Template dati: Purchase-to-Pay - Ordine d'acquisto

Il Purchase Order ID è un codice alfanumerico univoco assegnato a ogni ordine di acquisto, che lo distingue da tutti gli altri. È il punto di riferimento centrale per tutte le attività, i documenti e le comunicazioni relative a una specifica transazione di approvvigionamento.

Nel Process Mining, questo ID è cruciale per raggruppare tutti gli eventi correlati, come creazione, approvazione, ricezione della merce e fatturazione, in un'unica istanza end-to-end o 'case'. Analizzare i processi tramite questo identificatore consente di ricostruire e visualizzare l'intero ciclo di vita di ciascun ordine di acquisto, dalla creazione alla chiusura finale.

È l'attributo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati in un'unica istanza di processo, rendendo possibile l'analisi end-to-end del ciclo di vita dell'ordine di acquisto.

Si tratta in genere di un campo chiave primaria presente nella tabella di testata dell'ordine di acquisto o nel documento.

Il nome dell’attività descrive un passaggio o un cambio di stato nel processo dell’ordine di acquisto. Esempi: 'Ordine di acquisto creato', 'Ordine di acquisto approvato', 'Entrata merci registrata' e 'Fattura ricevuta'. Ogni attività rappresenta un punto distinto del percorso.

Questo attributo è essenziale per costruire la mappa di processo, che rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzare la sequenza e la frequenza delle diverse attività aiuta a identificare i percorsi di processo più comuni, le deviazioni, i colli di bottiglia e i loop di rework, ad esempio approvazioni ripetute o eventi di modifica.

Costituisce l'ossatura della mappa di processo e permette di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e le inefficienze.

Questa informazione è in genere derivata da codici transazione, log dei cambi di stato, tabelle degli eventi o tabelle dei documenti di modifica associate all'ordine di acquisto.

Event Time registra la data e l'ora in cui una specifica attività è stata eseguita o è stato registrato un cambio di stato. Questo timestamp fornisce il contesto temporale per ogni evento nel ciclo di vita dell'ordine d'acquisto.

Nel Process Mining, i timestamp sono fondamentali per calcolare i tempi di ciclo, le durate e i tempi di attesa tra le attività. Ordinando gli eventi in ordine cronologico per ciascun caso, è possibile analizzare le prestazioni del processo, individuare i colli di bottiglia in cui si perde tempo e monitorare la conformità agli SLA (Service Level Agreement).

Abilita tutte le analisi basate sul tempo, incluso il calcolo dei tempi di ciclo, l'individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle performance rispetto ai benchmark.

Questo si trova di norma nei log degli eventi, nelle tabelle della cronologia modifiche o come campo di data di creazione/contabilizzazione nei documenti transazionali.

L'attributo 'Source System' identifica il sistema informativo di origine degli eventi, come un ERP, una piattaforma di e-procurement o un sistema legacy. È particolarmente rilevante quando il processo Procure-to-Pay attraversa più applicazioni integrate.

Conoscere il sistema sorgente supporta la validazione dei dati, la risoluzione dei problemi e la comprensione delle varianti di processo che possono dipendere dal sistema. Per esempio, i PO generati in un sistema di e-procurement possono seguire un percorso diverso, più automatizzato, rispetto a quelli creati manualmente nell’ERP principale.

Fornisce contesto sull'origine dei dati, ed è cruciale per la governance dei dati, la validazione e l'analisi delle variazioni di processo tra sistemi diversi.

Può trattarsi di un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati oppure di un campo nelle tabelle sorgente che indica il sistema di origine.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'ultimo caricamento o aggiornamento dei dati dal sistema sorgente. È un campo di metadati che si applica all'intero dataset, non a un singolo evento.

Questa informazione è fondamentale per comprendere l'attualità dei dati analizzati. Aiuta a valutarne la rilevanza e assicura che le decisioni si basino su dati aggiornati quanto necessario per l'analisi.

Indica l'aggiornamento dei dati, così da chiarire il periodo coperto dall'analisi e la rilevanza dei risultati.

Questo timestamp è in genere generato e memorizzato dallo strumento o processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL).

La categoria merceologica, nota anche come Material Group o Purchase Category, classifica il tipo di prodotto o servizio da acquistare. Questa classificazione strutturata aiuta a organizzare e a comprendere la spesa per gli acquisti e il comportamento del processo.

Analizzare il processo per categoria merceologica può evidenziare differenze significative. Ad esempio, per i servizi complessi i cicli di approvazione tendono a essere più lunghi e a subire più modifiche rispetto alle forniture d'ufficio standard. Questa segmentazione consente di ottimizzare il processo per categoria e di definire strategie dedicate.

Consente di analizzare le prestazioni di processo e la spesa per categoria, mostrando come le diverse tipologie di acquisto influenzano l'efficienza del processo.

Questa informazione è di norma memorizzata a livello di riga dell'ordine di acquisto.

La data di consegna richiesta (Requested Delivery Date) è la data indicata nel PO entro la quale l’organizzazione prevede di ricevere i beni o i servizi dal fornitore. Questa data costituisce il riferimento per misurare la performance di consegna dei fornitori.

Questo attributo è essenziale per calcolare il KPI On-Time Delivery Rate (OTD). Confrontando la data richiesta con la data effettiva di registrazione dell’entrata merci, è possibile valutare l’affidabilità del fornitore. L’analisi degli scostamenti aiuta a individuare problemi ricorrenti su specifici fornitori, articoli o siti di spedizione, fornendo dati a supporto delle discussioni sulle performance.

È il riferimento per misurare le performance di consegna dei fornitori ed è fondamentale per calcolare il KPI On-Time Delivery Rate.

Questa data è di norma un campo standard nella testata dell'ordine di acquisto o nei dettagli delle righe.

L’attributo Reparto indica l’unità organizzativa responsabile dell’acquisto. Spesso coincide con il reparto che ha avviato la richiesta o con quello il cui budget coprirà la spesa, ad esempio 'IT', 'Marketing' o 'Operations'.

Questo attributo è essenziale per segmentare e confrontare le performance di processo tra le diverse aree aziendali. L’analisi per reparto può rivelare dove i tempi di ciclo sono più lunghi, i tassi di modifica più elevati o gli acquisti fuori procedura più frequenti. Queste evidenze aiutano a calibrare le iniziative di miglioramento sui bisogni e sui comportamenti specifici di ogni reparto.

Permette di segmentare l'analisi del processo per business unit, aiutando a confrontare le prestazioni e a individuare criticità o best practice specifiche di reparto.

Questa informazione è di solito disponibile nella testata dell'ordine di acquisto o nei dettagli di riga, spesso collegata come campo 'Centro di costo' o 'Dipartimento'.

L'importo dell'ordine di acquisto (PO) rappresenta l'impegno economico totale dell'ordine. Può essere analizzato a livello di documento complessivo o di singola riga.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi finanziaria e la definizione delle priorità. Consente di filtrare i processi in base al valore, ad esempio per concentrarsi sui PO di importo elevato, che possono avere workflow di approvazione più complessi o un maggiore impatto sul business. Correlare l'importo del PO con i tempi di ciclo o con i tassi di rilavorazione può rivelare se gli ordini di alto valore vengono gestiti con minore efficienza rispetto a quelli di basso valore.

Aggiunge la dimensione economica al processo, consentendo analisi basate sul valore per dare priorità ai miglioramenti e comprendere i driver di costo.

Questo valore si trova nella testata dell’Ordine d’acquisto ed è spesso calcolato come somma degli importi di tutte le righe.

Il Vendor Name identifica il soggetto esterno incaricato di fornire i beni o i servizi indicati nel PO. È un elemento chiave di anagrafica collegato ai dati transazionali dell’Ordine di Acquisto.

Analizzare il processo per fornitore è essenziale per la gestione delle performance dei fornitori. Consente di confrontare i fornitori su metriche come puntualità di consegna, tasso di reso e frequenza delle modifiche ai PO. Queste indicazioni possono guidare le strategie di approvvigionamento, le negoziazioni con i fornitori e la gestione della relazione.

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori, mettendo a confronto tempi di consegna, qualità e frizioni di processo tra loro.

Questa informazione proviene dall'anagrafica fornitori ed è collegata all'ordine di acquisto, di norma nella testata del documento.

Lo User Name identifica la persona responsabile dell’esecuzione di un evento nel processo. Può essere chi ha creato la richiesta, approvato il PO o registrato l’entrata merci. Garantisce la tracciabilità delle responsabilità e introduce una dimensione umana al flusso di processo.

Analizzare le attività per utente aiuta a comprendere la distribuzione dei carichi, a individuare esigenze di formazione e a rilevare possibili criticità di conformità. Per esempio, consente di verificare se alcuni utenti sono associati a tassi elevati di rilavorazioni o ritardi, oppure di controllare eventuali violazioni della separazione dei compiti (SoD).

Collega le attività di processo a utenti specifici, abilitando l'analisi di carico di lavoro, performance e conformità a livello utente.

Di solito si trova nei campi 'Creato da', 'Modificato da' o 'User ID' nei log delle transazioni e nelle intestazioni dei documenti.

Lo Stato dell'ordine di acquisto indica la fase del PO nel suo ciclo di vita in un dato momento o il suo esito finale. Gli stati più comuni includono 'In approvazione', 'Approvato', 'Inviato al fornitore', 'Parzialmente ricevuto', 'Chiuso' o 'Annullato'.

Questo attributo è utile per filtrare e analizzare sottoinsiemi di ordini di acquisto. Ad esempio, ci si può concentrare esclusivamente sugli ordini aperti per individuare i colli di bottiglia attuali, oppure su quelli annullati per comprenderne le cause. Tracciare la sequenza dei cambi di stato può anche costituire la base per definire le attività nel modello di processo.

Consente di filtrare i casi in base alla fase del loro ciclo di vita, abilitando analisi mirate su ordini aperti, chiusi o problematici.

Questo è un campo di stato standard presente nella testata dell'ordine di acquisto.

Il Purchase Requisition ID è l'identificatore del documento interno che ha avviato il processo di approvvigionamento. La richiesta d'acquisto è la domanda formale con cui un reparto chiede all'ufficio acquisti di procurare beni o servizi.

Disporre di questo ID consente di collegare il processo dell'ordine di acquisto al processo di richiesta a monte. Questo permette un'analisi più ampia, 'dalla richiesta all'ordine', misurando il tempo che intercorre tra la richiesta e la creazione del PO. Aiuta a individuare eventuali ritardi nel passaggio di consegne tra i richiedenti e il team acquisti.

Collega il PO alla richiesta originaria, consentendo di analizzare a monte il tempo di ciclo dalla requisizione all'ordine.

Questo è di norma memorizzato come campo di riferimento nella testata dell'ordine di acquisto o nei dati di riga.

L’attributo Orario di fine registra il momento di completamento di un’attività. Sebbene molti eventi di processo siano atomici e abbiano lo stesso orario di inizio e di fine, alcune attività, soprattutto manuali o con una durata misurabile, possono avere timestamp di inizio e di fine distinti.

Disporre dell’orario di fine consente di calcolare con precisione il tempo di lavorazione delle singole attività. È prezioso per individuare quali passaggi richiedono più tempo e per distinguere tra tempo di lavorazione (quando il lavoro è in corso) e tempo di attesa (il tempo morto tra un’attività e la successiva).

Consente il calcolo preciso dei tempi di lavorazione delle attività, aiutando a distinguere il tempo di lavoro attivo dai tempi morti di attesa nel processo.

Presente negli Event Log o nei dati transazionali, talvolta come campo separato 'End Time' o 'Completion Date'. Se non disponibile, può essere impostato allo stesso valore di Event Time.

Il Richiedente (Requester) è la persona in azienda che ha avviato la necessità d’acquisto, spesso creando la Richiesta di Acquisto (PR) preliminare. È distinto dall’utente che può aver creato nel sistema il documento di Ordine di Acquisto, tipicamente appartenente all’ufficio acquisti.

L’analisi per richiedente aiuta a individuare schemi ricorrenti negli acquisti. Per esempio, alcuni richiedenti possono avere con regolarità ordini urgenti o soggetti a frequenti modifiche. Queste informazioni consentono di fornire formazione mirata sulle policy di acquisto o di migliorare a monte la specifica dei requisiti.

Identifica l'utente aziendale che ha avviato l'acquisto, consentendo di analizzare i comportamenti di spesa e migliorare la definizione dei requisiti.

Questa informazione proviene di norma dalla relativa richiesta d'acquisto o è memorizzata come campo 'Richiedente' direttamente sull'ordine di acquisto.

L’attributo Valuta specifica l’unità monetaria utilizzata per l’Importo dell’ordine di acquisto e per gli altri campi finanziari. È essenziale per interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali che operano con più valute.

Nell’analisi, questo attributo assicura che le metriche finanziarie siano confrontate in modo omogeneo. È un prerequisito per qualsiasi dashboard o KPI che includa valori monetari, consentendo una corretta conversione valutaria e un reporting accurato, così da offrire una vista finanziaria precisa del processo di procurement.

Fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari, garantendo reportistica accurata e confronti corretti, soprattutto in contesti globali.

Questo codice è in genere archiviato nella testata dell'ordine di acquisto insieme all'importo totale.