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Améliorez votre traitement des paiements fournisseurs

Un guide en 6 étapes pour optimiser Microsoft Dynamics 365
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Améliorez votre traitement des paiements fournisseurs
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimisez la gestion des paiements fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365

Le traitement des paiements souffre souvent de retards d'approbation et d'erreurs manuelles qui augmentent les coûts. Notre solution offre une visibilité claire sur ces points de friction, vous aidant à identifier précisément où les workflows bloquent. En s'attaquant à ces goulots d'étranglement cachés, vous pouvez améliorer la vitesse de traitement et maintenir un meilleur contrôle sur vos obligations financières.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L'importance stratégique d'optimiser le traitement des comptes fournisseurs

Le cycle de traitement des paiements fournisseurs est souvent perçu comme une fonction purement administrative, pourtant il constitue un levier essentiel pour gérer la liquidité organisationnelle et maintenir la confiance des fournisseurs. Lorsque ce processus devient lent ou opaque, les conséquences s'étendent bien au-delà du service financier. Les retards de paiement peuvent nuire à votre réputation auprès de fournisseurs clés, entraînant des conditions de crédit moins favorables, voire des ruptures de la chaîne d'approvisionnement. De plus, un traitement inefficace augmente le coût par facture, érodant les marges de l'ensemble de l'entreprise. En vous concentrant sur l'optimisation des processus au sein de Microsoft Dynamics 365, vous pouvez transformer les comptes fournisseurs d'un centre de coûts en une fonction stratégique qui protège les flux de trésorerie et capture chaque escompte pour paiement anticipé disponible.

Découvrir la réalité cachée grâce au Process Mining

Bien que Microsoft Dynamics 365 offre un cadre robuste pour la gestion financière, la manière dont les utilisateurs interagissent avec le système au quotidien s'écarte souvent de la procédure opérationnelle standard. Le Process Mining agit comme une radiographie numérique de votre processus de traitement des paiements fournisseurs, extrayant les journaux d'événements d'entités comme GeneralJournal et LedgerEntry pour cartographier le parcours réel de chaque facture. Au lieu de vous fier à des preuves anecdotiques sur les raisons des retards de paiement, vous pouvez voir le point précis où un goulot d'étranglement se produit. Cette approche axée sur les données vous permet d'identifier les boucles d'approbation circulaires, où une facture rebondit entre les services, ou les cas où une intervention manuelle est requise en raison d'erreurs de saisie de données. La visualisation de ces chemins vous aide à passer d'un dépannage réactif à une gestion proactive, garantissant que votre empreinte numérique reflète votre logique métier prévue.

Cibler les inefficacités fondamentales dans Microsoft Dynamics 365

L'optimisation de votre workflow des comptes fournisseurs nécessite une plongée profonde dans les activités spécifiques qui consomment le plus de temps. Un domaine d'amélioration majeur est le processus de rapprochement. Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent souvent des enquêtes manuelles qui peuvent bloquer un paiement pendant des jours. Grâce au Process Mining, vous pouvez identifier quels fournisseurs ou catégories de produits sont fréquemment à l'origine de ces déséquilibres, vous permettant d'aborder les causes profondes telles que des inexactitudes dans les données de base ou des pratiques de réception incohérentes. Un autre domaine de friction courant est le workflow d'approbation. En analysant les temps de cycle pour différents niveaux d'approbation, vous pouvez déterminer si certains seuils sont fixés trop bas, ce qui entraîne l'attente inutile de factures à volume élevé et à faible risque pour l'approbation de la direction. L'élimination de ces retards structurels garantit que le calendrier de paiement reste prévisible et aligné avec votre stratégie de gestion de trésorerie.

Mesurer le succès par une conformité et une rapidité accrues

L'objectif ultime de l'optimisation des processus est d'atteindre un cycle de paiement agile, transparent et hautement conforme. La réduction du temps de cycle global est l'indicateur de succès le plus immédiat. Une fenêtre plus courte entre la réception de la facture et l'exécution du paiement offre la flexibilité de choisir exactement quand libérer les fonds. Cela permet à votre équipe de trésorerie d'optimiser le fonds de roulement plus efficacement, en décidant de payer tôt pour un escompte ou de conserver la trésorerie jusqu'à la date d'échéance. Au-delà de la rapidité, le Process Mining améliore significativement votre posture de conformité. Vous pouvez facilement détecter les écarts par rapport aux protocoles standards, tels que les paiements effectués sans bon de commande correspondant ou les cas où un blocage de paiement a été ignoré manuellement sans documentation suffisante. Ces informations sont inestimables pour les audits internes et pour garantir que vos contrôles financiers sont suivis de manière cohérente dans tous les codes d'entreprise et unités commerciales.

Maintenir l'excellence opérationnelle à long terme

L'amélioration du traitement des paiements fournisseurs n'est pas un projet ponctuel mais un parcours d'amélioration continue. À mesure que votre entreprise se développe et que les relations avec les fournisseurs évoluent, vos processus doivent s'adapter pour gérer une complexité et un volume accrus. En utilisant les informations obtenues à partir des données de Microsoft Dynamics 365, vous pouvez établir une référence de performance et fixer des objectifs d'amélioration réalistes. Que vous visiez à augmenter le pourcentage de factures sans intervention manuelle ou à éliminer le risque de paiements en double, la clarté fournie par le Process Mining garantit que vos efforts sont concentrés là où ils auront le plus grand impact. Nous vous encourageons à commencer par examiner votre flux actuel, à identifier les obstacles les plus importants et à utiliser les données pour impulser un changement significatif qui soutient la santé financière globale de votre organisation.

Traitement des paiements fournisseurs Workflow de facturation Paiements fournisseurs Approbation des factures Optimisation des flux de trésorerie Conformité des paiements Service des comptes fournisseurs Gestion des factures

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Des cycles d'approbation longs pour les factures sont une cause principale de retards de paiement et de relations tendues avec les fournisseurs. Lorsque les factures restent en attente d'approbation de la part de managers occupés, le service perd sa capacité à gérer les flux de trésorerie de manière prévisible et risque d'encourir des pénalités de retard qui impactent directement les résultats. Cette friction résulte souvent en un environnement réactif où le personnel doit prioriser les demandes urgentes au détriment des workflows standards.

ProcessMind analyse le workflow de traitement des paiements fournisseurs de bout en bout dans Microsoft Dynamics 365 pour identifier précisément où ces retards se produisent. En visualisant le temps passé à chaque niveau d'approbation, vous pouvez identifier les services spécifiques ou les rôles individuels qui agissent comme des goulots d'étranglement. Cette approche axée sur les données vous permet d'affiner les limites d'approbation ou d'automatiser les validations standards pour accélérer l'ensemble du cycle de paiement.

L'intervention manuelle dans le processus de rapprochement des factures indique un manque de synchronisation entre les achats et la finance. Lorsque le rapprochement automatisé échoue en raison d'écarts de prix ou de quantité, le personnel doit résoudre ces problèmes manuellement, ce qui consomme un temps considérable et augmente le risque d'erreurs humaines. Ces interventions manuelles cachent souvent des problèmes systémiques plus profonds liés aux données fournisseurs ou aux comportements d'achat.

L'application du process mining à vos données Microsoft Dynamics 365 révèle la fréquence et les causes profondes des interventions manuelles. ProcessMind identifie les fournisseurs ou les catégories de produits qui nécessitent systématiquement des efforts de rapprochement manuel. En comprenant ces schémas, vous pouvez vous attaquer à la source des divergences et évoluer vers un modèle de gestion des paiements fournisseurs plus efficace et sans intervention manuelle.

Manquer des escomptes pour paiement anticipé représente une occasion manquée d'économies substantielles. Un traitement inefficace signifie souvent qu'au moment où une facture est validée et approuvée, la période d'escompte est déjà échue. C'est en quelque sorte laisser de l'argent sur la table et augmenter le coût total des biens et services achetés par l'organisation.

ProcessMind suit la rapidité de votre gestion des paiements fournisseurs par rapport aux conditions d'escompte enregistrées dans Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les étapes spécifiques du processus où du temps est perdu, empêchant les factures d'atteindre l'étape de paiement à temps. Grâce à ces informations, vous pouvez prioriser les factures à escompte de grande valeur et fluidifier le chemin de la réception à l'initiation du paiement.

Lorsqu'une facture ne correspond pas au bon de commande ou au reçu de marchandises, le processus de résolution peut devenir un gouffre pour la productivité. Les factures circulent souvent entre les départements sans responsabilité claire, entraînant de longues périodes d'inactivité. Ce blocage dans le flux de gestion des paiements fournisseurs retarde les paiements aux fournisseurs et crée un arriéré difficile à gérer lors de la clôture de fin de mois.

En cartographiant le flux des factures contestées, ProcessMind offre une visibilité sur le cycle de vie de la résolution au sein de Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez voir combien de temps les factures restent en état d'écart et quelles activités contribuent le plus au retard. Cela permet la mise en œuvre de chemins d'escalade plus clairs et une résolution plus rapide des écarts de prix ou de quantité.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués comme mesure de sécurité, mais lorsqu'ils ne sont pas levés rapidement après la résolution des problèmes, ils entraînent des retards de paiement inutiles. Ces blocages peuvent s'accumuler dans le système, menant à un cycle de paiement fragmenté où de nombreuses factures validées sont retenues sans raison claire. Ce manque de transparence rend difficile pour les équipes des comptes fournisseurs (AP) de fournir des mises à jour de statut précises aux fournisseurs.

ProcessMind analyse l'application et la levée des blocages de paiement au sein de Microsoft Dynamics 365. Il identifie les cas où les blocages restent actifs longtemps après que le problème déclencheur a été résolu. En optimisant cette partie du workflow de gestion des paiements fournisseurs, vous pouvez garantir que les paiements passent en douceur à l'étape d'exécution une fois toutes les exigences de conformité remplies.

Les entrées de facture en double représentent un risque financier sérieux et entraînent des projets de recouvrement chronophages. Ces doublons entrent souvent dans le système par différents canaux ou sont saisis avec des variations mineures, ce qui les rend difficiles à détecter avec la validation système standard. Le traitement et le paiement deux fois de la même facture ont un impact direct sur les réserves de trésorerie et nécessitent un effort manuel considérable pour être rectifiés auprès du fournisseur.

ProcessMind analyse vos journaux d'événements Microsoft Dynamics 365 pour détecter les schémas indicatifs de traitement en double dans le cycle de traitement des paiements fournisseurs. En identifiant les factures avec des attributs similaires qui suivent des chemins de processus identiques, le système signale les doublons potentiels avant l'exécution du paiement final. Cette analyse proactive protège votre fonds de roulement et réduit le besoin d'audits post-paiement.

Un codage financier incorrect au début du processus entraîne un retravail important plus tard dans le cycle. Lorsqu'une facture est codée sur le mauvais compte général ou la mauvaise dimension financière, elle doit être annulée et réenregistrée, ce qui double la charge de travail de l'équipe des comptes fournisseurs. Cette inefficacité retarde l'enregistrement final et peut entraîner des inexactitudes dans les rapports financiers départementaux.

ProcessMind identifie la fréquence des changements de codage et des réenregistrements dans Microsoft Dynamics 365. En analysant quels fournisseurs ou types de factures nécessitent le plus de corrections, vous pouvez cibler les causes profondes des erreurs de codage. L'amélioration de la précision de la saisie initiale des données rationalise le flux de traitement des paiements fournisseurs et garantit des données financières plus fiables pour l'organisation.

Le calendrier et la fréquence des cycles de paiement peuvent souvent être sous-optimaux, entraînant une volatilité des flux de trésorerie ou des échéances non respectées. Si l'exécution des paiements n'est effectuée que chaque semaine, les factures approuvées juste après un cycle peuvent rester inactives pendant plusieurs jours. Cette planification rigide peut entraîner des retards de paiement, même pour des factures approuvées bien avant leurs dates d'échéance.

ProcessMind examine l'écart entre l'approbation du paiement et son exécution réelle dans Microsoft Dynamics 365. Il vous aide à comprendre si votre fréquence actuelle des cycles de paiement est alignée sur votre vitesse de traitement moyenne. L'optimisation de ces calendriers au sein du cadre de la gestion des paiements fournisseurs assure une utilisation plus cohérente de la trésorerie et une meilleure conformité avec les conditions des fournisseurs.

Dans un effort pour accélérer les paiements, le personnel peut parfois contourner les workflows d'approbation standards, créant ainsi des risques significatifs de conformité et d'audit. Ces processus non conventionnels manquent souvent de la surveillance nécessaire et peuvent entraîner des dépenses non autorisées. Sans une vision claire de la manière dont les approbations se déroulent réellement, la direction ne peut garantir que les contrôles internes sont respectés.

ProcessMind visualise les chemins réels empruntés par les factures dans Microsoft Dynamics 365 et les compare à vos politiques internes établies. Il met en évidence tout écart par rapport à la route standard de traitement des paiements fournisseurs, tels que des étapes d'approbation ignorées ou des validations non autorisées. Cette transparence vous aide à faire respecter la conformité et à vous préparer aux audits en toute confiance.

Le temps nécessaire pour faire passer une facture de la réception à la saisie des données est souvent la partie la plus négligée du processus. Si les factures restent dans une boîte de réception ou sur un bureau pendant plusieurs jours avant d'être saisies dans le système, l'ensemble du cycle de paiement est immédiatement désavantagé. Ce manque de visibilité précoce rend impossible pour la direction financière de prévoir avec précision les besoins de trésorerie futurs.

En suivant le temps entre l'activité de réception initiale et l'extraction des données dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind expose ces retards cachés. La réduction du décalage en amont du workflow de gestion des paiements fournisseurs offre plus de temps pour les approbations et le rapprochement, réduisant significativement la pression sur le reste de l'équipe.

Même après qu'une facture soit entièrement approuvée et autorisée au paiement, il y a souvent un délai surprenant avant que les fonds ne soient réellement transférés. Ce décalage peut être causé par des étapes d'initiation de paiement manuelles, des problèmes techniques avec les interfaces bancaires ou des goulots d'étranglement administratifs. Pour un fournisseur, le paiement n'est considéré comme ponctuel que lorsque les fonds sont reçus, et non lorsque l'approbation interne est accordée.

ProcessMind surveille les étapes finales du cycle de traitement des paiements fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 pour mesurer le temps entre l'approbation finale et l'exécution du paiement. L'identification de ce décalage spécifique vous aide à rationaliser la communication entre votre système financier et vos partenaires bancaires. La minimisation de ce délai garantit que vous respectez vos obligations contractuelles et maintenez une excellente réputation de crédit auprès de vos fournisseurs.

Le traitement des paiements en plusieurs devises introduit une complexité qui entraîne souvent des erreurs et des retards. Les divergences de taux de change ou les ajustements manuels requis pour les factures en devises étrangères peuvent ralentir considérablement le flux de paiement. Ces problèmes nécessitent souvent des connaissances spécialisées, et lorsque ces connaissances constituent un goulot d'étranglement, les paiements internationaux peuvent être bloqués pendant des jours.

ProcessMind catégorise la performance de la gestion des paiements fournisseurs par devise et emplacement du fournisseur au sein de Microsoft Dynamics 365. Cela vous permet de voir si les factures en devises étrangères suivent un chemin significativement plus lent ou plus sujet aux erreurs que les factures locales. Grâce à ces informations, vous pouvez standardiser la gestion des écarts de devises et vous assurer que les relations avec les fournisseurs internationaux ne sont pas compromises par des inefficacités de processus.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Accélérer les approbations est vital pour maintenir la confiance des fournisseurs et éviter les pénalités de retard. Les retards proviennent souvent d'une responsabilité peu claire ou de hiérarchies à plusieurs niveaux qui bloquent le workflow. La réduction de ces cycles garantit que les dettes sont réglées rapidement, ce qui améliore directement la cote de crédit de l'organisation et la gestion globale des flux de trésorerie.

ProcessMind identifie les étapes spécifiques où les factures restent en attente au sein de Microsoft Dynamics 365, mettant en évidence les utilisateurs ou départements exacts créant des frictions. En visualisant le chemin de « Facture reçue » à « Facture approuvée pour paiement », vous pouvez mettre en œuvre des formations ciblées ou des ajustements de workflow pour réduire les délais d'approbation jusqu'à 40 %. Cette transparence facilite le suivi des succès par rapport aux accords de niveau de service internes.

Atteindre un taux élevé de rapprochement sans intervention manuelle signifie que les factures passent de la réception au paiement sans intervention humaine. Cela réduit la charge administrative de l'équipe financière et diminue le coût par facture traitée. L'automatisation à ce niveau garantit que le traitement des paiements fournisseurs reste évolutif à mesure que les volumes de transactions augmentent, libérant ainsi le personnel pour des tâches plus stratégiques.

En utilisant le Process Mining, vous pouvez identifier pourquoi certaines factures échouent au processus de rapprochement automatisé dans Microsoft Dynamics 365. Qu'il s'agisse de prix unitaires incohérents ou de réceptions de marchandises manquantes, ProcessMind révèle les causes profondes, vous permettant d'affiner vos règles de rapprochement et d'atteindre un pourcentage significativement plus élevé d'achèvements automatisés, dépassant souvent 85 % du volume total.

Saisir chaque escompte disponible est un moyen direct de contribuer aux résultats et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. De nombreuses organisations perdent des milliers de dollars chaque mois simplement parce que leurs processus internes sont trop lents pour respecter les délais des fournisseurs. L'optimisation de cette pratique permet à l'entreprise de transformer son service des comptes fournisseurs en un centre de profit plutôt qu'un simple centre de coûts.

ProcessMind suit le temps restant avant l'expiration de l'escompte pour chaque facture traitée. En analysant les données historiques au sein de Microsoft Dynamics 365, la plateforme identifie quels fournisseurs offrent les meilleures conditions et où le processus ne parvient généralement pas à respecter ces délais, vous aidant ainsi à prioriser les factures à forte valeur pour garantir qu'aucun escompte n'est manqué et maximiser votre rendement sur le fonds de roulement.

Les écarts entre les factures et les bons de commande peuvent interrompre l'ensemble du flux de paiement et créer des arriérés. La résolution efficace de ces problèmes est cruciale pour prévenir les frictions administratives et garantir que les relations avec les fournisseurs ne soient pas tendues par des litiges prolongés. Des cycles de résolution plus rapides entraînent des sorties de trésorerie plus prévisibles et une meilleure intégrité des données à l'échelle de l'organisation.

Grâce à une analyse détaillée des chemins, ProcessMind découvre les boucles où les factures circulent en va-et-vient entre les approvisionnements et les comptes fournisseurs. En identifiant les raisons les plus courantes de ces écarts dans Microsoft Dynamics 365, telles que les incohérences de prix ou de quantité, vous pouvez établir des protocoles plus clairs pour résoudre ces problèmes en deux fois moins de temps et réduire le besoin de dérogations manuelles.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués comme mesure de sécurité, mais lorsqu'ils deviennent la norme par défaut ou sont appliqués incorrectement, ils créent des goulots d'étranglement importants. La suppression des blocages injustifiés garantit que le calendrier de paiement reste fluide et que les factures valides ne sont pas retardées par des obstacles bureaucratiques. Cette amélioration réduit les interventions manuelles et prévient la frustration des fournisseurs.

ProcessMind offre une vue transparente de chaque activité de « Blocage de paiement appliqué » au sein de Microsoft Dynamics 365. En analysant les attributs associés à ces blocages, vous pouvez distinguer entre une atténuation des risques nécessaire et des interventions manuelles inefficaces, vous permettant d'automatiser la levée des blocages une fois des critères spécifiques remplis et d'accélérer l'exécution finale du paiement.

Payer la même facture deux fois est un risque financier majeur et un cauchemar administratif à récupérer. Garantir un chemin unique et clair pour chaque numéro de facture est essentiel pour maintenir le contrôle financier et la conformité. L'élimination des doublons préserve le fonds de roulement et prévient les communications inutiles avec les fournisseurs tout en améliorant la piste d'audit globale.

ProcessMind détecte les schémas où plusieurs identifiants de cas ou des montants de facture similaires sont traités pour le même fournisseur au sein de Microsoft Dynamics 365. En mettant en évidence ces anomalies par le biais d'audits historiques, vous pouvez identifier les lacunes du processus, telles que des points d'entrée multiples, qui permettent aux doublons de passer inaperçus, réduisant ainsi efficacement ce risque financier et améliorant la responsabilité départementale.

Un codage financier correct garantit que les dépenses sont allouées aux bons services et projets pour une comptabilité précise. Des taux élevés de retravail dans le codage non seulement gaspillent du temps, mais entraînent également des états financiers incorrects qui nécessitent des ajustements en fin de mois. L'amélioration de la précision dès le début du processus évite les corrections en aval et simplifie l'ensemble du workflow comptable.

En analysant l'activité "Facture codée", ProcessMind identifie quels fournisseurs ou types de factures nécessitent fréquemment des corrections manuelles dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez utiliser ces informations pour créer de meilleures règles de codage par défaut ou fournir une formation ciblée au personnel, réduisant ainsi significativement le taux de retravail et améliorant la fiabilité des données dans les enregistrements GeneralJournal et LedgerEntry.

Gérer le moment et la fréquence des cycles de paiement est essentiel pour équilibrer les flux de trésorerie et l'efficacité opérationnelle. Des cycles de paiement incohérents ou trop fréquents peuvent entraîner des coûts de transaction plus élevés et une gestion de trésorerie fragmentée. Un calendrier standardisé permet une meilleure planification de la liquidité et garantit que l'équipe financière peut gérer sa charge de travail plus efficacement.

ProcessMind analyse le comportement de regroupement des activités « Paiement traité » au sein de Microsoft Dynamics 365. Il vous aide à comprendre si vos cycles de paiement actuels sont alignés avec les dates d'échéance des fournisseurs et la disponibilité des ressources internes. Cette visibilité vous permet de consolider les paiements en cycles plus efficaces, réduisant l'effort manuel requis pour l'exécution des paiements et diminuant les frais bancaires.

Des chemins d'approbation incohérents à travers différentes régions ou départements entraînent des risques de conformité et des temps de cycle imprévisibles. L'établissement d'un workflow standardisé garantit que chaque facture suit un chemin prédéfini et conforme, ce qui simplifie l'audit et améliore la gouvernance. Cette uniformité facilite la gestion du traitement des paiements fournisseurs à grande échelle.

Grâce à la vérification de conformité, ProcessMind compare les chemins réels empruntés par les factures dans Microsoft Dynamics 365 à votre modèle de processus prévu. Il met en évidence les chemins d'approbation non standards qui contournent les contrôles, vous permettant d'appliquer un processus uniforme qui répond aux exigences réglementaires tout en maintenant la rapidité nécessaire aux opérations commerciales modernes.

Le temps qu'une facture passe à attendre d'être saisie dans le système est une période sombre où l'organisation manque de visibilité sur ses dettes. Réduire cet intervalle est essentiel pour des prévisions financières précises et pour garantir que le processus d'approbation commence le plus tôt possible. Une meilleure visibilité à ce stade aide la direction à comprendre les véritables engagements de trésorerie en temps réel.

ProcessMind mesure le décalage entre « Facture reçue » et « Données de facture extraites » en suivant la chronologie de l'identifiant du numéro de facture. En identifiant les goulots d'étranglement dans les premières étapes de la gestion des paiements fournisseurs au sein de Microsoft Dynamics 365, vous pouvez déterminer si le retard est dû à des arriérés de courrier ou à des files d'attente de saisie manuelle et prendre des mesures correctives pour combler l'écart.

Une fois qu'une facture est entièrement approuvée, tout retard dans l'exécution du paiement final constitue un gaspillage administratif pur qui peut entraîner des paiements en retard. S'assurer que la transition de l'approbation au décaissement est fluide est essentiel pour maintenir une haute performance. Cette étape est le dernier obstacle du processus et doit être aussi rapide que possible pour optimiser l'expérience fournisseur.

ProcessMind surveille la durée entre l'approbation de la facture pour paiement et l'exécution du paiement dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle si les factures sont bloquées dans une file d'attente finale ou si le processus de transfert est excessivement manuel. L'optimisation de cette dernière étape peut réduire le délai total de plusieurs jours, garantissant que vos obligations financières sont respectées exactement quand elles sont prévues.

Pour les organisations mondiales, une gestion incohérente des fluctuations monétaires peut entraîner des écarts dans le grand livre général et des retards de paiement. La standardisation de la manière dont ces écarts sont calculés et approuvés garantit la précision financière et réduit l'effort manuel impliqué dans les rapprochements. Cette harmonisation est essentielle pour maintenir des registres financiers propres à travers plusieurs entités.

En examinant les données FinancialDimension et LedgerEntry associées aux factures en devises étrangères, ProcessMind identifie les cas où les écarts entraînent des déviations de processus. Vous pouvez utiliser ces informations pour automatiser la gestion des écarts mineurs dans Microsoft Dynamics 365, garantissant que seules les divergences significatives nécessitent un examen manuel et accélérant le flux de paiement global.

Le Parcours d'Amélioration en 6 Étapes pour les Comptes Fournisseurs

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Que faire

Accédez au modèle Excel spécifiquement conçu pour les entités de grand livre et de journal de Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation d'une structure pré-mappée garantit que vos données financières sont formatées correctement pour une découverte de processus instantanée.

Résultat attendu

Un modèle de données standardisé prêt pour vos enregistrements de factures.

VOS INSIGHTS

Débloquez une clarté totale dans vos workflows de comptes fournisseurs

ProcessMind révèle la performance réelle de vos activités de comptes fournisseurs, vous montrant chaque étape de la saisie des factures au règlement final. Vous découvrirez les causes profondes des retards de paiement et trouverez des moyens clairs d'optimiser votre flux de trésorerie.
  • Visualiser les cycles de vie des paiements de bout en bout
  • Identifier les goulots d'étranglement spécifiques en matière d'approbation
  • Identifier les opportunités d'escomptes pour paiement anticipé
  • Assurer la conformité réglementaire de tous les paiements
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS PROUVÉS

Gains d'efficacité dans les comptes fournisseurs

En appliquant le Process Mining à votre environnement Microsoft Dynamics 365, les organisations identifient les goulots d'étranglement dans les cycles d'approbation des factures et l'exécution des paiements. Ces métriques reflètent la transformation des workflows manuels des comptes fournisseurs en opérations optimisées et axées sur les données.

~ 0 %
Temps de cycle plus rapides

Réduction du temps de bout en bout

L'optimisation des workflows d'approbation et l'automatisation de la saisie des données réduisent la durée entre la réception de la facture et le décaissement final.
~ 0 %
Plus d'escomptes pour paiement anticipé

Amélioration du taux de capture

L'identification des retards dans la chaîne d'approbation permet aux équipes de trésorerie de bénéficier de davantage d'escomptes pour paiement anticipé, ce qui procure des avantages financiers directs.
0 %
Éliminer les doublons

Réduction des erreurs de paiement

La détection des numéros de facture et des références fournisseurs en double avant l'exécution du paiement prévient les pertes financières, ce qui protège le processus des comptes fournisseurs.
0 % increase
Traitement sans intervention manuelle

Taux de rapprochement au premier passage

L'affinage du processus de synchronisation des bons de commande augmente le nombre de factures traitées sans aucune intervention manuelle.
0 %
Amélioration des relations fournisseurs

Taux de paiement à temps

Le respect constant des échéances de paiement contribue à éviter les pénalités de retard et les suspensions de crédit, ce qui améliore la satisfaction générale des partenaires d'approvisionnement.

Les résultats individuels varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations de Process Mining pour le traitement des factures.

Données recommandées

Commencez par ces attributs essentiels pour obtenir une visibilité immédiate sur votre processus.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique attribué à la facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est la clé fondamentale pour lier les activités de comptes fournisseurs disjointes en une seule instance de processus.

La tâche spécifique ou le changement de statut qui s'est produit.

Pourquoi c'est important

Il définit le flux de processus et la séquence d'événements pour la carte de processus.

L'horodatage de l'activité.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour le calcul des temps de cycle, des délais et l'identification des goulots d'étranglement.

Le numéro de compte unique du fournisseur.

Pourquoi c'est important

Permet la segmentation des performances du processus par fournisseur.

L'identifiant de l'entité juridique ou de la filiale.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse comparative entre différentes unités commerciales ou pays.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Critique pour l'analyse du volume des dépenses et du risque financier.

La date à laquelle la facture devrait être payée.

Pourquoi c'est important

La référence pour mesurer la performance des paiements à temps.

Le numéro de référence du bon de commande associé.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour analyser le taux de rapprochement du processus d'achat au paiement.

L'identifiant de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse du comportement des ressources et la séparation des tâches.

Le nom de l'organisation du fournisseur.

Pourquoi c'est important

Fournit le contexte pour le numéro de compte fournisseur.

La date du document indiquée sur la facture.

Pourquoi c'est important

Définit le début de la période de vieillissement de la facture.

Le département responsable du coût.

Pourquoi c'est important

Permet l'exploration organisationnelle et l'analyse de la responsabilité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création initiale d'un enregistrement de facture fournisseur en attente dans le système. Cela marque l'entrée de la facture dans le workflow de Dynamics 365, soit manuellement, soit via l'importation d'entités de données.

Pourquoi c'est important

Établit l'heure de début pour les calculs de délai du processus. Il permet aux organisations de mesurer le temps pendant lequel les factures restent dans le système avant d'être traitées ou enregistrées.

Le système lie avec succès la ligne de facture à un bon de commande ou un reçu de produit. Cette activité signifie la validation de la facture par rapport à la commande d'approvisionnement.

Pourquoi c'est important

Critique pour le KPI du taux de rapprochement des bons de commande au premier passage. Il fait la distinction entre le traitement sans intervention manuelle et les factures nécessitant une intervention manuelle.

L'instance de workflow de la facture en attente atteint un statut terminé ou approuvé. La facture est maintenant prête à être comptabilisée au grand livre.

Pourquoi c'est important

Calcule le délai moyen d'approbation. Les retards à ce niveau ont un impact direct sur la capacité à bénéficier des escomptes pour paiement anticipé.

La facture est comptabilisée au grand livre général, créant une dette dans le système. L'enregistrement passe des tables en attente aux tables de transactions comptabilisées.

Pourquoi c'est important

Une étape majeure indiquant la reconnaissance financière de la dette. Cette activité permet de sélectionner la facture pour paiement.

La facture est sélectionnée et ajoutée à une ligne du journal des paiements. Cela indique l'intention de payer et initie généralement le workflow d'examen des paiements.

Pourquoi c'est important

Marque la transition de la dette au traitement du décaissement. Utilisé pour mesurer les délais d'exécution des paiements.

Le système génère le fichier de paiement (TEF, ISO20022) ou imprime les chèques. Le statut de paiement sur la ligne du journal se met à jour en « Envoyé » ou « Généré ».

Pourquoi c'est important

Supporte le KPI de « Délai entre l'approbation et l'exécution ». Il confirme que l'instruction de paiement a été générée.

Le journal des paiements est comptabilisé au grand livre général, réglant la facture et soldant le compte fournisseur. Cela finalise le processus financier.

Pourquoi c'est important

L'activité finale pour le « Temps de cycle moyen de la facture au paiement ». Elle confirme que les écritures comptables pour la réduction de trésorerie sont finalisées.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining offre une vue transparente de l'ensemble du cycle de vie des paiements, de la réception de la facture au règlement final. Il identifie les goulots d'étranglement spécifiques tels que les retards d'approbation ou les fréquentes interventions manuelles qui ralentissent le cycle. En visualisant ces inefficacités, les équipes peuvent mettre en œuvre des correctifs ciblés pour améliorer la productivité globale.

L'extraction de données implique généralement la connexion à la base de données SQL sous-jacente ou l'utilisation de services OData pour récupérer les journaux d'événements. Vous devrez exporter les tables liées aux transactions fournisseurs, aux bons de commande et aux journaux du grand livre en utilisant le numéro de facture comme identifiant de cas principal. La plupart des outils de Process Mining modernes offrent des connecteurs pré-intégrés pour Dynamics 365 afin de simplifier cette intégration.

Oui, la technologie met en évidence exactement où les factures sont bloquées dans la chaîne d'approbation avant qu'elles ne manquent les échéances d'escompte. Vous pouvez analyser le délai entre la saisie de la facture et l'approbation finale pour vous assurer que vos cycles de paiement sont optimisés. Cette visibilité permet à la direction de prioriser les factures de grande valeur qui offrent les meilleurs rendements financiers.

La plupart des organisations peuvent visualiser leurs premières cartes de processus dans les deux à quatre semaines suivant la finalisation de l'extraction initiale des données. Une fois les données de Dynamics 365 mappées au format du journal d'événements, le logiciel génère automatiquement des visualisations. Ce délai d'exécution rapide permet aux équipes de commencer à résoudre les goulots d'étranglement et les problèmes de conformité presque immédiatement.

Le process mining excelle à découvrir les processus déviants où les approbations contournent les contrôles organisationnels standards. En comparant votre flux de processus réel avec la conception prévue, vous pouvez identifier chaque instance où une intervention manuelle s'est produite. Cette visibilité prête à l'audit est cruciale pour assurer la conformité réglementaire et réduire le risque de fraude.

Non, le process mining est un outil de diagnostic qui fonctionne en parallèle avec vos systèmes d'automatisation et ERP existants. Alors que votre logiciel d'automatisation gère l'exécution des tâches, le process mining évalue la qualité de leur réalisation. Il vous aide à identifier les parties de votre automatisation qui échouent ou là où de nouvelles automatisations pourraient être les plus efficaces.

Pour créer une carte de processus précise, vous avez besoin du numéro de facture comme identifiant de cas (case ID), des noms d'activité comme « Facture reçue » ou « Paiement exécuté », et des horodatages précis pour chaque événement. Des données supplémentaires telles que les noms des fournisseurs, les montants des factures et les codes de département peuvent également être incluses. Ce contexte additionnel permet un filtrage plus approfondi et une analyse des causes profondes plus granulaire.

Le process mining vous permet de suivre l'historique de chaque numéro de facture et de signaler les séquences qui apparaissent plus d'une fois. En analysant les étapes de saisie et de validation des données dans Dynamics 365, vous pouvez déterminer si les doublons sont causés par des erreurs système ou des erreurs de saisie manuelle. Cette visibilité vous aide à affiner vos règles de validation pour prévenir les fuites financières à l'avenir.

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