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Améliorez votre gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les processus de frais dans Brex
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Améliorez votre gestion des dépenses
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser la gestion des dépenses dans Brex pour des remboursements plus rapides

La gestion des dépenses peut cacher des inefficacités entraînant des retards et des risques de conformité. Nous vous aidons à identifier précisément les goulots d'étranglement dans vos workflows d'approbation des dépenses et vous guidons vers des améliorations pratiques. Découvrez comment rationaliser les opérations, réduire les coûts et améliorer la satisfaction des employés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de votre processus de gestion des dépenses Brex est cruciale

La gestion des dépenses est une fonction métier essentielle qui impacte directement la santé financière, la satisfaction des employés et la conformité. Même avec des plateformes avancées comme Brex, qui simplifient les cartes d'entreprise, les dépenses et le paiement des factures, des inefficacités cachées peuvent apparaître dans vos workflows de gestion des dépenses. Les vérifications manuelles, les retards d'approbation et les reprises fréquentes peuvent entraîner des coûts opérationnels significatifs, frustrer les employés en attente de remboursements et exposer votre organisation à des risques de conformité. Comprendre le flux réel de vos notes de frais, de leur création à leur comptabilisation finale, est essentiel pour identifier ces problèmes coûteux.

Sans une vision claire, basée sur les données, les organisations s'appuient souvent sur des preuves anecdotiques ou des rapports statiques, qui ne montrent que des fragments du processus global. Il devient alors difficile d'identifier les causes profondes des retards ou des infractions aux politiques. Un processus de gestion des dépenses inefficace dans Brex ne fait pas seulement peser une charge de travail supplémentaire sur les équipes financières, mais il impacte également la trésorerie et peut réduire la confiance des employés. Optimiser la manière dont vous gérez les dépenses ne consiste pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à améliorer l'expérience globale des employés et à garantir la précision financière.

Comment le Process Mining révèle l'efficacité de la gestion des dépenses Brex

Le Process Mining offre une approche révolutionnaire pour améliorer votre gestion des dépenses dans Brex. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses, le Process Mining utilise les données des journaux d'événements (event logs), telles que les enregistrements d'activités effectuées au sein de Brex, pour reconstituer le processus réel de bout en bout. En analysant la séquence et le timing des événements, comme « Création d'une note de frais », « Attente de révision par le manager » et « Remboursement exécuté », vous obtenez une visibilité inégalée sur vos opérations.

Cette puissante capacité d'analyse vous permet d'identifier précisément les goulots d'étranglement dans vos workflows d'approbation des dépenses. Vous pouvez voir exactement où le parcours d'une note de frais est systématiquement bloqué, qu'il s'agisse d'un manager spécifique, d'une catégorie de dépenses particulière ou d'une étape comme « Vérification de conformité effectuée ». Le Process Mining vous aide à découvrir des variations de processus inattendues, des boucles de retravail courantes où les rapports sont constamment renvoyés pour révision, et des lacunes en matière de conformité. Il apporte une réponse basée sur les données à la question « comment améliorer la gestion des dépenses ? » en vous montrant les performances et les variations réelles, ce qui permet des efforts d'optimisation ciblés.

Les axes clés pour améliorer le temps de cycle de votre gestion des dépenses

L'application du Process Mining à vos données de dépenses Brex révèle de nombreuses opportunités d'amélioration. Un objectif principal est de réduire le temps de cycle global des notes de frais, de la soumission au remboursement. En visualisant les chemins réels que prennent les notes de frais, vous pouvez découvrir les inefficacités courantes, telles que :

  • Goulots d'étranglement d'approbation : Identifiez les individus ou départements spécifiques qui causent systématiquement des retards dans les étapes d'approbation par le manager ou la finance. Comprendre ces goulots d'étranglement est essentiel pour réduire le temps de cycle global.
  • Retravail et Révisions : Analysez les cas où les notes de frais sont fréquemment renvoyées pour révision, par exemple de « Refusé par la finance » à « Note de frais renvoyée pour révision ». Cela aide à identifier les erreurs courantes, les informations manquantes ou les problèmes de conformité aux politiques.
  • Conformité aux politiques : Détectez les écarts par rapport aux parcours d'approbation standard ou les cas où les vérifications de politique sont contournées ou retardées, garantissant une meilleure adhésion et une meilleure préparation aux audits.
  • Opportunités d'automatisation : Identifiez les étapes manuelles qui sont des candidats à l'automatisation au sein ou en dehors de Brex, rationalisant davantage le processus et réduisant les erreurs humaines.

En vous concentrant sur ces domaines, vous pouvez influencer directement la manière de réduire le temps de cycle de la gestion des dépenses, rendant le processus plus fluide et plus prévisible pour toutes les parties prenantes.

Résultats attendus de vos efforts d'optimisation des processus

L'optimisation de votre processus de gestion des dépenses dans Brex grâce au Process Mining génère des avantages significatifs et mesurables. Vous pouvez vous attendre à voir :

  • Réduction du temps de cycle de remboursement : Accélérez le temps nécessaire aux employés pour être remboursés, améliorant ainsi la satisfaction et réduisant les demandes de renseignements adressées à la finance.
  • Réduction des coûts opérationnels : Minimisez le temps et les ressources consacrés à la gestion, à l'approbation et à l'audit des notes de frais, permettant aux équipes financières de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Conformité renforcée : Assurez une adhésion constante aux politiques de dépenses de l'entreprise et aux exigences réglementaires, réduisant ainsi les risques financiers et améliorant les résultats d'audit.
  • Satisfaction accrue des employés : Un processus de dépenses plus rapide, plus transparent et plus prévisible améliore significativement l'expérience des employés, favorisant une plus grande confiance et un meilleur moral.
  • Gestion améliorée de la trésorerie : Une meilleure visibilité sur les remboursements à venir et un traitement rationalisé peuvent conduire à une planification plus prévisible des flux de trésorerie.

Ces résultats tangibles démontrent la valeur commerciale directe de la compréhension et de l'amélioration de vos workflows de dépenses, allant au-delà du simple suivi des dépenses pour optimiser proactivement l'ensemble du processus.

Commencer l'optimisation de la gestion des dépenses Brex

Entreprendre l'optimisation de votre gestion des dépenses dans Brex est plus accessible que vous ne le pensez. En tirant parti du Process Mining, vous transformez les données brutes en informations exploitables, offrant une feuille de route claire pour les améliorations. Cette approche basée sur les données élimine les conjectures, vous permettant de prendre des décisions éclairées qui débouchent sur des résultats tangibles, bénéficiant à vos employés, à votre équipe financière et à votre rentabilité. Faites le premier pas vers un système de gestion des dépenses plus efficace, conforme et convivial pour les employés dès aujourd'hui.

Gestion des dépenses Approbation des dépenses Processus de remboursement Opérations financières Audit de conformité Contrôle des coûts Remboursement de l'employé Gestion des dépenses

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les processus de gestion des dépenses souffrent souvent de délais d'approbation prolongés, causant des retards significatifs dans les remboursements des employés. Cela affecte non seulement la satisfaction et le moral des employés, mais peut également immobiliser la trésorerie plus longtemps que nécessaire. Dans Brex, ces goulots d'étranglement peuvent survenir à différentes étapes, de la révision par le manager à l'approbation finale par la finance. ProcessMind révèle précisément où ces retards se produisent, identifiant les étapes ou les individus spécifiques qui causent des blocages. En visualisant le véritable flux des notes de frais, nous vous aidons à identifier les files d'attente inefficaces et vous guidons vers la rationalisation de vos parcours d'approbation pour garantir des remboursements plus rapides et plus prévisibles aux utilisateurs de Brex.

Un nombre significatif de notes de frais sont fréquemment rejetées ou renvoyées pour révision, entraînant un retravail frustrant pour les employés et les équipes financières. Cet aller-retour constant augmente non seulement les coûts opérationnels, mais prolonge également le temps de traitement global au sein de Brex. Cela signale souvent des problèmes sous-jacents de clarté des politiques ou de pratiques de soumission. ProcessMind vous aide à identifier les causes profondes de ces rejets, qu'elles soient dues à des violations courantes des politiques, à des informations manquantes ou à des instructions peu claires. En analysant les modèles de rejet, nous vous permettons de mettre en œuvre des formations ciblées ou des ajustements de processus qui réduisent le retravail et améliorent les taux d'approbation dès la première soumission.

Malgré des directives claires, les politiques de dépenses sont souvent appliquées de manière inconsistante entre les différents départements ou approbateurs au sein de Brex. Cela peut entraîner un traitement inéquitable, des risques de conformité et une incapacité à contrôler précisément les dépenses. De telles inconsistances rendent difficile le maintien de la gouvernance financière et peuvent exposer l'organisation à des audits potentiels. ProcessMind offre une vue objective de la manière dont les politiques sont réellement appliquées, soulignant les écarts par rapport au processus prévu. Nous identifions où et pourquoi les inconsistances surviennent, vous permettant de standardiser les vérifications de politique, de réduire les risques et d'assurer un traitement équitable pour toutes les soumissions de notes de frais.

Les employés et les équipes financières sont souvent confrontés à un manque de transparence concernant le statut en temps réel des notes de frais soumises dans Brex. Cela entraîne des demandes fréquentes, de la frustration et de l'incertitude quant à la date des remboursements. Sans une visibilité claire, la gestion des attentes et la prévision des flux de trésorerie deviennent difficiles. ProcessMind crée une carte visuelle de bout en bout du parcours de chaque note de frais, rendant son statut actuel et les étapes suivantes immédiatement clairs. Nous éliminons les conjectures, offrant une transparence totale sur le processus et réduisant la charge administrative des demandes de statut.

Même après qu'une note de frais est entièrement approuvée dans Brex, il peut y avoir des retards inattendus avant que le remboursement réel ne soit exécuté et comptabilisé. Cet écart crée de la frustration pour les employés qui attendent un paiement rapide et peut compliquer le rapprochement financier. De tels retards peuvent indiquer des transferts manuels ou des étapes post-approbation inefficaces. ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre les différentes étapes, en particulier entre l'approbation finale et l'exécution du remboursement. En identifiant ces lacunes critiques, nous vous aidons à rationaliser les workflows post-approbation, assurant une transition plus fluide de l'approbation au paiement.

Au fil du temps, les workflows de gestion des dépenses peuvent accumuler des étapes redondantes ou connaître des réacheminements fréquents et souvent évitables des rapports dans Brex. Ces inefficacités ajoutent du temps et des efforts au processus sans apporter de valeur, augmentant les coûts opérationnels et ralentissant les remboursements. Cela résulte souvent d'une évolution des processus sans réévaluation. ProcessMind révèle les chemins réels empruntés par les notes de frais, mettant en lumière tout écart par rapport au processus conçu, y compris les boucles ou étapes inutiles. En cartographiant ces flux réels, nous vous aidons à identifier et à éliminer les activités superflues, optimisant ainsi votre routage d'approbation pour une efficacité maximale.

L'impact cumulatif de l'effort manuel, du retravail dû aux rejets et du traitement retardé gonfle considérablement les coûts opérationnels associés à la gestion des dépenses dans Brex. Ces coûts cachés peuvent drainer les ressources financières et détourner le temps du personnel d'activités plus stratégiques, affectant l'efficacité et la rentabilité globales du département. ProcessMind quantifie l'impact des inefficacités sur vos ressources et identifie les activités spécifiques disproportionnellement coûteuses ou chronophages. Nous fournissons des insights basés sur les données pour vous aider à réduire les interventions manuelles et à optimiser l'allocation des ressources, entraînant des économies substantielles.

Lorsque des audits ont lieu, les organisations peinent souvent à démontrer rapidement et de manière exhaustive leur conformité à toutes les politiques de dépenses et aux exigences réglementaires. Reconstituer l'historique complet d'une note de frais, en particulier ses approbations et ses contrôles de politique au sein de Brex, peut être une tâche manuelle chronophage et complexe, pouvant potentiellement entraîner des conclusions d'audit. ProcessMind fournit un enregistrement immuable et chronologique de chaque action effectuée sur une note de frais, de la soumission au remboursement. Cette piste d'audit transparente facilite la preuve de conformité, montrant quand les contrôles de politique ont été effectués et par qui, simplifiant ainsi les préparations et les résultats d'audit.

L'analyse révèle souvent que certains individus, départements ou niveaux d'approbation causent systématiquement des retards dans le processus de notes de frais au sein de Brex. Ces goulots d'étranglement spécifiques peuvent ralentir l'ensemble du système, entraînant des arriérés et impactant de manière disproportionnée la vitesse de remboursement pour certains employés ou catégories de dépenses. ProcessMind identifie précisément où ces goulots d'étranglement se produisent, en identifiant les approbateurs ou équipes spécifiques qui ont des temps de traitement anormalement longs ou des taux de rejet élevés. Ces données permettent une formation ciblée, une rééquilibrage de la charge de travail ou des ajustements de processus pour atténuer les points de blocage.

Un défi courant dans la gestion des dépenses est la soumission fréquente de rapports avec des reçus manquants, incomplets ou illisibles dans Brex. Cela nécessite des suivis manuels, entraîne des rejets de rapports et prolonge considérablement le processus d'approbation, contribuant aux inefficacités et augmentant le risque de non-conformité. ProcessMind peut suivre l'occurrence de l'activité « Reçu joint » par rapport à « Note de frais soumise » et les rejets ou révisions ultérieurs. En comprenant les modèles liés aux problèmes de reçus, nous vous aidons à mettre en œuvre des mesures préventives comme des directives de soumission plus claires ou des rappels automatisés, améliorant ainsi la qualité des données dès le départ.

Une catégorisation et un codage des dépenses inexacts ou inconsistants dans Brex peuvent entraîner des erreurs dans les rapports financiers, des difficultés dans l'analyse des coûts et une augmentation du temps pour les équipes financières à corriger. Cela impacte la précision budgétaire et les décisions de dépenses stratégiques, car les données ne reflètent pas véritablement la nature de la dépense. ProcessMind peut analyser les chemins et les révisions liés aux attributs « Catégorie de dépenses » et « Centre de coûts », identifiant où les erreurs de catégorisation se produisent fréquemment. En révélant ces modèles, nous vous aidons à rationaliser les directives de codage et potentiellement à automatiser la catégorisation, améliorant l'intégrité des données et la clarté financière.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire significativement le temps nécessaire à l'approbation des notes de frais, de la soumission à la validation finale par le manager et la finance. Des approbations plus rapides conduisent directement à des remboursements plus prompts pour les employés, améliorant leur satisfaction et réduisant la charge administrative des équipes. Cela libère plus tôt les capitaux et améliore la liquidité financière globale. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement spécifiques dans votre processus d'approbation Brex, mettant en évidence où les retards se produisent et qui est impliqué. En analysant les temps de cycle pour chaque activité comme "Examen du manager en attente" ou "Examen financier en attente", vous pouvez identifier les étapes inefficaces et mettre en œuvre des améliorations ciblées, potentiellement réduisant les délais d'approbation de 20 à 30 %.

Réduire le nombre de notes de frais rejetées minimise le retravail pour les employés et les approbateurs, économisant un temps et des efforts administratifs considérables. Un taux de rejet élevé signale souvent des politiques peu claires, un manque de formation ou des problèmes de qualité de soumission initiale, impactant le moral des employés et retardant les remboursements légitimes. ProcessMind aide à découvrir les causes profondes des rejets en les reliant à des activités spécifiques, telles que "Contrôle de conformité effectué" ou "Note de frais renvoyée pour révision". Il met en évidence les raisons de rejet courantes, comme les reçus manquants ou les violations de politique, vous permettant d'affiner les directives, d'améliorer la formation ou d'optimiser l'expérience de soumission Brex.

Assurer une application cohérente des politiques de dépenses à travers tous les départements et employés est crucial pour la conformité financière et l'équité. Une application inconsistante peut entraîner des risques d'audit, un traitement inégal et une perception de favoritisme, sapant la confiance et l'intégrité opérationnelle au sein de votre gestion des dépenses Brex. ProcessMind cartographie visuellement les flux de dépenses réels par rapport à vos règles de politique définies. Il identifie les écarts où l'« Indicateur de violation de politique » est levé mais approuvé, ou où des approbateurs spécifiques contournent systématiquement les contrôles. Cette clarté vous permet de renforcer les contrôles, de fournir des formations ciblées et d'automatiser l'adhésion aux politiques, garantissant une conformité uniforme.

Une visibilité améliorée sur le statut en temps réel de chaque note de frais réduit les demandes adressées à la finance, donne aux employés des informations en libre-service et permet aux managers de traiter proactivement les retards. Cette transparence favorise une meilleure communication et réduit la frustration liée au processus de remboursement des dépenses dans Brex. ProcessMind fournit une vue objective, de bout en bout, du parcours de chaque « ID de la note de frais », de « Création de la note de frais » à « Remboursement exécuté ». En visualisant les états actuels et les chemins historiques, vous pouvez identifier où les mises à jour de statut sont lentes ou peu claires, permettant des améliorations des outils de communication ou de l'intégration des systèmes au sein de votre environnement Brex.

Accélérer l'exécution réelle des remboursements après approbation stimule significativement la satisfaction des employés et la gestion de la trésorerie. Les retards ici, même après approbation, peuvent éroder la confiance et causer des désagréments financiers aux employés, malgré des étapes antérieures efficaces dans Brex. ProcessMind analyse l'écart de temps entre « Approuvé par la Finance » et « Remboursement exécuté ». Il peut révéler des inefficacités opérationnelles dans les étapes de transfert ou de traitement, identifiant les retards manuels ou les points d'intégration système qui causent un décalage. Cet insight permet l'automatisation ou la refonte des processus pour réduire les délais de paiement jusqu'à 40%.

La rationalisation des workflows d'approbation, en éliminant les étapes inutiles, les réacheminements ou les approbations redondantes, réduit directement le temps de traitement et les frais administratifs. Un workflow optimisé garantit que les notes de frais transitent efficacement via Brex, n'impliquant que les parties nécessaires, ce qui réduit les coûts opérationnels et accélère l'ensemble du cycle. ProcessMind cartographie visuellement toutes les variantes de processus réelles, identifiant les écarts courants par rapport au chemin idéal, tels que les boucles inutiles de "Note de frais renvoyée pour révision". Il quantifie l'impact de ces écarts, vous permettant de simplifier les itinéraires complexes, de consolider les rôles d'approbation ou d'introduire l'automatisation pour un traitement direct.

La réduction du coût total associé au traitement de chaque note de frais, y compris la main-d'œuvre, l'utilisation du système et les efforts de correction, impacte directement le résultat net de l'entreprise. Une gestion efficace des dépenses dans Brex signifie que moins de ressources sont immobilisées dans des tâches administratives, les libérant pour des activités plus stratégiques. ProcessMind quantifie le temps et la consommation de ressources à chaque activité, de la « Création d'une note de frais » à la « Comptabilité enregistrée ». En identifiant les activités nécessitant un effort manuel élevé, un retravail fréquent ou de longs temps d'inactivité, il vous aide à cibler les domaines d'automatisation ou de refonte des processus, ce qui permet des économies de coûts significatives par note de frais.

Renforcer la capacité à démontrer une conformité totale aux réglementations financières internes et externes est essentiel pour éviter les pénalités, maintenir la réputation et assurer l'intégrité financière. Une piste d'audit robuste dans Brex simplifie les audits et inspire confiance dans les pratiques de gestion des dépenses. ProcessMind crée une piste d'audit immuable de chaque étape et décision au sein du processus "ID de note de frais". Il met en évidence toute violation de politique ou tout écart par rapport aux procédures standard, facilitant la génération de rapports de conformité et la preuve de l'adhésion aux réglementations en montrant les séquences exactes et les parties responsables.

La répartition plus équilibrée des tâches d'approbation des notes de frais entre les approbateurs disponibles prévient les goulots d'étranglement causés par des individus ou des équipes surchargés, assurant un rythme d'approbation constant. Cela évite les retards et améliore l'efficacité de l'ensemble de la chaîne d'approbation des dépenses Brex, favorisant une charge de travail plus durable pour le personnel. ProcessMind identifie les entités « Approbateur » spécifiques qui causent fréquemment des retards ou ont des volumes disproportionnés de tâches « Attente de révision par le manager » ou « Attente de révision par la finance ». En visualisant la répartition de la charge de travail et les performances individuelles, vous pouvez réaffecter les ressources, offrir des formations supplémentaires ou ajuster les hiérarchies d'approbation pour optimiser le flux.

Réduire les cas de reçus manquants ou incomplets diminue considérablement le retravail, évite les problèmes de conformité et garantit des rapports de dépenses précis. Cela améliore la qualité des données au sein de Brex et réduit la charge administrative liée à la relance des employés pour la documentation, accélérant ainsi le traitement global. ProcessMind peut identifier où les événements "Reçus joints" sont manquants ou retardés par rapport à "Note de frais soumise" ou lorsque les rapports sont fréquemment "Renvoyés pour révision" en raison de problèmes de documentation. En analysant ces schémas, vous pouvez mettre en œuvre de meilleurs contrôles en amont, des rappels aux employés ou des formations pour améliorer la qualité des soumissions initiales.

La catégorisation et le codage précis des dépenses sont fondamentaux pour des rapports financiers, une budgétisation et une conformité fiscale exacts. Des erreurs à ce niveau peuvent entraîner une mauvaise affectation des fonds, des états financiers incorrects et des problèmes lors des audits, impactant directement les décisions financières stratégiques prises à partir des données Brex. ProcessMind aide à analyser les modèles dans les attributs « Catégorie de dépenses » et « Centre de coûts », en les corrélant avec les parcours d'approbation et les résultats d'audit. Il peut mettre en évidence des pratiques de codage inconsistantes ou des zones où la recatégorisation manuelle est fréquente, vous permettant d'affiner les règles de catégorisation, de fournir des directives plus claires ou d'automatiser les suggestions de codage.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des dépenses

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Que faire

Obtenez le template Excel pré-formaté conçu pour les données de gestion des dépenses. Cela garantit que vos données de Brex sont structurées correctement pour l'analyse.

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Pourquoi c'est important

Une structure de données standardisée est cruciale pour une analyse de processus précise et efficace, jetant les bases d'insights fiables.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l'emploi pour vos données de dépenses Brex.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez les secrets du flux de dépenses Brex pour des remboursements rapides

ProcessMind révèle le véritable flux de votre gestion des dépenses Brex, visualisant chaque étape et exposant les inefficacités. Obtenez des insights clairs sur les retards et les risques de conformité, permettant une optimisation éclairée.
  • Visualiser les chemins réels d'approbation des dépenses Brex
  • Identifier les goulots d'étranglement et les retards exacts des workflows
  • Identifier les soumissions de dépenses non conformes
  • Optimiser pour des remboursements plus rapides et des coûts réduits
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Ce que les organisations réalisent en gestion des dépenses

En tirant parti du Process Mining sur vos données de dépenses Brex, les organisations obtiennent des insights clairs sur les modèles de dépenses, identifient les goulots d'étranglement et repèrent les opportunités de rationaliser les workflows. Ces insights conduisent à des améliorations significatives en termes d'efficacité, de contrôle des coûts et de conformité aux politiques.

0 % faster
Remboursements plus rapides

Réduction du temps de traitement de bout en bout

Les employés reçoivent leurs remboursements beaucoup plus rapidement, améliorant la satisfaction et réduisant la pression financière. Ceci est réalisé en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement dans les étapes d'approbation et de paiement.
0 % decrease
Taux de rejet réduit

Diminution des rapports non conformes ou erronés

Moins de notes de frais sont refusées, ce qui fait gagner du temps aux employés et aux approbateurs en réduisant le retravail et en garantissant que les soumissions respectent les directives de politique dès le départ.
0 % improvement
Meilleure conformité aux politiques

Moins de violations de politique détectées

La proportion de notes de frais violant la politique de l'entreprise diminue significativement, renforçant les contrôles internes et assurant une meilleure gouvernance financière. Cela améliore la conformité globale et réduit les risques.
~ 0 x faster
Approbations rationalisées

Workflows d'approbation simplifiés

Les processus d'approbation deviennent moins complexes, supprimant les étapes inutiles et réduisant le temps moyen que les managers consacrent à l'examen des rapports. Cela rend le processus plus efficace pour toutes les parties prenantes.
0 % reduction
Réduire les coûts de reprise

Diminution des rapports renvoyés pour révision

Moins de notes de frais nécessitent des révisions, ce qui entraîne des économies substantielles en coûts opérationnels et en temps précédemment passé à corriger les erreurs et les resoumissions.

Les résultats varient en fonction de la complexité de votre processus de dépenses, des niveaux d'automatisation actuels et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une note de frais, servant d'identifiant de cas principal pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Cet ID est essentiel pour le suivi du cycle de vie complet d'une note de frais, permettant l'analyse des temps de cycle, des goulots d'étranglement et des écarts de processus.

Le nom d'un événement ou d'une tâche spécifique survenu au cours du cycle de vie de la note de frais.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est essentiel pour construire la carte de processus et comprendre la séquence des événements que chaque note de frais traverse.

L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Le timestamp est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les temps d'attente, qui sont cruciaux pour identifier les retards.

La valeur monétaire totale de la note de frais.

Pourquoi c'est important

Cet attribut permet une analyse financière, telle que l'identification des notes de frais de grande valeur qui peuvent nécessiter un examen plus minutieux ou avoir des délais d'approbation plus longs.

Le département de l'employé qui a soumis la note de frais.

Pourquoi c'est important

Permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différentes unités commerciales, aidant à identifier les problèmes ou tendances spécifiques aux départements.

L'utilisateur qui a effectué l'activité, comme le manager qui a approuvé le rapport.

Pourquoi c'est important

Identifie la personne spécifique responsable d'une action, permettant l'analyse de la charge de travail, le suivi des performances et l'identification des goulots d'étranglement au niveau individuel.

Le statut actuel de la note de frais dans son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu actuel de la position d'une note de frais dans le workflow, ce qui est essentiel pour les dashboards opérationnels et le suivi du statut.

Un indicateur booléen signalant si la note de frais a été marquée pour une violation de politique.

Pourquoi c'est important

Soutient directement le suivi de la conformité et aide à quantifier l'impact des violations de politique sur l'efficacité des processus et le retravail.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le lancement d'une note de frais par un employé. Le système capture cet événement lorsqu'un nouvel enregistrement de note de frais est généré, soit en tant que brouillon, soit avec des postes de dépenses initiaux ajoutés.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de début principal du processus. L'analyse du temps entre ce point et la soumission aide à comprendre le comportement des employés et les retards potentiels dans la déclaration des dépenses.

Cette activité se produit lorsque l'employé soumet formellement la note de frais complétée pour approbation. C'est une action clé initiée par l'utilisateur qui fait passer le statut du rapport de 'Brouillon' ou 'Ouvert' à 'En attente d'approbation'.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon majeur qui démarre officiellement le workflow d'approbation. Le temps entre la soumission et l'approbation finale est un composant critique du temps de cycle global.

Le manager de premier niveau a examiné la note de frais et l'a approuvée pour un traitement ultérieur. C'est un point de décision clé qui fait passer le rapport à l'étape suivante, généralement l'examen financier ou l'approbation automatique.

Pourquoi c'est important

Ce jalon achève l'étape d'approbation initiale. Il est essentiel pour suivre les temps de cycle d'approbation, la charge de travail du manager et le 'Taux d'approbation au premier passage'.

Un approbateur, qu'il s'agisse d'un manager ou du service financier, renvoie le rapport à l'employé pour correction. Cela diffère d'un rejet pur et simple et initie une boucle de retravail.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le principal indicateur de retravail. Le suivi de sa fréquence est essentiel pour le KPI 'Taux de retravail des notes de frais' et le dashboard 'Analyse des violations de politique et du retravail'.

Le service financier a terminé son examen et a donné son approbation finale pour la note de frais. C'est la dernière étape d'approbation avant le traitement du remboursement.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique qui autorise le paiement. C'est le point final pour mesurer le cycle d'approbation complet et le point de départ pour mesurer le KPI 'Délai d'exécution du remboursement'.

Cette activité marque le moment où le paiement est effectivement versé à l'employé. C'est l'étape finale du point de vue de l'employé et une fin réussie au processus.

Pourquoi c'est important

C'est le point d'arrivée de succès principal du processus. Il est requis pour calculer le 'Temps de cycle moyen de bout en bout' et les KPIs 'Délai d'exécution du remboursement', impactant directement la satisfaction des employés.

Représente la dernière étape où les données de dépenses sont enregistrées avec succès dans le grand livre général de l'entreprise ou le système ERP. Cela conclut le rapprochement financier de la note de frais.

Pourquoi c'est important

Cette activité confirme que le processus est terminé du point de vue de la comptabilité financière. Des retards entre le remboursement et l'enregistrement peuvent indiquer des problèmes d'intégration système ou de workflows comptables.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse vos journaux de transactions Brex pour visualiser le flux réel des notes de frais. Il identifie les goulots d'étranglement, révèle les écarts par rapport à la politique et cible les domaines tels que les cycles d'approbation longs ou les rejets fréquents. Ces insights vous permettent d'optimiser les workflows et de réduire les coûts de traitement.

Le Process Mining peut révéler les étapes exactes causant des retards dans les approbations et les remboursements, identifier les approbateurs avec de lourdes charges de travail et mettre en évidence une application incohérente des politiques. Il aide également à déterminer les causes profondes des taux de rejet élevés et des réacheminements inutiles, améliorant ainsi l'efficacité globale et la conformité.

Vous avez principalement besoin de données de journal d'événements qui comprennent un identifiant de cas, typiquement l'ID de la note de frais, un nom d'activité pour chaque étape, et un horodatage pour chaque occurrence d'activité. Ces données permettent à l'outil de Process Mining de reconstituer le parcours complet de chaque note de frais.

Vous pouvez vous attendre à des approbations de notes de frais accélérées, à un taux de rejet plus faible et à une application plus cohérente des politiques. Le Process Mining aide à optimiser les workflows, entraînant une réduction des coûts de traitement et une conformité renforcée aux audits. En fin de compte, cela offre un processus de gestion des dépenses plus efficace et transparent.

L'extraction des données de Brex implique généralement l'utilisation de ses fonctionnalités de reporting ou l'accès à son API pour obtenir des journaux détaillés des activités de notes de frais. Vous devrez identifier les champs correspondant à l'ID de la note de frais, au nom de l'activité et au timestamp pour chaque événement. La consultation de la documentation ou du support de Brex peut fournir des méthodes d'extraction spécifiques.

Des insights initiaux peuvent souvent être générés en quelques jours à quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Le temps implique principalement l'extraction, le nettoyage et le chargement des données dans un outil de Process Mining. L'analyse ultérieure et l'identification de recommandations exploitables suivront ensuite.

Bien qu'un logiciel de Process Mining spécialisé soit requis, aucune compétence approfondie en codage n'est généralement nécessaire pour l'analyse une fois les données préparées. La familiarité avec les concepts d'analyse de données et la compréhension de votre processus de dépenses Brex sont bénéfiques. Certains outils offrent des interfaces intuitives pour les utilisateurs métier.

Non, le Process Mining est une technique d'analyse non-invasive. Il fonctionne en analysant les exportations de données historiques de Brex, sans interférer avec votre système de gestion des dépenses en direct ni avec les activités des utilisateurs. L'analyse se déroule de manière indépendante, fournissant des informations sans perturber vos opérations.

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