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Aprimore seu Record to Report - Lançamento Contábil

Desbloqueie a eficiência no Workiva com nosso guia de otimização de 6 etapas.
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Otimize Lançamentos Contábeis no Workiva para um Record to Report mais Rápido

Esta plataforma ajuda você a localizar ineficiências comuns que atrasam seu processo de fechamento financeiro. Identifique gargalos desde o início de uma atividade até sua conclusão, garantindo precisão e agilidade nos relatórios. Descubra como otimizar operações e aumentar a eficiência geral em seus workflows.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que a Otimização do Record to Report - Lançamento Contábil é Crucial

O ciclo Record to Report (R2R) é fundamental para a saúde financeira e a conformidade regulatória de uma empresa. Em sua essência, o processo de Lançamento Contábil, especialmente quando gerenciado em uma plataforma robusta como o Workiva, exige precisão e eficiência. Processos de lançamento ineficientes podem gerar gargalos significativos, atrasando os fechamentos mensais e anuais, aumentando o risco de erros e impactando potencialmente a precisão das demonstrações financeiras. Essas ineficiências se traduzem diretamente em custos operacionais mais altos, maior escrutínio de auditoria e menor agilidade na tomada de decisões estratégicas. Para organizações que utilizam o Workiva em seus relatórios financeiros, entender e otimizar o ciclo de vida completo de cada lançamento não é apenas uma vantagem, mas uma necessidade para manter a competitividade e cumprir prazos rigorosos.

Como o Process Mining Transforma a Análise de Lançamentos no Workiva

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada a dados para desmistificar as complexidades do seu processo de Record to Report - Lançamento Contábil no Workiva. Em vez de depender de suposições ou evidências anedóticas, o Process Mining utiliza Event Logs reais, com o ID do Lançamento Contábil servindo como identificador único de caso, para reconstruir e visualizar o fluxo do processo exatamente como ele ocorre. Essa perspectiva rastreia cada lançamento desde sua criação inicial até todas as atividades subsequentes, incluindo anexação de documentos comprobatórios, submissão para revisão, ciclos de aprovação ou rejeição, correções, lançamentos, verificação e reconciliação final. Ao mapear esse ciclo de vida completo, o Process Mining permite identificar desvios exatos, descobrir onde as intervenções manuais causam atrasos e medir a duração precisa de cada etapa, fornecendo insights objetivos para melhorar o tempo de ciclo. Ele revela gargalos ocultos no seu workflow do Workiva, seja em estágios de revisão específicos ou durante a conciliação, garantindo uma visão clara do desempenho operacional.

Identificando e Resolvendo Gargalos em Lançamentos Contábeis

Com o Process Mining, você pode identificar áreas críticas para melhoria no seu processo de Lançamento Contábil no Workiva. Por exemplo, a análise pode revelar que certos tipos de lançamentos levam consistentemente mais tempo para serem aprovados ou que aprovadores específicos estão sobrecarregados. Você pode descobrir casos em que lançamentos são repetidamente rejeitados e reenviados, indicando a necessidade de diretrizes mais claras ou melhor treinamento na criação inicial. Além disso, o Process Mining ajuda a identificar caminhos fora de conformidade, como lançamentos efetivados sem a aprovação adequada, o que representa riscos financeiros e regulatórios. As melhorias típicas incluem a padronização dos procedimentos de submissão, otimização das hierarquias de aprovação, redução de retrabalho pela melhoria da qualidade dos dados iniciais e automação de etapas de verificação. Essa abordagem direcionada permite uma otimização eficaz, garantindo que o uso do Workiva para lançamentos contábeis seja ágil e eficiente.

Benefícios Tangíveis da Otimização de Processos de Lançamento Contábil

A implementação do Process Mining para seu Record to Report - Lançamento Contábil no Workiva gera diversos benefícios mensuráveis. Espere uma redução significativa no tempo do ciclo de fechamento financeiro, permitindo que suas equipes de finanças dediquem mais recursos à análise estratégica do que à conciliação manual e correção de erros. Ao identificar e tratar gargalos com precisão, você alcançará maior eficiência operacional, reduzindo os custos de processamento por lançamento. Melhor conformidade e prontidão para auditoria também são resultados fundamentais, pois o Process Mining fornece evidências transparentes e baseadas em dados da adesão aos controles internos. No fim das contas, aprimorar seu processo de lançamento fortalece a precisão financeira, reduz riscos de conformidade e promove uma função financeira mais ágil e responsiva, maximizando seu investimento na plataforma Workiva.

Iniciando sua Jornada de Otimização de Lançamentos Contábeis

Compreender o fluxo real do seu processo de Record to Report - Lançamento Contábil no Workiva é o primeiro passo para alcançar operações financeiras de excelência. Ao utilizar o Process Mining, você ganha a clareza necessária para tomar decisões informadas e implementar melhorias focadas. Essa abordagem permite ir além do palpite, permitindo enfrentar ineficiências proativamente e alcançar um fechamento financeiro mais rápido, preciso e em conformidade. Descubra como é fácil aplicar esses insights aos seus próprios dados do Workiva e comece hoje mesmo sua jornada rumo a uma otimização significativa de processos, mesmo sem profundo conhecimento técnico. Trata-se de transformar desafios em oportunidades de crescimento e eficiência.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Os lançamentos contábeis muitas vezes ficam parados em filas de aprovação, levando à perda de prazos e a um fechamento financeiro prolongado. Isso impacta a geração oportuna de relatórios financeiros, dificultando decisões de negócios críticas e aumentando o estresse nas equipes contábeis. O ProcessMind revela precisamente onde e por que os lançamentos ficam travados, identificando aprovadores ou etapas específicas que causam gargalos no seu processo de lançamento contábil no Workiva. Esse insight permite melhorias direcionadas para acelerar as aprovações.

Rejeições frequentes ou solicitações de correções significam que os lançamentos contábeis passam repetidamente por ciclos de revisão, consumindo tempo e recursos valiosos. Esse retrabalho não apenas estende o ciclo Record to Report, mas também gera frustração e reduz a eficiência das equipes financeiras. O ProcessMind revela os motivos específicos das rejeições recorrentes e identifica tipos de lançamentos ou usuários problemáticos, permitindo que você trate as causas raiz. Ao otimizar o processo de lançamento contábil no Workiva, você pode reduzir significativamente o retrabalho e agilizar as operações.

Erros manuais na criação ou efetivação de lançamentos contábeis levam a imprecisões financeiras, exigindo correções demoradas e impactando potencialmente a conformidade. Esses erros podem se propagar pelo sistema, criando desafios significativos para a conciliação e o reporte. O ProcessMind identifica padrões de erros comuns e aponta as etapas ou usuários mais propensos a cometê-los no seu processo de lançamento contábil no Workiva. Esse insight baseado em dados ajuda a implementar medidas preventivas, melhorando a precisão financeira no Record to Report.

Sem uma visibilidade clara do status em tempo real de cada lançamento contábil, fica difícil prever os cronogramas de fechamento financeiro e lidar proativamente com os atrasos. Essa incerteza gera estresse e impede a alocação eficaz de recursos nas operações contábeis. O ProcessMind fornece um mapa abrangente e em tempo real do seu processo de Record to Report - Lançamento Contábil, rastreando cada entrada da criação à conciliação no Workiva. Essa transparência capacita as equipes a monitorar o progresso e intervir prontamente, evitando gargalos.

Desvios dos procedimentos padronizados de lançamento contábil levam a inconsistências, riscos de conformidade e ineficiências em toda a organização. Essa abordagem fragmentada pode dificultar as auditorias e impedir esforços de escala operacional. O ProcessMind visualiza todas as variantes de processo existentes para lançamentos contábeis, destacando onde e por que ocorrem desvios no Workiva. Ao identificar esses caminhos não padronizados, você pode reforçar as melhores práticas e melhorar a governança do ciclo Record to Report.

Atrasos na conciliação de lançamentos contábeis efetivados deixam discrepâncias não resolvidas, aumentando os riscos de auditoria e prolongando o fechamento financeiro geral. Isso pode mascarar a real posição financeira e levar a problemas críticos de reporte. O ProcessMind analisa meticulosamente as atividades de conciliação no seu processo de lançamento contábil no Workiva, identificando gargalos específicos ou fatores que contribuem para atrasos. Isso permite intervenções direcionadas para acelerar o ciclo Record to Report.

Alguns membros da equipe ou departamentos estão sobrecarregados com tarefas de lançamento contábil, enquanto outros têm capacidade ociosa, levando a burnout e atrasos. Esse desequilíbrio afeta a produtividade geral e pode impactar o moral dos funcionários na equipe financeira. O ProcessMind quantifica a carga de trabalho por usuário e equipe no seu processo de lançamento contábil no Workiva, revelando desequilíbrios e identificando gargalos de recursos. Esses dados permitem uma distribuição de tarefas mais equitativa, aumentando a eficiência no Record to Report.

A falha em aderir aos controles internos ou requisitos regulatórios no processamento de lançamentos contábeis pode resultar em apontamentos de auditoria, penalidades e danos à reputação. Garantir a conformidade estrita é crítico para a integridade financeira. O ProcessMind monitora continuamente seu processo de Record to Report - Lançamento Contábil no Workiva, detectando quaisquer desvios das regras de conformidade estabelecidas. Ele destaca casos de alterações não autorizadas ou aprovações atrasadas que podem representar riscos.

O sequenciamento ineficiente de tarefas ou etapas redundantes no processo de lançamento contábil desperdiça tempo e recursos valiosos, estendendo o ciclo Record to Report geral. Isso impede que a equipe financeira alcance o pico da eficiência operacional. O ProcessMind mapeia o workflow completo "as-is" dos lançamentos contábeis no Workiva, revelando ineficiências ocultas e etapas desnecessárias. Esta análise fornece os insights necessários para redesenhar o processo para desempenho ideal e fechamentos mais rápidos.

Estornos frequentes de lançamentos contábeis efetivados indicam problemas subjacentes de precisão ou processamento inicial, levando a retrabalho significativo e preocupações com a integridade. Cada estorno exige esforço e escrutínio adicionais. O ProcessMind rastreia cada estorno de lançamento contábil até sua origem no Workiva, identificando gatilhos comuns e causas raiz. Essa análise detalhada ajuda a prevenir erros futuros, melhorando a qualidade e a confiabilidade do seu processo de Record to Report.

Os lançamentos contábeis frequentemente enfrentam atrasos porque a documentação comprobatória necessária não é anexada prontamente ou está incompleta. Esse problema trava as etapas de revisão e aprovação, estendendo o ciclo de fechamento financeiro. O ProcessMind rastreia o tempo da atividade "Documentação Comprobatória Anexada" em relação à criação e submissão do lançamento no Workiva. Ele identifica casos específicos e padrões de atraso, permitindo intervenções focadas para agilizar o processo Record to Report.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Este objetivo visa reduzir significativamente o tempo que os lançamentos contábeis levam para passar pelas etapas de revisão e aprovação no Workiva. Ao encurtar esses ciclos, as organizações podem acelerar seu processo de fechamento financeiro, melhorar os prazos de relatórios e garantir que os dados financeiros estejam disponíveis mais rapidamente para decisões críticas. O ProcessMind pode identificar gargalos específicos no workflow de aprovação, revelando onde ocorrem atrasos e quais aprovadores ou etapas estão causando retenções. Ele fornece insights baseados em dados para simplificar as matrizes de aprovação, automatizar aprovações rotineiras e implementar regras de roteamento mais eficientes, potencialmente reduzindo os tempos de aprovação em 30-50% e melhorando a eficiência geral do Record to Report.

Reduzir retrabalho significa minimizar casos em que lançamentos contábeis são rejeitados, corrigidos e reenviados devido a erros ou informações ausentes. Isso impacta diretamente a eficiência operacional e reduz o esforço desperdiçado no ciclo Record to Report. Menos retrabalho se traduz em custos operacionais menores, processamento mais rápido e melhor qualidade de dados no Workiva. O ProcessMind mapeia meticulosamente todas as variações do processo de lançamento, destacando loops e ciclos de retrabalho. Ele identifica as causas raiz das rejeições, como erros comuns, documentação incompleta ou instruções pouco claras, permitindo melhorias focadas na qualidade da submissão e nos critérios de aprovação, levando a uma redução de 20% a 40% no retrabalho.

Este objetivo foca em diminuir o número de erros introduzidos durante a criação manual ou entrada de dados dos lançamentos contábeis. Altas taxas de erro levam a demonstrações financeiras imprecisas, exigem correções dispendiosas e podem atrasar o fechamento financeiro. Ao atingir este objetivo, as empresas aumentam a integridade dos dados e reduzem riscos de conformidade no Workiva. O ProcessMind descobre onde os erros de entrada de dados manual ocorrem com mais frequência, analisando lançamentos rejeitados ou corrigidos. Ele identifica atividades, usuários ou tipos de lançamento específicos propensos a erros, fornecendo insights para implementar regras de validação mais rígidas, melhorar o treinamento dos usuários ou automatizar a entrada de dados onde for possível, visando uma redução de 15-25% nos erros manuais.

Este objetivo visa fornecer insights em tempo real ou quase real sobre o status de cada lançamento contábil, desde a criação até o lançamento final e conciliação. A falta de visibilidade causa incerteza, exige acompanhamentos manuais e pode atrasar todo o processo de Record to Report. Uma melhor visibilidade permite que as equipes financeiras gerenciem workflows de forma proativa. O ProcessMind cria um mapa visual abrangente da jornada do lançamento contábil, permitindo que os stakeholders acompanhem o status atual de cada item e identifiquem onde ele está no processo. Essa visão transparente destaca potenciais gargalos antes que eles afetem o fechamento financeiro, capacitando as equipes a agir imediatamente e melhorando a previsão dos cronogramas de relatórios.

Padronizar workflows de lançamentos contábeis significa garantir que todos os lançamentos sigam um caminho consistente e otimizado, independentemente do tipo ou departamento de origem. Processos não padronizados geram ineficiências, riscos de conformidade e tempos de processamento variados. Alcançar a padronização garante resultados previsíveis e auditorias mais fáceis no Workiva. O ProcessMind descobre todas as variantes reais de processo para lançamentos contábeis, revelando desvios do caminho ideal ou pretendido. Ele quantifica o impacto da não padronização nos tempos de ciclo e na utilização de recursos, fornecendo os dados necessários para reforçar as melhores práticas, consolidar etapas e agilizar o workflow para maior consistência e eficiência em todo o ciclo Record to Report.

Este objetivo foca em reduzir o tempo necessário para conciliar os lançamentos contábeis após o registro. Uma conciliação lenta prolonga o fechamento financeiro e pode ocultar discrepâncias, atrasando a identificação de problemas. Acelerar esta etapa é crucial para relatórios financeiros oportunos e precisos. O ProcessMind analisa as atividades pós-lançamento, identificando atrasos e dependências no processo de conciliação. Ele revela problemas comuns que prolongam a conciliação, como divergências de dados ou falta de responsabilidade clara, permitindo melhorias direcionadas na qualidade dos dados, automação de tarefas de conciliação e diretrizes procedimentais mais claras, visando uma conciliação 20-35% mais rápida.

Este objetivo visa distribuir as tarefas associadas aos lançamentos contábeis de forma mais equilibrada entre os membros da equipe e nas diferentes etapas do processo. Uma carga de trabalho desigual pode levar ao esgotamento de alguns, tempo ocioso para outros e gargalos quando indivíduos ou equipes específicas estão sobrecarregados, impactando a eficiência geral do ciclo Record to Report. O ProcessMind fornece insights sobre a utilização de recursos, rastreando quem realiza quais atividades e por quanto tempo. Ele revela picos e vales de carga de trabalho, identificando recursos sobrecarregados ou subutilizados. Esses dados apoiam a alocação otimizada de recursos, iniciativas de treinamento cruzado e gerenciamento inteligente de filas, melhorando a produtividade da equipe e reduzindo os tempos de processamento no Workiva.

Este objetivo garante que todos os lançamentos contábeis sigam rigorosamente as políticas internas, normas contábeis e requisitos regulatórios externos. Falhas de conformidade (compliance) podem levar a penalidades financeiras, danos à reputação e falhas em auditorias. Atingir este objetivo fortalece a integridade dos relatórios financeiros no Workiva. O ProcessMind pode detectar automaticamente desvios de regras de conformidade predefinidas ou procedimentos operacionais padrão dentro do processo de lançamento contábil. Ele identifica instâncias específicas de não conformidade, como aprovações ausentes ou uso incorreto de contas do Razão Geral, fornecendo trilhas de auditoria e permitindo que as organizações apliquem controles mais rígidos, implementem verificações automatizadas e abordem proativamente os riscos de conformidade antes que se tornem problemas críticos.

Este objetivo trata da reestruturação e melhoria da sequência geral de atividades no processo de lançamento contábil para eliminar etapas desnecessárias, combinar tarefas relacionadas e melhorar o fluxo lógico. Um design abaixo do ideal leva a tempos de ciclo mais longos, aumento de custos e frustração dos funcionários. Um workflow bem projetado é crucial para a eficiência e a experiência do usuário. O ProcessMind visualiza a jornada real de ponta a ponta dos lançamentos, destacando caminhos complexos, transferências desnecessárias e atividades que agregam pouco valor. Ele permite a simulação de mudanças propostas, prevendo seu impacto nos indicadores-chave de desempenho antes da implementação, permitindo o design de um processo de Record to Report enxuto e eficiente no Workiva.

Este objetivo visa reduzir o número de lançamentos contábeis que precisam ser estornados após terem sido registrados. Altas taxas de estorno costumam indicar problemas subjacentes, como lançamentos iniciais incorretos, aprovações inadequadas ou mudanças nas políticas contábeis, gerando trabalho adicional e possíveis discrepâncias nos registros financeiros. O ProcessMind identifica os tipos específicos de lançamentos e as etapas em que os estornos ocorrem com mais frequência. Ele descobre os motivos por trás desses estornos — como erros de entrada de dados ou interpretações incorretas de políticas — permitindo intervenções direcionadas para melhorar a precisão dos lançamentos iniciais, refinar os critérios de aprovação e aprimorar o treinamento dos usuários no Workiva, visando uma redução de 10-20%.

Este objetivo foca em garantir que cada lançamento contábil tenha toda a documentação de suporte necessária anexada e validada nas etapas apropriadas do processo. Atrasos por documentação ausente podem interromper aprovações, prolongar os tempos de processamento e gerar riscos significativos de conformidade durante as auditorias. O ProcessMind pode rastrear a presença e o tempo das atividades de anexo de documentação de suporte em relação a outras etapas do workflow de lançamentos. Ele destaca onde a documentação costuma faltar ou atrasar, identificando usuários ou tipos de lançamentos específicos. Isso permite a implementação de regras de anexo obrigatório ou lembretes automáticos, reduzindo significativamente os atrasos e melhorando a prontidão para auditorias nos processos de Record to Report do Workiva.

Este objetivo abrangente visa reduzir a duração total necessária para concluir todo o processo de fechamento financeiro, focando especificamente na contribuição do processamento de lançamentos contábeis. O fechamento financeiro é um período crítico e sensível ao tempo, e qualquer atraso nos lançamentos contábeis pode gerar um efeito cascata, impactando os prazos de relatórios e a tomada de decisões estratégicas. O ProcessMind fornece uma visão de ponta a ponta do processo de lançamentos contábeis dentro do ciclo mais amplo de Record to Report, revelando como atrasos ou ineficiências individuais impactam o cronograma geral do fechamento financeiro. Ao identificar e resolver gargalos na criação, aprovação, lançamento e conciliação de lançamentos no Workiva, as organizações podem alcançar um fechamento financeiro mais rápido e previsível, reduzindo potencialmente em dias o ciclo mensal.

O Caminho de Melhoria em 6 Etapas para Lançamentos Contábeis no Workiva

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O que fazer

Obtenha o template Excel projetado especificamente para processos de Lançamento Contábil. Este template fornece a estrutura correta para seus dados do Workiva.

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Por que é importante

Usar a estrutura de dados correta desde o início garante uma análise precisa e economiza tempo na preparação de dados para o ProcessMind.

Resultado esperado

Um template Excel pronto para preencher com seus dados de lançamentos contábeis do Workiva.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Visualize os Lançamentos do Workiva para um Fechamento Mais Rápido

O ProcessMind revela o caminho real dos seus lançamentos contábeis no Workiva. Descubra onde ocorrem os gargalos e como agilizar seu workflow de Record to Report para maior eficiência.
  • Visualize o fluxo de ponta a ponta dos lançamentos contábeis
  • Identificar atrasos exatos no workflow do Workiva
  • Detectar riscos de conformidade e erros precocemente
  • Acelerar o tempo de ciclo do Record to Report
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Melhorias Mensuráveis nos Processos de Lançamento Contábil

Estes resultados ilustram os benefícios tangíveis que as organizações alcançam ao aplicar o Process Mining em seus workflows de Lançamentos Contábeis. Ao identificar gargalos e ineficiências no Workiva, nossas soluções impulsionam melhorias operacionais significativas em todo o processo de Record to Report.

0 %
Ciclo de Aprovação Mais Rápido

Redução média no tempo de aprovação

Agilize o processo de aprovação de lançamentos contábeis identificando gargalos, o que leva a aprovações mais rápidas e menos tempo de espera.
0 %
Taxas de Retrabalho Menores

Redução em lançamentos rejeitados ou corrigidos

Reduza a porcentagem de lançamentos que exigem correções ou re-submissões, melhorando a precisão e economizando um tempo significativo de processamento.
0 %
Conformidade Aprimorada

Aumento na conformidade do processo

Garanta que uma porcentagem maior de lançamentos contábeis siga os procedimentos operacionais padrão e os requisitos regulatórios, fortalecendo a prontidão para auditoria e o controle interno.
~ 0 days
Fechamento Financeiro Mais Rápido

Redução do tempo de ciclo de ponta a ponta

Acelere todo o processo Record to Report otimizando desde a criação do lançamento até a conciliação, contribuindo para um fechamento financeiro mais ágil.
0 %
Maior Precisão na Primeira Passagem

Aumento de lançamentos aprovados sem retrabalho

Melhore a qualidade das submissões iniciais de lançamentos, levando a uma maior taxa de aprovação de primeira e menos atrasos.

Os resultados variam com base na complexidade do processo e na qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único para um único lançamento contábil, servindo como o identificador de caso (Case ID) principal para a análise do processo.

Por que é importante

Esta é a chave essencial para rastrear o ciclo de vida completo de um lançamento contábil, permitindo a análise do fluxo do processo, duração e variações.

O nome da etapa específica do processo ou evento que ocorreu para o lançamento contábil.

Por que é importante

Define as etapas do processo, permitindo a visualização e análise do workflow de lançamentos contábeis e a identificação de gargalos.

O timestamp que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que é importante

Este timestamp é fundamental para calcular todas as durações, sequenciar eventos corretamente e analisar o desempenho do processo ao longo do tempo.

O ID do usuário ou nome da pessoa que realizou a atividade.

Por que é importante

Este atributo é fundamental para analisar a distribuição da carga de trabalho, identificar os melhores desempenhos e entender comportamentos específicos de usuários ou gargalos.

A classificação do lançamento contábil, como padrão, provisão ou correção.

Por que é importante

Permite a segmentação do processo para identificar se certos tipos de lançamentos causam mais atrasos, retrabalho ou desvios do que outros.

O valor monetário total do lançamento contábil, geralmente a soma dos débitos ou créditos.

Por que é importante

Permite análises baseadas no impacto financeiro, ajudando a determinar se lançamentos de alto valor são processados de forma diferente ou são mais propensos a atrasos.

O status atual do lançamento contábil em seu ciclo de vida.

Por que é importante

Fornece um retrato em tempo real de onde os lançamentos contábeis estão no processo, o que é crítico para o monitoramento operacional e a gestão de pendências.

O departamento de negócios ou centro de custo que iniciou o lançamento contábil.

Por que é importante

Permite a comparação de desempenho entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar problemas específicos de departamentos ou as melhores práticas.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Esta atividade marca o início de um novo lançamento contábil no Workiva. Ela é capturada quando um usuário cria um novo registro de lançamento, gerando um ID de Lançamento Contábil único que serve como o identificador de caso para o processo.

Por que é importante

Como ponto de partida do processo, este evento é essencial para medir o tempo de ciclo ponta a ponta de cada lançamento contábil. Analisar esta atividade ajuda a entender o início da carga de trabalho e o planejamento de recursos.

Representa o momento em que um usuário submete o rascunho do lançamento contábil, com sua documentação, para o workflow formal de revisão e aprovação. Normalmente, isso é capturado como uma mudança de status explícita na plataforma Workiva, movendo o lançamento de um estado "Rascunho" ou "Novo" para "Em Revisão".

Por que é importante

Esta atividade é um marco crítico que inicia o ciclo de aprovação. Medir o tempo deste ponto até a aprovação final ajuda a identificar gargalos no processo de revisão e é essencial para calcular o tempo do ciclo de aprovação.

Esta atividade representa a aprovação final do lançamento contábil por um usuário autorizado, liberando-o para lançamento. Este é um marco crítico, geralmente registrado como uma mudança de status explícita para 'Aprovado' no Workiva.

Por que é importante

Marca a conclusão bem-sucedida de todo o processo de revisão e aprovação. É um evento fundamental para medir os tempos de ciclo de aprovação e as taxas de aprovação de primeira (first-pass), impactando diretamente a eficiência do processo.

Esta atividade indica que o lançamento contábil aprovado foi oficialmente registrado no Razão Geral (GL). Representa a conclusão bem-sucedida do fluxo principal do processo e geralmente é capturada como uma mudança de status final ou um log de transação de lançamento.

Por que é importante

Como o principal evento final para a maioria dos lançamentos contábeis, essa atividade é crítica para calcular o tempo de ciclo de ponta a ponta e o rendimento (throughput). Significa o ponto em que o lançamento impacta as demonstrações financeiras.

Um revisor ou aprovador rejeita o lançamento contábil devido a erros, informações ausentes ou violações de política. Essa ação devolve o lançamento ao criador para correção e é capturada por uma mudança de status para "Rejeitado" ou "Necessita de Retrabalho".

Por que é importante

Esta atividade é o principal gatilho para loops de retrabalho, que são uma grande fonte de ineficiência no processo. Analisar rejeições ajuda a identificar necessidades de treinamento, erros comuns e diretrizes de processo pouco claras.

Um lançamento contábil previamente efetivado é estornado, criando um novo lançamento que anula o original. Este é um tipo de transação específica registrada explicitamente no sistema.

Por que é importante

Esta atividade é um forte indicador de erros em lançamentos já registrados. Uma alta taxa de estorno sugere problemas potenciais no processo inicial de revisão e aprovação, impactando a precisão financeira e exigindo trabalho adicional.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining fornece uma visão objetiva e orientada a dados de seus fluxos reais de Lançamento Contábil. Ele revela gargalos, loops de retrabalho e procedimentos fora do padrão que prejudicam a eficiência e a conformidade, permitindo melhorias direcionadas.

Você precisará de um conjunto de dados de event log do Workiva, que inclua um identificador de caso, nome da atividade e timestamp para cada etapa de um lançamento contábil. O ID do Lançamento Contábil geralmente serve como o identificador do caso. Os robustos recursos de relatórios e API do Workiva costumam facilitar essa extração.

As visualizações iniciais de alto nível do processo e a identificação imediata de gargalos geralmente podem ser alcançadas em poucas semanas após a ingestão bem-sucedida dos dados. Análises mais profundas de causa raiz e recomendações específicas de otimização normalmente seguem dentro de um a três meses.

Você pode esperar melhorias significativas, como aprovações mais rápidas de lançamentos contábeis, redução nas taxas de erro manual e menores porcentagens de retrabalho. Além disso, ajuda a padronizar processos, fortalecer a conformidade e, por fim, melhorar a pontualidade do seu fechamento financeiro.

A extração de dados do Workiva é geralmente direta usando seus recursos integrados de relatório ou acesso via API. Embora alguma configuração inicial possa ser necessária, o Workiva foi projetado para permitir que os usuários extraiam históricos transacionais detalhados, ideais para o Process Mining.

Não, o Process Mining é uma técnica analítica não intrusiva. Ele opera com dados históricos extraídos do Workiva, portanto, não interfere nem exige alterações em seus sistemas de Lançamento Contábil ativos ou processos financeiros em andamento.

Relatórios tradicionais geralmente mostram métricas agregadas, como tempos médios de processamento ou volumes, enquanto o Process Mining visualiza o fluxo real de ponta a ponta de cada lançamento contábil. Isso revela todos os desvios, loops de retrabalho e ineficiências ocultas que os relatórios padrão costumam ignorar.

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