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Améliorez votre gestion des contrats

Votre guide en 6 étapes pour optimiser l'efficacité contractuelle.
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Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts pour l'efficacité

Notre plateforme vous aide à découvrir les inefficacités cachées et les goulots d'étranglement au sein de vos processus de gestion des contrats. Identifiez les zones qui causent des retards dans les approbations et qui entravent la conformité. Obtenez des insights pour rationaliser le cycle de vie de vos contrats, améliorer les stratégies de négociation et réduire les risques globaux. Cela permet une exécution plus rapide et une meilleure performance opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts ?

Une gestion des contrats efficace est cruciale pour toute organisation, constituant l'épine dorsale des relations commerciales et de la stabilité financière. Au sein de SAP Ariba Contracts, bien que le système offre des outils robustes, le processus réel est souvent confronté à des complexités qui peuvent entraîner des inefficacités significatives. Les retards dans les cycles de contrats, les obligations de conformité non respectées et les phases de négociation opaques peuvent avoir un impact direct sur la reconnaissance des revenus, augmenter les coûts opérationnels et exposer votre organisation à des risques inutiles. Comprendre et améliorer votre processus de gestion des contrats ne consiste pas seulement à adopter un système, mais à s'assurer que chaque contrat passe efficacement de l'initiation à l'exécution et au-delà, en protégeant vos intérêts et en maximisant la valeur.

Les inefficacités dans ce domaine critique peuvent se manifester par des contrats bloqués en révision, de longues périodes de négociation ou des workflows d'approbation incohérents. Ces problèmes, s'ils ne sont pas traités, peuvent entraîner des pertes financières substantielles, des relations tendues avec les fournisseurs ou les clients, et une approche réactive plutôt que proactive des obligations contractuelles. L'optimisation de ce processus vous permet d'acquérir un avantage concurrentiel en accélérant la conclusion des affaires, en renforçant la conformité et en garantissant que les termes contractuels sont respectés de manière cohérente.

Comment le Process Mining améliore les performances de SAP Ariba Contracts

Le process mining offre une approche puissante, axée sur les données, pour découvrir la véritable performance de votre processus de gestion des contrats au sein de SAP Ariba Contracts. Contrairement aux méthodes traditionnelles qui reposent sur des hypothèses ou des audits manuels, le process mining utilise les données de journal d'événements directement de votre système SAP Ariba Contracts. En analysant l'empreinte numérique de chaque ID de contrat, il reconstruit le parcours complet de chaque contrat, de 'Demande de contrat initiée' à 'Contrat exécuté/signé' et toutes les phases ultérieures. Cela fournit une vue exhaustive et objective de la manière dont le travail se déroule réellement, et non seulement de la manière dont il est censé se dérouler.

Cette perspective offre une vue exhaustive du processus de gestion des contrats, de la demande initiale à la négociation, l'exécution et les phases post-exécution. Elle facilite l'analyse des temps de cycle des contrats, identifie les goulots d'étranglement dans les workflows de revue et d'approbation, et surveille la conformité aux obligations contractuelles. En suivant le cycle de vie complet de chaque contrat, les organisations peuvent améliorer les stratégies de négociation, réduire les risques juridiques et assurer des renouvellements ou des résiliations en temps opportun, améliorant finalement l'efficacité opérationnelle et la gouvernance. Cela vous permet de localiser précisément où les retards se produisent, qui est impliqué dans les goulots d'étranglement, et comment les variations de processus impactent le temps de cycle global, vous aidant ainsi à réduire efficacement le temps de cycle de gestion des contrats.

Domaines d'amélioration clés pour votre processus de gestion des contrats

L'application du process mining à la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts révèle généralement plusieurs domaines clés propices à l'optimisation :

  • Rationalisation des workflows d'approbation : Identifiez les étapes d'approbation ou les individus spécifiques qui causent constamment des retards, entraînant des temps de cycle de contrat prolongés. Vous pouvez ensuite optimiser les règles de routage ou les chemins d'escalade.
  • Accélération des cycles de négociation : Déterminez les phases où les contrats subissent des révisions excessives ou des soumissions multiples, indiquant des problèmes potentiels avec la rédaction initiale, la clarté des termes ou la stratégie de négociation.
  • Amélioration de la conformité et de la gestion des risques : Visualisez les déviations par rapport aux procédures opérationnelles standard, en vous assurant que toutes les revues internes et légales requises sont effectuées et enregistrées.
  • Optimisation de la rédaction et de la revue des contrats : Comprenez le temps pris pour les activités 'Contrat rédigé', 'Revue interne effectuée' et 'Revue juridique effectuée', découvrant des opportunités d'améliorer les modèles, la formation ou l'allocation des ressources.
  • Amélioration de la gestion post-exécution : Surveillez l'efficacité des activités 'Obligations surveillées', 'Vérification de la conformité effectuée' et 'Contrat renouvelé' pour assurer une gestion proactive du cycle de vie des contrats.

Résultats attendus de l'optimisation des processus

En tirant parti du process mining pour vos contrats SAP Ariba, vous pouvez vous attendre à des améliorations mesurables et significatives dans toutes vos opérations de gestion des contrats. Celles-ci incluent :

  • Réduction des temps de cycle des contrats : Réduisez considérablement le temps entre la demande de contrat et l'exécution, ce qui se traduit par une génération de revenus plus rapide ou des économies de coûts.
  • Réduction des coûts opérationnels : Diminuez les ressources, tant humaines que financières, consacrées à la gestion des contrats grâce à une efficacité accrue et à des opportunités d'automatisation.
  • Conformité renforcée et risques réduits : Assurez le respect des politiques internes et des réglementations externes, atténuant les risques juridiques et financiers associés à la non-conformité.
  • Meilleurs résultats de négociation : Obtenez des informations sur les schémas de négociation, donnant à vos équipes des données pour obtenir des termes et conditions plus favorables.
  • Transparence et contrôle accrus : Obtenez une compréhension plus claire de l'ensemble de votre portefeuille de contrats et de la performance de vos processus, permettant une gestion proactive et une prise de décision stratégique.

Pour commencer à améliorer votre gestion des contrats

Transformer votre processus de gestion des contrats avec le process mining dans SAP Ariba Contracts est plus accessible que vous ne le pensez. En analysant les données existantes de votre système, vous pouvez rapidement obtenir des informations exploitables sans effort manuel conséquent. Nos conseils visent à simplifier ce processus, vous aidant à comprendre comment améliorer la gestion des contrats et à réduire leur temps de cycle. Adoptez une approche basée sur les données pour libérer tout le potentiel de vos contrats et favoriser l'excellence opérationnelle. Découvrez comment vous pouvez commencer à optimiser votre cycle de vie contractuel dès aujourd'hui.

Gestion des Contrats Cycle de Vie des Contrats Conformité juridique Contrats d'approvisionnement Stratégie de négociation Approbations de Contrats Réduction des risques Service juridique Achats Renouvellements de Contrats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les workflows d'approbation de contrats dans SAP Ariba Contracts souffrent souvent de durées prolongées, entraînant des échéances manquées et des opérations commerciales retardées. Cela impacte la reconnaissance des revenus et les relations avec les fournisseurs, générant de la frustration pour toutes les parties prenantes impliquées dans le processus de gestion des contrats. ProcessMind analyse les journaux d'événements pour identifier précisément les goulots d'étranglement et révéler pourquoi les approbations prennent tant de temps, en identifiant les étapes ou les individus spécifiques qui causent ces retards. Nos analyses aident à rationaliser les workflows, à réduire les temps de cycle et à améliorer l'efficacité de votre gestion des contrats.

Les déviations par rapport aux processus d'exécution de contrats standard peuvent entraîner des risques de conformité importants et une exposition juridique potentielle. Sans visibilité claire, les organisations peinent à garantir que chaque contrat suit les protocoles établis au sein de SAP Ariba Contracts, risquant des pénalités financières et des atteintes à leur réputation. ProcessMind mappe les parcours contractuels réels par rapport aux workflows conformes prédéfinis, mettant en évidence toutes les déviations, les sauts et les étapes non autorisées. Cela vous permet de faire respecter la conformité, de corriger les lacunes des processus et de réduire les risques juridiques au sein de vos opérations de gestion des contrats.

L'incapacité à suivre et à agir sur les obligations contractuelles critiques, y compris les dates de renouvellement ou de résiliation, peut entraîner des renouvellements automatiques de termes défavorables ou des opportunités manquées. Cette négligence dans la gestion des contrats impacte la rentabilité et expose l'organisation à des risques financiers ou opérationnels inutiles. ProcessMind fournit une vue d'ensemble complète des activités de surveillance des obligations et de leurs calendriers, les reliant aux dates d'expiration des contrats. Notre analyse vous aide à gérer de manière proactive les cycles de vie des contrats, assurant une action en temps opportun et prévenant les oublis coûteux dans SAP Ariba Contracts.

Les variations dans les stratégies et les étapes de négociation d'un contrat à l'autre entraînent des résultats imprévisibles, des phases de négociation prolongées et des clauses contractuelles sous-optimales. Ce manque de standardisation dans la gestion des contrats peut se traduire par des pertes de revenus et une augmentation des coûts opérationnels au sein de SAP Ariba Contracts. ProcessMind visualise tous les chemins de négociation, identifiant les déviations courantes, les cycles de révision excessifs et les boucles inattendues. En comprenant ces variations, vous pouvez standardiser les meilleures pratiques, optimiser les stratégies de négociation et accélérer la finalisation des contrats.

La révision juridique est une phase critique, souvent chronophage, dans la gestion des contrats, devenant fréquemment un goulot d'étranglement qui retarde l'exécution globale des contrats. Ces retards persistants dans SAP Ariba Contracts impactent l'agilité commerciale et peuvent tendre les relations avec les contreparties en raison de délais prolongés. ProcessMind analyse la durée et la fréquence des activités de révision juridique, identifiant les étapes ou types de contrats spécifiques qui causent des blocages. Nos insights aident à optimiser les processus de révision juridique, à réduire les temps d'attente et à accélérer l'exécution des contrats.

Les révisions fréquentes, la reformulation et les cycles de revue internes multiples augmentent considérablement l'effort et le coût associés à la finalisation des contrats. Cette inefficacité dans la gestion des contrats prolonge les temps de cycle et consomme des ressources précieuses au sein de SAP Ariba Contracts qui pourraient être mieux allouées ailleurs. ProcessMind identifie les causes profondes de la reprise de travail, telles que des brouillons initiaux peu clairs, des apports juridiques incohérents ou des lacunes de communication, en suivant les activités de révision. Cela vous permet de mettre en œuvre des améliorations qui réduisent le travail itératif et accélèrent le traitement des contrats.

Sans une compréhension claire et en temps réel de l'état de chaque contrat dans son cycle de vie, les parties prenantes peinent à prévoir les délais, à prioriser les tâches et à anticiper les retards potentiels de manière proactive. Ce manque de transparence au sein de SAP Ariba Contracts nuit à une gestion efficace des contrats et à la planification stratégique. ProcessMind offre une visibilité de bout en bout sur le parcours de chaque contrat, de la demande à l'exécution et au-delà, en affichant l'état actuel et la progression. Notre solution donne aux parties prenantes les informations exploitables nécessaires pour gérer efficacement leur portefeuille de contrats.

Des réviseurs juridiques ou départementaux surchargés, ou une répartition inégale des tâches de révision, peuvent entraîner des arriérés et des délais de traitement des contrats prolongés. L'utilisation sous-optimale des ressources dans la gestion des contrats impacte directement l'efficacité opérationnelle et augmente les coûts au sein de SAP Ariba Contracts. ProcessMind analyse la répartition de la charge de travail et identifie les goulots d'étranglement liés à des individus ou départements spécifiques impliqués dans les révisions de contrats. Cela permet des décisions basées sur les données pour le rééquilibrage des ressources, améliorant le débit et réduisant les retards de traitement.

Le non-respect des accords de niveau de service internes (SLA) pour les processus de revue et d'approbation des contrats entraîne une insatisfaction interne et des retards externes pour les contrats critiques. Cela peut nuire à la confiance des parties prenantes et entraîner des pénalités ou des opportunités manquées en gestion des contrats. ProcessMind surveille les temps de revue réels par rapport aux SLA définis pour chaque activité du processus de gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. Notre analyse met en évidence les violations de SLA récurrentes, vous permettant d'identifier les causes sous-jacentes et de mettre en œuvre des actions correctives.

Les retards persistants dans l'exécution des contrats ont souvent des causes profondes complexes et interconnectées, difficiles à identifier sans une analyse approfondie des processus. Cette incertitude impacte la planification commerciale et empêche des solutions efficaces pour améliorer l'efficacité de la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. ProcessMind va au-delà des symptômes superficiels pour révéler la séquence réelle des événements et des dépendances à l'origine des retards, identifiant les activités ou les transferts spécifiques. Nos insights fournissent la clarté nécessaire pour aborder efficacement les inefficacités de processus sous-jacentes.

Les lacunes dans le processus de gestion des contrats, telles que les déviations non approuvées ou les pistes d'audit incomplètes, augmentent considérablement les risques juridiques et de conformité. Sans un mécanisme robuste pour détecter et prévenir ces problèmes, les organisations sont confrontées à des amendes potentielles, des litiges et des atteintes à leur réputation. ProcessMind reconstitue la piste d'audit complète de chaque contrat, révélant toutes les activités et leur séquence, assurant une transparence et une responsabilité complètes. Cela aide à identifier et à atténuer de manière proactive les risques de conformité, renforçant la gouvernance au sein de SAP Ariba Contracts.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des cycles d'approbation longs dans la gestion des contrats entraînent souvent des retards de démarrage de projets et des pertes d'opportunités de revenus. Atteindre cet objectif signifie que les contrats passent plus rapidement les étapes de révision et d'approbation, améliorant ainsi l'agilité globale de l'entreprise et accélérant le délai de rentabilisation. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement dans les workflows d'approbation de SAP Ariba Contracts, repérant les étapes ou les utilisateurs spécifiques à l'origine des retards. Il fournit des insights basés sur les données pour optimiser le routage, automatiser certaines approbations et mesurer l'impact des changements sur le temps de cycle, contribuant à des réductions de 20 à 40 %.

Les parcours d'exécution non conformes exposent les organisations à des risques juridiques et financiers importants. Cet objectif vise à garantir que chaque contrat au sein de SAP Ariba Contracts respecte les politiques légales et internes prédéfinies, protégeant ainsi l'entreprise contre d'éventuelles pénalités et dommages à sa réputation. ProcessMind détecte automatiquement les déviations par rapport aux parcours conformes standard, mettant en évidence chaque instance où les processus de gestion des contrats contournent des étapes critiques. Il permet une surveillance continue de l'adhésion aux politiques et fournit des alertes exploitables, aidant à atteindre 100 % de conformité aux règles définies.

Le non-respect des obligations contractuelles ou des dates de renouvellement peut entraîner des pénalités, des pertes de revenus ou des reconductions automatiques indésirables. Cet objectif garantit que toutes les obligations, jalons et dates critiques au sein de SAP Ariba Contracts sont gérés de manière proactive, améliorant la conformité et maximisant la valeur du contrat. ProcessMind offre une visibilité complète sur la chronologie des événements pour chaque contrat, permettant le suivi de toutes les activités liées aux obligations. Il identifie les modèles menant aux délais manqués et permet des rappels proactifs et des alertes automatisées pour améliorer les taux d'adhérence de 15 à 25 %.

Des processus de négociation incohérents peuvent entraîner des termes sous-optimaux, des risques juridiques accrus et une qualité de contrat variable. La standardisation de ce processus garantit que toutes les négociations en gestion de contrats suivent les meilleures pratiques, conduisant à des termes plus favorables et des résultats prévisibles. ProcessMind cartographie les parcours de négociation réels au sein de SAP Ariba Contracts, les comparant à des modèles idéaux pour identifier les variations et les inefficacités. Il met en évidence les déviations par rapport aux meilleures pratiques, permettant la mise en œuvre de workflows et de modèles standardisés, réduisant les cycles de négociation de 10 à 20 %.

Les contrats fréquemment bloqués en revue juridique créent des goulots d'étranglement importants, impactant les temps de cycle globaux des contrats. Accélérer le débit signifie que les équipes juridiques peuvent examiner et approuver les contrats plus efficacement, sans compromettre la qualité, accélérant ainsi les opérations commerciales. ProcessMind identifie les durées exactes et les files d'attente au sein de l'étape de revue juridique dans SAP Ariba Contracts, identifiant les points de blocage spécifiques et les contraintes de ressources. Il aide à optimiser la distribution de la charge de travail et à rationaliser les étapes de revue, réduisant potentiellement les temps de revue juridique de 10 à 30 %.

Les taux élevés de retravails et de reformulations consomment un temps et des ressources précieux, retardant la finalisation des contrats et augmentant les coûts opérationnels. Cet objectif vise à réduire les cas où les contrats nécessitent des révisions importantes, garantissant des brouillons plus souvent "bons du premier coup". ProcessMind visualise le parcours complet d'un contrat dans SAP Ariba Contracts, révélant les boucles et les activités répétées associées au retravail. Il identifie les causes profondes des reformulations, telles que des exigences peu claires ou des modèles incohérents, permettant des améliorations ciblées pour réduire le retravail de 15 à 25 %.

Le manque de visibilité sur le cycle de vie des contrats rend difficile le suivi des progrès, l'anticipation des retards ou la compréhension de l'efficacité globale. Atteindre cet objectif signifie que les parties prenantes ont une vision claire et en temps réel de chaque étape de la gestion des contrats, de la demande à l'exécution. ProcessMind fournit une représentation graphique de bout en bout du parcours de chaque contrat dans SAP Ariba Contracts, rendant les flux de processus complexes faciles à comprendre. Il permet une surveillance en temps réel du statut des contrats et identifie les contrats bloqués, améliorant la communication et la prise de décision des parties prenantes.

Une allocation inefficace des ressources de revue peut entraîner des équipes surchargées, un épuisement professionnel et des retards inutiles. Cet objectif vise à garantir que les tâches de revue en gestion des contrats sont distribuées efficacement, maximisant la productivité et minimisant le temps d'inactivité. ProcessMind analyse l'utilisation des ressources à travers toutes les activités de revue dans SAP Ariba Contracts, identifiant les déséquilibres et les goulots d'étranglement causés par les contraintes de ressources. Il fournit des informations pour réaffecter les charges de travail et optimiser les structures d'équipe, augmentant potentiellement l'efficacité des ressources de 10 à 20 %.

Le non-respect des objectifs d'accord de niveau de service (SLA) internes pour les révisions peut entraîner l'insatisfaction des clients internes et avoir un impact sur les délais des projets. Cet objectif garantit que toutes les révisions de contrats au sein de la gestion des contrats sont terminées dans les délais prédéfinis. ProcessMind surveille en permanence la durée de chaque activité de révision par rapport aux seuils de SLA définis dans SAP Ariba Contracts. Il signale de manière proactive les violations de SLA imminentes ou réelles et identifie les étapes de processus ou les parties responsables spécifiques, aidant à atteindre des taux de respect des SLA supérieurs à 95 %.

Les causes profondes non identifiées des retards de contrats empêchent une résolution efficace des problèmes et une amélioration continue. Cet objectif vise à identifier précisément les facteurs sous-jacents contribuant aux ralentissements dans le processus de gestion des contrats, permettant des actions correctives ciblées. ProcessMind utilise des capacités analytiques avancées pour explorer les variations de processus et identifier les événements, ressources ou conditions exacts contribuant aux retards dans SAP Ariba Contracts. Il quantifie l'impact de chaque cause profonde, permettant des décisions basées sur les données pour résoudre les problèmes et réduire les retards de 20 à 30 %.

Une exposition élevée aux risques juridiques et de conformité peut résulter du non-respect des exigences réglementaires ou des politiques internes. Atteindre cet objectif signifie identifier et atténuer de manière proactive les risques potentiels tout au long du processus de gestion des contrats, renforçant ainsi la gouvernance. ProcessMind offre une vue d'ensemble complète de l'exécution réelle des processus dans SAP Ariba Contracts, la comparant aux modèles de conformité établis pour mettre en évidence les schémas non conformes. Il propose une surveillance continue et des pistes d'audit, réduisant considérablement l'exposition aux risques et améliorant la gouvernance d'entreprise globale.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des contrats

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Que faire

Obtenez le modèle Excel prédéfini et adapté aux données de gestion des contrats. Ce modèle fournit la structure correcte pour vos informations SAP Ariba Contracts.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation de la structure de données correcte dès le départ garantit une analyse précise et efficace. Elle rationalise considérablement la phase de préparation des données.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé prêt à être rempli avec vos données de gestion des contrats de SAP Ariba.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les insights cachés de la gestion des contrats dans SAP Ariba

ProcessMind révèle le véritable flux de votre gestion des contrats, offrant des insights visuels à chaque étape. Identifiez les inefficacités et les opportunités pour une exécution des contrats plus rapide et conforme.
  • Visualisez le cycle de vie des contrats dans SAP Ariba
  • Identifier instantanément les goulots d'étranglement des approbations
  • Optimiser la négociation et la conformité
  • Réduire le temps de cycle et les risques des contrats
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Ce que les organisations réalisent en gestion des contrats

Ces résultats mettent en évidence les avantages tangibles que les organisations obtiennent en optimisant leurs processus de gestion des contrats. En tirant parti des insights de Process Mining dérivés des données de SAP Ariba Contracts, les entreprises peuvent identifier les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations ciblées.

0 % faster
Approbations de contrats plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Le Process Mining identifie les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation, entraînant une diminution significative du temps nécessaire à l'approbation des contrats. Cela accélère les opérations commerciales et la reconnaissance des revenus.
0 % increase
Taux de conformité améliorés

Augmentation des parcours contractuels conformes

En visualisant les flux de processus réels, les organisations peuvent s'assurer que les contrats respectent les politiques internes et les réglementations externes, minimisant ainsi les risques juridiques et financiers. Cela renforce la confiance et évite les pénalités.
0 % reduction
Retravail de contrat réduit

Diminution des incidents de reformulation

Le Process Mining identifie les causes profondes du retravail contractuel et des itérations de négociation, permettant une standardisation et une rédaction initiale plus claire. Cela économise un temps et des ressources considérables pour les équipes juridiques et commerciales.
0 days less
Revue Juridique Accélérée

Réduction du temps de cycle de révision juridique

L'identification et la résolution des goulots d'étranglement dans la phase de revue juridique permettent aux contrats de progresser plus rapidement dans le processus. Cela améliore le débit et permet aux équipes juridiques de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
0 % improvement
Meilleur Respect des Obligations

Amélioration de l'exécution des obligations critiques

Le Process Mining aide à garantir que toutes les obligations contractuelles, telles que les renouvellements ou les vérifications de conformité, sont respectées à temps. Cette gestion proactive prévient les engagements manqués et renforce la gouvernance des contrats.

Les résultats varient en fonction du contexte organisationnel spécifique, de la complexité des processus et de la qualité des données. Ces chiffres illustrent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités clés, en les étendant au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque espace de travail de contrat, servant d'identifiant principal de dossier.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour suivre le parcours complet d'un contrat, permettant toutes les analyses au niveau du dossier et la visualisation des flux de processus.

Le nom de l'étape ou de l'événement de processus métier spécifique qui s'est produit.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation du flux de processus et l'identification des goulots d'étranglement et des retravails.

La date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement s'est produit.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est fondamental pour le calcul de toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les temps d'attente, et pour l'ordonnancement correct des événements de processus.

L'horodatage indiquant quand une activité a été achevée.

Pourquoi c'est important

Il permet le calcul précis des temps de traitement des activités, ce qui est crucial pour identifier les goulots d'étranglement et mesurer l'efficacité des ressources.

Le nom ou l'ID de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il offre une visibilité sur la répartition de la charge de travail et la performance des utilisateurs, permettant la gestion des ressources et l'analyse de l'efficacité.

Le service métier qui a initié ou est propriétaire du contrat.

Pourquoi c'est important

Il permet la segmentation des processus par domaine d'activité, aidant à identifier les goulots d'étranglement spécifiques aux départements et les variations de performance.

La valeur monétaire totale du contrat.

Pourquoi c'est important

Il quantifie l'impact financier des contrats, permettant une analyse basée sur la valeur, la priorisation et le suivi de la performance commerciale.

La classification du contrat, telle que Contrat-cadre de services (MSA), Accord de non-divulgation (NDA) ou Énoncé des travaux (SOW).

Pourquoi c'est important

Il permet la segmentation de l'analyse, révélant comment différents types de contrats impactent le flux de processus, la complexité et la durée.

Le membre de l'équipe juridique assigné, responsable de la révision du contrat.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse détaillée de l'étape de revue juridique, aidant à gérer la charge de travail de l'équipe juridique, à identifier les goulots d'étranglement et à améliorer l'efficacité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque l'initiation du processus de gestion des contrats. Un espace de travail de contrat est créé dans SAP Ariba, servant de référentiel central pour tous les documents, tâches et communications liés à un contrat spécifique.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de début principal pour le processus de bout en bout. L'analyse du temps entre cette activité et l'exécution est cruciale pour mesurer la durée globale du cycle de vie du contrat.

Indique que le contrat a été formellement soumis au service juridique pour revue. Il s'agit souvent d'une tâche distincte et obligatoire au sein du workflow d'approbation général.

Pourquoi c'est important

La révision juridique est fréquemment un goulot d'étranglement majeur. Mesurer sa durée est essentiel pour le KPI « Temps de cycle moyen de révision juridique » et pour optimiser l'allocation des ressources légales.

Marque l'achèvement réussi de toutes les tâches d'approbation interne requises pour le contrat. Cela signifie que le contrat est prêt pour la signature finale, sous réserve de l'accord de la contrepartie.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique avant l'exécution. Le temps entre cet événement et l'exécution finale met en évidence tout retard dans l'obtention des signatures externes ou la finalisation du document.

L'exécution formelle du contrat, lorsque toutes les signatures requises ont été obtenues. Cela fait passer le contrat d'un document en cours à un accord juridiquement contraignant.

Pourquoi c'est important

C'est le point d'arrivée de succès principal pour le processus de pré-signature. C'est fondamental pour le calcul du « Temps de cycle de contrat de bout en bout » et du « Temps de cycle moyen d'approbation des contrats ».

Représente le moment où un contrat exécuté devient actif et ses obligations prennent effet. Ceci est souvent déclenché par un changement de statut après l'exécution, parfois à une date d'effet spécifiée.

Pourquoi c'est important

Signale le début de la phase de gestion post-exécution. C'est le déclencheur du suivi des obligations et c'est crucial pour le KPI « Taux de respect des obligations ».

C'est une activité terminale où le contrat est formellement clôturé dans le système. Cela peut se produire après expiration, résiliation ou achèvement réussi de toutes les obligations.

Pourquoi c'est important

Marque la fin finale du cycle de vie du contrat. C'est un événement de fin critique pour mesurer la durée complète du cycle de vie et garantir le respect des procédures de clôture.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining aide en reconstruisant automatiquement vos workflows contractuels réels à partir des journaux d'événements dans SAP Ariba. Il identifie les goulots d'étranglement, révèle les déviations par rapport aux procédures standard et met en évidence les domaines contribuant aux cycles d'approbation longs ou à la non-conformité. Cela vous permet d'identifier les inefficacités et de mettre en œuvre des améliorations ciblées.

Pour effectuer du Process Mining pour la gestion des contrats, vous avez principalement besoin de données de journal d'événements. Cela inclut généralement l'ID du contrat comme identifiant de dossier, les noms d'activité, les timestamps pour chaque activité, et l'utilisateur ou le rôle effectuant l'activité. Des attributs supplémentaires comme le type de contrat, la valeur ou le statut peuvent fournir des insights plus riches.

L'extraction de données depuis SAP Ariba Contracts implique souvent l'exploitation de ses capacités de reporting, de ses API ou de ses solutions d'entrepôt de données. Vous exporteriez généralement des journaux de transactions, des pistes d'audit ou des données d'événements de contrats spécifiques. Travailler avec votre administrateur SAP Ariba ou un spécialiste de l'intégration peut garantir une récupération de données efficace et précise.

Vous pouvez vous attendre à des réductions significatives des délais de cycle d'approbation des contrats, à une meilleure conformité aux normes réglementaires et à une visibilité accrue sur le cycle de vie de vos contrats. Le Process Mining aide à minimiser les reprises de contrats, à accélérer les examens juridiques et à optimiser l'allocation des ressources pour les processus de révision. En fin de compte, cela se traduit par une réduction des risques juridiques et de conformité, et des opérations contractuelles plus efficaces.

Non, le Process Mining va au-delà du reporting traditionnel en découvrant le flux réel de bout en bout de vos contrats, y compris toutes les déviations et variations. Alors que le reporting vous montre ce qui s'est passé, le Process Mining révèle pourquoi cela s'est produit et où les processus divergent des attentes. Il offre une perspective analytique plus approfondie sur l'exécution des processus.

La configuration initiale, y compris l'extraction des données et la configuration du modèle, peut prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle établi, les premiers insights peuvent être générés rapidement, souvent en quelques jours. L'analyse continue fournit ensuite des recommandations exploitables pour l'amélioration.

Oui, le Process Mining excelle à identifier les causes profondes des retards. En visualisant les parcours de processus réels, il peut révéler les activités spécifiques, les étapes d'approbation ou les transferts de ressources où les contrats sont fréquemment bloqués. Cela permet des interventions basées sur les données pour rationaliser vos processus contractuels.

Bien qu'un logiciel de Process Mining spécialisé soit nécessaire, les compétences techniques principales concernent l'ingénierie des données pour l'extraction, la transformation et le chargement (ETL). Des compétences analytiques pour interpréter les cartographies de processus et identifier les modèles sont également avantageuses. De nombreuses plateformes de Process Mining proposent des interfaces conviviales pour simplifier l'analyse.

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