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Melhore seu Processamento de Pagamentos do Contas a Pagar

Um guia de 6 passos para otimizar o Microsoft Dynamics 365
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Melhore seu Processamento de Pagamentos do Contas a Pagar
Desafios (12) Metas (12) 6 Etapas Pré-visualizar Resultados Dados Perguntas Frequentes (4)

Otimize o Pagamento de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365

O processamento de pagamentos costuma sofrer com atrasos em aprovações e erros manuais que elevam os custos. Nossa solução oferece visibilidade clara sobre esses pontos de fricção, ajudando a identificar exatamente onde os workflows param. Ao tratar esses gargalos ocultos, você melhora a velocidade de processamento e mantém maior controle sobre suas obrigações financeiras.

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A Importância Estratégica de Refinar o Contas a Pagar

O ciclo de processamento de pagamentos do Contas a Pagar é muitas vezes visto como uma função puramente administrativa, mas serve como uma alavanca crítica para gerir a liquidez organizacional e manter a confiança dos fornecedores. Quando este processo se torna lento ou opaco, as consequências vão muito além do departamento financeiro. Pagamentos atrasados podem prejudicar sua reputação com fornecedores estratégicos, levando a condições de crédito menos favoráveis ou até interrupções na cadeia de suprimentos. Além disso, o processamento ineficiente aumenta o custo por fatura, corroendo as margens de todo o negócio. Ao focar na otimização de processos no Microsoft Dynamics 365, você pode transformar o Contas a Pagar de um centro de custos em uma função estratégica que protege o fluxo de caixa e aproveita cada desconto por pagamento antecipado disponível.

Revelando a Realidade Oculta com Process Mining

Embora o Microsoft Dynamics 365 ofereça uma estrutura robusta para gestão financeira, a forma como os usuários interagem com o sistema no dia a dia muitas vezes diverge do procedimento padrão. O processamento de mineração de processos (Process Mining) atua como um raio-X digital do seu processamento de pagamentos, extraindo logs de eventos de entidades como GeneralJournal e LedgerEntry para mapear a jornada real de cada fatura. Em vez de confiar em evidências anedóticas sobre por que os pagamentos atrasam, você visualiza o ponto exato onde ocorre o gargalo. Esta abordagem orientada a dados permite identificar loops de aprovação circulares, onde uma fatura transita indefinidamente entre departamentos, ou instâncias onde a intervenção manual é necessária devido a erros de entrada de dados. Visualizar esses caminhos ajuda a passar da solução de problemas reativa para uma gestão proativa, garantindo que sua pegada digital reflita sua lógica de negócio pretendida.

Focando nas Ineficiências Centrais no Microsoft Dynamics 365

Otimizar seu fluxo de Contas a Pagar exige uma análise profunda nas atividades que mais consomem tempo. Uma área primordial de melhoria é o processo de conciliação (matching). Divergências entre faturas, ordens de compra e recebimentos de mercadorias geralmente disparam investigações manuais que podem travar um pagamento por dias. Através do Process Mining, você identifica quais fornecedores ou categorias de produtos causam esses erros com mais frequência, permitindo corrigir causas raiz, como imprecisões em dados mestres ou práticas de recebimento inconsistentes. Outro ponto comum de atrito é o workflow de aprovação. Ao analisar os tempos de ciclo em diferentes níveis, você pode determinar se certas alçadas estão baixas demais, fazendo com que faturas de alto volume e baixo risco esperem desnecessariamente pela assinatura de um executivo. Eliminar esses atrasos estruturais garante que o cronograma de pagamentos permaneça previsível e alinhado à sua estratégia de caixa.

Medindo o Sucesso através de Conformidade e Agilidade

O objetivo final da otimização de processos é alcançar um ciclo de pagamento enxuto, transparente e em conformidade. A redução do tempo total do ciclo é o indicador de sucesso mais imediato. Uma janela menor entre o recebimento da fatura e a execução do pagamento oferece a flexibilidade de escolher exatamente quando liberar os fundos. Isso permite que sua equipe de tesouraria otimize o capital de giro de forma mais eficaz, decidindo entre pagar antecipado por um desconto ou manter o caixa até a data de vencimento. Além da agilidade, o Process Mining melhora significativamente sua postura de conformidade. Você detecta facilmente desvios dos protocolos padrão, como pagamentos feitos sem uma ordem de compra correspondente ou instâncias onde um bloqueio de pagamento foi ignorado manualmente sem documentação suficiente. Esses insights são valiosos para auditorias internas e para garantir que seus controles financeiros sejam seguidos de forma consistente em todas as entidades e unidades de negócio.

Sustentando a Excelência Operacional a Longo Prazo

Melhorar o processamento de pagamentos do Contas a Pagar não é um projeto pontual, mas uma jornada de refinamento contínuo. À medida que seu negócio cresce e as relações com fornecedores evoluem, seus processos devem se adaptar para lidar com maior complexidade e volume. Utilizando os insights extraídos dos dados do Microsoft Dynamics 365, você estabelece uma linha de base de performance e define metas realistas de melhoria. Seja buscando aumentar a porcentagem de faturas processadas sem intervenção manual (touchless) ou tentando eliminar o risco de pagamentos duplicados, a clareza proporcionada pelo Process Mining garante que seus esforços estejam focados onde terão maior impacto. Encorajamos você a começar examinando seu fluxo atual, identificando os obstáculos mais significativos e usando os dados para impulsionar mudanças significativas que apoiem a saúde financeira da sua organização.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Ciclos longos de aprovação de faturas são a causa principal de pagamentos atrasados e desgaste com fornecedores. Quando as faturas ficam presas aguardando a assinatura de gestores ocupados, o departamento perde a capacidade de gerir o fluxo de caixa de forma previsível e corre o risco de pagar multas. Esse atrito gera um ambiente reativo, onde a equipe precisa priorizar urgências em vez de focar no fluxo padrão.

O ProcessMind analisa o workflow de ponta a ponta do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para apontar exatamente onde ocorrem esses atrasos. Ao visualizar o tempo gasto em cada nível de aprovação, você identifica quais departamentos ou funções agem como gargalos. Esta abordagem baseada em dados permite ajustar limites de aprovação ou automatizar assinaturas padrão para acelerar todo o ciclo de pagamento.

A intervenção manual no processo de conciliação de faturas indica uma falta de sincronia entre as áreas de compras e financeiro. Quando a conciliação automática falha devido a divergências de preço ou quantidade, a equipe precisa resolver esses problemas manualmente, o que consome muito tempo e aumenta o risco de erros humanos. Esses toques manuais geralmente ocultam problemas sistêmicos mais profundos nos dados dos fornecedores ou no comportamento de compra.

O uso de Process Mining em seus dados do Microsoft Dynamics 365 revela a frequência e as causas raiz das intervenções manuais. O ProcessMind identifica quais fornecedores ou categorias de produtos exigem esforços constantes de conciliação manual. Ao compreender esses padrões, você pode tratar a origem das discrepâncias e migrar para um modelo de Contas a Pagar mais eficiente e automatizado (touchless).

Perder descontos por pagamento antecipado é uma oportunidade desperdiçada de reduzir custos significativamente. Um processamento ineficiente geralmente significa que, quando a fatura é validada e aprovada, a janela de desconto já fechou. Isso é, essencialmente, deixar dinheiro na mesa e aumenta o custo total de bens e serviços adquiridos.

O ProcessMind monitora a agilidade do seu Contas a Pagar em relação aos termos de desconto registrados no Microsoft Dynamics 365. Ele destaca as etapas específicas onde o tempo é perdido, impedindo que as faturas cheguem à fase de pagamento no prazo. Com esses insights, você pode priorizar faturas com altos descontos e otimizar o caminho desde o recebimento até a iniciação do pagamento.

Quando uma fatura não coincide com o pedido de compra ou recebimento de mercadoria, o processo de resolução pode virar um buraco negro de produtividade. Faturas costumam saltar entre departamentos sem dono claro, gerando inatividade. Essa trava no fluxo de Contas a Pagar atrasa pagamentos e cria um acúmulo difícil de gerir no fechamento do mês.

Ao mapear o fluxo de faturas contestadas, o ProcessMind oferece visibilidade sobre o ciclo de resolução no Microsoft Dynamics 365. Você vê quanto tempo as faturas ficam em estado de discrepância e quais atividades mais contribuem para o atraso. Isso permite implementar fluxos de escalonamento claros e resolver divergências de preço ou quantidade com mais rapidez.

Bloqueios de pagamento costumam ser aplicados como segurança, mas, se não forem removidos logo após a resolução do problema, causam atrasos desnecessários. Esses bloqueios podem se acumular no sistema, gerando remessas de pagamento fragmentadas onde faturas liberadas ficam retidas sem motivo claro. Essa falta de transparência dificulta atualizações de status para os fornecedores.

O ProcessMind analisa a aplicação e remoção de bloqueios no Microsoft Dynamics 365. Ele identifica casos onde os bloqueios continuam ativos muito após o problema original ter sido resolvido. Ao otimizar esta parte do workflow de Contas a Pagar, você garante que os pagamentos fluam para a execução assim que os requisitos de conformidade forem atendidos.

Lançamentos de faturas duplicadas representam um sério risco financeiro e levam a projetos de recuperação demorados. Muitas vezes, essas duplicatas entram no sistema por canais diferentes ou são digitadas com variações mínimas, dificultando a detecção pelas validações padrão do sistema. Pagar a mesma fatura duas vezes impacta diretamente as reservas de caixa e exige um esforço manual significativo para retificar com o fornecedor.

O ProcessMind varre seus logs de eventos do Microsoft Dynamics 365 para detectar padrões que indicam processamento duplicado no ciclo de Contas a Pagar. Ao identificar faturas com atributos semelhantes que seguem caminhos idênticos, o sistema sinaliza possíveis duplicatas antes da execução do pagamento final. Esta análise proativa protege seu capital de giro e reduz a necessidade de auditorias pós-pagamento.

A codificação financeira incorreta no início do processo gera um retrabalho considerável mais tarde. Quando uma fatura é vinculada à conta contábil ou dimensão errada, ela precisa ser estornada e lançada novamente, dobrando o trabalho da equipe de Contas a Pagar. Essa ineficiência atrasa a postagem final e compromete a precisão dos relatórios financeiros departamentais.

O ProcessMind identifica a frequência de alterações de codificação e re-postagens no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar quais fornecedores ou tipos de fatura exigem mais correções, você pode atacar as causas raiz dos erros. Melhorar a precisão da entrada de dados inicial otimiza o fluxo de Contas a Pagar e garante dados financeiros muito mais confiáveis para a organização.

O timing e a frequência das remessas de pagamento podem ser sub-otimizados, gerando volatilidade no fluxo de caixa ou prazos perdidos. Se a execução for apenas semanal, faturas aprovadas logo após uma remessa ficam paradas por dias. Esse agendamento rígido causa atrasos mesmo em faturas aprovadas com antecedência.

O ProcessMind examina o gap entre a aprovação do pagamento e a execução real no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda a entender se a frequência atual das remessas está alinhada com sua velocidade média de processamento. Otimizar esses cronogramas no Contas a Pagar garante um uso de caixa mais consistente e melhor conformidade com os termos dos fornecedores.

No esforço de acelerar pagamentos, a equipe pode, às vezes, ignorar workflows de aprovação padrão, criando riscos significativos de auditoria e conformidade. Esses processos paralelos (maverick) costumam carecer de supervisão e podem levar a gastos não autorizados. Sem uma visão clara de como as aprovações ocorrem de fato, a gestão não consegue garantir o cumprimento dos controles internos.

O ProcessMind visualiza os caminhos reais percorridos pelas faturas no Microsoft Dynamics 365 e os compara com suas políticas internas. Ele destaca qualquer desvio da rota padrão de Contas a Pagar, como etapas de aprovação puladas ou assinaturas não autorizadas. Essa transparência ajuda a reforçar a conformidade e a preparar auditorias com muito mais confiança.

O tempo entre o recebimento da fatura e a entrada de dados é muitas vezes a parte mais negligenciada. Se as faturas ficam paradas em uma caixa de entrada ou em uma mesa por dias, todo o ciclo de pagamento já começa em desvantagem. Essa falta de visibilidade impede a liderança financeira de prever as necessidades de caixa.

Ao monitorar o tempo entre o recebimento inicial e a extração dos dados para o Microsoft Dynamics 365, o ProcessMind expõe esses atrasos ocultos. Reduzir esse gap no início do workflow de Contas a Pagar dá mais tempo para aprovações e conciliações, reduzindo a pressão sobre o resto da equipe.

Mesmo após uma fatura ser totalmente aprovada e liberada, costuma haver um atraso surpreendente até que os fundos sejam transferidos. Esse descompasso pode ser causado por etapas manuais de iniciação, problemas técnicos com interfaces bancárias ou gargalos administrativos. Para o fornecedor, o pagamento só é pontual quando o dinheiro cai na conta, não quando a aprovação interna é dada.

O ProcessMind monitora as etapas finais do ciclo de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para medir o tempo desde a aprovação final até a execução do pagamento. Identificar este atraso ajuda a otimizar a comunicação entre seu sistema financeiro e seus parceiros bancários. Minimizar essa demora garante o cumprimento de obrigações contratuais e mantém um bom rating de crédito com seus fornecedores.

Processar pagamentos em múltiplas moedas introduz uma complexidade que gera erros e atrasos. Divergências em taxas de câmbio ou ajustes manuais necessários em faturas estrangeiras podem retardar o fluxo consideravelmente. Esses problemas exigem conhecimento especializado e, quando esse saber vira um gargalo, pagamentos internacionais param por dias.

O ProcessMind categoriza a performance do Contas a Pagar por moeda e localização do fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Isso permite ver se faturas em moeda estrangeira seguem um caminho mais lento ou propenso a erros. Com esses insights, você padroniza o tratamento de variações cambiais e garante que as relações com fornecedores internacionais não sejam prejudicadas por ineficiências.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Acelerar aprovações é vital para manter a confiança dos fornecedores e evitar multas. Atrasos surgem de responsabilidades incertas ou hierarquias complexas que travam o workflow. Reduzir esses ciclos garante que as dívidas sejam quitadas rapidamente, melhorando o crédito da organização e a gestão do fluxo de caixa.

O ProcessMind identifica as fases exatas onde as faturas ficam paradas no Microsoft Dynamics 365, expondo usuários ou departamentos que geram fricção. Visualizando o caminho de Fatura Recebida até Fatura Aprovada para Pagamento, você pode implementar treinamentos ou ajustes de workflow para reduzir o tempo de aprovação em até 40%. Essa transparência facilita o acompanhamento do sucesso em relação aos SLAs internos.

Alcançar uma alta taxa de conciliação automática (touchless matching) significa que as faturas avançam do recebimento ao pagamento sem intervenção manual. Isso reduz a carga administrativa da equipe financeira e diminui o custo por fatura processada. A automação garante que o processamento do Contas a Pagar permaneça escalável à medida que o volume de transações cresce, liberando os profissionais para tarefas mais estratégicas.

Com o Process Mining, você pode identificar exatamente por que certas faturas falham no processo automático no Microsoft Dynamics 365. Seja por inconsistência nos preços unitários ou ausência de recebimento de mercadorias, o ProcessMind revela as causas raiz, permitindo refinar suas regras de conciliação e atingir um percentual significativamente maior de conclusões automatizadas, muitas vezes superando 85% do volume total.

Capturar cada desconto disponível é uma forma direta de contribuir para o lucro e melhorar o relacionamento com fornecedores. Muitas empresas perdem milhares de reais mensalmente apenas porque seus processos internos são lentos demais para cumprir os prazos. Otimizar isso permite transformar o departamento de Contas a Pagar em um centro de lucro, em vez de apenas um centro de custo.

O ProcessMind monitora o tempo restante até a expiração do desconto para cada fatura processada. Ao analisar dados históricos no Microsoft Dynamics 365, a plataforma identifica quais fornecedores oferecem as melhores condições e onde o processo costuma falhar, ajudando você a priorizar faturas de alto valor para garantir que nenhum desconto seja perdido, maximizando o retorno sobre o capital de giro.

Discrepâncias entre faturas e ordens de compra podem interromper todo o fluxo de pagamento e criar acúmulos. Resolver esses problemas de forma eficiente é crucial para evitar atritos administrativos e garantir que as relações com fornecedores não sejam prejudicadas por disputas prolongadas. Ciclos de resolução mais rápidos levam a saídas de caixa mais previsíveis e melhor integridade de dados em toda a organização.

Através da análise detalhada de caminhos, o ProcessMind revela os loops onde as faturas circulam entre compras e Contas a Pagar. Ao identificar os motivos mais comuns para essas discrepâncias no Microsoft Dynamics 365, como divergências de preço ou quantidade, você pode estabelecer protocolos claros para resolver esses problemas na metade do tempo e reduzir a necessidade de intervenções manuais.

Bloqueios de pagamento são medidas de segurança, mas, quando se tornam o padrão ou são aplicados incorretamente, criam gargalos significativos. Remover bloqueios injustificados garante que o cronograma de pagamentos permaneça fluido e que faturas válidas não atrasem por barreiras burocráticas. Essa melhoria reduz a intervenção manual e evita a frustração dos fornecedores.

O ProcessMind oferece uma visão transparente de cada atividade de Bloqueio de Pagamento Aplicado no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar os atributos desses bloqueios, você consegue diferenciar a mitigação de riscos necessária das intervenções manuais ineficientes, permitindo automatizar a remoção de bloqueios conforme critérios específicos e acelerando a execução final do pagamento.

Pagar a mesma fatura duas vezes é um risco financeiro grave e um pesadelo administrativo para recuperar os valores. Garantir um caminho único e limpo para cada número de fatura é essencial para o controle financeiro e conformidade. Eliminar duplicidades preserva o capital de giro e evita comunicações desnecessárias com fornecedores, além de melhorar a trilha de auditoria.

O ProcessMind detecta padrões onde múltiplos IDs de caso ou valores similares são processados para o mesmo fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Ao destacar essas anomalias em auditorias históricas, você identifica falhas no processo, como múltiplos pontos de entrada que permitem duplicidades, reduzindo o risco financeiro e aumentando a responsabilidade do departamento.

A codificação financeira correta garante que as despesas sejam alocadas aos departamentos e projetos certos para relatórios precisos. Altas taxas de retrabalho na codificação não apenas desperdiçam tempo, mas também levam a demonstrações financeiras incorretas que exigem ajustes no fechamento do mês. Melhorar a precisão no início do processo evita correções futuras e simplifica todo o fluxo contábil.

Ao analisar a atividade de Codificação da Fatura, o ProcessMind identifica quais fornecedores ou tipos de fatura exigem correções manuais frequentes no Microsoft Dynamics 365. Você pode usar esses insights para criar melhores regras de codificação padrão ou fornecer treinamento direcionado à equipe, reduzindo significativamente a taxa de retrabalho e melhorando a confiabilidade dos dados nos registros de GeneralJournal e LedgerEntry.

Gerenciar quando e com que frequência os lotes de pagamento ocorrem é fundamental para equilibrar o fluxo de caixa e a eficiência operacional. Lotes inconsistentes ou frequentes demais podem elevar os custos transacionais e fragmentar a gestão de tesouraria. Um cronograma padronizado permite um melhor planejamento de liquidez e garante que o financeiro gerencie sua carga de trabalho de forma eficaz.

O ProcessMind analisa o comportamento de agrupamento das atividades de Pagamento Processado no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda a entender se os lotes atuais estão alinhados com as datas de vencimento dos fornecedores e a disponibilidade de recursos internos. Esta visibilidade permite consolidar pagamentos em ciclos mais eficientes, reduzindo o esforço manual na execução e baixando as taxas bancárias.

Caminhos de aprovação inconsistentes entre regiões ou departamentos geram riscos de conformidade e tempos de ciclo imprevisíveis. Estabelecer um workflow padronizado garante que cada fatura siga um caminho definido e complacente, simplificando a auditoria e melhorando a governança. Essa uniformidade facilita a gestão do Contas a Pagar em escala.

Através da verificação de conformidade (conformance checking), o ProcessMind compara os caminhos reais das faturas no Microsoft Dynamics 365 com o seu modelo de processo ideal. Ele sinaliza rotas não padronizadas que ignoram controles, permitindo que você imponha um processo uniforme que atenda aos requisitos regulatórios sem perder a agilidade necessária para o negócio.

O tempo que uma fatura passa esperando para entrar no sistema é um período 'cego' onde a organização não tem visibilidade de suas dívidas. Reduzir esse intervalo é crítico para previsões financeiras precisas e para garantir que a aprovação comece logo. Melhor visibilidade ajuda a gestão a entender os compromissos reais de caixa em tempo real.

O ProcessMind mede o atraso entre Fatura Recebida e Dados da Fatura Extraídos rastreando a linha do tempo do identificador da fatura. Ao identificar gargalos nas fases iniciais do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, você descobre se o atraso é causado por acúmulo no recebimento físico ou filas de entrada manual, permitindo ações corretivas.

Após a aprovação total da fatura, qualquer demora na execução do pagamento é puro desperdício administrativo que pode causar atrasos. Garantir que a transição entre aprovação e compensação seja fluida é vital para a alta performance. Esta etapa é o obstáculo final e deve ser o mais rápida possível para otimizar a experiência do fornecedor.

O ProcessMind monitora o tempo entre Fatura Aprovada para Pagamento e Pagamento Executado no Microsoft Dynamics 365. Ele revela se as faturas estão presas em uma fila final ou se o processo de transferência é manual demais. Otimizar este passo final pode reduzir o lead time total em vários dias, garantindo que as obrigações financeiras sejam cumpridas exatamente conforme o planejado.

Para empresas globais, o tratamento inconsistente de variações cambiais pode gerar discrepâncias no razão geral e atrasos nos pagamentos. Padronizar como essas variações são calculadas e aprovadas garante a precisão financeira e reduz o esforço manual nas conciliações. Essa harmonização é essencial para manter registros limpos em múltiplas entidades.

Ao examinar os dados de FinancialDimension e LedgerEntry associados a faturas em moeda estrangeira, o ProcessMind identifica onde as variações causam desvios no processo. Você pode usar esses insights para automatizar o tratamento de pequenas variações no Microsoft Dynamics 365, garantindo que apenas discrepâncias significativas exijam revisão manual, agilizando o fluxo global de pagamentos.

O caminho de 6 passos para a melhoria do Contas a Pagar

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O que fazer

Acesse o template Excel projetado especificamente para as entidades de diário e razão do Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Por que é importante

Usar uma estrutura pré-mapeada garante que seus dados financeiros estejam no formato correto para a descoberta instantânea de processos.

Resultado esperado

Um template de dados padronizado pronto para seus registros de faturas.

SEUS INSIGHTS

Tenha clareza total em seus workflows de Contas a Pagar

O ProcessMind expõe a performance real das suas atividades de Contas a Pagar, detalhando cada etapa, da entrada da fatura à liquidação final. Você descobrirá as causas raiz dos atrasos e encontrará caminhos claros para otimizar seu fluxo de caixa.
  • Visualize ciclos de vida de pagamento de ponta a ponta
  • Identificar gargalos específicos de aprovação
  • Identifique oportunidades de descontos por pagamento antecipado
  • Garantir conformidade regulatória para todos os pagamentos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS COMPROVADOS

Ganhos de Eficiência no Contas a Pagar

Ao aplicar o Process Mining ao ambiente Microsoft Dynamics 365, as organizações identificam gargalos nos ciclos de aprovação de faturas e na execução de pagamentos. Essas métricas refletem a transformação de fluxos manuais em operações ágeis e orientadas por dados.

~ 0 %
Tempos de Ciclo Mais Rápidos

Redução no tempo de ponta a ponta

Otimizar workflows de aprovação e automatizar a entrada de dados reduz o tempo entre o recebimento da fatura e a compensação do pagamento.
~ 0 %
Mais Descontos por Antecipação

Melhoria na taxa de captura

Identificar atrasos na cadeia de aprovação permite que as equipes de tesouraria aproveitem mais descontos por antecipação, gerando benefícios financeiros diretos.
0 %
Eliminar Duplicatas

Redução em erros de pagamento

Detectar números de fatura e referências de fornecedores duplicados antes da execução do pagamento evita perdas financeiras, protegendo o processo de Contas a Pagar.
0 % increase
Processamento Touchless

Taxa de conciliação em primeira passagem

Refinar a sincronização dos pedidos de compra aumenta o volume de faturas processadas sem qualquer intervenção manual.
0 %
Melhores Relações com Fornecedores

Taxa de pagamento em dia

Cumprir os prazos de pagamento de forma consistente ajuda a evitar multas e suspensão de crédito, melhorando a satisfação geral dos parceiros de suprimentos.

Resultados individuais variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diversas implementações de Process Mining para processamento de faturas.

Dados Recomendados

Comece com estes atributos principais para ganhar visibilidade imediata no seu processo.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador exclusivo atribuído à fatura do fornecedor.

Por que é importante

É a chave fundamental para unir atividades isoladas de Contas a Pagar em uma única instância de processo.

A tarefa específica ou mudança de status que ocorreu.

Por que é importante

Define o fluxo do processo e a sequência de eventos para o mapa de processos.

O carimbo de data/hora de quando a atividade ocorreu.

Por que é importante

Essencial para calcular tempos de ciclo, lead times e identificar gargalos.

O número único da conta do fornecedor.

Por que é importante

Permite a segmentação da performance do processo por fornecedor.

O identificador da entidade legal ou subsidiária.

Por que é importante

Permite análise comparativa entre diferentes unidades de negócio ou países.

O valor monetário total da fatura.

Por que é importante

Crítico para analisar o volume de gastos e o risco financeiro.

A data até a qual a fatura deve ser paga.

Por que é importante

O benchmark para medir a performance de pagamentos em dia.

O número de referência do pedido de compra associado.

Por que é importante

Essencial para analisar a taxa de conciliação do processo de compras ao pagamento (P2P).

O identificador do usuário que realizou a atividade.

Por que é importante

Permite análise do comportamento dos recursos e segregação de funções.

O nome da organização fornecedora.

Por que é importante

Fornece contexto para o número da Conta do Fornecedor.

A data do documento declarada na fatura.

Por que é importante

Define o início do período de aging da fatura.

O departamento responsável pelo custo.

Por que é importante

Permite detalhamento organizacional e análise de responsabilidade.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

A criação inicial de um registro de fatura de fornecedor pendente no sistema. Isso marca a entrada da fatura no workflow do Dynamics 365, seja manualmente ou via importação.

Por que é importante

Estabelece o tempo inicial para os cálculos de lead time do processo. Permite medir quanto tempo as faturas ficam paradas no sistema antes de serem processadas ou postadas.

O sistema vincula com sucesso a linha da fatura a um Pedido de Compra ou Recebimento de Produto. Esta atividade significa a validação da fatura contra o pedido de suprimentos.

Por que é importante

Crítico para o KPI de Taxa de Conciliação de PO em Primeira Passagem. Diferencia entre o processamento sem toque e faturas que exigem intervenção manual.

A instância de workflow da fatura pendente atinge o status concluído ou aprovado. A fatura está pronta para ser postada no razão.

Por que é importante

Calcula o tempo médio de espera para aprovação. Atrasos aqui impactam diretamente a capacidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado.

A fatura é postada no Razão Geral, criando uma responsabilidade no sistema. O registro sai das tabelas pendentes para as tabelas de transação postadas.

Por que é importante

Um marco importante que indica o reconhecimento financeiro da dívida. Esta atividade habilita a fatura para ser selecionada para pagamento.

A fatura é selecionada e adicionada a uma linha de Diário de Pagamento. Isso indica a intenção de pagar e geralmente inicia o workflow de revisão de pagamento.

Por que é importante

Marca a transição da responsabilidade para o processamento do desembolso de caixa. Utilizado para medir os Lead Times de execução de pagamento.

O sistema gera o arquivo de pagamento (EFT, ISO20022) ou imprime cheques. O status de pagamento na linha do diário muda para Enviado ou Gerado.

Por que é importante

Suporta o KPI de atraso entre aprovação e execução. Confirma que a instrução de pagamento foi gerada.

O Diário de Pagamento é postado no Razão Geral, liquidando a fatura e baixando o saldo do fornecedor. Isso conclui o processo financeiro.

Por que é importante

A atividade final para o tempo médio de ciclo da fatura ao pagamento. Confirma que os lançamentos contábeis de saída de caixa foram finalizados.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining oferece uma visão transparente de todo o ciclo de vida do pagamento, do recebimento à liquidação. Ele identifica gargalos como atrasos em aprovações ou intervenções manuais que tornam o ciclo lento. Visualizando essas ineficiências, as equipes podem implementar correções direcionadas para elevar a produtividade.

A extração de dados geralmente envolve a conexão com o banco de dados SQL subjacente ou o uso de serviços OData para obter os logs de eventos. Você precisará exportar tabelas relacionadas a transações de fornecedores, ordens de compra e diários contábeis usando o Número da Fatura como identificador principal (Case ID). A maioria das ferramentas modernas de Process Mining oferece conectores prontos para o Dynamics 365 para simplificar essa integração.

Sim, a tecnologia destaca exatamente onde as faturas travam na cadeia de aprovação antes de perderem o prazo do desconto. Você pode analisar o lead time entre a entrada da fatura e a aprovação final para garantir que as remessas de pagamento ocorram no timing ideal. Essa visibilidade permite priorizar faturas de alto valor que oferecem os melhores retornos financeiros.

A maioria das organizações visualiza seus primeiros mapas de processo entre duas a quatro semanas após a extração inicial dos dados. Uma vez que os dados do Dynamics 365 são mapeados para o formato de Event Log, o software gera as visualizações automaticamente. Esse retorno rápido permite que as equipes comecem a tratar gargalos e questões de conformidade quase que imediatamente.

O Process Mining é excelente para descobrir processos irregulares onde aprovações ignoram os controles padrão. Ao comparar o fluxo real com o planejado, você identifica cada instância de intervenção manual. Essa visibilidade pronta para auditoria é crucial para garantir conformidade regulatória e reduzir riscos de fraude.

Não, o Process Mining é uma ferramenta de diagnóstico que atua junto com sua automação e sistemas ERP existentes. Enquanto o software de automação executa as tarefas, o Process Mining avalia a performance dessa execução. Ele ajuda a identificar quais partes da sua automação estão falhando ou onde novas automações seriam mais eficazes.

Para criar um mapa de processo preciso, você precisa do Número da Fatura como Case ID, nomes de atividades como 'Fatura Recebida' ou 'Pagamento Executado' e carimbos de data/hora precisos para cada evento. Dados complementares, como nomes de fornecedores, valores e códigos de departamento, também podem ser incluídos. Esse contexto extra permite filtragens profundas e análises de causa raiz mais granulares.

O Process Mining permite rastrear o histórico de cada número de fatura e sinalizar sequências duplicadas. Ao analisar as etapas de entrada e validação de dados no Dynamics 365, você identifica se as duplicidades são causadas por erros do sistema ou falhas manuais. Esse insight ajuda a refinar as regras de validação para evitar perdas financeiras futuras.

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