Mejore su Gestión de Gastos
Optimice la Gestión de Gastos en Brex para Reembolsos más Rápidos
La gestión de gastos puede ocultar ineficiencias que provocan retrasos y riesgos de cumplimiento. Le ayudamos a identificar con precisión los cuellos de botella en sus flujos de trabajo de aprobación de gastos y le guiamos hacia mejoras prácticas. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir costos y aumentar la satisfacción de los empleados.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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Por qué es clave optimizar su proceso de gestión de gastos en Brex
La gestión de gastos es una función empresarial crítica que impacta directamente la salud financiera, la satisfacción de los empleados y el cumplimiento normativo. Incluso con plataformas avanzadas como Brex, que agilizan las tarjetas corporativas, los gastos y el pago de facturas, pueden surgir ineficiencias ocultas en sus flujos de trabajo de Gestión de Gastos. Las revisiones manuales, las demoras en las aprobaciones y la reelaboración frecuente pueden generar costos operativos significativos, frustrar a los empleados que esperan reembolsos y exponer a su organización a riesgos de cumplimiento. Comprender el flujo real de sus informes de gastos, desde su creación hasta la contabilidad final, es esencial para identificar estos problemas costosos.
Sin una visión clara y basada en datos, las organizaciones a menudo confían en evidencia anecdótica o informes estáticos, que solo muestran fragmentos del proceso general. Esto dificulta la identificación de las causas raíz de las demoras o incumplimientos de políticas. Un proceso ineficiente de Gestión de Gastos en Brex no solo sobrecarga a los equipos financieros con trabajo adicional, sino que también afecta el flujo de caja y puede disminuir la confianza entre los empleados. Optimizar la forma en que gestiona los gastos no se trata solo de reducir costos, sino de mejorar la experiencia general de los empleados y garantizar la precisión financiera.
Cómo el Process Mining impulsa la eficiencia en la gestión de gastos de Brex
El process mining ofrece un enfoque revolucionario para mejorar su Gestión de Gastos en Brex. En lugar de basarse en suposiciones, el process mining utiliza datos de registro de eventos, como registros de actividades realizadas dentro de Brex, para reconstruir el proceso real de principio a fin. Al analizar la secuencia y el tiempo de los eventos, como "Expense Report Created", "Manager Review Pending" y "Reimbursement Executed", usted obtiene una visibilidad sin precedentes de sus operaciones.
Esta potente capacidad analítica le permite identificar con precisión los cuellos de botella en sus flujos de trabajo de aprobación de gastos. Podrá ver exactamente dónde el recorrido de un informe de gastos se estanca consistentemente, ya sea un gerente específico, una categoría de gasto particular o una etapa como "Policy Check Performed". El process mining le ayuda a descubrir variaciones inesperadas del proceso, ciclos de reelaboración comunes donde los informes se devuelven repetidamente para su revisión y brechas de cumplimiento. Proporciona una respuesta basada en datos a la pregunta, "¿cómo mejorar la Gestión de Gastos?" al mostrarle el rendimiento y las variaciones reales, lo que permite esfuerzos de optimización de procesos dirigidos.
Áreas clave para mejorar el tiempo de ciclo de su gestión de gastos
La aplicación del process mining a sus datos de gastos de Brex revela numerosas oportunidades de mejora. Un enfoque principal es reducir el tiempo total del ciclo del informe de gastos, desde la presentación hasta el reembolso. Al visualizar las rutas reales que toman los informes de gastos, puede descubrir ineficiencias comunes, como:
- Cuellos de Botella en la Aprobación: Identifique a personas o departamentos específicos que causan constantemente demoras en los pasos de aprobación del gerente o de finanzas. Comprender estos cuellos de botella es clave para reducir el tiempo de ciclo general.
- Reelaboración y Revisiones: Analice las instancias en las que los informes de gastos se devuelven con frecuencia para su revisión, como de "Finance Rejected" a "Expense Report Sent Back for Revision". Esto ayuda a identificar errores comunes, información faltante o problemas de cumplimiento de políticas.
- Cumplimiento de Políticas: Detecte desviaciones de los flujos de aprobación estándar o instancias en las que las revisiones de políticas se eluden o se retrasan, lo que garantiza una mejor adherencia y preparación para auditorías.
- Oportunidades de Automatización: Identifique pasos manuales que son candidatos para la automatización dentro o fuera de Brex, agilizando aún más el proceso y reduciendo el error humano.
Al centrarse en estas áreas, puede influir directamente en cómo reducir el tiempo de ciclo de la Gestión de Gastos, haciendo que el proceso sea más fluido y predecible para todos los involucrados.
Resultados esperados de sus esfuerzos de optimización de procesos
La optimización de su proceso de Gestión de Gastos en Brex a través del process mining genera beneficios significativos y medibles. Puede esperar ver:
- Reducción del Tiempo de Ciclo de Reembolso: Acelere el tiempo que tardan los empleados en obtener el reembolso, mejorando la satisfacción y reduciendo las consultas al equipo financiero.
- Menores Costos Operativos: Minimice el tiempo y los recursos dedicados a gestionar, aprobar y auditar informes de gastos, lo que permite a los equipos financieros centrarse en tareas de mayor valor.
- Mejora del Cumplimiento: Garantice la adherencia consistente a las políticas de gastos de la empresa y a los requisitos reglamentarios, reduciendo los riesgos financieros y mejorando los resultados de las auditorías.
- Mayor Satisfacción del Empleado: Un proceso de gastos más rápido, transparente y predecible mejora significativamente la experiencia del empleado, fomentando una mayor confianza y moral.
- Mejora en la Gestión del Flujo de Caja: Una mayor visibilidad de los próximos reembolsos y un procesamiento agilizado pueden conducir a una planificación del flujo de caja más predecible.
Estos resultados tangibles demuestran el valor empresarial directo de comprender y mejorar sus flujos de trabajo de gastos, yendo más allá del mero seguimiento de los gastos para optimizar proactivamente todo el proceso.
Comenzando con la optimización de la gestión de gastos en Brex
Emprender el camino para optimizar su Gestión de Gastos en Brex es más accesible de lo que cree. Al aprovechar el process mining, usted transforma los datos brutos en información procesable, proporcionando una hoja de ruta clara para las mejoras. Este enfoque basado en datos elimina las conjeturas, permitiéndole tomar decisiones informadas que conducen a resultados tangibles, beneficiando a sus empleados, a su equipo financiero y a sus resultados finales. Dé el primer paso hacia un sistema de gestión de gastos más eficiente, cumplido y amigable para el empleado hoy mismo.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Gastos
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Qué hacer
Obtenga la plantilla de Excel preformateada diseñada para datos de gestión de gastos. Esto asegura que sus datos de Brex estén estructurados correctamente para el análisis.
Por qué es importante
Una estructura de datos estandarizada es crucial para un análisis de procesos preciso y eficiente, sentando las bases para obtener información fiable.
Resultado esperado
Una plantilla de Excel lista para rellenar para sus datos de gastos de Brex.
SUS DESCUBRIMIENTOS
Descubra los Secretos del Flujo de Gastos de Brex para Reembolsos Rápidos
- Visualice las rutas reales de aprobación de gastos de Brex
- Identifique cuellos de botella y retrasos exactos en el flujo de trabajo
- Identifique las presentaciones de gastos no conformes
- Optimice para reembolsos más rápidos y menores costos
RESULTADOS TÍPICOS
Lo que Logran las Organizaciones en la Gestión de Gastos
Al aprovechar el process mining en sus datos de gastos de Brex, las organizaciones obtienen información clara sobre los patrones de gasto, identifican cuellos de botella y detectan oportunidades para agilizar los flujos de trabajo. Estos conocimientos conducen a mejoras significativas en la eficiencia, el control de costos y el cumplimiento de las políticas.
Reducción en el tiempo de procesamiento de principio a fin
Los empleados reciben sus reembolsos mucho más rápido, lo que mejora la satisfacción y reduce la tensión financiera. Esto se logra identificando y eliminando cuellos de botella en las etapas de aprobación y pago.
Disminución de informes no conformes o erróneos
Se rechazan menos informes de gastos, lo que ahorra tiempo tanto a empleados como a aprobadores al reducir la reelaboración y garantizar que los envíos cumplan con las directrices de la política desde el principio.
Menos infracciones de política detectadas
La proporción de informes de gastos que violan la política de la empresa disminuye significativamente, fortaleciendo los controles internos y asegurando una mejor gobernanza financiera. Esto mejora el cumplimiento general y reduce el riesgo.
Flujos de trabajo de aprobación simplificados
Los procesos de aprobación se vuelven menos complejos, eliminando pasos innecesarios y reduciendo el tiempo promedio que los gerentes dedican a revisar los informes. Esto hace que el proceso sea más eficiente para todos los involucrados.
Disminución de informes devueltos para revisión
Menos informes de gastos requieren revisiones, lo que genera ahorros sustanciales en costos operativos y tiempo previamente dedicado a corregir errores y reenvíos.
Los resultados varían según la complejidad de su proceso de gastos, los niveles actuales de automatización y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
La minería de procesos analiza sus registros de transacciones de Brex para visualizar el flujo real de los informes de gastos. Identifica cuellos de botella, descubre desviaciones de la política y señala áreas como ciclos de aprobación largos o rechazos frecuentes. Esta información le permite optimizar los flujos de trabajo y reducir los costos de procesamiento.
La minería de procesos puede revelar los pasos exactos que causan retrasos en las aprobaciones y los reembolsos, identificar a los aprobadores con cargas de trabajo pesadas y destacar la aplicación inconsistente de políticas. También ayuda a identificar las causas raíz de las altas tasas de rechazo y el reenvío innecesario, mejorando la eficiencia general y el cumplimiento.
Principalmente, necesita datos de registro de eventos que incluyan un identificador de caso, normalmente el ID del Informe de Gastos, un nombre de actividad para cada paso y un timestamp de cuándo ocurrió cada actividad. Estos datos permiten a la herramienta de Process Mining reconstruir el recorrido completo de cada informe de gastos.
Puede esperar aprobaciones de informes de gastos aceleradas, una tasa de rechazo menor y una aplicación de políticas más consistente. Process Mining ayuda a optimizar los flujos de trabajo, lo que se traduce en una reducción de los costos de procesamiento y una mayor preparación para el cumplimiento de auditorías. En última instancia, ofrece un proceso de gestión de gastos más eficiente y transparente.
La extracción de datos de Brex suele implicar la utilización de sus funciones de informes o el acceso a la API para obtener registros detallados de las actividades de los informes de gastos. Deberá identificar los campos correspondientes al ID del informe de gastos, el nombre de la actividad y la marca de tiempo para cada evento. Consultar la documentación o el soporte de Brex puede proporcionar métodos de extracción específicos.
Los conocimientos iniciales a menudo se pueden generar en unos pocos días o semanas, dependiendo de la disponibilidad y complejidad de los datos. El tiempo implica principalmente la extracción, limpieza y carga de datos en una herramienta de process mining. Posteriormente, se realizarán el análisis y la identificación de recomendaciones procesables.
Si bien se requiere software especializado de minería de procesos, no se necesitan habilidades de codificación profundas para el análisis una vez que los datos están preparados. La familiaridad con los conceptos de análisis de datos y la comprensión de su proceso de gastos de Brex son beneficiosas. Algunas herramientas ofrecen interfaces intuitivas para usuarios de negocios.
No, la minería de procesos es una técnica analítica no invasiva. Funciona analizando exportaciones de datos históricos de Brex, por lo que no interfiere con su sistema de gestión de gastos en vivo ni con las actividades de los usuarios en curso. El análisis se realiza de forma independiente, proporcionando información sin interrupción operativa.
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