Uw Purchase to Pay - aanvraag Data Template

De Activiteit Naam beschrijft een enkele stap of statuswijziging binnen de levenscyclus van de inkoopaanvraag. Het biedt een menselijk leesbaar label voor events zoals 'Aanvraag ingediend', 'Goedkeuringsstap gestart' of 'Aanvraag afgewezen', en vormt de bouwstenen van de proceskaart.

Dit attribute is fundamenteel voor procesontdekking en -analyse. Door deze activiteiten te sequencen, kunnen process mining tools de werkelijke processtroom visualiseren, afwijkingen van de standaardprocedure identificeren en knelpunten of herstelrondes aanwijzen. Consistente en betekenisvolle activiteitsnamen zijn essentieel voor het creëren van een begrijpelijk en bruikbaar procesmodel.

Het definieert de individuele stappen van het proces, die essentieel zijn voor het visualiseren van de proceskaart en het analyseren van de processtroom.

Vaak afgeleid van event logs, statuswijzigingstabellen of transactiecodes die gekoppeld zijn aan het aanvraagdocument.

De Purchase Requisition ID is een unieke sleutel die aan elk aanvraagdocument wordt toegewezen wanneer het wordt aangemaakt. Het fungeert als het centrale referentiepunt voor alle activiteiten, wijzigingen en goedkeuringen die verband houden met één enkele aanvraag, van initiatie tot voltooiing.

In process mining is deze ID cruciaal voor case correlatie. Het stelt het systeem in staat om de end-to-end reis van elke aanvraag te reconstrueren, door disparate events zoals 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' en 'Purchase Order Created' te verbinden tot een coherente procesflow. Het analyseren van procesvarianten, cycle times en outcomes is onmogelijk zonder een consistente en unieke case identifier.

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van de gehele levenscyclus van een aanvraag, waardoor alle gerelateerde events kunnen worden verbonden tot één enkele procesinstantie.

Doorgaans te vinden in de header data van de inkoopaanvraagtransactie of -documenttabel.

Event Time, vaak een timestamp genoemd, registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is cruciaal voor het correct sequencen van events en voor alle tijdgebaseerde procesanalyse, inclusief cyclustijdberekening, knelpuntidentificatie en prestatiemonitoring.

In process mining worden timestamps gebruikt om de activiteiten binnen elke case te ordenen en de duur tussen verschillende stappen te meten. Het analyseren van deze duren helpt vertragingen te onthullen, de oorzaken van lange cyclustijden te begrijpen en te evalueren of service level agreements worden nageleefd. Accurate en complete timestamp data is een vereiste voor elke zinvolle prestatieanalyse.

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het berekenen van cycle times en het analyseren van procesprestaties en knelpunten.

Doorgaans vastgelegd in system audit trails, event logs, of als aanmaak- of wijzigingsdatum op transactiegegevens.

Het Source System attribute specificeert de oorsprong van de procesdata. In organisaties met meerdere systemen, zoals een centraal ERP en een gespecialiseerde e-procurement tool, helpt dit veld onderscheid te maken tussen data uit verschillende bronnen.

Deze informatie is waardevol voor data validatie, troubleshooting en het begrijpen van procesvariaties die systeemafhankelijk kunnen zijn. Zo kunnen aanvragen die in het ene systeem ontstaan een ander goedkeuringstraject volgen of een snellere cycle time hebben dan die uit een ander systeem. Het analyseren van data per source system kan integratieproblemen of mogelijkheden voor systeemconsolidatie aan het licht brengen.

Het biedt context over data herkomst, wat cruciaal is voor data validatie en voor het analyseren van procesverschillen over meerdere systemen.

Dit is vaak een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data extractieproces of te vinden is in technische metadata velden.

De Last Data Update timestamp geeft de actualiteit van de geanalyseerde data weer. Het toont aan wanneer de record voor het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd en in de process mining omgeving is geladen.

Dit attribute is essentieel voor operationele monitoring en om te garanderen dat analyses gebaseerd zijn op actuele informatie. Het helpt gebruikers de potentiële vertraging te begrijpen tussen gebeurtenissen in de echte wereld en hun representatie in het procesmodel. Dashboards en KPI's die lopende operaties volgen, zijn afhankelijk van deze informatie om tijdige en relevante inzichten te bieden.

Het informeert gebruikers over de actualiteit van de data, wat cruciaal is om ervoor te zorgen dat analyses relevant en up-to-date zijn.

Wordt doorgaans toegevoegd door de data integratie- of ETL (Extract, Transform, Load) tool tijdens het data loading process.

Het aanvraagbedrag vertegenwoordigt de totale financiële waarde van alle aangevraagde items en diensten in de inkoopaanvraag. Dit is een belangrijke financiële metric die gedurende het gehele inkoopproces wordt gebruikt.

In procesanalyse is dit attribute van vitaal belang voor waardegedreven filtering en analyse. Het maakt de segmentatie van aanvragen in categorieën zoals hoge waarde en lage waarde mogelijk, die vaak verschillende goedkeurings workflows en risicoprofielen hebben. Het analyseren van cyclustijden of afwijzingspercentages op basis van het aanvraagbedrag kan onthullen dat aanvragen met een hoge waarde significant langer duren om goed te keuren of vaker worden afgewezen, wat een startpunt biedt voor procesverbetering.

Het maakt waardegedreven analyse mogelijk, wat helpt bij het prioriteren van aanvragen met een hoge waarde en het begrijpen hoe financiële waarde het procesgedrag beïnvloedt.

Doorgaans te vinden in de header data van de inkoopaanvraagtransactie of -documenttabel.

Aanvraagstatus geeft de staat van de aanvraag op een bepaald moment of het uiteindelijke resultaat aan. Veelvoorkomende statussen zijn 'In uitvoering', 'Wachtend op goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Afgewezen' en 'Gesloten'.

Dit attribute is essentieel voor resultatenanalyse en operationele monitoring. Het stelt analisten in staat om aanvragen te filteren op basis van hun uiteindelijke staat om metrics zoals afwijzingspercentages of PO-conversiepercentages te berekenen. In een operationele context helpt het teams de huidige werklast te begrijpen, zoals het aantal aanvragen dat wacht op goedkeuring, waardoor ze werk kunnen prioriteren en middelen effectief kunnen beheren.

Het biedt een duidelijk beeld van de resultaten van aanvragen, waardoor de berekening van belangrijke metrics zoals afwijzingspercentages en het ondersteunen van operationeel werklastbeheer mogelijk wordt.

Meestal te vinden in het header status veld van het inkoopaanvraagdocument.

Aanvraagtype classificeert de inkoopaanvraag op basis van de aard of het doel ervan. Voorbeelden zijn aanvragen voor standaardmaterialen, diensten, kapitaaluitgaven of uit een specifieke catalogus. Deze classificatie bepaalt vaak de goedkeurings workflow en de boekhoudkundige behandeling.

Het analyseren van het proces per aanvraagtype helpt te begrijpen of verschillende soorten aanvragen verschillende paden volgen of verschillende niveaus van efficiëntie ervaren. Bijvoorbeeld, aanvragen voor kapitaaluitgaven kunnen langere cyclustijden hebben vanwege extra goedkeuringslagen, terwijl aanvragen voor standaard catalogusitems sterk geautomatiseerd kunnen zijn. Deze analyse helpt bij het ontwerpen en optimaliseren van typespecifieke procesvarianten.

Het maakt analyse van verschillende procespaden mogelijk, aangezien het type aanvraag vaak de vereiste goedkeurings workflow en complexiteit dicteert.

Deze informatie wordt doorgaans opgeslagen als een documenttype of categoriecode in de requisition header data.

Het Department attribute vertegenwoordigt de organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor de aankoop, zoals 'Marketing', 'IT' of 'Finance'. Het is een essentieel onderdeel van financiële en organisatorische data, gebruikt voor budgettering en kostenallocatie.

In process mining is het analyseren van data per afdeling een veelgebruikte en krachtige techniek. Het maakt prestatievergelijkingen mogelijk tussen verschillende bedrijfsonderdelen, wat helpt te identificeren welke afdelingen het meest efficiënt zijn en welke ondersteuning nodig hebben. Deze analyse kan variaties in doorlooptijd, goedkeuringspercentages of compliance aan het licht brengen die specifiek zijn voor de aankoopgewoonten of interne processen van een afdeling.

Het maakt prestatiebenchmarking en kostenanalyse mogelijk over verschillende bedrijfseenheden, en onthult afdelingsspecifiek procesgedrag.

Doorgaans beschikbaar in de header- of line-item data van de inkoopaanvraag, gekoppeld aan de organisatiestructuur van het bedrijf.

De Purchase Order ID is het unieke nummer van het inkooporderdocument dat wordt gegenereerd uit een goedgekeurde inkoopaanvraag. Dit veld koppelt het aanvraagproces aan de daaropvolgende inkoop- en betalingsprocessen.

Dit attribute is essentieel voor het analyseren van de Requisition-to-PO conversie-efficiëntie. Het bevestigt dat een aanvraag succesvol heeft geleid tot een inkooporder en maakt het mogelijk de benodigde tijd voor deze conversie te meten. Door te analyseren welke aanvragen een corresponderende inkooporder hebben, kunnen bedrijven de effectiviteit van de pre-procurement fase beoordelen en aanvragen identificeren die wel zijn goedgekeurd, maar nooit zijn uitgevoerd.

Het koppelt de aanvraag aan het daaropvolgende inkoopproces, waardoor analyse van conversiepercentages en -tijden van aanvraag naar inkooporder mogelijk is.

Vaak te vinden in de aanvraagdocument data nadat een inkooporder is aangemaakt, soms in een gerelateerde documenten- of documentstroomtabel.

De naam van de aanvrager identificeert de persoon die de inkoopaanvraag heeft geïnitieerd. Deze persoon is doorgaans de zakelijke gebruiker die de goederen of diensten nodig heeft.

Het analyseren van het proces per aanvrager kan helpen patronen te identificeren die verband houden met specifieke individuen of groepen. Zo kan het bijvoorbeeld onthullen of bepaalde aanvragers frequent onvolledige of non-compliant aanvragen indienen die herstelwerkzaamheden vereisen. Deze informatie kan worden gebruikt om gerichte training te bieden of om het aanvraagproces voor veelvoorkomende gebruikersgroepen te vereenvoudigen, wat uiteindelijk de efficiëntie en compliance verbetert.

Het helpt gebruikerspecifiek gedrag te identificeren, wat gerichte training en procesverbeteringen voor individuen of teams mogelijk maakt.

Te vinden in de header data van de inkoopaanvraag, vaak gekoppeld aan de werknemersstam data.

Het Currency attribute specificeert de munteenheid voor het Requisition Amount. Voor multinationale organisaties kunnen aanvragen in verschillende valuta's worden aangemaakt, afhankelijk van de locatie van de aanvrager of leverancier.

Dit veld is essentieel voor nauwkeurige financiële rapportage en analyse. Het zorgt ervoor dat geldwaarden correct worden geïnterpreteerd en maakt een juiste conversie mogelijk bij het aggregeren van data uit verschillende regio's. Elke analyse met betrekking tot de aanvraagwaarde moet rekening houden met de valuta om directe vergelijking van verschillende munteenheden te voorkomen.

Het biedt de nodige context voor financiële data, waardoor een accurate interpretatie en aggregatie van aanvraagwaarden over regio's wordt gewaarborgd.

Doorgaans te vinden in de header data van de inkoopaanvraagtransactie, naast de bedragsvelden.

User Name identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit in het proceslogboek. Dit is een algemeen attribute dat de aanvrager, een bewerker, een goedkeurder of iedereen die interactie heeft met de aanvraag, kan vastleggen.

Dit attribute is fundamenteel voor resource- en automatiseringsanalyse. Het helpt bij het begrijpen van het 'vierogenprincipe' (handoffs tussen verschillende gebruikers) en kan worden gebruikt om automatiseringspercentages te berekenen door activiteiten te identificeren die worden uitgevoerd door systeem- of batchgebruikers. Het analyseren van activiteiten per gebruiker helpt te begrijpen hoe verschillende rollen met het proces interageren.

Dit attribute is essentieel voor het begrijpen van user handoffs, het analyseren van automatisering en het toewijzen van specifieke processtappen aan de juiste actor.

Te vinden in het audit trail of event log data voor elke transactie, vaak opgeslagen als een User ID.

De naam van de goedkeurder identificeert de persoon, rol of groep die een goedkeurings- of afwijzingsstap heeft uitgevoerd in de workflow. Dit is anders dan de aanvrager of de algemene gebruiker die andere activiteiten zou kunnen uitvoeren.

Dit attribute is essentieel voor het analyseren van het goedkeuringsproces zelf. Het helpt de prestaties van goedkeurders te meten, zoals de gemiddelde tijd die een goedkeurder nodig heeft om een beslissing te nemen. Het kan ook de werklastverdeling identificeren, door te laten zien of bepaalde goedkeurders knelpunten zijn in het proces. Deze analyse ondersteunt een betere toewijzing van middelen en prestatiebeheer binnen de goedkeuringsketen.

Het maakt gedetailleerde analyse van de goedkeurings workflow mogelijk, inclusief de werklast van de goedkeurder, prestaties en identificatie van knelpunten.

Geregistreerd in de event of audit log voor goedkeuringsgerelateerde activiteiten. Het kan een koppeling met werknemersstam data vereisen.

De Rejection Reason is een tekstveld of code die uitlegt waarom een aanvraag is afgewezen. Goedkeurders verstrekken deze informatie om feedback te geven aan de aanvrager, die de aanvraag mogelijk moet wijzigen en opnieuw moet indienen.

Dit attribute is van onschatbare waarde voor de root cause analysis van procesfouten. Door afwijsredenen te categoriseren en te analyseren, kunnen organisaties veelvoorkomende problemen identificeren zoals 'Incorrect GL Code', 'Budget Exceeded' of 'Non-compliant Supplier'. Deze inzichten kunnen leiden tot gerichte verbeteringen, zoals betere training voor aanvragers, duidelijkere beleidscommunicatie of systeemverbeteringen om veelvoorkomende fouten te voorkomen.

Het biedt direct inzicht in waarom aanvragen mislukken, waardoor hoofdoorzakenanalyse mogelijk wordt om herstelwerkzaamheden te verminderen en de goedkeuringspercentages de eerste keer te verbeteren.

Doorgaans vastgelegd in een comments of notes veld dat geassocieerd is met de 'Rejected' activiteit of statuswijziging.

Urgency Level, soms ook Priority genoemd, is een veld dat door aanvragers wordt gebruikt om aan te geven hoe snel de gevraagde goederen of diensten nodig zijn. Deze classificatie kan invloed hebben op hoe de aanvraag wordt gerouteerd en geprioriteerd door het inkoopteam en de goedkeurders.

Het analyseren van procesprestaties op basis van urgency level helpt bepalen of het proces responsief is voor bedrijfsbehoeften. Zo kan worden geverifieerd of aanvragen met 'High' urgency daadwerkelijk sneller worden verwerkt dan die met 'Low' urgency. Zo niet, dan kan dit wijzen op een knelpunt of een falen in het prioriteringsmechanisme dat moet worden aangepakt.

Het helpt te evalueren of het proces urgente verzoeken effectief prioriteert en of de opgegeven urgentie overeenkomt met de feitelijke verwerkingssnelheid.

Meestal een optioneel of verplicht veld op het aanmaakformulier van de aanvraag, opgeslagen in de requisition header.

De Required By Date wordt door de aanvrager opgegeven om de deadline voor uitvoering aan te geven. Deze datum dient als een doelwit voor het gehele inkoopproces, van aanvraaggoedkeuring tot uiteindelijke levering.

Dit attribute is belangrijk voor het analyseren van de procestijdigheid en de afstemming ervan op de bedrijfsbehoeften. Door de Required By Date te vergelijken met de daadwerkelijke aanmaakdatum van de inkooporder of de leverdatum, kunnen organisaties hun vermogen meten om interne service level agreements na te komen. Het helpt cruciale vragen te beantwoorden, zoals of het inkoopproces snel genoeg is om zakelijke deadlines te halen.

Het biedt een benchmark voor het meten van procesprestaties tegen zakelijke deadlines en het beoordelen van on-time vervullingscapaciteiten.

Doorgaans ingevoerd door de gebruiker tijdens het aanmaken van de aanvraag en opgeslagen in de requisition header of line item details.