Uw Contractmanagement Data Template

Dit attribuut beschrijft een enkele stap of mijlpaal binnen het contractbeheerproces, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling gestart' of 'Contract uitgevoerd'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is fundamenteel voor process mining. Het helpt de daadwerkelijke processtroom te identificeren, afwijkingen van de standaardprocedure te ontdekken en aan te wijzen welke activiteiten het meest tijdrovend of frequent herhaald worden.

Het definieert de stappen in het proces, waardoor de visualisatie en analyse van de contract workflow, knelpunten en variaties mogelijk worden.

Dit is doorgaans afgeleid van de event log of audit trail data in DocuSign CLM, die acties vastlegt die zijn uitgevoerd op een contractdocument of workflow.

De Contract ID fungeert als de definitieve case-identificatie, die alle events en activiteiten uniek koppelt gerelateerd aan een specifiek contract, van begin tot eind. In DocuSign CLM kan dit overeenkomen met de Envelope ID of een aangepast contractidentificatieveld.

Dit attribute is essentieel voor process mining omdat het de reconstructie van het end-to-end traject mogelijk maakt voor elk individueel contract. Door alle gerelateerde activiteiten onder één Contract ID te groeperen, kunnen analisten de complete processtroom visualiseren, doorlooptijden meten en variaties tussen verschillende contracten analyseren.

Het is de primaire sleutel die alle gerelateerde proces events verbindt, waardoor het mogelijk is de gehele levenscyclus van één enkel contract te traceren en te analyseren.

Dit is doorgaans de belangrijkste identificatie voor een contract- of envelopobject in DocuSign CLM. Het kan gelabeld zijn als Envelope ID of een aangepast veld dat is geconfigureerd voor contractidentificatie.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een activity heeft plaatsgevonden. Het vormt de temporele basis voor Process Mining en maakt de analyse van procesprestaties in de loop van de tijd mogelijk.

Door events te ordenen op basis van hun Start Time, wordt een chronologisch event log gecreëerd voor elke case. Dit maakt de berekening van doorlooptijden tussen activities, de duur van elke stap en de totale end-to-end procesduur mogelijk. Het is cruciaal voor het identificeren van knelpunten, het meten van wachttijden en het evalueren van procesefficiëntie ten opzichte van SLA's.

Deze timestamp is cruciaal voor het chronologisch ordenen van events en het berekenen van alle tijdsgebonden metrics, zoals doorlooptijden en duren.

Deze informatie is een standaardonderdeel van elk event log of audit trail in DocuSign CLM, die is gekoppeld aan elke vastgelegde actie.

Dit attribuut specificeert de oorsprong van de proces data. Voor deze view zou de waarde consistent 'DocuSign CLM' of een vergelijkbare identificatie zijn.

Hoewel het misschien overbodig lijkt in een analyse van één systeem, is het een best practice om dit veld op te nemen. Het wordt cruciaal bij het samenvoegen van data uit meerdere systemen, zoals het combineren van contract data uit een CRM met workflow data uit DocuSign, wat zorgt voor een duidelijke data lineage en traceerbaarheid.

Zorgt voor datatraceerbaarheid en is essentieel voor analyses die data uit meerdere bedrijfssystemen combineren.

Dit is doorgaans een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de herkomst van de dataset te labelen.

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het biedt context voor de actualiteit en tijdigheid van de analyse, waardoor gebruikers weten hoe actueel de data is.

In dashboards en rapporten is deze informatie essentieel voor datagovernance en gebruikersvertrouwen. Het helpt analisten te begrijpen of zij kijken naar realtime informatie of een momentopname van een specifiek tijdstip, wat cruciaal is voor het nemen van geïnformeerde, tijdige beslissingen.

Biedt cruciale context over de actualiteit van de data, zodat gebruikers begrijpen hoe actueel de procesanalyse is.

Dit is een metadata-attribute, doorgaans gegenereerd en opgeslagen door de ETL (Extract, Transform, Load) tool of data-pipeline tijdens het data-ingestieproces.

De Contract Owner is het primaire aanspreekpunt en de persoon die verantwoordelijk is voor de voortgang van een contract. Dit is doorgaans de persoon die de contractaanvraag heeft geïnitieerd of verantwoordelijk is voor de zakelijke relatie.

Het analyseren van prestaties per Contract Owner kan patronen onthullen in efficiëntie, herwerkpercentages en doorlooptijden. Deze analyse helpt bij het identificeren van goed presterende individuen of teams, evenals degenen die extra training of ondersteuning nodig hebben. Het is een belangrijke dimensie voor het segmenteren van data in dashboards zoals de 'Contract Cycle Time Analysis'.

Maakt prestatieanalyse per individu of team mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices en verbeterpunten in door gebruikers gestuurde activiteiten.

Dit is doorgaans een gebruikersveld dat gekoppeld is aan het contractobject, vaak gevuld met de naam van de gebruiker die de workflow heeft aangemaakt of beheert.

Dit attribuut geeft de algehele status van het contract op een bepaald moment aan, bijvoorbeeld 'Concept', 'Ter beoordeling', 'Wacht op handtekening' of 'Uitgevoerd'. Het biedt een samenvatting op hoog niveau van waar het contract zich bevindt in het proces.

In process mining is het analyseren van de status nuttig voor het filteren van cases en het bouwen van dashboards die het volume van contracten in verschillende stadia volgen. Het 'Real-Time Contract Status Tracker' dashboard is direct afhankelijk van dit attribuut om inzicht te geven in de actieve contractportfolio en te identificeren waar werk zich ophoopt.

Biedt een momentopname van de voortgang van het contract, wat essentieel is voor statusbewaking, werkdrukbeheer en het identificeren van knelpunten.

Deze informatie is gewoonlijk beschikbaar als een primair attribute op het contract- of workflow-object binnen DocuSign CLM.

Dit attribuut categoriseert contracten op basis van hun juridische of zakelijke doel. Verschillende contracttypen volgen vaak verschillende workflows, hebben uiteenlopende goedkeuringsvereisten en variëren in complexiteit.

Het segmenteren van de procesanalyse per Contract Type is fundamenteel voor het begrijpen van prestatievariaties. Het stelt analisten in staat om doorlooptijden, compliance rates en onderhandelingspatronen voor verschillende soorten overeenkomsten te vergelijken. Een NDA zou bijvoorbeeld een veel kortere doorlooptijd moeten hebben dan een complexe Master Services Agreement, en dit attribuut maakt die vergelijking mogelijk.

Maakt vergelijking van procesprestaties mogelijk tussen verschillende contractcategorieën, die vaak unieke workflows en complexiteitsniveaus hebben.

Dit is een belangrijk metadata-veld, meestal geselecteerd uit een dropdown list wanneer een contract wordt aangemaakt in DocuSign CLM.

Dit attribuut vertegenwoordigt de financiële waarde van de overeenkomst, wat een eenmalig of terugkerend bedrag kan zijn. De waarde van een contract bepaalt vaak de benodigde mate van controle en de complexiteit van het goedkeuringstraject.

Het analyseren van het proces op basis van Contract Value is cruciaal voor het prioriteren van deals met hoge waarde en te identificeren of deze onnodig vertraagd worden. Het kan ook worden gebruikt voor compliance-controles, bijvoorbeeld om te verifiëren dat contracten boven een bepaalde drempel CFO-goedkeuring hebben ontvangen. Dit attribuut helpt optimalisatie-inspanningen te richten op de financieel meest significante contracten.

Maakt prioritering en risicobeoordeling mogelijk, aangezien contracten met een hogere waarde vaak een strengere beoordeling vereisen en een grotere zakelijke impact hebben.

Dit is doorgaans een numeriek of valutaveld in de metadata van het contract binnen DocuSign CLM.

Dit attribuut meet de end-to-end doorlooptijd voor elke contractcase. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de eerste event (bijv. 'Contractaanvraag geïnitieerd') en de laatste event (bijv. 'Contract opgeslagen in repository').

De doorlooptijd is een master KPI voor procesefficiëntie. Het biedt een holistisch beeld van hoe lang het duurt om een contract af te ronden. Deze berekende metric is de basis voor de 'Average Contract Cycle Time' KPI en het 'Contract Cycle Time Analysis' dashboard, waarmee diepgaande analyses mogelijk zijn van welke factoren, zoals contracttype of waarde, de algehele snelheid beïnvloeden.

Dit is een primaire KPI voor algehele procesefficiëntie, die de totale tijd weergeeft die nodig is om een contract van begin tot eind te verwerken.

Deze metric is niet aanwezig in het bronsysteem, maar wordt berekend in de process mining tool op basis van de start- en eindtimestamps van een case.

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd waarop een activity is afgerond. Waar de Start Time het begin aangeeft, markeert de End Time de voltooiing, wat precieze duurcalculaties voor individuele activities mogelijk maakt.

Het analyseren van de End Time is cruciaal voor het berekenen van de verwerkingstijd van activities, te weten de actieve werktijd die aan een taak is besteed. Dit helpt onderscheid te maken tussen actief werk en wachttijd, wat diepere inzichten geeft in resource-efficiëntie en de werkelijke kosten van vertragingen. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de exacte duur van een 'Juridische Review' activity te berekenen.

Maakt de precieze berekening van individuele activiteitsduur mogelijk, wat helpt bij het onderscheiden van actieve verwerkingstijd van inactieve wachttijd.

In systemen zoals DocuSign CLM kan dit expliciet worden vastgelegd in het audit trail of moet mogelijk worden afgeleid uit de starttijd van het daaropvolgende event.

Dit attribuut slaat de contractuele vervaldatum op. Het is een cruciaal stuk metadata voor het proactief beheren van de contractportfolio, vooral voor terugkerende inkomsten of langetermijnserviceovereenkomsten.

Deze datum is de primaire aanjager van het dashboard 'Contractvernieuwing & Expiratie Overzicht'. Door contracten te monitoren die hun vervaldatum naderen, kunnen organisaties tijdig workflows voor verlenging activeren. Het is ook een belangrijke input voor het berekenen van de 'Tijdige Contractverlengingsgraad' KPI, wat helpt om omzetverlies en serviceonderbrekingen te voorkomen.

Cruciaal voor proactief contractmanagement; maakt tijdige verlengingen mogelijk en voorkomt onbedoeld aflopen van contracten.

Dit is een standaard metadata-veld dat moet worden vastgelegd voor elk contract met een gedefinieerde looptijd in DocuSign CLM.

Dit attribuut identificeert de andere organisatie die deelneemt aan de overeenkomst. Verschillende tegenpartijen kunnen verschillende onderhandelingsstijlen, juridische vereisten en reactietijden hebben, wat de levenscyclus van het contract aanzienlijk kan beïnvloeden.

Het analyseren van procesprestaties per Tegenpartij helpt te identificeren met welke partners het gemakkelijk werken is en welke consistent vertragingen veroorzaken. Deze informatie kan worden gebruikt om relatiebeheer te verbeteren en realistische verwachtingen te scheppen voor toekomstige onderhandelingen. Het is een belangrijke dimensie voor de 'Contract Rework and Revision Frequency' analyse.

Helpt analyseren hoe interacties met verschillende externe partijen de onderhandelingstijden, het aantal revisies en de totale doorlooptijden beïnvloeden.

Deze informatie is een fundamenteel onderdeel van het contractrecord en wordt vaak opgeslagen in een speciaal veld 'Naam Wederpartij' of 'Bedrijf'.

Dit attribuut specificeert de interne afdeling, zoals Sales, Marketing of IT, die het contract heeft geïnitieerd of er verantwoordelijk voor is. Processen en behoeften op afdelingsniveau kunnen variëren, wat kan leiden tot verschillende contractbeheerpatronen.

Het segmenteren van de analyse per afdeling is essentieel om te begrijpen hoe verschillende onderdelen van het bedrijf het contractbeheerproces gebruiken. Het helpt bij het opstellen van gerichte rapporten, zoals het 'Contract Goedkeuring Knelpunt Rapport', om te identificeren of vertragingen geconcentreerd zijn in specifieke bedrijfseenheden. Zo kunnen procesverbeteringen worden afgestemd op afdelingsbehoeften.

Maakt prestatievergelijking mogelijk tussen verschillende bedrijfsonderdelen, en benadrukt variaties in efficiëntie, compliance en werklast.

Dit kan een metadata-veld op het contract zijn of afgeleid van de afdeling van de Contracteigenaar-gebruiker.

Dit attribuut volgt de iteratie van het contractdocument terwijl het revisies ondergaat. Elke keer dat een nieuwe versie wordt uploaded of opgeslagen, zou dit nummer moeten oplopen.

Het bijhouden van de documentversie is een directe manier om rework en de complexiteit van onderhandelingen te meten. Een hoog aantal versies voor een contract duidt op uitgebreide correspondentie tussen partijen. Dit attribuut is een primaire input voor het berekenen van de KPI 'Gemiddeld Aantal Documentrevisies' en het analyseren van het dashboard 'Frequentie van Contract Rework en Revisies'.

Meet direct de hoeveelheid herwerk en onderhandelingsinspanning door bij te houden hoe vaak een document is herzien.

DocuSign CLM heeft ingebouwd versiebeheer voor documenten. Dit attribute zou worden geëxtraheerd uit de versiegeschiedenis van het document.

Deze metric berekent de totale duur die een contract doorbrengt in de goedkeuringsfase, vanaf het moment dat het ter eerste interne goedkeuring wordt verzonden totdat de definitieve vereiste goedkeuring is verkregen. Het kan worden berekend door de duren van alle goedkeuringsgerelateerde activiteiten op te tellen of door de tijd te nemen tussen de start van de eerste goedkeuringsactiviteit en het einde van de laatste.

Dit attribuut is de kernmaatstaf voor de KPI 'Gemiddelde Goedkeuringsfaseduur'. Het helpt vertragingen te isoleren die specifiek te wijten zijn aan het goedkeuringsproces, in plaats van aan opstellen of onderhandelen. Door deze duur te volgen, kunnen organisaties de impact van hun goedkeuringsmatrix beter begrijpen en mogelijkheden identificeren om deze te stroomlijnen.

Isoleert de tijd besteed aan goedkeuringen, waardoor het gemakkelijker wordt om knelpunten binnen de goedkeuringsketen specifiek te identificeren en aan te pakken.

Berekend in de process mining tool door alle events gerelateerd aan goedkeuringen (bijv. 'Interne goedkeuring verzonden', 'Interne goedkeuring ontvangen') te identificeren en de tijd te meten tussen het eerste en laatste dergelijke event voor elke case.

Dit attribuut biedt een gedetailleerde status, specifiek voor de goedkeuringsfase van de contractlevenscyclus. Waar de Contract Status een case status op hoog niveau is, volgt de Approval Status het resultaat van individuele goedkeuringsactivities.

Dit is essentieel voor het 'Contract Goedkeuring Knelpunt Rapport' en de 'Real-Time Contract Status Tracker'. Het biedt een duidelijk overzicht van welke contracten wachten op goedkeuring, welke zijn afgewezen en herziening vereisen, en welke de goedkeuringsfase succesvol doorlopen hebben. Het analyseren van de overgangen tussen deze statussen helpt om specifieke faalpunten of vertragingen in de goedkeuringsketen te identificeren.

Biedt gedetailleerd inzicht in de goedkeuringsfase, waardoor het mogelijk wordt om te identificeren welke contracten vastzitten en waarom.

Dit zou de uitkomst zijn van een goedkeuringstaak of workflowstap binnen DocuSign CLM.

Dit attribuut houdt bij of een contract is ondertekend met een geïntegreerde e-handtekeningtool zoals DocuSign eSignature, of dat het via een offline methode (bijv. handtekening op papier en scan) is uitgevoerd.

Dit attribuut ondersteunt direct de KPI 'E-handtekening Adoptiegraad'. Door het aandeel elektronisch ondertekende contracten te analyseren, kan een bedrijf het succes van zijn digitale transformatie-initiatieven meten. Een hogere adoptiegraad correleert doorgaans met snellere uitvoeringstijden, lagere administratieve kosten en verbeterde compliance en documenttracking.

Meet de adoptie van digitale processen en helpt de efficiëntiewinst te kwantificeren die voortkomt uit het gebruik van geïntegreerde e-handtekeningfunctionaliteiten.

Dit kan worden vastgesteld door te controleren of de event 'Contract Uitgevoerd' afkomstig is van de geïntegreerde DocuSign eSignature-service.

Dit berekende attribuut identificeert contracten die rework hebben ondergaan, zoals het terugsturen voor herziening nadat een interne goedkeuring al was ontvangen. Het wordt doorgaans afgeleid door te zoeken naar specifieke, ongewenste reeksen van activities.

Deze flag vereenvoudigt de analyse van procesinefficiënties. Het maakt de directe berekening van de KPI 'Contract Rework Ratio' mogelijk en vereenvoudigt het proces van filteren en analyseren van alleen die contracten die extra inspanning vergden. Dit helpt de hoofdoorzaken van rework te identificeren, zoals onduidelijke initiële vereisten of moeilijke onderhandelingspunten.

Helpt de frequentie van herstelwerk te kwantificeren en analyseren, een belangrijke indicator van procesinefficiëntie en verborgen kosten.

Dit attribuut wordt berekend binnen de process mining tool door regels te definiëren die herwerklussen identificeren, zoals een 'Contract Aangepast' gebeurtenis die plaatsvindt na een 'Interne Goedkeuring Ontvangen' gebeurtenis.

Dit attribuut identificeert de specifieke persoon van de juridische afdeling die verantwoordelijk is voor het beoordelen en goedkeuren van het contract. Dit onderscheidt zich van de Contracteigenaar, die doorgaans van de businesskant komt.

Het toewijzen van beoordelingen aan een specifieke juridische adviseur maakt een gedetailleerde prestatieanalyse van de juridische beoordelingsstap mogelijk. Het helpt bij het bouwen van het 'Legal Review Performance' dashboard om de doorvoer en doorlooptijden van verschillende juridische teamleden te meten en te vergelijken, wat kan dienen ter informatie voor de werkdrukverdeling en het identificeren van efficiëntiekansen binnen de juridische afdeling.

Maakt gedetailleerde analyse van de juridische beoordelingsfase mogelijk, wat helpt bij het balanceren van werklasten en het meten van de prestaties van het juridische team.

Dit zou afkomstig zijn uit de taaktoewijzingsdata binnen een DocuSign CLM workflow, aangevend aan wie de 'Juridische Review'-taak was toegewezen.