportune essentielle pour une gestion efficace des contrats et la valorisation de Conga CLM. ProcessMind surveille les dates d'expiration des contrats et identifie les processus qui mènent à des fenêtres de renouvellement manquées en analysant la séquence et le calendrier des activités de pré-renouvellement. Il aide à identifier de manière proactive les contrats à risque d'expiration, permettant des interventions pour améliorer les taux de renouvellement de 15 à 25 % et assurer la continuité des relations commerciales.

Cet objectif vise à optimiser l'efficacité et la rapidité des révisions juridiques et commerciales internes au sein du processus d'approbation des contrats. Des cycles de révision longs et itératifs constituent des goulots d'étranglement majeurs, impactant directement les temps de cycle des contrats et l'efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind analyse les activités spécifiques et les transferts impliqués dans les étapes de révision, identifiant les tâches répétitives, les allers-retours excessifs ou les participants inutiles. Il met en évidence les domaines de refonte des processus, permettant une réduction des durées de révision en optimisant le séquencement des activités et en améliorant l'efficacité de la collaboration.

Cet objectif vise à réduire le nombre de fois qu'un contrat est annoté et révisé pendant les négociations, tant en interne qu'avec les contreparties. Des annotations excessives prolongent la phase de négociation, augmentent les coûts juridiques et retardent l'exécution du contrat, impactant l'efficacité globale de la gestion des contrats au sein de Conga CLM. ProcessMind identifie les schémas dans les activités d'annotation, les reliant à des types de contrats, des clauses ou des phases de négociation spécifiques. En comprenant les causes profondes des révisions répétées, les organisations peuvent rationaliser l'utilisation des modèles et les stratégies de négociation, réduisant potentiellement les cycles d'annotation et accélérant la finalisation des contrats.

Cet objectif vise à garantir que tous les contrats exécutés respectent les exigences légales, réglementaires et de politique interne tout au long de leur cycle de vie. Une conformité faible expose l'organisation à des risques juridiques, des pénalités et des atteintes à la réputation importants, ce qui en fait un aspect critique de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind identifie les cas où les termes ou obligations contractuels ne sont pas respectés selon des règles prédéfinies en comparant l'exécution réelle du processus aux modèles de conformité. Il révèle les écarts et leur impact, permettant une atténuation proactive des risques et l'application d'une conformité cohérente à tous les contrats.

Cet objectif vise à garantir que l'entreprise tire pleinement parti des termes et conditions de chaque contrat, des gains financiers aux efficiences opérationnelles. Une valorisation sous-optimale se traduit par des opportunités manquées et des ressources gaspillées, soulignant l'importance d'une gestion efficace des contrats au sein de Conga CLM. ProcessMind peut suivre l'exécution des obligations contractuelles clés et comparer les résultats attendus aux résultats réels. En corrélant les étapes du processus avec des métriques de valeur, il identifie les inefficacités ou les opportunités manquées dans les phases post-exécution, permettant des stratégies pour extraire la valeur maximale de chaque accord.

Cet objectif vise à minimiser le travail humain impliqué dans les tâches de gestion des contrats routinières, réduisant ainsi les dépenses d'exploitation. Un effort manuel élevé entraîne souvent des erreurs, des retards et des coûts accrus, rendant l'automatisation et l'efficacité cruciales pour la gestion des contrats au sein de Conga CLM. ProcessMind identifie les activités fréquemment répétées manuellement ou impliquant une intervention humaine excessive en analysant les journaux d'événements. Il identifie les principaux candidats à l'automatisation ou à la refonte des processus, aidant les organisations à rationaliser les opérations et à réduire les frais administratifs, ce qui entraîne des économies significatives.

Cet objectif vise à garantir une performance uniforme et de haute qualité de tous les propriétaires de contrats dans la gestion de leurs dossiers. Une performance incohérente peut entraîner des temps de cycle variables, des problèmes de conformité et des résultats sous-optimaux, impactant l'efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind fournit des insights sur la performance individuelle ou d'équipe en analysant des métriques telles que les temps de cycle, le respect des processus et les taux d'achèvement des tâches pour les contrats sous leur responsabilité. Il aide à identifier les meilleures pratiques et les axes de formation ciblée, favorisant une performance élevée et cohérente à l'échelle de l'organisation.

Cet objectif vise à identifier rapidement les causes sous-jacentes des retards dans le processus de gestion des contrats. Une analyse rapide et précise des causes profondes est essentielle pour mettre en œuvre des solutions efficaces et prévenir les problèmes récurrents, améliorant ainsi l'efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind met automatiquement en évidence les variations et les goulots d'étranglement qui contribuent aux retards, en utilisant des algorithmes avancés pour identifier les activités, les ressources ou les écarts responsables. Cela réduit considérablement le temps et l'effort nécessaires pour diagnostiquer les problèmes, permettant une résolution plus rapide et plus efficace.

Cet objectif vise à améliorer l'efficacité des négociations contractuelles, conduisant à des conditions plus favorables, des accords plus rapides et des relations plus solides. Des résultats de négociation améliorés ont un impact direct sur les revenus, les coûts et les profils de risque, des éléments vitaux pour une gestion des contrats réussie au sein de Conga CLM. ProcessMind analyse les différents parcours et itérations de la phase de négociation, en les corrélant avec des résultats tels que le temps de cycle, le nombre de modifications et la valeur finale du contrat. Il identifie les modèles de négociation, les stratégies efficaces et les séquences inefficaces, fournissant des insights basés sur les données pour affiner les tactiques de négociation et améliorer les résultats.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des contrats

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Que faire

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Pourquoi c'est important

Avoir la bonne structure de données dès le départ assure une analyse de processus précise et efficace, économisant du temps et prévenant les incohérences de données.

Résultat attendu

Un modèle Excel spécifiquement formaté pour capturer les données essentielles de gestion des contrats de Conga CLM.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez les goulots d'étranglement cachés dans les cycles de contrats

ProcessMind transforme les données contractuelles complexes en visualisations claires, révélant le parcours réel de chaque accord. Vous identifierez ainsi facilement les inefficacités et les axes d'amélioration.
  • Visualisez les flux de contrats réels dans Conga CLM
  • Identifier les goulots d'étranglement et les retards d'approbation
  • Identifier les risques de conformité et les écarts
  • Accélérer les temps de cycle et le débit des contrats
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Optimiser l'efficacité et la conformité dans la gestion des contrats

Ces résultats démontrent les améliorations mesurables que les organisations réalisent en appliquant le Process Mining à leurs workflows de gestion des contrats dans Conga CLM. En exploitant l'ID du Contrat comme identifiant de cas, nous identifions les goulots d'étranglement et optimisons l'ensemble du cycle de vie des contrats, de l'initiation au renouvellement.

0 % faster
Approbations accélérées

Cycle d'approbation des contrats réduit

En identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation, les organisations réduisent considérablement le temps nécessaire à la finalisation des contrats, ce qui conduit à des clôtures d'affaires plus rapides.
0 % increase
Amélioration de l'adhésion à la conformité

Amélioration de l'adhésion aux normes de processus

Le Process Mining révèle les écarts par rapport aux workflows de contrats standard, permettant aux équipes d'appliquer des parcours optimaux et de garantir que les contrôles de conformité critiques sont effectués de manière cohérente.
0 % decrease
Coûts de retravail réduits

Efforts administratifs et de négociation réduits

Identifier les causes des ratures excessives et des activités de retravail permet de minimiser les tâches répétitives, réduisant ainsi l'effort manuel et les coûts administratifs associés tout au long du cycle de vie du contrat.
0 x faster
Informations opérationnelles améliorées

Identification plus rapide des goulots d'étranglement des processus

Obtenez une vue transparente de chaque étape de vos processus contractuels, permettant une identification rapide des retards et de leurs causes profondes, menant à une prise de décision plus éclairée et à des interventions proactives.
0 % uplift
Taux de renouvellement augmentés

Pourcentage plus élevé de renouvellements de contrats à temps

En comprenant le processus menant aux renouvellements, les organisations peuvent mettre en œuvre des mesures proactives pour s'assurer que les contrats sont renouvelés avant expiration, évitant ainsi les pertes de revenus et les interruptions de service.
0 % shorter
Négociations rationalisées

Durée du cycle de négociation réduite

L'analyse des schémas de négociation et des activités de révision (redlining) permet d'identifier les inefficacités, menant à une finalisation plus rapide des accords et à des résultats améliorés avec les contreparties.

Les résultats peuvent varier en fonction des structures organisationnelles spécifiques, de la complexité des processus et de la qualité des données. Ces chiffres illustrent des améliorations typiques observées dans diverses implémentations de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque accord contractuel, servant d'identifiant de cas principal.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour tracer le cycle de vie complet d'un contrat, permettant toutes les analyses de Process Mining en connectant les activités liées en un seul cas.

Le nom de l'événement commercial ou de la tâche spécifique survenu au cours du cycle de vie du contrat.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, constituant l'ossature de la carte des processus et permettant l'analyse du workflow, des déviations et de la fréquence des activités.

La date et l'heure précises du début ou de la survenue de l'activité.

Pourquoi c'est important

Il fournit la séquence chronologique des événements, ce qui est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur la durée, découvrir les goulots d'étranglement et comprendre la performance du processus.

La date et l'heure précises auxquelles une activité a été achevée.

Pourquoi c'est important

Il permet le calcul précis des temps de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d'étranglement liés à la durée et analyser l'efficacité des ressources.

L'utilisateur ou l'employé responsable de la gestion du contrat tout au long de son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Il permet d'analyser les performances par utilisateur, aidant ainsi à identifier les contributeurs clés, les besoins en formation et les problèmes de répartition de la charge de travail.

La classification du contrat, telle que NDA, MSA ou SOW.

Pourquoi c'est important

Il permet de segmenter le processus pour comparer les workflows, les temps de cycle et les goulots d'étranglement pour différentes catégories de contrats, comme les NDA par rapport aux MSA.

La valeur monétaire totale associée au contrat.

Pourquoi c'est important

Cela permet une analyse basée sur la valeur, aidant à prioriser les améliorations de processus pour les contrats de grande valeur et à comprendre leur impact sur l'entreprise.

L'étape actuelle du cycle de vie du contrat, telle que « Brouillon », « En approbation » ou « Exécuté ».

Pourquoi c'est important

Il offre un aperçu de l'étape actuelle du contrat, utile pour filtrer et analyser les cas actifs, ainsi que pour comprendre la répartition des états du processus.

La date à laquelle le contrat doit expirer.

Pourquoi c'est important

Cette date est essentielle pour une gestion proactive des contrats, permettant des dashboards qui suivent les expirations à venir afin de prévenir les renouvellements manqués et les pertes de revenus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début formel du cycle de vie du contrat, représentant la création d'un nouvel enregistrement de contrat dans le système. Ceci est généralement capturé comme un événement explicite lorsqu'un utilisateur crée un nouvel objet Contrat dans Conga CLM.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ de chaque contrat, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout. Elle permet d'analyser le volume et les types de contrats initiés.

Cette activité signifie que le service juridique a terminé sa révision du contrat. Elle peut être capturée soit comme une étape d'approbation explicite dans un workflow, soit déduite d'un changement de statut tel que « Révision juridique terminée ».

Pourquoi c'est important

Isoler la phase de révision juridique est crucial pour analyser un goulot d'étranglement fréquent. Cette analyse soutient le KPI « Temps moyen de révision juridique » et contribue à l'optimisation des ressources du service juridique.

Ce jalon signifie que le contrat a reçu toutes les approbations internes nécessaires et est prêt à être exécuté. C'est généralement la dernière étape d'un processus d'approbation Salesforce en plusieurs étapes.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique qui conclut le cycle de révision et d'approbation interne. C'est le point final pour mesurer le KPI « Temps moyen d'approbation des contrats ».

C'est l'activité pivot où toutes les parties ont légalement signé le contrat, en faisant un accord contraignant. Les solutions de signature électronique intégrées à Conga CLM, comme Conga Sign, créent un événement explicite et horodaté.

Pourquoi c'est important

Cette activité représente l'achèvement réussi du processus de pré-signature et constitue un jalon clé pour les métriques de performance comme le « Taux d'exécution des contrats ». Elle est souvent considérée comme l'événement final du « chemin idéal ».

Représente le moment où le contrat devient effectif et opérationnel au sein de l'organisation, déclenchant les obligations et les droits. Ceci est généralement déduit d'un changement de statut de « Exécuté » à « Actif ».

Pourquoi c'est important

Cette activité marque le début du cycle de vie post-signature. Elle est le déclencheur de la gestion des obligations et du suivi des performances.

Cette activité marque la fin prématurée d'un contrat avant sa date d'expiration, sur la base d'une action spécifique. Elle est capturée par un changement de statut du contrat en « Terminé ».

Pourquoi c'est important

En tant qu'état final clé, les événements de résiliation sont importants pour comprendre les taux d'échec des contrats et les raisons d'annulation. Ils fournissent une conclusion définitive, bien que souvent négative, au processus.

Représente la fin naturelle du cycle de vie d'un contrat lorsqu'il atteint sa date d'expiration sans renouvellement ni résiliation. Cet événement n'est pas explicitement enregistré, mais il est dérivé des données du contrat.

Pourquoi c'est important

Cette activité définit la fin planifiée du cycle de vie du contrat. L'analyse des contrats expirés aide à comprendre les opportunités de renouvellement et la gestion globale du portefeuille de contrats.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de votre processus de gestion des contrats au sein de Conga CLM, identifiant les goulots d'étranglement, les écarts et les lacunes en matière de conformité. Il contribue à optimiser les cycles d'approbation, à améliorer la visibilité et à garantir des renouvellements en temps voulu, menant à des opérations plus efficaces.

Pour commencer, vous avez besoin de journaux d'événements (event logs) qui enregistrent les actions effectuées sur les contrats, avec leurs horodatages (timestamps) et l'ID de Contrat comme identifiant de cas. Les points de données clés incluent les noms d'activités, les horodatages, les ID d'utilisateur et l'identifiant unique de chaque contrat.

Des premières analyses pertinentes sont souvent disponibles quelques semaines seulement après l'extraction et l'ingestion des données, mettant en lumière des goulots d'étranglement et des écarts immédiats. Une analyse plus poussée et les initiatives d'amélioration continues s'étendent généralement sur plusieurs mois, en fonction de la complexité et de la portée du projet.

Le Process Mining cartographie avec précision chaque étape de votre workflow d'approbation, en mettant en évidence les retards, les acteurs impliqués et les activités spécifiques générant des goulots d'étranglement. Cette approche basée sur les données permet d'identifier les causes profondes, favorisant des améliorations ciblées pour réduire les temps de cycle.

Outre l'amélioration de l'efficacité, le Process Mining aide à renforcer la conformité contractuelle en identifiant les risques, optimise les résultats des négociations grâce à des aperçus des processus passés, et maximise la réalisation de la valeur du contrat. Il réduit également l'effort manuel et les coûts administratifs en rationalisant les opérations.

Oui, la sécurité des données est une priorité. Les plateformes de Process Mining utilisent généralement un chiffrement robuste et des contrôles d'accès. Des techniques d'anonymisation ou de pseudonymisation peuvent également être appliquées aux données sensibles avant l'analyse, assurant ainsi la confidentialité et la conformité.

Bien que les outils de Process Mining deviennent plus conviviaux, certaines compétences techniques sont bénéfiques pour l'extraction et la transformation des données, ainsi que la configuration initiale du modèle. Une compréhension de base des structures de données et des systèmes informatiques, combinée à la connaissance des processus, contribue à une implémentation fluide.

Absolument. En comparant le flux de processus réel dérivé de vos données Conga CLM à votre modèle de processus idéal ou documenté, le Process Mining visualise clairement toutes les déviations. Cela vous aide à identifier et à traiter rapidement les cas où le processus n'est pas suivi comme prévu.

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