Uw Record to Report - Journaalpost Data Template.

Dit attribuut beschrijft de activiteit die op een specifiek punt in de levenscyclus van de journaalpost wordt uitgevoerd. Het legt belangrijke mijlpalen vast zoals 'Journaalpost Aangemaakt', 'Journaalpost Ingediend ter Beoordeling', 'Journaalpost Goedgekeurd' en 'Journaalpost Geboekt in GL'.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is de kern van process mining. Het helpt de processtroom visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame paden (varianten) identificeren en knelpunten aanwijzen waar journaalposten de meeste tijd doorbrengen. Het wordt ook gebruikt om de start- en eindpunten te definiëren voor Key Performance Indicator (KPI)-berekeningen, zoals de goedkeuringsdoorlooptijd.

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie en analyse van de journaalpost workflow en de identificatie van knelpunten mogelijk maakt.

Dit wordt doorgaans afgeleid van event logs of statuswijzigingsrecords binnen Workiva. Het exacte veld moet mogelijk worden toegewezen vanuit systeemstatuscodes of gebeurtenisbeschrijvingen.

De journaalpost-ID volgt uniek alle activiteiten en gebeurtenissen die verband houden met een specifieke reeks financiële transacties, van creatie tot definitieve boeking en reconciliatie. Deze ID verbindt elke stap, zoals creatie, indiening, beoordeling, goedkeuring en boeking, tot één enkele, samenhangende procesinstantie.

In process mining is dit attribuut fundamenteel voor het reconstrueren van de volledige reis van elke journaalpost. Het maakt de analyse mogelijk van procesvarianten, doorlooptijden en herwerkingslussen per journaalpost, wat een duidelijk beeld geeft van hoe individuele journaalposten door het systeem bewegen.

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van de volledige levenscyclus van een journaalpost, waardoor analyse van processtroom, duur en variaties mogelijk wordt.

Dit is de primaire sleutel voor een journaalpostrecord in Workiva. Raadpleeg de Workiva-documentatie voor de specifieke tabel of API-endpoint.

De Event Time is een precieze timestamp, inclusief datum en tijd, die het moment vastlegt waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is cruciaal voor het correct sequentieel plaatsen van events en voor alle tijdgebaseerde analyses.

In process mining wordt dit attribute gebruikt om de duur tussen activiteiten, de algehele case doorlooptijden en wachttijden te berekenen. Het is essentieel voor dashboards die doorlooptijden analyseren, zoals 'Journal Entry Approval Cycle Time' en 'Document Attachment Lag Time', en vormt de basis voor het identificeren van vertragingen en inefficiënties in het proces.

Deze tijdstempel is cruciaal voor het berekenen van alle doorlooptijden, het correct ordenen van gebeurtenissen en het analyseren van procesprestaties in de loop van de tijd.

Deze informatie wordt doorgaans opgeslagen naast elke gebeurtenis of statuswijziging in de transactie- of logtabellen van Workiva.

Dit attribuut identificeert de bronapplicatie waar de procesdata vandaan komen. Voor deze analyse zal de waarde consequent 'Workiva' zijn.

Hoewel het statisch kan lijken in een enkel-systeem analyse, is het een cruciaal stuk metadata voor datagovernance en traceerbaarheid. In grotere bedrijfsomgevingen doorkruisen processen vaak meerdere systemen, en dit veld wordt essentieel voor het begrijpen van de volledige data lineage en het nauwkeurig integreren van data uit verschillende bronnen.

Biedt essentiële data lineage en context, wat zorgt voor duidelijkheid over de herkomst van de procesdata, vooral in multi-systeem omgevingen.

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens extractie en transformatie van data wordt toegevoegd om de herkomst van de data aan te duiden.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Workiva. Het biedt context voor de actualiteit van de geanalyseerde data.

In elk procesanalyse dashboard is deze informatie cruciaal voor gebruikers om te begrijpen hoe actueel de inzichten zijn. Het helpt hen te weten of ze kijken naar realtime data of een momentopname van een specifiek tijdstip, wat cruciaal is voor het nemen van weloverwogen operationele beslissingen.

Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat ze begrijpen of de analyse de meest recente processtatus weergeeft.

Deze timestamp wordt gegenereerd en opgeslagen tijdens het data-extractie, -transformatie en -laad (ETL) proces.

Dit attribuut identificeert de organisatorische eenheid, zoals Financiën, Verkoop of Marketing, die geassocieerd is met de journaalpost. Dit wordt vaak bepaald door de kostenplaats of de gebruiker die de journaalpost heeft aangemaakt.

Het analyseren van het proces per afdeling maakt prestatiebenchmarking tussen verschillende delen van de organisatie mogelijk. Het kan helpen identificeren welke afdelingen de meest efficiënte processen, de hoogste herwerkingspercentages of de langste goedkeuringstijden hebben, wat inzichten biedt voor het delen van best practices of het bieden van gerichte ondersteuning.

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende bedrijfseenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of best practices.

Deze informatie is waarschijnlijk beschikbaar in de headerdata van de journaalpost, mogelijk gekoppeld aan het gebruikersprofiel van de aanmaker of gespecificeerd als kostenplaats.

Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit, zoals de aanmaker, beoordelaar of goedkeurder van een journaalpost. Het kan een unieke gebruikers-ID, een naam of een e-mailadres zijn.

Het analyseren van data per gebruiker is essentieel voor het begrijpen van werklastverdeling, prestaties en compliance. Het voedt dashboards zoals 'Journaalpost Werklastverdeling' en 'Journaalpost Afkeuringsanalyse' door een uitsplitsing van activiteiten per gebruiker mogelijk te maken, waarbij potentiële trainingsbehoeften of resource-onevenwichtigheden worden belicht.

Dit attribuut is de sleutel tot het analyseren van werklastverdeling, het identificeren van toppresteerders en het begrijpen van gebruikersspecifiek gedrag of knelpunten.

Deze informatie is doorgaans beschikbaar in de event- of transactielogs van Workiva, geassocieerd met elke geregistreerde activiteit.

Dit attribuut geeft de realtime status van een journaalpost aan, zoals 'Concept', 'Ingediend ter Goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Geboekt' of 'Afgekeurd'. Het vertegenwoordigt een momentopname van waar de journaalpost zich bevindt op het moment van data-extractie.

Dit is essentieel voor operationele monitoring en voedt het 'Huidig Journaalpost Status Overzicht' dashboard. Het biedt management een duidelijk beeld van de huidige werklast en achterstand in elke fase van het proces, wat helpt bij resource-allocatie en prioritering.

Biedt een realtime momentopname van waar journaalposten zich bevinden in het proces, wat cruciaal is voor operationele monitoring en het beheren van achterstanden.

Dit is een standaard veld op de journaalpost header in Workiva, dat de huidige status weergeeft.

Dit attribuut categoriseert journaalposten op basis van hun bedrijfsdoel. Veelvoorkomende typen zijn standaardboekingen voor routinetransacties, overlopende posten voor het erkennen van opbrengsten en kosten, herclassificatieboekingen en correctieboekingen.

Deze dimensie is cruciaal voor vergelijkende analyse. Het stelt u in staat het proces te segmenteren om te zien of bepaalde typen journaalposten langer duren, hogere afkeuringspercentages hebben of andere paden volgen. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt in het 'Journaalpost Annuleringsratio Trend' dashboard om annuleringen per type te analyseren, wat helpt bij het isoleren van problemen die specifiek zijn voor bepaalde boekhoudkundige praktijken.

Maakt segmentatie van het proces mogelijk om te identificeren of bepaalde soorten posten meer vertragingen, herwerk of afwijkingen veroorzaken dan andere.

Dit is waarschijnlijk een standaard veld op de journaalpost header in Workiva.

Dit attribuut vertegenwoordigt de primaire financiële waarde die geassocieerd is met de journaalpost. Het kan het totale debetbedrag zijn, dat gelijk moet zijn aan het totale creditbedrag.

Het analyseren van het proces op financiële waarde kan belangrijke patronen onthullen. Journaalposten met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld onderworpen zijn aan meer controle en een ander, strenger goedkeuringstraject volgen. Dit attribuut kan worden gebruikt om dashboards te filteren en te analyseren of de waarde van de journaalpost correleert met verwerkingstijd, herwerkingspercentages of goedkeuringsvertragingen.

Maakt analyse mogelijk op basis van financiële impact, wat helpt te bepalen of waardevolle posten anders worden verwerkt of gevoeliger zijn voor vertragingen.

Dit is een fundamenteel veld in de headerdata van de journaalpost in Workiva.

De Company Code vertegenwoordigt een afzonderlijke rechtspersoon binnen een corporate groep. Financiële transacties worden op dit niveau vastgelegd voor wettelijke rapportage en consolidatie.

In een multi-entiteit organisatie is het analyseren van het journaalpostproces per Company Code essentieel. Het kan variaties in procesprestaties, compliance en efficiëntie aan het licht brengen die specifiek zijn voor bepaalde rechtspersonen of geografische regio's. Dit maakt meer gerichte procesverbeteringsinitiatieven mogelijk.

Cruciaal voor het analyseren en vergelijken van procesprestaties tussen verschillende rechtspersonen binnen een organisatie.

Dit is een fundamenteel en verplicht veld in de headerdata van de journaalpost in elk bedrijfsboekhoudsysteem, inclusief Workiva.

De boekingsdatum is de effectieve datum van de transactie voor doeleinden van financiële verslaglegging. Deze bepaalt de fiscale periode waarin de journaalpost zal worden weergegeven in de financiële overzichten. Deze datum kan verschillen van de datum waarop de journaalpost is aangemaakt of goedgekeurd.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële- en compliance-analyse. Het helpt bij het analyseren van de tijdigheid van journaalpostboekingen ten opzichte van de afsluiting van fiscale periodes. Vertragingen tussen goedkeuring en boeking kunnen duiden op systeem- of procesknelpunten die de financiële afsluiting kunnen beïnvloeden.

Het is een belangrijke datum voor financiële rapportage die helpt bij het analyseren van de tijdigheid van boekingen en hun impact op de financiële afsluitingscyclus.

Dit is een standaard datumveld in de headerdata van de journaalpost in Workiva.

Deze berekende metriek meet de duur van de gehele goedkeuringsfase. Het wordt doorgaans berekend als het tijdsverschil tussen de eerste 'Journaalpost Ingediend ter Beoordeling' gebeurtenis en de definitieve 'Journaalpost Goedgekeurd' gebeurtenis voor elke journaalpost.

Dit is een directe maatstaf voor de efficiëntie van de beoordelings- en goedkeurings-workflow en is een primaire KPI voor veel financiële afdelingen. Het voedt het 'Journaalpost Goedkeuringsdoorlooptijd' dashboard, wat helpt bij het identificeren van knelpunten en het monitoren van de impact van procesverbeteringsinitiatieven gericht op het versnellen van goedkeuringen.

Dit is een Key Performance Indicator (KPI) die direct de efficiëntie van het goedkeuringsproces meet en helpt vertragingen vast te stellen.

Dit is een berekende metriek, afgeleid met behulp van de tijdstempels van de 'Journaalpost Ingediend ter Beoordeling' en 'Journaalpost Goedgekeurd' activiteiten uit de event log.

De End Time registreert het exacte moment waarop een activiteit wordt afgesloten. Hoewel veel process events onmiddellijk zijn en alleen een Start Time hebben, hebben sommige activiteiten een meetbare duur, zoals een reviewstap die begint wanneer een gebruiker de taak opent en eindigt wanneer deze wordt ingediend.

Dit attribute wordt voornamelijk gebruikt om de verwerkingstijd (of actieve werktijd) van een activiteit te berekenen, en deze te onderscheiden van inactiviteit of wachttijd. Het helpt bij analyses die tot doel hebben te begrijpen hoe lang gebruikers actief besteden aan specifieke taken, zoals 'Journal Entry Reviewed'.

Het maakt de berekening van de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit mogelijk, waarbij de duur van actief werk wordt gescheiden van wachttijd voor een nauwkeurigere efficiëntieanalyse.

Raadpleeg de Workiva documentatie. Dit moet mogelijk worden afgeleid door zowel de start- als de voltooiingsevents voor één activiteit vast te leggen.

Dit attribuut is een booleaanse vlag die controleert op de aanwezigheid van de 'Ondersteunende Documentatie Bijgevoegd' activiteit vóór de 'Journaalpost Ingediend ter Beoordeling' activiteit voor een gegeven journaalpost.

Dit attribuut ondersteunt direct het 'Journaalpost Documentatie Compliance' dashboard en de 'JE Documentatie Bijlagepercentage' KPI. Het is cruciaal voor compliance en auditability, aangezien journaalposten zonder de juiste documentatie kunnen leiden tot afkeuringen, vertragingen en auditbevindingen. Het analyseren hiervan helpt bij het afdwingen van beleid en het stroomlijnen van het beoordelingsproces.

Meet direct de compliance met documentatiebeleid, wat helpt om herwerk en vertragingen veroorzaakt door ontbrekende informatie te verminderen.

Dit is een afgeleid attribuut, berekend door de volgorde van activiteiten in de procesdata voor elke case te controleren.

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals 'Geautomatiseerde Validatie Uitgevoerd', en activiteiten die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd, zoals 'Journaalpost Beoordeeld'.

Dit onderscheid is essentieel voor het nauwkeurig meten van procesefficiëntie en automatiseringspotentieel. Het stelt analisten in staat mensgerelateerde knelpunten te isoleren van systeemgerelateerde knelpunten en de werkelijke handmatige inspanning die bij het proces komt kijken te berekenen. Het is de sleutel voor initiatieven gericht op het verhogen van automatisering en het verminderen van handmatige contactmomenten.

Helpt onderscheid te maken tussen systeem- en menselijke activiteiten, wat essentieel is voor het analyseren van automatiseringsniveaus en het identificeren van handmatige knelpunten.

Dit is vaak een afgeleid attribuut. Het kan worden bepaald door te controleren of de 'Gebruiker' voor een activiteit een systeem- of serviceaccount is, of als de activiteitsnaam zelf automatisering impliceert.

Dit is een booleaans attribuut dat voor elke case wordt berekend. Het is ingesteld op 'true' als de activiteitenreeks van de journaalpost gebeurtenissen zoals 'Journaalpost Afgekeurd' of 'Journaalpost Gecorrigeerd' omvat.

Dit attribuut vereenvoudigt herwerkingsanalyse door een duidelijke binaire vlag te creëren voor filtering en aggregatie. Het is fundamenteel voor het berekenen van de 'Journaalpost Herwerkingsratio' KPI en voor het voeden van het 'Journaalpost Herwerkingsanalyse' dashboard, waardoor snelle identificatie mogelijk is van cases die afwijken van het 'happy path' en extra inspanning vereisen.

Biedt een eenvoudige vlag om alle journaalposten die correctie vereisten te identificeren en analyseren, wat essentieel is voor het meten van proceskwaliteit en first-time-right percentages.

Dit is een afgeleid attribuut, berekend door te controleren op de aanwezigheid van herwerk-gerelateerde activiteiten ('Journaalpost Afgekeurd', etc.) in de event log voor elke case.

Wanneer een journaalpost wordt afgekeurd, vangt dit attribuut de reden op die door de beoordelaar of goedkeurder is opgegeven. Redenen kunnen zijn: 'Onjuiste GL-rekening', 'Ontbrekende Documentatie', 'Rekenfout' of 'Beleidschending'.

Deze informatie is van onschatbare waarde voor de hoofdoorzaakanalyse van herwerk. Door de meest voorkomende afkeuringsredenen te analyseren, kunnen organisaties verbeterpunten identificeren, zoals gerichte training voor gebruikers, duidelijkere instructies of verbeteringen in systeemcontroles. Het is een cruciaal attribuut voor de 'Journaalpost Herwerkingsanalyse' en 'Journaalpost Afkeuringsanalyse' dashboards.

Biedt direct inzicht in de grondoorzaken van herwerk, wat gerichte verbeteringen in training, documentatie en procescontroles mogelijk maakt.

Deze data kan worden opgeslagen in een specifiek veld of in een opmerkingen-/notitieveld geassocieerd met de 'Journaalpost Afgekeurd' activiteit in Workiva.