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Améliorer votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables

Débloquez l'efficacité dans Workiva avec notre guide d'optimisation en 6 étapes.
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Améliorer votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables
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Optimiser la saisie d'écritures comptables Workiva pour un processus Record to Report plus rapide

Cette plateforme vous aide à identifier les inefficacités courantes qui retardent votre processus de clôture financière. Vous pouvez identifier les bottlenecks du début à la fin d'une activité, garantissant la précision et accélérant le reporting. Découvrez comment rationaliser vos opérations et améliorer l'efficacité globale de vos workflows.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation du processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables est cruciale

Le cycle Record to Report (R2R) est fondamental pour la santé financière et la conformité réglementaire d'une entreprise. Au cœur de ce cycle, le processus de saisie d'écritures comptables, en particulier lorsqu'il est géré au sein d'une plateforme robuste comme Workiva, exige précision et efficacité. Des processus de saisie d'écritures comptables inefficaces peuvent entraîner des goulets d'étranglement significatifs, retardant les clôtures mensuelles et annuelles, augmentant le risque d'erreurs et potentiellement impactant la précision des états financiers. Ces inefficacités se traduisent directement par des coûts opérationnels plus élevés, un examen d'audit accru et une capacité réduite à prendre des décisions commerciales rapides et éclairées. Pour les organisations qui exploitent Workiva pour leurs rapports financiers et leur conformité, comprendre et optimiser le cycle de vie complet de chaque écriture comptable n'est pas seulement un avantage, c'est une nécessité pour maintenir un avantage concurrentiel et respecter des délais de reporting stricts.

Comment le Process Mining transforme l'analyse des écritures comptables Workiva

Le Process Mining offre une approche puissante, axée sur les données, pour démystifier les complexités de votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables dans Workiva. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining utilise des journaux d'événements réels, l'ID de l'écriture comptable servant d'identifiant de cas unique, pour reconstruire et visualiser l'ensemble du flux de processus tel qu'il se déroule réellement. Cette perspective suit chaque écriture comptable depuis sa création initiale à travers toutes les activités ultérieures, y compris le rattachement des pièces justificatives, la soumission pour examen, les cycles d'approbation ou de rejet, les corrections, la comptabilisation, la vérification et le rapprochement final. En cartographiant ce cycle de vie complet, les capacités de Process Mining vous permettent d'identifier les écarts de processus exacts, de déterminer où les interventions manuelles causent des retards et de mesurer la durée précise de chaque étape, fournissant des informations objectives sur la manière d'améliorer le temps de cycle du processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables. Il révèle les goulets d'étranglement cachés dans votre workflow Workiva, qu'ils se situent à des étapes d'examen spécifiques ou lors du rapprochement, vous assurant une image claire de la performance opérationnelle.

Identifier et résoudre les goulets d'étranglement des écritures comptables

Avec le Process Mining, vous pouvez spécifiquement identifier les domaines critiques d'amélioration au sein de votre processus de saisie d'écritures comptables Workiva. Par exemple, l'analyse pourrait révéler que certains types d'écritures comptables prennent systématiquement plus de temps à approuver, ou que certains approbateurs sont fréquemment surchargés, créant des retards. Vous pouvez découvrir les cas où les écritures comptables sont rejetées et resoumises à plusieurs reprises, ce qui indique un besoin de directives plus claires ou d'une meilleure formation pour la création initiale des écritures. En outre, le Process Mining aide à identifier les chemins de processus non conformes, tels que les écritures comptabilisées sans approbation appropriée, ce qui pose des risques financiers et réglementaires significatifs. Les améliorations typiques incluent la standardisation des procédures de soumission des écritures comptables, l'optimisation des hiérarchies d'approbation, la réduction du retravail en améliorant la qualité initiale des données et l'automatisation des étapes de vérification. Cette approche ciblée permet une optimisation efficace des processus, garantissant que votre utilisation de Workiva pour les écritures comptables est rationalisée et efficiente.

Avantages concrets des processus de saisie d'écritures comptables optimisés

L'implémentation du Process Mining pour votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables dans Workiva produit une multitude d'avantages mesurables. Attendez-vous à une réduction significative du temps de cycle de votre clôture financière, permettant à vos équipes financières d'allouer davantage de ressources à l'analyse stratégique plutôt qu'au rapprochement manuel et à la correction d'erreurs. En identifiant et en abordant précisément les goulets d'étranglement, vous atteindrez une plus grande efficacité opérationnelle, menant à des coûts de traitement réduits par écriture comptable. Une conformité renforcée et une meilleure préparation à l'audit sont également des résultats clés, car le Process Mining fournit des preuves transparentes et basées sur les données de l'adhésion aux contrôles internes et aux exigences réglementaires. En fin de compte, l'amélioration de votre processus de saisie d'écritures comptables grâce aux informations basées sur les données du Process Mining renforce la précision financière, réduit les risques de conformité et favorise une fonction financière plus agile et réactive, maximisant ainsi votre investissement dans la plateforme Workiva.

Démarrer votre parcours d'optimisation des écritures comptables

Comprendre le flux réel de votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables au sein de Workiva est la première étape vers l'atteinte d'opérations financières de qualité supérieure. En tirant parti du Process Mining, vous obtenez la clarté nécessaire pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Cette approche vous permet d'aller au-delà des conjectures, vous permettant de vous attaquer de manière proactive aux inefficacités et de réaliser une clôture financière plus rapide, plus précise et plus conforme. Découvrez comment vous pouvez facilement appliquer ces informations à vos propres données Workiva et commencer dès aujourd'hui votre parcours vers une optimisation significative des processus, même sans expertise technique approfondie. Il s'agit de transformer les défis en opportunités de croissance et d'efficacité.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les écritures comptables stagnent souvent dans les files d'attente d'approbation, entraînant des délais non respectés et une clôture financière prolongée. Cela impacte la génération en temps voulu des rapports financiers, entravant les décisions commerciales critiques et augmentant le stress sur les équipes comptables. ProcessMind révèle précisément où et pourquoi les écritures comptables sont bloquées, identifiant les approbateurs ou les étapes spécifiques causant des goulets d'étranglement dans votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables au sein de Workiva. Cette perspicacité permet des améliorations ciblées pour accélérer les approbations.

Les rejets fréquents ou les demandes de corrections signifient que les écritures comptables passent à plusieurs reprises par un cycle d'examen, consommant un temps et des ressources précieux. Ce retravail prolonge non seulement le cycle Record to Report, mais entraîne également de la frustration et une efficacité réduite pour les équipes financières. ProcessMind révèle les raisons spécifiques des rejets récurrents et identifie les types d'écritures ou les utilisateurs problématiques, vous permettant d'aborder les causes profondes. En optimisant le processus de saisie d'écritures comptables dans Workiva, vous pouvez réduire considérablement le retravail et rationaliser les opérations.

Les erreurs manuelles lors de la création ou de la comptabilisation des écritures comptables entraînent des inexactitudes financières, nécessitent des corrections chronophages et peuvent impacter la conformité. Ces erreurs peuvent se propager dans le système, créant des défis significatifs pour le rapprochement et le reporting. ProcessMind identifie les schémas d'erreurs courantes et localise les étapes ou les utilisateurs les plus sujets à les commettre au sein de votre processus de saisie d'écritures comptables Workiva. Cette perspicacité basée sur les données aide à mettre en œuvre des mesures préventives, améliorant la précision financière pour le processus Record to Report.

Sans une visibilité claire sur le statut en temps réel de chaque écriture de journal, il est difficile de prévoir les délais de clôture financière et de traiter proactivement les retards. Cette incertitude génère du stress et entrave une allocation efficace des ressources au sein des opérations comptables.ProcessMind fournit une carte complète et en temps réel de votre processus Record to Report - Écritures de journal, suivant chaque écriture de la création à la réconciliation dans Workiva. Cette transparence permet aux équipes de suivre les progrès et d'intervenir rapidement, prévenant ainsi les bottlenecks.

Les déviations des procédures standardisées de saisie d'écritures comptables entraînent des incohérences, des risques de conformité et des inefficacités à travers l'organisation. Cette approche fragmentée peut rendre l'audit difficile et entraver les efforts de mise à l'échelle des opérations. ProcessMind visualise toutes les variantes de processus existantes pour les écritures comptables, mettant en évidence où et pourquoi les déviations se produisent au sein de Workiva. En identifiant ces chemins non standard, vous pouvez imposer les meilleures pratiques et améliorer la gouvernance pour le cycle Record to Report.

Les retards dans le rapprochement des écritures comptables enregistrées laissent des écarts non résolus, augmentant les risques d'audit et prolongeant la clôture financière globale. Cela peut masquer la véritable position financière et entraîner des problèmes de reporting critiques. ProcessMind analyse méticuleusement les activités de rapprochement au sein de votre processus de saisie d'écritures comptables Workiva, identifiant les goulets d'étranglement spécifiques ou les facteurs contribuant aux retards. Cela permet des interventions ciblées pour accélérer le cycle Record to Report.

Certains membres de l'équipe ou départements sont surchargés de tâches liées aux écritures comptables, tandis que d'autres ont de la capacité, entraînant l'épuisement professionnel et des retards. Ce déséquilibre affecte la productivité globale et peut impacter le moral des employés au sein de l'équipe financière. ProcessMind quantifie la charge de travail par utilisateur et par équipe dans votre processus de saisie d'écritures comptables Workiva, révélant les déséquilibres et identifiant les goulets d'étranglement des ressources. Ces données permettent une distribution plus équitable des tâches, améliorant l'efficacité du processus Record to Report.

Le non-respect des contrôles internes ou des exigences réglementaires dans le traitement des écritures comptables peut entraîner des constats d'audit, des pénalités et des atteintes à la réputation. Assurer une conformité stricte est essentiel pour l'intégrité financière. ProcessMind surveille en permanence votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables dans Workiva, détectant toute déviation par rapport aux règles de conformité établies. Il met en évidence les cas de modifications non autorisées ou d'approbations retardées qui pourraient présenter des risques.

Un séquencement inefficace des tâches ou des étapes redondantes dans le processus de saisie d'écritures comptables gaspille un temps et des ressources précieux, prolongeant le cycle global Record to Report. Cela empêche l'équipe financière d'atteindre une efficacité opérationnelle maximale. ProcessMind cartographie le workflow "tel quel" complet des écritures comptables dans Workiva, révélant les inefficacités cachées et les étapes inutiles. Cette analyse fournit les informations nécessaires pour reconcevoir le processus afin d'obtenir des performances optimales et des clôtures plus rapides.

Les annulations fréquentes d'écritures comptables enregistrées indiquent des problèmes sous-jacents de précision ou de traitement initial, entraînant un retravail significatif et des préoccupations potentielles d'intégrité. Chaque annulation nécessite un effort et un examen supplémentaires. ProcessMind retrace chaque annulation d'écriture comptable jusqu'à son origine dans Workiva, identifiant les déclencheurs et les causes profondes courants. Cette analyse détaillée aide à prévenir de futures erreurs, améliorant la qualité et la fiabilité de votre processus Record to Report.

Les écritures comptables subissent souvent des retards car les pièces justificatives requises ne sont pas jointes rapidement ou sont incomplètes. Ce problème bloque les étapes d'examen et d'approbation, prolongeant le cycle de clôture financière. ProcessMind suit le moment de l'activité "Pièces justificatives jointes" par rapport à la création et à la soumission des écritures comptables dans Workiva. Il identifie les instances et les schémas spécifiques de retard, permettant des interventions ciblées pour rationaliser le processus Record to Report.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire significativement le temps nécessaire aux écritures de journal pour passer les étapes de révision et d'approbation au sein de Workiva. En raccourcissant ces cycles, les organisations peuvent accélérer leur processus de clôture financière, améliorer les délais de reporting et garantir que les données financières sont disponibles plus rapidement pour la prise de décision critique.ProcessMind peut identifier les bottlenecks spécifiques dans le workflow d'approbation, révélant où les retards se produisent et quels approbateurs ou étapes sont à l'origine des blocages. Il fournit des insights basés sur les données pour rationaliser les matrices d'approbation, automatiser les approbations routinières et mettre en œuvre des règles de routage plus efficaces, réduisant potentiellement les temps d'approbation de 30 à 50 % et améliorant l'efficacité globale du Record to Report.

Réduire le retravail signifie minimiser les cas où les écritures comptables sont rejetées, corrigées et resoumises en raison d'erreurs ou d'informations manquantes. Cela a un impact direct sur l'efficacité opérationnelle et réduit les efforts gaspillés dans le cycle Record to Report. Moins de retravail se traduit par des coûts opérationnels réduits, des temps de traitement plus rapides et une meilleure qualité des données au sein de Workiva. ProcessMind cartographie méticuleusement toutes les variations du processus de saisie d'écritures comptables, mettant en évidence les boucles et les cycles de retravail. Il identifie les causes profondes des rejets, telles que les erreurs courantes, la documentation incomplète ou les instructions peu claires, permettant des améliorations ciblées de la qualité de la soumission et des critères d'approbation, conduisant à une réduction de 20 à 40 % du retravail.

Cet objectif se concentre sur la réduction du nombre d'erreurs introduites lors de la création manuelle ou de la saisie des données des écritures de journal. Des taux d'erreur élevés entraînent des états financiers inexacts, nécessitent des corrections coûteuses et peuvent retarder la clôture financière. En atteignant cet objectif, les entreprises améliorent l'intégrité des données et réduisent les risques de Conformité dans Workiva.ProcessMind découvre où les erreurs de saisie manuelle de données se produisent le plus fréquemment en analysant les écritures rejetées ou corrigées. Il identifie les activités spécifiques, les utilisateurs ou les types d'écritures sujets aux erreurs, fournissant des insights pour mettre en œuvre des règles de validation plus strictes, améliorer la formation des utilisateurs ou automatiser la saisie des données lorsque cela est possible, visant une réduction de 15 à 25 % des erreurs manuelles.

Cet objectif vise à fournir une visibilité en temps réel ou quasi réel sur le statut de chaque écriture de journal, de sa création à son enregistrement et sa réconciliation. Le manque de visibilité engendre de l'incertitude, nécessite des suivis manuels et peut retarder le processus Record to Report global. Une visibilité améliorée permet aux équipes financières de gérer les workflows de manière proactive.ProcessMind crée une carte visuelle complète du parcours des écritures de journal, permettant aux parties prenantes de suivre le statut actuel de chaque écriture et d'identifier sa position dans le processus. Cette vue transparente met en évidence les bottlenecks potentiels avant qu'ils n'affectent la clôture financière, permettant aux équipes de prendre des mesures immédiates et d'améliorer la prévision des délais de reporting.

Standardiser les workflows de saisie d'écritures comptables signifie garantir que toutes les écritures suivent un chemin cohérent et optimisé, quel que soit leur type ou leur département d'origine. Les processus non standard entraînent des inefficacités, des risques de conformité et des temps de traitement variables. Atteindre la standardisation assure des résultats prévisibles et un audit plus facile au sein de Workiva. ProcessMind découvre toutes les variantes de processus réelles pour les écritures comptables, révélant les déviations par rapport au chemin idéal ou prévu. Il quantifie l'impact de la non-standardisation sur les temps de cycle et l'utilisation des ressources, fournissant les données nécessaires pour imposer les meilleures pratiques, consolider les étapes et rationaliser le workflow pour une plus grande cohérence et efficacité à travers le cycle Record to Report.

Cet objectif se concentre sur la réduction du temps nécessaire à la réconciliation des écritures de journal après l'enregistrement. Une réconciliation lente prolonge la clôture financière et peut masquer les écarts, entraînant une identification tardive des issues. Accélérer cette étape est crucial pour un reporting financier rapide et précis.ProcessMind analyse les activités post-enregistrement des écritures de journal, identifiant les retards et les dépendances dans le processus de réconciliation. Il découvre les issues courantes qui prolongent la réconciliation, telles que les incohérences de données ou le manque de clarté de la responsabilité, permettant des améliorations ciblées de la qualité des données, l'automatisation des tâches de rapprochement et des directives de procédure plus claires, visant une réconciliation 20 à 35 % plus rapide.

Cet objectif vise à répartir plus équitablement les tâches liées aux écritures de journal entre les membres de l'équipe et à travers les différentes étapes du processus. Une répartition inégale de la charge de travail peut entraîner l'épuisement professionnel pour certains, des temps d'inactivité pour d'autres, et des bottlenecks lorsque des individus ou des équipes spécifiques sont surchargés, affectant l'efficacité globale du cycle Record to Report.ProcessMind fournit des insights sur l'utilisation des ressources en suivant qui effectue quelles activités et pendant combien de temps. Il révèle les pics et les creux de charge de travail, identifiant les ressources surchargées ou sous-utilisées. Ces données soutiennent l'allocation optimale des ressources, les initiatives de formation croisée et la gestion intelligente des files d'attente, améliorant la productivité de l'équipe et réduisant les temps de traitement dans Workiva.

Cet objectif garantit que toutes les écritures de journal respectent strictement les politiques internes, les normes comptables et les exigences réglementaires externes. Les lacunes en matière de Conformité peuvent entraîner des sanctions financières, des atteintes à la réputation et des échecs d'audit. Atteindre cet objectif renforce l'intégrité du reporting financier dans Workiva.ProcessMind peut détecter automatiquement les écarts par rapport aux règles de Conformité prédéfinies ou aux procédures opérationnelles standards au sein du processus d'écritures de journal. Il identifie les cas spécifiques de non-conformité, tels que les approbations manquantes ou l'utilisation incorrecte des comptes du GL, fournissant des pistes d'audit et permettant aux organisations d'appliquer des contrôles plus stricts, de mettre en œuvre des vérifications automatisées et de gérer de manière proactive les risques de Conformité avant qu'ils ne deviennent des problèmes critiques.

Cet objectif vise à restructurer et améliorer la séquence globale des activités dans le processus d'écritures de journal afin d'éliminer les étapes inutiles, de combiner les tâches connexes et d'améliorer le flux logique. Une conception sous-optimale entraîne des temps de cycle plus longs, des coûts accrus et des employés frustrés. Un workflow bien conçu est crucial pour l'efficacité et l'expérience utilisateur.ProcessMind visualise le parcours réel de bout en bout des écritures de journal, mettant en évidence les chemins complexes, les transferts inutiles et les activités qui ajoutent peu de valeur. Il permet de simuler les changements proposés, en prédisant leur impact sur les indicateurs clés de performance avant la mise en œuvre, permettant la conception d'un processus Record to Report allégé et efficace dans Workiva.

Cet objectif vise une réduction du nombre d'écritures de journal qui doivent être annulées après avoir été enregistrées. Des taux d'annulation élevés indiquent souvent des issues sous-jacentes telles que des écritures initiales incorrectes, des approbations inappropriées ou des changements dans les politiques comptables, entraînant un travail supplémentaire et des écarts potentiels dans les registres financiers.ProcessMind identifie les types spécifiques d'écritures de journal et les étapes où les annulations se produisent le plus fréquemment. Il découvre les raisons de ces annulations, telles que les erreurs de saisie de données ou les interprétations erronées de la politique, permettant des interventions ciblées pour améliorer la précision des écritures initiales, affiner les critères d'approbation et améliorer la formation des utilisateurs au sein de Workiva, visant une réduction de 10 à 20 %.

Cet objectif vise à garantir que chaque écriture de journal dispose de toute la documentation justificative nécessaire jointe et validée aux étapes appropriées du processus. Les retards dus à des documents manquants peuvent bloquer les approbations, prolonger les temps de traitement et poser des risques de Conformité importants lors des audits.ProcessMind peut suivre la présence et le calendrier des activités de pièce jointe de documents justificatifs par rapport à d'autres étapes du workflow d'écritures de journal. Il met en évidence les cas où la documentation est fréquemment manquante ou retardée, identifiant les utilisateurs ou les types d'écritures spécifiques. Cela permet la mise en œuvre de règles de pièces jointes obligatoires ou de rappels automatisés, réduisant significativement les retards et améliorant la préparation à l'audit pour les processus Record to Report de Workiva.

Cet objectif global vise à réduire la durée totale nécessaire pour compléter l'ensemble du processus de clôture financière, en se concentrant spécifiquement sur la contribution du traitement des écritures de journal. La clôture financière est une période critique et sensible au temps, et tout retard dans les écritures de journal peut avoir des répercussions en cascade, impactant les délais de reporting et la prise de décision stratégique.ProcessMind offre une vue de bout en bout du processus d'écritures de journal au sein du cycle Record to Report plus large, révélant comment les retards ou inefficacités individuels impactent le calendrier global de clôture financière. En identifiant et en résolvant les bottlenecks dans la création, l'approbation, l'enregistrement et la réconciliation des écritures de journal dans Workiva, les organisations peuvent réaliser une clôture financière plus rapide et plus prévisible, réduisant potentiellement de plusieurs jours le cycle mensuel.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour les écritures comptables dans Workiva

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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécifiquement conçu pour les processus de saisie d'écritures comptables. Ce modèle fournit la structure correcte pour vos données Workiva.

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Pourquoi c'est important

Utiliser la bonne structure de données dès le départ garantit une analyse précise et permet de gagner du temps dans la préparation des données pour ProcessMind.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à être rempli pour vos données d'écritures comptables Workiva.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez les écritures de journal Workiva pour une clôture plus rapide

ProcessMind révèle le véritable cheminement de vos écritures comptables Workiva. Découvrez où se produisent les goulets d'étranglement et comment rationaliser votre workflow Record to Report pour une plus grande efficacité.
  • Visualiser le flux de bout en bout des écritures de journal
  • Identifier les retards exacts dans le workflow Workiva
  • Détecter les risques de conformité et les erreurs tôt
  • Accélérer le temps de cycle du processus Record to Report
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Améliorations mesurables dans les processus de saisie d'écritures comptables

Ces résultats illustrent les bénéfices tangibles que les organisations obtiennent en appliquant le Process Mining à leurs workflows d'écritures de journal. En identifiant les bottlenecks et les inefficacités dans Workiva, nos solutions génèrent des améliorations opérationnelles significatives sur l'ensemble du processus Record to Report.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationaliser le processus d'approbation des écritures comptables en identifiant les goulets d'étranglement, ce qui permet des validations plus rapides et moins de temps d'attente.
0 %
Taux de Retravail Inférieurs

Diminution des écritures rejetées ou corrigées

Réduire le pourcentage d'écritures comptables nécessitant des corrections ou des re-soumissions, améliorant la précision et économisant un temps de traitement significatif.
0 %
Conformité améliorée

Augmentation de la conformité des processus

Assurer qu'un pourcentage plus élevé d'écritures comptables respecte les procédures opérationnelles standard et les exigences réglementaires, renforçant ainsi la préparation à l'audit et le contrôle.
~ 0 days
Clôture financière plus courte

Réduction du temps de cycle de bout en bout

Accélérer le processus global Record to Report en optimisant la création des écritures comptables jusqu'au rapprochement, contribuant ainsi à une clôture financière plus rapide.
0 %
Précision supérieure au premier passage

Augmentation des écritures approuvées sans retravail

Améliorer la qualité des soumissions initiales d'écritures comptables, menant à un taux d'approbation plus élevé dès la première tentative et à moins de retards.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une écriture de journal, servant d'identifiant de case principal pour l'analyse de processus.

Pourquoi c'est important

Ceci est la clé essentielle pour suivre le cycle de vie complet d'une écriture de journal, permettant l'analyse du flux de processus, de la durée et des variations.

Le nom de l'étape de processus ou de l'événement spécifique associé à l'écriture de journal.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du workflow de saisie d'écritures comptables et l'identification des goulets d'étranglement.

L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est crucial pour calculer toutes les durées, séquencer correctement les events et analyser la performance du processus au fil du temps.

L'identifiant ou le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, identifier les meilleurs performeurs et comprendre les comportements ou bottlenecks spécifiques aux utilisateurs.

La classification de l'écriture comptable, telle que standard, de régularisation ou de correction.

Pourquoi c'est important

Permet la segmentation du processus afin d'identifier si certains types d'écritures entraînent plus de retards, de retravail ou d'écarts que d'autres.

La valeur monétaire totale de l'écriture de journal, généralement la somme des débits ou des crédits.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse basée sur l'impact financier, aidant à déterminer si les écritures de grande valeur sont traitées différemment ou sont plus sujettes aux retards.

Le statut actuel de l'écriture comptable dans son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu en temps réel de l'emplacement des écritures comptables dans le processus, ce qui est essentiel pour le suivi opérationnel et la gestion des arriérés.

Le département commercial ou centre de coûts ayant initié l'écriture comptable.

Pourquoi c'est important

Permet la comparaison des performances entre différentes unités commerciales, aidant à identifier les problèmes spécifiques aux départements ou les meilleures pratiques.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque l'initiation d'une nouvelle écriture de journal dans Workiva. Elle est capturée lorsqu'un utilisateur crée un nouvel enregistrement d'écriture de journal, générant un ID d'écriture de journal unique qui sert d'identifiant de case pour le processus.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ du processus, cet événement est essentiel pour mesurer le temps de cycle de bout en bout de chaque écriture comptable. L'analyse de cette activité aide à comprendre le démarrage de la charge de travail et la planification des ressources.

Représente le moment où un utilisateur soumet l'écriture comptable rédigée, avec sa documentation, dans le workflow formel d'examen et d'approbation. Cela est généralement capturé comme un changement de statut explicite au sein de la plateforme Workiva, faisant passer l'écriture d'un état 'Brouillon' ou 'Nouveau' à 'En examen'.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un jalon critique qui marque le début du cycle d'approbation. Mesurer le temps entre ce point et l'approbation finale aide à identifier les goulots d'étranglement dans le processus de révision et est essentiel pour calculer le temps de cycle d'approbation.

Cette activité représente l'approbation finale de l'écriture de journal par un utilisateur autorisé, la validant pour enregistrement. C'est un jalon critique, généralement enregistré comme un changement de statut explicite à 'Approuvé' dans Workiva.

Pourquoi c'est important

Marque l'achèvement réussi de l'ensemble du processus d'examen et d'approbation. C'est un événement clé pour mesurer les temps de cycle d'approbation et les taux d'approbation au premier passage, impactant directement l'efficacité du processus.

Cette activité indique que l'écriture de journal approuvée a été officiellement enregistrée dans le Grand Livre. Elle représente l'achèvement réussi du flux de processus principal et est généralement capturée comme un changement de statut final ou un journal de transactions d'enregistrement.

Pourquoi c'est important

En tant qu'événement 'final' principal pour la plupart des écritures comptables, cette activité est essentielle pour calculer le temps de cycle de bout en bout et le débit. Elle marque le point où l'écriture impacte les états financiers.

Un réviseur ou un approbateur rejette l'écriture comptable en raison d'erreurs, d'informations manquantes ou de violations de politique. Cette action renvoie l'écriture à son créateur pour correction et est capturée par un changement de statut à 'Rejeté' ou 'Nécessite une reprise'.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le déclencheur principal des boucles de retravail, qui sont une source majeure d'inefficacité des processus. L'analyse des rejets aide à identifier les besoins de formation, les erreurs courantes et les directives de processus peu claires.

Une écriture comptable précédemment comptabilisée est annulée, créant une nouvelle écriture qui annule l'originale. Il s'agit d'un type de transaction spécifique explicitement enregistré dans le système.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un fort indicateur d'erreurs dans les écritures enregistrées. Un taux d'annulation élevé suggère des problèmes potentiels avec le processus de révision et d'approbation initial, affectant la précision financière et nécessitant un travail supplémentaire.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining offre une vue objective et basée sur les données de vos workflows de saisie d'écritures comptables réels. Il découvre les goulets d'étranglement, les boucles de retravail et les procédures non standard qui entravent l'efficacité et la conformité, permettant des améliorations ciblées.

Vous aurez besoin d'un dataset d'event log de Workiva, qui inclut un identifiant de case, le nom de l'activité et l'horodatage pour chaque étape d'une écriture de journal. L'ID de l'écriture de journal sert généralement d'identifiant de case. Les capacités de reporting et d'API robustes de Workiva facilitent généralement cette extraction.

Des visualisations de processus initiales de haut niveau et l'identification immédiate des goulets d'étranglement peuvent souvent être réalisées en quelques semaines après une ingestion de données réussie. Une analyse plus approfondie des causes profondes et des recommandations d'optimisation spécifiques suivent généralement dans un délai d'un à trois mois.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives telles que des approbations d'écritures de journal accélérées, des taux d'erreurs manuelles réduits et des pourcentages de retravail inférieurs. De plus, cela aide à standardiser les processus, à renforcer l'adhérence à la Conformité et, au final, à améliorer la rapidité de votre clôture financière.

L'extraction de données de Workiva est généralement simple grâce à ses fonctionnalités de reporting intégrées ou à l'accès API. Bien qu'une configuration initiale puisse être nécessaire, Workiva est conçu pour permettre aux utilisateurs d'extraire des historiques transactionnels détaillés, idéaux pour le Process Mining.

Non, le Process Mining est une technique analytique non intrusive. Il opère sur des données historiques extraites de Workiva, il n'interfère donc pas avec, ni ne nécessite de modifications de vos systèmes d'écritures comptables en direct ou de vos processus financiers en cours.

Le reporting traditionnel présente généralement des métriques agrégées, comme les temps de traitement moyens ou les volumes, tandis que le Process Mining visualise le flux réel de bout en bout de chaque écriture de journal. Cela révèle toutes les déviations, les boucles de retravail et les inefficacités cachées que les rapports standards manquent souvent.

Commencez à optimiser votre processus Record to Report - Saisie d'écritures comptables dès aujourd'hui

Réduire le temps de cycle des écritures comptables de 30 %, garantissant des clôtures financières plus rapides.

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