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Mejore su proceso de Purchase to Pay - Orden de Compra

Optimice sus Órdenes de Compra P2P en SAP con nuestra guía de 6 pasos.
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Optimice el Ciclo de Vida de sus Órdenes de Compra en SAP S/4HANA

Los procesos de órdenes de compra complejos a menudo conllevan retrasos significativos y problemas de Cumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a descubrir cuellos de botella e ineficiencias ocultas dentro del ciclo de vida de su orden de compra. Puede evaluar con precisión los plazos de entrega de los proveedores e identificar áreas para agilizar las operaciones, transformando la eficiencia de sus compras.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué Optimizar su Proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra?

Un proceso eficiente de Compras a Pagos (P2P) es fundamental para cualquier organización, y en su centro se encuentra el ciclo de vida de la Orden de Compra (OC). En SAP S/4HANA, la gestión de estas Órdenes de Compra puede convertirse en una tarea compleja. Incluso con un sistema robusto e integrado, las ineficiencias ocultas pueden conducir a importantes fugas financieras, retrasos operativos y riesgos de Cumplimiento. Aprobaciones inoportunas de Órdenes de Compra, plazos de entrega extendidos de proveedores o errores en la entrada de mercancías pueden repercutir en toda la cadena de suministro, afectando los cronogramas de producción, los niveles de inventario y, en última instancia, la satisfacción del cliente. Comprender el flujo real de sus Órdenes de Compra, desde su creación hasta su finalización, es primordial para mantener un flujo de caja saludable y agilidad operativa. Optimizar este proceso central se traduce directamente en ahorro de costos, mejora de las relaciones con los proveedores y un negocio más receptivo.

Cómo el Process Mining Optimiza el Ciclo de Vida de sus Órdenes de Compra en SAP S/4HANA

El Process Mining ofrece una capacidad inigualable para visualizar y analizar la ejecución real de su proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra dentro de SAP S/4HANA. En lugar de depender de suposiciones o informes agregados, el Process Mining reconstruye cada paso del recorrido de cada Orden de Compra utilizando los datos de eventos de su sistema, como tablas como BKPF, BSEG y ACDOCA. Esta perspectiva única le permite ver el flujo de proceso real, identificando todas las variantes, desviaciones y bucles de retrabajo que obstaculizan la eficiencia. Por ejemplo, puede identificar exactamente dónde se quedan atascadas las Solicitudes de Pedido en la cola de aprobación, o qué Órdenes de Compra específicas sufren múltiples cambios después de ser enviadas al proveedor. Al rastrear con precisión eventos como "Solicitud de Pedido Creada", "Orden de Compra Aprobada" y "Entrada de Mercancías Contabilizada", el Process Mining le ayuda a descubrir las causas raíz de los cuellos de botella y los ciclos de tiempo prolongados, proporcionando insights basados en datos y hechos sobre sus operaciones de compra.

Áreas Clave para la Mejora del Proceso de Órdenes de Compra y la Reducción de Cuellos de Botella

Con el Process Mining, varias áreas críticas dentro de su proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra se convierten en objetivos claros de mejora. Puede identificar proveedores específicos cuyos plazos de entrega exceden consistentemente los acuerdos, lo que lleva a retrasos en la entrada de mercancías. El análisis a menudo revela ineficiencias en los workflows de aprobación, destacando dónde las Órdenes de Compra permanecen inactivas esperando autorización, o dónde ocurren múltiples aprobaciones redundantes. Además, el Process Mining puede exponer altas tasas de cambios en las Órdenes de Compra, indicando posibles problemas con la precisión inicial de la solicitud, datos maestros incompletos o falta de comunicación con los proveedores. Comprender la frecuencia y el impacto de los eventos de "Mercancías Devueltas" también puede señalar problemas de control de calidad o entregas incorrectas. Al centrarse en estos hallazgos concretos, obtiene inteligencia procesable para refinar sus políticas de compra, optimizar la selección de proveedores, mejorar la calidad de los datos maestros y agilizar los procesos de aprobación internos. Este análisis detallado le ayuda a reducir significativamente el tiempo del ciclo de Compras a Pagos - Órdenes de Compra.

Logro de Resultados Medibles y Cumplimiento Mejorado

Los insights obtenidos del Process Mining de su proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra en SAP S/4HANA se traducen en beneficios tangibles. Puede esperar una reducción notable en el tiempo del ciclo de la Orden de Compra, desde la solicitud hasta la entrada de mercancías, lo que conduce a una ejecución más rápida y una mayor capacidad de respuesta operativa. Esta optimización contribuye directamente a reducir los costos de adquisición al disminuir el esfuerzo manual, minimizar las tarifas de agilización y mejorar la utilización de los descuentos por pronto pago. Se logra un mayor Cumplimiento al identificar y eliminar las desviaciones del proceso, asegurando que todas las Órdenes de Compra cumplan con las políticas establecidas y los requisitos regulatorios. Además, una comprensión más clara de su proceso permite una gestión más eficaz de los proveedores, fomentando relaciones más sólidas y mejores niveles de servicio. En última instancia, la optimización del proceso del ciclo de vida de su Orden de Compra refuerza la salud financiera y las capacidades estratégicas de adquisición de su organización.

Inicie Hoy Mismo su Viaje de Optimización del Proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra

Emprender el camino hacia la optimización de su proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra en SAP S/4HANA no requiere una inmersión técnica profunda ni un extenso desarrollo personalizado. Esta guía y sus herramientas complementarias están diseñadas para capacitarle con el conocimiento y la metodología para comenzar a descubrir ineficiencias ocultas hoy mismo. Al aprovechar el poder del Process Mining, puede ir más allá de la evidencia anecdótica y tomar decisiones informadas y basadas en datos que conducen a mejoras sostenibles. Comience a transformar sus operaciones de adquisición obteniendo una transparencia sin precedentes en cada Orden de Compra, asegurando eficiencia, Cumplimiento y rentabilidad en toda su organización.

`De la Compra al Pago` - Pedido de Compra Solicitud de Compra Recepción de Mercancías Eficiencia de Adquisiciones `Tiempos de Entrega` del Proveedor Gestión de Pedidos Análisis de Cumplimiento `Departamento de Adquisiciones` Gerente de Compras Optimización de la Cadena de Suministro

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Los retrasos en la aprobación de órdenes de compra pueden detener actividades críticas de adquisición, lo que lleva a incumplimientos de plazos para bienes o servicios y puede impactar los cronogramas de producción o proyectos. Este lento proceso de aprobación en Compras a Pagos - Órdenes de Compra a menudo resulta en mayores costos debido a pedidos urgentes o tarifas de aceleración.
ProcessMind analiza los registros de eventos de SAP S/4HANA para identificar los cuellos de botella exactos en la cadena de aprobación, determinando qué etapas o aprobadores causan los retrasos más significativos. Al visualizar estas rutas, las organizaciones pueden optimizar el workflow de aprobación de órdenes de compra, reduciendo los tiempos de ciclo y mejorando la eficiencia.

Las modificaciones constantes en las órdenes de compra después de su creación inicial introducen un retrabajo significativo, errores e ineficiencias en el proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra. Cada cambio requiere una nueva aprobación y comunicación, consumiendo valiosos recursos y extendiendo el tiempo total de cumplimiento del pedido dentro de SAP S/4HANA.
ProcessMind mapea cada evento de cambio dentro del ciclo de vida de la Orden de Compra, revelando patrones y causas raíz como especificaciones poco claras o una planificación de la demanda inconsistente. Este insight ayuda a optimizar los procesos previos, minimizando el retrabajo y mejorando la precisión en la gestión de órdenes de compra.

Un retraso significativo entre la contabilización de la entrada de mercancías y el cierre final de la Orden de Compra puede llevar a discrepancias en los registros de inventario, pagos retrasados a proveedores e una visibilidad incompleta del estado real de un pedido. Esto a menudo impacta los procesos posteriores de contabilidad y reconciliación en SAP S/4HANA.
ProcessMind proporciona una línea de tiempo clara de los eventos para cada Orden de Compra, destacando la duración exacta entre la entrada de mercancías y las actividades de cierre subsiguientes. Esto permite a los equipos identificar brechas en el proceso e implementar medidas para sincronizar los pasos de Compras a Pagos - Órdenes de Compra de manera más efectiva.

Sin una visión clara y completa de todo el ciclo de vida de la Orden de Compra, las organizaciones luchan por identificar dónde ocurren los retrasos, quién es el responsable o por qué se producen ciertas desviaciones. Esta falta de transparencia en el proceso de Compra a Pago (P2P) - Orden de Compra en SAP S/4HANA dificulta una gestión efectiva y los esfuerzos de mejora continua.
ProcessMind reconstruye el recorrido completo de cada Orden de Compra, desde su creación hasta su finalización, visualizando todos los caminos y actividades. Esto proporciona una transparencia sin precedentes, permitiendo a las partes interesadas monitorear el rendimiento, comprender flujos complejos y tomar decisiones basadas en datos para optimizar la adquisición.

Las desviaciones de los procedimientos estándar de la Orden de Compra en diferentes departamentos o regiones conducen a niveles de servicio inconsistentes, riesgos de Cumplimiento y mayores costos operativos. Esta falta de estandarización dificulta la escalabilidad de prácticas eficientes o la aplicación de la gobernanza dentro de las operaciones de Compras a Pagos - Órdenes de Compra en SAP S/4HANA.
ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes de proceso reales para las Órdenes de Compra, comparándolas con los modelos estándar definidos. Esto ayuda a identificar dónde y por qué ocurren rutas no estándar, lo que permite a las organizaciones impulsar la armonización de procesos y garantizar una ejecución consistente.

Las aprobaciones estancadas de las solicitudes de pedido crean cuellos de botella aguas arriba, impidiendo la creación oportuna de Órdenes de Compra y, en última instancia, retrasando la adquisición de bienes o servicios necesarios. Este retraso inicial puede repercutir en todo el proceso de Compra a Pago (P2P) - Orden de Compra, afectando los plazos de los proyectos y la continuidad operativa en SAP S/4HANA.
ProcessMind identifica dónde se atascan las solicitudes de pedido, revelando las etapas o los aprobadores específicos responsables de los retrasos. Al analizar estas transferencias críticas, las organizaciones pueden optimizar el flujo de trabajo de aprobación de solicitudes, acelerando el inicio del ciclo de compras.

Las instancias en las que se adquieren bienes o servicios fuera de los procesos establecidos de Órdenes de Compra, a menudo denominadas compras descontroladas (maverick buying), conllevan la pérdida de descuentos negociados, riesgos de Cumplimiento y una falta de control del gasto. Este bypass de los workflows estándar de Compras a Pagos - Órdenes de Compra impacta la integridad financiera en SAP S/4HANA.
ProcessMind identifica Órdenes de Compra o incluso entradas de mercancías que no siguen las rutas de aprobación prescritas o que evitan la secuencia formal de solicitud a pedido. Esto permite la detección de comportamientos de compra no conformes y fortalece la gobernanza.

Los plazos de entrega inconsistentes o prolongados de los proveedores para las Órdenes de Compra dificultan la planificación del inventario, lo que puede llevar a roturas de stock o exceso de inventario. Esta variabilidad impacta directamente la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente dentro del proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra.
ProcessMind analiza el tiempo real transcurrido desde la creación de la Orden de Compra (o enviada al proveedor) hasta la entrada de mercancías, desglosado por proveedor. Este insight ayuda a los equipos de compras a evaluar el rendimiento de los proveedores, negociar mejores términos y mejorar la previsibilidad de la cadena de suministro.

Un gran número de cambios en las Órdenes de Compra después de haber sido aprobadas indica posibles problemas con la planificación inicial de la demanda, la claridad de las especificaciones o la comunicación. Esto crea una carga administrativa significativa y puede causar retrasos en el proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra en SAP S/4HANA.
ProcessMind visualiza la frecuencia y naturaleza de los cambios en las Órdenes de Compra post-aprobación, vinculándolos a atributos específicos como el solicitante o la categoría de compra. Estos datos ayudan a identificar problemas sistémicos y a mejorar la precisión en la elaboración inicial de las Órdenes de Compra.

Ciertos pasos en el proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra pueden consumir recursos desproporcionadamente altos, ya sean humanos o del sistema, sin añadir un valor equivalente, lo que lleva a un aumento de los costos operativos y una reducción de la productividad. Esta ineficiencia puede manifestarse en SAP S/4HANA como cuellos de botella o un manejo manual excesivo.
ProcessMind identifica actividades que se realizan con demasiada frecuencia, tardan demasiado o implican transferencias excesivas, sugiriendo oportunidades para reasignar recursos o automatizar pasos. Al optimizar estas actividades de Orden de Compra intensivas en recursos, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia.

Cuando las confirmaciones de servicios para las Órdenes de Compra no se registran rápidamente en SAP S/4HANA, pueden retrasar pasos posteriores como el procesamiento de facturas y los pagos a proveedores. Este retraso afecta la gestión del flujo de caja y las relaciones con los proveedores, creando fricción en el ciclo de Compra a Pago - Orden de Compra.
ProcessMind rastrea el tiempo transcurrido entre la fecha estimada de finalización del servicio (si está disponible) o la finalización de la Orden de Compra y la actividad real de "Confirmación de Servicios Introducida". Este análisis ayuda a identificar las razones de los retrasos y a mejorar la puntualidad de las confirmaciones de servicios.

Un patrón consistente de devoluciones de mercancías indica problemas subyacentes como pedidos incorrectos, problemas de calidad con los proveedores o procesos de entrada de mercancías imprecisos. Esto conlleva un aumento de costos, retrabajo e insatisfacción dentro del proceso de Compras a Pagos - Órdenes de Compra en SAP S/4HANA.
ProcessMind puede destacar las Órdenes de Compra que con frecuencia implican actividades de "Mercancías Devueltas", correlacionándolas con proveedores específicos, categorías de productos o ubicaciones de entrega. Este insight ayuda a identificar problemas sistémicos y a mejorar la selección de proveedores o los controles de calidad internos.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Los ciclos de aprobación prolongados impactan directamente la eficiencia operativa, retrasando compras críticas, afectando los plazos de proyectos y tensando las relaciones con proveedores. Agilizar este proceso significa una adquisición más rápida de bienes y servicios necesarios, mejorando la capacidad de respuesta empresarial y la eficiencia de costos. También reduce el tiempo que los empleados dedican a gestionar aprobaciones.
ProcessMind analiza todo el workflow de aprobación de Órdenes de Compra en SAP S/4HANA, identificando cuellos de botella y analizando la duración de cada paso de aprobación. Destaca las desviaciones de los caminos estándar y señala a los aprobadores o condiciones específicas que causan retrasos, permitiendo una reingeniería o automatización del proceso para lograr una mayor agilidad.

Las rutas de procesamiento inconsistentes para las Órdenes de Compra a menudo conducen a errores, riesgos de Cumplimiento y un rendimiento variado entre departamentos. Establecer workflows estandarizados asegura la adhesión a las mejores prácticas, mejora la calidad de los datos y proporciona una experiencia de compra predecible y eficiente, reduciendo en última instancia los riesgos operativos.
ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes de proceso reales de las Órdenes de Compra dentro de SAP S/4HANA, contrastándolas con modelos ideales. Visualiza las desviaciones no autorizadas y destaca dónde ocurren los procedimientos no estándar, lo que permite la aplicación de procesos unificados y conduce a operaciones más consistentes, conformes y eficientes.

El gasto incontrolado (maverick spend), o las compras realizadas fuera de los canales de adquisición establecidos, socava los contratos negociados, infla los costos y elude los controles internos críticos. Eliminar estos incidentes asegura el cumplimiento total de las políticas de compra y maximiza el valor derivado de los acuerdos con proveedores. Esto impacta directamente los resultados finales.
ProcessMind rastrea cada ciclo de vida de la Orden de Compra para detectar casos en los que las compras eluden pasos de aprobación esenciales o se crean sin una Solicitud de Pedido previa en SAP S/4HANA. Descubre patrones de comportamiento no conforme, permitiendo a las organizaciones aplicar controles y abordar las causas raíz del gasto incontrolado.

La falta de una visibilidad clara y de extremo a extremo del ciclo de vida de la Orden de Compra dificulta la gestión proactiva, complica la provisión de actualizaciones de estado precisas y retrasa la resolución de problemas. Una mejor visibilidad empodera a las partes interesadas con insights en tiempo real, fomentando una mejor toma de decisiones y control operativo desde la solicitud hasta la recepción.
ProcessMind reconstruye el ciclo de vida completo de cada Orden de Compra de SAP S/4HANA, proporcionando un mapa visual transparente de cada actividad y transición. Esto permite a los usuarios identificar retrasos ocultos, rutas de procesamiento oscuras y comprender con precisión dónde se encuentra un pedido en cualquier momento dado, mejorando significativamente la transparencia.

Los cambios frecuentes en las Órdenes de Compra después de su aprobación introducen retrabajo, extienden los plazos de entrega y pueden generar malentendidos o disputas con los proveedores. Reducir estas modificaciones mejora la estabilidad del proceso, ahorra esfuerzo administrativo y fortalece las relaciones con los proveedores a través de una comunicación clara y consistente.
ProcessMind analiza los datos históricos de las Órdenes de Compra para identificar los desencadenantes y la frecuencia de los cambios posteriores a la aprobación. Ayuda a identificar razones comunes, como solicitudes iniciales incompletas, errores en las especificaciones o una comunicación deficiente, lo que permite mejoras específicas en los procesos previos o en la capacitación de usuarios dentro de SAP S/4HANA.

Los tiempos de entrega impredecibles de los proveedores interrumpen los programas de producción, conducen a niveles de inventario subóptimos y, en última instancia, pueden afectar la satisfacción del cliente. Mejorar la previsibilidad permite una planificación más precisa, una mejor gestión de inventario y un cumplimiento más fiable de las demandas internas y externas.
ProcessMind monitorea y analiza los tiempos de entrega reales de los proveedores para las Órdenes de Compra frente a los términos contractuales y los datos históricos. Identifica a los proveedores con entregas consistentemente tardías o retrasos internos del proceso que afectan la recepción, proporcionando insights basados en datos para mejorar la selección de proveedores y la fiabilidad de la cadena de suministro.

Las aprobaciones lentas de las solicitudes de pedido retrasan todo el ciclo de adquisición, posponiendo el inicio del proceso de Orden de Compra e impactando los plazos de los proyectos o la preparación operativa. Agilizar este paso inicial asegura una respuesta más rápida a las necesidades organizacionales y mejora la entrega general de proyectos.
ProcessMind proporciona una vista detallada de todas las rutas de aprobación de solicitudes de pedido dentro de SAP S/4HANA. Destaca dónde están pendientes las solicitudes, identifica los pasos de aprobación o individuos específicos que causan retrasos, y descubre oportunidades para agilizar el workflow de aprobación mediante la automatización o la reasignación.

Una desconexión entre la recepción física de mercancías y el cierre administrativo de una Orden de Compra puede llevar a compromisos abiertos, registros de inventario imprecisos y una reconciliación financiera retrasada. Lograr la sincronización garantiza un registro oportuno y preciso, mejorando la transparencia financiera y la exactitud operativa.
ProcessMind identifica casos en los que se reciben mercancías pero la Orden de Compra permanece abierta, o, a la inversa, donde una PO se cierra prematuramente antes de que todos los artículos sean confirmados como recibidos en SAP S/4HANA. Este análisis revela brechas en el proceso y el potencial de automatización o mejora de la comunicación entre departamentos.

El uso ineficiente de los recursos humanos y del sistema en la gestión de Órdenes de Compra puede llevar a un aumento de los costos operativos, el agotamiento de los empleados y una reducción del rendimiento. La optimización de la asignación asegura que los recursos se utilicen de manera efectiva, mejorando la productividad y reduciendo gastos innecesarios.
ProcessMind proporciona insights sobre la distribución de la carga de trabajo en diversas actividades de Órdenes de Compra. Identifica los cuellos de botella donde los recursos están sobrecargados y destaca las áreas donde los recursos podrían estar subutilizados, permitiendo una reasignación estratégica para mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de procesamiento.

Los retrasos en la confirmación de los servicios recibidos pueden retener los pagos a proveedores, impactar la gestión del flujo de caja y dificultar el seguimiento preciso de los costos del proyecto. Agilizar este proceso asegura el pago puntual a los proveedores y mantiene registros financieros precisos, apoyando relaciones más sólidas con los proveedores.
ProcessMind analiza el tiempo que transcurre desde la entrega real de un servicio hasta el registro de su confirmación en SAP S/4HANA. Identifica los pasos específicos del proceso, departamentos o individuos que contribuyen a retrasos injustificados, permitiendo intervenciones dirigidas para acelerar el proceso de confirmación.

Altas tasas de devolución de mercancías conllevan aumentos significativos en los costos logísticos, retrabajo administrativo y una posible insatisfacción tanto de los solicitantes internos como de los proveedores externos. Minimizar las devoluciones mejora la eficiencia, reduce el desperdicio y fortalece la calidad general de los resultados de la compra.
ProcessMind ayuda a identificar las Órdenes de Compra, proveedores o condiciones específicas que con frecuencia conducen a devoluciones de mercancías. Al analizar todo el ciclo de vida de la Orden de Compra en SAP S/4HANA, permite un análisis de la causa raíz para descubrir problemas relacionados con la precisión del pedido, el control de calidad o el rendimiento del proveedor, lo que permite tomar acciones correctivas.

La Ruta de Mejora de 6 Pasos para Compras a Pago - Orden de Compra

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Qué hacer

Obtenga la plantilla de Excel especializada diseñada para los datos de Órdenes de Compra del proceso Compra a Pago. Esta plantilla asegura que sus datos de SAP S/4HANA estén correctamente estructurados para el análisis.

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Por qué es importante

Usar la plantilla correcta agiliza la preparación de datos, previniendo errores comunes y acelerando su camino hacia los insights. Asegura la compatibilidad de los datos para su uso inmediato.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel preformateada, lista para ser completada con sus datos del proceso de Órdenes de Compra de SAP S/4HANA.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra la Eficiencia de las Órdenes de Compra P2P en SAP S/4HANA

ProcessMind revela el verdadero flujo de sus Órdenes de Compra, destacando ineficiencias y oportunidades de optimización. Obtenga una comprensión clara y visual de su proceso P2P.
  • Visualice su flujo de proceso de Órdenes de Compra
  • Identificar cuellos de botella ocultos y bucles de retrabajo
  • Evaluar plazos de entrega y Cumplimiento de proveedores
  • Agilizar operaciones para un ciclo de OC más rápido
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Obteniendo Valor Tangible en la Gestión de Órdenes de Compra

Al aprovechar el Process Mining en los datos de sus Órdenes de Compra de SAP S/4HANA, las organizaciones descubren ineficiencias ocultas y cuellos de botella, lo que conduce a mejoras operativas significativas y ahorro de costos.

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Aprobaciones de OC más rápidas

Reducción promedio en el tiempo de aprobación

Agilice los workflows y elimine cuellos de botella para reducir significativamente el tiempo de aprobación de las órdenes de compra, acelerando el ciclo de adquisición.
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Gasto Incontrolado Reducido

Disminución del gasto no conforme

Identifique y elimine las compras realizadas fuera de los canales aprobados, asegurando que todo el gasto cumpla con las políticas de la empresa y mejore el control financiero.
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Mayor Procesamiento Directo

Aumento del procesamiento automatizado

Aumente el porcentaje de órdenes de compra que fluyen de principio a fin sin intervención manual o retrabajo, mejorando la eficiencia y reduciendo los costos operativos.
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Menos Cambios Post-Aprobación

Disminución de las modificaciones de órdenes de compra

Identifique las causas raíz de los cambios realizados después de la aprobación de las órdenes de compra, lo que lleva a pedidos iniciales más precisos y menos retrabajo administrativo.
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Entrega a tiempo mejorada

Mejor rendimiento del proveedor.

Obtenga insights sobre la fiabilidad de entrega de los proveedores analizando las fechas de entrega reales frente a las fechas solicitadas, lo que permite una mejor gestión y previsibilidad de los proveedores.

Los resultados varían según la complejidad de su proceso específico y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones de Compra a Pago.

Datos Recomendados

Comienza con los atributos y actividades más importantes, y luego amplía según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único de la Orden de Compra (OC), que sirve como ID de caso principal para el seguimiento del ciclo de vida de la adquisición.

Por qué es importante

Es la clave fundamental para conectar todos los eventos de compra en un único proceso de extremo a extremo, facilitando un análisis detallado del ciclo de vida de cada orden de compra.

El nombre del evento de negocio o paso que ocurrió en el proceso de orden de compra.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, lo que permite visualizar y analizar el flujo de extremo a extremo, los análisis de variantes y la identificación de cuellos de botella.

El timestamp que indica cuándo ocurrió la actividad.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de rendimiento, incluyendo tiempos de ciclo, plazos de entrega y tiempos de espera.

El identificador único del proveedor o vendedor que suministra los bienes o servicios.

Por qué es importante

Permite un análisis centrado en el proveedor, ayudando a evaluar el rendimiento, identificar proveedores de alto y bajo desempeño y optimizar la cadena de suministro.

El identificador del usuario que realizó una actividad específica.

Por qué es importante

Proporciona rendición de cuentas y permite el análisis del rendimiento a nivel individual o de equipo, ayudando a identificar oportunidades de formación o limitaciones de recursos.

El valor total de la orden de compra, excluyendo impuestos y costos de flete.

Por qué es importante

Permite un análisis basado en finanzas, ayudando a segmentar las órdenes de compra por valor y a priorizar los esfuerzos de mejora de procesos en áreas de alto gasto.

El identificador de la solicitud de pedido (PR) que inició la orden de compra.

Por qué es importante

Conecta la PO con la solicitud inicial, permitiendo un análisis de proceso de extremo a extremo y la identificación de gastos descontrolados (maverick spend) no conformes.

La fecha en que la empresa solicitó al proveedor la entrega de los bienes o servicios.

Por qué es importante

Sirve como línea base para medir el rendimiento de entrega a tiempo del proveedor, un KPI crítico para la gestión de la cadena de suministro y la planificación operativa.

Una clasificación que distingue diferentes tipos de órdenes de compra, como órdenes de compra estándar, órdenes de compra de servicios o pedidos de traslado.

Por qué es importante

Permite clasificar las órdenes de compra para comparar diferentes procesos de adquisición y entender las variaciones en los flujos de proceso y los tiempos de ciclo.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Esta actividad marca la solicitud formal de bienes o servicios, iniciando el proceso de adquisición. El evento se captura explícitamente cuando un usuario guarda un nuevo documento de solicitud de pedido (por ejemplo, usando la transacción ME51N).

Por qué es importante

Este es el punto de partida principal para muchos ciclos de vida de órdenes de compra. Analizar el tiempo desde este evento hasta la creación de la OC ayuda a identificar retrasos en el aprovisionamiento y el procesamiento interno.

Representa la aprobación formal de una solicitud de pedido por un gerente o aprobador designado. Esto se infiere típicamente de un cambio de estado en el documento de solicitud, lo que significa que está listo para su conversión a una orden de compra.

Por qué es importante

Este es un hito crítico para rastrear los tiempos de ciclo de aprobación e identificar cuellos de botella. Los retrasos aquí impactan directamente la rapidez con la que se puede crear y enviar una orden de compra a un proveedor.

Marca la creación del documento oficial de la orden de compra, que puede generarse con o sin referencia a una solicitud de pedido. Este es un evento explícito capturado cuando el documento de OC se guarda por primera vez en el sistema.

Por qué es importante

Esta actividad puede servir como un punto de partida alternativo para el proceso, especialmente para el análisis de compras incontroladas. Es un evento fundamental para el seguimiento del tiempo total de procesamiento de la OC.

Significa que la orden de compra ha recibido todas las aprobaciones internas necesarias y está autorizada para su emisión al proveedor. El evento se infiere de un cambio de estado en la estrategia de liberación de la orden de compra.

Por qué es importante

Este es un hito clave para medir la eficiencia de la aprobación y el retrabajo post-aprobación. Analizar el tiempo entre la creación y la aprobación de la OC resalta los retrasos del proceso interno.

Representa la recepción física de mercancías del proveedor y la entrada correspondiente en el sistema. Esta es una transacción explícita que actualiza el historial de la orden de compra.

Por qué es importante

Este es un hito importante que finaliza el tiempo de entrega del proveedor e inicia el proceso interno de verificación de facturas. Es esencial para el seguimiento de las tasas de entrega a tiempo.

Representa la entrada de una factura de proveedor en el sistema SAP, vinculándola con la orden de compra correspondiente. Esta es una contabilización financiera explícita que crea un documento contable.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que conecta el proceso de adquisición con el proceso de cuentas a pagar. Permite analizar el tiempo entre la recepción de mercancías y el procesamiento de facturas.

Esta actividad significa que una posición de orden de compra se considera cerrada desde una perspectiva logística. Se infiere cuando se configuran los indicadores 'Entrega Completada' y 'Factura Final'.

Por qué es importante

Esto sirve como punto final para el análisis del ciclo de vida de la orden de compra. Medir el tiempo hasta este evento proporciona el tiempo de ciclo de extremo a extremo para las operaciones de adquisición.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El Process Mining visualiza el flujo real de su proceso de Compra a Pago (P2P) - OC, revelando cuellos de botella como ciclos de aprobación largos y retrabajo debido a cambios repetidos en las OC. Destaca las desviaciones de los caminos estándar, ayudándole a comprender dónde se producen las ineficiencias y el incumplimiento. Esta visión basada en datos permite mejoras específicas para reducir costos y acelerar los tiempos de ciclo.

Para realizar Process Mining en Órdenes de Compra, necesita principalmente registros de eventos que detallen cada paso del proceso de OC. Los datos clave incluyen la creación de OC, los pasos de aprobación, los cambios, las entradas de mercancías y las facturas. Los campos esenciales son el nombre de la actividad, la marca de tiempo, el ID de caso (generalmente el número de Orden de Compra) y, posiblemente, los recursos o usuarios involucrados.

La configuración inicial, que incluye la extracción de datos y la configuración del modelo, suele tardar unas pocas semanas, dependiendo de la disponibilidad y complejidad de los datos. Una vez configurado, usted puede obtener las primeras conclusiones e identificar cuellos de botella importantes en cuestión de días. El monitoreo continuo proporciona una visibilidad constante del rendimiento y el cumplimiento.

El Process Mining frecuentemente descubre oportunidades para reducir los tiempos de aprobación de órdenes de compra y estandarizar los flujos de proceso. Ayuda a eliminar los incidentes de gasto incontrolado y a minimizar los cambios en las OC después de la aprobación, que a menudo causan un retrabajo significativo. Además, contribuye a mejorar la visibilidad de los pedidos de extremo a extremo y a sincronizar la recepción de mercancías con el cierre de la OC.

Aunque una comprensión básica de su modelo de datos de SAP S/4HANA es beneficiosa para la extracción de datos, las herramientas modernas de Process Mining son fáciles de usar. A menudo proporcionan conectores y plantillas preconstruidos para SAP S/4HANA, minimizando la necesidad de una profunda experiencia técnica. Normalmente no se requieren módulos de SAP adicionales y específicos más allá de su funcionalidad P2P existente.

La privacidad y seguridad de los datos son primordiales. Es crucial implementar controles de acceso robustos y técnicas de anonimización, especialmente para información sensible de usuarios o proveedores. Asegure el Cumplimiento con las regulaciones de protección de datos pertinentes y utilice protocolos seguros de transferencia de datos y soluciones de almacenamiento proporcionados por su proveedor de Process Mining.

Sí, el Process Mining es altamente efectivo para identificar compras no aprobadas y desviaciones de las políticas de adquisición establecidas. Al visualizar la ejecución real del proceso, destaca las instancias donde se eluden los controles, lo que le permite identificar las causas raíz. Este insight es crítico para reforzar el cumplimiento y reducir los incidentes de gasto incontrolado.

Puede esperar tiempos de aprobación de órdenes de compra significativamente reducidos y flujos de proceso más estandarizados. Otros resultados comunes incluyen una disminución del gasto incontrolado, menos cambios en las OC post-aprobación y una mayor previsibilidad en las entregas de los proveedores. Esto conduce a una mayor eficiencia operativa y ahorros de costos en todo su ciclo de adquisiciones.

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