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Mejore su Gestión de Gastos

Su guía de 6 pasos para optimizar los gastos de SAP Concur.
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Optimizar la Gestión de Gastos de SAP Concur para la Eficiencia

Las ineficiencias en la gestión de gastos a menudo conducen a retrasos en la aprobación, incumplimientos de políticas o desafíos de auditoría. Nuestra plataforma identifica los puntos débiles exactos dentro de su proceso, desde la presentación hasta el reembolso. Esto le permite optimizar las operaciones, mejorar el cumplimiento y la satisfacción de los empleados.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar la gestión de gastos en SAP Concur?

La gestión de gastos es una función empresarial crítica, pero a menudo se convierte en una fuente de frustración, ineficiencia y costes ocultos. Aunque SAP Concur es un sistema líder en el mercado diseñado para optimizar este proceso, la ejecución real dentro de su organización puede desviarse significativamente del ideal. Una gestión de gastos no optimizada puede llevar a reembolsos retrasados, afectando la satisfacción del empleado, aumentando los gastos administrativos y exponiendo a su empresa a riesgos de cumplimiento y posibles problemas de auditoría. Comprender el flujo real de sus informes de gastos, desde la presentación inicial hasta el reembolso final y la contabilidad, es crucial para mantener la salud financiera y la excelencia operativa.

Las ineficiencias en su proceso de gastos de SAP Concur no siempre son obvias. Se manifiestan como ciclos de aprobación más largos, intervenciones manuales frecuentes, incumplimientos de políticas y retrabajos, todo lo cual contribuye a mayores costes operativos y a una experiencia del empleado menos ideal. Optimizar este proceso no se trata solo de reducir costes, sino de crear un sistema transparente, eficiente y conforme que apoye a su fuerza laboral y fortalezca sus controles financieros.

Desbloquee la eficiencia con Process Mining para los gastos de SAP Concur

El process mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para comprender y mejorar su Gestión de Gastos en SAP Concur. En lugar de basarse en suposiciones o evidencia anecdótica, el process mining utiliza los registros de eventos generados por su sistema SAP Concur para reconstruir el recorrido real de cada informe de gastos. Esto proporciona una vista objetiva y de extremo a extremo, mostrándole con precisión qué sucede, cuándo sucede y quién lo hace.

Al analizar sus datos de SAP Concur, el process mining puede mapear visualmente cada ruta que sigue un informe de gastos, desde "Informe de Gastos Creado" hasta "Contabilidad Registrada". Esto le permite identificar fácilmente las desviaciones comunes de su proceso previsto, descubrir dónde se encuentran realmente los cuellos de botella y medir el tiempo exacto dedicado a cada actividad. Por ejemplo, puede ver si ciertos departamentos o aprobadores causan retrasos constantemente, o si ciertas categorías de gastos son más propensas a ser devueltas para revisión. Este nivel de información detallada es esencial para comprender cómo mejorar eficazmente la Gestión de Gastos.

Áreas Clave para la Mejora de Procesos

Aprovechar el process mining en sus datos de SAP Concur puede destacar varias áreas críticas para una mejora específica, ayudándole a optimizar verdaderamente las operaciones:

  • Optimización de Flujos de Trabajo de Aprobación: Identifique etapas específicas, como "Revisión Pendiente del Gerente" o "Revisión Pendiente de Finanzas", que contribuyen más a los retrasos en la aprobación. Analice por qué estas etapas son lentas, ya sea debido a la carga de trabajo, la configuración del sistema o la necesidad de políticas más claras. Esta información es clave para reducir el tiempo total del ciclo de los informes de gastos.
  • Mejora del Cumplimiento de Políticas: Detecte patrones donde "Verificación de Política Realizada" resulta frecuentemente en una "Bandera de Incumplimiento de Política" o donde los informes son "Devueltos para Revisión". Comprender estas causas raíz puede llevar a una mejor capacitación de los empleados, una comunicación de políticas más clara o ajustes en su configuración de SAP Concur para prevenir incumplimientos proactivamente.
  • Reducción de Retrabajos y Excepciones: Identifique dónde los informes de gastos son devueltos repetidamente para revisión o rechazo. Al analizar las razones detrás de estas excepciones, puede implementar cambios para reducir el esfuerzo manual, mejorar la calidad de los datos y acelerar el procesamiento.
  • Optimización de la Velocidad de Reembolso: Asegúrese de que, una vez aprobado un informe de gastos, la "Ejecución del Reembolso" se realice de manera eficiente. Cualquier retraso aquí impacta directamente la satisfacción del empleado y puede destacar problemas en sus operaciones financieras o integración con sistemas bancarios.

Resultados Tangibles de la Optimización del Proceso de Gastos

Al aplicar process mining a su Gestión de Gastos en SAP Concur, puede esperar mejoras medibles en toda su organización:

  • Tiempos de Ciclo Reducidos: Disminuya significativamente el tiempo desde la presentación del informe de gastos hasta el reembolso final, mejorando la satisfacción y productividad del empleado.
  • Ahorros de Costes: Minimice el esfuerzo administrativo, reduzca los retrabajos y evite posibles multas o complicaciones de auditoría, asegurando un mayor cumplimiento.
  • Mejora del Cumplimiento y Gestión de Riesgos: Identifique y aborde proactivamente los incumplimientos de políticas, fortaleciendo sus controles internos y reduciendo el riesgo financiero.
  • Mejora de la Experiencia del Empleado: Cree un proceso de informes de gastos más transparente y eficiente, lo que lleva a empleados más satisfechos y menos frustración.
  • Mejor Utilización de Recursos: Libere a los equipos de finanzas y gestión de perseguir aprobaciones o corregir errores, permitiéndoles centrarse en tareas más estratégicas.

Inicie su Transformación de Gastos en SAP Concur

Optimizar su proceso de Gestión de Gastos en SAP Concur no tiene por qué ser una tarea desalentadora. Con el process mining, obtiene información clara y basada en datos que le muestran exactamente dónde y cómo mejorar. Al centrarse en la ejecución real de su proceso, puede tomar decisiones informadas para reducir cuellos de botella, asegurar el cumplimiento y mejorar la eficiencia en toda su organización. Dé el primer paso hacia un futuro de gestión de gastos más optimizado y eficaz.

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Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Los tiempos de espera excesivos para la aprobación del gerente o de finanzas ralentizan significativamente el proceso general de Gestión de Gastos en SAP Concur. Esto genera empleados frustrados, afecta el flujo de caja y puede dañar la satisfacción interna al prolongar los reembolsos. Identificar dónde ocurren estos retrasos es crucial para la eficiencia operativa. ProcessMind identifica los cuellos de botella exactos analizando las duraciones de las actividades, revelando a los aprobadores o departamentos específicos que causan retrasos. Visualiza el flujo del proceso para resaltar las rutas largas más comunes y cuantifica el impacto de estos retrasos, lo que permite mejoras dirigidas para acelerar las aprobaciones de gastos.

Las violaciones de políticas no identificadas y no abordadas en los informes de gastos plantean riesgos significativos de cumplimiento y pueden llevar a sanciones financieras o fallas en auditorías. Sin una visibilidad clara de dónde y por qué ocurren las violaciones, las organizaciones luchan por hacer cumplir las políticas de manera efectiva dentro de SAP Concur, aumentando las responsabilidades potenciales y el riesgo de fraude. ProcessMind detecta automáticamente las banderas de violación de políticas dentro de los informes de gastos y visualiza patrones de incumplimiento. Destaca categorías de gastos específicas, departamentos de empleados o períodos de informe con altas tasas de violación, lo que permite una intervención proactiva, capacitación dirigida y una aplicación más estricta de las políticas para reducir el riesgo.

Un alto volumen de informes de gastos que se devuelven para revisión, a menudo debido a recibos faltantes, datos incorrectos o problemas de política, crea una cantidad significativa de retrabajo. Esto prolonga el tiempo de procesamiento, frustra a los empleados y aumenta la carga administrativa tanto para los empleados como para los equipos financieros dentro del sistema SAP Concur. ProcessMind identifica las razones y etapas exactas en las que los informes de gastos son devueltos, como después de

El tiempo total desde que un empleado envía un informe de gastos hasta que recibe el reembolso puede ser excesivamente largo e impredecible. Esta ineficiencia en el proceso de Gestión de Gastos, a menudo gestionado dentro de SAP Concur, conduce a una menor satisfacción de los empleados, posibles problemas de liquidez para los empleados y una pérdida general de productividad a medida que los empleados persiguen los pagos. ProcessMind proporciona una vista de principio a fin del ciclo de reembolso, identificando el tiempo de espera real desde la presentación hasta la ejecución del reembolso. Destaca los pasos o transferencias específicos donde se acumulan los retrasos, permitiendo a las organizaciones agilizar el proceso, reducir los tiempos de espera y mejorar la satisfacción de los empleados con reembolsos más rápidos.

Las desviaciones no intencionadas o no autorizadas del flujo de proceso estándar de Gestión de Gastos crean brechas de control, aumentan el riesgo de auditoría y pueden llevar a una aplicación inconsistente de las políticas. Sin una visibilidad clara de la ejecución real del proceso dentro de SAP Concur, es difícil identificar y mitigar estas rutas no estándar. ProcessMind mapea automáticamente todas las variantes de proceso ejecutadas, comparándolas con la ruta ideal definida. Cuantifica la frecuencia y el impacto de estas desviaciones, permitiendo a las organizaciones comprender por qué ocurren, hacer cumplir los procedimientos operativos estándar y reducir los riesgos de cumplimiento asociados con el procesamiento de gastos no estándar.

Los equipos financieros dedican un tiempo excesivo a revisar y verificar manualmente los informes de gastos para asegurar su exactitud y cumplimiento. Este alto esfuerzo manual en el proceso de Gestión de Gastos de SAP Concur conlleva un aumento de los costes operativos, retrasos en el procesamiento y una reducción de la productividad del departamento financiero, impidiendo que se centren en tareas estratégicas. ProcessMind identifica las causas raíz de la intervención manual al resaltar actividades como

Los informes de gastos a menudo siguen rutas de aprobación impredecibles o inconsistentes, lo que genera confusión, retrasos y una falta de control estandarizado. Esta variabilidad en el enrutamiento dentro de SAP Concur puede resultar en una aplicación desigual de las políticas y desafíos durante las auditorías, ya que el seguimiento de aprobaciones específicas se vuelve complejo. ProcessMind visualiza todas las rutas de aprobación reales tomadas por los informes de gastos, contrastándolas con la jerarquía prevista. Identifica dónde y por qué ocurren las desviaciones del enrutamiento estándar, permitiendo a las organizaciones aplicar flujos de trabajo de aprobación consistentes y mejorar el control sobre el proceso de Gestión de Gastos.

Hallazgos frecuentes durante auditorías internas o externas de informes de gastos indican problemas sistémicos en el cumplimiento o la documentación. Estos fallos de auditoría incurren en costes significativos, incluyendo penalizaciones y esfuerzos de remediación, y pueden dañar la reputación financiera de una organización, particularmente dentro de un sistema como SAP Concur. ProcessMind analiza los resultados de auditorías anteriores y las banderas de incumplimiento de políticas para identificar patrones y causas raíz de los hallazgos de auditoría. Resalta las áreas de alto riesgo en el proceso de Gestión de Gastos, permitiendo la corrección proactiva de problemas subyacentes y reduciendo significativamente los costes y riesgos futuros relacionados con la auditoría.

Los costos ocultos asociados con el procesamiento de cada informe de gastos, incluyendo el tiempo dedicado a la repetición de trabajos, retrasos y verificaciones manuales, pueden ser sustanciales. Estas ineficiencias contribuyen a un costo operativo general elevado para la Gestión de Gastos, impactando el resultado final sin una visibilidad clara de su origen dentro de SAP Concur. ProcessMind cuantifica los costos asociados con ineficiencias de proceso específicas, como ciclos de tiempo extendidos, rechazos o desviaciones. Ayuda a identificar oportunidades para reducir estos gastos operativos al agilizar las actividades y automatizar las tareas repetitivas, lo que lleva a un proceso de Gestión de Gastos más rentable.

Brechas significativas entre la ejecución del reembolso y el registro contable final conducen a desafíos de conciliación y retrasos en la elaboración de informes financieros. Esta desconexión en el ciclo de vida de la Gestión de Gastos, incluso después de que un gasto se procesa en SAP Concur, puede afectar la exactitud financiera y el cierre oportuno de los libros. ProcessMind rastrea el ciclo de vida completo de un informe de gastos, desde su creación hasta el registro contable final. Identifica el tiempo promedio que tardan las actividades contables después del reembolso, destacando los retrasos y cuellos de botella en este paso final crucial para asegurar una conciliación financiera oportuna y precisa.

La categorización inexacta o inconsistente de los gastos conduce a informes financieros sesgados, dificultades en la elaboración de presupuestos y posibles problemas de cumplimiento. Estos errores a menudo requieren corrección manual durante la revisión financiera en SAP Concur, lo que aumenta el retrabajo y retrasa el proceso general de Gestión de Gastos. ProcessMind analiza los atributos de

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo se centra en reducir significativamente el tiempo que tarda un informe de gastos en ser aprobado, desde la presentación hasta la aprobación final del gerente y de finanzas. Aprobaciones más rápidas mejoran la satisfacción del empleado al asegurar reembolsos más rápidos y reducen los gastos operativos al minimizar los seguimientos e intervenciones manuales. ProcessMind descubre cuellos de botella en el workflow de aprobación de SAP Concur, identificando pasos específicos, departamentos o individuos que causan retrasos. Al analizar los tiempos de ciclo y las repeticiones de trabajos, la plataforma señala áreas donde los ajustes o la automatización del proceso pueden reducir los tiempos de aprobación, potencialmente en un 20-30%, lo que lleva a una Gestión de Gastos más eficiente.

Lograr este objetivo significa asegurar que un mayor porcentaje de los informes de gastos cumplan estrictamente con las políticas de la empresa, minimizando los gastos no autorizados o las presentaciones incorrectas. Un cumplimiento mejorado reduce el riesgo financiero, previene el fraude y mantiene la responsabilidad fiscal en toda la organización. ProcessMind monitorea cada transacción dentro de SAP Concur, señalando automáticamente los incumplimientos de políticas y las desviaciones de los procesos estándar. Ayuda a identificar las causas raíz del incumplimiento, como políticas poco claras o capacitación insuficiente, permitiendo intervenciones dirigidas para aumentar la adhesión en un 15-25% y asegurar una gobernanza financiera robusta.

Este objetivo busca disminuir el número de veces que un informe de gastos es devuelto al empleado para correcciones o información adicional. Menos revisiones significan menos repetición de trabajos para los empleados y equipos de finanzas, ahorrando tiempo y esfuerzo para todos los involucrados en el proceso de Gestión de Gastos. ProcessMind mapea el flujo real de los informes de gastos, revelando razones comunes y etapas donde los informes son devueltos para revisión en SAP Concur. Al identificar errores frecuentes o información faltante, ProcessMind permite a las organizaciones implementar pautas o capacitación más claras, reduciendo las tasas de repetición de trabajos en un 10-20% y mejorando las tasas de aprobación en el primer intento.

Este objetivo se enfoca en la velocidad y fluidez general del proceso de reembolso, desde la aprobación final hasta el depósito de los fondos en la cuenta del empleado. Una mayor eficiencia en los reembolsos directamente enhances employee satisfaction and reduces inquiries to the finance department. ProcessMind proporciona insights detallados sobre las etapas post-aprobación de la Gestión de Gastos en SAP Concur, identificando retrasos en la programación o ejecución de pagos. Al analizar el ciclo de reembolso de principio a fin, la plataforma ayuda a optimizar los lotes de pago y los puntos de integración, potencialmente acortando los tiempos de reembolso en un 15-20% y mejorando la gestión del flujo de caja.

Este objetivo se centra en obtener una comprensión clara e inmediata de cualquier desviación del proceso de Gestión de Gastos estándar e intencionado. Una mayor visibilidad permite a las organizaciones abordar proactivamente las ineficiencias, los riesgos de cumplimiento y los posibles cuellos de botella antes de que se agraven. ProcessMind descubre y visualiza automáticamente el flujo de proceso real en SAP Concur, destacando todas las variaciones de la ruta ideal. Esta capacidad permite a las empresas identificar pasos inesperados, soluciones alternativas no oficiales o complejidades ocultas, proporcionando una transparencia integral en las operaciones y habilitando la optimización de procesos basada en datos.

El objetivo aquí es reducir el esfuerzo manual involucrado en actividades de revisión financiera repetitivas o basadas en reglas, liberando a los profesionales de finanzas para tareas más estratégicas. La automatización mejora la consistencia, reduce el error humano y acelera el proceso general de Gestión de Gastos. ProcessMind identifica los pasos altamente repetitivos y basados en reglas dentro del proceso de revisión financiera de SAP Concur que son aptos para la automatización. Al comprender las condiciones y los disparadores exactos para estas tareas, la plataforma ayuda a diseñar y priorizar iniciativas de automatización, lo que lleva a una reducción significativa en la intervención manual y el tiempo de procesamiento.

Este objetivo busca establecer y hacer cumplir un enrutamiento consistente y predecible para los informes de gastos basado en criterios predefinidos, reduciendo la ambigüedad y la variabilidad en el proceso de aprobación. Las rutas estandarizadas aseguran la equidad, mejoran la auditabilidad y agilizan las operaciones. ProcessMind analiza todos los flujos de aprobación históricos dentro de SAP Concur, descubriendo instancias de enrutamiento inconsistente e identificando las condiciones bajo las cuales ocurren las desviaciones. Al mapear las rutas reales versus las ideales, la plataforma ayuda a rediseñar y hacer cumplir los workflows de aprobación estándar, reduciendo la variación en un 20-30% y mejorando la gobernanza.

Este objetivo se centra en identificar y resolver proactivamente las deficiencias del proceso que comúnmente conducen a hallazgos de auditoría, reduciendo así el número y la gravedad de los problemas durante las auditorías. Menores hallazgos de auditoría se traducen en menores costos de cumplimiento y una mayor credibilidad organizacional. ProcessMind revisa sistemáticamente los datos del proceso de Gestión de Gastos en busca de patrones asociados con hallazgos de auditoría pasados, como violaciones de políticas o documentación faltante en SAP Concur. Al proporcionar advertencias tempranas y análisis de causa raíz, la plataforma ayuda a implementar acciones correctivas, lo que podría reducir los costos y hallazgos relacionados con la auditoría en un 15-25%.

El objetivo es disminuir el costo total asociado con el procesamiento de cada informe de gastos, incluyendo mano de obra, uso del sistema y gastos generales. Reducir los costos de procesamiento impacta directamente el resultado final de la organización y mejora la eficiencia financiera. ProcessMind cuantifica el costo asociado con cada actividad y ruta en el proceso de Gestión de Gastos de SAP Concur, identificando repeticiones de trabajos costosas, pasos manuales o actividades redundantes. Al resaltar áreas de alto costo, la plataforma permite optimizaciones dirigidas, lo que lleva a una posible reducción del 10-15% en el costo por informe a través de la racionalización del proceso.

Este objetivo busca reducir el desfase de tiempo entre el reembolso del informe de gastos y el registro final de estas transacciones en el sistema contable. Registros más rápidos mejoran la precisión de los informes financieros, agilizan la conciliación y aseguran procesos de cierre financiero oportunos. ProcessMind rastrea el ciclo de vida completo de un informe de gastos, incluyendo su transición de SAP Concur al sistema contable, identificando cualquier retraso en la transferencia de datos o pasos de conciliación manuales. Al visualizar estas actividades post-reembolso, ProcessMind ayuda a optimizar los puntos de integración y reducir el tiempo del ciclo para los registros contables en un 10-20%.

Este objetivo busca asegurar que los gastos se categoricen de manera consistente y correcta según los códigos y políticas financieras de la empresa. La categorización precisa es crucial para informes financieros exactos, presupuestos y cumplimiento fiscal, minimizando errores y repetición de trabajos para los equipos de finanzas. ProcessMind analiza datos históricos de gastos e identifica patrones de categorización incorrecta o inconsistente dentro de SAP Concur. Al identificar las etapas o condiciones que conducen a estos errores, la plataforma ayuda a implementar pautas o reglas de automatización más claras, mejorando la precisión de la categorización en un 10-15% y mejorando la integridad de los datos financieros.

La Ruta de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Gastos

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Analiza tu Proceso
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Implementar Mejoras
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Monitoree su Proceso
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Qué hacer

Obtenga la plantilla de Excel de ProcessMind diseñada específicamente para la Gestión de Gastos de SAP Concur. Esta plantilla asegura que sus datos estén estructurados correctamente para el análisis.

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Por qué es importante

Usar la plantilla correcta previene errores de importación de datos y asegura que toda la información necesaria se capture de su sistema SAP Concur, sentando una base sólida para el análisis.

Resultado esperado

Una plantilla estructurada de Excel, lista para ser rellenada con sus datos de gastos de SAP Concur.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra la Realidad de su Proceso de Gastos de SAP Concur

ProcessMind visualiza su proceso de gestión de gastos de extremo a extremo, revelando los flujos de trabajo reales y descubriendo ineficiencias ocultas. Obtenga información profunda sobre cada paso, desde la presentación hasta el reembolso.
  • Visualice los flujos de proceso de gastos de principio a fin
  • Identifique cuellos de botella exactos en las aprobaciones
  • Detectar incumplimientos de políticas y brechas de cumplimiento
  • Reducir los tiempos del ciclo de reembolso
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Beneficios Tangibles de una Gestión de Gastos Optimizada

Estos resultados ilustran las mejoras medibles que las organizaciones pueden lograr en su proceso de Gestión de Gastos utilizando Process Mining. Al analizar los datos de SAP Concur, identificamos ineficiencias y oportunidades de optimización, lo que lleva a ganancias significativas.

0 %
Ciclo de Aprobación Más Rápido

Reducción promedio en el tiempo de aprobación

Agilice el proceso de revisión para reducir significativamente el tiempo que tardan los informes de gastos en obtener la aprobación final de finanzas, acelerando así las operaciones generales.
0 %
Impulsar el Cumplimiento de Políticas

Disminución en la tasa de incumplimiento de políticas

Identifique y aborde las causas raíz del incumplimiento, lo que lleva a menos incumplimientos de políticas y a una reducción del riesgo financiero en todos los informes de gastos.
0 %
Reducir la Repetición de Trabajos en Informes

Reducir la tasa de retrabajo de informes de gastos

Minimice las instancias en las que los informes de gastos son devueltos para revisiones por gerentes o finanzas, mejorando la calidad de los datos y reduciendo el esfuerzo manual.
~ 0 days
Reembolsos Más Rápidos

Menor tiempo de ejecución del reembolso

Acelerar el tiempo desde la aprobación final hasta la ejecución real del reembolso, lo que lleva a una mejora en la satisfacción del empleado y una mejor gestión del flujo de caja.
0 %
Mejorar la Conformidad del Proceso

Mayor adhesión a las rutas estándar

Obtenga una visibilidad clara de las desviaciones del proceso y aumente el porcentaje de informes de gastos que siguen las rutas de aprobación y procesamiento estándar predefinidas.
0 %
Reducir el Tiempo de Revisión Financiera

Disminución promedio en la revisión manual

Identifique cuellos de botella y automatice tareas repetitivas dentro del proceso de revisión financiera, reduciendo significativamente el tiempo promedio dedicado a cada informe de gastos.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y las mejoras específicas implementadas. Estas cifras representan las ganancias típicas observadas en diversas iniciativas de Process Mining.

Datos Recomendados

Comienza con los atributos y actividades más importantes, y luego amplía según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único para un informe de gastos, que sirve como el identificador principal del caso.

Por qué es importante

Esta es la piedra angular del análisis, ya que vincula todos los eventos individuales en un flujo de proceso cohesivo para cada informe de gastos.

El nombre del evento de negocio que ocurrió en un punto específico en el tiempo dentro del proceso de gestión de gastos.

Por qué es importante

Define los pasos en el mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis del recorrido del informe de gastos.

La fecha y hora precisas en que ocurrió una actividad específica.

Por qué es importante

Proporciona la secuencia cronológica de todos los eventos, haciendo posible calcular duraciones y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

El identificador del empleado o usuario del sistema que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite el análisis de la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del usuario y la asignación de recursos, lo cual es crítico para identificar necesidades de capacitación y mejoras de procesos.

El valor monetario total del informe de gastos.

Por qué es importante

Proporciona un contexto financiero crítico, permitiendo el análisis basado en el valor monetario, como la identificación de informes de alto coste que pueden requerir auditorías adicionales.

El departamento o centro de costos al que pertenece el empleado que envía el informe.

Por qué es importante

Permite el análisis de procesos por unidad de negocio, ayudando a identificar comportamientos específicos de departamento, cuellos de botella o problemas de cumplimiento.

Indica si el informe de gastos fue señalado por un incumplimiento de política.

Por qué es importante

Apoya directamente el análisis de cumplimiento, ayudando a medir y mejorar la adhesión a las políticas de gastos de la empresa y a reducir el riesgo financiero.

El identificador del gerente o usuario de finanzas responsable de aprobar el informe de gastos.

Por qué es importante

Permite un análisis detallado del rendimiento del aprobador, ayudando a optimizar los flujos de trabajo de aprobación y a identificar oportunidades de capacitación.

La clasificación del gasto, como Viajes, Comidas o Suministros de Oficina.

Por qué es importante

Proporciona una forma de analizar el comportamiento del proceso por tipo de gasto, lo que puede revelar problemas específicos de categoría con el cumplimiento o la eficiencia.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Marca el inicio de un nuevo informe de gastos por parte de un empleado. Este evento se captura cuando un usuario guarda un nuevo informe de gastos por primera vez, generando un ID de Informe de Gastos único.

Por qué es importante

Este es el punto de partida para todos los cálculos de tiempo de ciclo de principio a fin. Proporciona la línea de base para medir la duración total del proceso.

El empleado envía formalmente el informe de gastos completado para su aprobación. Esta es una acción clave impulsada por el usuario que cambia el estado del informe de 'Borrador' a 'Enviado' y activa el workflow de aprobación.

Por qué es importante

Esta actividad es un hito crítico que marca el inicio del ciclo de aprobación. Es esencial para medir los tiempos de aprobación del gerente y de finanzas.

El gerente de línea revisa el informe de gastos y lo aprueba, avanzándolo al siguiente paso en el workflow. Esta acción se captura como un cambio de estado y se registra con los detalles del aprobador y una marca de tiempo.

Por qué es importante

Este es un hito clave de aprobación. Su seguimiento ayuda a analizar los tiempos de ciclo de aprobación del gerente e identificar cuellos de botella en el primer nivel de revisión.

El equipo de finanzas o auditoría completa su revisión y da la aprobación final para el reembolso. Este es un hito crítico capturado como un evento explícito en el historial de aprobaciones.

Por qué es importante

Este evento marca el final de todo el ciclo de aprobación. Es el punto final para medir el tiempo total del ciclo de aprobación y el disparador para el proceso de reembolso.

Se procesa el pago y se desembolsan los fondos al empleado. Este es típicamente un evento explícito disparado por el sistema de pagos, que luego actualiza el estado en SAP Concur.

Por qué es importante

Marca la finalización del paso de pago y es crítico para la satisfacción del empleado. Es el punto final para medir la eficiencia del reembolso.

La transacción financiera para el reembolso se registra oficialmente en el libro mayor de la empresa. Este paso final a menudo se registra cuando los datos se extraen y cargan en el sistema ERP.

Por qué es importante

Esta es la actividad final en el proceso de principio a fin. Es esencial para medir el tiempo completo del ciclo del proceso y el retraso en el registro contable.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El process mining visualiza el flujo real de sus informes de gastos, revelando cuellos de botella en las aprobaciones y desviaciones de las políticas. Ayuda a identificar las causas raíz de ineficiencias como rechazos frecuentes o reembolsos retrasados. Esto lleva a ciclos de aprobación acelerados y a un cumplimiento de políticas mejorado.

Principalmente necesitará registros de eventos de SAP Concur. Esto incluye el ID del Informe de Gastos como identificador del caso, nombres de actividad y marcas de tiempo para cada paso. Atributos adicionales como remitente, aprobador, monto y tipo de gasto mejoran la profundidad del análisis.

Puede esperar ver el proceso completo de principio a fin, incluyendo todas las variaciones y bucles ocultos de repetición de trabajos. Los insights incluyen la identificación de cuellos de botella específicos en la aprobación, rutas de enrutamiento no conformes y áreas con alto esfuerzo manual. Esto permite mejoras dirigidas para reducir los costos de procesamiento y acelerar los registros contables.

La configuración inicial, incluyendo la extracción de datos y la conexión a una herramienta de Process Mining, puede llevar algunas semanas. Después de eso, se pueden generar mapas de procesos básicos e insights iniciales en cuestión de días. Un análisis más profundo y la identificación de la causa raíz suelen seguir en las semanas siguientes.

Sí, absolutamente. Al visualizar dónde y por qué los informes de gastos son devueltos con frecuencia, el Process Mining identifica errores comunes o problemas de interpretación de políticas. Puede resaltar violaciones de políticas recurrentes, lo que le permite implementar capacitación dirigida o controles más estrictos para mejorar el cumplimiento y reducir la repetición de trabajos.

La extracción de datos de SAP Concur generalmente implica el uso de sus capacidades de informes estándar o acceso a la API para conjuntos de datos más grandes. Aunque es sencillo para informes básicos, la extracción de datos personalizada puede requerir cierta experiencia técnica. La limpieza y transformación de datos son a menudo pasos necesarios antes del análisis.

El principal desafío puede ser asegurar que los datos extraídos estén en el formato de registro de eventos correcto, con IDs de caso, actividades y marcas de tiempo claras. Mapear campos específicos de SAP Concur al esquema de Process Mining podría requerir cierta experiencia en transformación de datos. La mayoría de las herramientas modernas de Process Mining ofrecen conectores robustos u opciones de importación flexibles.

Mejoras medibles, como la reducción de los tiempos de ciclo o menores costes de procesamiento, a menudo pueden observarse entre 3 y 6 meses después de implementar las recomendaciones identificadas. La velocidad de mejora depende de la complejidad de los cambios y de la adopción organizacional. El monitoreo continuo ayuda a rastrear el progreso en curso.

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