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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat

Optimisez vos bons de commande P2P dans SAP grâce à notre guide en 6 étapes.
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Améliorez votre processus `Purchase to Pay` - Commande d'achat
Défis (12) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le cycle de vie des bons de commande dans SAP S/4HANA

Des processus de commande d'achat complexes entraînent souvent des retards importants et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à découvrir les goulots d'étranglement cachés et les inefficacités au sein du cycle de vie de votre commande d'achat. Vous pouvez évaluer avec précision les délais de livraison des fournisseurs et identifier les domaines à rationaliser les opérations, transformant ainsi l'efficacité de vos achats.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus Achats-Paiements - Commande d'achat ?

Un processus Achats-Paiements (P2P) efficace est essentiel pour toute organisation, et au cœur de celui-ci se trouve le cycle de vie de la Commande d'achat (PO). Dans SAP S/4HANA, la gestion de ces Commandes d'achat peut s'avérer complexe. Même avec un système robuste et intégré, des inefficacités cachées peuvent entraîner d'importantes fuites financières, des retards opérationnels et des risques de non-conformité. Des approbations de Commandes d'achat tardives, des délais de livraison fournisseurs prolongés ou des erreurs dans la réception des marchandises peuvent se propager à l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, affectant les plannings de production, les niveaux de stock et, en fin de compte, la satisfaction client. Comprendre le véritable déroulement de vos Commandes d'achat, de la création à la finalisation, est primordial pour maintenir une trésorerie saine et une agilité opérationnelle. L'optimisation de ce processus clé se traduit directement par des économies de coûts, des relations fournisseurs améliorées et une entreprise plus réactive.

Comment le Process Mining optimise le cycle de vie de vos Commandes d'achat dans SAP S/4HANA

Le Process Mining offre une capacité inégalée pour visualiser et analyser l'exécution réelle de votre processus Achats-Paiements - Commande d'achat au sein de SAP S/4HANA. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des rapports agrégés, le Process Mining reconstitue chaque étape du parcours de chaque Commande d'achat en utilisant les données d'événements de votre système, telles que les tables BKPF, BSEG et ACDOCA. Cette perspective unique vous permet de visualiser le flux de processus réel, en identifiant toutes les variantes, les déviations et les boucles de retravail qui entravent l'efficacité. Par exemple, vous pouvez identifier précisément où les demandes d'achat restent bloquées dans la file d'attente d'approbation, ou quelles Commandes d'achat spécifiques subissent de multiples modifications après avoir été envoyées au fournisseur. En suivant précisément des événements comme « Demande d'achat créée », « Commande d'achat approuvée » et « Réception de marchandises enregistrée », le Process Mining vous aide à découvrir les causes profondes des goulots d'étranglement et des cycles longs, fournissant des informations factuelles et basées sur les données concernant vos opérations d'approvisionnement.

Domaines clés d'amélioration du processus Commande d'achat et de réduction des goulots d'étranglement

Avec le Process Mining, plusieurs domaines critiques de votre processus Achats-Paiements - Commande d'achat deviennent des cibles claires d'amélioration. Vous pouvez identifier les fournisseurs dont les délais de livraison dépassent constamment les accords, entraînant des retards de réception des marchandises. L'analyse révèle souvent des inefficacités dans les workflows d'approbation, mettant en évidence les cas où les Commandes d'achat stagnent en attente d'autorisation, ou où des approbations multiples et redondantes se produisent. De plus, le Process Mining peut exposer des taux élevés de modifications des Commandes d'achat, indiquant des problèmes potentiels avec la précision initiale de la demande, des données de base incomplètes ou une mauvaise communication avec les fournisseurs. Comprendre la fréquence et l'impact des événements « Marchandises retournées » peut également révéler des problèmes de contrôle qualité ou des livraisons incorrectes. En vous concentrant sur ces résultats concrets, vous obtenez des informations exploitables pour affiner vos politiques d'achat, optimiser la sélection des fournisseurs, améliorer la qualité des données de base et rationaliser les processus d'approbation internes. Cette analyse détaillée vous aide à réduire significativement le temps de cycle du processus Achats-Paiements - Commande d'achat.

Atteindre des résultats mesurables et une conformité renforcée

Les informations obtenues grâce au Process Mining de votre processus Achats-Paiements - Commande d'achat dans SAP S/4HANA se traduisent par des avantages tangibles. Vous pouvez vous attendre à une réduction notable du temps de cycle des Commandes d'achat, de la demande à la réception des marchandises, ce qui entraîne une exécution plus rapide et une meilleure réactivité opérationnelle. Cette optimisation contribue directement à la réduction des coûts d'approvisionnement en diminuant l'effort manuel, en minimisant les frais d'accélération et en améliorant l'utilisation des escomptes de caisse. Une conformité renforcée devient réalisable en identifiant et en éliminant les déviations de processus, garantissant que toutes les Commandes d'achat respectent les politiques établies et les exigences réglementaires. De plus, une compréhension plus claire de votre processus permet une gestion plus efficace des fournisseurs, favorisant des relations plus solides et de meilleurs niveaux de service. En fin de compte, l'optimisation du cycle de vie de vos Commandes d'achat renforce la santé financière et les capacités d'approvisionnement stratégique de votre organisation.

Commencez votre parcours d'optimisation des Achats-Paiements - Commandes d'achat dès aujourd'hui

S'engager sur la voie de l'optimisation de votre processus Achats-Paiements - Commande d'achat dans SAP S/4HANA ne nécessite pas d'expertise technique approfondie ni de développement personnalisé étendu. Ce guide et les outils qui l'accompagnent sont conçus pour vous fournir les connaissances et la méthodologie nécessaires pour commencer à détecter les inefficacités cachées dès aujourd'hui. En exploitant la puissance du Process Mining, vous pouvez dépasser les preuves anecdotiques et prendre des décisions éclairées, basées sur les données, qui mènent à des améliorations durables. Commencez à transformer vos opérations d'approvisionnement en obtenant une transparence sans précédent sur chaque Commande d'achat, garantissant ainsi l'efficacité, la conformité et la rentabilité au sein de votre organisation.

Achat au paiement - Bon de commande Demande d'achat Réception des marchandises Efficacité des achats Délais de livraison des fournisseurs Gestion des commandes Analyse de Conformité Service des approvisionnements Responsable des achats Optimisation de la Chaîne d'Approvisionnement

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans l'approbation des commandes d'achat peuvent paralyser des activités d'approvisionnement critiques, entraînant des délais manqués pour les marchandises ou les services et potentiellement impactant les calendriers de production ou de projet. Ce processus d'approbation lent dans le processus Achats-Paiements - Commande d'achat entraîne souvent des coûts plus élevés dus à des commandes urgentes ou à des frais d'accélération.
ProcessMind analyse les journaux d'événements de SAP S/4HANA pour identifier les goulots d'étranglement exacts dans la chaîne d'approbation, en identifiant les étapes ou les approbateurs qui causent les retards les plus importants. En visualisant ces chemins, les organisations peuvent rationaliser le workflow d'approbation des commandes d'achat, réduisant les temps de cycle et améliorant l'efficacité.

Les modifications constantes des commandes d'achat après leur création initiale introduisent des retravaux, des erreurs et des inefficacités importants dans le processus Achats-Paiements - Commande d'achat. Chaque modification nécessite une nouvelle approbation et une nouvelle communication, consommant des ressources précieuses et prolongeant le temps global d'exécution des commandes au sein de SAP S/4HANA.
ProcessMind cartographie chaque événement de modification au sein du cycle de vie de la commande d'achat, révélant les schémas et les causes profondes tels que des spécifications peu claires ou une planification de la demande incohérente. Cette information aide à optimiser les processus en amont, minimisant le retravail et améliorant la précision de la gestion des commandes d'achat.

Un décalage important entre l'enregistrement de la réception des marchandises et la clôture finale de la commande d'achat peut entraîner des écarts dans les enregistrements de stock, des retards de paiement des fournisseurs et une visibilité incomplète du véritable statut d'une commande. Cela a souvent un impact sur les processus de comptabilité et de rapprochement en aval dans SAP S/4HANA.
ProcessMind fournit une chronologie claire des événements pour chaque commande d'achat, mettant en évidence la durée exacte entre la réception des marchandises et les activités de clôture ultérieures. Cela permet aux équipes d'identifier les lacunes du processus et de mettre en œuvre des mesures pour synchroniser plus efficacement les étapes du processus Achats-Paiements - Commande d'achat.

Sans une vue claire et complète de l'ensemble du cycle de vie des bons de commande, les organisations peinent à identifier où se produisent les retards, qui est responsable ou pourquoi certaines déviations surviennent. Ce manque de transparence dans le processus Purchase to Pay - Bon de Commande dans SAP S/4HANA entrave une gestion efficace et les efforts d'amélioration continue.
ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque bon de commande, de sa création à son achèvement, en visualisant tous les chemins et activités. Cela offre une transparence inégalée, permettant aux parties prenantes de suivre les performances, de comprendre les flux complexes et de prendre des décisions basées sur les données pour optimiser les achats.

Les déviations par rapport aux procédures standard des commandes d'achat dans différents départements ou régions entraînent des niveaux de service incohérents, des risques de conformité et une augmentation des coûts opérationnels. Ce manque de standardisation rend difficile la mise à l'échelle des pratiques efficaces ou l'application de la gouvernance au sein des opérations Achats-Paiements - Commande d'achat dans SAP S/4HANA.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles des processus de commande d'achat, en les comparant aux modèles standard définis. Cela aide à identifier où et pourquoi les chemins non standard se produisent, permettant aux organisations de favoriser l'harmonisation des processus et d'assurer une exécution cohérente.

Les approbations bloquées des demandes d'achat créent des goulots d'étranglement en amont, empêchant la création en temps voulu des bons de commande et retardant finalement l'acquisition des biens ou services nécessaires. Ce délai initial peut se propager à l'ensemble du processus Purchase to Pay - Bon de Commande, impactant les délais de projet et la continuité opérationnelle dans SAP S/4HANA.
ProcessMind identifie les points où les demandes d'achat sont bloquées, révélant les étapes spécifiques ou les approbateurs responsables des retards. En analysant ces transferts critiques, les organisations peuvent optimiser le flux de travail d'approbation des demandes, accélérant le démarrage du cycle d'approvisionnement.

Les cas où des biens ou services sont acquis en dehors des processus de commande d'achat établis, souvent appelés achats sauvages, entraînent une perte de remises négociées, des risques de conformité et un manque de contrôle des dépenses. Ce contournement des workflows standard Achats-Paiements - Commande d'achat impacte l'intégrité financière dans SAP S/4HANA.
ProcessMind identifie les commandes d'achat ou même les réceptions de marchandises qui ne suivent pas les chemins d'approbation prescrits ou contournent la séquence formelle de la demande à la commande. Cela permet la détection des comportements d'achat non conformes et renforce la gouvernance.

Des délais de livraison incohérents ou prolongés de la part des fournisseurs pour les commandes d'achat rendent la planification des stocks difficile, pouvant entraîner des ruptures de stock ou des excédents. Cette variabilité a un impact direct sur l'efficacité opérationnelle et la satisfaction client au sein du processus Achats-Paiements - Commande d'achat.
ProcessMind analyse le temps réel écoulé entre la création de la commande d'achat (ou l'envoi au fournisseur) et la réception des marchandises, ventilé par fournisseur. Cette information aide les équipes d'approvisionnement à évaluer la performance des fournisseurs, à négocier de meilleures conditions et à améliorer la prévisibilité de la chaîne d'approvisionnement.

Un grand nombre de modifications apportées aux Commandes d'achat après leur approbation indique des problèmes potentiels liés à la planification initiale de la demande, à la clarté des spécifications ou à la communication. Cela crée une charge administrative importante et peut entraîner des retards dans le processus Achats-Paiements - Commande d'achat dans SAP S/4HANA.
ProcessMind visualise la fréquence et la nature des modifications des Commandes d'achat post-approbation, en les reliant à des attributs spécifiques tels que le demandeur ou la catégorie d'achat. Ces données aident à identifier les problèmes systémiques et à améliorer la précision de l'élaboration initiale des Commandes d'achat.

Certaines étapes du processus Achats-Paiements - Commande d'achat peuvent consommer des ressources humaines ou système démesurément élevées, sans apporter une valeur équivalente, entraînant une augmentation des coûts opérationnels et une réduction de la productivité. Cette inefficacité peut se manifester dans SAP S/4HANA par des goulots d'étranglement ou une gestion manuelle excessive.
ProcessMind identifie les activités qui sont effectuées trop fréquemment, prennent trop de temps ou impliquent des transferts excessifs, suggérant des opportunités de réaffecter les ressources ou d'automatiser les étapes. En optimisant ces activités de commande d'achat gourmandes en ressources, les organisations peuvent atteindre une plus grande efficacité.

Lorsque les confirmations de services pour les bons de commande ne sont pas saisies rapidement dans SAP S/4HANA, cela peut retarder les étapes ultérieures comme le traitement des factures et les paiements aux fournisseurs. Ce décalage affecte la gestion des flux de trésorerie et les relations avec les fournisseurs, créant des frictions dans le cycle Purchase to Pay - Bon de Commande.
ProcessMind suit le temps écoulé entre la date d'achèvement estimée du service (si disponible) ou l'achèvement du bon de commande et l'activité réelle de "Confirmation de services saisie". Cette analyse aide à identifier les raisons des retards et à améliorer la rapidité des confirmations de services.

Un modèle cohérent de retours de marchandises indique des problèmes sous-jacents tels que des commandes incorrectes, des problèmes de qualité avec les fournisseurs ou des processus de réception des marchandises imprécis. Cela entraîne une augmentation des coûts, du retravail et de l'insatisfaction au sein du processus Achats-Paiements - Commande d'achat dans SAP S/4HANA.
ProcessMind peut mettre en évidence les Commandes d'achat qui impliquent fréquemment des activités de « Marchandises retournées », en les corrélant avec des fournisseurs, des catégories de produits ou des lieux de livraison spécifiques. Cette information aide à identifier les problèmes systémiques et à améliorer la sélection des fournisseurs ou les contrôles de qualité internes.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les cycles d'approbation longs ont un impact direct sur l'efficacité opérationnelle, retardant les achats critiques, affectant les délais de projet et mettant à rude épreuve les relations avec les fournisseurs. Simplifier ce processus signifie une acquisition plus rapide des biens et services nécessaires, améliorant ainsi la réactivité globale de l'entreprise et l'efficacité des coûts. Cela réduit également le temps passé par les employés à courir après les approbations.
ProcessMind analyse l'intégralité du flux de travail d'approbation des bons de commande dans SAP S/4HANA, identifiant les goulots d'étranglement et analysant la durée de chaque étape d'approbation. Il met en évidence les écarts par rapport aux parcours standard et identifie les approbateurs ou les conditions spécifiques qui causent des retards, permettant une réingénierie ou une automatisation ciblée des processus pour accélérer le débit.

Des chemins de traitement incohérents pour les commandes d'achat entraînent souvent des erreurs, des risques de conformité et des performances variables entre les départements. L'établissement de workflows standardisés garantit l'adhésion aux meilleures pratiques, améliore la qualité des données et offre une expérience d'approvisionnement prévisible et efficace, réduisant ainsi les risques opérationnels.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles des processus de commande d'achat au sein de SAP S/4HANA, en les comparant aux modèles idéaux. Il visualise les déviations non autorisées et met en évidence où les procédures non standard se produisent, permettant l'application de processus unifiés et conduisant à des opérations plus cohérentes, conformes et efficaces.

Les dépenses sauvages, ou achats effectués en dehors des canaux d'approvisionnement établis, sapent les contrats négociés, gonflent les coûts et contournent les contrôles internes critiques. L'élimination de ces incidents garantit une conformité totale avec les politiques d'achat et maximise la valeur tirée des accords fournisseurs. Cela a un impact direct sur le résultat net.
ProcessMind retrace le cycle de vie de chaque bon de commande pour détecter les cas où les achats contournent les étapes d'approbation essentielles ou sont créés sans demande d'achat préalable dans SAP S/4HANA. Il découvre les schémas de comportement non conformes, permettant aux organisations de renforcer les contrôles et d'adresser les causes profondes des dépenses sauvages.

Un manque de visibilité claire et de bout en bout sur le cycle de vie de la Commande d'achat entrave la gestion proactive, rend difficile la fourniture de mises à jour de statut précises et retarde la résolution des problèmes. Une visibilité améliorée offre aux parties prenantes des informations en temps réel, favorisant une meilleure prise de décision et un contrôle opérationnel de la demande à la réception.
ProcessMind reconstitue le cycle de vie complet de chaque Commande d'achat depuis SAP S/4HANA, fournissant une carte visuelle transparente de chaque activité et transition. Cela permet aux utilisateurs d'identifier les retards cachés, les chemins de traitement obscurs et de comprendre précisément où en est une commande à tout moment, améliorant considérablement la transparence.

Les modifications fréquentes des commandes d'achat après leur approbation introduisent du retravail, allongent les délais et peuvent entraîner des malentendus ou des litiges avec les fournisseurs. La réduction de ces modifications améliore la stabilité du processus, économise l'effort administratif et renforce les relations avec les fournisseurs grâce à une communication claire et cohérente.
ProcessMind analyse les données historiques des commandes d'achat pour identifier les déclencheurs et la fréquence des modifications post-approbation. Il aide à cerner les raisons courantes, telles que des demandes initiales incomplètes, des erreurs de spécification ou une mauvaise communication, permettant des améliorations ciblées dans les processus en amont ou la formation des utilisateurs au sein de SAP S/4HANA.

Les délais de livraison imprévisibles des fournisseurs perturbent les plannings de production, entraînent des niveaux de stock sous-optimaux et peuvent, à terme, impacter la satisfaction client. Améliorer la prévisibilité permet une planification plus précise, une meilleure gestion des stocks et une exécution plus fiable des demandes internes et externes.
ProcessMind surveille et analyse les délais de livraison réels des fournisseurs pour les bons de commande par rapport aux termes contractuels et aux données historiques. Il identifie les fournisseurs dont les livraisons sont constamment en retard ou les retards de processus internes affectant la réception, fournissant des informations basées sur les données pour améliorer la sélection des fournisseurs et la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement.

Les lenteurs d'approbation des demandes d'achat retardent l'ensemble du cycle d'approvisionnement, repoussant le début du processus de bon de commande et ayant un impact sur les délais de projet ou la préparation opérationnelle. Accélérer cette étape initiale assure une réponse plus rapide aux besoins organisationnels et améliore la livraison globale des projets.
ProcessMind offre une vue détaillée de tous les chemins d'approbation des demandes d'achat dans SAP S/4HANA. Il met en évidence les demandes en attente, identifie les étapes d'approbation spécifiques ou les individus causant des retards, et découvre les opportunités de rationaliser le workflow d'approbation par l'automatisation ou la réaffectation.

Une déconnexion entre la réception physique des marchandises et la clôture administrative d'une Commande d'achat peut entraîner des engagements ouverts, des enregistrements de stock inexacts et un rapprochement financier retardé. L'établissement de la synchronisation garantit une tenue de registres rapide et précise, améliorant la transparence financière et la justesse opérationnelle.
ProcessMind identifie les cas où les marchandises sont reçues mais la Commande d'achat reste ouverte, ou inversement, où une PO est clôturée prématurément avant que tous les articles ne soient confirmés reçus dans SAP S/4HANA. Cette analyse révèle des lacunes de processus et des opportunités d'automatisation ou d'amélioration de la communication entre les départements.

Une utilisation inefficace des ressources humaines et système dans la gestion des commandes d'achat peut entraîner une augmentation des coûts opérationnels, l'épuisement professionnel des employés et une réduction du débit. L'optimisation de l'allocation garantit que les ressources sont utilisées efficacement, améliorant la productivité et réduisant les dépenses inutiles.
ProcessMind fournit des informations sur la répartition de la charge de travail entre les différentes activités de commande d'achat. Il identifie les goulots d'étranglement où les ressources sont surchargées et met en évidence les zones où les ressources pourraient être sous-utilisées, permettant une réallocation stratégique pour améliorer l'efficacité et réduire les temps de traitement.

Les retards dans la confirmation des services reçus peuvent bloquer les paiements des fournisseurs, impacter la gestion de la trésorerie et entraver le suivi précis des coûts de projet. L'accélération de ce processus garantit un paiement rapide aux fournisseurs et maintient des registres financiers précis, favorisant des relations fournisseurs plus solides.
ProcessMind analyse le temps écoulé entre la livraison effective d'un service et l'enregistrement de sa confirmation dans SAP S/4HANA. Il identifie les étapes de processus spécifiques, les départements ou les individus qui contribuent à des retards injustifiés, permettant des interventions ciblées pour accélérer le processus de confirmation.

Des taux élevés de retours de marchandises entraînent des augmentations significatives des coûts logistiques, du retravail administratif et une insatisfaction potentielle des demandeurs internes et des fournisseurs externes. La minimisation des retours améliore l'efficacité, réduit le gaspillage et renforce la qualité globale des résultats des achats.
ProcessMind aide à identifier les commandes d'achat, les fournisseurs ou les conditions spécifiques qui conduisent fréquemment à des retours de marchandises. En analysant l'intégralité du cycle de vie de la commande d'achat dans SAP S/4HANA, il permet une analyse des causes profondes pour découvrir les problèmes liés à la précision de la commande, au contrôle qualité ou à la performance des fournisseurs, permettant des actions correctives.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour l'Achat au Paiement - Commande d'achat

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Exportez vos données
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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécialisé conçu pour les données des bons de commande du processus Purchase to Pay. Ce modèle garantit que vos données SAP S/4HANA sont correctement structurées pour l'analyse.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle rationalise la préparation des données, prévenant les erreurs courantes et accélérant votre parcours vers des informations. Il assure la compatibilité des données pour une utilisation immédiate.

Résultat attendu

Un modèle Excel préformaté, prêt à être rempli avec vos données de processus de commande d'achat SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez l'efficacité des bons de commande P2P dans SAP S/4HANA

ProcessMind révèle le véritable flux de vos bons de commande, mettant en évidence les inefficacités et les opportunités d'optimisation. Obtenez une compréhension claire et visuelle de votre processus P2P.
  • Visualisez le flux de votre processus de bon de commande
  • Identifier les goulots d'étranglement cachés et les boucles de retravail
  • Évaluer les délais de livraison des fournisseurs et leur conformité
  • Rationaliser les opérations pour un cycle de bon de commande plus rapide
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Réaliser une valeur tangible dans la gestion des bons de commande

En exploitant le process mining sur vos données de commande d'achat SAP S/4HANA, les organisations découvrent les inefficacités et les goulots d'étranglement cachés, ce qui conduit à des améliorations opérationnelles significatives et des économies de coûts.

0 % faster
Approbations de commandes d'achat plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez les workflows et éliminez les goulots d'étranglement pour réduire considérablement le temps nécessaire à l'approbation des bons de commande, accélérant ainsi le cycle d'approvisionnement.
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Dépenses sauvages réduites

Diminution des dépenses non conformes

Identifier et éliminer les achats effectués en dehors des canaux approuvés, garantissant que toutes les dépenses respectent les politiques de l'entreprise et améliorent le contrôle financier.
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Traitement direct plus élevé.

Augmentation du traitement automatisé

Augmenter le pourcentage de commandes d'achat qui s'exécutent de bout en bout sans intervention manuelle ni retravail, améliorant l'efficacité et réduisant les coûts opérationnels.
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Moins de `modifications` après `approbation`

Diminution des modifications de commandes d'achat

Identifiez les causes profondes des modifications apportées après l'approbation des bons de commande, ce qui permet des commandes initiales plus précises et moins de retouches administratives.
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Livraison à temps améliorée

Meilleure performance des fournisseurs

Obtenez des informations sur la fiabilité de livraison des fournisseurs en analysant les dates de livraison réelles par rapport aux dates demandées, permettant une meilleure gestion des fournisseurs et une meilleure prévisibilité.

Les résultats varient en fonction de la complexité de votre processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations de Purchase to Pay.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique du bon de commande (PO), servant d'identifiant de cas principal pour le suivi du cycle de vie des achats.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour connecter tous les événements d'approvisionnement en un processus unique de bout en bout, permettant une analyse détaillée du cycle de vie de chaque bon de commande.

Le nom de l'événement ou de l'étape métier qui s'est produit dans le processus de bon de commande.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de bout en bout, l'analyse des variantes et l'identification des goulots d'étranglement.

Le timestamp indiquant quand l'activité a eu lieu.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les métriques de performance, y compris les temps de cycle, les délais et les temps d'attente.

L'identifiant unique du fournisseur ou du vendeur qui fournit les biens ou les services.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse axée sur les fournisseurs, aidant à évaluer les performances, à identifier les fournisseurs performants et moins performants, et à optimiser la chaîne d'approvisionnement.

L'identifiant de l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique.

Pourquoi c'est important

Assure la responsabilisation et permet l'analyse des performances au niveau individuel ou d'équipe, aidant à identifier les opportunités de formation ou les contraintes de ressources.

La valeur totale du bon de commande, hors taxes et frais de transport.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse financière, aidant à segmenter les commandes d'achat par valeur et à prioriser les efforts d'amélioration des processus sur les zones à fortes dépenses.

L'identifiant de la demande d'achat (DA) qui a initié le bon de commande.

Pourquoi c'est important

Relie la commande d'achat à la demande initiale, permettant une analyse de processus de bout en bout et l'identification des dépenses sauvages non conformes.

La date à laquelle l'entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou services.

Pourquoi c'est important

Sert de référence pour mesurer la performance de livraison à temps des fournisseurs, un KPI critique pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la planification opérationnelle.

Une classification qui distingue différents types de commandes d'achat, tels que les commandes d'achat standard, les commandes d'achat de services ou les commandes de transfert de stock.

Pourquoi c'est important

Il catégorise les bons de commande, permettant de comparer différents processus d'approvisionnement et d'expliquer les variations dans les flux de processus et les temps de cycle.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la demande formelle de biens ou de services, initiant le processus d'approvisionnement. L'événement est explicitement capturé lorsqu'un utilisateur enregistre un nouveau document de demande d'achat (par exemple, en utilisant la transaction ME51N).

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ principal pour de nombreux cycles de vie des bons de commande. L'analyse du temps entre cet événement et la création du bon de commande aide à identifier les retards dans l'approvisionnement et le traitement interne.

Représente l'approbation formelle d'une demande d'achat par un responsable ou un approbateur désigné. Ceci est généralement déduit d'un changement de statut dans le document de demande, signifiant qu'il est prêt à être converti en bon de commande.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique pour le suivi des temps de cycle d'approbation et l'identification des goulots d'étranglement. Les retards ici ont un impact direct sur la rapidité avec laquelle un bon de commande peut être créé et envoyé à un fournisseur.

Marque la création du document officiel de bon de commande, qui peut être créé avec ou sans référence à une demande d'achat. Il s'agit d'un événement explicite enregistré lorsque le document de bon de commande est sauvegardé pour la première fois dans le système.

Pourquoi c'est important

Cette activité peut servir de point de départ alternatif pour le processus, en particulier pour l'analyse des achats sauvages. C'est un événement fondamental pour le suivi du temps global de traitement des bons de commande.

Signifie que le bon de commande a reçu toutes les approbations internes nécessaires et est autorisé à être envoyé au fournisseur. L'événement est déduit d'un changement de statut dans la stratégie de déblocage du bon de commande.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon clé pour mesurer l'efficacité de l'approbation et le travail de reprise post-approbation. L'analyse du temps entre la création et l'approbation d'un bon de commande met en évidence les retards de processus internes.

Représente la réception physique des marchandises du fournisseur et l'enregistrement correspondant dans le système. Il s'agit d'une transaction explicite qui met à jour l'historique des bons de commande.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon majeur qui met fin au délai de livraison du fournisseur et débute le processus interne de vérification des factures. Il est essentiel pour suivre les taux de livraison à temps.

Représente la saisie de la facture d'un fournisseur dans le système SAP, la liant au bon de commande correspondant. Il s'agit d'une imputation financière explicite qui crée un document comptable.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique qui relie le processus d'approvisionnement au processus de comptabilité fournisseurs. Il permet l'analyse du temps entre la réception des marchandises et le traitement des factures.

Cette activité signifie qu'un poste de bon de commande est considéré comme clôturé d'un point de vue logistique. Elle est déduite lorsque les indicateurs 'Livraison Complète' et 'Facture Finale' sont tous deux définis.

Pourquoi c'est important

Ceci sert de point final à l'analyse du cycle de vie du bon de commande. Mesurer le temps jusqu'à cet événement fournit le temps de cycle de bout en bout pour les opérations d'approvisionnement.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de votre processus P2P - Bon de Commande, révélant les goulots d'étranglement tels que les cycles d'approbation longs et le travail de reprise dû à des modifications répétées des bons de commande. Il met en évidence les écarts par rapport aux chemins standard, vous aidant à comprendre où se produisent les inefficacités et la non-conformité. Cette information basée sur les données permet des améliorations ciblées pour réduire les coûts et accélérer les temps de cycle.

Pour réaliser du Process Mining sur les bons de commande, vous avez principalement besoin de journaux d'événements détaillant chaque étape du processus de bon de commande. Les données clés comprennent la création du bon de commande, les étapes d'approbation, les modifications, les réceptions de marchandises et les factures. Les champs essentiels sont le nom de l'activité, l'horodatage, l'ID de cas (généralement le numéro du bon de commande) et éventuellement les ressources ou les utilisateurs impliqués.

La configuration initiale, incluant l'extraction des données et la configuration du modèle, prend généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois configuré, vous pouvez souvent obtenir les premiers aperçus et identifier les principaux goulots d'étranglement en quelques jours. Un suivi continu assure ensuite une visibilité constante sur la performance et la conformité.

Le Process Mining révèle fréquemment des opportunités de réduire les temps d'approbation des bons de commande et de standardiser les flux de processus. Il contribue à éliminer les incidents de dépenses sauvages et à minimiser les modifications de bons de commande post-approbation, qui entraînent souvent d'importantes retouches. De plus, il aide à améliorer la visibilité de bout en bout des commandes et à synchroniser la réception des marchandises avec la clôture des bons de commande.

Bien qu'une compréhension de base du modèle de données de votre SAP S/4HANA soit bénéfique pour l'extraction de données, les outils modernes de Process Mining sont conviviaux. Ils offrent souvent des connecteurs et des modèles pré-établis pour SAP S/4HANA, minimisant le besoin d'une expertise technique approfondie. Aucun module SAP spécifique et additionnel n'est généralement requis au-delà de vos fonctionnalités P2P existantes.

La confidentialité et la sécurité des données sont primordiales. Il est crucial de mettre en œuvre des contrôles d'accès robustes et des techniques d'anonymisation, en particulier pour les informations sensibles des utilisateurs ou des fournisseurs. Assurez la conformité avec les réglementations pertinentes en matière de protection des données et utilisez les protocoles de transfert de données sécurisés et les solutions de stockage fournis par votre fournisseur de process mining.

Oui, le Process Mining est très efficace pour identifier les achats non approuvés et les écarts par rapport aux politiques d'approvisionnement établies. En visualisant l'exécution réelle des processus, il met en évidence les cas où les contrôles sont contournés, ce qui vous permet de déterminer les causes profondes. Cette information est essentielle pour renforcer la conformité et réduire les incidents de dépenses sauvages.

Vous pouvez vous attendre à une réduction significative des temps d'approbation des bons de commande et à des flux de processus plus standardisés. D'autres résultats courants incluent une diminution des dépenses sauvages, moins de modifications de bons de commande post-approbation et une prévisibilité améliorée des livraisons des fournisseurs. Cela conduit à une plus grande efficacité opérationnelle et à des économies de coûts sur l'ensemble de votre cycle d'approvisionnement.

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