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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le traitement des factures dans SAP Ariba
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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures
Défis (10) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser le traitement des factures dans SAP Ariba pour des paiements rapides

Cette plateforme vous aide à identifier les inefficacités critiques de workflow, les retards d'approbation et les problèmes de conformité au sein de vos processus. En identifiant ces goulots d'étranglement, vous pouvez rationaliser les opérations, réduire les coûts et améliorer la performance globale. Comprenez où votre processus est défaillant pour réaliser des améliorations rapides et de meilleurs résultats.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures ?

Un traitement efficace des factures est la pierre angulaire d'un cycle Achats-Paiements sain, impactant directement la santé financière de votre organisation et ses relations avec les fournisseurs. Dans le monde complexe de l'approvisionnement (Procurement) SAP Ariba, les inefficacités dans le traitement des factures peuvent entraîner une cascade de conséquences négatives. Vous pourriez manquer de précieux escomptes pour paiement anticipé, subir des pénalités de retard coûteuses ou mettre à rude épreuve des partenariats fournisseurs cruciaux en raison de paiements tardifs. Au-delà de l'impact financier direct, une gestion des factures lente ou sujette aux erreurs peut immobiliser le fonds de roulement, augmenter les coûts opérationnels par le biais de retouches manuelles et exposer votre entreprise à des risques de conformité. Comprendre et améliorer le flux réel des factures, de leur réception à l'exécution finale du paiement, n'est pas seulement une question d'efficacité, c'est aussi une question de gestion financière stratégique et de maintien d'un avantage concurrentiel.

Comment le Process Mining éclaire votre Workflow de facturation dans SAP Ariba

Le Process Mining offre un moyen révolutionnaire de comprendre votre Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures dans SAP Ariba. Au lieu de vous fier à des rapports statiques ou à des observations manuelles, le Process Mining utilise les event data, où chaque entrée de log représente une activité effectuée sur une facture. En utilisant le Numéro de facture comme identifiant de case central, le Process Mining reconstitue automatiquement le parcours complet de chaque facture, de « Facture Reçue » à « Paiement Exécuté ». Cela fournit une visualisation objective et basée sur les data de votre flux de processus réel, révélant comment les factures circulent réellement dans votre système, plutôt que comment vous supposez qu'elles le devraient. Vous pouvez identifier précisément les goulots d'étranglement, les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et quantifier la durée de chaque activité et transfert. Cette puissante capacité analytique vous permet de dépasser les suppositions, offrant des insights concrets sur les délais d'approbation, les écarts de rapprochement et la gestion des blocs de paiement, le tout au sein de votre environnement SAP Ariba.

Principaux domaines d'amélioration révélés par le Process Mining

Le Process Mining fournit le détail granulaire nécessaire pour identifier les domaines spécifiques d'amélioration dans votre Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures. Vous pourrez cibler et résoudre des problèmes critiques tels que :

  • Goulots d'étranglement dans les Workflows d'approbation : Identifiez facilement les approbateurs ou les étapes d'approbation spécifiques qui causent constamment des retards, prolongeant le temps de cycle global des factures. Cet insight vous permet de réévaluer les matrices d'approbation ou d'automatiser certaines approbations au sein de SAP Ariba.
  • Modèles d'écarts de rapprochement : Découvrez les causes profondes des fréquentes divergences entre les factures et les bons de commande, qu'elles soient dues à des erreurs de saisie de data, des réceptions de marchandises manquantes ou des détails de PO incorrects. La compréhension de ces modèles aide à rationaliser le processus de rapprochement et à réduire l'intervention manuelle.
  • Analyse des blocs de paiement : Obtenez de la clarté sur les raisons et la durée des blocs de paiement sur les factures. Cette analyse aide à optimiser le processus de levée des blocs, réduisant les retards dans l'exécution des paiements.
  • Écarts de processus et risques de Conformité : Visualisez les cas où les factures s'écartent de votre chemin de processus idéal, indiquant potentiellement des problèmes de conformité, des activités non autorisées ou des opportunités de standardisation.
  • Opportunités d'automatisation : Identifiez les tâches manuelles répétitives qui consomment beaucoup de temps et de ressources, mettant en évidence les principaux candidats à l'automatisation pour améliorer l'efficacité au sein de votre écosystème SAP Ariba.

Résultats tangibles du traitement optimisé des factures

En tirant parti du Process Mining pour optimiser votre Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures, votre organisation peut obtenir des avantages significatifs et mesurables. Attendez-vous à une réduction substantielle de votre temps de cycle global de facturation, menant à des paiements plus rapides et à une amélioration de la trésorerie. Cela se traduit directement par des économies de coûts grâce à la réduction des pénalités de retard et la capacité de capter davantage d'escomptes pour paiement anticipé. Une efficacité accrue des processus signifie également une réduction des efforts manuels et des coûts administratifs associés à la gestion des exceptions et des retouches. Au-delà des gains financiers, vous favoriserez des relations fournisseurs plus solides et fiables grâce à des paiements ponctuels et prévisibles. De plus, un processus transparent et optimisé conduit à une meilleure conformité avec les politiques internes et les exigences réglementaires, atténuant les risques et renforçant votre position d'audit. En fin de compte, l'optimisation des processus au sein de SAP Ariba offrira une plus grande transparence et un meilleur contrôle sur l'ensemble de votre Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures, favorisant de meilleures décisions stratégiques.

Lancez-vous dans votre parcours d'optimisation du traitement des factures

L'amélioration de votre Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures dans SAP Ariba peut sembler complexe, mais avec la bonne approche, c'est tout à fait réalisable. Le Process Mining offre une voie claire, basée sur les data, pour découvrir les inefficacités cachées et générer des changements significatifs. En vous concentrant sur le parcours de votre facture, de la réception au paiement, vous pouvez débloquer une valeur significative et transformer vos opérations. Faites le premier pas vers un avenir de traitement des factures plus efficace, conforme et rentable.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures se retrouvent souvent bloquées dans les files d'attente d'approbation, entraînant des paiements tardifs et des pénalités potentielles. Cela impacte le fonds de roulement et peut tendre les relations avec des fournisseurs précieux en raison de retards constants.
ProcessMind analyse les workflows d'approbation dans SAP Ariba, identifiant les approbateurs ou les étapes spécifiques qui causent constamment des retards. Il met en évidence les écarts par rapport aux chemins standard, permettant une réingénierie ciblée des processus dans le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures.

Les divergences entre les factures, les bons de commande et les récépissés de marchandises nécessitent une intervention manuelle significative. Cela augmente le temps de traitement, les coûts opérationnels et conduit souvent à des factures retenues du paiement.
ProcessMind visualise la fréquence et les types de divergences de rapprochement dans votre traitement des factures SAP Ariba. Il identifie les causes profondes, telles que la création incorrecte de PO ou les entrées de récépissé de marchandises, permettant des améliorations de processus pour le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures.

Les retards dans le traitement des factures signifient que les organisations manquent fréquemment de précieux escomptes pour paiement anticipé. Cela impacte directement la trésorerie et la rentabilité, représentant une occasion manquée de réaliser des économies significatives.
ProcessMind suit le cycle de vie complet des factures, de la réception à l'exécution du paiement dans SAP Ariba, révélant pourquoi les factures ne respectent pas les délais d'escompte. Il identifie les goulots d'étranglement dans le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures qui empêchent un paiement en temps voulu, permettant la récupération des économies perdues.

Des niveaux élevés de saisie manuelle de données, de rapprochement et de gestion des exceptions consomment de précieuses ressources de l'équipe des comptes fournisseurs. Ce travail à forte intensité humaine est sujet aux erreurs, augmentant les coûts opérationnels et réduisant l'efficacité globale.
ProcessMind révèle où les activités manuelles, le retravail et les étapes ad-hoc se produisent le plus fréquemment dans votre traitement des factures SAP Ariba. Il met en évidence les opportunités d'automatisation et de standardisation au sein du flux du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures.

Les factures traitées en dehors des politiques d'entreprise définies, telles que les approbations non autorisées ou le codage incorrect, présentent des risques de conformité significatifs et un potentiel de fraude. Ces écarts peuvent entraîner des pénalités financières et une atteinte à la réputation.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport à vos règles métier prédéfinies et aux normes de conformité dans SAP Ariba. Il offre une visibilité granulaire sur les chemins non conformes dans le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures, permettant une atténuation proactive des risques et des contrôles internes plus solides.

Sans une vue claire de bout en bout du parcours de traitement des factures, il est difficile d'identifier où se produisent les retards, qui est responsable et comment améliorer la performance globale. Ce manque de transparence entrave la prise de décision stratégique et la résolution de problèmes.
ProcessMind offre une vue radiographique de l'ensemble de votre processus Achats-Comptes Fournisseurs - Traitement des factures dans SAP Ariba, de la réception de la facture au paiement final. Il visualise le flux de processus réel, révélant les inefficacités cachées et offrant des informations basées sur les données pour l'optimisation.

Les factures se retrouvent fréquemment bloquées inutilement en raison de blocs de paiement mal gérés, retardant les paiements critiques et impactant les relations avec les fournisseurs. L'identification et la résolution de ces blocs nécessitent souvent un effort manuel et une communication importants.
ProcessMind suit l'application et la levée des blocs de paiement au sein de SAP Ariba, identifiant leurs raisons courantes, leurs durées et leurs impacts. Il aide à rationaliser la gestion des blocs de paiement dans le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures, réduisant les retards de paiement et améliorant la trésorerie.

Des workflows inefficaces, des interventions manuelles fréquentes et des temps de cycle longs contribuent à un coût opérationnel plus élevé pour le traitement de chaque facture. Cela érode la rentabilité et pèse sur le budget du service des comptes fournisseurs.
ProcessMind quantifie le temps et les ressources consacrés aux différentes trajectoires de traitement des factures dans SAP Ariba. En identifiant et en éliminant les inefficacités, il contribue à réduire le coût global par facture dans le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures, optimisant ainsi les dépenses financières.

Des paiements tardifs constants, des blocages fréquents ou une communication peu claire concernant le statut des factures peuvent considérablement nuire aux relations avec les fournisseurs critiques. Cela peut entraîner des conditions moins favorables, une fidélité réduite des fournisseurs, voire des ruptures de la chaîne d'approvisionnement.
ProcessMind fournit des données objectives sur la ponctualité des paiements et les causes courantes de retard dans votre traitement des factures SAP Ariba. En résolvant ces problèmes sous-jacents, les organisations peuvent améliorer la fiabilité des paiements dans le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures, favorisant une confiance et une collaboration accrues avec les fournisseurs.

Différentes équipes ou individus peuvent suivre des procédures variées pour le traitement des factures, entraînant des incohérences, des erreurs et une incapacité à standardiser les meilleures pratiques. Cela rend l'évaluation comparative des performances difficile et entrave les efforts globaux d'amélioration des processus.
ProcessMind cartographie toutes les variantes de processus pour le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures dans SAP Ariba, soulignant où et pourquoi différentes approches sont adoptées. Il permet l'identification des meilleures pratiques et des opportunités de standardisation au sein de votre organisation, favorisant l'uniformité et l'efficacité.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

L'accélération des approbations de factures est cruciale pour maintenir une trésorerie saine et assurer des paiements ponctuels aux fournisseurs. Des cycles d'approbation plus courts contribuent directement à l'efficacité opérationnelle, réduisent le risque de pénalités de retard et améliorent la bonne volonté des fournisseurs, ce qui peut conduire à de meilleures conditions de négociation à l'avenir. Atteindre cet objectif signifie que les factures circulent dans le système sans retards inutiles. ProcessMind révèle les chemins réels que les factures empruntent dans SAP Ariba, soulignant où les approbations stagnent et identifiant les approbateurs ou les étapes spécifiques qui causent des goulots d'étranglement. En analysant les temps de cycle pour chaque activité, il quantifie les retards et identifie les opportunités de rationaliser les workflows d'approbation, réduisant potentiellement les temps d'approbation de 30 % ou plus. Cela permet des changements basés sur les données qui mènent à un traitement plus rapide.

De fréquentes divergences de rapprochement entre les factures, les bons de commande et les récépissés de marchandises entraînent un effort manuel important, du retravail et des retards de traitement. Minimiser ces problèmes réduit directement les coûts opérationnels et accélère l'ensemble du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures. Atteindre cet objectif améliore la précision des données et réduit l'intervention humaine, assurant des transactions plus fluides. ProcessMind visualise toutes les divergences de rapprochement des factures au sein de SAP Ariba, identifiant leurs causes profondes, telles que des modifications fréquentes de PO, des entrées de récépissé de marchandises incorrectes ou des comportements spécifiques des fournisseurs. Il quantifie le temps et les ressources consacrés au retravail, permettant aux organisations de cibler des domaines spécifiques d'amélioration, comme l'amélioration des procédures de saisie de données ou l'automatisation des règles de rapprochement, réduisant ainsi le retravail jusqu'à 25 %.

Manquer les escomptes pour paiement anticipé représente une perte directe d'économies potentielles. En accélérant le traitement des factures, les organisations peuvent capitaliser sur ces escomptes, améliorant considérablement leur résultat net financier et optimisant le fonds de roulement. Cet objectif garantit que le cycle de vie des factures est suffisamment efficace pour respecter les conditions de paiement favorables. ProcessMind suit le parcours complet de chaque facture, de la réception dans SAP Ariba au paiement, identifiant les cas où les escomptes pour paiement anticipé ont été manqués en raison de retards de traitement. Il met en évidence les goulots d'étranglement qui empêchent un paiement en temps voulu, tels que des temps d'approbation prolongés ou des divergences non résolues, permettant des interventions ciblées pour récupérer les économies perdues et augmenter les taux de capture des escomptes de 15 à 20 %.

De nombreuses étapes de traitement des factures impliquent des tâches manuelles répétitives, sujettes aux erreurs humaines et consommant un temps précieux du personnel. L'automatisation de ces activités réduit les coûts opérationnels, augmente l'efficacité et permet aux équipes des comptes fournisseurs de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques. Atteindre cet objectif libère des ressources et améliore la fiabilité globale des processus. ProcessMind identifie précisément les activités manuelles les plus fréquentes et les plus chronophages au sein du flux du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures dans SAP Ariba. Il révèle des opportunités d'automatisation des processus robotiques (RPA) ou des améliorations de configuration système, telles que le codage automatisé ou le rapprochement à trois voies, entraînant une réduction significative de l'effort manuel et permettant l'automatisation de 10 à 20 % des tâches de routine.

Le respect des politiques internes et des réglementations externes est primordial pour l'intégrité financière et pour éviter les pénalités. Les activités de traitement des factures non conformes peuvent entraîner des risques financiers importants, des audits et une atteinte à la réputation. Assurer la conformité renforce les contrôles internes et réduit l'exposition organisationnelle. ProcessMind découvre toutes les déviations par rapport aux modèles de processus définis et aux règles de conformité au sein du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures de SAP Ariba. Il visualise les flux de processus réels par rapport à ceux prévus, identifiant les étapes non autorisées, les approbations manquantes ou les entrées tardives. Cela permet aux organisations de combler de manière proactive les lacunes de conformité, d'appliquer les procédures opérationnelles standard et de réduire les violations de conformité de plus de 50 %.

Un manque de visibilité claire sur le cycle de vie des factures empêche une gestion efficace et une prise de décision rapide. Une visibilité accrue permet aux parties prenantes de vérifier rapidement le statut de toute facture, d'identifier les goulots d'étranglement et de prévoir plus précisément les flux de trésorerie. Cet objectif permet un meilleur contrôle et une plus grande transparence sur l'ensemble de la fonction des comptes fournisseurs. ProcessMind offre une représentation visuelle complète et en temps réel du parcours de chaque facture dans SAP Ariba, de la réception au paiement. Il élimine les zones d'ombre, offrant une transparence totale sur le statut actuel d'une facture, son cheminement historique et tout retard associé, permettant une gestion proactive et réduisant les demandes de renseignements jusqu'à 40 %.

Une gestion inefficace des blocs de paiement peut entraîner des retards importants, tendre les relations avec les fournisseurs et conduire à des échéances de paiement manquées. La rationalisation du processus de résolution garantit que les factures sont payées à temps, améliorant l'efficacité et réduisant la charge administrative associée aux paiements bloqués. Cet objectif a un impact direct sur la ponctualité des paiements et la satisfaction des fournisseurs. ProcessMind identifie les raisons courantes des blocs de paiement dans SAP Ariba et cartographie les workflows de résolution réels, révélant les inefficacités et quantifiant le temps qu'une facture passe sous un bloc. Il met en évidence où l'intervention est la plus nécessaire, permettant aux propriétaires de processus d'optimiser la procédure de levée des blocs et de réduire les temps de résolution des blocs de 20 % ou plus.

Les coûts opérationnels élevés associés au traitement de chaque facture ont un impact direct sur la rentabilité. Réduire ce coût implique de minimiser l'effort manuel, d'éliminer le retravail et d'optimiser l'ensemble du workflow du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures. Atteindre cet objectif améliore directement l'efficacité financière et l'allocation des ressources. ProcessMind fournit une ventilation détaillée des activités contribuant au coût de traitement de chaque facture au sein de SAP Ariba. Il quantifie les dépenses associées aux retards, aux interventions manuelles et au retravail, permettant aux organisations d'identifier les activités à coût élevé et de mettre en œuvre des optimisations ciblées, réduisant finalement le coût par facture d'une marge significative, potentiellement de 10 à 15 %.

Les paiements retardés et une communication inefficace concernant le statut des factures peuvent nuire aux relations cruciales avec les fournisseurs, affectant la stabilité de la chaîne d'approvisionnement et le pouvoir de négociation futur. L'amélioration de l'efficacité et de la transparence du traitement contribue directement à des partenariats fournisseurs plus solides et plus fiables. Cet objectif est vital pour le succès commercial à long terme. ProcessMind identifie les causes profondes des retards de paiement et des lacunes de communication au sein du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures dans SAP Ariba. En fournissant des insights sur la performance et la conformité du cycle de vie des factures, il permet une communication proactive avec les fournisseurs et assure des paiements en temps voulu, ce qui conduit à une meilleure satisfaction et fidélité des fournisseurs.

Un traitement des factures incohérent entre différents départements ou régions mondiales entraîne des performances variées, des taux d'erreur plus élevés et des coûts de formation accrus. La standardisation des workflows assure une efficacité, une conformité et une prévisibilité uniformes à travers toute l'organisation. Cet objectif favorise la cohérence et réduit la complexité opérationnelle. ProcessMind découvre et compare différentes variantes de processus à travers diverses unités organisationnelles au sein du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures de SAP Ariba. Il met en évidence les écarts par rapport aux meilleures pratiques et identifie les opportunités de standardiser les workflows, assurant une exécution cohérente, réduisant la variabilité des processus de 20 à 30 % et améliorant la prévisibilité opérationnelle globale.

Les paiements tardifs aux fournisseurs peuvent entraîner des pénalités, nuire aux cotes de crédit et tendre des relations commerciales précieuses. Réduire systématiquement l'incidence des paiements tardifs est essentiel pour la santé financière et pour maintenir une réputation positive au sein de l'écosystème des fournisseurs. Cet objectif améliore directement la discipline financière et la confiance. ProcessMind identifie avec précision les étapes spécifiques et les causes profondes au sein du Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures qui entraînent des paiements tardifs dans SAP Ariba. Il quantifie le nombre de paiements tardifs et identifie les goulots d'étranglement ou les inefficacités critiques, permettant des interventions ciblées pour garantir que les paiements sont effectués de manière cohérente à leurs dates d'échéance ou avant, réduisant les paiements tardifs jusqu'à 25 %.

La saisie manuelle de données dans le traitement des factures est une source courante d'erreurs, entraînant des problèmes en aval tels que des divergences de rapprochement, des paiements incorrects et un retravail accru. L'élimination de ces erreurs améliore la qualité des données, réduit les coûts de traitement et augmente la précision globale. Cet objectif sous-tend la fiabilité de l'ensemble du processus. ProcessMind identifie les activités et les zones de SAP Ariba où la saisie manuelle de données est prévalente et identifie la fréquence et l'impact des erreurs associées. En visualisant ces étapes sujettes aux erreurs, il aide les organisations à mettre en œuvre des règles de validation robustes, l'automatisation ou une formation améliorée, conduisant à une réduction significative des erreurs de saisie manuelle de données et à un flux de traitement des factures plus précis.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour les Achats-Comptes Fournisseurs - Traitement des factures

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Exportez vos données
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Analysez votre processus
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Que faire

Accédez au template Excel ProcessMind spécialement conçu pour le Cycle Achats-Paiements - Traitement des factures. Ce template structuré vous guide sur les champs de données requis.

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Pourquoi c'est important

Une structure de données standardisée assure une analyse précise et complète, jetant les bases d'insights fiables sur la performance de votre processus de facturation.

Résultat attendu

Un template Excel prêt à remplir pour vos data de facturation SAP Ariba, assurant un formatage correct.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les goulots d'étranglement cachés du traitement des factures

ProcessMind cartographie visuellement votre parcours exact de traitement des factures dans SAP Ariba, révélant chaque inefficacité, retard et problème de conformité. Obtenez une compréhension claire et basée sur les données pour optimiser votre cycle Achats-Comptes Fournisseurs.
  • Visualisez le flux réel des factures dans SAP Ariba
  • Identifiez les retards d'approbation et les goulots d'étranglement
  • Détecter les problèmes de conformité et les écarts
  • Optimiser le P2P pour des paiements plus rapides et des coûts réduits
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Réalisez plus avec un traitement des factures optimisé

Ces résultats démontrent comment le Process Mining, appliqué à vos données de traitement des factures Achats-Comptes Fournisseurs SAP Ariba, identifie les goulots d'étranglement et les inefficacités, conduisant à des améliorations opérationnelles significatives.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction du temps d'approbation des factures

Accélérez votre processus d'approbation des factures en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement, ce qui conduit à des paiements plus rapides et à une trésorerie améliorée.
0 %
Augmenter les escomptes pour paiement anticipé

Taux de capture plus élevé des escomptes pour paiement anticipé

Optimisez les délais de paiement pour systématiquement bénéficier des escomptes pour paiement anticipé éligibles, améliorant ainsi considérablement vos économies financières.
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Augmentation du taux de traitement direct

Plus de factures traitées sans intervention manuelle

Automatisez les tâches répétitives et réduisez le retravail manuel en rationalisant les workflows de facturation, diminuant ainsi considérablement le coût par facture traitée.
0 %
Réduction des problèmes de rapprochement

Diminution du retravail de rapprochement des factures

Identifiez les causes profondes des écarts de rapprochement pour minimiser les interventions manuelles et les reprises, améliorant ainsi la précision et accélérant le traitement des factures.
0 %
Meilleurs paiements à temps

Pourcentage plus élevé de paiements effectués à temps

Améliorez les relations avec les fournisseurs et évitez les pénalités de retard en vous assurant que les factures sont payées à leurs dates d'échéance grâce à une surveillance proactive des processus.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque facture fournisseur, servant d'ID de cas principal pour le parcours de traitement des factures.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle qui connecte toutes les étapes du processus pour une seule facture, rendant possible l'analyse du temps et du cheminement de traitement de bout en bout.

Le nom de l'événement ou de la tâche spécifique qui a eu lieu à un moment donné du cycle de vie du traitement des factures.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est la base pour visualiser la carte des processus, découvrir les variantes de processus et identifier les reprises ou les goulots d'étranglement.

L'horodatage indiquant la date et l'heure exactes auxquelles une activité a eu lieu.

Pourquoi c'est important

Il permet le calcul de toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les durées, qui sont critiques pour identifier les retards de processus.

L'identifiant du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi c'est important

Il connecte la facture au processus d'approvisionnement (procurement), permettant l'analyse des divergences de rapprochement et la comparaison des flux de factures avec ou sans PO.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse des performances par fournisseur, aidant à identifier quels fournisseurs ont des problèmes de facturation fréquents ou des paiements retardés.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Cela permet une analyse de l'impact financier, comme le filtrage des factures de grande valeur ou la compréhension de la valeur monétaire immobilisée dans les goulots d'étranglement du processus.

La date à laquelle la facture doit être payée pour éviter les pénalités, selon les conditions de paiement.

Pourquoi c'est important

C'est la base de référence pour calculer le taux de paiement à temps, un KPI critique pour la gestion des relations avec les fournisseurs et la conformité financière.

L'utilisateur ou le rôle responsable de l'approbation de la facture pour paiement.

Pourquoi c'est important

Il aide à identifier les goulots d'étranglement dans le processus d'approbation en montrant quels utilisateurs ou équipes ont les temps de cycle d'approbation les plus longs.

La raison spécifique pour laquelle un blocage de paiement a été placé sur une facture.

Pourquoi c'est important

Il fournit la cause profonde des retards de paiement, permettant des améliorations ciblées pour prévenir les problèmes courants comme les divergences de prix ou de quantité.

Le statut actuel ou final du cas de facture, tel que Payée, Rejetée ou En cours.

Pourquoi c'est important

Il fournit le résultat final du processus de facturation, permettant une analyse axée sur les factures payées avec succès versus les factures rejetées.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du cycle de vie du traitement des factures, lorsqu'une facture est d'abord saisie dans le système SAP Ariba. Cela peut se faire par divers canaux comme le réseau Ariba, le portail fournisseur ou la saisie manuelle.

Pourquoi c'est important

Cette activité sert de point de départ principal pour mesurer le temps de cycle de bout en bout des factures et comprendre les retards de traitement initiaux.

Une étape clé où la facture a été rapprochée avec succès du bon de commande et du récépissé de marchandises sans divergences en suspens. Cela confirme que la facture est valide pour approbation.

Pourquoi c'est important

L'achèvement de cette étape marque la fin de la phase de validation et la préparation pour le workflow d'approbation. C'est un point de contrôle critique pour mesurer les taux de traitement direct.

Cette activité marque le début du workflow d'approbation formel après que la facture a été rapprochée avec succès. La facture est acheminée vers un ou plusieurs approbateurs désignés en fonction des règles métier.

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ pour mesurer le KPI 'Temps de cycle d'approbation des factures' et analyser l'efficacité du processus d'approbation lui-même.

Représente l'achèvement réussi du workflow d'approbation, où tous les approbateurs requis ont autorisé la facture pour paiement. Il s'agit d'un jalon critique avant que la facture ne soit comptabilisée.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le point final pour mesurer le temps de cycle d'approbation et un facteur clé pour les étapes de traitement de paiement ultérieures. Les retards ici impactent directement la performance des paiements à temps.

Cette activité signifie que la facture approuvée a été envoyée et acceptée avec succès par le système ERP en aval pour la comptabilité financière et le traitement des paiements. Il s'agit d'un jalon d'intégration clé.

Pourquoi c'est important

Confirme que le transfert des achats (procurement) à la finance est terminé. C'est une étape critique avant que le paiement ne puisse être planifié et exécuté.

La dernière activité du processus, confirmant que le paiement a été envoyé au fournisseur. Cela complète le cycle de vie de la facture.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le point final principal pour mesurer le temps de cycle global des factures et est essentielle pour calculer les taux de paiement à temps et l'obtention des escomptes pour paiement anticipé.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les étapes réelles de traitement de vos factures dans SAP Ariba pour déceler les goulots d'étranglement, identifier les causes profondes des retards et mettre en évidence les écarts de conformité. Il fournit des informations basées sur les données pour réduire les temps de cycle d'approbation, minimiser les écarts de rapprochement et obtenir davantage d'escomptes pour paiement anticipé. Cela se traduit par une efficacité accrue et des économies de coûts.

Vous avez généralement besoin d'Event Logs de SAP Ariba, incluant les événements de création de facture, d'approbation, de rapprochement et de paiement. Les points de données clés incluent les numéros de facture, les horodatages, les descriptions d'activité et les ID utilisateur pour reconstruire le flux de processus complet. Ces données permettent une analyse complète du parcours de chaque facture.

Vous pouvez vous attendre à identifier des opportunités immédiates de réduction du temps de cycle, d'automatisation et d'améliorations de la conformité dans les semaines suivant l'analyse initiale des données. Des avantages tangibles tels que la réduction des efforts manuels, moins de retards de paiement et une augmentation de l'obtention d'escomptes pour paiement anticipé se concrétisent souvent dans les quelques mois suivant la mise en œuvre des changements recommandés. Ces améliorations conduisent à un ROI significatif.

Le reporting traditionnel montre "ce qui s'est passé", tandis que le Process Mining révèle "comment et pourquoi cela s'est produit" en visualisant les flux de processus réels de bout en bout. Il découvre les écarts cachés, les reprises et les goulots d'étranglement que les rapports statiques pourraient manquer. Cette perspicacité plus profonde permet une optimisation plus efficace et basée sur les données. Le Process Mining fournit une intelligence exploitable.

Oui, le Process Mining identifie clairement pourquoi les factures manquent les fenêtres d'escompte pour paiement anticipé, souvent en raison de retards d'approbation ou de problèmes de rapprochement. En identifiant ces goulots d'étranglement spécifiques et leurs causes profondes, vous pouvez mettre en œuvre des changements ciblés pour accélérer le traitement et maximiser l'obtention d'escomptes. Cela impacte directement votre résultat net.

La mise en œuvre du Process Mining implique une extraction et une transformation initiales des données, suivies d'une analyse à l'aide d'outils spécialisés. Bien qu'elle nécessite une configuration technique, le processus est bien défini et peut souvent être rationalisé avec des connecteurs pour SAP Ariba. La valeur dérivée des insights actionnables l'emporte généralement sur l'effort initial. De nombreuses solutions offrent une implémentation guidée.

Bien que les plateformes de Process Mining gèrent une grande partie de la complexité analytique, certaines compétences en ingénierie des données sont bénéfiques pour l'extraction et la transformation initiales des données depuis SAP Ariba. De nombreux fournisseurs offrent des services de conseil ou des connecteurs pré-intégrés pour simplifier la configuration technique. Cela minimise le besoin d'expertise spécialisée interne.

Le Process Mining visualise chaque écart de processus par rapport à vos procédures opérationnelles standard, vous permettant de détecter automatiquement les activités non conformes ou les étapes non autorisées. Il met en évidence les cas où les factures contournent les approbations requises ou les règles de saisie de données. Cette surveillance continue aide à renforcer la conformité et à réduire efficacement les risques.

Le Process Mining peut être les deux. Bien que les analyses initiales offrent des gains rapides, sa véritable puissance réside dans la surveillance continue pour suivre l'impact des changements et identifier de nouveaux écarts. Les actualisations régulières des données SAP Ariba permettent une optimisation continue et des améliorations durables des processus. Il soutient une culture d'amélioration continue.

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