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Mejore su Procesamiento de Pagos a Proveedores

Guía de 6 pasos para optimizar Microsoft Dynamics 365
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Mejore su Procesamiento de Pagos a Proveedores
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Optimice el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365

El procesamiento de pagos a menudo sufre de retrasos en la aprobación y errores manuales que aumentan los costos. Nuestra solución proporciona una visibilidad clara de estos puntos de fricción, ayudándole a identificar exactamente dónde se estancan los flujos de trabajo. Al abordar estos bottlenecks ocultos, puede mejorar la velocidad de procesamiento y mantener un mejor control sobre sus obligaciones financieras.

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La importancia estratégica de optimizar la gestión de pagos a proveedores

Aunque el ciclo de pagos a proveedores se ve a menudo como una función meramente administrativa, es una palanca crítica para gestionar la liquidez organizacional y mantener la confianza con los proveedores. Cuando este proceso se vuelve lento u opaco, las consecuencias van mucho más allá del departamento financiero. Los pagos tardíos pueden dañar la reputación con sus proveedores clave, lo que puede derivar en condiciones de crédito menos favorables o incluso en interrupciones en la cadena de suministro. Además, un procesamiento ineficiente aumenta el costo por factura, erosionando los márgenes de toda la empresa. Al centrarse en la optimización de procesos dentro de Microsoft Dynamics 365, puede transformar la función de Cuentas por Pagar de un centro de costos a una función estratégica que protege el flujo de caja y aprovecha todos los descuentos por pronto pago disponibles.

Descubriendo la realidad oculta a través de Process Mining

Si bien Microsoft Dynamics 365 ofrece un marco robusto para la gestión financiera, la forma en que los usuarios interactúan con el sistema en la práctica diaria a menudo se desvía del procedimiento operativo estándar. El Process Mining actúa como una radiografía digital para su proceso de Pagos a Proveedores, extrayendo registros de eventos de entidades como GeneralJournal y LedgerEntry para mapear el recorrido real de cada factura. En lugar de depender de evidencia anecdótica sobre por qué se retrasan los pagos, puede ver el punto exacto donde ocurre un cuello de botella. Este enfoque basado en datos le permite identificar bucles de aprobación circulares, donde una factura rebota entre departamentos, o casos donde se requiere intervención manual debido a errores de entrada de datos. La visualización de estas rutas le ayuda a pasar de la resolución de problemas reactiva a una gestión proactiva, asegurando que su huella digital refleje la lógica de negocio deseada.

Abordando las ineficiencias clave en Microsoft Dynamics 365

La optimización de su workflow de Cuentas por Pagar requiere un análisis profundo de las actividades específicas que consumen más tiempo. Un área principal de mejora es el proceso de conciliación. Las discrepancias entre facturas, órdenes de compra y recibos de mercancías a menudo desencadenan investigaciones manuales que pueden paralizar un pago durante días. A través del Process Mining, puede identificar qué proveedores o categorías de productos causan con frecuencia estas discrepancias, lo que le permite abordar las causas raíz, como imprecisiones en los datos maestros o prácticas de recepción inconsistentes. Otra área común de fricción es el workflow de aprobación. Al analizar los tiempos de ciclo para diferentes niveles de aprobación, puede determinar si ciertos umbrales están configurados demasiado bajos, lo que provoca que facturas de alto volumen y bajo riesgo esperen innecesariamente la aprobación ejecutiva. La eliminación de estos retrasos estructurales garantiza que el calendario de pagos siga siendo predecible y se alinee con su estrategia de gestión de efectivo.

Midiendo el éxito a través de un mejor cumplimiento y velocidad

El objetivo final de la optimización de procesos es lograr un ciclo de pagos ágil, transparente y altamente compatible. Reducir el tiempo de ciclo general es el indicador de éxito más inmediato. Una ventana más corta entre la recepción de la factura y la ejecución del pago proporciona la flexibilidad para elegir exactamente cuándo liberar los fondos. Esto permite a su equipo de tesorería optimizar el capital de trabajo de manera más efectiva, decidiendo si pagar anticipadamente para obtener un descuento o retener efectivo hasta la fecha de vencimiento. Más allá de la velocidad, el Process Mining mejora significativamente su postura de cumplimiento. Puede detectar fácilmente desviaciones de los protocolos estándar, como pagos realizados sin una orden de compra correspondiente o casos en los que un bloqueo de pago fue anulado manualmente sin la documentación suficiente. Estos conocimientos son invaluables para las auditorías internas y para garantizar que sus controles financieros se sigan de manera consistente en todos los códigos de empresa y unidades de negocio.

Manteniendo la excelencia operativa a largo plazo

Mejorar el proceso de Pagos a Proveedores no es un proyecto de una sola vez, sino un viaje de refinamiento continuo. A medida que su negocio crece y las relaciones con los proveedores evolucionan, sus procesos deben adaptarse para manejar una mayor complejidad y volumen. Al utilizar los conocimientos obtenidos de los datos de Microsoft Dynamics 365, puede establecer una línea de base para el rendimiento y fijar objetivos realistas de mejora. Ya sea que su objetivo sea aumentar el porcentaje de facturas sin intervención manual o eliminar el riesgo de pagos duplicados, la claridad proporcionada por el Process Mining garantiza que sus esfuerzos se centren donde tendrán el mayor impacto. Le animamos a comenzar examinando su flujo actual, identificando los obstáculos más significativos y utilizando los datos para impulsar cambios significativos que apoyen la salud financiera general de su organización.

Procesamiento de Pagos a Proveedores `Workflow` de facturas Pagos a proveedores Aprobación de facturas Optimización del flujo de caja Cumplimiento de pagos Departamento de Cuentas por Pagar (AP) Gestión de facturas

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Los largos ciclos de aprobación de facturas son una causa principal de pagos tardíos y relaciones tensas con los proveedores. Cuando las facturas esperan en una cola la aprobación de gerentes ocupados, el departamento pierde su capacidad de gestionar el flujo de caja de manera predecible y corre el riesgo de incurrir en cargos por pagos atrasados que impactan directamente en los resultados. Esta fricción a menudo resulta en un entorno reactivo donde el personal debe priorizar las solicitudes urgentes sobre los workflows estándar.

ProcessMind analiza el workflow de procesamiento de pagos a proveedores de principio a fin en Microsoft Dynamics 365 para identificar exactamente dónde ocurren estos retrasos. Al visualizar el tiempo invertido en cada nivel de aprobación, puede identificar departamentos específicos o roles individuales que actúan como cuellos de botella. Este enfoque basado en datos le permite refinar los límites de aprobación o automatizar las aprobaciones estándar para acelerar todo el ciclo de pagos.

La intervención manual en el proceso de conciliación de facturas indica una falta de sincronización entre adquisiciones y finanzas. Cuando la conciliación automatizada en el sistema falla debido a variaciones de precio o discrepancias de cantidad, el personal debe resolver estos problemas manualmente, lo que consume un tiempo considerable y aumenta la probabilidad de errores humanos. Estas intervenciones manuales suelen ocultar problemas sistémicos más profundos relacionados con los datos de proveedores o el comportamiento de compra.

El uso de Process Mining en sus datos de Microsoft Dynamics 365 revela la frecuencia y las causas raíz de las anulaciones manuales. ProcessMind identifica qué proveedores o categorías de productos requieren constantemente esfuerzos de conciliación manual. Al comprender estos patrones, puede abordar el origen de las discrepancias y avanzar hacia un modelo de procesamiento de pagos de Cuentas por Pagar más eficiente y sin intervención manual.

Perder descuentos por pronto pago es una oportunidad desaprovechada para obtener ahorros significativos. Un procesamiento ineficiente a menudo significa que, cuando una factura es validada y aprobada, la ventana de descuento ya ha cerrado. Esto equivale a dejar dinero sobre la mesa y aumenta el costo total de los bienes y servicios adquiridos por la organización.

ProcessMind rastrea la velocidad de su procesamiento de pagos de Cuentas por Pagar en comparación con las condiciones de descuento almacenadas en Microsoft Dynamics 365. Destaca las etapas específicas del proceso donde se pierde tiempo, impidiendo que las facturas lleguen a la etapa de pago a tiempo. Con estos conocimientos, puede priorizar las facturas de alto valor con descuento y agilizar el camino desde la recepción hasta la iniciación del pago.

Cuando una factura no coincide con la orden de compra o el recibo de mercancías, el proceso de resolución puede convertirse en un agujero negro para la productividad. Las facturas a menudo rebotan entre departamentos sin una propiedad clara, lo que lleva a largos períodos de inactividad. Este estancamiento en el flujo de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar retrasa los pagos a proveedores y crea un atraso difícil de gestionar durante el cierre de mes.

Al mapear el flujo de facturas disputadas, ProcessMind proporciona visibilidad del ciclo de vida de resolución dentro de Microsoft Dynamics 365. Puede ver cuánto tiempo permanecen las facturas en estado de discrepancia y qué actividades contribuyen más al retraso. Esto permite la implementación de rutas de escalada más claras y una resolución más rápida de las discrepancias de precio o cantidad.

Los bloqueos de pago a menudo se aplican como medida de seguridad, pero cuando no se eliminan rápidamente después de resolver los problemas, causan retrasos innecesarios en los pagos. Estos bloqueos pueden acumularse en el sistema, lo que lleva a una ejecución de pagos fragmentada donde muchas facturas liquidadas quedan retenidas sin una razón clara. Esta falta de transparencia dificulta que los equipos de Cuentas por Pagar proporcionen actualizaciones de estado precisas a los proveedores.

ProcessMind analiza la aplicación y eliminación de bloqueos de pago dentro de Microsoft Dynamics 365. Identifica los casos en que los bloqueos permanecen activos mucho después de que el problema que los originó ha sido resuelto. Al optimizar esta parte del flujo de trabajo de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar, puede asegurarse de que los pagos avancen sin problemas a la etapa de ejecución una vez que se cumplan todos los requisitos de cumplimiento.

Las entradas de facturas duplicadas plantean un grave riesgo financiero y conducen a proyectos de recuperación que consumen mucho tiempo. Estos duplicados a menudo ingresan al sistema a través de diferentes canales o se introducen con pequeñas variaciones, lo que los hace difíciles de detectar con la validación estándar del sistema. Procesar y pagar la misma factura dos veces impacta directamente las reservas de efectivo y requiere un esfuerzo manual significativo para rectificar con el proveedor.

ProcessMind escanea sus registros de eventos de Microsoft Dynamics 365 para detectar patrones indicativos de procesamiento duplicado en el ciclo de Procesamiento de Pagos a Proveedores. Al identificar facturas con atributos similares que siguen rutas de proceso idénticas, el sistema marca posibles duplicados antes de que se ejecute el pago final. Este análisis proactivo protege su capital de trabajo y reduce la necesidad de auditorías post-pago.

Una codificación financiera incorrecta al inicio del proceso conduce a una reelaboración significativa más adelante en el ciclo. Cuando una factura se codifica a la cuenta contable o dimensión financiera incorrecta, debe revertirse y volverse a introducir, lo que duplica la carga de trabajo para el equipo de Cuentas por Pagar. Esta ineficiencia retrasa el registro final y puede generar imprecisiones en los informes financieros departamentales.

ProcessMind identifica la frecuencia de los cambios de codificación y los nuevos registros en Microsoft Dynamics 365. Al analizar qué proveedores o tipos de factura requieren la mayoría de las correcciones, puede abordar las causas raíz de los errores de codificación. Mejorar la precisión de la entrada de datos inicial optimiza el flujo de procesamiento de pagos a proveedores y garantiza datos financieros más fiables para la organización.

El momento y la frecuencia de las ejecuciones de pago a menudo pueden ser subóptimos, lo que lleva a la volatilidad del flujo de caja o a plazos incumplidos. Si la ejecución del pago se realiza solo semanalmente, las facturas aprobadas justo después de una ejecución pueden permanecer inactivas durante varios días. Esta programación rígida puede resultar en pagos tardíos incluso para facturas que fueron aprobadas con mucha antelación a sus fechas de vencimiento.

ProcessMind examina la brecha entre la aprobación del pago y la ejecución real en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a comprender si su frecuencia actual de ejecución de pagos está alineada con su velocidad promedio de procesamiento. Optimizar estos horarios dentro del marco de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar asegura un uso más consistente del efectivo y un mejor cumplimiento de los términos con los proveedores.

Con el objetivo de agilizar los pagos, a veces el personal omite los workflows de aprobación estándar, lo que genera riesgos considerables de cumplimiento y auditoría. Estos procesos fuera de norma suelen carecer de la supervisión necesaria y pueden derivar en gastos no autorizados. Sin una visibilidad clara de cómo se ejecutan realmente las aprobaciones, la gerencia no puede garantizar el cumplimiento de los controles internos.

ProcessMind visualiza las rutas reales que siguen las facturas en Microsoft Dynamics 365 y las compara con sus políticas internas establecidas. El sistema destaca cualquier desviación en el proceso estándar de Pago a Proveedores (Accounts Payable Payment Processing), como pasos de aprobación omitidos o firmas no autorizadas. Esta transparencia le permite reforzar el cumplimiento y afrontar las auditorías con total confianza.

El tiempo que lleva mover una factura desde la recepción hasta la entrada de datos es a menudo la parte más descuidada del proceso. Si las facturas permanecen en una bandeja de entrada o en un escritorio durante varios días antes de ser introducidas en el sistema, todo el ciclo de pago se encuentra inmediatamente en desventaja. Esta falta de visibilidad temprana hace imposible que la dirección financiera pronostique con precisión los requisitos de efectivo futuros.

Al rastrear el tiempo entre la actividad de recepción inicial y la extracción de datos en Microsoft Dynamics 365, ProcessMind expone estos retrasos ocultos. Reducir el retraso al inicio del flujo de trabajo de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar proporciona más tiempo de entrega para aprobaciones y conciliaciones, reduciendo significativamente la presión sobre el resto del equipo.

Incluso después de que una factura es completamente aprobada y autorizada para el pago, a menudo hay un retraso sorprendente antes de que los fondos se transfieran realmente. Este retraso puede ser causado por pasos manuales de inicio de pago, problemas técnicos con las interfaces bancarias o cuellos de botella administrativos. Para un proveedor, el pago solo se considera a tiempo cuando se reciben los fondos, no cuando se otorga la aprobación interna.

ProcessMind monitorea las etapas finales del ciclo de Procesamiento de Pagos a Proveedores en Microsoft Dynamics 365 para medir el tiempo desde la aprobación final hasta la ejecución del pago. Identificar este retraso específico le ayuda a optimizar la comunicación entre su sistema financiero y sus socios bancarios. Minimizar este retraso asegura que cumpla con sus obligaciones contractuales y mantenga una alta calificación crediticia con sus proveedores.

El procesamiento de pagos en múltiples divisas introduce una complejidad que a menudo conduce a errores y retrasos. Las discrepancias en los tipos de cambio o los ajustes manuales requeridos para facturas en moneda extranjera pueden ralentizar significativamente el flujo de pagos. Estos problemas a menudo requieren conocimientos especializados, y cuando ese conocimiento es un bottleneck, los pagos internacionales pueden estancarse durante días.

ProcessMind categoriza el rendimiento del Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar por divisa y ubicación del proveedor dentro de Microsoft Dynamics 365. Esto le permite ver si las facturas en moneda extranjera siguen una ruta significativamente más lenta o más propensa a errores que las locales. Con estos conocimientos, puede estandarizar el manejo de las variaciones de divisas y asegurar que las relaciones con proveedores internacionales no se vean comprometidas por ineficiencias en el proceso.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Agilizar las aprobaciones es vital para mantener la confianza del proveedor y evitar recargos por mora. Los retrasos a menudo provienen de una propiedad poco clara o de jerarquías de múltiples niveles que estancan el flujo de trabajo. Reducir estos ciclos asegura que las obligaciones se liquiden rápidamente, lo que mejora directamente la solvencia crediticia de la organización y la gestión general del flujo de caja.

ProcessMind identifica las etapas específicas donde las facturas permanecen inactivas dentro de Microsoft Dynamics 365, destacando a los usuarios o departamentos exactos que causan fricción. Al visualizar el camino desde la Factura Recibida hasta la Factura Aprobada para Pago, puede implementar capacitación dirigida o ajustes en el flujo de trabajo para reducir los tiempos de aprobación hasta en un 40 por ciento. Esta transparencia facilita el seguimiento del éxito en relación con los acuerdos de nivel de servicio internos.

Lograr una alta tasa de conciliación sin intervención manual significa que las facturas pasan de la recepción al pago sin intervención humana. Esto reduce la carga administrativa del equipo financiero y disminuye el costo por factura procesada. La automatización aquí garantiza que el procesamiento de pagos a proveedores siga siendo escalable a medida que aumentan los volúmenes de transacciones, liberando al personal para tareas más estratégicas.

Utilizando Process Mining, puede identificar por qué ciertas facturas fallan en el proceso de conciliación automatizado en Microsoft Dynamics 365. Ya sea que el problema sea la inconsistencia en los precios unitarios o la falta de recibos de mercancías, ProcessMind revela las causas raíz, lo que le permite refinar sus reglas de conciliación y lograr un porcentaje significativamente mayor de finalizaciones automatizadas, a menudo superando el 85 por ciento del volumen total.

Capturar todos los descuentos disponibles es una forma directa de contribuir a los resultados finales y mejorar las relaciones con los proveedores. Muchas organizaciones pierden miles de dólares mensualmente simplemente porque sus procesos internos son demasiado lentos para cumplir con los plazos de los proveedores. Optimizar esto permite a la empresa convertir su departamento de Cuentas por Pagar en un centro de ganancias en lugar de solo un centro de costos.

ProcessMind rastrea el tiempo restante hasta el vencimiento del descuento para cada factura procesada. Al analizar los datos históricos dentro de Microsoft Dynamics 365, la plataforma identifica qué proveedores ofrecen los mejores términos y dónde el proceso generalmente no cumple esos plazos, ayudándole a priorizar las facturas de alto valor para asegurar que no se pierda ningún descuento y maximizando su retorno sobre el capital de trabajo.

Las discrepancias entre facturas y órdenes de compra pueden paralizar todo el flujo de pagos y generar acumulaciones. Resolver estos problemas de manera eficiente es crucial para evitar fricciones administrativas y asegurar que las relaciones con los proveedores no se vean afectadas por disputas prolongadas. Ciclos de resolución más rápidos conducen a salidas de efectivo más predecibles y una mejor integridad de los datos en toda la organización.

A través del análisis detallado de rutas, ProcessMind descubre los bucles donde las facturas van y vienen entre compras y cuentas por pagar. Al identificar las razones más comunes de estas discrepancias en Microsoft Dynamics 365, como diferencias de precio o cantidad, puede establecer protocolos más claros para resolver estos problemas en la mitad del tiempo y reducir la necesidad de anulaciones manuales.

Los bloqueos de pago a menudo se aplican como medida de seguridad, pero cuando se convierten en la opción predeterminada o se aplican incorrectamente, generan bottlenecks significativos. Eliminar bloqueos injustificados asegura que el calendario de pagos se mantenga fluido y que las facturas válidas no se retrasen por obstáculos burocráticos. Esta mejora reduce la intervención manual y previene la frustración del proveedor.

ProcessMind proporciona una vista transparente de cada actividad de Bloqueo de Pago Aplicado dentro de Microsoft Dynamics 365. Al analizar los atributos asociados con estos bloqueos, puede distinguir entre la mitigación de riesgos necesaria y las anulaciones manuales ineficientes, lo que le permite automatizar la eliminación de bloques una vez que se cumplen criterios específicos y acelerar la ejecución final del pago.

Pagar la misma factura dos veces es un riesgo financiero importante y una pesadilla administrativa para recuperar. Asegurar un camino único y limpio para cada número de factura es esencial para mantener el control financiero y el cumplimiento. La eliminación de duplicados preserva el capital de trabajo y previene comunicaciones innecesarias con proveedores, al tiempo que mejora la trazabilidad de la auditoría general.

ProcessMind detecta patrones donde se procesan múltiples identificadores de caso o montos de factura similares para el mismo proveedor dentro de Microsoft Dynamics 365. Al destacar estas anomalías a través de auditorías históricas, puede identificar brechas en el proceso, como múltiples puntos de entrada, que permiten que los duplicados se filtren, reduciendo eficazmente este riesgo financiero y mejorando la responsabilidad departamental.

La codificación financiera correcta garantiza que los gastos se asignen a los departamentos y proyectos adecuados para una elaboración de informes precisa. Las altas tasas de reelaboración en la codificación no solo desperdician tiempo, sino que también conducen a estados financieros incorrectos que requieren ajuste al cierre del mes. Mejorar la precisión al inicio del proceso evita correcciones posteriores y simplifica todo el workflow contable.

Al analizar la actividad Invoice Coded, ProcessMind identifica qué proveedores o tipos de factura requieren con frecuencia correcciones manuales en Microsoft Dynamics 365. Puede utilizar estos conocimientos para crear mejores reglas de codificación predeterminadas o proporcionar capacitación específica al personal, reduciendo significativamente la tasa de reelaboración y mejorando la confiabilidad de los datos en los registros de GeneralJournal y LedgerEntry.

Gestionar cuándo y con qué frecuencia se realizan los ciclos de pago es clave para equilibrar el flujo de caja y la eficiencia operativa. Los ciclos de pago inconsistentes o demasiado frecuentes pueden generar mayores costos de transacción y una gestión de tesorería fragmentada. Un cronograma estandarizado permite una mejor planificación de la liquidez y garantiza que el equipo financiero pueda gestionar su carga de trabajo de manera más efectiva.

ProcessMind analiza el comportamiento de agrupación de las actividades de Payment Processed dentro de Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a comprender si sus ciclos de pago actuales están alineados con las fechas de vencimiento de los proveedores y la disponibilidad de recursos internos. Esta visibilidad le permite consolidar los pagos en ciclos más eficientes, reduciendo el esfuerzo manual requerido para la ejecución de pagos y disminuyendo las tarifas bancarias.

Las rutas de aprobación inconsistentes entre diferentes regiones o departamentos conllevan riesgos de cumplimiento y tiempos de ciclo impredecibles. Establecer un workflow estandarizado garantiza que cada factura siga una ruta predefinida y compatible, lo que simplifica la auditoría y mejora la gobernanza. Esta uniformidad facilita la gestión del procesamiento de pagos a proveedores a escala.

A través de la verificación de conformidad, ProcessMind compara las rutas reales tomadas por las facturas en Microsoft Dynamics 365 con su modelo de proceso previsto. Destaca las rutas de aprobación no estándar que eluden los controles, lo que le permite aplicar un proceso uniforme que cumple con los requisitos reglamentarios y mantiene la velocidad necesaria para las operaciones comerciales modernas.

El tiempo que una factura pasa esperando ser introducida en el sistema es un período oscuro donde la organización carece de visibilidad sobre sus obligaciones. Acortar este intervalo es crítico para una previsión financiera precisa y para asegurar que el proceso de aprobación comience lo antes posible. Una mejor visibilidad aquí ayuda a la gerencia a comprender los verdaderos compromisos de efectivo en tiempo real.

ProcessMind mide el retraso entre la Factura Recibida y la Extracción de Datos de Factura mediante el seguimiento de la línea de tiempo del identificador del número de factura. Al identificar bottlenecks en las primeras etapas del Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar dentro de Microsoft Dynamics 365, puede determinar si el retraso es causado por atrasos en la sala de correo o colas de entrada manual y tomar medidas correctivas para cerrar la brecha.

Una vez que una factura está completamente aprobada, cualquier retraso en la ejecución del pago final es un desperdicio administrativo que puede conducir a pagos tardíos. Asegurar que la transición de la aprobación a la compensación del pago sea fluida es vital para mantener un alto rendimiento. Esta etapa es el último obstáculo en el proceso y debe ser lo más rápida posible para optimizar la experiencia del proveedor.

ProcessMind monitorea la duración entre la Factura Aprobada para Pago y el Pago Ejecutado en Microsoft Dynamics 365. Revela si las facturas se están atascando en una cola final o si el proceso de transferencia es excesivamente manual. Optimizar este paso final puede reducir el tiempo de entrega total en varios días, asegurando que sus obligaciones financieras se cumplan exactamente cuando están programadas.

Para organizaciones globales, el manejo inconsistente de las fluctuaciones monetarias puede llevar a discrepancias en el libro mayor y retrasos en los pagos. Estandarizar cómo se calculan y aprueban estas variaciones asegura la precisión financiera y reduce el esfuerzo manual involucrado en las conciliaciones. Esta armonización es esencial para mantener registros financieros limpios en múltiples entidades.

Al examinar los datos de FinancialDimension y LedgerEntry asociados con las facturas en moneda extranjera, ProcessMind identifica dónde las variaciones causan desviaciones en el proceso. Puede utilizar estos conocimientos para automatizar el manejo de variaciones menores en Microsoft Dynamics 365, asegurando que solo las discrepancias significativas requieran revisión manual y acelerando el flujo global de pagos.

La Ruta de Mejora de 6 Pasos para Cuentas por Pagar

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Qué hacer

Acceda a la plantilla de Excel específicamente diseñada para las entidades de contabilidad y diarios de Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Por qué es importante

Utilizar una estructura pre-mapeada asegura que sus datos financieros estén formateados correctamente para un descubrimiento de procesos instantáneo.

Resultado esperado

Una plantilla de datos estandarizada lista para sus registros de facturas.

SUS HALLAZGOS

Desbloquee Claridad Total en Sus Flujos de Trabajo de Cuentas por Pagar

ProcessMind expone el rendimiento real de sus actividades de Cuentas por Pagar, mostrándole cada paso desde la entrada de la factura hasta la liquidación final. Descubrirá las causas raíz de los retrasos en los pagos y encontrará formas claras de optimizar su flujo de caja.
  • Visualice los ciclos de vida de pago de extremo a extremo
  • Identificar cuellos de botella específicos en la aprobación
  • Identificar oportunidades de descuentos por pronto pago
  • Asegurar el cumplimiento normativo de todos los pagos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS PROBADOS

Ganancias de eficiencia en Cuentas por Pagar

Al aplicar Process Mining en su entorno de Microsoft Dynamics 365, las organizaciones identifican cuellos de botella en los ciclos de aprobación de facturas y la ejecución de pagos. Estas métricas reflejan la transformación de los `workflows` manuales de Cuentas por Pagar en operaciones optimizadas y basadas en datos.

~ 0 %
Tiempos de Ciclo Más Rápidos

Reducción del tiempo de extremo a extremo

Optimizar los flujos de trabajo de aprobación y automatizar la entrada de datos acorta la duración desde la recepción de la factura hasta la liquidación final del pago.
~ 0 %
Más Descuentos por Pronto Pago

Mejora de la tasa de captura

Identificar los retrasos en la cadena de aprobación permite a los equipos de tesorería capturar más descuentos por pronto pago, lo que proporciona beneficios financieros directos.
0 %
Eliminar duplicados

Reducción de errores en los pagos

La detección de números de factura duplicados y referencias de proveedores antes de la ejecución del pago evita pérdidas financieras, lo que salvaguarda el proceso de cuentas por pagar.
0 % increase
Procesamiento Sin Contacto

Tasa de conciliación en primera pasada

Refinar el proceso de sincronización de órdenes de compra aumenta el número de facturas procesadas sin ninguna intervención manual.
0 %
Mejores relaciones con proveedores

Tasa de pago a tiempo

Cumplir los plazos de pago de manera consistente ayuda a evitar recargos por mora y retenciones de crédito, lo que mejora la satisfacción general de los socios de adquisiciones.

Los resultados individuales varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones de Process Mining para el procesamiento de facturas.

Datos Recomendados

Comience con estos atributos clave para obtener visibilidad inmediata de su proceso.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único asignado a la factura del proveedor.

Por qué es importante

Es la clave fundamental para vincular actividades de Cuentas por Pagar inconexas en una única instancia de proceso.

La tarea específica o el cambio de estado que ocurrió.

Por qué es importante

Define el flujo del proceso y la secuencia de eventos para el mapa de procesos.

La marca de tiempo cuando ocurrió la actividad.

Por qué es importante

Esencial para calcular tiempos de ciclo, plazos de entrega e identificar cuellos de botella.

El número de cuenta único del proveedor.

Por qué es importante

Permite la segmentación del rendimiento del proceso por proveedor.

El identificador de la entidad legal o subsidiaria.

Por qué es importante

Permite un análisis comparativo entre diferentes unidades de negocio o países.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Crítico para analizar el volumen de gasto y el riesgo financiero.

La fecha en la que debe pagarse la factura.

Por qué es importante

El punto de referencia para medir el rendimiento de pago a tiempo.

El número de referencia de la orden de compra asociada.

Por qué es importante

Esencial para analizar la tasa de conciliación procure-to-pay.

El identificador del usuario que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite el análisis del comportamiento de los recursos y la segregación de funciones.

El nombre de la organización del proveedor.

Por qué es importante

Proporciona contexto para el número de cuenta del Proveedor.

La fecha del documento indicada en la factura.

Por qué es importante

Define el inicio del período de vencimiento de la factura.

El departamento responsable del costo.

Por qué es importante

Permite el desglose organizacional y el análisis de la rendición de cuentas.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

La creación inicial de un registro de factura de proveedor pendiente en el sistema. Esto marca la entrada de la factura en el flujo de trabajo de Dynamics 365, ya sea manualmente o mediante importación de entidades de datos.

Por qué es importante

Establece el tiempo de inicio para los cálculos del plazo de entrega del proceso. Permite a las organizaciones medir cuánto tiempo permanecen las facturas en el sistema antes de ser procesadas o registradas.

El sistema vincula con éxito la línea de factura a una Orden de Compra o Recibo de Producto. Esta actividad significa la validación de la factura contra la orden de adquisición.

Por qué es importante

Crítico para el KPI de tasa de conciliación de OC en primera pasada. Diferencia entre el procesamiento sin intervención manual y las facturas que requieren intervención manual.

La instancia del flujo de trabajo para la factura pendiente alcanza un estado completado o aprobado. La factura ya está lista para ser contabilizada en el libro mayor.

Por qué es importante

Calcula el tiempo medio de aprobación. Los retrasos aquí impactan directamente la capacidad de aprovechar los descuentos por pronto pago.

La factura se contabiliza en el Libro Mayor General, creando una obligación en el sistema. El registro se mueve de las tablas pendientes a las tablas de transacciones contabilizadas.

Por qué es importante

Un hito importante que indica el reconocimiento financiero de la deuda. Esta actividad permite que la factura sea seleccionada para el pago.

La factura se selecciona y se añade a una línea del Diario de Pagos. Esto indica la intención de pagar y usualmente inicia el flujo de trabajo de revisión de pagos.

Por qué es importante

Marca la transición de la obligación al procesamiento del desembolso de efectivo. Se utiliza para medir los Tiempos de Entrega de Ejecución de Pagos.

El sistema genera el archivo de pago (EFT, ISO20022) o imprime cheques. El estado del pago en la línea del diario se actualiza a Enviado o Generado.

Por qué es importante

Soporta el KPI de Tiempo de Retraso de Aprobado a Ejecutado. Confirma que la instrucción de pago ha sido generada.

El Diario de Pagos se contabiliza en el Libro Mayor General, liquidando la factura y compensando el saldo del proveedor. Esto completa el proceso financiero.

Por qué es importante

La actividad final para el Tiempo de Ciclo Promedio de Factura a Pago. Confirma que los asientos contables para la reducción de efectivo están finalizados.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El Process Mining proporciona una vista transparente de todo el ciclo de vida del pago, desde la recepción de la factura hasta la liquidación final. Identifica bottlenecks específicos, como retrasos en la aprobación o anulaciones manuales frecuentes que ralentizan el ciclo. Al visualizar estas ineficiencias, los equipos pueden implementar soluciones dirigidas para mejorar la productividad general.

La extracción de datos generalmente implica conectarse a la base de datos SQL subyacente o usar servicios OData para extraer registros de eventos. Deberá exportar tablas relacionadas con transacciones de proveedores, órdenes de compra y diarios de contabilidad utilizando el número de factura como identificador principal del caso. La mayoría de las herramientas modernas de Process Mining ofrecen conectores preconstruidos para Dynamics 365 para simplificar esta integración.

Sí, la tecnología destaca exactamente dónde las facturas se atascan en la cadena de aprobación antes de que se venzan los plazos de descuento. Puede analizar el tiempo de entrega entre la entrada de la factura y la aprobación final para asegurar que sus ejecuciones de pago estén programadas de manera óptima. Esta visibilidad permite a la gerencia priorizar las facturas de alto valor que ofrecen los mejores retornos financieros.

La mayoría de las organizaciones pueden ver sus primeros mapas de procesos entre dos y cuatro semanas después de completar la extracción inicial de datos. Una vez que los datos de Dynamics 365 se mapean al formato de registro de eventos, el software genera visualizaciones automáticamente. Esta rápida respuesta permite a los equipos comenzar a abordar los bottlenecks y los problemas de cumplimiento casi de inmediato.

El Process Mining sobresale en la detección de procesos anómalos donde las aprobaciones eluden los controles organizacionales estándar. Al comparar su flujo de proceso real con el diseño previsto, puede identificar cada instancia en la que ocurrió una anulación manual. Esta visibilidad lista para auditorías es crucial para garantizar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo de fraude.

No, el Process Mining es una herramienta de diagnóstico que funciona junto con sus sistemas de automatización y ERP existentes. Mientras su software de automatización gestiona la ejecución de tareas, el Process Mining evalúa qué tan bien se están realizando esas tareas. Le ayuda a identificar qué partes de su automatización están fallando o dónde una nueva automatización podría ser más efectiva.

Para crear un mapa de procesos preciso, necesita el Número de Factura como ID de caso, nombres de actividades como Factura Recibida o Pago Ejecutado, y marcas de tiempo precisas para cada evento. También se pueden incluir datos complementarios como nombres de proveedores, montos de facturas y códigos de departamento. Este contexto adicional permite un filtrado más profundo y un análisis de la causa raíz más granular.

El Process Mining le permite rastrear el historial de cada número de factura y marcar secuencias que aparecen más de una vez. Al analizar los pasos de entrada de datos y validación en Dynamics 365, puede determinar si los duplicados son causados por errores del sistema o errores de entrada manual. Este conocimiento le ayuda a refinar sus reglas de validación para prevenir fugas financieras en el futuro.

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