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Melhore seu Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação

Acelere a eficiência do fechamento no BlackLine com nosso guia de 6 etapas.
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Otimize a eficiência do fechamento Record to Report no BlackLine

Processos financeiros complexos frequentemente escondem ineficiências que levam a atrasos e riscos de conformidade. Nossa plataforma oferece um caminho claro para revelar esses gargalos ocultos, ajudando você a analisar áreas específicas de lentidão e garantir relatórios precisos. Descubra como simplificar suas operações e acelerar seu fechamento financeiro.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação?

O processo Record to Report, ou R2R, de Fechamento de Período e Conciliação é a espinha dorsal dos relatórios financeiros de qualquer organização. Ele engloba uma série de atividades críticas, desde o início do fechamento até a geração e aprovação das demonstrações financeiras. Mesmo com sistemas avançados como o BlackLine, que automatiza muitos aspectos do fechamento financeiro, as organizações frequentemente enfrentam desafios que prejudicam a eficiência, a precisão e a conformidade.

Ineficiências nesse processo podem causar impactos comerciais significativos, incluindo atrasos nas demonstrações financeiras, relatórios imprecisos e maiores riscos de conformidade. Um ciclo de fechamento prolongado significa atraso na obtenção de insights para a tomada de decisões estratégicas, enquanto intervenções manuais e retrabalho inflam os custos operacionais, muitas vezes resultando em aumento de horas extras e possíveis penalidades por prazos perdidos. O custo de um fechamento financeiro ineficiente vai além dos números monetários, afetando a confiança dos stakeholders e a agilidade geral da sua função financeira. Entender como melhorar o Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação é crucial para manter a saúde financeira e a excelência operacional.

Como o Process Mining aprimora a análise de fechamento do período R2R

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e baseada em dados para dissecar e compreender a execução real do seu processo de Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação dentro do BlackLine. Diferente dos métodos tradicionais que dependem de entrevistas ou suposições, o Process Mining utiliza logs de eventos dos seus módulos BlackLine, como Reconciliação de Contas, Lançamento de Diário e Gestão de Fechamento, para reconstruir o fluxo real do processo de ponta a ponta para cada período financeiro.

Essa perspectiva, centrada no Período Financeiro como identificador do caso, permite rastrear todas as atividades, desde o "Início do Fechamento do Período" até a "Conclusão do Fechamento do Período". Você pode mapear visualmente a sequência exata de atividades, identificar desvios do seu processo ideal e apontar precisamente onde ocorrem atrasos ou retrabalhos. O Process Mining possibilita a análise dos tempos de ciclo para cada etapa, desde o "Início da Reconciliação de Conta do Balanço" até a "Reconciliação Revisada e Aprovada", fornecendo insights detalhados sobre gargalos. Ao analisar esses pontos de dados, você pode descobrir ineficiências ocultas, validar a conformidade com os controles internos e obter uma visão transparente das suas operações de fechamento financeiro, ajudando, em última análise, a reduzir o tempo de ciclo do Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação.

Principais áreas de melhoria identificadas pelo Process Mining

A aplicação de Process Mining ao seu processo Record to Report no BlackLine pode iluminar várias áreas críticas para melhoria:

  • Gargalos na Reconciliação e Aprovação: Identifique contas, departamentos ou categorias de reconciliação específicos que causam atrasos consistentes na etapa de "Reconciliação Revisada e Aprovada". Isso pode destacar necessidades de treinamento, problemas de alocação de recursos ou complexidades de processo que precisam de simplificação.
  • Loops de Retrabalho e Ajustes: Descubra casos em que os "Lançamentos de Ajuste Publicados" ocorrem com frequência logo após uma reconciliação, ou onde a "Reconciliação de Conta do Balanço Iniciada" é repetida para o mesmo período. Esses loops geralmente indicam problemas subjacentes de qualidade de dados, coleta inconsistente de dados de origem ou problemas com o lançamento inicial da transação que o Process Mining pode rastrear até a origem.
  • Falhas e Desvios de Conformidade: Verifique se todas as etapas obrigatórias, como aprovações específicas ou reconciliações entre empresas, são executadas na sequência correta e dentro das diretrizes da política. O Process Mining pode sinalizar caminhos não conformes ou atividades que ignoram controles críticos.
  • Otimização da Alocação de Recursos: Ao compreender o esforço real e o tempo gasto em diversas atividades, você pode realocar recursos de forma mais eficaz, garantindo que as reconciliações complexas ou de alto volume recebam a atenção adequada sem causar atrasos em outros pontos.

Resultados Esperados: Benefícios Mensuráveis para sua Equipe Financeira

Os insights obtidos com o Process Mining no processo de Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação no BlackLine se traduzem em benefícios tangíveis e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo de fechamento de período: Acelere significativamente seu fechamento financeiro, permitindo a entrega mais rápida de demonstrações financeiras e insights estratégicos.
  • Melhoria na Precisão e Qualidade dos Dados: Minimize erros e a necessidade de ajustes pós-fechamento, levando a relatórios financeiros mais confiáveis e redução do esforço de auditoria.
  • Conformidade Reforçada e Mitigação de Riscos: Fortaleça os controles internos, garanta a adesão aos requisitos regulatórios e reduza o risco de distorções financeiras.
  • Economia de Custos e Aumento de Eficiência: Otimize a utilização de recursos, reduza custos com horas extras e libere profissionais de finanças para focarem em atividades de maior valor.
  • Maximização do ROI do BlackLine: Garanta que você está aproveitando totalmente seu investimento no BlackLine ao agilizar os processos que dependem de suas poderosas capacidades de automação de fechamento.

Primeiros passos para a otimização do seu processo R2R

Iniciar a jornada para otimizar seu processo de Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação com o Process Mining pode parecer complexo, mas o caminho para uma maior eficiência é claro. Ao analisar o fluxo completo do processo, desde a coleta de dados de origem até a aprovação final das demonstrações financeiras, você pode identificar e eliminar ineficiências, garantindo que seu fechamento financeiro não seja apenas mais rápido, mas também mais preciso e conforme. Aproveite o poder dos seus dados do BlackLine para desbloquear a verdadeira excelência de processos e transformar suas operações financeiras.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Atrasos na conclusão das atividades de fechamento de período resultam em ciclos de relatórios financeiros estendidos, impactando a tomada de decisão oportuna e a confiança dos stakeholders. Isso também aumenta o risco de descumprimento dos prazos de relatórios. O ProcessMind identifica gargalos específicos no processo Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação dentro do BlackLine. Ele aponta exatamente onde as atividades estão estagnadas, quem é o responsável e as causas raiz dos atrasos, permitindo melhorias direcionadas no processo.

Um número elevado de lançamentos diários manuais e ajustes durante o processo de fechamento geralmente indica problemas subjacentes nos sistemas de origem ou na qualidade da reconciliação. Isso aumenta o risco de erros, exige um esforço manual significativo e atrasa o ciclo Record to Report como um todo. O ProcessMind mapeia o fluxo de ajustes, revelando padrões e contas ou usuários de alta frequência responsáveis por essas entradas no Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine. Isso ajuda a identificar as causas raiz, permitindo oportunidades de automação e reduzindo a intervenção manual.

A reconciliação ineficiente ou atrasada de contas de balanço e DRE prolonga o fechamento financeiro, levando a prazos perdidos e possíveis imprecisões nas demonstrações financeiras. Essa ineficiência geralmente decorre de passagens de bastão pouco claras, restrições de recursos ou estruturas de contas complexas. O ProcessMind visualiza o Workflow de reconciliação completo no Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine, identificando etapas, contas ou departamentos específicos que causam atrasos. Ele destaca desvios do caminho padrão e áreas para automação ou simplificação.

Sem uma visibilidade clara e em tempo real do progresso de cada atividade de fechamento, as equipes financeiras têm dificuldade em gerenciar tarefas de forma proativa, alocar recursos e identificar possíveis atrasos antes que impactem o prazo final. Isso costuma levar a resoluções reativas de problemas. O ProcessMind oferece uma visão objetiva e baseada em dados de todo o processo de Record to Report no BlackLine. Ele mostra o status atual de todas as atividades, destaca itens do caminho crítico e prevê atrasos em potencial, oferecendo insights práticos para a gestão.

O descumprimento dos prazos de relatórios financeiros internos ou externos pode resultar em penalidades, danos à reputação e perda de confiança dos investidores. A adesão inconsistente aos requisitos regulatórios durante o processo de fechamento apresenta riscos de auditoria significativos. O ProcessMind descobre desvios de Workflows de conformidade estabelecidos e identifica instâncias de não adesão dentro do processo Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine. Ele fornece uma trilha auditável de todas as atividades, garantindo a conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.

Pessoal financeiro essencial pode estar sobrecarregado com certas tarefas de fechamento enquanto outros estão subutilizados, levando a gargalos, burnout e uma alocação ineficiente de recursos. Esse desequilíbrio pode impactar severamente a velocidade e a precisão do fechamento do período. O ProcessMind analisa a alocação de recursos e os padrões de carga de trabalho em todo o processo Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação no BlackLine, identificando onde usuários ou departamentos específicos são consistentemente gargalos. Esse insight permite um melhor planejamento de recursos e reequilíbrio da carga de trabalho para fechamentos futuros.

Atrasos e complexidades na reconciliação intercompany prolongam significativamente o fechamento do período, especialmente para organizações com múltiplas entidades. Divergências e disputas exigem um esforço manual extensivo para serem resolvidas, aumentando os custos operacionais e atrasando os relatórios consolidados. O ProcessMind mapeia o fluxo de reconciliação intercompany dentro do processo Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine, destacando entidades ou contas específicas que são fontes frequentes de atrasos ou exigem ajustes excessivos. Ele revela as causas raiz das discrepâncias para uma resolução mais rápida.

Ciclos extensos de revisão e aprovação para reconciliações de contas e demonstrações financeiras podem introduzir atrasos significativos no fechamento do período. Isso geralmente resulta de Workflows ineficientes, falta de responsabilidade clara ou acúmulo de aprovações, atrasando a finalização dos relatórios. O ProcessMind analisa a duração e as variações nas etapas de revisão e aprovação no Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine, identificando gargalos e usuários ou grupos específicos que causam atrasos. Isso permite agilizar os Workflows e estabelecer hierarquias de aprovação claras.

Variações na execução das atividades de fechamento entre períodos financeiros podem levar a tempos imprevisíveis, erros e dificuldades em auditorias. A falta de procedimentos padronizados prejudica a repetibilidade e a eficiência. O ProcessMind compara os fluxos reais do processo Record to Report no BlackLine em diferentes períodos. Ele destaca desvios do caminho ideal, identifica atividades fora do padrão e apoia a aplicação de melhores práticas para garantir consistência e previsibilidade.

O processo de fechamento de período pode ser muito prejudicado por atrasos na coleta e validação de dados de origem de diversos sistemas externos e sub-razões. Esse gargalo inicial pode gerar um efeito cascata em todo o ciclo de Record to Report, atrasando as atividades subsequentes de conciliação e relato. O ProcessMind analisa o timing da atividade "Dados de Origem Coletados" no processo do BlackLine. Ele identifica padrões de chegada tardia de dados ou problemas, permitindo um engajamento proativo com os fornecedores de dados para melhorar a pontualidade e a qualidade das informações.

A dependência excessiva de tarefas manuais para coleta de dados, reconciliação e ajustes contribui significativamente para os custos operacionais do fechamento financeiro. Isso não apenas aumenta as despesas, mas também desvia pessoal qualificado de atividades mais estratégicas. O ProcessMind quantifica o esforço manual gasto em várias etapas do processo Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine, analisando a duração e a frequência das atividades. Ele destaca áreas prontas para automação ou redesenho de processos, levando à economia de custos e à melhor utilização de recursos.

As organizações costumam saber que seu fechamento de período é lento, mas têm dificuldade em identificar os motivos exatos dos atrasos, o que dificulta a implementação de ações corretivas eficazes. Isso gera problemas recorrentes e frustração nas equipes financeiras. O ProcessMind oferece uma análise granular, no nível do evento, do processo de Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação do BlackLine. Ele não apenas identifica onde os atrasos ocorrem, mas também os correlaciona com atributos específicos, como conta contábil, departamento ou categoria de conciliação, revelando as causas raiz reais para uma intervenção direcionada.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Este objetivo visa reduzir significativamente o tempo total necessário para concluir o processo de Fechamento e Conciliação Record to Report. Um ciclo de fechamento mais rápido significa relatórios financeiros mais tempestivos, melhor tomada de decisão e vantagem competitiva, reduzindo a pressão sobre as equipes financeiras e permitindo que se concentrem em atividades de valor agregado. O ProcessMind descobre todas as atividades e dependências no seu processo R2R no BlackLine, destacando caminhos críticos e gargalos que prolongam o fechamento. Ele pode identificar oportunidades para encurtar o ciclo em 15-25% ao analisar as durações reais das atividades e identificar retrabalhos ou atrasos desnecessários.

Este objetivo foca em diminuir o número e a frequência de ajustes manuais de diário postados durante o fechamento. Volumes altos de ajustes manuais costumam indicar problemas na qualidade dos dados ou falhas no processo, aumentando o risco de erros, problemas de conformidade e custos operacionais. O ProcessMind pode identificar os pontos exatos do processo R2R onde os ajustes manuais são mais frequentes e descobrir suas causas raiz, como feeds de dados atrasados ou postagens iniciais incorretas. Ao visualizar esses padrões, as organizações podem implementar medidas preventivas, reduzindo os ajustes manuais em 20-40% e melhorando a precisão dos dados no BlackLine.

O objetivo é identificar e eliminar atrasos nas diversas etapas de conciliação do processo Record to Report. Atrasos na conciliação impactam diretamente o cronograma geral de fechamento e podem comprometer a precisão e a tempestividade das demonstrações financeiras, gerando acúmulo de trabalho para as atividades seguintes. O ProcessMind oferece uma visão detalhada de todas as atividades de conciliação realizadas no BlackLine, revelando onde ocorrem os gargalos, quem está envolvido e quais tipos de conciliações causam atrasos constantes. Ao analisar os tempos de ciclo para categorias específicas de conciliação, ele ajuda a otimizar os workflows e a reduzir atrasos relacionados à conciliação em 10-30%.

Este objetivo visa fornecer insights claros e em tempo real sobre o progresso e o status de todas as atividades no fechamento do Record to Report. A visibilidade limitada costuma levar a incertezas, perda de prazos e uma abordagem reativa à gestão do fechamento, dificultando a antecipação de problemas. O ProcessMind constrói um gêmeo digital preciso e atualizado do seu fechamento R2R no BlackLine, oferecendo um dashboard completo de status das atividades, tarefas restantes e possíveis atrasos. Essa transparência aprimorada permite que as equipes financeiras gerenciem exceções de forma proativa e garante que as partes interessadas estejam sempre informadas, reduzindo o excesso de comunicação e as surpresas.

Alcançar esse objetivo significa cumprir consistentemente os prazos de relatórios financeiros internos e externos, sem atividades apressadas ou problemas de última hora. O descumprimento dos prazos pode resultar em penalidades regulatórias, danos à reputação e perda de confiança dos investidores, destacando a importância crítica de um fechamento previsível. O ProcessMind identifica todos os desvios do processo padrão Record to Report que contribuem para atrasos e não conformidades, como atalhos não aprovados ou loops de retrabalho no BlackLine. Ao analisar o desempenho histórico em relação às datas de conclusão previstas, ele ajuda a identificar processos em risco antecipadamente, garantindo mais de 95% de geração pontual de demonstrações financeiras.

O objetivo aqui é equilibrar a carga de trabalho entre as equipes e indivíduos envolvidos no fechamento do Record to Report, evitando a sobrecarga e melhorando a eficiência geral. Uma distribuição desigual gera gargalos, atrasos em áreas específicas e uso ineficiente de recursos, o que impacta o moral e a produtividade da equipe. O ProcessMind mapeia a alocação real de recursos para cada atividade no BlackLine, identificando onde pessoas ou equipes estão sobrecarregadas ou ociosas. Ele revela padrões de passagem de tarefas e responsabilidades, permitindo que os líderes financeiros realoquem recursos de forma eficaz e melhorem a eficiência do fechamento em 10-20% por meio de um melhor balanceamento das tarefas.

Este objetivo visa reduzir o tempo e o esforço necessários para os processos de conciliação intercompany durante o fechamento. Conciliações intercompany prolongadas costumam levar a atrasos significativos na consolidação das demonstrações financeiras, aumentando a complexidade e o risco de divergências que exigem resolução manual. O ProcessMind fornece insights claros sobre as atividades e dependências específicas no seu processo de conciliação intercompany no BlackLine, identificando onde os itens ficam travados ou exigem várias iterações. Ao analisar o fluxo, ele ajuda a encurtar os ciclos de conciliação intercompany em 15-30%, destacando áreas para automação ou melhoria na comunicação.

Este objetivo foca em acelerar significativamente as etapas de revisão e aprovação das conciliações de contas. Aprovações lentas geram gargalos, atrasam a finalização de saldos e podem segurar as atividades de relatórios financeiros seguintes, contribuindo para um fechamento longo. O ProcessMind rastreia meticulosamente o workflow de aprovação para cada conciliação no BlackLine, identificando etapas que excedem as durações alvo ou exigem vários retrabalhos. Ele pode destacar roteamentos ineficientes ou aprovadores que não respondem, ajudando a simplificar os processos de aprovação e reduzir os tempos de ciclo em 20-35%.

O objetivo é garantir uma abordagem consistente e uniforme na execução de todas as etapas do fechamento de período Record to Report em diferentes períodos, entidades ou equipes. A execução inconsistente leva a resultados imprevisíveis, aumento de erros e dificuldade de auditoria, comprometendo a confiabilidade dos relatórios financeiros. O ProcessMind descobre o modelo de processo "as-is" do seu fechamento R2R no BlackLine, comparando-o com o processo padrão ou desejado para identificar todos os desvios e variações. Ao destacar onde os processos divergem, ele permite que as organizações apliquem as melhores práticas e alcancem até 90% de conformidade, gerando resultados mais confiáveis e previsíveis.

Este objetivo visa reduzir o tempo necessário para coletar e preparar todos os dados de origem para o fechamento do Record to Report. Atrasos na coleta geram um efeito cascata em todo o processo, adiando atividades subsequentes e aumentando a pressão sobre as equipes para cumprir prazos. O ProcessMind visualiza todo o fluxo de dados que entra no BlackLine, identificando sistemas de origem ou pontos de coleta manual que causam atrasos constantes. Ao analisar os lead times para a prontidão dos dados, ele ajuda a identificar ineficiências e melhorar a pontualidade, acelerando a disponibilidade de dados em 10-20%.

O objetivo é diminuir as despesas operacionais associadas a atividades manuais e intervenção humana no fechamento do Record to Report. A alta dependência de tarefas manuais geralmente se traduz em maiores custos de mão de obra, maior potencial de erros e um processo de fechamento menos escalável. O ProcessMind oferece uma visão granular de todas as atividades manuais realizadas no BlackLine e processos R2R relacionados, quantificando sua frequência e duração. Ele destaca oportunidades para automação ou redesenho de processos, ajudando a reduzir o custo total do fechamento ao identificar etapas manuais caras que podem ser otimizadas ou eliminadas, gerando uma economia de 15-25% nos custos operacionais.

Este objetivo foca em descobrir sistematicamente os motivos subjacentes para atrasos e ineficiências em todo o fechamento do Record to Report. Sem entender as causas raiz, os esforços de melhoria podem tratar apenas os sintomas, gerando problemas recorrentes e eficácia limitada a longo prazo. O ProcessMind utiliza análises avançadas para aprofundar nas variações e gargalos do seu R2R no BlackLine, revelando os fatores causais, como restrições de recursos, problemas específicos de dados ou dependências sequenciais. Essa capacidade permite que as equipes financeiras parem de apenas gerenciar sintomas e implementem soluções baseadas em dados para atrasos recorrentes, melhorando a estabilidade do processo.

O caminho de 6 etapas para melhorar o Record to Report — Fechamento e Conciliação

1

Baixar o Modelo
2

Exportar os Seus Dados
3

Faça o Upload do Seu Dataset
4

Analise Seu Processo
5

Implementar Melhorias
6

Monitorizar o Seu Processo
1

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O que fazer

Obtenha o template de Excel do ProcessMind personalizado para processos Record to Report. Isso garante que seus dados do BlackLine estejam estruturados corretamente para análise.

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Por que é importante

Um template padronizado simplifica a preparação dos dados, facilitando a extração e organização das informações do BlackLine de forma eficaz para uma análise precisa.

Resultado esperado

Um template de Excel pronto para usar para guiar sua extração de dados do BlackLine.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra os Gargalos de Fechamento R2R no BlackLine

O ProcessMind revela o fluxo real do seu processo de fechamento Record to Report. Obtenha clareza visual em cada etapa de conciliação, identificando áreas críticas para melhoria imediata e um fechamento financeiro mais rápido.
  • Visualize o workflow de fechamento R2R no BlackLine
  • Identifique gargalos de conciliação
  • Analisar atrasos em ajustes e diários
  • Alcance um fechamento financeiro mais rápido e em conformidade
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Alcançando a Excelência no Record to Report

Estes resultados representam as melhorias mensuráveis que as organizações costumam alcançar ao aplicar o Process Mining aos seus processos de Record to Report, Fechamento e Conciliação no BlackLine. Ao identificar gargalos, padronizar tarefas e aumentar a automação, as empresas melhoram significativamente sua eficiência e precisão.

0 %
Fechamento de Período Mais Rápido

Redução média no tempo de fechamento de ponta a ponta

O Process Mining identifica e elimina gargalos, encurtando significativamente o tempo total necessário para concluir o fechamento financeiro. Isso acelera os ciclos de relatórios e melhora a agilidade do negócio.
0 %
Menos Ajustes Manuais

Redução em lançamentos manuais de diário

Ao identificar as causas raiz dos ajustes manuais, as organizações podem reduzir a necessidade de intervenção manual, melhorando a qualidade dos dados e reduzindo o esforço e o custo operacional.
0 %
Melhoria no Fechamento Pontual

Aumento de períodos que cumprem os prazos

Obtenha visibilidade clara das atividades de fechamento, resolva atrasos proativamente e garanta que uma porcentagem maior de períodos financeiros seja concluída nos prazos previstos, aumentando a conformidade regulatória.
0 %
Tempos de aprovação mais rápidos

Redução média no tempo de aprovação de reconciliação

O Process Mining revela gargalos no fluxo de aprovação de conciliações, permitindo melhorias direcionadas que aceleram os processos de revisão e sign-off, reduzindo a duração total do fechamento.
0 %
Maior Conformidade Processual

Aumento na adesão ao processo padrão

Entenda os desvios do processo de fechamento ideal, permitindo esforços de padronização que melhoram a previsibilidade do processo, reduzem erros e garantem uma execução consistente em todos os períodos financeiros.

Os resultados variam com base na complexidade do processo e na qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador exclusivo para um ciclo de relatório financeiro específico, como mês ou trimestre. Ele serve como o identificador principal do caso.

Por que é importante

Este é o identificador central que conecta todas as atividades relacionadas de fechamento e conciliação, permitindo uma visão completa do fluxo e desempenho do processo em cada período.

O nome de um evento de negócio ou tarefa específica ocorrida durante o processo de fechamento de período.

Por que é importante

Forma a espinha dorsal do mapa do processo, permitindo a visualização e análise do fluxo, variantes e exceções do processo.

O timestamp indicando quando uma atividade ou evento começou.

Por que é importante

Este timestamp é essencial para ordenar os eventos, descobrir o fluxo do processo e calcular todas as métricas de desempenho baseadas em duração.

O timestamp que indica quando uma atividade ou evento foi concluído.

Por que é importante

Permite o cálculo dos tempos de processamento das atividades, o que é fundamental para identificar gargalos e medir a eficiência operacional.

O ID de usuário ou nome da pessoa que realizou ou está atribuída à atividade.

Por que é importante

É essencial para a análise de distribuição de carga de trabalho, identificando gargalos causados por grupos de usuários específicos e avaliando o desempenho da equipe.

O departamento funcional ou equipe associada à atividade ou usuário.

Por que é importante

Permite a comparação de desempenho entre diferentes unidades de negócio e é crucial para a análise de carga de trabalho e gargalos em nível departamental.

O status atual ou final de uma tarefa de conciliação.

Por que é importante

Fornece uma visão clara do progresso e dos resultados da reconciliação, ajudando a identificar acúmulos e rastrear a conformidade com os procedimentos.

O identificador da entidade legal para a qual a atividade financeira está sendo realizada.

Por que é importante

Permite que a análise do processo seja segmentada por entidade legal, o que é crucial para identificar gargalos específicos da entidade e problemas de desempenho.

O número da conta do Razão (GL) associado à conciliação ou ao lançamento de diário.

Por que é importante

Fornece contexto financeiro, ajudando a identificar quais contas estão sujeitas a erros, exigem ajustes frequentes ou causam atrasos no fechamento.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Esta atividade marca o início oficial do processo de fechamento financeiro para um período específico. Geralmente é um evento agendado no módulo Close Management do BlackLine, onde as tarefas se tornam ativas e o período é designado como "aberto".

Por que é importante

Este é o principal evento de início do processo. Todos os cálculos de tempo de ciclo, como o Tempo Total de Ciclo de Fechamento e o Lead Time de Coleta de Dados de Origem, começam a partir deste ponto.

Marca o ponto em que o preparador concluiu seu trabalho em uma reconciliação de conta e a submeteu oficialmente para revisão. Isso é tipicamente capturado por uma mudança de status no objeto de reconciliação dentro do módulo Account Reconciliation do BlackLine.

Por que é importante

Este é um ponto de entrega crítico no processo. Analisar o tempo entre a certificação e a aprovação revela gargalos no fluxo de revisão da conciliação e apoia o KPI de Tempo de Aprovação da Conciliação.

Representa a aprovação final de uma conciliação de conta, indicando que todos os níveis de revisão foram concluídos. Este evento é capturado quando a conciliação atinge seu status final de aprovada.

Por que é importante

Este é um marco fundamental que indica a conclusão de uma unidade de trabalho significativa. É essencial para medir o tempo de ciclo da conciliação de ponta a ponta e identificar gargalos de aprovação.

Um lançamento de diário de ajuste, criado no BlackLine, foi lançado com sucesso no razão geral do sistema ERP de origem. Isso indica que a correção foi formalmente registrada.

Por que é importante

Esta atividade apoia diretamente o KPI de Contagem de Ajustes Manuais de Diário e é crítica para identificar áreas com baixa qualidade de dados ou fragilidades de controle que exigem correções manuais frequentes.

As demonstrações financeiras formais, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados, foram preparadas. Este é um marco importante que indica que o pacote principal de relatórios foi montado.

Por que é importante

Marca a transição dos processos contábeis para o reporte financeiro e análise. O rastreamento disso ajuda a medir a eficiência da fase final de reporte do fechamento.

Esta é a atividade final, indicando que todas as tarefas relacionadas ao fechamento foram concluídas e o período financeiro está oficialmente fechado. Nenhuma outra transação pode ser postada para este período.

Por que é importante

Este é o principal evento de término do processo. Ele é usado para calcular o Tempo Total do Ciclo de Fechamento do Período e determinar a Taxa de Fechamento no Prazo.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real do seu processo R2R, identificando desvios, gargalos e ineficiências manuais. Ele revela exatamente onde ocorrem os atrasos no fechamento, conciliações e ajustes de diário, permitindo melhorias focadas. Isso resulta em ciclos de fechamento mais rápidos e maior conformidade.

Para mapear com precisão seu processo de Record to Report, geralmente precisamos de Event Logs contendo IDs de caso, nomes de atividades e timestamps para cada etapa. No BlackLine, isso envolveria dados relacionados à conclusão de tarefas, mudanças de status de conciliação e postagens de lançamentos de diário. Quanto mais detalhados os dados, mais profundos serão os insights.

Após a extração de dados e a configuração inicial, que pode levar algumas semanas dependendo da disponibilidade dos dados, os mapas de processo iniciais e as análises de gargalos geralmente podem ser gerados em semanas. Insights significativos sobre desvios de processo e causas raiz de atrasos costumam ser visíveis nos primeiros 1 a 2 meses. Isso permite a identificação rápida de áreas de melhoria.

Você pode esperar a aceleração dos tempos de ciclo do fechamento de período, a redução de ajustes manuais de diário e a simplificação dos processos de conciliação. O Process Mining aprimora a visibilidade em tempo real do status do fechamento e ajuda a garantir a conformidade com os prazos de relatórios. Além disso, reduz significativamente os custos operacionais ao identificar e automatizar tarefas manuais.

Embora algum suporte inicial de TI possa ser útil para a extração de dados do BlackLine, a maioria das ferramentas modernas de Process Mining é projetada para usuários de negócios. A plataforma cuida da modelagem e visualização de dados complexos, capacitando as equipes financeiras a analisar seus próprios processos sem depender constantemente da TI. Nós fornecemos orientações sobre os requisitos de dados.

A extração de dados de eventos do BlackLine geralmente envolve o uso de seus recursos de relatórios ou capacidades de API para coletar logs de atividades. A complexidade depende dos pontos de dados específicos necessários e da configuração do seu sistema. Podemos fornecer templates e as melhores práticas para simplificar esse processo de extração.

Sim, o Process Mining identifica com precisão onde as etapas de conciliação intercompany causam atrasos e analisa o tempo real gasto nessas atividades. Ele também visualiza a distribuição da carga de trabalho entre as equipes ou indivíduos, destacando desequilíbrios e oportunidades para otimizar a alocação de recursos. Isso resulta em um desempenho de equipe muito mais eficiente.

Não, o Process Mining complementa seus relatórios e análises atuais do BlackLine ao oferecer uma perspectiva diferente e mais profunda. Enquanto o BlackLine oferece insights valiosos sobre conformidade e conciliação de contas, o Process Mining foca no fluxo real de atividades de ponta a ponta, revelando ineficiências ocultas e as causas raiz de atrasos que os relatórios tradicionais podem deixar passar. Ele fornece insights práticos para a transformação de processos.

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