Mejore su Gestión de Contratos
Optimice la Gestión de Contratos en Agiloft para Ciclos Más Rápidos
Los procesos de gestión de contratos a menudo ocultan ineficiencias como retrasos en revisiones, aprobaciones y cumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a identificar cuellos de botella exactos en todo su ciclo de vida contractual, desde la redacción inicial hasta la renovación final. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir los tiempos de ciclo y mejorar la gobernanza identificando oportunidades clave de optimización.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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Por qué es crucial optimizar la Gestión de Contratos en Agiloft
La gestión de contratos es la columna vertebral de las relaciones comerciales de cualquier organización, sin embargo, a menudo está plagada de ineficiencias ocultas. En una plataforma sofisticada como Agiloft, aunque las herramientas de automatización son abundantes, el proceso completo de extremo a extremo puede seguir albergando cuellos de botella, ciclos de retrabajo y riesgos de cumplimiento que erosionan el valor y ralentizan las operaciones comerciales. Los retrasos en la redacción de contratos, los ciclos de negociación prolongados o las oportunidades de renovación perdidas impactan directamente en los ingresos, aumentan los costos operativos y exponen a su organización a vulnerabilidades legales y financieras innecesarias. Comprender el flujo real de sus contratos, más allá del diseño previsto, es esencial para mantener la agilidad y la ventaja competitiva. Optimizar su proceso de Gestión de Contratos en Agiloft no es solo una cuestión de eficiencia; se trata de salvaguardar sus intereses comerciales, mejorar las relaciones con las partes interesadas y garantizar un cumplimiento constante en un panorama regulatorio dinámico.
Cómo Process Mining ilumina el ciclo de vida de sus contratos en Agiloft
Process Mining ofrece una visión inigualable y basada en datos del recorrido real de cada contrato dentro de su sistema Agiloft. En lugar de depender de suposiciones o evidencia anecdótica, reconstruye el ciclo de vida completo del contrato a partir de los registros de eventos del sistema, revelando cómo los contratos realmente se mueven a través de su organización. Para la Gestión de Contratos en Agiloft, esto significa mapear con precisión cada paso, desde la solicitud inicial del contrato hasta la ejecución, el seguimiento de obligaciones y la eventual renovación o rescisión. Obtendrá un mapa de procesos visual e interactivo que resalta los caminos comunes, identifica desviaciones de los procedimientos estándar y descubre retrabajos inesperados. Esta vista objetiva le permite identificar exactamente dónde se estancan los contratos, quién está involucrado en los retrasos y qué actividades específicas contribuyen más a los tiempos de ciclo extendidos. Al comprender estas variaciones del proceso en el mundo real, puede tomar decisiones informadas para agilizar las operaciones, reducir el error humano y asegurar que su plataforma Agiloft se utilice a su máximo potencial.
Identificación de áreas clave de mejora en la Gestión de Contratos
Con Process Mining, puede abordar y mejorar específicamente áreas críticas de su proceso de Gestión de Contratos en Agiloft. Obtendrá claridad sobre:
- Cuellos de botella en la revisión y aprobación: Identifique las etapas, departamentos o individuos exactos que causan constantemente retrasos en las revisiones internas o legales, lo que le permitirá reasignar recursos o refinar los flujos de trabajo de aprobación.
- Ineficiencias en la negociación: Visualice los ciclos de negociación, incluido el número de correcciones y revisiones, para comprender dónde las negociaciones se vuelven prolongadas y cómo agilizarlas.
- Brechas de cumplimiento: Detecte instancias en las que los pasos obligatorios, como verificaciones de cumplimiento o divulgaciones específicas, se omiten o retrasan, asegurando una adherencia más estricta a los requisitos reglamentarios y las políticas internas.
- Tareas automatizadas vs. manuales: Distinga entre las tareas que se automatizan eficientemente dentro de Agiloft y aquellas que aún dependen de la intervención manual, descubriendo oportunidades para una mayor automatización que reduzca el esfuerzo humano y los errores.
- Proceso post-ejecución: Analice la eficiencia de las actividades post-ejecución como el seguimiento de obligaciones, las solicitudes de enmienda y los procesos de renovación para garantizar la realización continua del valor del contrato.
Logro de resultados medibles para sus contratos en Agiloft
Las percepciones obtenidas de Process Mining se traducen en mejoras tangibles y medibles para su Gestión de Contratos en Agiloft. Puede esperar:
- Reducir los tiempos del ciclo de contratación: Acortar significativamente el tiempo desde la solicitud hasta la ejecución, lo que lleva a una generación de ingresos más rápida y asociaciones comerciales más sólidas.
- Reducir los costos operativos: Minimizar el tiempo y los recursos dedicados a la gestión de contratos, liberando a sus equipos legales, de adquisiciones y de ventas para un trabajo más estratégico.
- Mejorar el cumplimiento y reducir el riesgo: Asegurar que se cumplan todas las obligaciones contractuales y los requisitos reglamentarios, mitigando la exposición legal y financiera.
- Mejorar el valor del contrato: Optimizar las estrategias de negociación y garantizar renovaciones o enmiendas oportunas, maximizando el valor derivado de cada acuerdo.
- Aumentar la satisfacción de las partes interesadas: Proporcionar tiempos de respuesta más rápidos y mayor transparencia, mejorando las relaciones con los departamentos internos y las contrapartes externas.
Comenzando con la optimización de procesos de contratos en Agiloft
Emprender su camino para optimizar la Gestión de Contratos en Agiloft con Process Mining no requiere experiencia especializada en ciencia de datos. Al aprovechar el poder de la información basada en datos, puede transformar el ciclo de vida de sus contratos de una posible fuente de fricción en una operación ágil, eficiente y conforme. Comience hoy mismo a descubrir el rendimiento real de sus contratos y tome decisiones basadas en datos que impulsen su negocio.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Contratos
Descargar la Plantilla
Qué hacer
Obtenga la plantilla de Excel diseñada específicamente para datos de procesos de Gestión de Contratos. Esta plantilla proporciona la estructura necesaria para organizar sus datos de contratos de Agiloft de manera efectiva.
Por qué es importante
Utilizar la template correcta asegura que sus data estén estructurados uniformemente, permitiendo un análisis preciso y consistente, lo cual es crucial para identificar insights accionables.
Resultado esperado
Una plantilla de Excel preformateada y adaptada para datos de gestión de contratos de Agiloft, lista para ser completada.
QUÉ OBTENDRÁ
Visualice sus Ciclos de Contrato en Agiloft, Encuentre Ahorros
- Visualice el `flow` de contratos de Agiloft de extremo a extremo
- Identificar cuellos de botella específicos en la revisión y aprobación
- Identificar riesgos y desviaciones de cumplimiento
- Optimizar los tiempos de ciclo desde la redacción hasta la renovación
RESULTADOS TÍPICOS
Elevando el Rendimiento de la Gestión de Contratos
Nuestra solución de Process Mining para la Gestión de Contratos en Agiloft identifica ineficiencias y brechas de cumplimiento, revelando oportunidades para agilizar los flujos de trabajo y mitigar riesgos. Los resultados presentados aquí ilustran mejoras comunes logradas por organizaciones que aprovechan la información basada en datos.
Tiempo de ciclo de aprobación reducido
Optimice los workflow de revisión y aprobación para reducir el tiempo total que tarda un contrato en ser aprobado, agilizando así el cierre de acuerdos.
Mejor cumplimiento de las políticas
Asegurar que los contratos cumplan con todos los pasos de cumplimiento predefinidos y los requisitos reglamentarios, minimizando riesgos y evitando posibles sanciones.
Frecuencia de marcas de revisión disminuida
Identificar las causas raíz de las excesivas marcas de revisión y el retrabajo en los contratos, lo que lleva a una redacción más estandarizada y aprobaciones más rápidas en la primera pasada.
Duración optimizada de la fase de negociación
Identifique cuellos de botella en la fase de negociación e implemente mejoras basadas en datos para reducir significativamente el tiempo dedicado a discusiones de ida y vuelta.
Mayor tasa de acciones a tiempo
Gestione de forma proactiva las fechas de vencimiento y renovación de contratos, asegurando que se tomen acciones críticas a tiempo y evitando costosos vencimientos o renovaciones.
Los resultados varían según las especificidades de su proceso de gestión de contratos, la configuración existente de Agiloft y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
Process Mining visualiza el ciclo de vida real del contrato, revelando cuellos de botella en revisiones y aprobaciones, prácticas de cumplimiento inconsistentes y variaciones en los tiempos de ciclo. Ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos, como un exceso de marcas de revisión o una asignación ineficiente de recursos. Esta visión basada en datos permite a las organizaciones identificar áreas exactas para la optimización de procesos.
Process Mining proporciona una vista transparente de cada paso que toma un contrato, permitiéndole comparar la ejecución real del proceso con las reglas de cumplimiento definidas. Destaca las desviaciones de los procedimientos operativos estándar e identifica casos en los que se omitieron o eludieron pasos de cumplimiento. Esto permite tomar medidas proactivas para garantizar una adhesión constante a las políticas reguladoras e internas.
Sí, al mapear el flow preciso de las aprobaciones de contratos, el Process Mining identifica pasos específicos o puntos de decisión que causan retrasos. Puede resaltar bucles de retrabajo recurrentes, identificar aprobadores sobrecargados y cuantificar el impacto de diferentes rutas de negociación. Esta información empodera a los equipos para rediseñar los workflows y asignar recursos de manera más efectiva, reduciendo significativamente los tiempos de ciclo generales.
Para un Process Mining efectivo, usted necesita principalmente registros de eventos de Agiloft. Esto incluye el ID del Contrato como identificador del caso, nombres de actividades como "Contrato Redactado", "Revisión Iniciada", "Aprobado", y marcas de tiempo para cada actividad. Además, atributos relevantes como departamento, tipo de contrato o aprobador pueden enriquecer el análisis.
Las primeras percepciones a menudo pueden obtenerse en pocas semanas tras una extracción e ingesta de datos exitosa en una herramienta de Process Mining. La fase inicial se centra en descubrir el proceso "tal como está", identificar desviaciones importantes y cuantificar los cuellos de botella obvios. Un análisis más profundo y recomendaciones accionables suelen seguirse dentro de 1 a 3 meses.
Los datos pueden extraerse típicamente de Agiloft utilizando sus funciones de informes, consultas personalizadas o acceso directo a la base de datos si está permitido. El objetivo es obtener una tabla plana donde cada fila represente un evento, incluyendo el ID del Contrato, el nombre de la actividad y la marca de tiempo. Dependiendo de su configuración de Agiloft, esto podría implicar combinar datos de varias tablas.
En absoluto. Process Mining ofrece valor a cualquier organización que busque optimizar su gestión de contratos, independientemente de su tamaño o complejidad. Si bien las grandes organizaciones pueden tener más datos, incluso los equipos más pequeños pueden obtener información significativa sobre los cuellos de botella e ineficiencias en sus flujos de trabajo contractuales. El beneficio principal es comprender la ejecución real del proceso, lo cual se aplica universalmente.
Puede esperar mejoras tangibles como la reducción de los tiempos de ciclo de aprobación de contratos, una mejor adhesión a los estándares de compliance y una mayor visibilidad del estado de los contratos. El Process Mining ayuda a reducir el esfuerzo manual, minimizar errores y optimizar la asignación de recursos. En última instancia, esto conduce a una gestión del ciclo de vida del contrato más eficiente y fiable.
Más allá de la capacidad de extraer datos de registro de eventos, el principal requisito técnico es el acceso a una plataforma de Process Mining, ya sea basada en la nube o local. Generalmente, no se necesitan integraciones técnicas específicas en Agiloft, ya que las herramientas de Process Mining funcionan ingiriendo los datos extraídos. Debe existir una infraestructura de TI estándar para el manejo y la seguridad de los datos.
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