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Améliorez votre gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les dépenses SAP Concur.
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Améliorez votre gestion des dépenses
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la gestion des dépenses SAP Concur pour l'efficacité

Les inefficacités dans la gestion des dépenses entraînent souvent des retards d'approbation, des violations de politique ou des défis d'audit. Notre plateforme identifie les points douloureux exacts de votre processus, de la soumission au remboursement. Cela vous permet de rationaliser les opérations, d'améliorer la conformité et d'accroître la satisfaction des employés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre gestion des dépenses dans SAP Concur ?

La gestion des dépenses est une fonction métier essentielle, mais elle devient souvent une source de frustration, d'inefficacité et de coûts cachés. Bien que SAP Concur soit un système leader du marché conçu pour rationaliser ce processus, l'exécution réelle au sein de votre organisation peut s'écarter considérablement de l'idéal. Une gestion des dépenses non optimisée peut entraîner des retards de remboursement, impactant la satisfaction des employés, augmentant les frais administratifs et exposant votre entreprise aux risques de conformité et à de potentiels problèmes d'audit. Comprendre le flux réel de vos rapports de dépenses, de la soumission initiale au remboursement final et à la comptabilité, est crucial pour maintenir la santé financière et l'excellence opérationnelle.

Les inefficacités de votre processus de dépenses SAP Concur ne sont pas toujours évidentes. Elles se manifestent par des cycles d'approbation plus longs, des interventions manuelles fréquentes, des violations de politique et des reprises, qui contribuent tous à des coûts opérationnels plus élevés et à une expérience employé moins qu'idéale. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à réduire les coûts, il s'agit de créer un système transparent, efficace et conforme qui soutient votre personnel et renforce vos contrôles financiers.

Libérer l'efficacité avec le Process Mining pour les dépenses SAP Concur

Le Process Mining offre une approche puissante, basée sur les données, pour comprendre et améliorer votre gestion des dépenses SAP Concur. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining utilise les journaux d'événements générés par votre système SAP Concur pour reconstituer le parcours réel de chaque rapport de dépenses. Cela offre une vue objective, de bout en bout, vous montrant précisément ce qui se passe, quand cela se passe, et par qui.

En analysant vos données SAP Concur, le Process Mining peut cartographier visuellement chaque chemin emprunté par un rapport de dépenses, de « Rapport de dépenses créé » à « Comptabilité enregistrée ». Cela vous permet d'identifier facilement les écarts courants par rapport à votre processus prévu, de découvrir où se trouvent réellement les goulots d'étranglement et de mesurer le temps exact passé dans chaque activité. Par exemple, vous pouvez voir si certains services ou approbateurs causent constamment des retards, ou si des catégories de dépenses spécifiques sont plus susceptibles d'être renvoyées pour révision. Ce niveau d'analyse granulaire est essentiel pour comprendre comment améliorer efficacement la gestion des dépenses.

Domaines clés d'amélioration des processus

L'exploitation du Process Mining sur vos données SAP Concur peut mettre en évidence plusieurs domaines critiques pour une amélioration ciblée, vous aidant à réellement rationaliser les opérations :

  • Rationaliser les Workflows d'approbation : Identifiez les étapes spécifiques, telles que « Examen du responsable en attente » ou « Examen financier en attente », qui contribuent le plus aux retards d'approbation. Analysez pourquoi ces étapes sont lentes, que ce soit en raison de la charge de travail, de la configuration du système ou d'un besoin de politiques plus claires. Cette information est essentielle pour réduire le temps de cycle global des rapports de dépenses.
  • Améliorer la conformité aux politiques : Détectez les schémas où « Vérification de la politique effectuée » entraîne fréquemment un « Indicateur de violation de politique » ou lorsque les rapports sont « Renvoyés pour révision ». Comprendre ces causes profondes peut mener à une meilleure formation des employés, une communication de politique plus claire, ou des ajustements à votre configuration SAP Concur pour prévenir proactivement les violations.
  • Réduire les retouches et les exceptions : Identifiez où les rapports de dépenses sont systématiquement renvoyés pour révision ou rejet. En analysant les raisons de ces exceptions, vous pouvez mettre en œuvre des changements pour réduire l'effort manuel, améliorer la qualité des données et accélérer le traitement.
  • Optimiser la vitesse de remboursement : Assurez-vous qu'une fois un rapport de dépenses approuvé, le « Remboursement exécuté » se déroule efficacement. Tout retard ici impacte directement la satisfaction des employés et peut mettre en évidence des problèmes dans vos opérations financières ou l'intégration avec les systèmes bancaires.

Résultats tangibles de l'optimisation des processus de dépenses

En appliquant le Process Mining à votre gestion des dépenses SAP Concur, vous pouvez vous attendre à des améliorations mesurables au sein de votre organisation :

  • Temps de cycle réduits : Diminuer considérablement le temps entre la soumission du rapport de dépenses et le remboursement final, améliorant la satisfaction et la productivité des employés.
  • Économies de coûts : Minimisez l'effort administratif, réduisez les reprises et évitez les amendes potentielles ou les complications d'audit en garantissant une meilleure conformité.
  • Conformité et gestion des risques améliorées : Identifiez et corrigez proactivement les violations de politique, renforçant ainsi vos contrôles internes et réduisant les risques financiers.
  • Expérience employé améliorée : Créez un processus de déclaration des dépenses plus transparent et efficace, menant à des employés plus heureux et moins de frustration.
  • Meilleure utilisation des ressources : Libérez les équipes financières et de gestion des tâches de suivi des approbations ou de correction des erreurs, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Démarrez votre transformation des dépenses SAP Concur

Optimiser votre processus de gestion des dépenses dans SAP Concur n'a pas à être une tâche ardue. Avec le Process Mining, vous obtenez des informations claires, basées sur les données, qui vous montrent exactement où et comment vous améliorer. En vous concentrant sur l'exécution réelle de votre processus, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour réduire les goulots d'étranglement, assurer la conformité et améliorer l'efficacité au sein de votre organisation. Faites le premier pas vers un avenir de gestion des dépenses plus rationalisé et efficace.

Gestion des dépenses Approbation de rapport de dépenses Processus de remboursement Conformité financière Contrôle des coûts Remboursements des employés Service Financier Efficacité des `processus`

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Des délais d'attente excessifs pour l'approbation du responsable ou de la finance ralentissent considérablement le processus global de gestion des dépenses dans SAP Concur. Cela entraîne la frustration des employés, impacte la trésorerie et peut nuire à la satisfaction interne en prolongeant les remboursements. Identifier où ces retards se produisent est crucial pour l'efficacité opérationnelle.ProcessMind identifie les goulots d'étranglement exacts en analysant les durées d'activité, révélant les approbateurs ou les services spécifiques qui causent des retards. Il visualise le flux de processus pour mettre en évidence les chemins longs les plus courants et quantifie l'impact de ces retards, permettant des améliorations ciblées pour accélérer les approbations de dépenses.

Les violations de politique non identifiées et non traitées dans les rapports de dépenses posent des risques de conformité importants et peuvent entraîner des sanctions financières ou des échecs d'audit. Sans une visibilité claire sur l'endroit et les raisons des violations, les organisations ont du mal à appliquer efficacement les politiques au sein de SAP Concur, augmentant les responsabilités potentielles et les risques de fraude. ProcessMind détecte automatiquement les indicateurs de violation de politique dans les rapports de dépenses et visualise les modèles de non-conformité. Il met en évidence les catégories de dépenses spécifiques, les départements d'employés ou les périodes de reporting avec des taux de violation élevés, permettant une intervention proactive, une formation ciblée et une application plus stricte des politiques pour réduire les risques.

Un volume élevé de rapports de dépenses renvoyés pour révision, souvent en raison de reçus manquants, de données incorrectes ou de problèmes de politique, génère un travail de reprise important. Cela prolonge le temps de traitement, frustre les employés et augmente la charge administrative pour les employés et les équipes financières au sein du système SAP Concur.ProcessMind identifie les raisons et les étapes exactes où les rapports de dépenses sont renvoyés, par exemple après

Le temps total entre la soumission d'un rapport de dépenses par un employé et la réception du remboursement peut être excessivement long et imprévisible. Cette inefficacité dans le processus de gestion des dépenses, souvent géré au sein de SAP Concur, entraîne une diminution de la satisfaction des employés, des problèmes potentiels de liquidités pour les employés et une perte globale de productivité, car les employés courent après les paiements. ProcessMind offre une vue de bout en bout du cycle de remboursement, identifiant le véritable délai entre la soumission et l'exécution du remboursement. Il met en évidence les étapes ou transferts spécifiques où les retards s'accumulent, permettant aux organisations de rationaliser le processus, de réduire les temps d'attente et d'améliorer la satisfaction des employés grâce à des remboursements plus rapides.

Les déviations involontaires ou non autorisées par rapport au flux de processus de gestion des dépenses standard créent des lacunes de contrôle, augmentent le risque d'audit et peuvent entraîner une application incohérente des politiques. Sans une visibilité claire sur l'exécution réelle du processus au sein de SAP Concur, il est difficile d'identifier et d'atténuer ces chemins non standard. ProcessMind cartographie automatiquement toutes les variantes de processus exécutées, les comparant au chemin idéal défini. Il quantifie la fréquence et l'impact de ces déviations, permettant aux organisations de comprendre pourquoi elles se produisent, d'appliquer des procédures d'exploitation standard et de réduire les risques de conformité associés au traitement des dépenses non standard.

Les équipes financières passent un temps excessif à examiner et vérifier manuellement les rapports de dépenses pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité. Cet effort manuel élevé dans le processus de gestion des dépenses de SAP Concur entraîne une augmentation des coûts opérationnels, des retards de traitement et une réduction de la productivité pour le service financier, entravant leur capacité à se concentrer sur des tâches stratégiques.ProcessMind identifie les causes profondes de l'intervention manuelle en mettant en évidence des activités comme

Les rapports de dépenses suivent souvent des chemins d'approbation imprévisibles ou incohérents, ce qui entraîne confusion, retards et un manque de contrôle standardisé. Cette variabilité de routage au sein de SAP Concur peut entraîner une application inégale des politiques et des difficultés lors des audits, car le suivi des approbations spécifiques devient complexe.ProcessMind visualise tous les parcours d'approbation réels empruntés par les rapports de dépenses, en les comparant à la hiérarchie prévue. Il identifie où et pourquoi des écarts par rapport au routage standard se produisent, permettant aux organisations d'appliquer des workflows d'approbation cohérents et d'améliorer le contrôle sur le processus de gestion des dépenses.

Des constatations fréquentes lors des audits internes ou externes des rapports de dépenses indiquent des problèmes systémiques de conformité ou de documentation. Ces échecs d'audit entraînent des coûts significatifs, y compris des pénalités et des efforts de remédiation, et peuvent nuire à la réputation financière d'une organisation, en particulier au sein d'un système comme SAP Concur.ProcessMind analyse les résultats d'audit passés et les indicateurs de violation de politique pour identifier les schémas et les causes profondes des constatations d'audit. Il met en évidence les zones à haut risque dans le processus de gestion des dépenses, permettant une correction proactive des problèmes sous-jacents et réduisant considérablement les coûts et les risques d'audit futurs.

Les coûts cachés associés au traitement de chaque rapport de dépenses, incluant le temps passé au retravail, les retards et les vérifications manuelles, peuvent être substantiels. Ces inefficacités contribuent à un coût opérationnel global élevé pour la gestion des dépenses, impactant le résultat net sans visibilité claire sur leur origine au sein de SAP Concur. ProcessMind quantifie les coûts associés aux inefficacités spécifiques du processus, telles que les temps de cycle prolongés, les rejets ou les déviations. Il aide à identifier les opportunités de réduire ces dépenses opérationnelles en rationalisant les activités et en automatisant les tâches répétitives, menant à un processus de gestion des dépenses plus rentable.

Des écarts importants entre l'exécution du remboursement et l'enregistrement comptable final entraînent des défis de rapprochement et des retards dans les rapports financiers. Cette désynchronisation dans le cycle de vie de la gestion des dépenses, même après le traitement d'une dépense dans SAP Concur, peut affecter l'exactitude financière et la clôture rapide des comptes. ProcessMind suit le cycle de vie complet d'un rapport de dépenses, de sa création à son enregistrement comptable final. Il identifie le temps moyen nécessaire aux activités comptables après le remboursement, mettant en évidence les retards et les goulots d'étranglement dans cette étape finale cruciale pour assurer un rapprochement financier rapide et précis.

Une catégorisation des dépenses inexacte ou incohérente entraîne des rapports financiers faussés, des difficultés de budgétisation et des problèmes potentiels de conformité. Ces erreurs nécessitent souvent une correction manuelle lors de l'examen financier dans SAP Concur, ce qui ajoute du travail de reprise et retarde le processus global de gestion des dépenses.ProcessMind analyse les attributs de

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire considérablement le temps nécessaire à l'approbation d'un rapport de dépenses, de la soumission à l'approbation finale du manager et des finances. Des approbations plus rapides améliorent la satisfaction des employés en garantissant des remboursements plus rapides et réduisent les frais généraux opérationnels en minimisant les suivis et les interventions manuelles. ProcessMind découvre les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation de SAP Concur, identifiant les étapes, les départements ou les individus spécifiques qui causent des retards. En analysant les temps de cycle et les retravaux, la plateforme identifie les domaines où les ajustements de processus ou l'automatisation peuvent réduire les temps d'approbation, potentiellement de 20 à 30 %, menant à une gestion des dépenses plus efficace.

Atteindre cet objectif signifie s'assurer qu'un pourcentage plus élevé de rapports de dépenses respecte strictement les politiques de l'entreprise, minimisant les dépenses non autorisées ou les soumissions incorrectes. Une conformité accrue réduit les risques financiers, prévient la fraude et maintient la responsabilité fiscale au sein de l'organisation.ProcessMind surveille chaque transaction dans SAP Concur, signalant automatiquement les violations de politique et les écarts par rapport aux processus standards. Il aide à identifier les causes profondes de la non-conformité, telles que des politiques peu claires ou une formation insuffisante, permettant des interventions ciblées pour augmenter l'adhésion de 15 à 25 % et assurer une gouvernance financière robuste.

Cet objectif vise à diminuer le nombre de fois qu'un rapport de dépenses est renvoyé à l'employé pour des corrections ou des informations supplémentaires. Moins de révisions signifient moins de retravail pour les employés et les équipes financières, économisant du temps et des efforts pour toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion des dépenses. ProcessMind cartographie le flux réel des rapports de dépenses, révélant les raisons et les étapes courantes où les rapports sont renvoyés pour révision dans SAP Concur. En identifiant les erreurs fréquentes ou les informations manquantes, ProcessMind permet aux organisations de mettre en œuvre des lignes directrices plus claires ou des formations, réduisant les taux de retravail de 10 à 20 % et améliorant les taux d'approbation dès le premier passage.

Cet objectif vise la rapidité et la fluidité globales du processus de remboursement, de l'approbation finale au dépôt des fonds sur le compte de l'employé. Une plus grande efficacité des remboursements améliore directement la satisfaction des employés et réduit les demandes adressées au service financier. ProcessMind fournit des informations détaillées sur les étapes post-approbation de la gestion des dépenses dans SAP Concur, identifiant les retards dans la planification ou l'exécution des paiements. En analysant le cycle de remboursement de bout en bout, la plateforme aide à optimiser les lots de paiement et les points d'intégration, réduisant potentiellement les délais de remboursement de 15 à 20 % et améliorant la gestion des flux de trésorerie.

Cet objectif vise à obtenir une compréhension claire et immédiate de toute déviation par rapport au processus de gestion des dépenses standard et prévu. Une visibilité accrue permet aux organisations de remédier de manière proactive aux inefficacités, aux risques de conformité et aux goulots d'étranglement potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. ProcessMind découvre et visualise automatiquement le flux de processus réel dans SAP Concur, mettant en évidence toutes les variations par rapport au chemin idéal. Cette capacité permet aux entreprises d'identifier les étapes inattendues, les solutions de contournement non officielles ou les complexités cachées, offrant une transparence complète des opérations et permettant une optimisation des processus basée sur les données.

L'objectif est de réduire l'effort manuel impliqué dans les activités d'examen financier répétitives ou basées sur des règles, libérant ainsi les professionnels de la finance pour des tâches plus stratégiques. L'automatisation améliore la cohérence, réduit les erreurs humaines et accélère le processus global de gestion des dépenses. ProcessMind identifie les étapes très répétitives et basées sur des règles au sein du processus d'examen financier de SAP Concur qui sont mûres pour l'automatisation. En comprenant les conditions et les déclencheurs exacts de ces tâches, la plateforme aide à concevoir et à prioriser les initiatives d'automatisation, menant à une réduction significative de l'intervention manuelle et du temps de traitement.

Cet objectif vise à établir et à faire respecter un routage cohérent et prévisible pour les rapports de dépenses basé sur des critères prédéfinis, réduisant ainsi l'ambiguïté et la variabilité dans le processus d'approbation. Des chemins standardisés assurent l'équité, améliorent l'auditabilité et rationalisent les opérations. ProcessMind analyse tous les flux d'approbation historiques au sein de SAP Concur, découvrant les cas de routage incohérent et identifiant les conditions dans lesquelles les déviations se produisent. En cartographiant les chemins réels par rapport aux chemins idéaux, la plateforme aide à reconcevoir et à faire respecter les workflows d'approbation standard, réduisant la variation de 20 à 30 % et améliorant la gouvernance.

Cet objectif vise à identifier et résoudre de manière proactive les lacunes de processus qui conduisent couramment à des constats d'audit, réduisant ainsi le nombre et la gravité des problèmes lors des audits. Moins de constats d'audit se traduisent par une réduction des coûts de conformité et une amélioration de la crédibilité organisationnelle. ProcessMind examine systématiquement les données du processus de gestion des dépenses pour les modèles associés aux constats d'audit passés, tels que les violations de politique ou les documents manquants dans SAP Concur. En fournissant des alertes précoces et une analyse des causes profondes, la plateforme aide à mettre en œuvre des actions correctives, réduisant potentiellement les coûts et les constats liés à l'audit de 15 à 25 %.

L'objectif est de diminuer le coût total associé au traitement de chaque rapport de dépenses, incluant la main-d'œuvre, l'utilisation du système et les frais généraux. La réduction des coûts de traitement impacte directement le résultat net de l'organisation et améliore l'efficacité financière. ProcessMind quantifie le coût associé à chaque activité et chemin dans le processus de gestion des dépenses SAP Concur, identifiant les retravaux coûteux, les étapes manuelles ou les activités redondantes. En mettant en évidence les zones à coût élevé, la plateforme permet des optimisations ciblées, menant à une réduction potentielle de 10 à 15 % du coût par rapport grâce à la rationalisation des processus.

Cet objectif vise à réduire le décalage temporel entre le remboursement des rapports de dépenses et l'enregistrement final de ces transactions dans le système comptable. Des enregistrements plus rapides améliorent la précision des rapports financiers, rationalisent le rapprochement et assurent des processus de clôture financière en temps voulu. ProcessMind suit le cycle de vie complet d'un rapport de dépenses, y compris sa transition de SAP Concur vers le système comptable, identifiant tout retard dans le transfert de données ou les étapes de rapprochement manuel. En visualisant ces activités post-remboursement, ProcessMind aide à optimiser les points d'intégration et à réduire le temps de cycle des enregistrements comptables de 10 à 20 %.

Cet objectif vise à garantir que les dépenses sont systématiquement et correctement catégorisées selon les codes financiers et les politiques de l'entreprise. Une catégorisation précise est cruciale pour un reporting financier, une budgétisation et une conformité fiscale précis, minimisant les erreurs et le retravail pour les équipes financières. ProcessMind analyse les données de dépenses historiques et identifie les modèles de catégorisation incorrecte ou incohérente au sein de SAP Concur. En identifiant les étapes ou les conditions menant à ces erreurs, la plateforme aide à mettre en œuvre des directives plus claires ou des règles d'automatisation, améliorant la précision de la catégorisation de 10 à 15 % et améliorant l'intégrité des données financières.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des dépenses

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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

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Que faire

Obtenez le modèle Excel ProcessMind spécifiquement conçu pour la gestion des dépenses SAP Concur. Ce modèle garantit que vos données sont structurées correctement pour l'analyse.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle prévient les erreurs d'importation de données et garantit que toutes les informations nécessaires sont capturées de votre système SAP Concur, jetant ainsi une base solide pour l'analyse.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à être rempli avec vos données de dépenses SAP Concur.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez la réalité de votre processus de dépenses SAP Concur

ProcessMind visualise votre processus de gestion des dépenses de bout en bout, révélant les workflows réels et découvrant les inefficacités cachées. Obtenez des informations approfondies sur chaque étape, de la soumission au remboursement.
  • Visualiser les flux de processus de dépenses de bout en bout
  • Identifier les goulots d'étranglement exacts dans les approbations
  • Détecter les violations de politique et les lacunes en matière de conformité
  • Réduire les délais de remboursement
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Bénéfices tangibles de la gestion optimisée des dépenses

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables que les organisations peuvent réaliser dans leur processus de gestion des dépenses grâce au Process Mining. En analysant les données SAP Concur, nous identifions les inefficacités et les opportunités d'optimisation, conduisant à des gains significatifs.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez le processus d'examen pour réduire considérablement le temps nécessaire à l'approbation financière finale des rapports de dépenses, accélérant ainsi les opérations globales.
0 %
Améliorer la conformité aux politiques

Diminution du taux de violation de politique

Identifier et traiter les causes profondes de non-conformité, conduisant à moins de violations de politique et à une réduction du risque financier pour tous les rapports de dépenses.
0 %
Réduire le retravail des rapports

Réduction du taux de retouche des rapports de dépenses

Minimisez les cas où les rapports de dépenses sont renvoyés pour révision par les responsables ou les services financiers, améliorant la qualité des données et réduisant l'effort manuel.
~ 0 days
Remboursements plus rapides

Délai d'exécution du remboursement plus court

Accélérer le délai entre l'approbation finale et l'exécution effective du remboursement, conduisant à une meilleure satisfaction des employés et à une meilleure gestion des flux de trésorerie.
0 %
Améliorer la conformité des processus

Meilleure adhésion aux chemins standards

Obtenez une visibilité claire sur les écarts de processus et augmentez le pourcentage de rapports de dépenses qui suivent les chemins d'approbation et de traitement standard prédéfinis.
0 %
Réduire le temps de révision financière

Diminution moyenne de l'examen manuel

Identifiez les goulots d'étranglement et automatisez les tâches répétitives au sein du processus d'examen financier, réduisant considérablement le temps moyen passé sur chaque rapport de dépenses.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et des améliorations spécifiques mises en œuvre. Ces chiffres représentent des gains typiques observés dans le cadre de diverses initiatives de Process Mining.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'un rapport de dépenses, servant d'identifiant de cas principal.

Pourquoi c'est important

C'est la pierre angulaire de l'analyse, car elle relie tous les événements individuels en un flux de processus cohérent pour chaque rapport de dépenses.

Le nom de l'événement commercial qui s'est produit à un moment précis au sein du processus de gestion des dépenses.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la carte des processus, permettant la visualisation et l'analyse du parcours du rapport de dépenses.

La date et l'heure précises auxquelles une activité spécifique s'est produite.

Pourquoi c'est important

Il fournit le séquençage chronologique de tous les événements, rendant possible le calcul des durées et l'analyse de la performance des processus dans le temps.

L'identifiant de l'employé ou de l'utilisateur système qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de la distribution de la charge de travail, des performances des utilisateurs et de l'allocation des ressources, ce qui est essentiel pour identifier les besoins de formation et les améliorations de processus.

La valeur monétaire totale du rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte financier critique, permettant une analyse basée sur la valeur monétaire, comme l'identification des rapports coûteux qui peuvent nécessiter un audit supplémentaire.

Le département ou le centre de coûts auquel appartient l'employé soumettant le rapport.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des processus par unité commerciale, aidant à identifier les comportements spécifiques aux services, les goulots d'étranglement ou les problèmes de conformité.

Indique si le rapport de dépenses a été signalé pour une violation de politique.

Pourquoi c'est important

Soutient directement l'analyse de conformité, aidant à mesurer et à améliorer l'adhésion aux politiques de dépenses de l'entreprise et à réduire les risques financiers.

L'identifiant du manager ou de l'utilisateur financier responsable de l'approbation du rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse détaillée de la performance des approbateurs, aidant à optimiser les workflows d'approbation et à identifier les opportunités de formation.

La classification de la dépense, telle que Voyage, Repas ou Fournitures de bureau.

Pourquoi c'est important

Fournit un moyen d'analyser le comportement du processus par type de dépense, ce qui peut révéler des problèmes de conformité ou d'efficacité spécifiques à une catégorie.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque l'initiation d'un nouveau rapport de dépenses par un employé. Cet événement est capturé lorsqu'un utilisateur enregistre un nouveau rapport de dépenses pour la première fois, générant un ID de rapport de dépenses unique.

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ pour tous les calculs de temps de cycle de bout en bout. Il fournit la base pour mesurer la durée totale du processus.

L'employé soumet formellement le rapport de dépenses complété pour approbation. Il s'agit d'une action clé pilotée par l'utilisateur qui modifie le statut du rapport de 'Brouillon' à 'Soumis' et déclenche le workflow d'approbation.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un jalon critique qui marque le début du cycle d'approbation. Elle est essentielle pour mesurer les temps d'approbation des managers et des finances.

Le responsable hiérarchique examine et approuve le rapport de dépenses, le faisant passer à l'étape suivante du workflow. Cette action est capturée comme un changement de statut et est enregistrée avec les détails de l'approbateur et un horodatage.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un jalon d'approbation clé. Le suivi de cela aide à analyser les temps de cycle d'approbation des managers et à identifier les goulots d'étranglement au premier niveau d'examen.

L'équipe financière ou d'audit termine son examen et donne son approbation finale pour le remboursement. Il s'agit d'un jalon critique capturé comme un événement explicite dans l'historique d'approbation.

Pourquoi c'est important

Cet événement marque la fin de l'ensemble du cycle d'approbation. C'est le point final pour mesurer le temps de cycle d'approbation global et le déclencheur du processus de remboursement.

Le paiement est traité et les fonds sont versés à l'employé. Il s'agit généralement d'un événement explicite déclenché par le système de paiement, qui met ensuite à jour le statut dans SAP Concur.

Pourquoi c'est important

Marque l'achèvement de l'étape de paiement et est critique pour la satisfaction des employés. C'est le point final pour mesurer l'efficacité du remboursement.

La transaction financière pour le remboursement est officiellement enregistrée dans le grand livre général de l'entreprise. Cette étape finale est souvent enregistrée lorsque les données sont extraites et chargées dans le système ERP.

Pourquoi c'est important

C'est l'activité finale du processus de bout en bout. Elle est essentielle pour mesurer le temps de cycle complet du processus et le délai d'enregistrement comptable.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de vos rapports de dépenses, révélant les goulots d'étranglement dans les approbations et les écarts par rapport à la politique. Il aide à identifier les causes profondes des inefficacités comme les rejets fréquents ou les remboursements retardés. Cela conduit à des cycles d'approbation accélérés et à une conformité améliorée des politiques.

Vous aurez principalement besoin de journaux d'événements de SAP Concur. Cela inclut l'ID du rapport de dépenses comme identifiant de cas, les noms d'activité et les horodatages pour chaque étape. Des attributs supplémentaires tels que le soumetteur, l'approbateur, le montant et le type de dépense améliorent la profondeur de l'analyse.

Vous pouvez vous attendre à voir le processus complet de bout en bout, incluant toutes les variations et les boucles de retravail cachées. Les insights incluent l'identification des goulots d'étranglement spécifiques à l'approbation, des chemins de routage non conformes et des zones à forte charge de travail manuelle. Cela permet des améliorations ciblées pour réduire les coûts de traitement et accélérer les enregistrements comptables.

La configuration initiale, incluant l'extraction des données et la connexion à un outil de Process Mining, peut prendre quelques semaines. Ensuite, les cartes de processus de base et les premières analyses peuvent être générées en quelques jours. Une analyse plus approfondie et l'identification des causes profondes suivent généralement dans les semaines suivantes.

Oui, absolument. En visualisant où et pourquoi les rapports de dépenses sont fréquemment renvoyés, le Process Mining identifie les erreurs courantes ou les problèmes d'interprétation des politiques. Il peut mettre en évidence les violations de politique récurrentes, vous permettant de mettre en œuvre des formations ciblées ou des contrôles plus stricts pour améliorer la conformité et réduire le retravail.

L'extraction de données de SAP Concur implique généralement l'utilisation de ses capacités de reporting standard ou de l'accès API pour des ensembles de données plus volumineux. Bien que simple pour les rapports de base, l'extraction de données personnalisées peut nécessiter une certaine expertise technique. Le nettoyage et la transformation des données sont souvent des étapes nécessaires avant l'analyse.

Le principal défi consiste à s'assurer que les données extraites sont au bon format de journal d'événements, avec des ID de cas, des activités et des horodatages clairs. Le mappage des champs spécifiques de SAP Concur au schéma de Process Mining peut nécessiter une expertise en transformation de données. La plupart des outils modernes de Process Mining offrent des connecteurs robustes ou des options d'importation flexibles.

Des améliorations mesurables, telles que des temps de cycle réduits ou des coûts de traitement inférieurs, peuvent souvent être observées dans les 3 à 6 mois suivant la mise en œuvre des recommandations identifiées. La rapidité de l'amélioration dépend de la complexité des changements et de l'adoption organisationnelle. Le suivi continu aide à suivre les progrès en cours.

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