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Améliorer Votre Gestion des Contrats

Optimisez les cycles de contrats Agiloft avec notre guide en 6 étapes.
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Défis (11) Objectifs (10) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimisez la Gestion des Contrats dans Agiloft pour des Cycles Plus Rapides

Les processus de gestion des contrats cachent souvent des inefficacités telles que des retards dans les révisions, les approbations et la conformité. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d'étranglement précis tout au long du cycle de vie complet de vos contrats, de la rédaction initiale au renouvellement final. Découvrez comment rationaliser les opérations, réduire les temps de cycle et améliorer la gouvernance en identifiant les opportunités d'optimisation clés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de la gestion des contrats Agiloft est cruciale

La gestion des contrats est la pierre angulaire des relations commerciales de toute organisation, mais elle est souvent entravée par des inefficacités cachées. Dans une plateforme sophistiquée comme Agiloft, bien que les outils d'automatisation soient nombreux, le processus de bout en bout peut toujours recéler des goulots d'étranglement, des boucles de retravail et des risques de conformité qui érodent la valeur et ralentissent les opérations commerciales. Les retards dans la rédaction des contrats, les cycles de négociation prolongés ou les opportunités de renouvellement manquées impactent directement les revenus, augmentent les coûts opérationnels et exposent votre organisation à des vulnérabilités juridiques et financières inutiles. Comprendre le flux réel de vos contrats, au-delà de la conception initiale, est essentiel pour maintenir l'agilité et l'avantage concurrentiel. L'optimisation de votre processus de gestion des contrats Agiloft ne concerne pas seulement l'efficacité, il s'agit de protéger vos intérêts commerciaux, d'améliorer les relations avec les parties prenantes et d'assurer une conformité constante dans un paysage réglementaire dynamique.

Comment le Process Mining éclaire le cycle de vie de vos contrats Agiloft

Le Process Mining offre une perspective inégalée, basée sur les données, du parcours réel de chaque contrat au sein de votre système Agiloft. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, il reconstitue le cycle de vie complet des contrats à partir des journaux d'événements du système, révélant comment les contrats circulent réellement au sein de votre organisation. Pour la gestion des contrats Agiloft, cela signifie cartographier précisément chaque étape, de la demande de contrat initiale à l'exécution, au suivi des obligations et à l'éventuel renouvellement ou résiliation. Vous obtenez une carte de processus visuelle et interactive qui met en évidence les chemins courants, identifie les écarts par rapport aux procédures standard et révèle les retouches inattendues. Cette vue objective vous permet d'identifier précisément où les contrats sont bloqués, qui est impliqué dans les retards et quelles activités spécifiques contribuent le plus à l'allongement des cycles. En comprenant ces variations de processus réelles, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour rationaliser les opérations, réduire les erreurs humaines et garantir que votre plateforme Agiloft est utilisée à son plein potentiel.

Identifier les axes d'amélioration clés dans la gestion des contrats

Avec le Process Mining, vous pouvez cibler et améliorer spécifiquement les domaines critiques de votre processus de gestion des contrats Agiloft. Vous obtiendrez des éclaircissements sur :

  • Goulots d'étranglement des révisions et approbations : Identifiez les étapes, les départements ou les individus précis qui causent systématiquement des retards dans les révisions internes ou juridiques, ce qui vous permet de réaffecter les ressources ou d'affiner les Workflows d'approbation.
  • Inefficacités de la négociation : Visualisez les cycles de négociation, y compris le nombre d'annotations (redlines) et de révisions, pour comprendre où les négociations deviennent laborieuses et comment les accélérer.
  • Lacunes en matière de conformité : Détectez les instances où des étapes obligatoires, telles que des contrôles de conformité spécifiques ou des divulgations, sont ignorées ou retardées, assurant une adhésion plus stricte aux exigences réglementaires et aux politiques internes.
  • Tâches automatisées vs. manuelles : Distinguez les tâches efficacement automatisées au sein d'Agiloft de celles qui nécessitent encore une intervention manuelle, découvrant des opportunités d'automatisation supplémentaire pour réduire l'effort humain et les erreurs.
  • Processus post-exécution : Analysez l'efficacité des activités post-exécution telles que le suivi des obligations, les demandes d'avenant et les processus de renouvellement pour assurer la réalisation continue de la valeur contractuelle.

Obtenir des résultats mesurables pour vos contrats Agiloft

Les informations obtenues grâce au Process Mining se traduisent par des améliorations tangibles et mesurables pour votre gestion des contrats Agiloft. Vous pouvez vous attendre à :

  • Réduire les durées de cycle des contrats : Raccourcir considérablement le délai entre la demande et l'exécution, menant à une génération de revenus plus rapide et à des partenariats commerciaux plus solides.
  • Réduire les coûts opérationnels : Minimiser le temps et les ressources consacrés à la gestion des contrats, libérant vos équipes juridiques, d'approvisionnement et de vente pour des travaux plus stratégiques.
  • Améliorer la conformité et réduire les risques : S'assurer que toutes les obligations contractuelles sont respectées et que les exigences réglementaires sont observées, atténuant l'exposition juridique et financière.
  • Améliorer la valeur des contrats : Optimiser les stratégies de négociation et assurer les renouvellements ou avenants en temps voulu, maximisant la valeur tirée de chaque accord.
  • Augmenter la satisfaction des parties prenantes : Offrir des délais d'exécution plus rapides et une plus grande transparence, améliorant les relations avec les départements internes et les contreparties externes.

Démarrer l'optimisation des processus de gestion des contrats Agiloft

Se lancer dans l'optimisation de la gestion des contrats dans Agiloft avec le Process Mining ne nécessite pas d'expertise spécialisée en science des données. En tirant parti de la puissance des informations basées sur les données, vous pouvez transformer le cycle de vie de vos contrats, d'une source potentielle de friction en une opération rationalisée, efficace et conforme. Commencez dès aujourd'hui à révéler la véritable performance de vos contrats et prenez des décisions éclairées qui propulseront votre entreprise.

Gestion des Contrats CLM Cycle de Vie du Contrat Service Juridique Approvisionnement Négociation du Contrat Compliance Renouvellements de Contrats Workflows d'Approbation

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans les révisions internes et juridiques prolongent souvent le cycle de vie des contrats, entraînant des délais manqués et des problèmes de reconnaissance des revenus. Cela impacte directement l'agilité commerciale et peut tendre les relations avec les fournisseurs ou les clients. ProcessMind analyse vos journaux d'événements Agiloft pour identifier les étapes de révision ou les départements précis qui causent des goulots d'étranglement, en identifiant les déviations de processus et les lacunes de conformité, et en révélant les causes profondes des approbations lentes.

Le non-respect des politiques internes ou des exigences réglementaires externes pendant le cycle de vie des contrats expose l'organisation à des risques juridiques et financiers importants. Des incohérences peuvent découler de vérifications manuelles ou d'étapes ignorées dans des Workflows complexes. ProcessMind cartographie le flux réel de chaque contrat dans Agiloft, le comparant aux règles de conformité définies pour signaler les écarts et faire respecter les procédures opérationnelles standard, minimisant ainsi l'exposition aux risques.

Les équipes manquent souvent d'une vue complète et en temps réel de l'état de chaque contrat dans son cycle de vie, ce qui entraîne des demandes redondantes, des actions proactives manquées et une surcharge administrative accrue. Cela entrave une allocation efficace des ressources et la prévision. ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque contrat au sein d'Agiloft, offrant une visibilité de bout en bout sur son statut actuel, les activités réalisées et identifiant où il est bloqué ou s'écarte du chemin standard.

Les phases de négociation prolongées, caractérisées par de multiples séries d'annotations et de révisions, consomment un temps et des ressources précieux, retardant l'exécution des contrats et pouvant impacter la conclusion des affaires. Cela peut également entraîner des coûts juridiques plus élevés. ProcessMind analyse les activités de négociation et les versions de documents dans Agiloft, identifiant les schémas d'annotations excessives, les points de blocage courants et l'impact des différentes stratégies de négociation sur les temps de cycle pour optimiser les discussions futures.

Les variations dans les pratiques de rédaction de contrats et l'utilisation incohérente de templates approuvés peuvent introduire des erreurs, augmenter le temps d'examen juridique et affaiblir l'applicabilité légale. Cela complique également les efforts de standardisation et de conformité. ProcessMind identifie les cas où la rédaction de contrats ou l'utilisation de templates s'écarte des meilleures pratiques établies au sein d'Agiloft, soulignant la fréquence et l'impact de ces incohérences sur les étapes de processus ultérieures et les examens juridiques.

L'incapacité à initier des renouvellements en temps voulu ou à traiter les résiliations peut entraîner des reconductions automatiques de conditions défavorables, des interruptions de service inattendues ou des responsabilités et coûts continus. Cela a un impact direct sur la performance financière et la gestion des fournisseurs. ProcessMind surveille les dates d'expiration et les activités de pré-renouvellement ou de résiliation associées dans Agiloft, identifiant les contrats à risque de manquer des délais critiques et découvrant les raisons des retards dans le Workflow de renouvellement ou de résiliation.

Des tâches manuelles excessives, la saisie de données et des communications ad hoc tout au long du cycle de vie des contrats augmentent les coûts opérationnels et détournent les ressources des activités stratégiques. Cela provient souvent de lacunes de processus non entièrement prises en charge par le système. ProcessMind quantifie la fréquence et la durée des interventions manuelles observées dans vos processus de contrats Agiloft, révélant des domaines spécifiques où l'automatisation ou la standardisation des processus peut réduire considérablement les dépenses opérationnelles et améliorer l'efficacité.

Sans informations claires sur la performance des processus, il est difficile de suivre et de faire respecter les accords de niveau de service (SLA) pour les examens et approbations internes, ce qui entraîne des frictions internes et une insatisfaction externe. ProcessMind analyse les temps de traitement réels pour chaque activité dans Agiloft par rapport aux SLA définis, identifiant les départements ou les individus qui dépassent constamment les objectifs et fournissant des informations basées sur les données pour améliorer la responsabilisation et la performance.

Des charges de travail déséquilibrées et une allocation inefficace des ressources juridiques, d'approvisionnement ou commerciales entre divers types de contrats ou étapes peuvent entraîner des goulots d'étranglement, l'épuisement professionnel et une utilisation sous-optimale de l'expertise spécialisée. ProcessMind fournit des informations sur l'utilisation des ressources en analysant les volumes et les durées d'activité par utilisateur ou par département dans Agiloft, aidant à optimiser la dotation en personnel et la distribution de la charge de travail pour améliorer le flux de processus global.

Après exécution, un manque de suivi systématique des obligations contractuelles peut entraîner des jalons manqués, des livrables non réalisés ou des manquements inaperçus, conduisant à des pénalités financières ou à des relations endommagées. ProcessMind visualise les activités 'obligations suivies' et 'révision de conformité' au sein d'Agiloft, identifiant les schémas de négligence ou de retards dans les phases post-exécution et assurant que les obligations critiques sont suivies efficacement.

Des fluctuations importantes dans le temps nécessaire pour finaliser des contrats similaires, sans raisons claires, révèlent des inefficacités ou des incohérences sous-jacentes du processus, difficiles à diagnostiquer manuellement. Cette incertitude complique les prévisions et la planification. ProcessMind identifie et visualise les variantes de processus dans Agiloft, mettant en évidence les chemins qui conduisent à des cycles plus longs ou plus courts pour des types de contrats spécifiques, permettant des efforts d'optimisation ciblés et une standardisation.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire considérablement la durée que les contrats passent dans les étapes d'examen et d'approbation. Y parvenir signifie que les contrats sont exécutés plus rapidement, améliorant la vélocité commerciale et permettant une génération de revenus ou un établissement de partenariats plus rapides. Les retards dans le cycle de vie des contrats d'Agiloft peuvent impacter les calendriers de projets et créer des arriérés juridiques. ProcessMind analyse le temps réel passé à chaque étape d'approbation, mettant en évidence les goulots d'étranglement spécifiques, les approbateurs individuels ou les transferts inter-départementaux qui causent des retards. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez mettre en œuvre des ajustements ciblés des workflows dans Agiloft, tels que des approbations parallèles ou des rappels automatisés, et mesurer la réduction du temps moyen d'approbation.

Cet objectif vise à garantir que chaque contrat respecte strictement les politiques internes, les réglementations juridiques et les normes de l'industrie. Une conformité améliorée minimise les risques juridiques, évite les pénalités et maintient la réputation de l'organisation, particulièrement critique dans l'environnement structuré d'Agiloft. Cela signifie une application cohérente des règles à travers tous les types de contrats. ProcessMind détecte automatiquement les déviations par rapport au chemin de conformité idéal au sein du processus de gestion des contrats Agiloft. Il peut identifier les cas où des étapes requises ont été ignorées, des templates incorrects ont été utilisés ou des examens juridiques spécifiques n'ont pas été effectués, vous permettant d'appliquer des contrôles plus stricts et de suivre la réduction des cases non conformes.

Atteindre cet objectif signifie obtenir une visibilité complète et en temps réel sur le statut et la progression de chaque contrat, de l'initiation à la clôture. Une transparence accrue permet aux parties prenantes de suivre l'avancement des contrats, d'anticiper les retards potentiels et de prendre des décisions éclairées, évitant ainsi que les contrats ne deviennent

Cet objectif vise à raccourcir la durée et à réduire le nombre d'itérations requises lors des négociations contractuelles. Un processus de négociation optimisé accélère la conclusion des accords, réduit les coûts juridiques et libère un temps précieux pour les équipes juridiques et commerciales. Des négociations prolongées dans Agiloft peuvent retarder des projets et des revenus critiques. ProcessMind analyse l'ensemble du processus de négociation, identifiant les schémas de révisions excessives, les points de litige courants ou les voies de négociation spécifiques qui conduisent à des cycles plus longs au sein d'Agiloft. En comprenant ces dynamiques, vous pouvez affiner les stratégies de négociation, standardiser les clauses et mesurer la réduction du temps de cycle de négociation et du nombre de versions révisées.

Cet objectif vise à assurer une utilisation cohérente des templates, clauses et langages approuvés pour tous les contrats. Une rédaction standardisée réduit les erreurs, accélère la création de contrats et assure une cohérence juridique, minimisant les risques associés à un langage contractuel varié. Une rédaction incohérente dans Agiloft peut entraîner une exposition juridique et du retravail. ProcessMind peut identifier les variations dans les activités de rédaction de contrats et l'utilisation de templates ou de clauses non standard au sein d'Agiloft. En cartographiant les chemins de rédaction réels, il met en évidence les déviations, permettant une meilleure application de la standardisation et une augmentation mesurable des taux d'adhésion aux templates.

Cet objectif vise à prévenir toute négligence dans la gestion des dates critiques des contrats, telles que les renouvellements, les expirations ou les résiliations. Éviter les échéances manquées assure un service continu, empêche les renouvellements automatiques involontaires et protège contre la perte de revenus ou les responsabilités imprévues. Ceci est vital pour une gouvernance contractuelle efficace dans Agiloft. ProcessMind offre une vue complète des cycles de vie des contrats, vous permettant d'identifier les contrats approchant des dates critiques et de signaler les processus où les étapes de notification ou de renouvellement sont fréquemment manquées dans Agiloft. Il aide à établir des alertes proactives et des workflows pour garantir une action rapide, mesurant la réduction des contrats en retard.

Cet objectif vise à minimiser le besoin d'intervention humaine dans les tâches de gestion de contrats routinières, telles que la saisie de données manuelle, l'examen et la vérification. La réduction de l'effort manuel diminue les coûts opérationnels, réduit la probabilité d'erreurs humaines et libère des ressources pour un travail plus stratégique. C'est essentiel pour optimiser les processus d'Agiloft. ProcessMind identifie les activités spécifiques ou les exceptions de processus dans Agiloft qui nécessitent fréquemment une intervention manuelle, mettant en évidence les opportunités d'automatisation. En comprenant où les tâches manuelles se produisent, vous pouvez mettre en œuvre des automatisations de workflow ou des améliorations de processus, mesurant la réduction des heures-personnes consacrées à ces tâches.

Cet objectif consiste à respecter systématiquement les accords de niveau de service (SLA) prédéfinis pour diverses activités de gestion des contrats, en particulier pour les temps d'examen et d'approbation. Une meilleure adhérence aux SLA conduit à une satisfaction accrue des parties prenantes internes et externes, améliore la prévisibilité et renforce la responsabilisation tout au long du cycle de vie du contrat. ProcessMind surveille la performance réelle par rapport aux SLA définis pour chaque étape du processus contractuel dans Agiloft. Il identifie précisément où et pourquoi les SLA sont manqués, que ce soit en raison de contraintes de ressources ou d'inefficacités de workflow, vous permettant de mettre en œuvre des actions correctives et de suivre le pourcentage de conformité SLA.

Cet objectif vise à distribuer la charge de travail plus efficacement entre les équipes juridiques, d'approvisionnement et administratives impliquées dans la gestion des contrats. Une allocation optimale des ressources garantit qu'aucune équipe n'est surchargée ou sous-utilisée, ce qui conduit à une productivité accrue, une réduction de l'épuisement professionnel et un traitement plus rapide des contrats. Cet objectif garantit que les processus contractuels d'Agiloft ne sont pas bloqués par des goulots d'étranglement de ressources. ProcessMind fournit des informations sur les modèles d'utilisation des ressources et identifie les individus ou les équipes spécifiques qui deviennent constamment des goulots d'étranglement dans le cycle de vie des contrats Agiloft. En analysant la disponibilité des ressources et la répartition des tâches, les organisations peuvent réaffecter les ressources plus efficacement et mesurer l'amélioration de l'efficience des ressources.

Cet objectif vise à minimiser les fluctuations imprévisibles du temps de traitement de bout en bout des contrats. La réduction de la variabilité conduit à des délais d'achèvement des contrats plus prévisibles, permettant une meilleure planification, des prévisions plus fiables et une stabilité opérationnelle améliorée pour différents types de contrats dans Agiloft. ProcessMind découvre les causes profondes des variations de temps de cycle, telles que différents chemins d'exécution, des boucles de retravail ou des durées d'activité incohérentes au sein d'Agiloft. En visualisant ces variations cachées, vous pouvez standardiser les processus, éliminer les incohérences et suivre la réduction de l'écart type des temps de cycle des contrats.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des contrats

1

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2

Exporter Vos Données Agiloft
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécifiquement conçu pour les données de processus de Gestion des Contrats. Ce modèle fournit la structure nécessaire pour organiser efficacement vos données contractuelles Agiloft.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon template garantit que vos données sont structurées de manière uniforme, permettant une analyse précise et cohérente, cruciale pour identifier des informations exploitables.

Résultat attendu

Un modèle Excel préformaté et adapté aux données de gestion des contrats Agiloft, prêt à être renseigné.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez vos cycles de contrats Agiloft, identifiez des économies

ProcessMind cartographie l'ensemble de votre parcours de gestion des contrats Agiloft, révélant les flux de processus réels et les retards cachés. Obtenez des visualisations claires pour identifier les inefficacités et comprendre les risques de conformité.
  • Visualisez le flux de processus de bout en bout des contrats Agiloft
  • Identifier les goulots d'étranglement spécifiques des révisions et approbations
  • Identifier les risques et les déviations de conformité
  • Optimiser les temps de cycle de la rédaction au renouvellement
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Améliorer la Performance de la Gestion des Contrats

Notre solution de Process Mining pour la Gestion des Contrats Agiloft identifie les inefficacités et les lacunes de conformité, révélant des opportunités de rationaliser les Workflows et d'atténuer les risques. Les résultats présentés ici illustrent les améliorations courantes réalisées par les organisations tirant parti des informations basées sur les données.

0 %
Approbations de Contrats Plus Rapides

Réduction du temps de cycle d'approbation

Optimiser les workflows d'examen et d'approbation afin de réduire le temps total nécessaire à l'approbation d'un contrat, ce qui accélère la conclusion des accords.
0 %
Conformité améliorée

Meilleur respect des politiques

Assurer que les contrats respectent toutes les étapes de conformité prédéfinies et les exigences réglementaires, minimisant les risques et évitant les pénalités potentielles.
0 %
Moins de Retravail de Rédaction

Fréquence réduite des annotations

Identifier les causes profondes des annotations excessives de contrats et du retravail, menant à une rédaction plus standardisée et à des approbations initiales plus rapides.
0 %
Négociations Plus Rapides

Durée optimisée de la phase de négociation

Identifiez les goulots d'étranglement dans la phase de négociation et mettez en œuvre des améliorations basées sur les données pour réduire considérablement le temps passé en discussions aller-retour.
0 %
Moins de Délais Manqués

Taux d'action à temps accru

Gérez de manière proactive les dates d'expiration et de renouvellement des contrats, en vous assurant que les actions critiques sont prises à temps et en évitant les interruptions ou renouvellements coûteux.

Les résultats varient en fonction des spécificités de votre processus de gestion des contrats, de la configuration Agiloft existante et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque contrat géré au sein du système. Cet ID relie toutes les activités et events associés tout au long du cycle de vie du contrat.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour suivre le parcours complet d'un contrat. Sans elle, vous ne pouvez pas analyser le flux de processus de bout en bout ni calculer les KPI au niveau du case.

L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique a été achevé.

Pourquoi c'est important

Permet le calcul du temps de traitement réel d'une activité, séparant le temps de travail actif du temps d'attente pour une analyse plus précise des goulots d'étranglement.

Le nom de l'utilisateur ou de la ressource qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de la charge de travail, la comparaison des performances et l'identification des goulots d'étranglement ou des meilleures pratiques spécifiques aux ressources.

Le service commercial auquel appartient l'utilisateur ou le propriétaire du contrat.

Pourquoi c'est important

Permet la comparaison des performances entre les unités commerciales, aidant à identifier les problèmes de processus spécifiques aux départements ou les meilleures pratiques.

La classification du contrat, telle qu'un Accord-cadre de services (MSA), un Accord de non-divulgation (NDA) ou un Énoncé de travail (SOW).

Pourquoi c'est important

Explique les variations significatives dans la complexité, la durée et le risque du processus. C'est un attribut fondamental pour une segmentation significative du processus.

La valeur monétaire totale du contrat.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte financier au processus, permettant une analyse basée sur la valeur, une priorisation et une compréhension de l'impact commercial des retards.

Le statut ou l'état actuel du contrat dans son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Offre un aperçu rapide de l'état actuel d'un contrat, permettant le filtrage et la segmentation pour l'analyse des cas en cours par rapport aux cas terminés.

Le nom de la partie externe, du client, du fournisseur ou du partenaire impliqué dans le contrat.

Pourquoi c'est important

Aide à identifier comment différents partenaires externes impactent les délais et la complexité des négociations contractuelles, permettant une meilleure prévision et stratégie.

La date à laquelle le contrat est censé expirer s'il n'est pas renouvelé ou résilié.

Pourquoi c'est important

Crucial pour une gestion proactive des contrats, permettant à l'entreprise d'éviter les délais manqués pour les renouvellements ou les résiliations.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

C'est le premier event du cycle de vie des contrats, représentant la demande formelle d'un nouveau contrat. Dans Agiloft, ceci est généralement capturé comme la création d'un nouvel enregistrement dans la table Contrat, qui est un event explicite enregistré dans l'historique ou le journal d'audit du système.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque le début du processus, ce qui la rend essentielle pour le calcul du temps de cycle global du contrat. L'analyse de ce point de départ aide à comprendre le volume et les sources de la demande de contrats au sein de l'organisation.

Indique que le service juridique a terminé sa révision du contrat. Cet événement est souvent capturé lorsque l'équipe juridique met à jour le statut du contrat, par exemple en 'Approuvé Juridiquement', ou achève une tâche d'approbation spécifique.

Pourquoi c'est important

L'examen juridique est une étape critique et souvent longue. Cibler la durée de cette activité aide à identifier les goulots d'étranglement au sein de l'équipe juridique et à soutenir le suivi du respect des SLA.

Ce jalon indique que toutes les parties prenantes internes requises ont approuvé la version finale du contrat. Il est généralement déduit lorsque le statut du contrat passe à un état d'approbation final comme « Entièrement approuvé » ou « Prêt pour signature ».

Pourquoi c'est important

C'est une étape critique marquant la fin des examens internes et la préparation à l'exécution. C'est un point clé pour mesurer le temps total de traitement interne avant que le contrat ne soit envoyé pour signature.

C'est une étape majeure où toutes les parties ont signé le contrat, le rendant juridiquement contraignant. Ceci est généralement capturé explicitement via une intégration avec une plateforme de signature électronique ou lorsqu'un utilisateur met manuellement à jour le statut en « Exécuté ».

Pourquoi c'est important

Cet event marque la conclusion réussie de la phase pré-attribution et est le point final pour le calcul du temps de cycle global du contrat. Il déclenche le début de la phase de gestion post-attribution.

Représente le renouvellement réussi d'un contrat à l'achèvement de sa durée. Il s'agit d'un résultat commercial critique, souvent capturé par une action utilisateur explicite qui met à jour le statut du contrat ou crée une nouvelle version du contrat pour la période de renouvellement.

Pourquoi c'est important

Cette activité est une mesure clé de succès pour de nombreuses entreprises, signifiant un partenariat continu. Le suivi des renouvellements est vital pour la prévision des revenus et l'analyse de la performance de rétention des contrats.

Représente la résiliation anticipée d'un contrat actif avant sa date d'expiration prévue. Il s'agit d'un événement explicite, généralement enregistré en modifiant le statut du contrat en 'Résilié' et en fournissant une raison.

Pourquoi c'est important

En tant que point final clé, l'analyse des résiliations aide à comprendre les raisons de la dissolution des contrats, telles que le non-respect des obligations ou l'évolution des stratégies commerciales. Elle est cruciale pour la gestion des risques et la compréhension des relations avec les contreparties.

Cet event signifie qu'un contrat a atteint sa date de fin sans être renouvelé ou résilié prématurément. Cet event est généralement calculé en comparant la date d'expiration du contrat à la date actuelle.

Pourquoi c'est important

C'est un point final principal pour le cycle de vie des contrats. L'analyse des expirations est critique pour prévenir les renouvellements automatiques indésirables ou s'assurer que les renouvellements nécessaires ne sont pas manqués.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le cycle de vie réel des contrats, révélant les goulots d'étranglement dans les révisions et les approbations, les pratiques de conformité incohérentes et les variations des temps de cycle. Il aide à identifier les causes profondes des retards, telles que les annotations excessives ou l'allocation inefficace des ressources. Cette information basée sur les données permet aux organisations d'identifier les domaines précis d'optimisation des processus.

Le Process Mining offre une vue transparente de chaque étape d'un contrat, vous permettant de comparer l'exécution réelle du processus aux règles de conformité définies. Il met en évidence les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et identifie les cas où des étapes de conformité ont été manquées ou contournées. Cela permet des mesures proactives pour assurer une adhésion constante aux politiques réglementaires et internes.

Oui, en cartographiant le flux précis des approbations de contrats, le Process Mining identifie les étapes spécifiques ou les points de décision qui causent des retards. Il peut mettre en évidence les boucles de retravail récurrentes, identifier les approbateurs surchargés et quantifier l'impact des différentes voies de négociation. Ces informations permettent aux équipes de réorganiser les workflows et d'allouer les ressources plus efficacement, réduisant considérablement les temps de cycle globaux.

Pour un Process Mining efficace, vous avez principalement besoin des journaux d'événements d'Agiloft. Cela inclut l'ID du Contrat comme identifiant de cas, les noms d'activités tels que "Contrat Rédigé", "Révision Initiée", "Approuvé", et les horodatages pour chaque activité. De plus, des attributs pertinents comme le département, le type de contrat ou l'approbateur peuvent enrichir l'analyse.

Les premières informations peuvent souvent être obtenues en quelques semaines après une extraction et une ingestion réussies des données dans un outil de Process Mining. La phase initiale se concentre sur la découverte du processus "tel quel", l'identification des déviations majeures et la quantification des goulots d'étranglement évidents. Une analyse plus approfondie et des recommandations exploitables suivent généralement dans un délai de 1 à 3 mois.

Les données peuvent généralement être extraites d'Agiloft en utilisant ses fonctionnalités de reporting, des requêtes personnalisées ou un accès direct à la base de données si autorisé. L'objectif est d'obtenir une table plate où chaque ligne représente un événement, incluant l'ID du Contrat, le nom de l'activité et l'horodatage. Selon votre configuration Agiloft, cela pourrait impliquer la combinaison de données provenant de plusieurs tables.

Pas du tout. Le Process Mining offre de la valeur à toute organisation cherchant à optimiser sa gestion des contrats, quelle que soit sa taille ou sa complexité. Tandis que les grandes organisations peuvent avoir plus de données, même les équipes plus petites peuvent obtenir des informations significatives sur les goulots d'étranglement et les inefficacités dans leurs Workflows de contrats. L'avantage principal est de comprendre l'exécution réelle des processus, ce qui s'applique universellement.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations tangibles telles qu'une réduction des temps de cycle d'approbation des contrats, une meilleure adhérence aux normes de conformité et une visibilité accrue sur le statut des contrats. Le Process Mining aide à réduire l'effort manuel, à minimiser les erreurs et à optimiser l'allocation des ressources. En fin de compte, cela conduit à une gestion du cycle de vie des contrats plus efficace et fiable.

Au-delà de la capacité à extraire les données des journaux d'événements, la principale exigence technique est l'accès à une plateforme de Process Mining, qu'elle soit basée sur le cloud ou sur site. Aucune intégration technique spécifique côté Agiloft n'est généralement nécessaire, car les outils de Process Mining fonctionnent en ingérant les données extraites. Une infrastructure informatique standard pour la gestion et la sécurité des données devrait être en place.

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